Contract
1. Objetivo del programa:
Apoyar a los productores independientes, que hacen parte de la base de suministro de AgroAmérica en sus subsidiarias ubicadas en Panamá (Agropalma de Inversiones, S.A.) y Guatemala (Agrocaribe). Con este programa se compromete a brindar apoyo a los productores en la adopción de Buenas Prácticas Agrícolas y de manejo, con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por el estándar RSPO y por la legislación panameña.
Este programa busca básicamente, promover el aumento en los rendimientos y la productividad, la capacitación en seguridad, buenas prácticas agrícolas, gestión financiera, aseguramiento de la tenencia de la tierra, a la conservación de los recursos naturales y promover la asociatividad.
2. Alcance del programa:
El programa de apoyo a productores está dirigido a 58 productores independientes ubicados en Panamá, que hacen parte de la base de suministro de Agropalma de Inversiones S.A., de los cuáles 39 son productores con menos de 50 has y representan el 68% de toda la base de suministro.
Así como también en Guatemala se cuenta con 5 productores, de los cuales 4 cuentan con más de 50 hectáreas.
3. Descripción de los productores
Buscando un rendimiento óptimo y eficiente de la planta procesadora, fue necesario buscar más producción de racimos de fruta fresca xx xxxxx, ya que la producción propia de RFF no era suficiente, dadas estas condiciones se decidió vincular productores independientes a la base de suministro de Agropalma de Inversiones S.A.
En Agropalma de inversiones, S.A. ubicada en Panamá, subsidiaria de AgroAmérica, se dio inicio a la compra de fruta en el mes julio de año 2017, en ese entonces se contaba con 27 productores, al finalizar el año 2017 se lograron captar 1433.5 hectáreas de plantación xx xxxxx de aceite de productores independientes logrando, 1,043.280 Toneladas de fruta fresca en las últimas 13 semanas del año 2017. Actualmente se cuenta con una base de suministro de 58 productores, de estos son 39 pequeños productores que representan el 68% del total y el 32% restante corresponde a productores con más de 50 has. De los 58 productores, el área sembrada es de 2912 has y el rendimiento de estos productores está en aproximadamente 12 Ton/ha/año. Actualmente la proporción de suministro de los
58 productores es de 28%, del total que ingresa a la planta procesadora de Agropalma de Inversiones S.A.
En el año 2018 se dio inicio al programa de Asistencia Técnica y al mejoramiento del manejo de las plantaciones de los productores independientes, transmitiendo así las Buenas Prácticas Agrícolas hacia las plantaciones de estos productores, adicional también se aumentó a 4,033.5 hectáreas acumuladas en el año 2018 y obteniendo una mayor cantidad de fruta captada para nuestra planta procesadora, se alcanzaron 31,567.500 toneladas durante el año 2018, para el año 2019 la cantidad de hectáreas acumuladas subió a 4190 y se alcanzaron 36,566.430 de toneladas; para este año 2020 la mejora continuará hasta lograr una mayor productividad y rendimiento en las plantaciones de nuestros productores independientes y obteniendo como resultado un mayor ingreso de fruta en nuestra planta procesadora.
4. Ubicación de productores en Panamá:
La distribución en el territorio nacional de Panamá de nuestros productores contempla 3 provincias siendo Chiriquí con la mayor cantidad de hectáreas 3,639.5 que representan un 84.5%, y en segundo lugar la provincia de Bocas xxx Xxxx con
una cantidad de 627 hectáreas con una representación del 14.6%, y quedando en tercer lugar la provincia de Veraguas con 40 hectáreas que representa un 0.9%.
La mayoría de nuestros productores tiene un nivel socioeconómico medio y el promedio de edad oscila entre los 35 a 50 años. Cabe destacar que, de los 58 productores, 3 son mujeres que representan el 6%.
Ubicación de productores Guatemala:
5. Fases del programa de apoyo a productores independientes
Sensibilización
Programa auditoría interna y externa
Diagnóstico
Adecuación infraestructura
Establecer la entidad jurídica
Sistema interno de Control
Designación del Gestor De Grupo
POES y registros
Diseño de planes de acción
Programa de capacitaciones
Revisión uso de suelo
5.1. Sensibilización:
En este apartado se da a conocer la importancia de la certificación RSPO, cuáles serían los beneficios por y los compromisos frente al proceso.
5.2. Diagnóstico de fincas:
Línea base para conocer el estado de las fincas de todos los productores, frente a los requisitos del estándar RSPO.
5.3. Establecimiento de la entidad jurídica:
Se debe establecer una entidad registrada oficialmente o constituida legalmente, tal como lo defina la legislación nacional del país en el que se encuentra el grupo.
● La Entidad del Grupo será miembro de la RSPO.
● El Certificado de Conformidad de la RSPO se otorga a la Entidad del Grupo.
5.4. Designación del Gestor del Grupo:
El gestor de grupo es responsable de establecer un sistema de control interno que maneja el grupo, y de llevar a cabo un programa de evaluaciones internas del comportamiento de los miembros con el fin de garantizar que están cumpliendo con los requisitos de producción de la RSPO.
5.5. Planeación de actividades:
Luego de la evaluación de las fincas, se establecen los planes de acción por cada productor, para ir registrando los avances y el mejoramiento continuo de los productores.
⮚ Diseño de planes de acción.
⮚ Diseño de matriz de seguimiento.
5.6. Revisión legal sobre uso del suelo:
⮚Consolidar y verificar la documentación de los 58 productores, requerida para demostrar el uso de la tierra y los derechos de legitima propiedad.
⮚Geo-referenciar áreas de plantación y diseño de mapas.
5.7. Capacitaciones:
Es necesario desarrollar capacidades y habilidades en los productores y en los trabajadores, por lo tanto, se debe establecer un plan de capacitaciones con temas específicos y claves para la adopción de Las Buenas Práctica Agrícolas, en cada una de las fincas participantes del proceso de certificación RSPO.
⮚ El diseño y producción de materiales para la creación de capacidad (incluidos audiovisuales, manuales de campo).
⮚ Desarrollar talleres de técnicas de construcción de capacidad y metodologías de difusión.
⮚ Desarrollar talleres sobre el estándar de la RSPO y requisitos para la certificación del grupo RSPO.
⮚ Realizar talleres y proporcionar asistencia técnica en: Responsabilidad social, salud y seguridad laboral, condiciones laborales y conservación de la naturaleza, gestión de la xxxx xxxxxxxxx.
⮚ Realizar talleres y proporcionar asistencia técnica sobre: gestión del cultivo, incluyendo el registro de producción y el mantenimiento de libro de campo.
5.8. Asistencia técnica:
La asistencia técnica es parte fundamental de este proceso, ya que se busca que, con el asesoramiento de técnico, el productor pueda incrementar sus rendimientos y su productividad, aplicando buenas practicas agrícola.
5.9. Procedimientos Operativos Estándar POES y formatos de registro:
Para el manejo de las actividades agrícolas es necesario que los productores implementen procedimientos operativos estándar POES y formatos de registro, que precisamente conlleven a ejecutar adecuadamente las labores propias del cultivo y a mantener la trazabilidad de todas las operaciones, como herramienta para la toma de decisiones y la mejora continua.
⮚ Diseño e implementación de los POES, para las labores propias del cultivo y de aquellas asociadas al proceso de certificación.
⮚ Diseño del libro de campo.
5.10. Sistema Interno de Control SIC:
Establecer reglas de juego claras que permitan a gestionar y manejar adecuadamente el grupo de productores y pequeños productores independientes a certificar, para ello es necesario establecer reglas de grupo, procedimiento de inclusión y exclusión, procedimiento de sanciones y de acciones correctivas preventivas y de mejora.
⮚Diseñar y aplicar el sistema interno de control para productores con más de 50 has.
⮚Diseñar y aplicar el sistema interno de control para productores con menos de 50 has.
⮚Diseñar las políticas y reglas del grupo.
⮚Diseño de procedimientos de inclusión y exclusión y sanciones para miembros de grupo.
⮚Diseño de procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
5.11. Evaluación es de AVC, XXXX, XXXX, y GHI.
Estas evaluaciones se realizarán de acuerdo a unas guías y metodologías que RSPO ya tiene establecida, estas evaluaciones se contemplan para el año 2.
⮚Realizar 4 evaluaciones, través de talleres participativos con los productores y el equipo técnico de AgroAmérica. Se identificarán y aplicarán prácticas para realizar la evaluación de impacto ambiental y social (EISA), cambio de uso del suelo (LUCA), alto valor de conservación (AVC) y gases de efecto invernadero.
⮚Desarrollar y monitorear los planes de acción basados en los resultados de las evaluaciones.
5.12. Adecuación de infraestructura:
Para llevar a cabo las BPA en cada una de las fincas, se requiere de adecuaciones de infraestructura, como, por ejemplo, zonas de almacenamiento de insumos y herramientas, zonas para el manejo seguro de agroquímicos, almacenamiento de combustibles y lubricantes, duchas y baños para los trabajadores y suministro de agua potable para los trabajadores.
5.13. Auditoría interna y externa:
Se establecerá un programa de auditorías internas y externas para monitorear y evaluar los procesos, procedimientos y el cumplimiento de los requisitos que exige RSPO y la legislación panameña, buscando siempre la mejora continua.
⮚Diseño del programa de auditorías de certificación RSPO P&C.
⮚Ejecución del programa de auditorías internas y externas RSPO.
6. Enfoque por etapas de la Certificación de Pequeños Productores Independientes.
Básicamente la estrategia, para certificación de los pequeños productores y los productores independientes esta encaminada a la certificación en grupo, dónde es
necesario estructurar un sistema interno de control, se debe contar con un gestor de grupo y un equipo técnico que apoye al desarrollo de la implementación del estándar.
El Estándar RSPO para Pequeños Productores Independientes introduce un enfoque por etapas, para permitir a los pequeños productores lograr el cumplimiento durante un período de tiempo específico, tal como se presenta en la
Figura 2. El enfoque incluye tres etapas:
1) Elegibilidad (E)
2) Hito A (HA)
3) Hito B (HB, que supone el cumplimiento total)
El enfoque por etapas permite a los pequeños productores entrar en el sistema una vez que forman parte de un grupo y cumplen con todos los indicadores de Elegibilidad.
Este enfoque está diseñado para tamizar los pequeños productores que usan prácticas no sostenibles y a continuación, para los que reúnen los requisitos, dar tiempo para la mejora continua y el progreso hacia el cumplimiento de todos los requisitos. Los requisitos clave de este enfoque son:
El grupo necesita demostrar progreso en pasar de cumplir con los indicadores de elegibilidad a los indicadores mencionados en el Hito A y finalmente cumplir con los indicadores del Hito B. El progreso debe ocurrir dentro de un plazo establecido de dos años para pasar de la Elegibilidad al Hito A. A continuación, un año más para pasar de los indicadores del Hito A a los del Hito B.
El cumplimiento en cada hito se mide satisfaciendo todos los requisitos del hito actual y de todos los hitos anteriores: p. ej. para cumplir con el Hito A, el grupo de pequeños productores tiene que demostrar el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad y de los requisitos del Hito A.
Se permite un máximo de dos años para pasar de la Elegibilidad al Hito A y un máximo de 1
año para pasar del Hito A al Hito B. Sin embargo, un pequeño productor puede pasar
directamente al Hito B si en el momento de la Elegibilidad puede demostrar que cumple con
los Hito A y B. Puede seguir adelante y ser auditado para los Hitos A y B al mismo tiempo, si
así lo evalúan el gestor del Grupo y los auditores externos. Esto también es aplicable a
cualquier capacitación (Hito A) en la que el gestor del grupo considere que el pequeño
productor ya posee las capacidades pertinentes.
7. Cronograma de actividades
Actividades Año (1) Año (2) AÑO (0) 0000 0000 0000 | |||
Sensibilización de los productores | x | ||
Diagnóstico línea base | x | ||
Establecimiento de la entidad jurídica | x | ||
Designación del Gestor de Grupo | x | ||
Diseño de plan de acción para fincas | x | ||
Implementación Hito de Elegibilidad | x | x | |
Revisión legal tenencia de tierra | x | ||
Georreferenciación de las plantaciones | x | ||
Ejecución plan de capacitaciones | x | x | x |
Diseño e implementación de procedimientos operativos estándar | x |
Diseño e implementación del libro de campo (formatos de registro) | x | ||
Diseño e implementación del Sistema Interno de Control | x | ||
Evaluaciones (AVC, XXXX, XXXX y GEI) | x | ||
Adecuación de infraestructura | x | X | |
Auditoría interna | X | ||
Implementación Hito A | x | X | |
Implementación de Hito B | X | ||
Auditoría externa | X |
8. SISTEMA DE SANCIONES
El incumplimiento por parte de algún integrante del grupo en las normas RSPO, sus principios y criterios, le acarreara sanciones de carácter constructivo descritas en la Tabla de Sanciones Progresivas creado para tal fin, el cual fue aprobado por el gestor del grupo.
El sistema de sanciones del grupo de certificación, también busca corregir los incumplimientos repetitivos que puedan tener aquellos productores que debían implementar un Plan de Acción programado para su finca, así como el incumplimiento de los compromisos establecidos en el Acta de Compromiso firmada durante el proceso de implementación para la certificación y además todas aquellas acciones que según su gravedad afecten la comunidad de forma reincidentes, los cuales se detallan en la tabla de sanciones progresivas mencionado.
8.1. Procedimiento de Sanciones a fincas
Para la correcta y transparente aplicación de la Tabla de Sanciones Progresivas se acatará el siguiente procedimiento:
a. Una vez vencido el plazo para el cumplimiento de las acciones correctivas previamente acordadas entre el productor y el gestor de grupo, luego de los hallazgos encontrados en la última Inspección Interna o Auditoría Externa o el incumplimiento repetitivo del plan de acción planteado durante la fase de implementación de las fincas nuevas y antiguas.
b. Al encontrar incumplimiento en la finca de los acuerdos hechos, se hace un llamado de atención escrito al productor por parte del gestor de grupo, en esta
xxxxx se le explica al productor la sanción a que tiene lugar y se le indica un plazo máximo para la corrección de la falla encontrada. Este llamado de atención se le notificará al productor en los próximos 3 días hábiles, después de haber detectado el incumplimiento.
c. Dicha sanción será acorde con la Tabla de Sanciones Progresivas previamente aprobado y será el implementador o asistente técnico de la finca el encargado de entregarla al productor personalmente, explicándole el procedimiento a seguir.
d. Si se llega a la instancia que un productor sea excluido temporalmente del grupo ante el incumplimiento progresivo de los acuerdos hechos, así como de las sanciones impuestas, el gestor de grupo le notificara por escrito la decisión. Está notificación se realizará en los próximos 5 días hábiles, después de haber tomado la decisión de expulsarlo del grupo de certificación. El tiempo de exclusión será de uno a tres meses.
e. Las sanciones impuestas pueden ser apeladas por el productor, dentro de un plazo no superior a 7 días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación de la sanción.
f. Para el caso de incumplimiento en los principios y críticos de la Norma RSPO, a la finca se procederá a sancionarla de acuerdo con la Tabla de Sanciones Progresivas, esta decisión la tomará el gestor de grupo y se le enviará la notificación al productor, si este no está de acuerdo con la sanción puede apelar la decisión de acuerdo a lo estipulado en el xxxxxx e) de este procedimiento.
g. Cumplida las acciones correctivas, el productor podrá ingresar nuevamente al grupo cuando lo solicite por escrito al gestor de grupo y este le programe una visita por parte de un auditor o inspector interno que verifique el cumplimiento del criterio crítico por el cual fue sancionado.
8.2. Tabla de Sanciones
Escenarios de Incumplimiento | Sanción | |||
1 | No asistir a la(s) reunión(es) de asamblea que fueran citados los productores con la debida anticipación. | Llamado de atención por escrito por parte del gestor de grupo y firmar compromiso escrito de cumplir con las citaciones que se realicen. Luego de 3 llamados de atención, se retira de inmediato al productor del grupo de certificación | ||
2 | No asistir a la(s) capacitación(es) que programe el gestor de grupo o el comité técnico. | |||
3 | No atender a las visitas de seguimiento e inspecciones internas que determine el gestor de grupo realizar. | |||
Elaborado por: | Supervisado por: | Aprobado por: | Fecha de aprobación | |
Gestión de Productores | Certificaciones | Gerente General | 08/072020 |
4 | Faltas intencionadas que afecten directa o indirectamente a la comunidad local de las fincas, como, por ejemplo, acciones que afecten los ecosistemas existentes, querellas por disputas con vecinos, reclamaciones por tierras, no colaborar con las convocatorias de la comunidad para protección de recursos naturales, entre otros. | Exclusión temporal del grupo de certificación de 3 meses Compromiso de cumplimiento de los acuerdos a los que se lleguen con la comunidad desde el Comité de Participación |
5 | No cumplir con las acciones correctivas en los periodos estipulados en el plan de acción luego del proceso de implementación | Exclusión temporal del grupo de certificación de 3 meses Compromiso escrito de realizar acciones correctivas del plan de acción de manera inmediata. |
6 | No realizar labores agrícolas en el cultivo | Llamado de atención por escrito y firmar acta de compromiso para cumplir con la realización de las labores agrícolas |
7 | No cumplimiento con las acciones correctivas estipulado en el plan de acción luego de una auditoría externa | Exclusión temporal del grupo de certificación, de 3 meses Compromiso escrito de realizar acciones correctivas del plan de acción de manera inmediata |
8 | No cumplimiento con las acciones correctivas estipulado en el plan de acción luego de una inspección interna | Exclusión temporal del grupo de certificación de 2 meses. Declaración por parte del comité de Toma de Decisiones como estatus de Aplazamiento de la finca |
9 | Entregar parte de la cosecha a otras organizaciones por fuera del administrador de grupo | Aplican las cláusulas legales de incumplimiento de compra - venta de producto, Retiro inmediato |
10 | No informar de los cambios que presenten las fincas en cuanto a la propiedad y en áreas de la finca, afectando al administrador de grupo en mantener la información detallada de sus fincas. | Retiro inmediato del grupo de certificación |
11 | Comprar producto a fincas de terceros para incluirlos en las entregas al administrador de grupo | Retiro inmediato del grupo de certificación |
12 | Falta recurrente de no atender la inspección interna | Retiro inmediato del grupo de certificación |
13 | No atender a la auditoría externa que programe el organismo de certificación | Retiro inmediato del grupo de certificación |
14 | Luego de 3 llamados de atención y el productor aún no corrige las inconformidades determinadas en las inspecciones internas y auditoría externa, como muestra de su falta de compromiso o desinterés en resolver los hallazgos | Retiro inmediato del grupo de certificación |
9. PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y RETIRO DE FINCAS AL GRUPO DE CERTIFICACIÓN
9.1. Procedimiento para el ingreso de nuevas fincas
Para el ingreso de nuevas fincas o miembros al programa de certificación se deberá cumplir con los siguientes procedimientos:
• El productor interesado debe pasar una solicitud por escrito al gestor de grupo, donde se especifican las razones por las cuales desean ingresar al programa, el nombre de la finca, el No de cedula y el certificado de propiedad.
• Todas las fincas nuevas deben ser evaluadas y en razón a ello, el gestor de grupo le solicitara al asistente técnico que realice la visita de diagnóstico a la nueva finca o lote. Esta visita de evaluación se realizará en los próximos 5 días hábiles, luego de que el productor haya ingresado la solicitud.
• Luego de realizar la visita de evaluación, el asistente técnico, tendrá un tiempo de 7 días hábiles, para presentar un informe de los resultados de la visita al gestor de grupo, quién emitirán por escrito en la solicitud de ingreso si es aceptado.
• Si el resultado es positivo el productor se citará para firmar el Acta de Compromiso, y se le entregará una copia de:
- La norma RSPO P&C 2018.
- Estándar RSPO para Pequeños Productores Independientes
- Tabla de Sanciones Progresivas.
- Políticas del grupo de certificación.
- Programa de Capacitaciones.
El productor deberá participar en las capacitaciones que se programen y en todas actividades que le permitan una mejor preparación para el cumplimiento de la norma y demás requisitos del grupo.
• El gestor de grupo, apoyará al productor con visitas periódicas por parte del asistente técnico de la zona quien con el productor plantearan el respectivo Plan de Acción, con base en el diagnóstico, y con fechas acordadas entre sí.
• Una vez el productor haya cumplido con los requisitos mínimos de las normas RSPO, el asistente técnico avisará por escrito al gestor de grupo, respecto a los avances del productor en referencia al plan de acción, para que este sea incluido
dentro de la programación de la próxima inspección interna a realizarse al grupo de fincas a certificar.
• Para las fincas que realicen cambios de propiedad en una finca que ya hace parte del grupo de certificación y esta pase a otra persona que tenga la intención de mantener a la finca dentro de los procesos de certificación del grupo, se informará a través de carta abierta al gestor de grupo acerca de dicho cambio, y la persona que ahora adquiera derecho legal sobre la propiedad, asumirá todo el procedimiento para ingreso de fincas al grupo certificado antes expuesto.
9.2. Procedimiento para la exclusión o retiro de fincas
El proceso de retiro o exclusión de un productor certificado del grupo de certificación se puede dar por las siguientes razones:
a. Retiro voluntario: Para lo cual el productor manifestara por escrito al gestor de grupo su decisión de no continuar en el grupo de certificación.
b. Aplicación del catálogo de sanciones: Razón irrevocable de exclusión y de retiro y de la cual existirán los documentos de soporte pertinentes, además el gestor de grupo debe notificar por escrito al productor dicha decisión en los próximos 3 días hábiles luego de detectar el incumplimiento y de tomar la decisión de excluirlo o retirarlo del grupo de certificación.
c. Fallecimiento del productor: En el cual el familiar más cercano manifestara por escrito el interés de no continuar en el grupo de certificación.
d. Venta del predio: Se aplicará el mismo procedimiento del retiro voluntario.
e. Cambio de Propietario: En el caso de cambio de propietario, si el nuevo dueño de la propiedad tiene la intención de mantener la finca en el grupo de certificación, informará su decisión por escrito al gestor de grupo. El nuevo propietario se compromete a aceptar las condiciones que establece el procedimiento de ingreso de fincas y seguirá con el proceso de implementación o certificación.
10. Proceso de priorización y evaluación de productores:
Los mecanismos que actualmente se implementan para la priorización, evaluación del cumplimiento de las políticas y los requisitos legales son los siguientes:
• Diagnostico o línea base.
• Visitas de inspección a finca
• Asistencia técnica
• Contratos
• Auditorías internas