SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Manual de Contratación para la Superintendencia de Notariado y

Registro

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Código: MP - GNCT - PO - 01 - PR - 01 - M - 01
Versión: 01
Fecha: 27-08-2021

EQUIPO DIRECTIVO: XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX DIRECTORA DE CONTRATACIÓN XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX SECRETARIA GENERAL XXXX XXXXX XXXXX XXXXX PROFESIONAL ESPECIALIZADO DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX PROFESIONAL ESPECIALIZADO DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXX PROFESIONAL ESPECIALIZADO DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

I. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE LA CONTRATACION

El Manual de Contratación, establece como opera la contratación general en la Entidades Públicas, aplicable a la Superintendencia de Notariado y Registro.

II. GLOSARIO DE TERMINOS

Manual de Contratación: Es el documento que da a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma como opera la Gestión Contractual de la SNR. Es también un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal el servir de apoyo al cumplimiento del objetivo misional de la Entidad.

Proceso de Selección: Hace referencia al proceso de selección objetiva conducente a la escogencia de una persona natural o jurídica, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, con el fin de celebrar un contrato.

Xxxxxx(s): Son los documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso, selección abreviada, o contratación de mínima cuantía, con el fin de aclarar, modificar o precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública, con posterioridad a la expedición y que formarán parte de los mismos.

Adjudicación: Es la decisión emanada por el Ordenador del Gasto, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia corresponderá, como derecho y como obligación, su suscripción y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas.

Acuerdo Marco de Precios: Es un tipo de agregación de demanda que consiste en un contrato entre un representante de los compradores (Colombia Compra Eficiente) y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo[1]; las Entidades públicas se vinculan al mismo a través de una Operación Secundaria realizando una orden de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es la plataforma dispuesta por Colombia Compra Eficiente para que las Entidades realicen una compra de características técnicas uniformes a través de un Acuerdo Marco de Precios, otros instrumentos de agregación de demanda o en Grandes Almacenes a través de un proceso de mínima cuantía en Grandes Superficies.

SECOP: Es la plataforma tecnológica que soporta el Sistema Electrónico de Compras Públicas dispuesta por Colombia Compra Eficiente para realizar todas las actividades relacionadas con las diferentes modalidades de contratación.

III. BIBLIOGRAFÍA

Normas citadas en el capítulo II, del Manual de Contratación

IV. TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA LA SNR
	DESCRIPCIÓN	Pág.
	INTRODUCCIÒN	1
CAPÍTULO I	DE LAS GENERALIDADES	2
	1.1. OBJETIVOS	2
	1.2. ALCANCE	2
	1.3. NATURALEZA JURIDICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO	3
	1.4. DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO	4
	1.5. DE LA DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS	5
	1.5.1. Ordenación del gasto	5
	1.5.2. En las Direcciones Regionales	6
	1.6. DE LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y DE LOS RESPONSABLES	6
	1.6.1. Definición de procedimientos internos	7

CAPITULO II	NORMAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA	10
	2.1. Referencias normativas básicas aplicables a la Contratación Pública	11
	2.2. Circulares, Manuales y/o Guías expedidos por Colombia Compra Eficiente	17
	2.3. Sentencias de Unificación en materia de contratación	18
	2.4. Principios que rigen la contratación pública	19
CAPITULO III	PLANEACIÓN CONTRACTUAL	28
	3.1. Plan Anual de Adquisiciones	28
	3.1.1 Procedimiento para adoptar el Plan Anual de Adquisiciones	30
	3.2. RESPONSABLES EN LA ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES	32
	3.3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES	33

	3.3.1 Procedimiento para la actualización del Plan Anual de Adquisiciones	34
	3.4. ACTIVIDADES Y LOS RESPONSABLES EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – PAA	34
	3.4.1. Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones	37
CAPITULO IV	DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y LICITACIÓN	37
	4.1. Justificación	38
	4.2. Naturaleza	38
	4.3. Competencia del Comité Asesor de Contratación	39
	4.4. Conformación del Comité de Contratación	39
	4.5. Presidencia del Comité Asesor de Contratación y Licitación	40
	4.5.1. Funciones del presidente del Comité Asesor de Contratación y Licitación	41
	4.6. Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación y Licitación	41

	4.6.1. Funciones del Secretario Técnico del Comité Asesor de Contratación y Licitación	42
	4.7. Funciones del Comité Asesor de Contratación y Licitación	43
CAPÍTULO V	GESTIÓN CONTRACTUAL	44
	5.1. Dependencias Involucradas	44
	5.1.1. Líder del Proceso de Contratación	46
CAPÍTULO VI	MODALIDADES DE SELECCIÓN DE LOS CONTRATISTAS	47
	6.1. Licitación Pública	48
	6.2. Selección Abreviada	48
	6.3. Concurso de Méritos	50
	6.4. Contratación Directa	50
	6.5. Mínima Cuantía	51
CAPITULO VII	ACTUACIONES PREVIAS	51

	7.1. Actuaciones Previas	51
CAPITULO VIII	GESTIÓN CONTRACTUAL Y PROCEDIMIENTOS	53
	8.1. Etapa Precontractual	54
	8.1.1. Solicitud de Contratación	54
	8.1.2. Estudios y documentos previos	54
	8.1.2.1. Contenido de los análisis y estudios previos	56
	8.1.2.1.1. Definición, descripción y justificación de la necesidad que la Superintendencia pretende satisfacer con la contratación, esto es, con la adquisición del bien, la prestación del servicio, la ejecución de la obra, la asociación o cooperación	57
	8.1.2.1.2. Definición técnica de la forma en que la Superintendencia puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño	58
	8.1.2.1.3. El Objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar	58
	8.1.2.1.3.1. Objeto	59

	8.1.2.1.3.2. Alcance del objeto.	59
	8.1.2.1.4. Especificaciones	59
	8.1.2.1.5. Obligaciones del Contratista	60
	8.1.2.1.6. Obligaciones de la Superintendencia	60
	8.1.2.1.7. Productos	60
	8.1.2.1.8. Informes	61
	8.1.2.1.9. Plazo de Ejecución/Plazo de Entrega	61
	8.1.2.1.10. Lugar de Ejecución	62
	8.1.2.1.11. Domicilio Contractual	62
	8.1.2.1.12. Contrato a Celebrar	62
	8.1.2.1.13. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto	66
	8.1.2.1.14. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.	66

	8.1.2.1.15. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.	67
	8.1.2.1.15.1. Análisis del sector económico y de los oferentes	67
	8.1.2.1.15.2. Estudio o análisis xxx xxxxxxx	70
	8.1.2.1.16. Valor del contrato	75
	8.1.2.1.16.1. Forma de pago	75
	8.1.2.1.17. Criterios para seleccionar la oferta más favorable	77
	8.1.2.1.18. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo.	79
	8.1.2.1.19. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.	81
	8.1.2.1.20. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.	84
	8.1.2.1.21. Análisis sobre la necesidad de contar con interventoría par el contrato, de conformidad con lo señalado en el Parágrafo Primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en caso de que éste supere la menor cuantía de la Entidad.	85

	8.1.3. DOCUMENTOS ADICIONALES REQUERIDOS PARA ALGUNAS CONTRATACIONES.	86
	8.1.3.1. Oficio de Autorización de Vigencias Futuras.	86
	8.1.4. VERIFICACIÓN DE LA LEGALIDAD DE LAS SOLICITUDES Y DOCUMENTOS PREVIOS O DEVOLUCIÓN	87
	8.1.4.1. Términos para la revisión de los documentos	89
	8.1.5. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución	91
	8.1.6. Certificado de Disponibilidad presupuestal	93
CAPÍTULO IX	PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN	95
	9.1. Aspectos generales a todos los procesos de selección	96
	9.1.1. Aviso de convocatoria	96
	9.1.2. Convocatoria limitada a Mipymes	96
	9.1.3. Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones	97

	9.1.4. Pliego de Condiciones	97
	9.1.5. Acto Administrativo de Apertura del Proceso de Selección.	98
	9.2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR CADA MODALIDAD DE SELECCIÓN	98
	9.2.1. LICITACIÓN PÚBLICA	99
	9.2.1.1.- ETAPAS A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA.	99
	9.2.1.2. Descripción de las actividades de responsables del proceso de Licitación Pública	109
	9.2.1.3. LICITACIÓN PÚBLICA DE OBRA	117
	9.2.1.3.1. Etapas a desarrollar en el proceso de licitación pública de obra	120
	9.2.1.3.2. Descripción de las actividades y de los responsables del proceso de Licitación Pública de obra	124
	9.2.2.- DECLARATORIA DE DESIERTA DE UN PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA	133
	9.2.3. - SELECCIÓN ABREVIADA	133

	9.2.3.1. Selección abreviada de Menor Cuantía	136
	9.2.3.1.1. Etapas a desarrollar en el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía	136
	9.2.3.1.2. Descripción de las actividades y responsables del proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía	144
	9.2.3.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS UNIFORMES PARA COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS	152
	9.2.3.2.1. Definiciones	155
	9.2.3.2.2. Procedimiento para colocación de una orden de compra al amparo del Acuerdo Marco de Precios – Operación Secundaria.	158
	9.2.3.2.3. Descripción de las actividades y los responsables del proceso para la colocación de una orden de compra	159
	9.2.3.4. SUBASTA INVERSA	170
	9.2.3.4.1. Procedimiento subasta inversa	172

	9.2.3.4.2. Descripción de las actividades y responsables del proceso de Selección Abreviada – Subasta Inversa	180
	9.2.5. SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA	187
	9.2.5.1. Procedimiento de la Subasta Inversa Electrónica	188
	9.2.6. BOLSA DE PRODUCTOS	190
	9.2.7. CONCURSO DE MÉRITOS	191
	9.2.7.1. Clases de Concurso de Méritos	191
	9.2.7.1.1. Descripción de las actividades y responsables del proceso de Concurso de Méritos Abierto	197
	9.2.7.1.2. Descripción de las actividades y responsables del proceso de Concurso de Méritos con Precalificación	205
	9.2.8 MINIMA CUANTIA	211
	9.2.8.1. Documentos que Soportan la Modalidad de Contratación de Mínima Cuantía	211
	9.2.8.2. Etapas en la Modalidad de Contratación de Mínima Cuantía	212
	9.2.8.3. Descripción de las actividades y de los	217

	responsables del proceso de Mínima Cuantía
	9.2.9. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA EN GRANDES SUPERFICIES	222
	9.2.9.1. Descripción de las actividades y de los responsables para la compra en Grandes Superficies – Mínima Cuantía	224
	9.2.10. CONTRATACIÓN DIRECTA	227
	9.2.10.1. Causales de Contratación Directa:	229
	9.2.10.2. Descripción de las Actividades y de los responsables para la Contratación Directa	240
	9.3. CONFIGURACIÓN FINANCIERA Y ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO EN EL SECOP II	246
CAPITULO X	DE LOS FLUJOS DE APROBACIÓN	247
	10.1. FLUJOS DE APROBACION EN EL SECOP II	247
CAPÍTULO XI	ETAPA CONTRACTUAL	248
	11.1. Celebración del contrato, perfeccionamiento, suscripción, Acta de inicio, Registro Presupuestal, ejecución y Liquidación del Contrato	248

	11.1.1. Condiciones Contractuales	248
	11.1.1.1. Requisitos de Perfeccionamiento	248
	11.1.1.2. Requisitos de Ejecución	249
	11.2. Modificaciones Contractuales	251
	11.2.1. Solicitudes de modificaciones contractuales	251
	11.2.2. Términos para tramitar las solicitudes de modificaciones contractuales – con independencia de la modalidad de contratación que antecedió al contrato.	252
	11.2.3. Procedimiento para las modificaciones contractuales	254
	11.2.4. Tipos de modificaciones contractuales	255
	11.2.5. Descripción de las Actividades y de los responsables de las modificaciones contractuales	261
CAPITULO XII	CESION DE CONTRATOS Y DE DERECHOS ECONÓMICOS	267
	12.1. CESIÓN DE CONTRATOS	267

	12.2. CESION DE DERECHOS PATRIMONIALES O ECONÓMICOS	268
CAPÍTULO XIII	SEGUIMIENTO, CONTROL Y VIGILANCIA DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL	270
	13.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL.	270
	13.1.1. De la supervisión e Interventoría.	271
	13.1.2. Ejercicio de la supervisión y/o interventoría	273
	13.1.3. Etapas de la Supervisión e Interventoría	277
	13.1.4. Instrumentos para la Supervisión e Interventoría	278
	13.1.5. Funciones y responsabilidades de los Supervisores y/o Interventores	278
	13.1.6. Manual Interno de Supervisión e Interventoría	281
CAPÍTULO XIV	PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO	281
	14.1. Trámite de procesos sancionatorios contra contratistas (Declaratoria de incumplimiento, caducidad, imposición de multas, y efectividad de la cláusula penal pecuniaria)	282

CAPÍTULO XV	EL MANEJO DE LAS CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN.	291
	15.1. Conciliación	291
	15.2. Arbitramento	292
	15.3. Transacción	293
	15.3.1. Características del Contrato de Transacción	294
	15.4. Amigable Composición	294
	15.4.1. Elementos de la Amigable Composición	295
	15.4.2. Características del Amigable Componedor	295
CAPÍTULO XVI	DE LA COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS	295
	16.1. LA COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS	295
	16.1.1. SECOP II	296
	16.1.2. SECOP I	297

CAPÍTULO XVII	LOS PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTALES, FINANCIEROS Y DE PAGO	297
CAPÍTULO XVIII	ETAPA POSTCONTRACTUAL	298
	18.1. De la liquidación de los contratos	298
	18.1.1. Contratos objeto de liquidación	301
	18.1.2. Causales de liquidación de los contratos	302
	18.1.3. Trámite de Liquidación	303
	18.1.4. Descripción de las actividades y de los responsables de las liquidaciones	304
	18.1.5. Soportes del Acta de Liquidación	306
	18.1.6. Plazo para efectuar la liquidación de contratos	307
	18.1.7. Tipos de liquidación de contratos y procedimiento	309
	18.1.8. Contenido de la liquidación	312
	18.1.9. Efectos de la liquidación	313

	18.2. Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos con cargo a los supervisores	314
	18.3. Pérdida de competencia para liquidar	315
CAPITULO XIX	DEL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIÓN, EXPEDICIÓN, PUBLICACIÓN, ARCHIVO, MANTENIMIENTO Y DEMÁS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL	316
	19.1. Expediente contractual	317
	19.1.1. Creación, conformación y gestión de los expedientes electrónicos de los procesos de contratación en el SECOP II	318
	19.1.2. Conformación del expediente electrónico en SECOP II	320
	19.1.3. Custodia, conservación y preservación de los expedientes electrónicos generados en SECOP II	321
	19.1.4. Acceso a la información, protección de datos e interoperabilidad con otras plataformas	322
	19.1.5. Valor legal y probatorio de los documentos electrónicos	322
	19.1.6. Documentos del expediente contractual y del	323

	contratista
	19.1.6.1. Documentos adicionales de la Contratación Directa	327
CAPÍTULO XX	BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL	336
	20.1. De las Buenas Prácticas de la Gestión Contractual	336
	20.2. Las Condiciones particulares de la Entidad Estatal para el cumplimiento de los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia	338
	20.3. Del control social – Invitación a las veedurías ciudadanas, mecanismos de participación ciudadana	341
	20.4. Aplicación de las Reglas del Modelo Estándar de Control Interno	342
	20.5. Utilización de Herramientas electrónicas para la Gestión Contractual	343
	20.6. Prácticas Anticorrupción	344
	20.6.1. Compromiso Anticorrupción	344
	20.6.2. Programa Especial de Lucha contra la corrupción	344
CAPÍTULO XXI	RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL	345

	21.1. Responsabilidad contractual y post contractual	345
	21.2. Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión e interventoría	346
	21.2.1. Responsabilidad Civil	347
	21.2.2. Responsabilidad Fiscal	347
	21.2.3. Responsabilidad Penal	347
	21.2.4. Responsabilidad Disciplinaria	347
	21.2.5. Acción de repetición	347
CAPÍTULO XXII	OTRAS DISPOSICIONES	350
	22.1. Remisión de Información	350
	22.2. Expedición de Certificaciones	351
	22.3. Transitoriedad y Aplicación del Manual	351

INTRODUCCIÓN

El artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.

El Manual de Contratación es un documento que: i) Establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales y ii) Da a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma como opera dicha Gestión Contractual. El Manual de Contratación es también un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del objetivo misional de cada Entidad Estatal.

El Manual de Contratación está orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los objetivos del Sistema de Compra Pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.

CAPITULO I

DE LAS GENERALIDADES

1.1. OBJETIVOS

Objetivo del manual: El presente Manual de Contratación tiene exclusivamente el objeto de facilitar los trámites y procedimientos necesarios para adelantar procesos contractuales de la Superintendencia de Notariado y Registro- SNR- y como una herramienta de consulta e información para todos los partícipes de la gestión contractual.

De igual manera, definir los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, los asuntos propios de los procesos de selección, la vigilancia y control de la ejecución contractual.

1.2. ALCANCE

El Manual de Contratación servirá igualmente como una herramienta de consulta en todas las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratación, el cual se desarrolla con sujeción a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, planeación, de conformidad con los postulados que orientan la función administrativa, teniendo siempre en consideración la continua y eficiente prestación de los servicios a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

Por ser la Contratación Pública una actividad reglada, el presente Manual de Contratación tiene como objetivo dar a conocer los principios que rigen la función pública, que permitan desarrollar la actividad contractual respetando los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia y eficiencia, resaltando que su aplicación, cumplimiento y observancia en los procesos contractuales que adelante la Superintendencia de Notariado y Registro son de carácter obligatorio, sin desconocer la excepciones que puedan resultar de nuevas o posteriores disposiciones de orden legal.

Es importante precisar que en el presente manual de contratación se incluyen las nuevas formas de contratación, entre ellos los Acuerdos Marco de Precios a través de la Tienda Virtual de Colombia Compra Eficiente, la Mínima Cuantía para compras a través de Grandes Superficies y otros Instrumentos de Agregación de Demanda y la contratación a través de la plataforma del SECOP II.

1.3. NATURALEZA JURIDICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO como entidad estatal, descentralizada, técnica con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, cuyo objetivo principal es la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos, la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad, debe para el cumplimiento de sus funciones descritas en el artículo 11 del Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro” llevar a cabo procesos de contratación para el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos asignados de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

Mediante Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, se modificó la estructura orgánica de la Superintendencia de Notariado y Registro, estableciendo en el numeral 26 del artículo 13 como función del Despacho del Superintendente entre otras, la de: “Crear, organizar y suprimir mediante acto administrativo grupos internos de trabajo y comités de conformidad con la ley”, con el fin de atender el cumplimiento de las funciones de la entidad descritas en el artículo 11 de la misma disposición, de acuerdo con las necesidades del servicio, de los planes, programas y proyectos aprobados por la misma.

Teniendo en cuenta el marco normativo vigente sobre contratación y el Decreto 2723 de 2014 emitido por el Gobierno Nacional mediante el cual se modifica la planta global de la Entidad y se crean nuevas dependencias con funciones propias, es necesario determinar en el Manual de Contratación y las actividades que adelanta la Superintendencia de Notariado y Registro dentro de los procesos de contratación.

1.4. DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

De acuerdo con lo anterior la siguiente es la Estructura Orgánica de la Superintendencia de Notariado y Registro:

1.5. DE LA DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS

En la Superintendencia de Notariado y Registro se encuentran delegadas las siguientes funciones y competencias:

1.5.1. Ordenación del gasto:

En la Dirección de Contratación, de acuerdo con la Resolución No. 3844 del 30 xx xxxxx de 2021 “Por medio la cual se delegan unas funciones”, se delegó la ordenación del gasto en Asuntos Contractuales de la Superintendencia en el Director/a de Contratación sin ninguna limitación, salvo lo relacionado con Convenios Interadministrativos cuando no tengan cuantía.

Se delega en la Dirección de Contratación la facultad conforme a lo estipulado en al artículo 2 de la Resolución No. 3844 de 2021, comprende la ordenación del gasto de suscribir los documentos inherentes a la actividad precontractual, (excepto estudios previos y aquellos de competencia de los funcionarios intervinientes en la etapa precontractual), contractual y post contractual; para adjudicar y celebrar todo tipo de contratos, la facultad de aplicar las cláusulas excepcionales, imponer multas y hacer efectiva la cláusula penal; declarar la ocurrencia de siniestro y acudir a los mecanismos de solución de conflictos.

1.5.2. En las Direcciones Regionales:

Mediante Resolución No. 7322 del 3 de julio de 2015 “Por medio de la cual se deroga la Resolución 6275 de 2015 y se delega la facultad de contratar, en las Direcciones Regionales de la Superintendencia de Notariado y Registro” se delegó, a los Directores Regionales, la ordenación del gasto y la competencia para adelantar los procesos de selección, adjudicación, celebración de los contratos o convenios, modificación, adición, suspensión, prórroga y liquidación hasta por la mínima cuantía, en los rubros de inversión y funcionamiento.

1.6. DE LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y DE LOS RESPONSABLES

1.6.1.-Definición de procedimientos Internos: Se entiende por procedimientos internos, la forma específica y secuencial para llevar a cabo una actividad, tarea o proceso que tenga por fin la identificación de las necesidades de bienes y servicios en la Planeación institucional, el cumplimiento de las normas de contratación y la efectiva entrega de los bienes y servicios adquiridos.

Igualmente son aquellos procedimientos propios de la celebración del contrato, aprobación de las pólizas, acta de inicio, ejecución del contrato hasta su liquidación.

A título de ejemplo, estos procedimientos se desarrollan en tres etapas principales, que son:

i). Etapa Precontractual: Son las actuaciones realizadas antes de la celebración del contrato, en la cual Las entidades públicas, en virtud del principio de planeación, están obligadas a la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección y va hasta la Resolución de Adjudicación del contrato al proponente que haya presentado la mejor oferta.

En conclusión, la etapa precontractual es aquella en la que se enmarcan todas las gestiones y actividades necesarias para la correcta planeación, identificación de necesidades, análisis y estudios previos, estudios del sector y xxx xxxxxxx, matriz de riesgos entre otros.

ii). Etapa Contractual: Inicia con el perfeccionamiento del contrato, es decir, cuando se logra el acuerdo del negocio jurídico entre las partes sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito; legalización, ejecución y finaliza con la terminación o vencimiento del contrato.

iii). Etapa Post contractual: Son todas las actuaciones posteriores al vencimiento del término de ejecución del contrato, que son específicamente la liquidación del contrato, junto con el cierre del expediente.

De los funcionarios Responsables: Es la identificación de la dependencia o cargo que tendrá bajo su responsabilidad el procedimiento respectivo.

Responsable Estratégico: Director (a) de Contratación.

Función. Celebración contrato, designación de supervisores, aprobación póliza, seguimiento ejecución conforme a los informes de interventoría y/o supervisión, adelantar el debido proceso al contratista, previa imposición de multas, declaratoria incumplimiento o caducidad.

Suscripción de la suspensión, prórrogas, adiciones, terminación anticipada, previa solicitud de la supervisión o interventoría.

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 3844 de 2021 es función de la Directora de Contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro la ejecución de los programas y actividades relacionadas, entre otras, con la contratación de la SNR.

Responsable operativo: Profesional o técnico de la Dirección de Contratación.

Función: Elaboración contratos, minutas de contratos, revisión previa de pólizas o de las garantías, elaboración informes y actas de seguimiento, adelantar actuación administrativa en la cual se garantice el debido proceso al contratista previa imposición de multas, declaratoria incumplimiento o caducidad, elaboración proyecto de

resoluciones para ser firmados por el Director (a) de Contratación o la Ordenadora del Gasto designada en Asuntos Contractuales.

Mediante Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 se describen las competencias del proceso de Gestión de la Contratación en cabeza de la Dirección de Contratación concordante con la resolución 3844 de 2021

A continuación, se relacionan las actividades que, de acuerdo con su competencia, adelanta cada grupo dependencia.

ACTIVIDADES	RESPONSABLES
Realizar todas las gestiones y actividades necesarias para la correcta planeación, identificación de necesidades, análisis y estudios previos, estudios del sector y xxx xxxxxxx, matriz de riesgos entre otros	Dependencia solicitante de la contratación en cabeza del Jefe de la dependencia
Recepción de la solicitud del proceso de contratación y verificación de su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones	Dirección de Contratación o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales
Remisión a la Dirección de Contratación	Jefe de la Dependencia
Trámite Contractual	Dirección de Contratación
Convocatoria al Comité de Contratación	Presidente del Comité/Secretaría Técnica

Elaboración de la minuta	Dirección de Contratación
Suscripción y numeración del contrato	Dirección de Contratación
Solicitud del Registro Presupuestal del contrato	Dirección de Contratación
Aprobación de pólizas y comunicación de designación de supervisión	Dirección de Contratación o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales
Archivo del Contrato, custodia y conservación documental, cuando exista copia física de documentos del contrato y del proceso. NOTA: El archivo electrónico es el contenido en la plataforma SECOP II.	Funcionario encargado del archivo/Dirección de Contratación/Secretaría General o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales

CAPITULO II

NORMAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

El Estatuto de Contratación Estatal está orientado por principios y reglas que son de obligatorio cumplimiento para las Entidades Estatales en ejercicio de su actividad, a fin

de garantizar la adecuada inversión de los recursos públicos y la prevalencia del interés general durante las etapas precontractual, contractual y post contractual.

La Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, la Ley 1150 de 2007 “Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, sus Decretos reglamentarios como el Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”, la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el Decreto Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, la Ley 1882 de 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la Contratación Pública en Colombia, la Ley de Infraestructura y se dictan otras disposiciones” y las demás normas concordantes, complementarias o que las modifiquen o sustituyan, rigen la contratación de las Entidades Estatales, entre ellas la Superintendencia de Notariado y Registro- SNR.

A continuación, hacemos una relación de la normatividad básica aplicable a la Contratación Pública.

2.1. Referencias normativas básicas aplicables a la Contratación Pública

NORMA
TITULO

NORMA	TITULO
Constitución Política de Colombia de 1991	Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Ley 80 de 1993	Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Decreto 2681 de 1993	Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
Ley 87 de 1993	Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Dec. 111 de 1996	Estatuto Orgánico de Presupuesto
Ley 361 de 1997	Por la cual se establecen mecanismos de integración social de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones. (Ver literal a del artículo 24
Ley 489 de 1998	Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189

NORMA	TITULO
	de la Constitución Política.
Ley 527 de 1999	Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 590 de 2000	Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas
Ley 594 de 2000	Por la cual se dicta la ley General de archivos.
Ley 789 de 2002	Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo; el artículo 50 establece disposiciones en materia contractual para controlar la evasión de los recursos parafiscales por parte de los contratistas de la administración.
Ley 816 de 2003	Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública.
Ley 850 de 2003	Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.
Ley 1122 de 2007	Modifica la Ley 100 de 1993. Establece la obligación de cotizar y efectuar pagos en el régimen de salud a los contratistas de prestación de servicios.
Ley 1150 de 2007	Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos

NORMA	TITULO
Ley 1437 de 2011	Por medio de la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.
Ley 1474 de 2011	Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto Ley 4170 de 2011	Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente – se determinan sus objetivos y estructura.
Decreto 4326 de 2011	Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011
Decreto 4836 de 2011	Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia.
Ley 019 de 2012	Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos, procedimientos y trámite innecesarios existentes en la Administración Pública
Ley 1508 de 2012	Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones y los decretos reglamentarios de la misma
Ley 1562 de 2012	Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional”, se realiza un cambio al pasado nombre “Sistema General de Riesgos

NORMA	TITULO
	Profesionales” por “Sistema General de Riesgos Laborales”
Decreto 1510 de 2013	Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública – Derogado y compilado en el Decreto 1082 de 2015
Ley 1712 de 2014	Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 103 de 2015	Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1068 de 2015	Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.
Decreto 1072 de 2015	Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, que reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1082 de 2015	Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector administrativo de planeación nacional.
Decreto 092 de 2017	Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.

NORMA	TITULO
Decreto 392 de 2018	"Por el cual se reglamentan los numerales 1, y 8 del artículo 13 de la Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en Procesos de Contratación en favor de personas con discapacidad". Se adicionan dos (2) artículos al Decreto 1082 de 2015, relacionados con el deber de otorgar un puntaje adicional en todos los procesos de licitación pública y concurso de méritos
Decreto 342 de 2019	Por el cual de adiciona la Sección 6 de la Subsección 1 del Capítulo 2 del Título 1 de la parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional
Ley 1952 de 2019	Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.
Ley 1955 de 2019	Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 - Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad.
Decreto 2106 de 2019	Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la Administración Pública.
Ley 2013 de 2019	Por medio de la cual se busca garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad mediante la publicación de las declaraciones de bienes, renta y el registro de los conflictos de interés.

NORMA	TITULO
Ley 1882 de 2018	Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la Ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.
Documento CONPES 3714 de 2011	Del riesgo previsible en el marco de la Política de Contratación Pública.
Circular Externa 21 de febrero 22 de 2017	Uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del proceso de contratación.

Las demás normas que las modifiquen, adicionen, o sustituyan.

De otra parte, en materias no reguladas por las normas anteriormente descritas, se dará aplicación a las normas especiales, las civiles y las comerciales que sean aplicables.

2.2. Circulares, Manuales y/o guías expedidos por Colombia Compra Eficiente

• Circular Externa 21 de febrero 22 de 2017

• Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente xx xxxxx 16 de 2019

• Circular Externa No. 1 - agosto 22 de 2019

• Las Circulares que sobre la materia emita Colombia Compra Eficiente

• Manuales, guías y documentos emitidos por Colombia Compra Eficiente, que pueden consultarse en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxx-x-xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx-x-

guias

Para adelantar todos los procesos, así como para la suscripción y ejecución de los contratos la Superintendencia de Notariado y Registro debe tener en cuenta las diferentes Guías, Manuales, Circulares, Lineamientos y directrices que, como Ente Rector en la materia, expida la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE).

2.3. Sentencias en materia de contratación

Según lo establecido por el Artículo 10 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA): “En virtud del principio de coordinación, las autoridades concertarán sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares”. Al resolver los asuntos de su competencia, las autoridades aplicarán las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias de manera uniforme a situaciones que tengan los mismos supuestos fácticos y jurídicos. Con este propósito, al adoptar las decisiones de su competencia, deberán tener en cuenta las sentencias jurisprudenciales del Consejo de Estado en las que se interpreten y apliquen dichas normas.

Por lo tanto, se deberán tener en cuenta, entre otras, las siguientes sentencias:

SENTENCIA	ASUNTO	CORPORACION
Sentencia 24897 de 2012	Prestación al servicio sin contrato-Actio in rem verso	Consejo de Estado
Sentencia 41719 de 2013	Contrato de prestación de servicios v/s contrato de consultoría	Consejo de Estado
Sentencia 15024 de 2012	Plazo de caducidad del contrato	Consejo de Estado
Sentencia SU070 de 2013	Fuero de Maternidad	Corte Constitucional
Sentencia SU 075 de 2018	Deberes del empleador cuando se termina la relación laboral sin conocer el estado de embarazo	Corte Constitucional

2.4. Principios que rigen la contratación pública

Los principios son postulados que orientan la creación de normas y se constituyen en criterios de interpretación de las reglas contenidas en la normativa, para evitar apreciaciones subjetivas y actuaciones arbitrarias, so pretexto de aplicar una determinada norma.

Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales están determinados en el artículo 209 de la Constitución Política y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como los dispuestos en el artículo 23, 24, 25, y 26 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.

La gestión contractual de la Superintendencia de Notariado y Registro debe adelantarse conforme a los principios y deberes que rigen la contratación estatal, según el alcance conceptual fijado para ellos en la ley y normatividad interna, los cuales son: Transparencia, Economía, Responsabilidad, Selección Objetiva, Ecuación contractual e Interpretación de las reglas contractuales.

Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales están delimitados en el artículo 209 de la Constitución Política y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, ellos son: Igualdad, Moralidad, Eficacia, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad.

Igualmente, serán aplicables los cinco (05) valores que componen el Código de Integridad del Servidor Público que son: Honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia.

Finalmente, la gestión contractual debe realizarse de conformidad con los principios generales del Derecho, como se establece en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, tales como: Buena fe, Debido Proceso, Equidad, Legalidad y Planeación.

✓ Principio de transparencia: Este principio está regulado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993. El principio de transparencia en la contratación estatal comprende aspectos tales como: i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; iv) la publicidad de las actuaciones de la Administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta; vi) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la Administración. Este principio es considerado por el Consejo de Estado como uno de los más importantes pilares de la etapa precontractual, para la escogencia del contratista por parte de las Entidades Públicas.

✓ Principio de economía: Este principio está descrito en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y tiene como finalidad asegurar la eficiencia de la Administración en la actividad contractual, traducida en lograr los máximos resultados, utilizando el menor tiempo y la menor cantidad de recursos con los menores costos para el presupuesto estatal.

En desarrollo de este principio, la norma legal busca asegurar la selección objetiva del contratista mediante los procedimientos y etapas que sean estrictamente necesarios, dentro de términos preclusivos y perentorios, con el impulso oficioso de la Administración para evitar dilaciones en la escogencia. Implica proceder con austeridad y eficacia, optimizando el uso del tiempo y los recursos.

Bajo esta misma orientación, la propia normativa señala que la interpretación de las disposiciones que regulan los procedimientos contractuales no debe dar lugar a trámites diferentes o adicionales y proscribe la falta de decisión de la Administración cuando ella se fundamenta en defectos formales o inobservancia de requisitos. Las reglas del procedimiento deben estar al servicio de los fines estatales y la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos, al tiempo que propende por la adopción de procedimientos que solucionen prontamente las controversias.

✓ Principio de responsabilidad: Para garantizar el cumplimiento del principio de responsabilidad los servidores públicos que intervienen en la actividad contractual responderán civil, penal y disciplinariamente, razón por la cual están obligados a cumplir los fines de la contratación, vigilando la correcta ejecución de lo contratado y velando por la protección de los derechos de la entidad y del contratista (Nos. 1 y 8 art. 26); responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas (No. 2 del art. 26); Ejemplo: cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquéllos (No. 3 del art.26).

✓ Principio de Selección Objetiva: Este principio se define a partir de los siguientes criterios: el precio, el plazo, el cumplimiento en contratos anteriores, la calidad, la experiencia, etc., los cuales, considerados integralmente (ponderación), permiten determinar la propuesta más favorable. Dichos factores podrán concurrir todos o los que la administración discrecionalmente establezca, de acuerdo con las necesidades del servicio y el fin del contrato.

En otras palabras, la selección objetiva implica: i) la obligación de fijar previamente los criterios de selección (art. 24 ord. 5º), ii) el llamado público para que, en igualdad de oportunidades, se presenten las ofertas (principio de concurrencia (art. 30 numeral 3), y iii) la transparencia (art. 24) que consiste en la escogencia de la oferta más favorable para la entidad, siendo improcedente

considerar para ello motivaciones subjetivas. El deber de selección objetiva constituye uno de los principios más importantes de la contratación pública.

✓ Principio de buena fe. Este principio tiene un carácter objetivo que consiste en asumir una postura o actitud positiva de permanente colaboración y fidelidad al vínculo celebrado. Por ello, tal como sucede con el principio de reciprocidad, el desconocimiento por parte de la Administración de los postulados de la buena fe en la ejecución del contrato conlleva el surgimiento de la obligación a cargo de ésta de responder por los daños antijurídicos que le haya ocasionado al contratista. Estos efectos jurídicos de la buena fe en materia contractual son una clara consecuencia de la regla según la cual todo comportamiento contrario a la misma, en cuanto ilícito, trae implícita la obligación de pagar perjuicios. Así, por ejemplo, la negligencia, improvisación y falta de planeación de la Administración no es excusa para desconocer las obligaciones a su cargo, sobre todo cuando el contratista asume de buena fe el contrato para ejecutar.

✓ Principio de planeación: Impone que la decisión de contratar no sea el resultado de la imprevisión, la improvisación o la discrecionalidad de las autoridades, sino que obedezca a reales necesidades de la comunidad, cuya solución ha sido estudiada, planeada y presupuestada por el Estado con la debida antelación, con la única finalidad de cumplir los cometidos estatales. Los contratos del Estado deben siempre corresponder a negocios debidamente diseñados, pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación ni de la mediocridad. Omitir dicho deber o principio puede conducir a la nulidad absoluta del contrato por ilicitud del objeto.

Implica que las Entidades Estatales deben realizar un juicioso estudio de planeación identificando sus necesidades y los medios para satisfacerlas. La planeación requiere de la Entidad Estatal un proceso encaminado al conocimiento xxx xxxxxxx y de sus partícipes para utilizar sus recursos de la manera más adecuada y satisfacer sus necesidades generando mayor valor por dinero en cada una de sus adquisiciones.

El deber de planeación, en tanto manifestación del principio de economía, tiene por finalidad asegurar que todo proyecto esté precedido de los estudios de orden técnico, financiero y jurídico requeridos para determinar su viabilidad económica y técnica y así poder establecer la conveniencia o no del objeto por contratar; si

resulta o no necesario celebrar el respectivo negocio jurídico y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso; y, de ser necesario, deberá estar acompañado, además, de los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad; qué modalidades contractuales pueden utilizarse y cuál de ellas resulta ser la más aconsejable; las características que deba reunir el bien, obra o servicio objeto de licitación; así como los costos y recursos que su celebración y ejecución demanden.

✓ Principio de igualdad. El principio de igualdad implica el derecho del particular de participar en un proceso de selección en idénticas oportunidades respecto de otros oferentes y de recibir el mismo tratamiento, por lo cual la administración no puede establecer cláusulas discriminatorias en las bases de los procesos de selección, o beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados o participantes en perjuicio de los demás. En consecuencia, en virtud de este principio los interesados y participantes en un proceso de selección deben encontrarse en igual situación, obtener las mismas facilidades y estar en posibilidad de efectuar sus ofertas sobre las mismas bases y condiciones.

Por ende, este principio implica, entre otros aspectos, que las reglas deben ser generales e impersonales en el pliego de condiciones; otorgar un plazo razonable para que los interesados puedan preparar sus propuestas (No. 5 artículo 30 de la Ley 80 de 1993); la prohibición de modificar los pliegos de condiciones después del cierre de la licitación, y como contrapartida que los proponentes no puedan modificar, completar, adicionar o mejorar sus propuestas (No. 8 art. 30 de la Ley 80 de 1993); dar a conocer a los interesados la información relacionada con el proceso (presupuesto oficial, criterios de selección, pliego de condiciones, etc.) de manera que estén en posibilidad real de ser tenidos en cuenta por la administración; aplicar y evaluar las propuestas bajo las mismas reglas y criterios, verificando que todas las propuestas cumplan con los requisitos y condiciones establecidas en los pliegos, sin que puedan rechazarse ofertas por elementos u omisiones no sustanciales e irrelevantes, y la de culminar el proceso de selección con el respectivo acto de adjudicación del contrato ofrecido a quien haya presentado la mejor propuesta, sobre las mismas condiciones que rigieron el proceso.

✓

Principio de Proporcionalidad: Este principio implica que al momento de aplicar las sanciones deben ser adecuadas a los fines de la norma que la autoriza, y proporcional a los hechos que le sirven de causa (Artículo 44 de la Ley 1437 de 2011 – CPACA. Sobre el particular el Artículo 1597 del Código Civil señala “Si el deudor cumple solamente una parte de la obligación principal y el acreedor acepta esta parte, tendrá derecho para que se rebaje proporcionalmente la pena estipulada por falta de cumplimiento de la obligación principal”

Igualmente, la Sección Tercera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, mediante Sentencia del 13 de noviembre de 2008, en relación con la graduación de la sanción indicó: “…con base en el principio de proporcionalidad y en el criterio auxiliar de la equidad, si el juez verifica que el contratista cumplió, efectivamente, parte del objeto estipulado en el contrato, y que este, además, fue aceptado por la entidad contratante, puede disminuir la sanción penal en proporción al porcentaje de obra ejecutada. Partiendo de lo anterior, es necesario que el juez, además de estos aspectos, analice lo concerniente al cumplimiento del contrato a partir del porcentaje de obra ejecutado, y recibido por esta.

…sumado a la claridad de las normas que regulan la materia, enseñan que, efectivamente, en caso de incumplimiento de un contrato, que contiene la cláusula penal, no necesariamente se debe imponer el valor total de la pena pactada, sino una suma proporcional, siempre que se hubiese ejecutado parte del contrato”

✓ Principio de Publicidad: Se manifiesta de dos formas: como deber y como derecho. Por una parte, se trata del deber que tienen las entidades contratantes de comunicar a los administrados la totalidad de las actuaciones que realizan dentro de los procesos de selección de sus contratistas. Ello no podría ser de otro modo, pues la publicación generalizada de la información referida a los procesos de contratación que adelantan las Entidades del Estado es la que permite que a los mismos asistan todas aquellas personas interesadas en la ejecución de los proyectos allí tratados y que toda la ciudadanía tenga la posibilidad de conocer la actividad contractual de la Administración, como

garantía de transparencia. Implica que todas las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones a través de los distintos mecanismos previstos en la Ley, como comunicaciones, notificaciones o publicaciones, a fin de que sean vinculantes y puedan ser controvertidas por sus destinatarios, utilizando medios legales y tecnológicos disponibles para dar a conocer las actuaciones administrativas, incluso sin mediar petición.

✓ Principio de previsibilidad. Implica la sujeción plena a la identificación, tipificación y asignación lógica y proporcional entre las partes intervinientes, de los riesgos o contingencias del contrato, de manera tal que la estructuración del negocio se haga sobre la base de la anticipación, lo más completa posible, de todos aquellos eventos que puedan a futuro impactar la conmutatividad. En consecuencia, el equilibrio surgido al momento de proponer o contratar, que de no ser previstos y sujetos a mecanismos adecuados y oportunos de corrección durante la ejecución del contrato, puedan generar en situaciones causantes de desequilibrio económico.

Todos los contratos del Estado llevan implícito el concepto de previsibilidad o de contingencias plenas. Lo anterior implica, para efectos de consolidar la previsibilidad y en consecuencia dar un tratamiento proporcional al riesgo o contingencia en los contratos estatales, que se efectúen las siguientes tareas administrativas: Identificación de factores que pueden frustrar los resultados previstos de un negocio; identificación de variables que influyan de alguna manera en la afectación a los resultados esperados en todos sus aspectos; utilización de la mejor información posible, la más confiable y de mejor calidad en torno al correspondiente negocio, incluso la surgida de antecedentes históricos contractuales de la entidad; manejo y evaluación de información conocida, procesada y alta calidad; evaluación de diferentes escenarios en torno a la probabilidad de ocurrencia de contingencias; identificación de las particularidades de cada riesgo para determinar los mecanismos tendientes a mitigar su impacto.

✓ Principio del Debido Proceso: Entendido éste como el cumplimiento del procedimiento y competencias, señaladas previamente por la Constitución o la Ley, garantizando los derechos de representación, defensa y contradicción, igualmente en materia administrativa sancionatoria, implica la observancia de la legalidad de las faltas y sanciones.

✓ Supremacía de lo sustancial sobre lo formal: Este principio está consagrado en nuestra constitución nacional en el artículo 228, el cual dispone que en las actuaciones de la administración de justicia prevalecerá el derecho sustancial. Así las cosas, en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal, en consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan factores de escogencia en los pliegos de condiciones.

✓ Libre concurrencia. Busca permitir el acceso al proceso licitatorio de todas las personas o sujetos de derecho interesados en contratar con el Estado, mediante la adecuada publicidad de los actos previos o del llamado a licitar. Este principio también implica el deber de abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución y la Ley, puesto que ellas impiden la más amplia oportunidad de concurrencia y atentan contra los intereses económicos de la entidad contratante, en razón a que no permiten la consecución de las ventajas económicas que la libre competencia xxx xxxxxxx puede aparejar en la celebración del contrato.

Ahora bien, el principio de libre concurrencia no es absoluto, pues la entidad pública contratante, en aras de garantizar el interés público, dentro de los límites de la Constitución y la ley, está facultada para imponer ciertas limitaciones como, por ejemplo, la exigencia de calidades técnicas, profesionales, económicas y financieras que aseguren el cumplimiento de las prestaciones requeridas por la Administración pública. Sin embargo, dichas limitaciones deben ser razonables y proporcionadas, de tal forma que no impidan el acceso al procedimiento de selección; pues de lo contrario, también se afectarían los derechos económicos de la entidad contratante que no podría gozar de las ventajas económicas que la libre competencia xxx xxxxxxx puede aparejar en la celebración del contrato.

✓ Principio del equilibrio económico (Ecuación Contractual): En virtud del principio de la ecuación financiera o equilibrio económico del contrato se persigue que la correlación existente al tiempo de su celebración entre las prestaciones que están a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro y

el contratista permanezca durante toda su vigencia, de tal manera que, a la terminación de éste, cada uno alcance la finalidad esperada con el contrato.

El Estatuto de Contratación Pública establece que se debe respetar el equilibrio económico del contrato, de tal forma que se debe mantener una equivalencia entre los derechos y obligaciones que se acordaron desde el inicio del contrato. El rompimiento del equilibrio económico contractual tiene las siguientes características:

a) Afectación real, grave y significativa.

b) No hay una equivalencia entre lo previsto en los pliegos de condiciones y la ejecución del contrato.

Es un principio cardinal en la contratación estatal el mantener el desarrollo y la ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer o contratar, equilibrio que se puede afectar por diferentes factores, Cuando esto ocurre la Ley ordena utilizar los mecanismos de ajuste y revisión de precios.

Es por ello que, durante la ejecución del contrato y hasta su terminación se debe garantizar el mantenimiento de la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos del negocio jurídico. Las partes adoptarán las medidas necesarias para su restablecimiento, so pena de incurrir en una responsabilidad contractual tendiente a restituir tal equilibrio.

Se precisa que la afectación real, grave y significativa no se produce simplemente porque el contratista deje de obtener utilidades o porque surjan mayores costos en la ejecución de sus obligaciones, si éstos pueden calificarse como propios xxx xxxx normal del contrato. Se requiere que la afectación sea extraordinaria y afecte de manera real, grave y significativa la equivalencia entre derechos y obligaciones convenida y contemplada por las partes al momento de la celebración del contrato. Por ejemplo, entre otros, no genera desequilibrio económico: i) Impuesto a la guerra; ii) El déficit que se genera en un contrato propio del riesgo negocial; iii) Los sobrecostos imputables al contratista; iv) Cuando no se contempla en la fórmula de reajuste de precios del contrato el Índice de Precios al Consumidor –IPC.

• Participación o libre concurrencia. Este principio tiene como finalidad la participación en los procesos de contratación de la Entidad del mayor número de oferentes, siempre y cuando cumplan con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones.

CAPITULO III

PLANEACIÓN CONTRACTUAL

La planeación contractual incluye la etapa previa a la suscripción del contrato, partiendo desde la identificación y priorización de una necesidad pública, hasta la adjudicación o selección del contratista.

3.1.-PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Conforme lo establece el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del decreto 1082 de 2015, el Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento de planeación contractual de la Entidad Estatal, la Superintendencia de Notariado y Registro tiene como obligación elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretendan adquirir durante la respectiva vigencia, incluidas las adiciones que se requieran. En éste debe señalarse la necesidad la cual se debe identificar utilizando el clasificador de bienes y servicios de las Naciones Unidas que se encuentra en la página web de Colombia Compra eficiente, e indicar el valor estimado del contrato, la clase de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la que se iniciará el proceso de contratación.

La funcionalidad del PAA en el SECOP II permite hacer un seguimiento cercano a su planeación y ejecución, y tener visible las diferentes versiones del PAA para hacer seguimiento a los cambios realizados durante el año.

El objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado

El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas, que les permita:

• Identificar y justificar el valor total de los recursos requeridos por la Entidad para compras y contratación.

• Tener una referencia inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto.

• Pronosticar la demanda de bienes y servicios de la Entidad durante el año referido en el Plan.

El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta de planeación de la actividad contractual que tiene por objeto:

i) Facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y

ii) Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

Se precisa que todo proceso contractual, previo a su inicio y con independencia de su modalidad contractual, requiere la verificación de su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, por lo que el mismo debe contener la lista completa de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir durante el año, a través del mecanismo de la contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II) antes del 31 de enero de cada año.

Para llevar el control del Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP II, la Entidad manejará además una copia manual que contendrá toda la información necesaria para el efecto.

Excepcionalmente el Ordenador del Gasto, previa justificación del área requirente, podrán autorizar la publicación de actualizaciones al Plan Anual de Adquisiciones en oportunidades diferentes a las aquí previstas, incluidas adiciones a los contratos en ejecución.

Se precisa que el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no obliga a las Entidades Estatales adquirir los bienes, obras y servicios y adelantar los procesos de adquisición que en él se enumeran.

3.1.1. Procedimiento para adoptar el Plan Anual de Adquisiciones:

Identificación de las necesidades de bienes y servicios de la dependencia, describir la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, verificarla e identificarla utilizando el clasificador de bienes y servicios, indicar el valor estimado del contrato, la

clase de recursos y con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la que se iniciará el proceso de contratación.

Para adoptar el Plan Anual de Adquisiciones – PAA - se cumplirán las siguientes etapas:

a) El ordenador del gasto convocará en los primeros días del mes de octubre a los responsables de la elaboración y actualización del PAA de la vigencia fiscal que corresponda, el cual debe mostrar en detalle las etapas de planeación, diligenciamiento y modificación del PAA, así como especificar las actividades, señalando el tiempo para cada una de ellas.

b) El funcionario responsable de cada proyecto deberá elaborar el PAA de su respectiva delegación, oficina, secretaría, dirección o subdirección, cumpliendo los requisitos establecidos en la normatividad vigente, los lineamientos y formatos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– y el cronograma o fecha límite que establezca la Oficina de Planeación, lo cual someterá a aprobación de su superior jerárquico.

c) La dependencia solicitante, identificará la necesidad que se pretende satisfacer (objeto a contratar) y solicitará su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA -, en caso que ésta no se encuentre registrada, la cual debe estar acorde con los objetivos y metas plasmados en el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Anual de Gestión de la Entidad.

d) La Oficina Asesora de Planeación en coordinación con el Ordenador del Gasto se encargará de la organización y consolidación de la información contenida en el PAA, diligenciará el documento y solicitará su aprobación, designando un funcionario con un equipo de apoyo para tal efecto y se alimentará con los datos remitidos por cada una de las dependencias de la Entidad, quienes

serán responsables del PAA de su respectiva área. Cumplido lo anterior la Dirección de Contratación designará un funcionario para su publicación en el SECOP II.

e) De igual manera, deberán atender las recomendaciones y guías publicadas en el portal de Colombia Compra Eficiente:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx.

3.2. RESPONSABLES EN LA ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – PAA.

Responsable Estratégico: Los responsables estratégicos son: Superintendente Xxxxxxxx, Jefes de oficina, Directores, Gerentes de Proyecto, Directores Regionales, Coordinadores y Registradores de instrumentos públicos.

Función del Responsable Estratégico: Identificar la necesidad, verificar que esté consignada en el PAA, identificar si el rubro está por funcionamiento o proyecto de inversión, revisar el presupuesto oficial, elaborar los estudios previos, en coordinación con el responsable operativo.

Responsables operativos: Los responsables operativos:

i). Profesional: Cumple funciones que demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de la carrera profesional, diferente a la técnica profesional y

tecnológica, corresponde a funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.

ii). Técnico: Funciones que exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.

Función: Colaborar con el responsable estratégico en la definición de la necesidad de los servicios y bienes a contratar, apoyar con la remisión a Planeación de la información de los procesos de contratación.

3.3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Sólo en aquellos casos en que por necesidad del servicio se requiera adelantar procesos de contratación en plazos diferentes a los inicialmente proyectados y que modifique sustancialmente el periodo previsto inicialmente, se debe justificar, en forma debida para realizar la modificación del plan.

Para actualizar o modificar el PAA, cada dependencia de la Entidad deberá tramitar la solicitud de actualización o modificación a través del formato correspondiente señalando una breve justificación.

El Plan Anual de Adquisiciones se deberá actualizar cuando:

a) Se presenten ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.

b) Sea necesario incluir nuevas obras bienes y/o servicios.

c) Se requiera excluir obras, bienes y/o servicios.

d) Se deba modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

3.3.1. Procedimiento para la actualización del Plan Anual de Adquisiciones

Con base en los lineamientos y formatos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– y, previa aprobación del Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales, se realizará la actualización, modificación o eliminación del PAA.

a) La dependencia solicitante tramitará la solicitud de actualización o modificación a través del formato correspondiente con la debida justificación.

b) La Oficina Asesora de Planeación consolidará el Plan Anual de Adquisiciones incorporando la correspondiente actualización enviada por la dependencia solicitante y remitirá a la Dirección de Contratación para su publicación en el SECOP II.

c) La Dirección de Contratación publicará en el SECOP II, de conformidad con los lineamientos que para el efecto determine la Agencia Nacional de Contratación Pública

–Colombia Compra Eficiente – CCE.

3.4. ACTIVIDADES Y LOS RESPONSABLES EN LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES -PAA.

No.	ACTIVIDADES	RESPONSABLES
1	Definir Cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones	Oficina Asesora de Planeación/Ordenador del Gasto
2	Elaborar la Declaración Estratégica del Plan Anual de Adquisiciones	Oficina Asesora de Planeación
3	Identificar y describir la necesidad de obras, bienes y servicios que se pretende satisfacer (objeto a contratar) y además solicitarán su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe estar acorde con los objetivos y metas de la Entidad	Responsables estratégicos, es decir, Superintendentes Delegados, Directores, Jefes de oficina, Gerentes de Proyecto, Directores Regionales, Coordinadores y Registradores de instrumentos públicos
4	Revisar el rubro que se pretende afectar con la contratación, es decir, si es de funcionamiento o proyecto de inversión	Presupuesto
5	Analizar si existe presupuesto oficial para llevar a cabo el proceso de contratación y solicitar viabilidad presupuestal para financiar las obras, bienes y servicios que se prevé programar en el Plan Anual de Adquisiciones	Presupuesto
6	Dar viabilidad presupuestal para financiar las obras, bienes y servicios que se prevé programar en el Plan Anual de Adquisiciones. ¿Cuenta con viabilidad presupuestal? SI: Continúa con la siguiente actividad NO: Finaliza el procedimiento	Director Administrativo y Financiero
7	Solicitar autorización para inclusión o actualización de obras, bienes y servicios en el Plan Anual de Adquisiciones	Gerentes de Proyectos/Jefe de la dependencia solicitante
8	Autorizar inclusión o actualización de bienes y servicios en el Plan Anual de Adquisiciones. ¿Cuenta con autorización? SI: Continúa en la siguiente actividad	Directora de Contratación o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales Usuario Administrador

No.	ACTIVIDADES	RESPONSABLES
	NO: Finalizar el procedimiento	autorizado
9	Registrar la información en el aplicativo que contiene el Plan Anual de Adquisiciones	Oficina Asesora de Planeación
10	Consolidar la información en el aplicativo que contiene el Plan Anual de Adquisiciones	Oficina Asesora de Planeación
11	Publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II y en la página Web de la SNR	Dirección de Contratación/Usuario Administrador autorizado
12	Determinar la necesidad de actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. ¿Requiere actualizarse? SI: Vuelve a la actividad 5 NO: Fin del procedimiento	Dependencia que lo requiera

La Oficina Asesora de Planeación conforme a lo anterior tiene entre sus funciones de acuerdo con el numeral 6 del artículo 15 del Decreto 2723 de 2014 “Preparar, en coordinación con la Secretaría General y demás dependencias de la Superintendencia, el anteproyecto de presupuesto de la Entidad, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y la Superintendencia de Notariado y Registro”, programación de los presupuestos de funcionamiento y de inversión, que se realizará en el último mes del año anterior a la respectiva vigencia y en el primer mes de la misma incorporando dicha información para el plan anual de adquisiciones respectivo, dependiendo de los montos aprobados en los presupuestos de corto y largo plazo por el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la Ley de Presupuesto Nacional Anual.

Sólo en aquellos casos en que por necesidad del servicio se requiera adelantar procesos de contratación en plazos diferentes a los inicialmente proyectados y que modifique sustancialmente el periodo previsto inicialmente, se debe justificar, en forma debida para realizar la modificación del plan.

Anualmente, los supervisores de los contratos cuyas obligaciones no pudieron ser recibidas a satisfacción en el año que corresponden, deberá adelantar los trámites necesarios ante el Grupo respectivo (Dirección Administrativa y Financiera), para constituir la reserva presupuestal correspondiente, la cual deberá estar debidamente justificada, atendiendo la excepcionalidad de estas medidas y teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 4836 de 2011.

Si hay contratos que tengan compromisos de vigencias futuras, el supervisor del contrato debe informar al Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces, para realizar las reservas correspondientes, de lo cual remite copia a la Dirección de Contratación, para que repose en la carpeta del contrato correspondiente.

3.4.1. Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones

Cada Dependencia, Dirección, Delegada, o Jefe de Oficina, tomará las medidas internas necesarias para garantizar la contratación, sin perjuicio de la labor de seguimiento de la Dirección de Contratación y demás dependencias o funcionarios a que haya lugar.

La Dirección de contratación tomará las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones – PAA.

Sin perjuicio de lo anterior, se evaluará trimestralmente la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.

CAPITULO IV

DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y LICITACIÓN

La creación del comité de contratación de una Entidad Estatal es de carácter legal. La Entidad, mediante resolución, modifica, organiza y determina las funciones del Comité Asesor de Contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro.

La principal función del Comité de Contratación está dirigida a fijar lineamientos, orientar y decidir sobre los Procesos de Contratación de la Entidad Estatal.

4.1. JUSTIFICACIÓN

En desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, de los principios de transparencia, economía, responsabilidad, que tratan los artículos 23 a 26 de la Ley 80 de 1993 y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior de la entidad, la Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Resolución 7863 de 2019, modifica, organiza y determina las funciones del Comité Asesor de Contratación, para la adquisición de bienes y servicios.

4.2. NATURALEZA

El Comité Asesor de Contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro es la instancia asesora del Ordenador del Gasto de la entidad.

El Ordenador del gasto será el responsable de adoptar la decisión de adjudicación de los procesos de selección, así como de la suscripción de los respectivos contratos que

de ellos se deriven, previa recomendación del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

Tendrá una función de revisión, aprobación y sus recomendaciones tendrán poder vinculante.

4.3. COMPETENCIA DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN

Le compete al Comité Asesor de Contratación y Licitación la recomendación de la apertura de los procesos de selección y la recomendación del ordenador del gastos de adjudicar los procesos que se adelanten mediante las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada (por Subasta Inversa, Menor Cuantía), Acuerdo Marco de Precios que superen la Mínima Cuantía, Concurso de Méritos y Contratación Directa cuando involucre recursos públicos y supere la Mínima Cuantía, exceptuando los contratos de prestación de servicios, conforme a sus funciones. Adicionalmente, aquellos que considere el Ordenador del Gasto.

4.4. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

El Comité Asesor de Contratación de la Superintendencia de Notariado y Registro, está conformado por los siguientes funcionarios, quienes tienen voz y voto:

1. Secretario (a) General

2. El Superintendente Delegado para Tierras

3. El Superintendente Delegado para el Notariado

4. Superintendente Delegado para el Registro

5. El Director Administrativo y Financiero

6. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación

7. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Asistirán con voz, pero sin voto:

1. Asesor del Despacho del Superintendente de Notariado y Registro

2. El Director de Contratación

Así mismo, en calidad de asistentes:

1. El jefe de la Oficina de Control Interno

Parágrafo Primero. La asistencia de cada uno de los miembros al Comité Asesor de Contratación y Licitación es obligatoria, no obstante, su participación podrá delegarse en caso de ausencia temporal, mediante oficio debidamente suscrito por el titular.

En todo caso, no se podrá delegar la participación en el Comité Asesor de Contratación y Licitación cuando así lo solicite el Superintendente de Notariado y Registro.

Parágrafo segundo. Con la finalidad de explicar y/o aclarar aspectos e inquietudes que puedan surgir, el Comité Asesor de Contratación y Licitación podrá invitar a las sesiones a los Gerentes de los Proyectos de Inversión, a los funcionarios de la entidad que estime pertinente y a los contratistas encargados de preparar estudios, cuando ello resulte necesario para el mejor desempeño de la entidad en el tema a decidir. Los invitados participarán con voz, pero sin voto.

4.5. PRESIDENCIA DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y LICITACIÓN.

Le corresponde al Secretario (a) General presidir el Comité Asesor de Contratación y licitación, en su ausencia temporal lo reemplazará el Asesor del Despacho del Superintendente de Notariado y Registro.

4.5.1. Funciones del presidente del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

Son funciones del presidente del Comité Asesor de Contratación y Licitación, las siguientes:

1. Presidir las sesiones

2. Informar a la Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación la fecha y hora en que se llevarán a cabo las sesiones

3. Fijar el orden del día teniendo en consideración las solicitudes formuladas por las dependencias de la entidad.

4. Dirigir las reuniones del Comité Asesor de Contratación.

5. En casos excepcionales, autorizar la convocatoria a sesiones virtuales con apoyo de medios tecnológicos.

6. Suscribir las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité Asesor de Contratación.

7. Las demás que sean inherentes a la naturaleza del cargo.

4.6. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y LICITACIÓN

La secretaría técnica del Comité será ejercida por un funcionario de la planta de la Dirección de Contratación quien será un Profesional Especializado designado por el Director de Contratación.

4.6.1. Funciones del Secretario Técnico del Comité Asesor de Contratación y Licitación.

Son funciones del Secretario Técnico del Comité Asesor de Contratación y Licitación, entre otras, las siguientes:

1. Asistir al presidente del Comité Asesor de Contratación y Licitación para fijar el orden del día y cursar las convocatorias respectivas.

2. Citar con mínimo tres (3) días hábiles de antelación comité ordinario, por el medio más expedito, a los miembros del Comité con la información del orden del día y anexos de los asuntos a tratar. Citar con mínimo un (1) día hábil de antelación comité extraordinario. Se exceptúan las circunstancias de urgencia determinadas por el Ordenador del Gasto que ameriten la convocatoria de sus integrantes en forma inmediata.

3. Remitir la documentación necesaria para el análisis de los asuntos dispuestos en el orden del día.

4. Proyectar y tramitar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser enviadas a los miembros del Comité Asesor de Contratación y Licitación dentro de los cinco

(5) días hábiles siguientes a la finalización de la sesión, a fin de ser revisadas. En caso de que las actas requieran ajustes, el miembro del Comité deberá informarlo a la Secretaría Técnica a más tardar el día hábil siguiente del recibo de ésta.

5. Custodiar las actas con los asuntos tratados en las reuniones, así como crear un archivo donde se conserven los documentos, estudios y demás trabajos elaborados por el Comité Asesor de Contratación y Licitación.

6. Redactar los documentos que sean requeridos.

7. Coordinar la grabación de las sesiones del Comité y vigilar la seguridad de las mismas, cuando así se requiera.

8. Presentar en el mes de enero de cada vigencia fiscal un informe en el cual se dé cuenta de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y de Contratación de la entidad, de la vigencia inmediatamente anterior.

9. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus recomendaciones, el cual deberá ser entregado a los miembros del Comité Asesor de Contratación cada seis (6) meses.

10.Las demás que la presidencia del Comité Asesor de Contratación le asigne.

4.7.- FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN Y LICITACIÓN.

Son funciones del Comité Asesor de Contratación y Licitación, las siguientes:

1. Analizar y recomendar la aprobación de los estudios previos definitivos, anexos, pliegos de condiciones definitivos para los procesos contractuales que se adelanten mediante las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada (por subasta inversa y de menor cuantía), acuerdos marco de precios que superen la mínima cuantía, concurso de méritos y contratación directa cuando involucre recursos públicos y supere la mínima cuantía, exceptuando los contratos de prestación de servicios. Adicionalmente, aquellos que considere el ordenador del gasto.

2. Formular las observaciones técnicas, económicas y jurídicas que considere pertinentes al inicio de los procesos contractuales de la entidad, teniendo en cuenta la normativa vigente, los estudios y demás documentos elaborados por el área que requiere la contratación de los bienes y servicios.

3. Verificar que el gasto que se pretende efectuar se encuentre relacionado debidamente en el Plan Anual de Adquisiciones y de Contratación de la entidad para cada una de las vigencias.

4. Evaluar que el bien o servicio a contratar tenga directa relación con las competencias o funciones y responsabilidades de la dependencia y la entidad. En caso de que intervengan varias dependencias, convocará a todos los funcionarios involucrados.

5. Recomendar al Ordenador del Gasto, con base en el informe del Comité Evaluador, la adjudicación de la oferta que considere más favorable o la declaratoria de desierta del proceso de selección. En el evento en que el acto de adjudicación se lleve a cabo en una audiencia y existan méritos para modificar la evaluación de oferta puesta en conocimiento previamente al Comité Asesor de Contratación, el Ordenador del Gasto, si lo considera necesario, podrá convocar nuevamente al Comité. De lo contrario, el ordenador del gasto podrá realizar la adjudicación sin oír al Comité.

6. Recomendar al ordenador del gasto la revocatoria del acto de apertura cuando se presente alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 de la

Ley 1437 de 2011 o cuando sea necesario realizar cambios fundamentales a los estudios y documentos previos.

7. Formular recomendaciones al Ordenador del Gasto sobre las adiciones que superen la mínima cuantía, las declaratorias de caducidad e imposición de sanciones a contratistas. Adicionalmente, aquellos que considere el ordenador del gasto.

8. Recomendar al ordenador del gasto aspectos relevantes dentro del proceso contractual a fin de prevenir o minimizar el daño antijurídico.

9. Guardar la debida reserva respecto de la información otorgada por los miembros del Comité Evaluador o conocida a través de la documentación aportada al Comité Asesor de Contratación y Licitación, relacionada con las propuestas, su evaluación y el resultado del proceso.

10.Proponer políticas en materia de contratación estatal.

11.Atender la convocatoria del ordenador del gasto cuando éste lo considere necesario.

CAPÍTULO V

GESTIÓN CONTRACTUAL

Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de contratación.

5.1. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS

La Gestión contractual en la Superintendencia de Notariado y Registro, se realiza conforme a lo establecido en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, el Decreto 1882 de 2019 y demás Decretos reglamentarios, inicia con la solicitud de contratación que realiza la dependencia a la Directora de Contratación o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales,

adjuntando los estudios previos y demás documentos soporte requeridos según la modalidad de contratación.

El proceso de gestión contractual es un proceso de apoyo donde participan diferentes áreas de la Entidad, así como los órganos asesores creados para el proceso y que se señalan en el presente manual, siendo responsables de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de éste.

Los responsables de los diferentes proyectos de inversión y del presupuesto de funcionamiento son los encargados de establecer estos requerimientos para la programación correspondiente del Plan Anual de Adquisiciones - PAA, para lo cual deben presentar con anticipación, los documentos técnicos mínimos requeridos para cada proceso de contratación en el tiempo establecido para cada uno de ellos descritos en el CAPÍTULO VII - ACTUACIONES PREVIAS del presente Manual, con el fin iniciar el proceso respectivo por la Dirección de Contratación

La participación de cada dependencia está circunscrita a las competencias y funciones propias, descritas en el Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

El grupo, área o dependencia solicitante de la contratación tiene a cargo la definición de necesidades, requerimientos y especificaciones técnicas que deben regir el proceso de selección del contratista, la evaluación de criterios técnicos y económicos de selección, así como las condiciones de ejecución del contrato.

Cuando dos o más grupos o dependencias hagan parte de una misma solicitud de contratación, el estudio previo y demás documentos pueden ser suscritos por todos los solicitantes o una o algunas de las dependencias o grupos involucrados.

La dependencia deberá verificar su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA).

Una vez la solicitud de contratación sea aprobada y verificada la inclusión de la necesidad en el PAA, la Dirección de Contratación, de conformidad con el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, el Decreto 092 de 2017, el Decreto 1882 de 2018 y demás normas que los modifiquen o sustituyan, y dependiendo del objeto a contratar iniciará el respectivo proceso de selección, a través de alguna de las modalidades de selección de contratistas.

Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, Decreto 092 de

2017, Ley 1882 de 2018, Ley 1952 de 2019 y demás normas que las sustituyan, complementen o adicionen; dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos.

La solicitud de contratación debe presentarse a consideración del Comité Asesor de Contratación y Licitación para la apertura del proceso de selección y éste debe recomendar y/o autorizar la continuación del proceso (Ver el capítulo IV de esta manual),

5.1.1. Líder del Proceso de Contratación

El liderazgo del proceso de selección estará a cargo del grupo o dependencia solicitante de la contratación lo cual se define en el estudio previo.

El líder es el encargado de impulsar el proceso desde la etapa de planeación de la contratación y en la etapa precontractual, conforme a las actividades que se describen en el presente manual para el grupo o área solicitante.

La actividad del líder se soporta en la colaboración que las demás áreas participantes en la contratación deben prestar de acuerdo con los temas técnicos, jurídicos, financieros y/o económicos, según las competencias funcionales.

El líder es el encargado de coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias involucradas, para que cuente con la información que se produce durante las etapas de planeación y precontractual respectivas y pueda dar cuenta del estado del proceso de selección. Por lo tanto, la actividad del líder del proceso no es la de supervisión del contrato.

Todo trámite y toda solicitud relacionada con las etapas precontractual, contractual y post contractual, debe ir suscrito por el jefe del área respectiva o dependencia solicitante en caso que éste no sea el líder del proceso.

Las atribuciones, responsabilidad y funciones del supervisor se encuentran determinadas en el presente manual y en el Manual Interno de Supervisión e interventoría de la SNR y es el ordenador del gasto quien efectúa la designación del supervisor en el respectivo contrato, de acuerdo a lo establecido en el Estudio Previo.

CAPÍTULO VI

MODALIDADES DE SELECCIÓN DE LOS CONTRATISTAS

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, las siguientes son las modalidades de selección de contratistas:

6.1. LICITACIÓN PÚBLICA: Es la regla general para la selección de contratistas, cuando no aplica otra modalidad de selección y cuando la cuantía del objeto a contratar supera la menor cuantía de la Entidad, según lo establecido en el literal b), numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual debe tenerse en cuenta el presupuesto de la Entidad expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.

6.2. SELECCIÓN ABREVIADA: Es la modalidad de selección prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia y transparencia de la gestión contractual.

Esta modalidad de selección permite adelantar tres (3) tipos de procedimientos: (i) subasta inversa y (ii) bolsa de productos (iii) Acuerdo Marco de Precios. Está compuesta por varios procedimientos simplificados, establecidos en la Ley 1150 de 2007:

i) Adquisición o suministro de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, sin importar cuantía.

• Bienes y servicios con características técnicas uniformes: Son los bienes que prestan la misma utilidad para la Entidad y satisfacen la necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial.

• Bienes y servicios de común utilización: Son los bienes requeridos o demandados por las Entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes, para satisfacer las necesidades, sin importar que se trate de un particular o una Entidad Estatal.

ii) Acuerdos Marco de Precios, establecidos en el literal b) del numeral 2 del Artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y en el parágrafo 5 del mismo artículo y reglamentado en los artículos 2.2.1.2.1.2.7 al 2.2.1.2.1.2.10 del Decreto 1082 de 2015. Este procedimiento es obligatorio para las Entidades del nivel central de la rama ejecutiva

iii) Subasta Inversa, que puede ser electrónica o presencial, se encuentra regulada en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 del 2015, la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

iv) Bolsa de Productos, una Bolsa de productos funciona como una entidad mediadora, que hace posible que vendedores y compradores se junten en un mercado organizado, donde se negocian bienes y servicios.

Las negociaciones se dan a través del proceso de subasta pública, a viva voz o en línea, en un ambiente transparente y altamente competitivo.

Los productos se negocian por descripción, es decir, sin la presencia física de los mismos; todo dentro de un marco reglamentado, que permite poner en igualdad de oportunidades a todos los participantes xxx xxxxxxx y donde se garantiza la calidad de los productos y la liquidación de los mismos.

Una bolsa de productos y servicios es un mercado diseñado para reunir a ambas partes de una negociación; es un sitio donde cualquier persona o Empresa que quiera comprar, pueda comprar, y cualquier persona o Empresa que quiera vender, pueda vender; ya sea un producto o un servicio, todo en un mismo lugar.

v) Contratación de Menor Cuantía, se entiende por menor cuantía los valores que correspondan según el presupuesto anual de la Entidad, expresado en salarios mínimos legales mensuales, según certificación expedida por la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección de Contratación de la Entidad, de acuerdo a lo establecido por la Ley 1150 de 2007.

vi) Selección Abreviada cuando el proceso de licitación pública haya sido declarado desierto, en el evento en que un proceso de Licitación Pública se declare desierto, se podrá iniciar un nuevo proceso para la contratación del mismo objeto contractual, dentro de la cuatro (4) meses siguientes a la declaración de desierta del proceso de Licitación Pública, usando como modalidad de selección la selección abreviada.

6.3. CONCURSO DE MÉRITOS: Establecido en el Artículo 2, numeral 3 de la Ley 1150 de 2007 y corresponde a Ia modalidad prevista para contratación de los servicios de consultoría y proyectos de arquitectura: Éste podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

6.4. CONTRATACIÓN DIRECTA: Artículo 2, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007. Esta modalidad de selección cuyo procedimiento es más ágil y corto. Permite la escogencia del contratista prescindiendo de la convocatoria pública. Se tramita para las siguientes causales, definidas en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007:

i) Urgencia Manifiesta

ii) Empréstitos

iii) Contratos Interadministrativos

iv) Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

v) Encargo fiduciario

vi) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado

vii) Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales

vii) Arrendamiento o adquisición de inmuebles.

6.5. MÍNIMA CUANTÍA: Es la contratación de bienes, servicios, consultorías y obras cuyo valor no excede xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su objeto. Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. La mínima cuantía también puede ser adelantada a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano de Colombia Compra Eficiente mediante el procedimiento de adquisición de Bienes y Servicios en Grandes Superficies.

CAPITULO VII

ACTUACIONES PREVIAS

7.1. Actuaciones Previas

Los responsables de los diferentes proyectos de inversión y del presupuesto de funcionamiento son los encargados de establecer los requerimientos para la programación correspondiente del Plan Anual de Adquisiciones, para lo cual deben presentar con anticipación, los documentos técnicos mínimos requeridos para cada proceso de contratación en el tiempo establecido para cada uno de ellos, descritos en el presente capítulo de este Manual, con el fin iniciar el proceso respectivo por la Dirección de Contratación.

Posteriormente, los respectivos estudios previos deberán elaborarse en coordinación con los responsables operativos (profesionales o técnicos) del área o dependencia respectiva, quienes procederán a su estructuración conforme a los conocimientos

propios de la carrera profesional o de la ciencia o técnica a la que pertenecen, los cuales deben estar acompañados por los estudios de sector, análisis xx xxxxxxx, matriz de riesgos, anexos respectivos y contar con la aprobación del responsable de la dependencia u oficina respectiva

Las actuaciones previas a cualquier proceso de contratación deben ser realizadas por el área interesada en el mismo, o por la dependencia que tenga la necesidad.

Es importante tener en cuenta los términos mínimos estimados para efectuar la radicación de solicitudes de contratación en la Dirección de Contratación, por parte de los grupos o dependencias solicitantes.

Las solicitudes deben contar con la totalidad de los documentos y requisitos que se establecen en el presente manual. Dichos documentos deben estar elaborados y sustentados completa y correctamente, de tal forma que el respectivo proceso se pueda sujetar a los siguientes términos:

⮚ Licitación pública: mínimo tres (3) meses anteriores a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Selecciones abreviadas: mínimo dos (2) meses anteriores a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Concurso de méritos abierto: mínimo dos (2) meses anteriores a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Concurso de méritos por el sistema de precalificación: mínimo tres (3) meses y quince (15) días anteriores a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Acuerdo marco de precios: mínimo tres (3) semanas de anterioridad a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Adquisición en grandes superficies: mínimo tres (3) semanas de anterioridad a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Mínima cuantía: Mínimo un (1) mes anterior a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

⮚ Contratación directa: mínimo dos (2) semanas de anterioridad a la fecha en que se tiene previsto iniciar la ejecución del contrato.

NOTA: Para el caso de los procesos de selección para los cuales apliquen los acuerdos comerciales, debe tenerse en cuenta que el tiempo indicado anteriormente para cada proceso puede aumentar de acuerdo con los periodos mínimos previstos en el Manual o instructivo respectivo que para el efecto expide Colombia Compra Eficiente

CAPITULO VIII

GESTIÓN CONTRACTUAL Y SUS PROCEDIMIENTOS

A continuación, se presentan las actividades detalladas que deben adelantarse para llevar a cabo un proceso de selección, de acuerdo con cada una de las modalidades establecidas en la Ley; así como los responsables al interior de la Superintendencia para cada una de las Actividades.

8.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual es aquella en la que se enmarcan todas las gestiones y actividades necesarias para la correcta planeación, identificación de necesidades, análisis y estudios previos, estudios del sector y xxx xxxxxxx, matriz de riesgos, selección del contratista, entre otros.

8.1.1. Solicitud de contratación

La solicitud de contratación junto con los estudios previos y demás documentos requeridos, según la modalidad de contratación, se presentará ante la Directora de Contratación o el Ordenador del Gasto en Asuntos Contractuales, dependencia encargada de verificar la inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, corroborado lo cual, asignará la solicitud a la Dirección de Contratación para que adelante el trámite respectivo.

8.1.2. Estudios y Documentos Previos

Los estudios previos comprenden todas las actividades encaminadas a la planeación del contrato, abarcando el estudio de conveniencia y oportunidad, la adecuación de la contratación al Plan Anual de Adquisiciones y de inversiones de la entidad, análisis del sector, el estudio xx xxxxxxx, las autorizaciones, los documentos necesarios, la identificación del contrato, el análisis de riesgos con su respectiva matriz de riesgos, de

tal manera que permita estructurar un adecuado pliego de condiciones y así facilitar la presentación de las propuestas, asegurar los criterios de evaluación, si es que hubiere lugar a una convocatoria pública, o a una idónea contratación, si ésta fuere en forma directa.

Así mismo, en los términos de los numerales 7 y 12 del artículo 25, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, con los estudios previos se reflejará el análisis que la Superintendencia de Notariado y Registro ha realizado sobre la necesidad del bien o servicio, así como la conveniencia y oportunidad para desarrollar la contratación, también deben incluir los diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable que permita la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

Los análisis, estudios y documentos previos, hacen referencia a requisitos de orden legal que deben preceder todo proceso contractual con independencia de su modalidad de selección, pero con las particularidades de la naturaleza de cada contrato (estudios previos, análisis del sector, estudios de costos, estudios de factibilidad, técnicos, planos, diseños, condiciones técnicas con la respectiva viabilidad técnica, los capítulos de contenido técnico xxx Xxxxxx de Condiciones (para los casos de convocatoria pública), matriz de riesgos y los formatos de índole técnico y económico, o los que apliquen según el caso específico).

En consecuencia, su contenido es responsabilidad del jefe de la dependencia solicitante o coordinador o director que haga uso de la iniciativa de gasto, sin perjuicio de las responsabilidades propias de la distribución de tareas al interior de las dependencias.

Los servidores públicos y contratistas deberán obrar con la debida diligencia y cuidado para elaborar los estudios y documentos previos, observando estrictamente los principios de responsabilidad, transparencia, moralidad, planeación, eficiencia,

austeridad y el deber de selección objetiva, para el logro y cumplimiento de la misión y función institucional que se persiguen con la contratación de bienes y servicios.

La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados.

Como prerrequisito de los estudios previos, en cualquiera que sea el objeto a contratar, la dependencia en donde exista la necesidad deberá realizar el análisis del sector económico y de los oferentes de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.6.1., del Decreto 1082 de 2015; al igual lo atinente a la determinación de requisitos habilitantes y a la evaluación del riesgo, al estudio económico en el cual es parte principal el estudio xx xxxxxxx con el debido análisis de la dependencia correspondiente.

Los Estudios Previos y documentos previos son indispensables dentro del proceso contractual, ya que son el soporte del proceso de planeación que realizó la dependencia solicitante para identificar una necesidad, priorizarla y recomendar al ordenador del gasto, que sea suplida mediante el mecanismo de la contratación.

Es importante que la dependencia solicitante se apoye en los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente, los cuales se pueden ser consultados y descargados en el link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

8.1.2.1. Contenido de los análisis y estudios previos

De acuerdo al Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082, los Estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:

8.1.2.1.1. Definición, descripción y justificación de la necesidad que la Superintendencia pretende satisfacer con la contratación, esto es, con la adquisición del bien, la prestación del servicio, la ejecución de la obra, la asociación o cooperación.

La contratación debe estar encaminada al cumplimiento de los cometidos y fines estatales, en caso de los proyectos de inversión, o a su funcionamiento en caso de los gastos de esta naturaleza; en consecuencia, el objeto del contrato debe tener una relación con éstos.

De esta forma este acápite de los estudios debe:

• Responder a las preguntas de: qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar, cuándo, cómo, definir quiénes serán los usuarios finales de los bienes, servicios u obras a adquirir y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto contratar.

• Delimitar esquemática, precisa y concreta de la necesidad a satisfacer dentro del proceso contractual, acorde con las finalidades estatales.

• Exponer las razones por las cuales se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado.

• Describir la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de bienes o servicios

Se recomienda que en todos los casos la dependencia solicitante determine la necesidad a partir de la misión y funciones de la Superintendencia, así como al Plan Nacional de Desarrollo y como de los planes y programas específicos de la Superintendencia de Notariado y Registro.

8.1.2.1.2. Definición técnica de la forma en que la Superintendencia puede satisfacer su necesidad que, entre otros, puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o pre-diseño.

Resulta necesario que desde la perspectiva técnica se identifiquen las características y condiciones mínimas que permitan su contratación y ejecución.

En este acápite deben incluirse también los análisis que realizó el área técnica para determinar que la contratación descrita puede ser satisfecha de la mejor forma a través del proceso de selección que se propone, por lo que se deben analizar las diferentes alternativas que ofrece el mercado para satisfacerla, incluso cuando no sea posible hacerlo a través de un proceso de convocatoria pública, debe señalarse cuáles son las razones por las cuales se acude a una determinada forma de contratación.

Aspectos que debe contener el mencionado escrito:

▪ La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

▪ Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

▪ Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

▪ Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

8.1.2.1.3. El Objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar

8.1.2.1.3.1. Objeto: El objeto del contrato es la prestación mutua entre las partes, esto es, un elemento esencial que permite determinar aquello que satisface la necesidad de la Entidad que motiva la contratación.

Es la forma en que la Superintendencia de Notariado y Registro establece cuál es el bien, servicio u obra que pretende adquirir para satisfacer una necesidad.

El objeto a contratar debe definirse de manera concreta, clara, y detallada, teniendo en cuenta la modalidad del contrato que se va a celebrar.

Los objetos deben corresponder a bienes, servicios u obras que se prestarán a la Superintendencia y no a una determinada dependencia; así mismo, que corresponda a un objeto amplio, esto es, que no se circunscriba a una sola de las obligaciones contractuales, sino que responda a la integralidad de aquello que se desea contratar.

8.1.2.1.3.2. Alcance del objeto. Se utiliza para especificar el contenido del objeto o precisarlo, aclararlo o singularizarlo de forma tal que sus límites o su extensión sean concretos. Su uso no es obligatorio.

8.1.2.1.4. Especificaciones: Hace referencia a las calidades o características específicas del bien o servicio requerido, las cuales serán desarrolladas y plasmadas en las obligaciones del contrato, así como a la forma o particularidades de cómo debe ser cumplido.

Igualmente, en este ítem se deben incluir los siguientes aspectos:

8.1.2.1.5. Obligaciones del Contratista. Corresponde a las actividades que deberá desarrollar el Contratista con el fin de dar cumplimiento al objeto contractual. Estas actividades deberán ser coherentes con la modalidad contractual. Su redacción, por regla general, debe iniciar con verbos en infinitivo.

Adicionalmente, el estudio previo debe contener las Obligaciones Generales y las Obligaciones Específicas de conformidad con el objeto y las características específicas del bien y/o servicio con el cual se busca satisfacer la necesidad de la entidad.

De acuerdo a las características propias del bien, obra, o el servicio a contratar podrán pactarse obligaciones post contractuales, cuyo cumplimiento se dará inclusive con posterioridad a la liquidación del respectivo contrato.

8.1.2.1.6. Obligaciones de la Superintendencia. Se refieren a las actuaciones a cargo de la Superintendencia y que estén directamente relacionadas con las actividades del Contratista.

8.1.2.1.7. Productos. Los productos son el resultado total o parcial del cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones consagradas en el mismo.

Estos deben tener relación directa con el objeto y las obligaciones. Deben ser específicos, cumplir con contenidos mínimos previamente dispuestos en los Estudios Previos y de igual forma vinculados a los pagos a realizar durante la ejecución del contrato.

Cuando la ejecución del contrato suponga la entrega de productos, debe disponerse entre las obligaciones del contratista la presentación de cronograma en el que se fijará en forma conjunta por la supervisión y/o Interventoría del contrato, las fechas o plazos

de dichas entregas, la forma de las mismas y de considerarlo procedente, los requisitos de verificación.

Los informes de avance y ejecución que debe presentar el contratista para efectos de pago no se entienden como productos.

8.1.2.1.8. Informes Hace referencia al documento o documentos que debe presentar el Contratista donde dé cuenta de las actividades contractuales desarrolladas en ejecución o avance del objeto contractual, razón por la cual deben estar asociados a las mismas. Se precisa que los informes pueden ser de carácter técnico, administrativo o financiero y de esta forma deben establecerse en los Estudios Previos, según se requiera.

8.1.2.1.9. Plazo de Ejecución/Plazo de Entrega: Es el lapso acordado por las partes para el cumplimiento del marco obligacional asignado a cada una de ellas. Dicho plazo puede estar sometido a una fecha cierta y/o al cumplimiento de una condición conforme a la naturaleza del contrato suscrito, el cual en todo caso dará inicio una vez se perfeccione el contrato y se dé cumplimiento a los requisitos de ejecución (aprobación de la garantía única, expedición del Registro Presupuestal; inicio de la cobertura de la afiliación a la ARL (en los casos que aplique), acta de inicio, y demás requisitos pactados por las partes).

Dicho plazo debe acoger el principio de anualidad y lo consagrado en las disposiciones legales vigentes relacionadas con los asuntos presupuestales.

Deberá tenerse presente la existencia o afectación de vigencias futuras o constitución de reserva presupuestal, evento en el cual, el plazo de ejecución puede llegar a extenderse más allá de la vigencia dentro de la que fue suscrito el contrato.

En algunos, en especial en los de compraventa y suministro, es posible que el plazo de ejecución sea superior al plazo de entrega, caso en el cual deberán quedar claros los dos momentos y las condiciones u obligaciones que se deben cumplir en cada uno de ellos.

8.1.2.1.10. Lugar de Ejecución: Por regla general el lugar de ejecución de los contratos será la ciudad de Bogotá, D.C., sin embargo, dada la connotación del objeto celebrado podrán establecerse otros sitios del territorio nacional.

En el caso de contratos en donde las obligaciones se centren en la entrega de bienes, deberá establecerse claramente el lugar donde se deberán entregar los mismos.

Si el contrato de prestación de servicios incluye desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá, deberá establecerse la obligación a cargo del Contratista de realizar dichos desplazamientos, de acuerdo a lo señalado por el Supervisor del Contrato, sin perjuicio de que dichos costos deban contemplarse dentro de la planeación del contrato.

8.1.2.1.11. Domicilio Contractual: Independientemente del lugar en el que se ejecutarán las actividades y las obligaciones del contrato, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D.C.

8.1.2.1.12. Contrato a Celebrar: A continuación, se enuncian algunas tipologías contractuales de más común utilización, así:

• Prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Son los contratos celebrados por las Entidades Estatales en aquellos eventos en que no existe personal de planta vinculado a la Entidad o no es suficiente para que presente determinado servicio

o cuando requiere de conocimientos especializados, en razón de la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia. La jurisprudencia del Consejo de Estado ha indicado que el contrato de prestación de servicios profesionales son “(…) todos aquellos cuyo objeto esté determinado materialmente por el desarrollo de actividades identificables e intangibles que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad tendiente a satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión administrativa o funcionamiento que ellas requieran, bien sea acompañándolas, apoyándolas o soportándolas, al igual que a desarrollar estas mismas actividades en aras de proporcionar, aportar, apuntalar, reforzar la gestión administrativa o su funcionamiento” – Sentencia el Consejo de Estado del 2 de diciembre de 2013 – Radicación No. 11001-03-26-000-2011-00039-00(41719).

• Suministro. Es un contrato comercial en el cual una parte (proveedor o suministrador) se compromete a realizar en el tiempo una serie de entregas periódicas, es decir de tracto sucesivo, a cambio de un pago o contraprestación.

• Compra-venta. Es el contrato mediante el cual una parte, el vendedor, se obliga a transferir la propiedad de un bien al comprador y éste, a su vez se obliga a pagar su precio en dinero.

• Obra Pública. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera sea la modalidad de ejecución y pago.

• Concesión. Son contratos de concesión los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación explotación, organización o gestión total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra

o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la

entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

• Consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales para la contratación de la elaboración de estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

• Convenio de Asociación. Los convenios de asociación se celebran entre la entidad pública con una persona jurídica particular sin ánimo de lucro. Eta forma asociativa se realiza para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos que les asigna a las partes xx Xxx.

• Convenio Interadministrativo. Son convenios interadministrativos los que se celebran entre entidades estatales para aunar esfuerzos que le permitan a cada una de ellas cumplir con su misión u objetivos. Cuando las entidades estatales concurren en un acuerdo de voluntades desprovisto de todo interés particular, cuando la pretensión fundamental es dar cumplimiento a obligaciones previstas en el ordenamiento jurídico, la inexistencia de intereses opuestos genera la celebración de este tipo de convenios.

• Contrato Interadministrativo. Es el contrato suscrito entre dos o más entidades públicas que se caracteriza por la realización de determinadas actividades, por una de las partes acordes a su objeto o reglamentos internos a cambio de una contraprestación.

• Xxxxxxxx Xxxxx. Es un acuerdo en el que las partes manifiestan su voluntad de cooperar en determinadas áreas y mediante la realización de actividades. El

desarrollo de las actividades se concreta con la suscripción de convenios específicos, en los cuales se definen las condiciones particulares para llevar a cabo dichas actividades.

• Contrato de encargo fiduciario. Es el contrato mediante el cual una parte llamada fiduciante entrega en administración uno o más bienes a otro llamado fiduciario, sin que exista transferencia de propiedad ni se constituya un patrimonio autónomo diferente al propio titular de los bienes administrados. Su alcance se circunscribe a la administración o manejo de recursos vinculados a contratos que las entidades estatales celebren y le son aplicables por regla general las normas aplicables al contrato de mandato.

• Contrato xx xxxxxxx pública. Contrato entre Entidades del Estado del Orden Nacional y Territorial con entidades fiduciarias en desarrollo de los cuales la Fiduciaria realiza operaciones de recaudos, pagos, administración de convenios de concurrencia, inversión de recursos, pignoración xx xxxxxx como fuente de pago de obligaciones, administración de pasivos pensionales. Los negocios fiduciarios del sector público están reglamentados mediante leyes, decretos, directivas presidenciales y el Estatuto General de la Contratación Pública.

• Contrato de Arrendamiento: El contrato de arrendamiento es por definición, aquel en virtud del cual una de las partes se obliga a proporcionarle a otra el uso y el goce de una cosa, durante cierto tiempo, y la otra parte a su vez, a pagar un precio determinado como contraprestación

• Comodato: El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso

8.1.2.1.13. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto:

Si el contrato a celebrar incluye diseño y construcción, en el estudio previo debe enunciarse los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, los cuales deben incluirse físicamente como anexo a los estudios previos.

8.1.2.1.14. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

El análisis se debe realizar de acuerdo con las condiciones establecidas en el acápite de modalidades de selección, que determina las condiciones para optar por una u otra modalidad.

▪ Se debe indicar las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista.

▪ Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

▪ En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan.

▪ En el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa, en los casos que aplique. En caso de que se acuda a la modalidad de contratación directa, deberá justificarse la procedencia de la misma

de conformidad con las pautas dadas en la Circular Conjunta No. 14 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República.

8.1.2.1.15. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.

El valor estimado y la justificación indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

Es imperativo contar con una correcta elaboración y análisis técnico que soporte el valor del bien o servicio a contratar.

Se deberá dejar constancia de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

8.1.2.1.15.1. Análisis del sector económico y de los oferentes

En esta etapa la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la dependencia solicitante, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 y en la Guía para la Elaboración e Estudios del Sector de la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación. Este análisis consiste en comparar los criterios xx xxxxxxx de la futura contratación, tomando en cuenta la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, aspectos técnicos del sector técnico y de análisis

de los riesgos requeridos, esto es la respuesta a los siguientes interrogantes: qué se necesita?; quién lo vende?; cuáles son las condiciones comerciales que las empresas ofrecen para su adquisición?, cuál ha sido el comportamiento de la oferta y la demanda?; cómo se adquiere?; en qué montos?; entre otras condiciones que delimitan el respectivo sector; requiere entonces la participación de equipos multidisciplinarios en su elaboración que, además de los conocimientos propios o técnicos del bien o servicios a contratar, posean conocimientos o experiencia en la identificación de los sectores económicos, aspectos organizacionales de empresas, finanzas corporativas y aspectos comerciales empresariales, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

El análisis del sector ofrece herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. El alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.

El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación, con independencia de la naturaleza del contrato o de la modalidad de selección.

A manera enunciativa se establecen los aspectos mínimos a tener en cuenta así:

Aspectos Generales: Hace referencia a la revisión y análisis de los aspectos generales xxx xxxxxxx del bien o servicio, así como aspectos económicos, comerciales (incluido comercio internacional si aplica), técnicos y legales.

En esta sección se pueden desarrollar entre otros los siguientes interrogantes:

• ¿A qué sector económico pertenece el bien, obra o servicio a contratar?. Se deben codificar de acuerdo con la Guía para la codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas – UNSPC, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

• ¿Cómo se ha comportado históricamente, el sector del bien, obra o servicio, que se va a contratar?

• ¿Aplican normas o especificaciones técnicas, o de calidad?

• ¿Existe un contexto social especial para el sector del bien, obra, o servicio que requiero contratar?

Análisis de la Demanda Hace referencia a las adquisiciones previas y al histórico de compras de la Superintendencia y de otras entidades.

En esta sección se pueden desarrollar entre otros los siguientes interrogantes:

• ¿La Superintendencia ha contratado este bien, obra, o servicio antes?

• ¿Cómo se han contratado estos bienes, obras o servicios en otras oportunidades?

• ¿Otras Entidades ya han contratado el bien, obra o servicio que requiero?

• ¿Cuál es la modalidad, plazos, cuantías, garantías, autorizaciones, condiciones de pago, oferentes, entre otras que ha utilizado la Superintendencia y otras Entidades para la contratación del bien o servicio que requiero?

Análisis de la oferta: hace referencia a determinar quién vende, así como cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes o servicios. De este análisis se derivan los aspectos financieros que harán parte del proceso de selección como requisitos habilitantes.

En esta sección se pueden desarrollar entre otros los siguientes interrogantes:

• ¿Quién vende?

• ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?

• ¿Cuáles son las características técnicas y financieras de los proveedores del bien, obra o servicio, que permitan estructurar requisitos de la contratación?

Para elaborar el análisis del sector, se deben seguir las directrices contenidas en la ”Guía para la Elaboración de Estudios del Sector“ expedida por Colombia Compra Eficiente

De toda la actuación debe dejarse constancia en los Estudios Previos.

8.1.2.1.15.2. Estudio o análisis xxx xxxxxxx

En los estudios previos, el área interesada en la contratación debe hacer un análisis xxx xxxxxxx relativo al objeto de contratación desde la perspectiva legal para lo cual debe solicitarse cotizaciones, análisis de precios históricos o demás variables necesarias para la comparación de la realidad xxx xxxxxxx. Igualmente se debe analizar la parte comercial, financiera organizacional, técnica y de análisis de riesgo.

Para estructurar el Análisis del Sector, se debe tener en cuenta lo estipulado en el Manual de Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector, la cual en sus aspectos generales establece:

“La Entidad Estatal debe revisar los aspectos generales xxx xxxxxxx del bien, obra o servicio que sean relevantes en el Proceso de Contratación. Para el efecto, Colombia Compra Eficiente recomienda analizar, entre otros, los siguientes contextos, los cuales pueden tener un alcance local, regional, nacional o internacional, dependiendo del Proceso de Contratación.

1. Económico: Análisis de datos de: (i) productos incluidos dentro del sector; (ii) agentes que componen el sector; (iii) gremios y asociaciones que participan en el sector; (iv) cifras totales de ventas; (v) perspectivas de crecimiento, inversión y ventas; (v) variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del SMMLV y la tasa de cambio; (vi) cadena de producción y distribución; (vii) materias primas necesarias para la producción y la variación de sus precios; y (viii) dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando, en caso de que aplique.

2. Técnico: Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación, incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades xx xxxxxxx y las nuevas tendencias como: (i) cambios tecnológicos, (ii) amplitud de la oferta de características de los productos; (iii) especificaciones de calidad; (iv) condiciones especiales para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia, etc.) y (v) tiempos de entrega.

3. Regulatorio: La Entidad Estatal debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien, obra o servicio, como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo regulaciones xx xxxxxxx, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro tipo, así como las modificaciones recientes a tales regulaciones y el impacto en su aplicación. También debe estudiar si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia.

4. Otros: La Entidad Estatal debe establecer otros contextos como ambiental, social, político u otro si es conveniente y relevante para conocer el sector…”

El análisis o sondeo xxx xxxxxxx refleja lo que de acuerdo con las reglas xxx xxxxxxx debe ser el costo de los bienes, servicios, obra, monto de los honorarios/meses-horas, o jornales, perfiles, imprevistos, impuestos, insumos necesarios para la ejecución del servicio o entrega de los bienes, u obras, etc., en un lugar específico, bajo determinadas circunstancias y conforme a las variables que el objeto del contrato implique, tales como cantidad, calidad, especialidad, lugar de ejecución, logística, transporte, tiempo de ejecución, condiciones geográficas, de orden público, componentes del bien o servicio a contratar, garantías, etc.

Es decir que el estudio xx xxxxxxx debe comprender todos los costos que conlleva el proceso de selección (si hay lugar a ello), la celebración del contrato y la total ejecución del mismo incluidas las obligaciones post contractuales.

Este estudio debe permitir a la Superintendencia adquirir bienes y servicios con costos razonables y a precios xx xxxxxxx, para lo cual deben tenerse en cuenta los siguientes parámetros:

• Sustentarse en todas las fuentes de información que sean asequibles, para lograr establecer un valor estimado razonable, evitando la subjetividad. Estas fuentes pueden ser, entre otras:

i) Cotizaciones. La dependencia que requiere la contratación de bienes, obras o servicios para los cuales existan varios proveedores, debe solicitar inicialmente por la Plataforma SECOP II, las solicitudes de cotización por el módulo previsto para ello, circunstancia que en ningún caso podrá obviarse. Una vez finalizada la Solicitud de Información a Proveedores y al no obtener cotizaciones o el número de las cotizaciones no supere el mínimo requerido, deberá dejar constancia y posteriormente de manera escrita remitir a un número plural de cotizaciones (sin perjuicio de que pueda argumentar que no existe este número de proveedores en el mercado). En la solicitud de cotización deberá informarse a los proveedores en forma clara, las condiciones particulares del objeto a contratar, a manera de ejemplo: Cantidad de bienes, números de mantenimientos, plazo, transporte, garantías, costos asociados, impuestos, tasas y contribuciones, gastos de

personal, entre otros, indicándoles que dicha solicitud de cotización a mínimo tres (3) proveedores de los bienes o servicios a adquirir (si las condiciones xxx xxxxxxx lo permiten) y contar con mínimo dos (2) cotizaciones de proveedores, que incluyan cada uno de los requisitos solicitados por la Entidad para iniciar el proceso de contratación. Si no es posible obtenerlas, se debe dejar constancia de esta circunstancia, y acudir a otro mecanismo de valoración, pudiendo usarse la única cotización allegada como un referente.

Las cotizaciones allegadas deben identificar claramente el proveedor y su fecha de expedición y vigencia, y deben guardar relación directa con las condiciones señaladas por la Superintendencia en la comunicación de solicitud.

Las cotizaciones que no guarden relación en su integridad con las condiciones particulares del objeto y especificaciones a contratar no pueden ser tenidas en cuenta en el análisis económico. En el evento de diferir en algunos aspectos, éstos deben ser determinados y justificados por el jefe de la dependencia que requiere la contratación.

ii) Otras fuentes de información: De igual manera y cuando proceda podrán utilizarse como otras fuentes de información, las siguientes:

✓ Valores de referencia históricos del bien, obra o servicio a contratar, teniendo en cuenta la respectiva inflación.

✓ Estudios xx xxxxxxx realizado en el marco de otros procesos de contratación relacionados.

✓ Ajustes de cotizaciones con precios de otros procesos de selección relacionados.

✓ Ofertas de anteriores procesos indexadas en caso de aplicar.

Los datos obtenidos se deben analizar comparativamente, de manera que permitan realizar la proyección y el análisis económico, especificando el costo estimado de los bienes, obras o servicios a contratar.

Para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión con personas naturales, el costeo de los honorarios se debe realizar de acuerdo con los perfiles, estudios y experiencia y el alcance de las obligaciones y productos a entregar, utilizando la tabla vigente de honorarios de contratistas de la Superintendencia, adoptados mediante la correspondiente Resolución por cada vigencia fiscal.

La tabla de honorarios igualmente podrá ser considerada para efectos de estimar los costos de personal requerido en otro tipo de contratos. Es preciso señalar, que cuanto se trate de contratos de prestación de servicios con personas jurídicas o cuando existan vacíos en la reglamentación de honorarios, los mismos deben suplirse acudiendo a otras formas de valoración xxx xxxxxxx.

Para el concurso de méritos, adicionalmente debe tenerse en cuenta (dependiendo de las particularidades de cada proceso) el costo del factor multiplicador (actividades o productos, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista), además de incluir todos los costos que conlleve la ejecución del contrato que resulte del proceso de selección.

El estudio xx xxxxxxx con todos los análisis debe estar firmado por el jefe de la dependencia solicitante de la contratación o incluirse dentro del documento de estudios previos y debe acompañarse de las solicitudes de cotización, las cotizaciones y demás soportes del mismo.

Del análisis de costos que soporta el valor estimado para los convenios que suscriba la Superintendencia, la dependencia solicitante (área técnica) debe dejar soporte y justificación en el estudio previo de la forma como se estableció y calculó el mismo.

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la dependencia solicitante (área técnica) debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos.

8.1.2.1.16. Valor del contrato:

El valor debe expresarse en pesos colombianos, e incluir todos los costos directos o indirectos, impuestos, tasas y contribuciones de carácter internacional, nacional y/o territorial, que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato.

Cuando se trate de un contrato con un valor no determinado, pero determinable, deben estipularse con claridad los criterios precisos para establecer el valor final del mismo.

Se debe indicar con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial de la respectiva contratación, los costos asociados a la misma, los que conlleven la participación en el proceso de selección y todos los requeridos para su total ejecución. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon para establecer el presupuesto y el soporte respectivo.

Igualmente se debe indicar que el mismo se ajusta al Plan Anual de Adquisiciones y Plan de Acción de la Superintendencia, indicando el proyecto respectivo.

8.1.2.1.16.1. Forma de pago: