TABLA DE CONTENIDO
Términos de Referencia N° 01-2015
“CONTRATACIÓN SERVICIO INTEGRAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA
UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CUCUTA”
“INVITACIÓN PUBLICA N° 1/2015 “SERVICIO DE INTEGRAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD LIBRE – SECCIONAL CUCUTA”
SEPTIEMBRE DE 2015
TABLA DE CONTENIDO
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PRESENTACIÓN DE LA UNIVERSIDAD LIBRE 4
OBJETO DE LA INVITACIÓN PÚBLICA. 4
CRONOGRAMA GENERAL PARA DESARROLLAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA. 5
NATURALEZA JURÍDICA DE LOS PROPONENTES 6
CONDICIONES Y CALIDADES EXIGIDAS A LOS PROPONENTES 6
INHABILIDADES (IMPEDIMENTOS) 7
OBSERVACIONES Y ACLARACIONES A LA INVITACION 9
2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA
9
ANEXO 1. CARTA REMISORIA DE LA PROPUESTA. 9
ANEXO 2. DOCUMENTOS XX XXXXXX DE COMERCIO. 9
ANEXO 3. REGISTRO ÚNICO XXXXXXXXXX 00
XXXXX 0. REGISTRO ÚNICO DE XXXXXXXXXXX 00
XXXXX 0. RESOLUCIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD XXXXXXX X XXX XXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXXXX 00
XXXXX 0. CERTIFICACIONES DE CALIDAD 10
ANEXO 7. PROPUESTA ECONÓMICA. 10
ANEXO 8. PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA 11
ANEXO 9. COPIA PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL DE LA COMPAÑÍA 00
XXXXX 00. CERTIFICACIÓN DE AFILIACIÓN A LA RED DE APOYO DE LA POLICÍA NACIONAL 00
XXXXX 00. SALVOCONDUCTOS DE ARMAMENTO, EXPEDIDA POR EL MINISTERIO DE DEFENSA. 00
XXXXX 00. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA 00
XXXXX 00. DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL 00
XXXXX 00. ESTADOS FINANCIEROS & NOTAS 13
3. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA
14
15
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO. 16
TÉRMINO DE DURACIÓN DEL CONTRATO. 16
COORDINADOR Y SUPERVISOR DEL CONTRATO. 18
PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 19
5. INFORMACIÓN GENERAL DEL SERVICIO QUE SE REQUIERE
19
DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN 20
XXXXX 0. CARTA REMISORIA DE LA PROPUESTA. 24
CAPÍTULO PRIMERO
PRESENTACIÓN DE LA UNIVERSIDAD LIBRE.
La Universidad Libre es una Institución de Educación Superior, organizada como Corporación, persona jurídica de derecho privado, de utilidad común e interés social y sin ánimo de lucro, de duración indefinida y de nacionalidad colombiana, con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución Nº 192 de 1946 expedida por el Ministerio de Gobierno, identificada con NIT 860.013.798 – 5, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, con actuales dependencias Seccionales en las ciudades de Cali, Barranquilla, Pereira, Xxxxxx, Xxxxxxx y Cartagena.
La Universidad Libre Seccional Cúcuta tiene como objetivo velar por la seguridad de los campus universitarios, mediante la utilización de personal especializado en estas labores, en procura de salvaguardar el patrimonio de la Institución, como también, garantizar la tranquilidad y bienestar de la comunidad Unilibrista.
Las áreas académicas y administrativas de uso general y específico de la comunidad universitaria de la Seccional Cúcuta , deben permanecer continuamente vigiladas en procura de minimizar el acceso y accionar de personas inescrupulosos al interior de la Institución, que puedan en un momento dado romper con la tranquilidad y bienestar que debe imperar en los procesos educativos y administrativos.
OBJETO DE LA INVITACIÓN PÚBLICA.
La Universidad Libre Seccional Cúcuta, por solicitud del Departamento de Servicios Generales, convoca a empresas debidamente aprobadas y reconocidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, para que presenten propuestas técnicas y económicas que le permiten conocer el precio y las condiciones para contratar el servicio de Vigilancia Privada con recurso humano y la seguridad electrónica la cual consta del monitoreo de alarmas para las instalaciones ubicadas en la ciudad xx Xxxxxx.
4
El contratante es la Universidad Libre – Seccional Cúcuta y las condiciones legales para la celebración del Contrato Civil son las normas de contratación de derecho privado, atendiendo lo establecido en el acuerdo No. 5 del 12 de septiembre de 2008 Reglamenta la Contratación, Compras y Pagos de la Universidad Libre; en complemento le son aplicables las normas legales vigentes que en derecho civil y comercial Colombiano que regulan la materia y la circular externa N° 025 de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada del 30 de diciembre de 2014 que establece la tarifa para la contratación de servicios de vigilancia y seguridad privada.
CRONOGRAMA GENERAL PARA DESARROLLAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.
A continuación se hace una relación de las actividades a realizar en el concurso:
ACTIVIDAD | FECHA | LUGAR |
Publicación de la convocatoria : diario de circulación regional y nacional y en la página Web de la Universidad | 6/09/2015 | |
Descarga de Pliegos | 7/09/2015 | |
Visita Obligatoria y aclaración de inquietudes por parte de los proveedores | 11/09/2015 | Xxxx Xxxxxxx 0 Xx. 00x 00 xx xxxxxx, xxxxxxx xx servicios generales, (Jefe de servicios generales, C.P. Sorella X. Xxxxxxxxx). |
Aclaraciones y pronunciamientos de la Universidad Libre frente a las observaciones a los Términos de Referencia | 14/09/2015 | xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx. co |
Recepción de propuestas | 18/09/2015 | Oficina de Presidencia, sede Avenida 4 No. 12n 81 el bosque, bloque Administrativo. |
Resultados del proceso | Se informará el resultado del proceso una vez surtida la recomendación ante H. Consejo Directivo y aprobación de la H. Consiliatura | |
NOTA: Los Pliegos no tienen costo.
NATURALEZA JURÍDICA DE LOS PROPONENTES.
Podrán participar en la presente invitación a cotizar Personas Jurídicas legalmente constituidas, especializadas, certificadas y autorizadas con Licencia de funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para suministrar este tipo de servicios, quedando descartada la posibilidad de presentar propuestas a través de intermediarios
CONDICIONES Y CALIDADES EXIGIDAS A LOS PROPONENTES.
Los requisitos que deben cumplir los proponentes son los siguientes:
Estar inscritos en la base de datos de Proveedores de la Universidad Libre.
De no estar inscrito deberá presentar con la propuesta FORMATO DE INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES ST-GA-03-P-01-F01,
diligenciado, firmado y la documentación requerida el cual viene adjunto a la presente invitación.
La empresa deberá acreditar su existencia y representación legal con la copia del certificado de la Cámara de Comercio con domicilio principal o sucursal en la ciudad xx Xxxxxx; con constitución no inferior a cinco (05) años anteriores contados a partir de la fecha de apertura del presente proceso y la duración de la sociedad, la cual debe ser, como mínimo, igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
No tener multas ni sanciones registradas ante la Cámara de Comercio, ni en la Procuraduría, Contraloría u otras entidades de Vigilancia y Control. Para demostrarlo, deberá aportar los correspondientes certificados.
Los proponentes deberán cumplir el Reglamento de Contratación, Compras y Pagos de la Universidad Libre, Acuerdo Nº 05 de septiembre 12 de 2008, para verificar que no están incursos en ninguna de las inhabilidades para contratar con la Universidad Libre, descritas en el artículo 5° de dicho acuerdo, y que a continuación se transcriben:
Quienes lo estén por mandato legal, judicial o estatutario.
Xxxxxxx se encuentren en tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o xxxx, cónyuge o compañero permanente de personas vinculadas a la Universidad.
Los miembros xx Xxxx General, Consiliatura, Consejos Directivos y demás órganos de dirección o control de la universidad en forma directa.
Las sociedades de personas (Naturales o Jurídicas), en las que sean, o hayan sido en el año inmediatamente anterior, socios, asesores o directivos, algún miembro (s) de la Sala General, Consiliatura, Consejo Directivo y demás Órganos de dirección o control de la Universidad Libre.
El cierre de la Invitación será el día, (según el reloj de la oficina de Presidencia), lugar de recepción: Oficina Presidencia, Sede Avenida 4 No. 12N - 81 el bosque, urna destinada para tal fin.
La propuesta deberá presentarse en idioma castellano, en original y dos (2) copias idénticas con sus folios debidamente numerados y grapados, en sobre cerrado y sellado, a nombre de la Universidad Libre Seccional Cúcuta, indicando que contiene propuesta técnica y económica frente a la invitación pública.
Para facilitar el estudio y evaluación de la propuesta, el proponente deberá numerar todas las hojas que contienen la oferta, y cada una de ellas conformará un folio y la
cantidad total debe mencionarse en la carta de presentación pegada al sobre de la oferta. La numeración deberá hacerse en forma consecutiva y ascendente empezando con el número 001; no se podrán repetir números, ni agregar letras ni signos que acompañen los números. Cuando una hoja de la propuesta tenga información por ambas caras, se considerará como un solo folio.
En caso de presentarse incongruencia (s) en la propuesta, porque una parte de la misma establece algo que se contradice en otra parte de ella, la Universidad Libre podrá solicitar las aclaraciones pertinentes.
La propuesta técnica y económica deberá dar respuesta punto a punto, numeral por numeral, y en estricto orden de acuerdo a la presente invitación pública, por tal motivo no se aceptarán respuestas tales como “ENTERADOS” o “ENTERADOS Y CUMPLIMOS”, sin tener un comentario técnico o legal respaldando cada respuesta.
Las propuestas deben contener un índice en el que se identifique en forma clara toda la documentación de la oferta y el folio o folios a que corresponde. Las copias de la oferta deben corresponder exactamente al original; si se presenta alguna diferencia entre el original y la copia, prevalecerá el original.
El índice de presentación de la oferta será en el mismo orden en que se enuncian los requisitos documentales señalados en el numeral 2 del Capítulo II de la presente invitación pública.
La presentación de la propuesta implica la aceptación y conocimiento íntegro de los presentes Términos de Referencia, así como de las normas legales aplicables. Significa lo anterior, que con la presentación de la propuesta el oferente manifiesta que ha examinado completamente el documento, que ha obtenido las aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto incierto o dudoso, y que ha aceptado las condiciones y obligaciones del presente documento, para cumplir con el objeto de la invitación. El proponente no podrá retirar ni modificar la propuesta luego de que haya sido depositada en la urna. Los sobres que contengan la propuesta y cada uno de los tomos de los originales y sus copias, deberán estar debidamente marcados con la siguiente información:
UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CÚCUTA.
“INVITACIÓN PUBLICA N° 1/2015 “SERVICIO DE INTEGRAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD LIBRE – SECCIONAL CUCUTA”
Todos los costos económicos y demás recursos necesarios para la elaboración y presentación de la propuesta, serán a cargo del proponente, y la Universidad Libre no será responsable de los mismos.
Cualquier comunicación que envíen los concursantes o proponentes, deberá ser dirigida al correo xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
OBSERVACIONES Y ACLARACIONES A LA INVITACION.
Si con base en las consultas que formulen los Proponentes Invitados, la Universidad Libre estima conveniente introducir modificaciones al presente documento de especificaciones, lo hará sólo mediante comunicación escrita (adendas), a través de la Oficina de Compras. Las especificaciones y/o modificaciones que la Universidad acepte y consten en adendas, forman parte de esta Invitación y los Proponentes deberán expresar su conocimiento y aceptación.
CAPÍTULO SEGUNDO
2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA.
ANEXO 1. CARTA REMISORIA DE LA PROPUESTA.
Este documento deberá estar diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa, según modelo suministrado por la Universidad Libre Seccional Cúcuta.
ANEXO 2. DOCUMENTOS XX XXXXXX DE COMERCIO.
Anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio con sede en el domicilio principal del oferente, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de la presentación de la oferta.
NOTA: Si las facultades del Representante Legal se encuentran limitadas por Estatutos, deberá anexar copia del acta de la Junta de Socios en donde conste la autorización
dada al Representante Legal para presentar propuesta económica, y eventualmente, contratar con la Universidad Libre.
ANEXO 3. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO.
Registro Único Tributario (RUT), debidamente actualizado.
ANEXO 4. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
Certificado de inscripción, clasificación y calificación (R.U.P.) expedido por la Cámara de Comercio, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de la presentación de la oferta.
Copia de la Resolución expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en la que se autoriza su funcionamiento como Empresa de Vigilancia y Seguridad.
ANEXO 6. CERTIFICACIONES DE CALIDAD
El Proponente anexará copia de las certificaciones de calidad con que cuente la empresa.
NOTA: El cumplimiento del presente requisito solo procederá en caso que el Proponente efectivamente lo tenga.
El proponente deberá presentar la Propuesta Técnica y Económica clara e independiente para la ejecución del objeto contractual, con determinación del precio total de la propuesta incluyendo todos los costos directos e indirectos, impuestos y demás costos, relacionados con la celebración del contrato, para lo cual deberá utilizar el siguiente formato suministrado por la Universidad Libre, el que deberá diligenciar, imprimir y firmar para su presentación. La presentación de la oferta económica debe ser como se indica en el siguiente cuadro.
CONTRATACION SERVICIO INTEGRAL DE VIGILANCIA PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CÚCUTA | ||||||||
DESCRIPCION | N° PERS | ARMAS | VALOR MENSUAL | AYS | BASE IVA | IVA DEL 16% | TOTAL MENSUAL | TOTAL AÑO |
Porteria vehicular (2) servicios 12 horas | Con armas | |||||||
Servicio de refuerzo ronda parqueadero e interno 16 horas | Con armas | |||||||
Servicio de refuerzo xxxxx xxxxxxxxxxx 00 horas | Con armas | |||||||
Servicio ronda interna de 24 horas | Con armas | |||||||
Servicio de ronda parqueadero para posgrados los dias viernes 15 horas y los sábados 12 horas | Con armas | |||||||
Servicio de 24 horas ronda lote el pórtico | Con armas | |||||||
SUBTOTAL IVA TOTAL | 0 0 | 0 0 | 0 0 | 0 0 | 0 0 | 0 0 | ||
NOTA: Las empresas que presenten propuesta con ocasión de esta invitación a cotizar, deberán tener en cuente la Circular N° 1 expedida con fundamento en el Decreto 356 de 1994, por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual hace referencia a la Nivelación de las Tarifas.
Así mismo, el Proponente debe manifestar que la Propuesta tendrá una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha en que se cierre la presente Invitación.
ANEXO 8. PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El Proponente deberá respaldar la seriedad de su oferta con una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente constituida, certificada y autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio total de la misma, y una vigencia que no podrá ser inferior a noventa
(90) días calendario, término que se contará a partir de la fecha de cierre de la convocatoria, además copia de la póliza de responsabilidad civil de la compañía
ANEXO 9. COPIA PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL DE LA COMPAÑÍA
El proponente deberá anexar copia de la póliza de responsabilidad civil de la empresa vigente.
ANEXO 10. CERTIFICACIÓN DE AFILIACIÓN A LA RED DE APOYO DE LA POLICÍA NACIONAL
El proponente deberá anexar copia de la certificación de la afiliación a la red de apoyo de la Xxxxxxx Xxxxxxxx.
XXXXX 00. SALVOCONDUCTOS DE ARMAMENTO, EXPEDIDA POR EL MINISTERIO DE DEFENSA.
El proponente deberá anexar copia de los salvoconductos de armamento expedido por el Ministerio de Defensa.
ANEXO 12. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA
Los proponentes deberán anexar mínimo tres (3) certificados que acrediten el cumplimiento, por parte del proponente, en la prestación de servicios de Vigilancia y Seguridad Privada, los que deben ser expedidos por el representante legal de la empresa o entidad contratante, por el empleado o funcionario competente (diferente a la Universidad Libre Seccional Cúcuta) y contener, como mínimo, la siguiente información:
• Nombre o razón social del contratante.
• Nombre o razón social del contratista.
• Objeto similar o equiparable al descrito en los presentes Términos de Referencia.
• Las fechas contractuales de iniciación y terminación.
• Valor final facturado (incluido IVA).
• Calificación dada al contratista (bueno, regular, malo)
ANEXO 13. DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL.
El proponente deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
ANEXO 14. ESTADOS FINANCIEROS & NOTAS.
Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los oferentes que se presenten: Balance General y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2013, 31 de diciembre de 2014, con sus respectivas Notas a los Estados Financieros, firmados por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal en los casos en que este último sea necesario, de acuerdo al artículo 13 parágrafo 2° de la Ley 43 de 1990. Fotocopia de la Tarjeta Profesional y del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores.
NOTA: En caso de no poder enviar los Estados Financieros del año 2014 certificados se aceptarán los Estados Financieros de prueba. Además, deberá anexar las fotocopias de la Cédula de Ciudadanía, Matrícula Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores del Contador Público y/o del Revisor Fiscal.
NOTA 1.- No obstante, si alguno de estos documentos contiene error que pueda ser subsanable, la Universidad a través del Comité Técnico Evaluador podrá estudiar la viabilidad, o no, de requerir al oferente para que en un término prudencial, aporte el documento con las correcciones del caso, siempre que con esta decisión no se incurra en violación a los principios de contratación señalados en el Acuerdo Nº 05 de septiembre 12 de 2008.
NOTA 2.- La Universidad Libre Seccional Cúcuta se reserva el derecho de solicitar ante el Ministerio de Educación Nacional y la Junta Central de Contadores, el Certificado de Vigencia de la Matrícula Profesional del Contador y del Revisor Fiscal, que certifican y dictaminan los Estados Financieros. Así mismo, se reserva el derecho de verificar la autenticidad de la información consignada en la totalidad de documentos financieros que hacen parte integral de la propuesta.
CAPÍTULO TERCERO
3. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA.
La Universidad Libre, en uso de su plena autonomía y responsabilidad, podrá aceptar la oferta que le resulte más idónea a sus intereses, rechazando las demás o, eventualmente, rechazándolas todas si a dicha conclusión llega, en los siguientes eventos:
Las propuestas que no cumplan con los requisitos documentales y legales mínimos que se exigen en el numeral 2 del Capítulo II de los presentes Términos de Referencia, y cuando después de haberse cumplido la condición señalada en la nota uno del numeral 2.11 del presente documento, el proponente no los haya subsanado y/o aportado dentro del plazo señalado por el Comité Técnico Evaluador.
Las propuestas enviadas vía fax o por correo electrónico, como también aquellas que sean presentadas extemporáneamente o en un sitio diferente al indicado en el numeral 1.9 y 1.10.
La propuesta que sea presentada por Consorcio o Unión Temporal.
Cuando el proponente haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente en el análisis de las propuestas.
Cuando se compruebe fraude en las certificaciones o documentos que se presenten con la propuesta.
Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras empresas diferentes, que también estén participando en la presente invitación.
Cuando se encuentre que el proponente incurre en causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución Política, en las disposiciones legales del país, y en las normas internas de la Universidad Libre.
Cuando las condiciones ofrecidas por el proponente no cumplan con los requisitos establecidos en la presente invitación pública.
Cuando el proponente no se ajuste completamente a las especificaciones técnicas contempladas en este documento.
CAPÍTULO CUARTO
14
La Universidad Libre en uso de su plena autonomía y responsabilidad, no adquiere obligación legal de realizar la negociación con un proponente determinado. La única obligación es estudiar y evaluar las propuestas recibidas y si lo estima pertinente, escoger la que más se ajuste a los intereses de la Institución. En consecuencia, la Universidad Libre podrá declarar desierta la invitación cuando las propuestas no se ajusten a las especificaciones y requerimientos o no cumplan con sus expectativas, sin que sea dable a los proponentes exigir explicaciones.
La Universidad Libre no estará obligada a dar a conocer las razones por las que se acepta, o no, una propuesta. Por tanto, si la Universidad decide no contratar los bienes y servicios objeto de la presente invitación, ello no faculta a los oferentes para efectuar reclamación alguna, razón por la cual, desde ahora, de manera expresa renuncian a cualquier reclamación sobre el particular.
El Comité Técnico Evaluador registrará, tabulará y hará el análisis comparativo de las Ofertas, con el fin de determinar cuál o cuáles Propuestas cumplen con los requisitos mínimos solicitados en los presentes Términos de Referencia. En la Metodología de Evaluación se procederá así: Se evaluará el cumplimiento de la totalidad de los requerimientos legales; se calificará cada ítem y el puntaje mayor se asignará a la Propuesta que ofrezca la mejor opción para la Universidad Libre. A las demás propuestas se les dará los puntajes en forma proporcional descendente, en relación con la mejor.
La siguiente tabla presenta, de manera resumida, los factores que serán tenidos en cuenta por el Comité Técnico Evaluador y la correspondiente calificación en puntos, que este asignará:
FACTOR | PUNTAJE MAYOR |
Evaluación Legal y Jurídica (De obligatorio cumplimiento) | 0 (No da puntaje) |
Evaluación económica de la oferta | 350 |
Experiencia de EL PROPONENTE | 200 |
Evaluación técnica y de garantías de la oferta | 300 |
Evaluación financiera de la propuesta | 150 |
Total | 1000 |
NOTA: Estos puntajes servirán como orientación para hacer la recomendación a las instancias de aprobación de la Universidad Libre (H. Consejo Directivo- H. Consiliatura),
no obstante la adjudicación de dicho contrato es potestad exclusiva de los órganos de aprobación.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO.
El proponente favorecido con la adjudicación del Contrato Civil, deberá presentarse a las instalaciones de la Universidad Libre Seccional Cúcuta, dentro de los TRES (03) días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación. Igualmente, deberá contratar las respectivas pólizas, legalizado el contrato.
En el evento de que el proponente no se haga presente para suscribir el contrato, se informará el siniestro a la Compañía Aseguradora a efectos de hacer efectiva la Póliza de Seriedad de la Oferta.
TÉRMINO DE DURACIÓN DEL CONTRATO.
El Contrato que se genere con ocasión de la presente Invitación, tendrá una duración de doce (12) meses contados a partir de la notificación por parte del representante legal.
NOTA: El presente proceso generará un Contrato Civil de Prestación de Servicios Profesionales, razón por la cual la actividad que desarrollará el potencial contratista es autónoma e independiente, por lo que el personal que contrate para desarrollar dicha actividad durante la vigencia del contrato, dependerá única y exclusivamente del Contratista, por lo que no habrá lugar a reclamaciones judiciales o extrajudiciales a la Universidad Libre, por concepto de salarios o prestaciones sociales, ni por ningún otro derecho consagrado en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás disposiciones legales de naturaleza laboral. En consecuencia, para todos los efectos del negocio jurídico que se suscriba, el Contratista responderá por las obligaciones legales que tenga con las personas que emplee, comprometiéndose a adoptar todas las medidas que correspondan para tal fin.
Para pagar el precio estipulado en el Contrato, se deberá cumplir con el requisito de trámite que la Universidad Libre ha establecido para el efecto, esto es: El precio se pagará en doce (12) mensualidades vencidas, en proporción al servicio efectivamente prestado, previa radicación de la correspondiente factura, acompañada del acta en la que conste que el servicio mensual se ha recibido a entera satisfacción por parte del interventor del contrato y certificado de pago de aportes a parafiscales. Estos documentos deben ser radicados en la Oficina de la Presidencia en la Xxxx Xxxxxxx 0 Xx. 00X - 00 xx xxxxxx, Bloque administrativo.
NOTA: La Universidad Libre pagará el servicio de vigilancia que efectivamente se reciba durante el período comprendido.
Si el proponente es favorecido con la adjudicación del Contrato Civil, desde ese momento se obliga a tomar con una compañía de seguros legalmente constituida, certificada y autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, una póliza de seguros en la que la beneficiaria sea la Universidad Libre – Seccional Cúcuta, con la que se amparen los siguientes riesgos:
4.4.1 CUMPLIMIENTO GENERAL DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES, por un valor asegurado del treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y vigencia igual a la duración del Contrato y cuatro (4) meses más.
4.4.2 CALIDAD DEL SERVICIO, por un valor asegurado del treinta por ciento (30%) del precio total del Contrato y vigencia igual a la duración del Contrato y cuatro (4) meses más.
4.4.3 PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES a los trabajadores que emplee el contratista, por un valor asegurado del treinta por ciento (30%) del precio total del Contrato y vigencia igual a la duración del contrato y treinta seis (36) meses más. NOTA: La Universidad Libre Seccional Cúcuta se reserva el derecho de solicitar otro (s) cubrimiento (s) de la (s) Póliza (s) de Seguro (s), si las condiciones comerciales planteadas por los oferentes, así lo amerita.
MULTAS.
En caso xx xxxx o incumplimiento parcial o total de una o varias de las obligaciones contraídas por el contratista con la suscripción del contrato, la Universidad Libre impondrá multas diarias sucesivas, por un valor xx xxxx punto uno por ciento (0.1%) del precio total del contrato, mientras subsista el incumplimiento y hasta por treinta días calendario. La Universidad Libre adoptará las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del objeto del contrato. La Universidad Libre Seccional Cúcuta, podrá tomar directamente el valor de las multas de los saldos que se adeuden al contratista por el contrato o de la garantía constituida, y si no fuere posible, cobrará los valores por vía judicial.
COORDINADOR Y SUPERVISOR DEL CONTRATO.
La Universidad Libre Seccional Cúcuta, designará al jefe de servicios generales, quien ejercerá las funciones de su competencia en lo relacionado con la coordinación y supervisión del contrato, y se será la persona encargada de realizar las acciones de carácter administrativo y técnico con la finalidad de verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales, para lo cual, podrá solicitar al contratista, informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, a su vez que mantendrá informado al Representante Legal de la Universidad Libre Seccional Cúcuta, respecto a los hechos o circunstancias que puedan afectar el normal desarrollo del Contrato, y dejará constancias escritas de todas las actuaciones, en especial, de las observaciones que imparta al Contratista, y que son de su competencia, conforme a las obligaciones pactadas en el respectivo Contrato. Partiendo de las políticas de contratación de la Universidad Libre, el Coordinador y Supervisor no podrá asumir compromisos que conlleven cambios en el Contrato, tales como: Modificaciones al objeto contractual, precio, plazo, conciliación de divergencias, suspensión, etc., las cuales deberán ser autorizadas por el Representante Legal de la Universidad Libre o por la instancia correspondiente.
El contratista, en principio, no podrá ceder el contrato que eventualmente se suscriba, pero en el evento que resulte necesaria la cesión, ésta deberá contar con la aquiescencia de la Universidad Libre y constará en documento adicional u Otrosí, en el que se señalarán las causas y autorizaciones respectivas.
Los tributos del orden nacional, distrital y municipal que se causen con ocasión de la celebración del Contrato estarán a cargo de quien, conforme las leyes, Ordenanzas departamentales y Acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los tributos que se originen por la celebración del Contrato y la práctica de las retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la Parte que resulte obligada conforme se prevea en las Leyes, Ordenanzas departamentales y Acuerdos municipales colombianos vigentes. Las Partes se comprometen a suministrar la información y documentación soporte que resulte necesaria para la correcta determinación de sus obligaciones tributarias.
PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 del 27 xx xxxxx de 2013 (Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales), los oferentes reconoce y acepta que los Datos Personales y demás información consignados en la propuesta económica y eventualmente en el contrato civil, son indispensables en la relación comercial objeto de éste invitación, razón por la cual autorizan expresamente a la Universidad Libre, para que recolecte, almacene, trate, administre, transfiera, transmita y proteja dicha información, durante el tiempo que sea razonable y necesario, y con fines académicos, administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la Información; autorizándola, además, para que conserve los Datos Personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
CAPÍTULO QUINTO
5. INFORMACIÓN GENERAL DEL SERVICIO QUE SE REQUIERE.
Los servicios objeto de la presente Invitación a Cotizar deberán prestarse en las Instalaciones de la Universidad Libre Seccional Cúcuta, ubicadas Xxxx Xxxxxxx 0 Xx. 00X - 00 xx xxxxxx, x xx xx xxxx xxx xxxxxxx.
Con ocasión de la presente invitación a cotizar, la Universidad Libre señala como contactos a la siguiente persona:
C.P Sorella Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx.
Jefe de Servicios Generales
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Tel: 5829810 ext. 204.
Control efectivo en el acceso de personas a las instalaciones de la Universidad, empleados, estudiantes y visitante. Entradas y salidas de materiales y equipos. Control de emergencia de evacuación, alarmas, amenazas etc.
Control de ingreso y salida de vehículos, motos, bicicletas a la Universidad en las sedes
Supervisión permanente de los sistemas de seguridad electrónica instalados en cada área o dependencia de la Universidad.
Apoyo de toda llamada de solicitud de apoyo o auxilio por parte de empleados, estudiantes o docentes de la Universidad.
Control estricto de los alrededores a fin de evitar eventos que afecten la Universidad como bloqueo de vías, vendedores ambulantes, asonadas, disturbios etc.
Cumplimiento de las normas establecidas por la ley y la compañía de vigilancia.
Reportes oportunos al interventor designado por la Universidad para conocer de las novedades.
Monitoreo por parte de la empresa de vigilancia del sistema de alarmas.
DEL PERSONAL
Los vigilantes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
Nivel de estudios : Bachilleres
Capacitación: cursos de inducción y vigilancia certificado por escuela autorizada
Libreta militar de primera clase o experiencia en la función no menor de 5 años.
Calificación del servicio por la empresa de seguridad
DE LOS RELEVOS
La empresa de vigilancia deberá garantizar que los relevos del personal realizados por motivos de vacaciones, licencias, capacitaciones, incapacidades y otros cumplan con
los requisitos antes mencionados y que se tenga la inducción suficiente del puesto de vigilancia como mínimo tres días antes (a excepción de los de fuerza mayor o caso fortuito).
CAPACITACIÓN
Como mínimo el personal asignado para el servicio en la Universidad deberá estar capacitado en: Derechos Humanos, calidad y servicio al cliente, normatividad legal en vigilancia, manejo xx xxxxx, estudio de seguridad y curso en manejo de medios tecnológicos.
SUPERVISIÓN
Como control de calidad del servicio prestado se debe hacer una revista de inspección a todos y cada uno de los puestos contratados, así:
Horas Hábiles: (3) revisiones (mañana, tarde y noche)
Horas No Hábiles: (6) revisiones (2 en la mañana, 2 en la tarde y 2 en la noche).
El servicio de supervisión debe ser reacción ante situaciones de peligro o emergencias.
NOTA: SE ENTIENDE POR HORAS NO HÁBILES, LAS NOCHES Y FINES DE SEMANA, INCLUYENDO LOS DÍAS FESTIVOS.
DOTACIÓN
La Compañía de vigilancia debe cumplir con las normas vigentes establecidas por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada y los requisitos establecidos por La Universidad, así:
Cada puesto debe contar con:
Uniforme aprobado por la Supervigilancia.
Arma de dotación y tonga.
Equipo de comunicación radio y batería de respaldo.
Espejo de revisión vehículos en accesos vehiculares
Detector de metales manuales en accesos peatonales.
x Xxxxxxxx y su batería.
Xxxxxxx, esferos y papelería en general que requiera para su uso la vigilancia.
Pito.
Dotación de invierno. (botas de caucho, paraguas e impermeable).
Botón xx xxxxxx de alerta
NOTA: En todo caso el cronograma será concertado entre las partes.
La Compañía de Vigilancia designará un funcionario como enlace del contrato con La Universidad con quien tratará las novedades presentadas tanto a nivel operativo como administrativo y que a su vez asesore a la Universidad respecto al servicio.
Se elaborará un panorama de riesgos o estudio de seguridad a cada una de las instalaciones al inicio del servicio y este deberá actualizarse cada 6 meses, de acuerdo con la orientación del administrador operativo del servicio en cabeza de la empresa de vigilancia o de quien ella designe, presentando un informe escrito con las recomendaciones internas y externas correspondientes, las cuales se atenderán en forma conjunta buscando siempre la opción más favorable y aplicando el principio de economía.
Suministrará información oportuna con relación a las anomalías cometidas por los vigilantes asignados a la prestación de los servicios, a fin de que se puedan iniciar acciones correctivas inmediatas.
La Universidad, mantendrá en buen estado las barreras perimétricas, iluminación, cerraduras y demás elementos de seguridad de sus instalaciones, sin que esto signifique que asume responsabilidad alguna por la seguridad de las instalaciones.
La Universidad, impartirá instrucciones a las personas que laboran dentro de sus instalaciones con el fin que se cumplan ciertas medidas de seguridad, a fin de facilitar la prestación de los servicios, tales como:
No permitir el ingreso a las instalaciones a personas no identificadas.
No retirar elementos de las instalaciones de La Universidad sin la debida autorización.
Portar el carné de identificación.
Permitir la revisión de vehículos, paquetes u otros elementos a la entrada y salida de las instalaciones.
Dejar armas en la portería.
Dar aviso inmediato al personal de protección asignado a la prestación de los servicios cuando detecten personas o situaciones sospechosas.
La Compañía de Vigilancia debe cumplir con los requisitos establecidos por La Universidad, así: El servicio requiere una disponibilidad de 24 horas los 365 días
del año, sin interrupciones, para lo anterior, La Compañía de Vigilancia debe tener una reserva de personal que le permita cubrir cualquier vacante que se presente en cualquier turno, sin importar el motivo que la genere.
De igual forma existen fechas y situaciones especiales que ameritan que La Universidad incremente temporalmente el número de vigilantes en un determinado puesto por seguridad y en que La Compañía de Vigilancia debe estar en capacidad de cubrir dichos refuerzos previa autorización.
Se debe contar con una central de radio y operaciones que funcione las 24 horas donde el personal de vigilancia en servicio y/o funcionarios de La Universidad puedan encontrar un apoyo y respaldo en caso necesario.
ANEXO 1. CARTA REMISORIA DE LA PROPUESTA.
El Proponente deberá remitir la Propuesta utilizando el siguiente formato de Carta Remisoria:
Ciudad, Fecha
Señores:
UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CUCUTA
Ciudad.
Referencia: INVITACIÓN A COTIZAR N° 1 / 2015 “SERVICIO DE INTEGRAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD LIBRE – SECCIONAL CUCUTA”
El suscrito actuando en nombre propio y/o en representación de….………………………………………… me comprometo a prestar el Servicio de SERVICIO DE INTEGRAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD LIBRE – SECCIONAL CUCUTA,
para lo cual declaro:
1. Que me comprometo a prestar el servicio cumpliendo con los más altos estándares de calidad;
2. Que mi Propuesta, presentada en un original y dos (2) copias, consta de folios;
3. Que de acuerdo con mi Propuesta, el precio total de la misma asciende a la suma de pesos ($ ) m/cte.;
4. Que en el evento de resultar favorecido con la adjudicación del Contrato, me comprometo a no hacer cesión del mismo;
5. Que ni la empresa y ni yo como representante legal, estamos incursos en sanciones ante la Cámara de Comercio, Procuraduría, Contraloría u otras entidades de Vigilancia y Control;
6. Que conozco las inhabilidades e incompatibilidades manifestadas en el Acuerdo Nº 05 de septiembre 12 de 2008 – Reglamento de Contratación, Compras y Pagos de la Universidad Libre y ni mi representada ni yo estamos incursos en ninguna de las inhabilidades para contratar con la Universidad Libre;
7. Que para efectos legales, hago constar que la información suministrada y certificada es totalmente cierta y puede ser verificada;
8. Que me obligo con la Universidad Libre a informar todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia de este concurso y hasta su liquidación final.
Atentamente,
Firma y Sello (s). Representante Legal