Tabla de Contenido

Identificar, verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de las normas y demás documentos aplicables a la gestión en seguridad y salud en el trabajo por parte de los contratistas y proveedores recurrentes vinculados a la Universidad y que desarrollen actividades dentro de las instalaciones.

2. ALCANCE ‌

Inicia con la solicitud a Abastecimiento, Compras y Unidades de la información de las empresas contratistas que actualmente les prestan servicios a las unidades administrativas y académicas y finaliza con el seguimiento del cumplimiento del plan de acción de los contratistas con pendientes en los requisitos de SST.

3. NORMATIVIDAD ‌

3.1. Directrices ‌

• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Uniandes

• Decreto 1072 de 2015

3.2. Lineamientos ‌

• El proceso debe realizarse anualmente.

• La unidad académica/administrativa y/o Abastecimiento y/o debe enviar la lista de contratistas y proveedores anualmente a SST.

• El contratista tiene máximo un mes para enviar el plan de acción si se evidencia incumplimientos en los requisitos de SST.

• El plan de acción de los contratistas debe ser realizado a máximo un año o lo que dure el contrato con la universidad.

• Para los proveedores y contratistas: se solicitará a través de Compras la certificación de ARL sobre avance de implementación del SG-SST y el diligenciamiento de la autoevaluación a través de formato implementado como parte del proceso de ingreso a la red de la Universidad.

• Para Contratistas críticos: adicionalmente a lo anterior, se les solicita plan de acción si se evidencia incumplimientos según los resultados del formato de autoevaluación y se llevaran a cabo auditorías aleatorias de verificación en aspectos generales de Seguridad y Salud en el Trabajo y otros que apliquen relacionados.

4. DEFINICIONES ‌

• Contratista/ Proveedor: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que suministra bienes y/o servicios, mediante una orden de servicio o contrato suscrito con la Universidad.

• Contratistas Críticos: Son aquellos que laboran en las instalaciones de la Universidad, están clasificados con nivel de riesgo alto (III, IV y V) y que en la ejecución de su contrato afecta la seguridad y salud, la calidad del servicio, y el impacto sobre el entorno de la Universidad.

• Proveedor Recurrente: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios con alta frecuencia y su permanencia en la Universidad se limita a la entrega de un bien o prestar un servicio específico.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4.1. Diagrama de flujo – Gestión de SST a contratistas y proveedores ‌

4.2. Descripción de actividades – Gestión de SST a contratistas y proveedores ‌

	ENTRADA	Identificación de los contratistas y proveedores que están vinculados a la Universidad.
	PROVEEDOR	Universidad de los Andes
	SALIDA	Nivel del cumplimiento de los proveedores y contratistas frente a las normas SST
	CLIENTE	Universidad de los Andes

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

SISTEMA

DOCUMENTOS

Solicitar información de contratistas a Unidad/ abastecimiento/Compras

Solicitar por correo electrónico a los jefes de la unidad y/o Jefe de Compras el listado de contratistas y proveedores de la

Universidad.

Coordinación SST/Gestor de seguridad y salud en

el trabajo

Enviar lista de contratistas y proveedores a SST

Enviar la lista de contratistas y proveedores vinculados a la Universidad, informando nombre de la empresa, persona de contacto y responsable en la interacción, teléfonos y actividad que desarrollan

dentro de la Universidad.

Unidad administrativa/ académica/ Alianzas y Abastecimiento

Listado de contratistas proveedores

Identificar clasificación por nivel de riesgo

Revisar listado e identificar clasificación, de acuerdo a la

actividad económica se clasifica de grado 1 a 5.

Gestor de seguridad y salud en el trabajo

Realizar cronograma

Realizar cronograma de evaluación documental a contratistas, son auditorías aleatorias a contratistas

críticos.

Seguridad y salud en el trabajo

Cronograma

Contactar contratista o proveedor

Contactar encargado de Seguridad y Salud en el trabajo o al representante legal de los contratistas críticos para dar inducción en SST que se tiene en la Universidad por correo electrónico o presencial para asegurar su divulgación y cumplimiento por parte

del contratista.

Seguridad y salud en el trabajo

Realizar autoevaluación

El contratista o proveedor debe realizar y remitir a SST la autoevaluación de su sistema de

gestión en seguridad y salud en el trabajo.

Contratista o proveedor

FOR-45-1-05-20

Autoevaluación de proveedores y contratistas

Enviar plan de acción

Cuando el resultado de la autoevaluación es inferior al 6O % de cumplimiento, el contratista debe enviar su plan de acción para mejorar el nivel de cumplimiento.

Contratista o proveedor

FOR-45-1-05-20

Autoevaluación de proveedores y contratistas

Plan de Acción

Enviar protocolo de bioseguridad de proveedores y contratistas

Mientras dure la emergencia sanitaria por covid 19, todo contratista y proveedor que requiera ingresar a la

Universidad debe remitir el protocolo de bioseguridad al área de SST.

Contratista o proveedor

Documento físico del protocolo en medio magnético

Hacer revisión documental

Se revisa el cumplimiento de los diferentes criterios que se deben cumplir en el protocolo de bioseguridad según sector económico, se retroalimenta al proveedor/contratista con

recomendaciones particulares.

Gestor seguridad y salud en el trabajo

Listado de proveedores y contratistas verificado protocolo de bioseguridad

Dar aval para ingreso al campus

Se incluye a la lista general de protocolos verificados de proveedores y contratistas, y se reporta diariamente al Departamento de Seguridad y responsables del

contratista/proveedor.

Gestor de seguridad y salud en el trabajo

Listado de proveedores y contratistas verificado protocolo de

bioseguridad

111

Hacer seguimiento

Hacer seguimiento al cumplimiento de las normas de seguridad y bioseguridad en la Universidad, a través de observaciones e

inspecciones.

Gestor de seguridad y salud en el trabajo

Presentar informe general xxxxxxxxx

Presentar informes a la coordinación de SST para comunicar gestión a

COPASST y otras instancias.

Gestor de seguridad y salud en el trabajo

Informe de resultados

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ‌

INTERNOS (Cadena de Valor)

EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

• FOR-45-1-05-20 Autoevaluación de proveedores y contratistas

Decreto 1072 del 2015

7. INDICADORES ‌

FICHA DEL INDICADOR	Contratistas evaluados
	Código del indicador	IND-27-1-05-011
	Responsable del indicador	Gestor Seguridad y Salud en el Trabajo
	Objetivo	Medir el porcentaje de contratistas evaluados.
	Xxxxxx xx Xxxxxxxx	Se obtiene el número de contratistas vinculados de la lista enviada pos las unidades y el número de contratistas evaluados del cronograma de evaluación documental y se calcula el indicador.
	Unidad de Medida	Porcentaje
	Fórmula	𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠/𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑑𝑜𝑠 𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠/𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 ∗ 100

	Variables	Contratistas/proveedores evaluados: Número de contratistas/proveedores a los que se les realizó la evaluación documental. Contratistas/proveedores programados: Número de contratistas/proveedores programados para realizar la evaluación documental.
	Limitaciones	No aplica.
	Fuente de datos	Lista de contratistas y cronograma de evaluaciones.
	Granularidad	Por Universidad
	Periodicidad	Semestral
	Meta	90%
	Observaciones

8. RIESGOS ‌

RIESGO

CAUSA

VALORACIÓN DEL RIESGO

CONTROLES

RESPONSABLE DE LOS

CONTROLES

Sanciones por entes nacionales o distritales por incumplimiento a los protocolos de bioseguridad de proveedores y contratistas.

1. No contar con lineamientos o procedimientos internos para el cumplimiento de protocolos de bioseguridad de proveedores y contratistas.

2. No realizar actualización continua de la normatividad vigente.

3. Desconocimiento de las normas, decretos, circulares emitidas por entidades nacionales y distritales.

4. Falta de seguimiento a los protocolos de bioseguridad presentados por los proveedores y contratistas.

5. Falta de capacitación del personal institucional, para el seguimiento a los protocolos de bioseguridad de proveedores y contratistas.

6. Falta de divulgación de la normatividad vigente relacionada con proveedores y contratistas para las partes interesadas.

Alto

C1: Por evento el área de Seguridad y Salud en el trabajo realiza consultas y actualizaciones continuas a la normatividad vigente en materia de protocolos de bioseguridad.

C2: Por evento el área de Seguridad y Salud en el trabajo realiza capacitaciones continuas en materia de protocolos de bioseguridad para las diferentes

unidades

C1:

Coordinador de SST

C2:

Coordinador de SST

C3: Director de Auditoria Interna

C4:

Coordinador de SST

C5:

Coordinador de SST

7. Incumplimiento a protocolos de bioseguridad de proveedores y contratistas.		académicas y administrativas.
		C3: Por evento La Dirección de Auditoria Interna realiza consultas y actualizaciones continuas a la normatividad COVID 19, las cuales son reportadas a las diferentes unidades académicas y administrativas.
		C4: Por evento el Gestor de Seguridad y Salud en el trabajo valida que los proveedores y contratistas cumplan con la documentación reglamentaria, referente a protocolos de bioseguridad para la operación en la Universidad.
		C5: Por evento el Gestor de Seguridad y Salud en el valida que los proveedores y contratistas cumplan con los protocolos de bioseguridad para la operación en la Universidad.

9. CONTROL DE CAMBIOS ‌

VERSIÓN	ACTUALIZACIÓN	FECHA
0	Elaboración	09/06/2016
0	Publicación	27/06/2016
1	Elaboración	30/01/2018
	Publicación	30/01/2018
2	Elaboración	01/10/2020
2	Publicación	03/02/2021

10. APROBACIÓN ‌

	NOMBRE	CARGO	FECHA
ELABORÓ	Xxxxx Xxxxx	Ingeniera de procesos	09/06/2016
ELABORÓ	Xxxxxx Xxxxx	Xxxxxx salud ocupacional	09/07/2016
REVISÓ	Xxxxxxx Xxxxxx	Coordinador de procesos	10/06/2016
	Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx	Xxxxxxxxxxx de Seguridad y salud en el Trabajo	02/02/2021
	Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	Analista de Planeación	02/02/2021
APROBÓ	Xxxxxx Xxxxxxx	Jefe del Departamento Médico y seguridad y salud en el trabajo	02/12/2017
APROBÓ	Xxxxxx Xxxxxxx		03/02/2021

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