INSTRUCCIONES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS NEGOCIADOS
Contratos de valor inferior a los umbrales de la Directiva —abril 2021
INSTRUCCIONES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS NEGOCIADOS
PARA CONTRATOS DE VALOR (MUY) BAJO Y MEDIO
Índice
Contrato directo/orden de compra 1
3. GRUPOS DE OPERADORES ECONÓMICOS Y SUBCONTRATANTES 1
4. REQUISITOS EXIGIDOS A LOS OPERADORES ECONÓMICOS 2
Acceso a la contratación pública 2
No exclusión de operadores económicos 3
Selección de los operadores económicos 3
5. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS CON ARREGLO A LOS CRITERIOS
6. QUÉ SIGNIFICA «NEGOCIACIÓN»? 5
7. INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 5
1. INTRODUCCIÓN
Estas instrucciones son aplicables a los procedimientos negociados para contratos de valor (muy) bajo y medio a condición que en el pliego de conditions se haga referencia a las mismas, y pretenden abarcar los ámbitos comunes a estos contratos, salvo que se especifique otra cosa en el pliego de condiciones de la licitación correspondiente.
2. TIPO DE CONTRATO
Existen dos tipos de contratos: contrato directo/orden de compra o contrato marco. Véase el borrador de contrato adjunto a la carta de invitación para ver cuál se aplica.
Contrato directo/orden de compra
El objeto, el precio, la duración de la ejecución y las condiciones legales del contrato se definen desde un principio en el propio contrato. Como tal, un contrato directo es definitivo y suficiente en sí mismo ya que puede ejecutarse sin otras formalidades. Una orden de compra es una forma simplificada de contrato directo.
Contrato marco
Define los elementos principales de los servicios o de los suministros, pero el volumen exacto (número de unidades) de los mismos y el calendario de la entrega no se pueden definir en el momento de la firma. Esto significa que el contrato marco no implica ninguna obligación directa para el órgano de contratación. Cuando surja la necesidad, el contrato marco se ejecutará mediante la firma de contratos específicos o notas de pedido. Cada contrato específico o nota de pedido se adjudicará dentro de los límites establecidos en el contrato marco y en sus anexos, no permitiéndose ninguna modificación sustancial. El contrato específico o la nota de pedido precisará los servicios o suministros que se solicitan entre los previstos en el pliego de condiciones, así como su volumen, precio total y calendario de entrega. El contrato específico o la nota de pedido crea una obligación directa para el órgano de contratación desde el momento de su firma.
3. GRUPOS DE OPERADORES ECONÓMICOS Y SUBCONTRATANTES
Las ofertas podrán ser presentadas por un único operador económico, o bien por dos o más operadores económicos actuando conjuntamente.
Ofertas conjuntas
Se entiende por oferta conjunta la presentada por una agrupación de operadores económicos; en otras palabras, por varias entidades jurídicas (personas físicas o jurídicas) independientemente de la relación que pueda existir entre ellas.
Cada una de las entidades jurídicas del grupo será responsable solidaria con todos sus recursos ante el órgano de contratación en lo relativo al cumplimiento de las condiciones del contrato.
La agrupación designará una entidad jurídica («el representante») a la que los demás miembros de la agrupación otorgarán plena autoridad como nexo de la misma y de cada uno de sus miembros, y será responsable de la gestión administrativa del contrato (incluida la facturación, la recepción de pagos, etc.) en nombre de todas las demás entidades.
El formulario de licitación deberá ser firmado por el representante legal de cada entidad legal jurídica de la agrupación e identificará al representante de la agrupación.
La oferta definirá claramente la división de tareas entre los distintos miembros.
Cualquier cambio en la composición de la agrupación durante el procedimiento de contratación o después de la firma del contrato podrá dar lugar a la eliminación de la oferta o a la rescisión del contrato por parte del órgano de contratación, respectivamente.
No se requiere que la agrupación adopte una forma jurídica determinada para presentar la oferta.
El contrato estará firmado por todas las entidades jurídicas o, mediante un poder que se adjuntará al contrato, por el representante debidamente autorizado como nexo de la agrupación y todos sus miembros.
Subcontratación
Se entiende por «subcontratación» la designación de un operador económico por el licitador/contratista para ejecutar parte del contrato.
Se autoriza la subcontratación, pero el contratista mantendrá la plena responsabilidad respecto al órgano de contratación por la ejecución del contrato.
Cualquier cambio en la subcontratación durante el proceso de licitación o después de la firma del contrato puede llevar al rechazo de la oferta o a la terminación del contrato, respectivamente. Durante la ejecución del contrato, el cambio de cualquier subcontratista identificado en la oferta estará sujeto a la aprobación previa por escrito de la autoridad contratante (ver Artículo II.10 de las Condiciones Generales).
4. REQUISITOS EXIGIDOS A LOS OPERADORES ECONÓMICOS
Acceso a la contratación pública
La participación en el presente procedimiento de licitación está abierta, en igualdad de condiciones, a todas las personas físicas y jurídicas cuyo domicilio (personas físicas) o cuyo registro de su sede social (personas jurídicas) esté:
- en uno de los Estados miembros de la Unión Europea;
- en un tercer país que haya suscrito un acuerdo especial con la Unión Europea en materia de contratación pública, con arreglo a las condiciones estipuladas en el mismo;
- En licitaciones organizadas por las delegaciones de la UE, excepcionalmente, en el país en el que se encuentre la Delegación de la UE y, opcionalmente, en los países vecinos solo si se mencionados en el pliego de condiciones.
Las organizaciones internacionales también podrán participar.
Los operadores económicos, incluidos todos los que participen en una oferta conjunta, deberán confirmar que la sede social de su entidad jurídica (personas jurídicas) o su domicilio (personas físicas) se encuentra en alguno de los Estados antes indicados y
presentar la documentación justificativa que se acepte normalmente con arreglo a su propio ordenamiento jurídico (por ejemplo, un extracto de un registro mercantil o registro de sociedades). Dicha documentación debe contener el número de registro principal del operador económico.
No exclusión de operadores económicos
Los operadores económicos no deberán encontrase en ninguna de las situaciones de exclusión descritas en los artículos 136 a 140 del Reglamento Financiero1.
Los operadores económicos se evalúan sobre la base de la «declaración jurada relativa a los criterios de exclusión y de selección» si lo exige el pliego de condiciones.
Si lo solicita el órgano de contratación, el licitador, así como las demás entidades que hayan presentado la citada declaración jurada, presentarán en el plazo fijado por el órgano de contratación las pruebas mencionadas en el apartado «Pruebas documentales previa solicitud» para respaldar la declaración antes de la firma del contrato.
Selección de los operadores económicos
Los licitadores deberán poseer la capacidad económica, financiera, técnica y profesional requerida para prestar los servicios o entregar los suministros que constituyen el objeto de la presente convocatoria de licitación cumpliendo los criterios de selección y los requisitos mínimos específicos para cada uno de los criterios de selección.
Cuando un licitador dependa de las capacidades de otras entidades (por ejemplo, de la empresa matriz, de otras empresas de la misma agrupación o de terceros) para alcanzar el nivel requerido de capacidad económica, financiera, técnica y profesional, su oferta deberá incluir una declaración firmada y fechada de la entidad en cuestión en la que confirme inequívocamente qué recursos pertinentes pondrá a disposición del licitador para la ejecución de este contrato. El órgano de contratación verificará si las entidades de cuya capacidad el licitador piensa depender cumplen los criterios de selección relevantes. El licitador sólo podrá depender de las capacidades técnicas y profesionales de otras entidades cuando estas últimas presten los servicios o entreguen los suministros para las que se necesitan dichas capacidades.
Cuando una entidad aporte la totalidad o una parte muy importante de la capacidad financiera del licitador, el órgano de contratación podrá exigir que esa entidad sea responsable solidaria de la ejecución del contrato en caso de que se le adjudique. El órgano de contratación podrá exigir que firme el contrato o que aporte un aval solidario ejecutable al primer requerimiento, en caso de que se adjudique el contrato al licitador en cuestión. Si se pide a esa entidad que firme el contrato, tiene que tener acceso a la contratación pública y no encontrarse en situación de exclusión, como se indica en el punto 4.2 del presente documento y en el punto 4.2 xxx xxxxxx de condiciones.
1 Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012: xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx- content/EN/TXT/?uri=OJ:L:2018:193:TOC
En caso de que el licitador sea una agrupación de operadores económicos, se realizará una evaluación integral de los niveles mínimos de capacidad de todos los miembros en su conjunto, si procede.
5. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS CON ARREGLO A LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
El pliego de condiciones determinará el método de adjudicación aplicable a cada oferta entre el menor precio (el contrato se adjudica a la oferta que ofrezca al menor precio que satisfaga los requisitos mínimos fijados en el pliego de condiciones), el menor coste (el contrato se adjudica según un planteamiento de rentabilidad, incluido el coste del ciclo de vida) o la mejor relación calidad precio.
Conformidad técnica
Antes de la evaluación de las ofertas técnicas y financieras, se comprueba la conformidad con los requisitos mínimos fijados en los documentos de la contratación. Después de la fase de negociación (si la hay) mencionada en el punto 6, la no conformidad con estos requisitos dará lugar a que se rechace la oferta. La prueba de conformidad se solicitará como una «tabla de conformidad con los requisitos en los documentos de contratación» o como una «declaración»
Oferta técnica
En caso de adjudicación sobre la base de la mejor relación calidad precio, la calidad técnica de las ofertas se evalúa basándose en la documentación aportada por los licitadores en su oferta técnica comparándola con los criterios de adjudicación descritos en el pliego de condiciones.
Oferta económica
Durante la validez de la oferta, los precios sólo pueden revisarse si lo solicita por escrito el órgano de contratación durante las negociaciones (para más información sobre la negociación, véase el punto 6). Una vez adjudicado el contrato, los precios no podrán revisarse. Durante la ejecución del contrato, podrán, no obstante, indexarse, si está previsto en el contrato.
Se comprobará la exactitud aritmética de las ofertas económicas. En caso de detectar errores aritméticos, se pedirá a los licitadores que los subsanen.
La tarifa de precios, o la tarifa de precios unitarios en los contratos marco, será vinculante durante toda la ejecución del contrato.
En los contratos marco, la «hipótesis» de precios consiste en una estimación realizada por el órgano de contratación de los volúmenes de servicios o suministros necesarios para la ejecución del contrato, con objeto de poder comparar las ofertas económicas.
Al cumplimentar la hipótesis de precios, los licitadores aplicarán los mismos precios unitarios ofertados en la tarifa de precios, multiplicándolos por las cantidades indicadas por el órgano de contratación para cada apartado, calculándose de este modo el precio total.
Se tendrá en cuenta el importe total de la hipótesis de la oferta ganadora para fijar el límite máximo del contrato marco. Por otra parte, el órgano de contratación podrá añadir
un margen de seguridad del 10 % y, si procede, una estimación de la futura indexación de precios. El contrato marco podrá entonces utilizarse hasta ese límite mediante contratos específicos o notas de pedido.
6. ¿QUÉ SIGNIFICA «NEGOCIACIÓN»?
El órgano de contratación podrá negociar las ofertas para mejorar su contenido o adaptarlas a los requisitos fijados en los documentos de la contratación.
La negociación no podrá modificar los requisitos mínimos ni los criterios especificados en los documentos de la contratación, especialmente las cláusulas del contrato. Por el contrario, podrá ser negociado lo que no está definido como requisitos mínimos en el pliego de condiciones. De la misma manera, el órgano de contratación podrá negociar los requisitos en los que está indicado específicamente que son negociables.
En la práctica, la negociación consiste en dar información por escrito a cada licitador sobre la evaluación de su oferta inicial, indicando los elementos no conformes con los requisitos mínimos y otros aspectos que deberían o podrían mejorarse, incluidos los precios.
El licitador podrá, por supuesto, mejorar aspectos no abordados en esa información cuando presente una licitación revisada.
Durante la negociación, el órgano de contratación debe garantizar que los licitadores sean tratados con equidad.
El órgano de contratación se reserva el derecho de no negociar y de adjudicar el contrato sobre la base de las ofertas recibidas inicialmente.
7. INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
1. Solo los operadores económicos invitados a licitar por el órgano de contratación podrán presentar una oferta.
2. El método de presentación y el plazo aplicable se establecen en la carta de invitación a licitar. Si la oferta se presenta en papel, deberá ir dentro de dos sobres cerrados. En el sobre interior debe constar la indicación siguiente: «CALL FOR TENDERS – NOT TO BE OPENED BY THE INTERNAL MAIL DEPARTMENT».
3. La oferta deberá:
- ser perfectamente legible, con el fin de que no quepa la menor duda acerca de los términos y cifras que contiene;
- redactarse utilizando los modelos de formulario de respuesta incluidos en el pliego de condiciones, si procede.
4. La presentación de una oferta implica la aceptación de la totalidad de las condiciones de los documentos de la contratación y, en su caso, la renuncia por parte del licitador a sus propias condiciones generales o particulares. La oferta presentada es vinculante para el licitador adjudicatario durante toda la vigencia del contrato.
5. Todos los gastos de preparación y presentación de una oferta correrán por cuenta del licitador y no serán reembolsados.
6. Durante todo el procedimiento, los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores solamente se autorizarán con carácter excepcional y únicamente en las siguientes condiciones:
Antes de la fecha de recepción indicada en el punto 3 de la carta de invitación:
Previa solicitud, el órgano de contratación podrá facilitar información adicional con el único fin de aclarar algún aspecto relacionado con los documentos de la contratación.
Por iniciativa propia, el órgano de contratación podrá comunicar a los interesados cualquier error, inexactitud, omisión o errata en la redacción de los documentos de la contratación.
Después de la fecha de presentación indicada en el punto 3 de la invitación a licitar:
Si la oferta contiene erratas obvias que han de corregirse o es necesario confirmar un elemento técnico o específico, el órgano de contratación se pondrá en contacto con el licitador
El órgano de contratación podrá negociar con los licitadores de conformidad con las condiciones expuestas en el punto 6: «¿Que significa negociar?»
7. La invitación a licitar no es en modo alguno vinculante para el órgano de contratación. La obligación contractual del órgano de contratación solo comienza con la firma del contrato con el licitador seleccionado.
8. Hasta el momento de la firma, el órgano de contratación podrá anular el procedimiento de contratación sin que los licitadores puedan exigir por ello ningún tipo de indemnización. Esta decisión deberá estar motivada y comunicarse a los licitadores.
9. Una vez que el órgano de contratación haya abierto la plica, esta pasará a ser de su propiedad y será tratada confidencialmente.
10. Será usted informado del resultado de este procedimiento de contratación por carta firmada por el órgano de contratación y enviada únicamente por correo electrónico. Es responsabilidad del licitador facilitar en su oferta una dirección de correo electrónico válida, junto con sus datos de contacto, y consultarla con regularidad.
11. Cuando la tramitación de su respuesta a la convocatoria de licitación implique el registro y tratamiento de datos de carácter personal (como, por ejemplo, su nombre, dirección y curriculum vitae), estos datos se tratarán de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2018 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE. Salvo indicación en contrario, las respuestas a las preguntas y los datos personales solicitados se requieren para la evaluación de su oferta, de acuerdo con las especificaciones de la invitación a licitar, y el órgano de contratación los utilizará únicamente para ese fin. Puede consultar los detalles referentes al tratamiento de sus
datos personales en la declaración de privacidad en la siguiente dirección xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxx_-_xxxxxxx_xxxxxxxxx.xxx.
12. Sus datos personales podrán ser registrados en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz (EDES, por sus siglas en inglés) si se encuentra en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 136 del Reglamento Financiero2. Para más información, véase la declaración de privacidad en xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx_xx.xxx
2 Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.