Neiva, 23 de enero de 2018
Xxxxx, 00 xx xxxxx xx 0000
Xxxxxxx XXXXXXXXXX XXXXX (XXXXX)
Asunto: CONTRATAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ASEO Y CAFETERIA DE LAS AGENCIAS PITALITO, XXXXXX, LA PLATA, EPS BOYACA Y LOS CENTROS RECREACIONALES (PLAYA XXXXXX, TERMALES, CLUB LOS LAGOS Y CENTRO DE APOYO EMPRESARIAL LAGOS) DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA.
Cordial Saludo:
1. OBJETIVO
La Caja de Compensación Familiar del Huila, está interesada en conocer ofertas para CONTRATAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ASEO Y CAFETERIA DE LAS AGENCIAS PITALITO, XXXXXX, LA PLATA, EPS BOYACA Y LOS CENTROS RECREACIONALES (PLAYA XXXXXX, TERMALES, CLUB LOS LAGOS Y CENTRO DE APOYO EMPRESARIAL LAGOS) DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, de acuerdo
a las especificaciones y requisitos anexos.
El proponente que desee presentar propuesta debe cumplir con los siguientes requisitos:
* Cotizar de acuerdo a formato de cotización adjunto, formato de solicitud de cotización anexo 1.
* Su propuesta será sometida a un análisis jurídico, técnico, financiero y económico. (La información y/o documentación solicitada debe ser enviada completa.
* En caso de que su propuesta sea elegida, los gastos de perfeccionamiento del contrato (pólizas) son asumidos por el proveedor.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO
La prestación del servicio de aseo y cafetería en diferentes instalaciones de COMFAMILIAR incluyendo los insumos, las máquinas y equipos necesarios para la prestación del servicio, según las modalidades que se requiera en las distintas instalaciones de la corporación.
Alcance General del Servicio
Actividades del Personal de Aseo: El Servicio de aseo contara como mínimo de las siguientes actividades:
1. Barrer, trapear, lavar, encerar y brillar pisos.
2. Limpiar, desmanchar paredes.
3. Barrer, trapear y lavar escaleras y limpiar barandas de estas.
4. Limpiar y desmanchar mesas, escritorios y archivadores.
5. Aspirar, desmanchar y lavar muebles y sillar.
6. Desocupar y limpiar papeleras en oficinas, baños y zonas comunes.
7. Limpiar teléfonos.
8. Limpiar cuadros y elementos decorativos.
9. Limpiar puertas, ventanas, placas y letreros.
10. Limpiar exteriormente maquinas, computadores, impresoras, consolas, fax.
11. Limpiar, desmanchar y desinfectar sanitarios, pisos paredes, espejos y demás elementos que se encuentran en los baños.
12. Las demás que le sean asignadas por el grupo de servicios administrativos.
Funciones del Personal de Cafetería: El servicio de cafetería comprenderá como mínimo lo siguiente:
- Preparación y distribución de bebidas calientes y frías en los puestos de trabajo del personal de la empresa y visitantes.
- Atención de las diferentes reuniones que se lleven a cabo en las diferentes sedes de Comfamiliar.
- Las demás que le sean asignadas por el grupo de servicios administrativos.
Para la prestación del servicio de aseo y cafetería se estima, el siguiente personal fijo para las agencias (Pitalito, Garzón y La Plata), como de los centros Recreacionales; sin embargo, se deberá estar en capacidad de instalar puestos adicionales tanto permanentes como provisionales a requerimiento, así como Comfamiliar se reserva el derecho de reducir o aumentar el número de puestos fijos que se requieran:
Instalaciones | Horario Requerido |
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas Lunes x Xxxxxxx |
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas lunes a Sábado |
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas de Lunes a Viernes |
El número de operarios se definirá al momento del inicio del contrato para los Centros Recreacionales Playa Xxxxxx, Club Los Lagos, Centro de Apoyo Empresarial Los Lagos, Termales, Agencia Pitalito, Agencia Garzón, Agencia la
Plata y EPS Boyacá. Se aclara que estos operarios pueden aumentar o disminuir de acuerdo a las necesidades.
Comfamiliar podrá seleccionar uno o varios proveedores para la prestación del servicio, sin generar exclusividad con ninguno de ellos.
El proveedor deberá aportar la maquinaria, como los elementos de aseo que sean necesario para la prestación del servicio. Estos elementos se definirán al inicio del contrato de forma conjunta entre el Supervisor (Delegado por Comfamiliar) y el Contratista seleccionado, Teniendo en cuenta, además, que se definirá el cronograma y condiciones necesarias para la ejecución del contrato.
En la ejecución del contrato el proveedor debe contar y disponer de los siguiente:
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
El oferente deberá aportar documentos que revelen la estructura de operación que se dispondrá para la prestación del servicio con capacidad para cubrir como mínimo los puestos fijos señalados en el presente proceso.
Deberá acreditar el recurso humano sea femenino o masculino, quienes deberán acreditar experiencia como mínimo de un (01) año en atención y servicios similares, en entidades publica o privadas, el personal que preste los servicios no deberá contar con antecedentes penales. El personal masculino debe tener solucionada su situación militar.
Por lo menos uno de los operarios debe tener conocimiento para hace seguimiento a las acciones básicas de mantenimiento locativo que sean necesarios, en las labores normales de limpieza y aseo.
Todo el personal debe estar capacitado en manejo de sustancias químicas y manipulación de alimentos.
Se debe acreditar soporte de inducción en seguridad y salud en el trabajo.
Coordinador del Servicio. El contratista deberá destinar un empleado para que realice las actividades de supervisión de los operarios, garantizando el cumplimiento de las prestaciones del servicio de aseo y cafetería, en el horario citado en el presente proceso. El supervisor o coordinador deberá informar a Comfamiliar (supervisor) de cualquier situación que se presente. Este coordinador es asumido dentro de los costos del contratista.
Maquinaria y Equipo
El contratista deberá contar a su propio costo y riesgo con todos los equipos y maquinaria que se requieran para la prestación de los servicios a ofertar. Los equipos y maquinaria requerida es la siguiente:
INSTALACIONES | MAQUINARIA-EQUIPOS | CANTIDAD |
Club Los Lagos | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
Agencia La Plata | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
Agencia Garzón | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
Agencia Pitalito | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 2 |
Carro de limpieza | 3 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
EPS Boyacá | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
XXXXXX | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 | |
TERMALES | Brilladora Industrial 17 Pulgadas | 1 |
Carro de limpieza | 1 | |
Carro Camarera o Carro Tres Niveles para repartir Tintos | 1 |
2. CONDICIONES GENERALES:
* Las ofertas deben ajustarse a las especificaciones suministradas por Comfamiliar Huila, adicional a su propuesta debe adjuntar los siguientes documentos:
* Carta de Presentación- Portafolio de servicios - Información de contacto.
* Cuadro de ítems, cantidades y precios (presupuesto- Deberá ser diligenciado tomando como referencia el formato de solicitud de cotización anexo 1.
* Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
* Registro Único de Proponentes (RUP), el cual se exige para este proceso, solo para efectos de verificar los indicadores financieros y la experiencia aportada, teniendo en cuenta la importancia de estos aspectos en el presente proceso de selección, en caso de que exista un oferente que no tenga dicho documento la información financiera y técnica se verificara con los documentos exigidos habitualmente (certificados y estados financieros).
* Certificado xx Xxxxxx de comercio con fecha expedición no mayor a 30 días y actualizada.
* Cedula de ciudadanía del oferente o del representante legal si es persona jurídica.
* Libreta militar del representante legal si aplica
* Certificación del pago de aportes al sistema General de Seguridad Social Integral
* Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la Republica de persona natural y persona jurídica, con expedición no mayor a 10 días.
* Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación de la persona natural y jurídica, con fecha de expedición no mayor a 10 días.
* Certificado Antecedentes Judiciales Policía Nacional de Colombia del representante legal de la empresa, con fecha de expedición no mayor a 10 días.
* Agencia principal o sucursal: El proveedor deberá tener como Agencia Principal o Sucursal en la ciudad xx Xxxxx. Esta debe estar legalmente constituida y se acreditara con el certificado de existencia y representación legal.
* Copia de la licencia de funcionamiento a que se dé lugar, la cual debe ser expedida por la autoridad competente.
* CAPACIDAD FINANCIERA: Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas mínimas condiciones que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez, endeudamiento y razón de cobertura de intereses. Estas condiciones muestran la actitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato.
Para el caso de los proponentes que a la fecha de cierre del presente proceso de selección tengan su registro único de proponente actualizado conforme a la nueva reglamentación expedida por el gobierno nacional los índices con información financiera con corte a 31 de diciembre de 2016 son:
INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA
Indicador | Índice requerido |
Índice de Liquidez | Mayor o igual a 3 |
Índice de Endeudamiento | Menor o igual a 0,45 |
Razón de Cobertura de Intereses | Mayor o igual a 9 |
Capacidad Organizacional:
INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
Indicador | Índice requerido |
Rentabilidad sobre el patrimonio | Mayor o igual a 0,50 |
Rentabilidad sobre activos | Mayor o igual a 0,10 |
* Información sobre experiencia del proponente, el proponente deberá adjuntar certificados de experiencia de los dos (02) últimos años relacionados con el objeto de la presente invitación, o actividades similares; por un valor igual o superior a tres veces el presupuesto oficial, en contratos ejecutados, no se aceptan en ejecución. Para corroborar estos requisitos, las certificaciones deberán contener la siguiente información:
. Fecha de Iniciación.
. Fecha de Terminación.
. Valor.
Datos suficientes y claros de números telefónicos para confirmar la información consignada en los documentos presentados.
* Estados Financieros a 31 diciembre del año anterior- Es necesario Especificar en el balance el activo corriente, pasivo corriente, activo y pasivo, Firmado por el representante legal, el Contador Público y Revisor Fiscal cuando fuere el caso, cuando es persona natural firmado por el oferente y Contador Público.
* Certificación por parte del proveedor, donde manifieste que no se halla incurso en las causales de inhabilidades e incompatibilidades y que no tiene ningún vínculo y/o grado de consanguinidad con el personal de la Caja de Compensación Familiar del Huila, indicadas en el código de Ética y Buen Gobierno.
EVALUACION TECNICA
Se tendrán en Información sobre experiencia del proponente, el proponente deberá adjuntar certificados de experiencia de los dos (02) últimos años relacionados con el objeto de la presente invitación, o actividades similares; por un valor igual o superior a tres veces el presupuesto oficial, en contratos ejecutados, no se aceptan en ejecución, con empresas públicas o privadas, cuyo objeto sean similares al del presente contrato, conforme las condiciones que se exponen en los presentes términos.
3. ENTREGA DE LAS OFERTAS:
La oferta podrá ser presentada por personas naturales y/o jurídicas y/o Consorcios y/o Uniones Temporales; para estos últimos sus integrantes deberán ser proveedores registrados con anterioridad a la apertura de este proceso en la Caja.
Nota. Tratándose de Consorcios y/o Uniones Temporales se deberá aportar con la propuesta el original del Documento de Constitución.
Las ofertas deberán presentarse por escrito en un original con todas las hojas foliadas en sobre cerrado y sellado, debidamente rotulada con el nombre del oferente, dirección y teléfono; indicando además en un lugar visible que contiene la Propuesta Técnica y Económica. CONTRATAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ASEO Y CAFETERIA DE LAS AGENCIAS PITALITO, XXXXXX, LA PLATA, EPS BOYACA Y LOS CENTROS RECREACIONALES (PLAYA XXXXXX, TERMALES, CLUB LOS LAGOS Y CENTRO DE APOYO EMPRESARIAL LAGOS) DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL
HUILA Las ofertas serán dirigidas y entregadas en el Centro de Documentación e Información CDI ubicado en la calle 11# 5 -63 Piso 1 de la Ciudad xx Xxxxx
Edificio Sede Comfamiliar, a más tardar el día 25 de enero de 2018 a las 3:00 p.m.
Las propuestas que sean enviadas por correo electrónico o entregada en un lugar o sitio diferente al indicado no serán tenidas en cuenta para la adjudicación.
COMFAMILIAR HUILA podrá ampliar esta fecha antes de que ocurra su vencimiento, caso en el cual informará a los interesados a través de medios electrónicos (Portal WEB).
ASPECTOS A CONSIDERAR DE LAS OFERTAS: Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos.
Aspectos Jurídicos: Consiste en el estudio jurídico de la documentación exigida, la cual deberá ser parte integral de la propuesta.
Aspectos Técnicos: La evaluación técnica, implica el cumplimiento estricto de las condiciones y requerimientos solicitados, su resultado será cumple o no cumple técnicamente.
Aspectos Financieros: INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA
Indicador | Índice requerido |
Índice de Liquidez | Mayor o igual a 3 |
Índice de Endeudamiento | Menor o igual a 35 |
Razón de Cobertura de Intereses | Mayor o igual a 40 |
Nota: Cuando los factores financieros exigidos superen los antes indicados, la propuesta será calificada para ese efecto como válida.
LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, designará una comisión evaluadora, conformada por el Coordinador de Contratación y/o su delegado y tendrá como función emitir un informe a la Dirección Administrativa sobre la viabilidad técnica, económica de cada una de las propuestas, documento este que servirá de soporte para que la Corporación pueda adjudicar los trabajos al proponente cuya propuesta ofrezca las mejores alternativas a la Caja o en su defecto no adjudicarla.
El haber presentado una propuesta no obliga a LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA para su contratación y la misma una vez escogida como alternativa viable, puede ser negociada en su totalidad o en sus ítems por partes.
COMFAMILIAR HUILA podrá no adjudicar ninguna propuesta o aplazar para una fecha posterior la adjudicación de la compra.
CRONOGRAMA DEL PROCESO
• Aviso de Pagina WEB – Del 23 al 25 de enero de 2018.
• Cierre y entrega de Ofertas – El 25 de enero de 2018 a las 3:00 pm., de acuerdo a las condiciones establecidas en el presente proceso (Invitación).
• Comunicación de la Oferta Seleccionada – 30 de enero de 2018.
PRESUPUESTO OFICIAL, PLAZO DE EJECUCION Y CALIFICACION DE OFERTAS.
El presupuesto oficial del presente proceso para efectos fiscales es el valor de seiscientos millones de pesos ($600.000.000) incluido AIU e IVA, que corresponde a un valor de cincuenta millones de pesos ($50.000.000) mensuales aproximadamente.
PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución del presente contrato es de doce
(12) meses contados a partir del Acta de Iniciación del contrato.
CALIFICACION DE OFERTAS – 1000 PUNTOS
Teniendo en cuenta los aspectos técnicos y económicos se determinará la oferta más favorable teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
TECNICO - 500 PUNTOS
El oferente que acredite la siguiente Información sobre experiencia del proponente, el proponente deberá adjuntar certificados de experiencia de los dos
(02) últimos años relacionados con el objeto de la presente invitación, o actividades similares; por un valor igual o superior a tres veces el presupuesto oficial, en contratos ejecutados, no se aceptan en ejecución y que aporte certificación así:
ENTRE 0 – 2 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 250 PUNTOS
ENTRE 3 – 5 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 500 PUNTOS
OFERTA ECONOMICA – 500 PUNTOS
La oferta económica se presentará conforme lo establecido en el Anexo 1 (Propuesta Económica), se otorgará el puntaje de 500 puntos a la oferta económica más favorable para la corporación.
RECHAZO DE PROPUESTAS:
• Cuando no se ajusten a las condiciones generales de la invitación a cotizar o de la compra, o no aporte los documentos solicitados.
• Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente.
• Cuando el oferente este incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades para contratar establecidas en la constitución o en la ley.
• Cuando se presente extemporáneamente o se deje en un lugar distinto al indicado en esta invitación.
• Cuando no esté firmada por el representante legal o por el proponente si es persona natural.
• Cuando la oferta económica sobrepase el monto presupuestado por la corporación.
• No se presente, la carta de presentación de la propuesta por el oferente por el representante legal de la persona jurídica, no se encuentre al día con el cumplimiento en el pago de los aportes a sus empleados al sistema de salud, riesgos profesionales pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento a lo estipulado en la ley 789 del 2002, artículo 50 y leyes complementarias.
• Cuando se condicione la propuesta.
DECLARATORIA DESIERTA:
• Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia.
• Cuando no se presenta ninguna propuesta.
• Cuando las propuestas presentadas por los oferentes sobrepasen en valor presupuestado por la corporación, o no cumpla con las condiciones técnicas exigidas.
LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, comunicara la
adjudicación al proponente o proponentes seleccionados, donde entregara instrucciones respecto a los trámites y documentos necesarios para la celebración de la compra.
Atentamente,
XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXX
COORDINADOR DE CONTRATACION
Copia Interna: Centro de Documentación e Información
ANEXO 1 OFERTA ECONOMICA
Instalaciones | Horario Requerido | VALOR UNITARIO | |
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas Lunes x Xxxxxxx | ||
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas lunes a Sábado | ||
Comfamiliar (Sedes Varias) | 8 Horas de Lunes a Viernes | ||
AIU (%) | |||
DOTACION | |||
IVA (19%) | |||
TOTAL | |||