SECRETARÍA GENERAL ORDEN EJECUTIVA No. 05-06 ANEXO NORMAS PARA LA NEGOCIACIÓN, PREPARACIÓN, REVISIÓN, FIRMA Y REGISTRO DE ACUERDOS EN LA SECRETARÍA GENERAL ARTÍCULO I DEFINICIONES PARA EFECTOS DE ESTA ORDEN EJECUTIVA
13
SECRETARÍA GENERAL
ORDEN EJECUTIVA No. 05-06
ANEXO
NORMAS PARA LA NEGOCIACIÓN, PREPARACIÓN, REVISIÓN, FIRMA Y REGISTRO DE ACUERDOS EN LA SECRETARÍA GENERAL
ARTÍCULO I
DEFINICIONES PARA EFECTOS DE ESTA ORDEN EJECUTIVA
1.1 Acuerdo: Todo acuerdo (incluyendo sus enmiendas), acuerdo suplementario, convenio, memorando de entendimiento, carta de entendimiento, intercambio de cartas, etc., que celebre la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (SG/OEA) con otras partes. No incluye contratos para la adquisición de bienes y servicios o contratos por resultado cuando la SG/OEA es la que adquiere los bienes y servicios correspondientes.1
1.2 Acuerdo de Cooperación: Todos los acuerdos en que la SG/OEA y otra parte aportan esfuerzos, recursos y/o servicios para lograr objetivos comunes conforme a sus políticas y, generalmente, dentro de un marco de cooperación solidaria.
1.3 Acuerdo Global: Es un acuerdo con un donante para establecer un marco jurídico general para la administración de todos los proyectos financiados por el donante.
1.4 Acuerdo Específico: Es un acuerdo para la administración de uno o más proyectos específicos. Puede ser conforme con un acuerdo global o no. Los acuerdos específicos incluyen acuerdos para administrar un fondo para el financiamiento de varios proyectos, siempre y cuando la creación del fondo no sea la única actividad contemplada entre el donante y la SG/OEA. Si fuera la única actividad contemplada, el acuerdo sobre el fondo se transforma en un acuerdo global.
1.5 El Departamento Principal: Es el Departamento o la Secretaría Ejecutiva dentro de la SG/OEA que tiene la mayor responsabilidad para el cumplimiento del acuerdo, lo que incluye la relación con las otras partes, la evaluación de los resultados, el seguimiento y, en general, su ejecución por parte de la SG/OEA. Normalmente es el Departamento o la Secretaría Ejecutiva donde la idea para el acuerdo se originó, o si la idea se originó en las otras partes, es el Departamento cuya competencia corresponde mejor a los propósitos sustantivos y políticos del acuerdo.
1.6 Otras Partes: Personas naturales y entidades con personería jurídica, las que incluyen estados, entidades de estados, otros órganos de la OEA y otras organizaciones públicas internacionales; organizaciones no gubernamentales, y otras entidades con o sin fines de lucro.
1.7 Personería Jurídica: Este término se refiere al reconocimiento legal de la capacidad de una entidad o una persona para contratar, interponer demandas en su propio nombre, y poseer bienes muebles e inmuebles en su propio nombre donde la entidad está establecida y/o en otras jurisdicciones.
1.8 DASJ: Es el Departamento de Asuntos y Servicios Jurídicos, responsable de la revisión legal de todos los acuerdos.
1.9 DAF: Es el Departamento de Administración y Finanzas, responsable de la revisión de las disposiciones financieras de todos los acuerdos.
1.10 Aporte por dirección técnica y apoyo administrativo: Es el costo por la dirección técnica y el apoyo administrativo asociado con la administración y ejecución de una contribución, tal como se indica en los artículos 77 y 79 de las Normas Generales.
1.11 Negociación: Todas las conversaciones y tratativas con las otras partes sobre el contenido y texto del acuerdo previas a su firma por parte del Secretario General u oficial de la SG/OEA con una autorización expresa para firmarlo.
1.12 Revisión: El proceso de consideración del texto del acuerdo por las otras áreas competentes de la SG/OEA, principalmente el DASJ y el DAF.
1.13 Firma: Acto mediante el cual las obligaciones y derechos establecidos en el proyecto de acuerdo llegan a ser vinculantes con respecto a las partes. Se perfecciona cuando los representantes debidamente autorizados de las partes estampan sus respectivas firmas en el acuerdo.
1.14 Registro: Proceso por medio del cual el Oficial de Tratados registra el acuerdo en la base de datos del DASJ y toma la custodia del original del acuerdo en la SG/OEA, conforme a los requisitos de la Carta de la OEA.
ARTÍCULO II
NEGOCIACIONES – PAUTAS BÁSICAS
2.1 La negociación de un acuerdo normalmente es responsabilidad del Director del Departamento Principal, tal como está definido en la sección 1.5 ut supra.
2.2 Antes de iniciar las negociaciones, el Director del Departamento Principal deberá tomar en cuenta e informar a la otra parte las siguientes limitaciones impuestas por la Asamblea General y por los principios generales del derecho con respecto a la celebración de acuerdos:
a. La SG/OEA deberá ser la parte y el nombre utilizado para referirse a la OEA en el acuerdo, ya que el Secretario General, sin una delegación expresa de la Asamblea General o del Consejo Permanente, no tiene facultad para firmar un acuerdo a nombre de la OEA.2
b. La otra parte deberá tener personaría jurídica reconocida por ley de su país o por tratado constitutivo, y la responsabilidad de verificar este hecho recae en el Departamento Principal.
c. Para iniciar acuerdos de cooperación con entidades en los Estados miembros de la OEA, con excepción de las organizaciones internacionales públicas y organismos de Estados no miembros de la OEA:
i. La SG/OEA notificará a la misión permanente correspondiente antes de solicitar a una entidad donante su apoyo o participación en los programas de la OEA;
ii. La SG/OEA proporcionará a la misión permanente correspondiente información sobre los contactos y copias de los proyectos de acuerdo antes de proceder a su firma; y
iii. La SG/OEA tendrá en cuenta las observaciones que fueren presentadas oportunamente por la misión permanente correspondiente.3
d. En la negociación de acuerdos para la celebración de reuniones fuera de la sede deberán tomarse en cuenta los requisitos establecidos el Reglamento para la Concertación de Acuerdos sobre Reuniones Fuera de la Sede establecido en la Resolución CP/RES. 569 (882/91) y en las resoluciones periódicamente emitidas y actualizadas por el Consejo Permanente para la Actualización de Costos de Conferencias y Reuniones Financiadas por la OEA.4
e. Tal como está especificado en la Resolución AG/RES. 617 (XII-0/82), los acuerdos globales de cooperación, tanto con países observadores permanentes como con otros Estados no miembros, requieren la aprobación previa del Consejo Permanente.
f. Conforme a la Resolución AG/RES. 617 (XII-0/82), los acuerdos sobre proyectos cuyo aporte externo provenga de Estados no miembros que no tengan el carácter de Observadores Permanentes de la Organización requieren una consulta previa con el Consejo que sea competente según la materia. Para proyectos de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral, el Consejo competente es el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI). Para proyectos originados en otros departamentos o secretarías ejecutivas de la SG/OEA, el Consejo pertinente es el Consejo Permanente.
g. La SG/OEA y sus funcionarios gozan de privilegios e inmunidades conforme a los acuerdos de sede suscritos entre la SG/OEA y los Estados miembros y/o a la legislación nacional. Estos privilegios e inmunidades no son negociables ni renunciables en virtud de estos acuerdos. Por tanto, cualquier propuesta de la otra parte para someter a la SG/OEA y a su personal a la competencia de tribunales nacionales es, per se, inaceptable.
h. Si el acuerdo requiere una contribución de recursos de la otra parte para ser administrada por la SG/OEA, deberá destinarse un porcentaje de la contribución para atender el aporte por dirección técnica y apoyo administrativo conforme a los artículos 77 y 79 de las Normas Generales. El monto podrá variar dependiendo de la naturaleza del proyecto, el costo relativo de la dirección técnica y apoyo administrativo requerido, y la importancia del proyecto a la luz de las prioridades de la Organización, tal como se explica ut infra.
i. El Director del Departamento Principal deberá coordinar el proceso de negociación conforme a las pautas para la movilización de recursos y manejo de relaciones externas elaboradas por el Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral y el Director del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Externas, según lo establecido en la Orden Ejecutiva 05-03.
j. Ningún funcionario podrá comprometer el aporte de recursos financieros por parte de la SG/OEA a menos que los recursos estén disponibles y debidamente autorizados en el Fondo Regular u otro fondo administrado por la SG/OEA. Los acuerdos que requieren aportes no identificados y disponibles previamente deberán incluir una cláusula de salvaguarda que especifique que el acuerdo está: “sujeto a la disponibilidad de recursos autorizados para este fin”.
ARTÍCULO III
DISPOSICIONES BÁSICAS PARA LOS ACUERDOS DE COOPERACIÓN5
3.1 Todos los acuerdos deberán tener un título que identifique en forma resumida los nombres de las partes y el nombre del proyecto de que se trata o el fin del acuerdo, de conformidad con lo siguiente:
a. Los títulos no deberán contener siglas.
b. Por las razones ya expuestas, el nombre para identificar a nuestra parte será la “Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos”. Sin embargo, para los acuerdos con la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD), nuestra parte podrá ser identificada como la “Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos, por medio de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo”.
c. Los nombres de las partes deberán ser seguidos por el nombre del proyecto, el fin del acuerdo, u otra indicación que distinga este acuerdo de otros celebrados entre las mismas partes.
3.2 El primer párrafo deberá repetir los nombres de las partes, incluyendo las siglas. La sigla para la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos es la “SG/OEA”.
3.3 La siguiente sección del acuerdo serán los “Considerandos”, en donde se incorporan datos descriptivos sobre las partes, algunos antecedentes importantes, y los factores que motivan la celebración del acuerdo. Normalmente no deberá exceder de una página, y deberá procurarse que sean breves. Si la otra parte insiste en una larga narrativa, los representantes de la SG/OEA deberán tratar de persuadirle que la misma sea incluida como anexo. Los párrafos de los considerandos empiezan con el término “Que” y terminan con un punto y coma.
3.4 Después de los considerandos viene la parte resolutiva, la cual empieza con la palabra “Resuelve” y es la que obliga a las partes. Las disposiciones típicas contenidas en la parte resolutiva se describen en los párrafos que siguen más adelante en este mismo artículo.
3.5 Las disposiciones de la parte resolutiva están divididas en “artículos” o “cláusulas” enumeradas con números romanos. Cada artículo o cláusula se divide en párrafos o secciones enumerados con números itálicos. Las secciones podrán estar divididas en sub-secciones o sub-párrafos, cada uno con su número alfanumérico. Cada párrafo o sección y sub-párrafo o sub-sección deberá empezar con un número para permitir su identificación y referencia para uso en otros documentos. El uso de señales que no sean caracteres alfanuméricos no es aceptable.
3.6 El primer artículo normalmente describirá el objeto del acuerdo.
3.7 Si es un acuerdo de cooperación general, deberá incluirse un artículo de obligaciones mutuas sobre intercambio de documentos y publicaciones; invitación a reuniones; y un proceso para proponer programas, proyectos y otras actividades de cooperación.
a. La obligación de intercambiar documentos no deberá ser irrestricta. La SG/OEA deberá limitar su obligación a aquellos documentos expresamente solicitados por la otra parte, y conforme a los recursos financieros disponibles y a sus restricciones de confidencialidad.
b. La obligación de invitar a las reuniones de la OEA a los representantes de la otra parte deberá estar limitada a lo permitido conforme a las normas de los órganos pertinentes y sin perjuicio de la discrecionalidad y competencia de los órganos correspondientes.
c. La obligación de participar en las actividades de cooperación previstas en el acuerdo deberá depender de la disponibilidad de recursos aprobados para este fin en el programa-presupuesto de la OEA y otros fondos administrados por la SG/OEA.
3.8 Si fuera un acuerdo que requiera una contribución de la SG/OEA o para la SG/OEA, deberá incluirse un artículo con secciones o varios artículos que traten los siguientes asuntos:
a. El monto de la contribución, la fecha límite para su entrega, y el lugar (cuenta bancaria o dirección, etc.) donde deberá ser entregada.
b. La asignación de personal y contratación de consultores con fondos provenientes de la contribución.
c. La adquisición de bienes con fondos provenientes de la contribución.
d. La entrega de informes técnicos y financieros, los que normalmente serán periódicos (trimestrales, semestrales, etc.), y/o finales.
e. La devolución del remanente de los recursos financieros entregados, en casos de expiración o de terminación del acuerdo sin perjuicio de las obligaciones irrevocables razonablemente adquiridas para el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del acuerdo, incluyendo los costos razonables para el cierre del proyecto.
f. La dirección del proyecto por las partes, así como el establecimiento de un comité de supervisión y/o de revisión.
g. Disposiciones Financieras, las cuales cubrirán los siguientes temas:
i. El desembolso de los recursos financieros mediante el depósito de cheques o transferencias bancarias.
ii. Una disposición sobre auditorías internas y/o externas. Normalmente las auditorías externas serán financiadas por la propia contribución o directamente por el donante, y serán coordinadas por el DAF.
iii. Un presupuesto del proyecto con rubros bien definidos.
iv. Una disposición sobre el aporte por dirección técnica y apoyo administrativo (“overhead”).
(a) Conforme a los artículos 77 y 79 de las Normas Generales, la SG/OEA deberá obtener los costos por dirección técnica y apoyo administrativo asociados con los fondos específicos salvo en los casos de fondos humanitarios identificados en las Normas Generales y por el Consejo Permanente o, en su caso, la Comisión Ejecutiva Permanente del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CEPCIDI), y fondos inferiores a US $100.000.
(b) Estos costos deberán, en la medida que sea factible, ser incluidos en el presupuesto del proyecto. En los casos en que no sea factible establecer una cifra o un porcentaje fijo, los costos por dirección técnica y apoyo administrativo deberán especificarse en el presupuesto desglosado como un rubro para el pago del personal que preste estos servicios o la contratación de servicios para este fin.
(c) El monto adecuado por la dirección técnica y apoyo administrativo deberá ser establecido por medio de discusiones en cada caso con representantes del DAF y los especialistas a cargo de la dirección técnica. Dependerá de muchos factores, entre ellos: el monto de la contribución de la otra parte;6 la naturaleza del trabajo requerido; y si la contribución es para complementar un proyecto en ejecución que ya tiene su propia infraestructura administrativa y supervisora sufragada por el fondo regular u otros fondos o, por otro lado, si es para un nuevo proyecto que requiere servicios de administración y/o de dirección técnica no suficientemente financiados por el fondo regular dentro de las prioridades del programa-presupuesto. De todas maneras, es obligatorio que el monto acordado sea suficiente para cubrir los costos de overhead razonablemente estimados que no estén cubiertos por recursos ya asignados para este fin en el fondo regular, el Fondo Especial Multilateral del CIDI (FEMCIDI), y otros fondos.
v. Una disposición que prevea aquellos casos en los cuales los recursos financieros deban ser mantenidos en un sistema financiero fuera de la sede de la SG/OEA y las respectivas garantías para la SG/OEA.
vi. Una disposición sobre pérdidas financieras por efectos de una devaluación monetaria o variación en el tipo de cambio con las respectivas garantías para la SG/OEA. Normalmente se dispondrá que la contribución de la otra parte cubra los costos de cualquier devaluación o depreciación.
vii. Una disposición sobre la acreditación de los intereses devengados por la contribución. Si no se dispone nada al respecto, los intereses serán utilizados en la medida necesaria para cubrir los costos por la dirección técnica y apoyo administrativo que no hayan quedado cubiertos conforme a lo dispuesto en el párrafo g. iv de este artículo.
3.9 El acuerdo deberá incluir un artículo que identifique las dependencias y los funcionarios de las partes encargados de la coordinación y notificaciones para efectos del desarrollo de las actividades previstas en el acuerdo, permitiéndose su reemplazo y el envío de notificaciones por medios electrónicos.
3.10 Si el acuerdo trata de la producción de publicaciones, software, u otra forma de propiedad intelectual protegida por el derecho de autor, el acuerdo deberá incluir una disposición que especifique los derechos de las partes sobre esta propiedad. Normalmente será preferible que la SG/OEA tenga la propiedad, pero en casos en que esto no sea factible, es preferible incluir una disposición por medio de la cual la otra parte concede una licencia a la SG/OEA para producir, publicar y usar esta propiedad sin costo adicional. Otra fórmula aceptable es que la SG/OEA y la otra parte tengan la propiedad conjunta y se otorguen mutuamente una licencia gratuita para la producción, publicación y uso.
3.11 En proyectos en que haya riesgos de demandas de terceros, el acuerdo deberá incluir disposiciones sobre indemnizaciones. La política de la SG/OEA es que no indemnizará o defenderá a la otra parte en caso de demandas a menos que la SG/OEA sea directamente responsable por los daños y perjuicios sufridos por el demandante. Cualquier otra fórmula requiere la aprobación previa por escrito del DASJ.
3.12 El acuerdo podrá incluir una disposición que reconozca los privilegios e inmunidades que corresponden a la SG/OEA de conformidad con los instrumentos jurídicos pertinentes. Esta disposición podrá ser mutua cuando la otra parte sea un Estado soberano, una dependencia gubernamental u otra organización pública internacional.
3.13 El acuerdo deberá incluir una disposición sobre solución de controversias que excluya cualquier mecanismo que implique el sometimiento de la SG/OEA a los tribunales de los Estados miembros y/o de terceros Estados.
a. El texto de esta disposición deberá requerir arbitraje vinculante para la solución de controversias que puedan surgir entre las partes con respecto al acuerdo en caso de que las diferencias no puedan ser resueltas mediante negociaciones entre ellas.
b. El texto deberá especificar que el arbitraje será conforme con el Reglamento de Arbitraje vigente de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL) o, en su defecto, otro procedimiento arbitral convenido de común acuerdo. Sin embargo, otras normas procesales y mecanismos podrán ser acordadas con la aprobación previa por escrito del DASJ.
c. El texto deberá indicar el lugar donde tendrá lugar el arbitraje. Normalmente será la ciudad de Washington, D.C. en los Estados Unidos de América. Sin embargo, con la aprobación previa por escrito del DASJ, se aceptarán otras sedes como, por ejemplo, la capital del país en donde se ejecuta el proyecto.
d. El texto podrá especificar como reglas de decisión que el arbitraje sea resuelto amiable compositeur y ex aequo et bono. Asimismo, podrá limitar el número de árbitros a uno con la aprobación previa por escrito del DASJ.
e. El texto deberá decir expresamente que ninguna disposición en el acuerdo constituye renuncia expresa ni tácita a los privilegios e inmunidades de la OEA, sus órganos, su personal y sus bienes.
f. El texto deberá establecer que los artículos sobre el reconocimiento de privilegios e inmunidades y arbitraje continuarán en vigor luego de la expiración o terminación del acuerdo.
3.14 El acuerdo deberá establecer disposiciones sobre modificación, vigencia y terminación del mismo. Estos podrán ser agrupados en un artículo bajo el título “Disposiciones Generales” o en artículos separados.
3.15 La disposición sobre la vigencia deberá establecer la fecha en que el acuerdo entra en vigor y su duración. Podrá establecer una fecha definida para la terminación o, simplemente, podrá establecer que permanecerá en vigor por un período indefinido hasta que una de las partes decida terminarlo mediante un preaviso escrito a la otra parte con sesenta (o treinta) días de antelación a la fecha de terminación.
3.16 La disposición sobre modificación deberá establecer que el acuerdo podrá ser modificado sólo mediante documento escrito firmado por los representantes debidamente autorizados de las partes, fechado y anexado al acuerdo original.
3.17 La disposición sobre terminación deberá permitir a la SG/OEA apartarse del acuerdo, ya sea por mutuo consentimiento o en forma unilateral sin necesidad de invocar una causa para ello. Asimismo, deberá preverse que la terminación del mismo no afectará las obligaciones irrevocables que la SG/OEA haya contraído razonablemente para el cumplimiento de sus obligaciones según el acuerdo, incluyendo los costos razonables para la cancelación del proyecto, lo que será atendido con los recursos financieros recibidos en virtud del acuerdo.
3.18 Todos los acuerdos deberán incluir un párrafo final de clausura que indique que el acuerdo es firmado por los representantes debidamente autorizados de las partes, el lugar, la fecha de la firma, y la firma de tantos originales como partes intervengan en el acuerdo.
3.19 Todos los acuerdos deberán ser firmados por los representantes debidamente autorizados de las partes. El Secretario General es el único oficial con la autoridad original para firmar acuerdos en nombre de la SG/OEA. Sin embargo, otros oficiales podrán firmar en nombre de la SG/OEA, siempre y cuando tengan una delegación escrita firmada por el Secretario General u otro oficial con autoridad para representar a la SG/OEA. El espacio reservado para las firmas al final del acuerdo deberá tener el nombre de cada una de las partes, y directamente abajo, el renglón para la firma del representante de la misma, seguido por su nombre y/o título, la fecha, y el lugar de la firma.
ARTÍCULO IV
REVISIÓN DE ACUERDOS ANTES DE SU FIRMA
4.1 El Departamento Principal deberá enviar cada proyecto de acuerdo al DASJ y al DAF para su revisión previa a la firma, de conformidad con lo establecido en la Orden Ejecutiva No. 05-03, y en el Capítulo II de las Reglas Presupuestarias y Financieras. Memorando Administrativo No. 103.7 La revisión podrá tener lugar simultáneamente.
4.2 Una vez recibidas las observaciones y recomendaciones, el Departamento Principal procederá a negociar su inclusión con la otra parte. El DASJ y el DAF estarán a disposición del Departamento Principal para apoyar en esta negociación.
4.3 Si la otra parte acepta las recomendaciones sustantivas del DASJ y del DAF y no tiene otras modificaciones sustantivas, el Departamento Principal no tendrá que reenviar el acuerdo para una segunda revisión sino que continuará con el cumplimiento de los siguientes pasos hasta la firma.
4.4 Si la otra parte no acepta las recomendaciones y es necesario negociar disposiciones distintas a las recomendadas, entonces el acuerdo deberá ser enviado nuevamente al DASJ y/o al DAF para otra revisión y consulta con la obligación expresa por parte del Departamento Principal de resaltar por medio del sistema de “word tracking” los cambios propuestos por la otra parte.
4.5. En caso de que no sea posible negociar un texto que satisfaga las recomendaciones del DASJ y del DAF, el Departamento Principal podrá elegir entre solicitar la firma del acuerdo por parte del Secretario General o, alternativamente, podrá dar por terminada la negociación.
a. Si elige solicitar la firma, tendrá que explicar en el “Checklist” que se describe con más detalle en el anexo III, las razones por las que el Secretario General, conforme a la opinión del Departamento Principal, debe rechazar la asesoría del DASJ y/o del DAF, y acompañar como anexos las opiniones de estos dos departamentos.
b. El Secretario General, a su discreción, y luego de haber sido informado de los riesgos y beneficios, tomará su decisión.
c. El Departamento Principal asumirá todos los costos resultantes de la falta de cumplimiento de las recomendaciones del DASJ y del DAF-- entre ellos, el costo de la representación en litigios y los daños y perjuicios que correspondan, costos adicionales de auditoría y de preparación de informes extraordinarios.
ARTÍCULO V
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD PARA LA FIRMA Y EL “CHECKLIST”
5.1 Ningún funcionario deberá firmar un acuerdo en nombre de la Organización y de la SG/OEA sin una delegación de autoridad previa y escrita del Secretario General o de un funcionario con una delegación específica y escrita del Secretario General.8
5.2 Cada delegación de autoridad identificará el acuerdo para el cual ha sido otorgada. Conforme al modelo contenido en el Anexo II de esta Orden Ejecutiva, la delegación de autoridad incluirá el título del acuerdo, el nombre del oficial que tenga la autoridad, y la fecha en que caducará. Deberá ser firmada por el Secretario General o por otro oficial debidamente autorizado.
5.3 El Secretario General podrá dar un poder general a un oficial para firmar acuerdos hasta por un cierto monto o para varios temas específicos. Al igual que los poderes específicos, estas delegaciones deberán ser por escrito, firmadas por el Secretario General, e indicar la fecha de caducidad.
5.4 La delegación de autoridad otorgada mediante un poder general no permite al oficial con dicha autorización a firmar un acuerdo que no ha incorporado las recomendaciones sustantivas del DASJ y del DAF. En ese supuesto, se requerirá una autorización expresa del Secretario General para efectuar excepciones.
5.5 Ni el Secretario General ni cualquier otro oficial que tenga poder general para firmar acuerdos considerará una solicitud para delegación de autoridad para firmar un acuerdo hasta que se presente el proyecto final del acuerdo junto con el “Checklist” (Xxxxx XXX) con la información solicitada. Tampoco tomarán la decisión de firmarlo sin la presentación del “Checklist” requerido. En el Checklist, el Director u otro representante debidamente autorizado del Departamento Principal deberá certificar:
a. Que se han recibido las recomendaciones del DASJ y del DAF.
b. Que ha incorporado las recomendaciones del DASJ y del DAF, y si así no fuera, indicará las razones que tuvo para no hacerlo; una descripción breve del acuerdo, las partes, sus motivos, y las disposiciones financieras más importantes.
c. Que él o alguien en el departamento a su cargo ha enviado una copia del Checklist al DASJ por correo electrónico (en forma PDF o Word) a la dirección electrónica XXXXXxxxxxx@xxx.xxx o, si no fuera posible, por fax al (000-000-0000) y al DAF por correo electrónico o, si no fuera posible, por fax al (000-000-0000).
d. Que ha tomado en cuenta y cumplido con las disposiciones establecidas en esta Orden Ejecutiva.
ARTÍCULO VI
FIRMA Y REGISTRO DE ACUERDOS
6.1 El Departamento Principal deberá editar el acuerdo para darle su forma final. Podrá consultar con el DASJ para este fin.
6.2 Si el Secretario General fuera a firmar el acuerdo en una ceremonia en la sede, el Departamento Principal deberá contactar, con la debida anticipación, a la Oficina de Protocolo del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Externas, la que, a su vez, hará las coordinaciones necesarias con la Oficina del Secretario General para establecer la fecha de la firma y la ceremonia respectiva.
6.3 En caso que el acuerdo no vaya a ser firmado por el Secretario General, el Departamento Principal coordinará la ceremonia en la cual se firmará el acuerdo.
6.4 A más tardar un día hábil después de la firma, el Departamento Principal remitirá uno de los originales al DASJ, para ser registrado y archivado por su Oficial de Tratados.
6.5 En caso que el acuerdo se firme fuera de la sede, ya sea por el Jefe de la Unidad de la SG/OEA fuera de la Sede, por el funcionario que se encuentre a cargo de la unidad correspondiente o, en su caso, por la persona encargada del proyecto de que se trate, el firmante será responsable de enviar, a más tardar una semana después de su firma, uno de los originales firmados al DASJ para su registro y archivo.
6.6 Después de la firma del acuerdo, el Departamento Principal deberá notificar al Director del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Externos y hacerle llegar aquella información que sea necesaria para la difusión que, en su caso, corresponda.
6.7 Cuando se trate de acuerdos que tengan implicancia financiera para la SG/OEA, la dependencia de la SG/OEA encargada de la negociación del acuerdo deberá enviar al DAF una copia para los archivos financieros.9
6.8 El Departamento Principal entregará, inmediatamente después del acto de la firma, una copia original del acuerdo a las otras partes.
6.9 El Departamento Principal será responsable de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento de las obligaciones previstas en los párrafos anteriores de este artículo.
6.10 Una vez recibida la copia del acuerdo, el DAJS incluirá información sobre el mismo en su base de datos de acuerdos mantenida en su página Web.
ARTÍCULO VII
SANCIONES
7.1 La falta de cumplimiento de lo dispuesto en esta Orden Ejecutiva podrá resultar en la aplicación de medidas disciplinarias conforme a los capítulos X y XI del Reglamento de Personal, y en una evaluación de desempeño insatisfactoria.
7.2 A cualquier funcionario que por su incumplimiento de lo dispuesto en esta Orden Ejecutiva cause daños y perjuicios a la SG/OEA podrá requerírsele la restitución correspondiente de conformidad con las Reglas de Personal 101.3 y 103.20.
1. Véase el artículo 17.b de las Normas Generales; las Reglas sobre Contratos por Resultado, Orden Xxxxxxxxx Xx. 00-00; el Reglamento de Compras, Orden Xxxxxxxxx Xx. 00-0 Xxxx. 0; la Regla de Personal 104.16; y el Memorando Administrativo No. 111.
2. Esta facultad del Secretario General se consagra en el artículo 109 de la Carta de la OEA, que nombra al Secretario General como el representante legal de la SG/OEA, y en el artículo 24 de las Normas sobre Relaciones de Cooperación entre la Organización de los Estados Americanos y la Organización de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados vinculados a Esta, y otros Organismos Nacionales e Internacionales, adoptado por la Asamblea General en la Resolución AG/RES. 57 (I-O/71), el cual dispone:
El Secretario General podrá iniciar conversaciones o negociaciones con los organismos a que se refiere el Artículo 118, inciso (h) [ahora artículo 112] de la Carta, interesados en establecer relaciones de cooperación con la Secretaría General, y concertar, con propia iniciativa, acuerdos a este efecto, cuando al hacerlo no obligue a ningún otro órgano de la Organización sin el consentimiento de éste o a la Organización en su totalidad y cuando tales relaciones tiendan a la coordinación de actividades administrativas y a evitar la duplicación de esfuerzos y gastos.
3. Véase el Capítulo IV(A)(16) de la Resolución de la Asamblea General AG/RES. 2059 (XXXIV-O/04), aprobada el 8 xx xxxxx de 2004, sobre el Programa-Presupuesto de la Organización para 2005, Cuotas y Contribuciones para el FEMCIDI 2005.
4. Véase, e.g., las Resoluciones CP/RES. 872 (1459/04) “Actualización de costos de Conferencias y Reuniones financiadas por la OEA;” y CP/RES. 807 (1307/02).
5. Véanse los modelos de acuerdos contenidos en el anexo I.
6. Obviamente, los costos varían dependiendo del monto del trabajo requerido. Un proyecto en que la SG/OEA sólo gire algunos cheques y prepare uno o dos informes requerirá mucho menos apoyo administrativo que un proyecto con varios desembolsos, contratos por resultado e informes trimestrales y anuales. Asimismo, el 10% de un proyecto de US$100.000, pero que requiere mucho mayor apoyo administrativo puede que resulte insuficiente, mientras que el 2% de un proyecto de US1,000.000 puede que resulte siendo más que suficiente si se atiende al nivel de actividad y apoyo requerido. Por esa razón, no es conveniente establecer una norma que requiera el mismo overhead para todos los proyectos.
7. Conforme a lo dispuesto en el capítulo II.7.c de las Reglas Presupuestarias y Financieras, Memorando Administrativo No. 103, todos los acuerdos que involucren contribuciones requieren la revisión del Director del DAF y del Director del DASJ antes de su firma. Las disposiciones financieras relativas al pago, inversiones de fondos, recibos de fondos y sobre auditorías deberán satisfacer los requisitos del DAF. Todas aquellas cláusulas que prevean requisitos distintos deberán ser aceptadas por el DAF antes de su firma.
8. Véase a pie de página No. 2, ut supra.
9. Conforme al capítulo II.7.d de las Reglas Presupuestarias y Financieras, inmediatamente después de la firma de los acuerdos, el área responsable de la administración de los acuerdos deberá enviar un original al Oficial de Tratados del DASJ para su registro y archivo. También deberá enviar una copia al DAF para los archivos financieros.