Contract

	PROCESO CONTRATACIÓN‌	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 1 de 24
Revisó: Director Planeación Director Contratación		Aprobó: Rector	Fecha de aprobación: Agosto 17 de 2005 Resolución N° 809

OBJETIVO	ALCANCE
Establecer las directrices para la adquisición de bienes y servicios por parte de las Unidades Académicas y/o Administrativas mediante órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría o de suministros cuyo monto sea menor a 50 SMLMV.	Aplica a todas las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por unidades Académicas y/o Administrativas cuyo monto sea menor a 50 SMLMV, teniendo en cuenta los principios rectores de la contratación: planeación, economía, publicidad, transparencia y selección objetiva.
NORMATIVIDAD
 Acuerdo Superior 067/2003. Estatuto Presupuestal UIS.  Acuerdo Superior 046/2004. Creación de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.  Acuerdo Superior 019/2005. Reglamento General de Contratación UIS.  Decreto 019 de 2012 Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto 0803 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.  Decreto 0862 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.  Decreto 1510 de 2013 Reglamentación del sistema de compras y contratación pública.  Decreto 1828 xx Xxxxxx 27 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.  Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior.  Ley 80 de 1.993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.  Ley 223/1995. Artículo 162.  Ley 788/2002. Normas en Materia Tributaria.  Ley 1150 de 2007 Introducción de medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre la Contratación con Recursos Públicos.  Ley 1474 de 2011 Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.  Ley 1607 de 2012 Expedición de normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.  Resolución de Rectoría 809/2005. Manual de Normas y Procedimientos de Contratación UIS.  Resolución de Rectoría 786 xx Xxxx 30 del 2012  Resolución de Rectoría 2003 de Diciembre 18 de 2013  Resolución de Rectoría 016 de Enero 2 de 2014  Decreto No. 0723 de 2013. Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad.

 BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS.

 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales (Creada por Resolución 2003 de 2013). Se encarga de dar aval sobre la viabilidad de vinculación de personas a la planta temporal y emitirá un concepto sobre el cumplimiento de los requisitos lega les para suscribir contratos de prestación de servicios. Integrada por Vicerrector Administrativo, Jefe de la División de Recursos Humanos, Director de Contratación y Proyectos de Inversión y el ordenador del gasto que solicita la vinculación o contratación de personal .

 DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

 DRH: División de Recursos Humanos.

 OC: Orden de Compra.

 OPA: Orden de Pago Automática.

 OPS: Orden de Prestación de Servicios.

 OT: Orden de Trabajo.

 Ordenador de gasto: Funcionario delegado por la alta dirección de la Universidad para adjudicar y administrar recursos propios de su

nivel de autoridad.

 Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias autorizadas.

 RP: Registro Presupuestal.

 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

 SMLMV: Salarios mínimos legales mensuales vigentes.

 UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

 Unidad Gestora: Unidad Académica y/o Administrativa que solicita los bienes o servicios.

 Unidades de Soporte: Están encargadas de asesorar a las Unidades Académicas y/o Administrativas que requieran de sus servicios en la adquisición de bienes, suscripción de contratos, ejecución de obras y otros aspectos relacionados con los procesos de contratación.

 SIF: Sistema de Información Financiero.

 VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 2 de 24

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 3 de 24

CONSIDERACIONES

 Cualquier adquisición de bienes o servicios debe encontrarse dentro de los precios xxx xxxxxxx, por lo tanto el ordenador de gasto de

la unidad gestora es responsable de indagar el valor del bien o del servicio requerido.

 El documento generado en el Sistema Financiero conlleva las mismas características y responsabilidades del documento físico, por lo tanto, la inclusión de datos no acordes a la realidad genera falsedad en documento electrónico público.

 Los soportes de la contratación realizada por las UAA deben reposar en el archivo correspondiente de cada ordenador de gasto.

 La responsabilidad de la contratación y el pago está a cargo del ordenador de gasto de la unidad gestora .

 Cuando deba contratarse mediante un proceso de contratación unificado, la adquisición de bienes o servicios de diferentes UAA, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión actuará directamente como ordenador de gasto.

 Para valores inferiores a 50 SMLMV no se contemplan anticipos.

r

V

		PROCESO CONTRATACIÓN					Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV					Versión : 10
							Página 4 de 24
Inicio/Fin	Actividad	Decisión	Documento	Procesamiento en S.F. o intranet	Procedimiento predefinido	Conector	Conector de página
DIAGRAMA DE FLUJO			DESCRIPCIÓN			RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO 1. Define la necesidad, requerimientos y disponibilidad de recursos. 2.Traduce las necesidades a especificaciones técnicas generales y da un estimado del orden de la cuantía. ¿El monto es inferior Si 1 Pág. a 50 SMLMV? 5 No PCO.02 / PCO.03 FIN			1. Define necesidad y requerimientos de los bienes o servicios a contratar y verifica a través del SIF que exista CDP. Si el CDP no existe, remitirse a la Sección de Presupuesto y continuar con el Proceso Financiero para solicitar un CDP, conforme a los procedimientos PFI.01 y PFI.03. 2. Traduce la necesidad o solicitud de adecuación a términos técnicos generales y hace una estimación del orden de la cuantía. Si es necesario, solicita asesoría técnica a las Unidades de Soporte. (Ver Anexo 01). Revisa si es el monto es inferior a 50 SMLMV de acuerdo a lo estimado por el líder de Planta Física (contemplando los ajustes sugeridos por Planeación). Si el monto es mayor o igual a 50 SMMLV, remitirse al procedimiento PCO.02 (Convocatoria). Si el monto es igual o mayor a 500 SMLMV remitirse al procedimiento PCO. 03 (Licitaciones), según sea el caso.			Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto d UAA Ordenador de gasto d UAA	PFI.01 Procedimiento Modificación Presupuestal PFI.03 Procedimiento Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP e PCO.02 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Mayor o Igual a 50 y Meno e PCO. a 500 SMLMV n de 03 Contratació Bienes y Servicios Cuantía Igual o Mayor a 500 SMLM (Licitaciones)

		PROCESO CONTRATACIÓN					Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV					Versión : 10
							Página 5 de 24
Inicio/Fin	Actividad	Decisión	Documento	Procesamiento en S.F. o intranet	Procedimiento predefinido	Conector	Conector de página
DIAGRAMA DE FLUJO			DESCRIPCIÓN			RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No	¿La contratación a realizar podría ser 1 parte de un Proceso unificado? Si 3. Requerimiento del proceso a la DCPI 4. Realiza proceso unificado 5. Solicita cotizaciones y evalúa precios Cotizaciones 1		El ordenador de gasto deberá consultar a la DCPI si existen o			Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA Director de la DCPI Ordenador de gasto de UAA.	Resolución No. 809 de 2005. Por la cual se expiden el Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la UIS FCO.02 Solicitud de Licitación o Convocatoria PCO.02 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Mayor o Igual a 50 y Menor a 500 SMLMV PCO.03 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Igual o Mayor a 500 SMLMV (Licitaciones) Cotizaciones
			van a realizar procesos de contratación unificados.
			NOTA: El proceso unificado se realiza por iniciativa de las UAA o del Director
			de DCPI cuando se trate de la contratación de bienes o servicios cuya
			apropiación presupuestal corresponda a diferentes fondos con ordenadores de
			gasto diferentes, que a su vez puedan contratarse mediante un solo proceso de
			selección en virtud del objeto o de la conveniencia institucional, para precaver el
			fraccionamiento de la contratación y agilizar los procesos de selección sea que
			den lugar a un solo contrato o varios según la modalidad de adjudicación prevista
			en el pliego de condiciones o términos de referencia.
			3. La UAA efectúa los requerimientos del objeto a contratar
			diligenciando el FCO.02. La DCPI actuará directamente como
			ordenador de gasto.
			4. Realiza el proceso unificado de contratación, por medio de
			licitación (monto superior a 500 SMLMV) o convocatoria
			(monto entre 50 y 500 SMLMV), conforme al monto requerido.
			NOTA: Si el valor del contrato no justifica uno de estos
			procesos, el ordenador puede realizar la adquisición conforme a
			lo estipulado en el presente procedimiento.
			5. Solicita mínimo tres cotizaciones del bien o servicio a
			contratar para verificar el precio xxx xxxxxxx y las condiciones
			comerciales.
			NOTA: Las cotizaciones deber ser de distintos proveedores, con fecha
			máxima de expedición de 30 días, en donde se señale: la cantidad,
			precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones
			especiales.

				PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
				CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
						Página 6 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO				DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
			1 ¿ Requiere concepto No técnico? Si 6. Emite concepto técnico Concepto Técnico 7. Selecciona la oferta ¿La forma de contratación implica una OPS? Si 2	Verifica si los bienes y servicios a adquirir requieren concepto	Ordenador de gasto de UAA Jefe de la Unidad de Soporte Ordenador de gasto de UAA. Ordenador de gasto de UAA.
				técnico; si es así, lo solicita a la unidad de apoyo (Ver anexo 02).
				NOTA: Se requiere concepto técnico cuando la UAA desea adquirir:
				equipos de cómputo, servidores, redes, software, el montaje xx xxxxx
				de informática, compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos,
				electromecánicos, repuestos para los mismos.
				6. Emite concepto técnico requerido por la UAA y de ser posible
				la realización de un proceso unificado comunica al ordenador de gasto quién deberá remitirse a la Actividad 3 de la Página 5 del		Concepto Técnico
				presente procedimiento.
				7. Evalúa las diferentes propuestas presentadas y de acuerdo al
				concepto técnico (si aplica) selecciona la más favorable para la
				Universidad y que satisfaga plenamente los requisitos establecidos para la adquisición; teniendo en cuenta los		Cotizaciones
				principios rectores de la contratación: planeación, economía,
				publicidad, transparencia y selección objetiva.
2	Pág. 8	No		Las OPS se utilizan para la contratación de servicios que desarrollen actividades o proyectos específicos no requeridos permanentemente.		Resolución No. 016 de 2014. Por la cual se fijan tarifas para la contratación civil de
						servicios en la Universidad.

				PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
				CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
						Página 7 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO				DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3	Pág. 8	No	2 8. Solicita las hojas de vida, selecciona la más favorable y envía solicitud de OPS a la Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales FTH. 146. Solicitud de OPS 9. Revisa la solicitud FTH. 146 y analiza la viabilidad ¿La Comisión Ad Hoc realiza observaciones? Si 10.Envía y comunica las observaciones pertinentes. 11.Realiza ajustes y envía a la Comisión Ad Hoc.	8. Solicita las Hojas de Vida de los proponentes, realiza la		Resolución No. 2003 de 2013, Reglamentación del procedimiento para la vinculación en la modalidad de empleos temporales. FTH. 146. Solicitud de Orden de Prestación de Servicios. Correo Electrónico de DRH
				selección de la más favorable para la Universidad, conforme a
				las características necesarias para llevar a cabo	Ordenador de gasto de
				satisfactoriamente los servicios requeridos. Posteriormente,	UAA
				diligencia el FTH.146 y solicita aprobación a la Comisión Ad
				Hoc de Contratación de Servicios Personales.
				0.Xx Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales revisa solicitud, analiza la viabilidad y emite aprobación de la contratación mediante OPS	Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales (Vicerrector Administrativo,
					Jefe de Recursos Humanos,
					Director de DCPI y
					ordenador de gasto)
				10. Comunica al ordenador de gasto por medio de correo	Comisión Ad Hoc de
				electrónico las observaciones pertinentes de la solicitud	Contratación de
				realizada.	Servicios Personales
				11. El ordenador de gasto realiza ajustes pertinentes y envía a la Comisión Ad Hoc para su aprobación.	Ordenador de gasto de UAA

			PROCESO CONTRATACIÓN			Código : PCO.01
			CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV			Versión : 10
						Página 8 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO				DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3	No	¿La Comisión Ad Hoc No aprueba la OPS? Si 12. DRH estima honorarios máximos e informa al ordenador de gasto. ¿Se requiere Contratar por un valor mayor al definido por la DRH? Si 13. Xxxxxxx y envía la justificación de mayor valor en honorarios al Vicerrector de Investigación y Extensión ¿Es viable mayor valor No de contratación? Si 14. Comunica al ordenador de gasto. 15. Asigna CDP CDP	FIN FIN 2	La comisión comunica mediante correo electrónico la no aprobación de la solicitud. En caso de aprobarla envía la hoja de vida a DRH para su valoración.	Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales	Resolución No. 016 de 2014. Por la cual se fijan tarifas para la contratación civil de servicios en la Universidad. Justificación para Pago Mayor al Establecido Por la DRH Aval de Vicerrectoría de Investigación y Extensión CDP
				12. DRH estima honorarios máximos que se pueden cancelar
				por el servicio requerido, conforme a la valoración de la Hoja	Profesional de DRH
				de Vida y envía al ordenador de gasto.
				13. Para los servicios profesionales requeridos en atención a
				proyectos cuya contraparte contemple una tarifa de honorarios mayor al establecido por la DRH, las tarifas corresponderán a la propuesta aprobada por la entidad externa, para lo cual se	Ordenador de gasto de UAA
				requerirá el aval de la Vicerrectoría de Investigación y
				Extensión.
					Vicerrector de
					Investigación y
					Extensión
					Vicerrector de
				14. La VIE comunica la aprobación al ordenador de gasto.	Investigación y
					Extensión
				15. Asigna a través del SIF el CDP correspondiente al proceso	Ordenador de gasto de
				contractual.	UAA
					Profesional Presupuesto

				PROCESO CONTRATACIÓN			Código : PCO.01
				CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV			Versión : 10
							Página 9 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO					DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4	Pág. 10	No Si	3 ¿La contratación implica una importación? Si 16. Realiza trámite de Importación 17. Verifica registro del proveedor ¿ El proveedor está registrado? No 18. Solicita la información necesaria (FCO. 01) y la remite para registro a la DCPI FCO.01 19. Registra al proveedor 4	FIN	16. Si la adquisición de bienes corresponde a una compra en el	Ordenador de gasto de la UAA Profesional de la DCPI Ordenador de gasto de UAA Profesional de la DCPI Ordenador de gasto de UAA Profesional de la DCPI
					exterior, el ordenador de gasto se apoya en la asesoría de
					contratación y sigue el procedimiento de Operaciones
					Internacionales.
					17. Verifica en el SIF que el proveedor se encuentre registrado
					en la base de datos de proveedores UIS.
					Si el proveedor está registrado, realiza actualización de los
					datos.
					18. Si el proveedor no se encuentra registrado, solicita la información necesaria, mediante el formato FCO.01. Posteriormente, envía el formato a la DCPI para el registro en el Sistema de Información		FCO.01 Registro de Proveedores de Bienes y Servicios RUT
					19. Realiza el registro del proveedor en el Sistema de
					Información.

		PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
				Página 10 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO		DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4 9	4 ¿Proceso es mayor a 10 No SMLMV? Si 20. Valora los riesgos Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV 21. Solicita la documentación para realizar el proceso contractual 22. Elabora orden de Contratación y designa supervisor. Orden 5	20. En los contratos cuya cuantía exceda xx xxxx (10) SMLMV,	Ordenador de gasto de UAA y/o Responsable de la UAA Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA	FCO.13 Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV (Acuerdo Superior 019 de 2005, Art. 14) FCO.06 Lista de chequeo de documentos (contrataciones menores a 50 smlmv) ICO.01 Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores OC, OT, OPS, orden de consultoría o contrato de suministros
		se deberán valorar por escrito los riesgos inherentes al contrato
		y definir expresamente las garantías (Anexo 02), siguiendo el
		formato FCO.13.
		21. Solicita al proveedor los documentos necesarios para llevar
		a cabo el proceso contractual, siguiendo el formato FCO.06
		NOTA: Es obligación del ordenador de gasto verificar e imprimir
		antecedentes disciplinarios y fiscales del proveedor y la constancia
		deberá reposar en el archivo contractual.
		22. Elabora en el SIF la orden de compra, de trabajo, de
		prestación de servicios, de consultoría o contrato de
		suministros, según las necesidades (Ver Anexo 03) y de
		acuerdo a los formatos proforma del sistema, el cual asigna
		automáticamente el registro presupuestal correspondiente;
		ingresar el motivo de selección del proveedor de acuerdo con
		los criterios de selección establecidos en el documento
		ICO.01. y designa supervisor para la orden de contratación
		elaborada.
		NOTA: No se puede iniciar la ejecución del contrato si no se ha
		cumplido con el registro presupuestal, perfeccionamiento del contrato
		y la aprobación de las garantías.

		PROCESO CONTRATACIÓN			Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV			Versión : 10
					Página 11 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO			DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No	5 ¿La Orden de Contratación elaborada es una OPS? Si 23. Revisa la OPS registrada en el SIF ¿La Comisión Ad Hoc autoriza la OPS registrada en el SIF? No 24. Realiza las observaciones pertinentes a la OPS en el SIF 25. Revisa, ajusta e informa a la Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales 26. Perfeccionan el documento de contratación 6	Si	23. Revisa que la OPS registrada en el SIF, contenga los ajustes y	Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA Contratista
			cambios señalados y/o esté acorde a lo aprobado previamente.
			24. La Comisión Ad Hoc registra en el SIF las razones por las		Resolución No. 2003 de 2013. Reglamentación del
			cuales no fue autorizada la OPS para que el ordenador de gasto haga los respectivos ajustes.		procedimiento para la vinculación en la modalidad de empleos temporales.
			25. Revisa las observaciones y realiza los ajustes pertinentes e
			informa sobre los ajustes a la Comisión Ad Hoc mediante
			correo electrónico.
			26. El ordenador de gasto y el contratista firman las ordenes
			dejando una copia para el contratista y una para el ordenador,
			éste último a su vez entrega al contratista los soportes
			necesarios para que realice la legalización.

				PROCESO CONTRATACIÓN					Código : PCO.01
				CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV					Versión : 10
									Página 12 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO							DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5	Pág. 14	Si No	6 ¿ Requiere pólizas? Si 27. Entrega la documentación de legalización. 28. Verifica que los soportes y garantías estén acorde a lo establecido en la orden de contratación. ¿Garantías aseguradas? No 29. Solicita modificación o cambio. 30. Revisa y aprueba garantías. ¿Es OC, OT o de suministros? Si 7	No	5	Pág. 14	Deberán otorgarse las garantías previstas en el contrato exigidas en correspondencia con la valoración de riesgo que hayan efectuado el responsable de la unidad gestora y el ordenador de gasto en la planeación del mismo.	Ordenador de Gasto de UAA y Responsable de la UAA Contratista Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA.	RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005. Por la cual se expiden el Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la
									Universidad.
							27. Entrega la documentación de legalización del contrato la cual debe ser verificada por el ordenador de gasto.		Contrato firmado, pólizas, recibos de pago de la pólizas, impuestos,
									seguridad social.
							28. Verifica que todos los soportes de legalización y las garantías
							requeridas para llevar a cabo el proceso contractual, se
							encuentren acordes a lo establecido en la orden de contratación
							y procede a dar aprobación a las garantías entregadas.
							29. Si los documentos y/o las garantías no cumplen los requisitos
							necesarios, se envían al contratista para su modificación o
							cambio.
							30. Si los documentos y/o garantías cumplen, el ordenador de		Pólizas
							gasto aprueba las garantías y organiza la carpeta del proceso de contratación.		Carpeta en archivo UAA del proceso de
									contratación

			PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
			CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
					Página 13 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO			DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6 Pág. 14	Si	7 31. Se firma el acta de inicio Acta de inicio 32. Ejecuta el objeto de la orden 33. Recibe y verifica los bienes, suministros y/o trabajos del Contratista. ¿El bien o servicio es satisfactorio? No 34. Devuelve los bienes o suministros y realiza las observaciones pertinentes. 35. Realiza modificaciones o cambios 8	31. Si es pertinente y dependiendo del tipo de contratación el ordenador de gasto suscribe acta de inicio.	Ordenador de gasto de UAA	Acta de inicio
			32. El contratista despacha los bienes o ejecuta el objeto de la orden.	Contratista
			NOTA: Si se requiere adicionar o prorrogar el contrato, remitirse a las
			condiciones estipuladas en el Anexo 04.
			33. Recibe los bienes y/o suministros despachados por el contratista o los servicios prestados y los verifica con la factura y	Ordenador de gasto de UAA y	Factura
			la orden.	Responsable de la UAA
				Ordenador de gasto de
				UAA
			34. Si los bienes y/o servicios no Satisfacen los requerimientos contractuales, se devuelven al Contratista con las observaciones pertinentes para el cambio o modificación.	Ordenador de gasto de UAA
			35. Realiza las modificaciones y cambios pertinentes.	Contratista

		PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
				Página 14 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO		DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6 5	8 36. Elabora acta de recibo final. Acta de recibo final. 37. Registra los bienes en el SIF Comprobante de salida xx xxxxxxx. 38. Se firma el comprobante de salida PFI.25 7 Pág. 15 39. El contratista de la OPS o Consultoría ejecuta el objeto 8 del contrato 40. Elabora Entregables del Contrato y presenta soportes de pago y demás requisitos. Entregables del Contrato Soportes de pago Salud, pensión, cesantías y ARL. 9		Ordenador de gasto	Acta de Recibo Final Comprobante Salida xx Xxxxxxx PFI. 25 Procedimiento Ingreso de Elementos al Inventario Entregables del Contrato Soportes de pago a Seguridad Social y Pensión, riesgos profesionales.
		36. Si los bienes o servicios cumplen las características estipuladas en la orden se firma el acta de recibo final.	de UAA, Supervisor del Contrato y Contratista
		37.En caso de Orden de Compra, realiza el registro en el
		Sistema de Información, generando el Comprobante de Salida xx Xxxxxxx en donde se establece el Funcionario responsable de los artículos y cargándolos a su inventario personal.	Ordenador de gasto de UAA
		38. El ordenador de gasto y el responsable firman el
		Comprobante de Salida xx Xxxxxxx para su aceptación , y realiza
		las actividades contenidas en el procedimiento PFI.25	Ordenador de gasto
		Procedimiento Ingreso de Elementos al Inventario, del proceso	Responsable de la
		financiero.	UAA
		39. Si la orden es por servicios o consultoría el contratista
		ejecuta el objeto del contrato. NOTA: Si se requiere adicionar o prorrogar el contrato,	Contratista
		remitirse a las condiciones estipuladas en el Anexo 04.
		40. Elabora entregables del contrato, en donde se identifiquen
		las actividades y productos derivados de la ejecución de la OPS
		o Consultoría, adicionalmente debe cumplir, independiente de la cancelación de los honorarios, con los pagos al servicio de salud	Contratista
		obligatorio, pensiones, cesantías y riesgos profesionales
		correspondiente al 40% del IBC por cada uno de los contratos
		firmados.

		PROCESO CONTRATACIÓN			Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV			Versión : 10
					Página 15 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO			DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Si No	9 41. Verifica cumplimiento del objeto del contrato ¿Se puede realizar el pago? No 42. Realiza ajustes ¿El Contrato Contempla pagos parciales? Si 43. Elabora la OPA del período 44. Avala y firma la OPA OPA 45. Elabora la OPA y genera cumplimiento. 10	8 Pág. 14 7	41. Verifica el cumplimiento del objeto del contrato, los pagos y los requisitos estipulados en la orden. El informe debe ser archivado en la carpeta de la orden respectiva. La unidad de soporte respectiva deberá dar el Visto Bueno de aprobación a los trabajos de consultoría realizados.	Ordenador de gasto
			Si el contratista realiza y presenta soportes de los aportes y demás requisitos exigidos, se gestiona el pago de los bienes y/o servicios. De lo contrario, se le comunica al contratista para que realice las correcciones necesarias.
			42. Si el contratista no cumple con el objeto contratado, los pagos y demás requisitos, realiza los ajustes, cambios y correcciones pertinentes.	Contratista
			43. Si la forma de pago de los bienes o servicios acordada contempla Pagos parciales, se elabora la OPA correspondiente al período conforme a lo estipulado en la orden de contratación.	Ordenador de gasto de UAA	OPA
			44. Avala y firma la Orden de Pago Automática del periodo.	Ordenador de gasto de UAA	OPA
			45. Si la cancelación de los bienes y/o servicios corresponde a pago único o se trata del último pago, genera cumplimiento en el SIF y escribe manualmente el número de la OPA en la orden de contratación previamente firmada por las partes.	Ordenador de gasto de UAA

		PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
		CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
				Página 16 de 24
DIAGRAMA DE XXXXX		DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No	10 ¿El pago corresponde a una OPS? Si 46. Envía documentos a DRH Orden de Pago Automático Documentos soporte ¿Los soportes para realizar pago están Si completos y son consistentes? No 47. Envía documentos a la 9 Pág. UAA 10 48. Envía documentos a Presupuesto Orden de Pago Automático Documentos soporte 11	46. Si el pago corresponde a una OPS, envía los documentos	Ordenador de gasto de la UAA Profesional de la DRH Profesional de la DRH Ordenador de gasto o Profesional de la DRH	OPS
		soporte de los pagos a salud, pensión, ARL (si se requiere) y la		Soportes de pago
		OPA a la DRH.		OPA
		El profesional de la DRH verifica las vigencias y los montos de
		los pagos de salud, pensiones y ARL (si se requiere) realizados
		por el contratista.
		47. Si se presentan inconsistencias, envía los documentos a la
		UAA para que hagan la solicitud de modificación de los
		Soportes de pago al contratista.
		48. Si los documentos y los pagos están correctos, envía a la Sección de Presupuesto con su Visto Bueno para el trámite de pago conforme al procedimiento PFI.08 Procedimiento de		PFI.08 Procedimiento de Egresos
		Egresos, establecido en el proceso financiero.

	PROCESO CONTRATACIÓN		Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV		Versión : 10
			Página 17 de 24
DIAGRAMA DE FLUJO	DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	DOCUMENTOS DE REFERENCIA
11
PFI. 08	Remitirse al procedimiento PFI. 08 Procedimiento de Egresos. Una vez realizado el pago parcial, el contratista continúa ejecutando el objeto de la orden. En el caso de Pago Parcial, si es OPS/Consultoría, retomar el proceso desde la actividad 39 de la página 14; para el caso de OC, OT o Suministros, retomar el proceso en la actividad 32 de la página 13.		PFI. 08 Procedimiento de Egresos
49. Autoriza la cuenta a pagar por medio del SIF. Si es último pago evalúa el proveedor.	49. Una vez recibido el correo electrónico de la División financiera, ingresa al SIF y autoriza la cuenta a pagar. Si se trata del último pago evalúa al contratista conforme a lo estipulado en el Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores (ICO. 01). (De ser necesario el ordenador de gasto puede asesorarse por el supervisor para la realización de la evaluación)	Ordenador de gasto de UAA	ICO.01 Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
50. Firma acta de liquidación	50. Firma acta de liquidación. Ver anexo 04.	Contratista Supervisor Ordenador de gasto de UAA
51. Archiva soportes documentales	51. Finalmente archiva los soportes documentales, diligenciando la Lista de Chequeo de Documentos, FCO.06.	Ordenador de gasto de UAA	FCO.06 Lista de Chequeo de Documentos
FIN

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 18 de 24

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	FECHA DE APROBACIÓN	DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01	Agosto 17 de 2005	Creación del Documento.
02	Febrero 27 de 2008	El procedimiento se elabora en el nuevo formato aprobado para el Sistema de Gestión de Calidad. Se adicionan las actividades de Evaluación de Proveedores, la verificación de los requisitos de las OPS por parte de la DRH.
03	Abril 16 de 2008	Se modifica la actividad 54 incluyendo: La unidad de soporte respectiva de la Universidad deberá dar el visto bueno de aprobación a los trabajos de consultoría realizados. Se modifican los nombres de los documentos de referencia, conforme a los Listados Maestros del Proceso Contratación y del Proceso Financiero. Se incluye la actividad No. 27: Realiza el trámite de importación. Se elimina el procedimiento de importaciones de los documentos de referencia.
04	Abril 17 de 2009	Se corrige la fecha de aprobación del procedimiento. Se incluye la Ley 1150 de 2007 en la normatividad. Se incluye el Decreto 2474 de 2008 en la normatividad. Se incluye el Decreto 4828 de 2008 en la normatividad. Se incluye el Decreto 4881 de 2008 en la normatividad. Se actualiza la Resolución de delegación de los Ordenadores del Gasto. Se amplia la actividad 27.
05	Septiembre 17 de 2009	Se amplía la actividad 33 Se amplía la actividad 34 Se amplía la actividad 35 Se amplía la actividad 36
06	Abril 22 de 2010	Se actualiza la normatividad con la inclusión de la Resolución de Rectoría 743 xx xxxx 8 del 2009. Se incluye nueva consideración. Se modifica la actividad 32 y se incluye en la columna documentos de referencia el Acuerdo Superior 019 de 2005 y el documento FCO.013 Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV (Acuerdo Superior 019 de 2005, Art. 14).

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 19 de 24

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	FECHA DE APROBACIÓN	DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
07	Enero 31 de 2011	Se actualiza la Norma NTC GP 1000:2004 por la NTC GP 1000:2009.
08	Mayo 23 de 2013	Se actualiza la actividad No. 30 y No. 31 incluyendo a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión como unidad responsable del registro de proveedores en el sistema.
09	Marzo 21 de 2014	Se actualiza la normatividad del procedimiento: Se agrega la resolución 786 xx xxxx 28 de 2012, Ley 80 de 1.993, Ley 30 de 1.992, Ley 788 de 2.002, Ley 1474, Ley 1607 de 2012, Decreto 019 de 2012, Decreto 0862 de 2013, Decreto 1510 de 2013, decreto 1828 xx xxxxxx 27 de 2013. Se elimina de la normatividad la Norma técnica NTC GP 1000:2009, y la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001, Decreto 2474, Decreto 4828 y Decreto 4841. De 2008 y el Decreto 1397 de 2012. Se actualizan algunas actividades del procedimiento: - Se modifica la Actividad No. 8, eliminando la consulta de precios en la base de datos (la cual no existe en el sistema) e incluyendo la obligatoriedad de solicitud de tres (3) cotizaciones para adquisición de bienes por cuantía menor a 50 SMLMV. - Se agrega la actividad No. 9 Selecciona la oferta más favorable. -Se eliminan las actividades 19, 20 y 21 de la versión anterior. -Se elimina de la normatividad: Norma tècnica NTC GP 1000:2009, Decreto 2474, Decreto 4828 y Decreto 4841
10	Abril 24 de 2014	Se actualiza la normatividad del procedimiento: Se agrega: la resolución 2003 de diciembre 18 de 2013 y resolución 016 de enero 02 de 2014, Decreto 0723 de 2013. Se Actualizan definiciones y se establecen nuevas consideraciones. Se Replantean, reorganizan, se fusionan y se establecen nuevas actividades del procedimiento, incluyendo actividades relacionadas con la Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales , la Unidad Ad Hoc de diseño, presupuesto y supervisión para adecuaciones menores Se actualizan los anexos: Se modifica xx xxxxxx xxx xxxxx 00 y se actualiza su contenido. Se cambia numeración del Anexo 02 y pasa a ser el anexo 03 Garantías Modificación del Anexo 02 Unidades de Apoyo al Procedimiento. Se crea el Anexo 04. Tipos de Contratos

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.07
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 01
		Página 20 de 24

ANEXO 01. UNIDADES DE APOYO AL PROCEDIMIENTO

 Las Unidades de apoyo al procedimiento:

- División de Servicios de Información (DSI): Esta unidad Participa como asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software y montaje xx xxxxx de informática. El responsable del proyecto ponerse en contacto con la DSI quien analiza la necesidad y elabora el concepto técnico en el cual presenta detalladamente las características técnicas del equipo, impresora, dispositivo de hardware o software según el caso, las condiciones comerciales existentes con el o los proveedores, las pólizas que deben ser solicitadas y otras consideraciones especiales que estime necesarias . Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa recibe los equipos, el grupo de soporte a usuarios de la DSI, colabora confirmando que las características técnicas del equipo recibido correspondan a lo solicitado y elabora la ficha técnica del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su configuración en red, el mantenimiento de software entre otros.

- División de Mantenimiento Tecnológico (DMT): Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos, diferentes a los equipos de cómputo y en algunos casos, asesora la compra de repuestos para los mismos. Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa haya surtido el proceso de conformación de especificaciones técnicas, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico que realice un análisis de las mismas y emita concepto técnico teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad, las características de los equipos requeridos y sus parámetros técnicos y económicos. La DMT precisa las pólizas que deben ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de la Universidad. Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos o electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del concepto técnico respectivo. Cuando el proveedor hace entrega del equipo, la División de Mantenimiento Tecnológico , verifica que este cumpla con las especificaciones establecidas en la orden de compra o contrato y elabora la ficha técnica del equipo la cual ingresa al sistema de información del programa de mantenimiento de la Universidad.

- Planeación (PLA): Como Unidad Asesora, capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas de la Universidad. Los responsables en las UAA formulan sus proyectos de inversión basados en sus necesidades y en los criterios establecidos anualmente por el Consejo Superior, y Los registran en el sistema de Planeación para que esta lleve a cabo la evaluación del proyecto y el análisis de su viabilidad. Planeación revisa el cumplimiento de requisitos del proyecto , corrobora si es compatible con el Plan de Desarrollo Institucional y con las prioridades de inversión de la Universidad , realiza la evaluación técnico-económica e informa al solicitante sobre la viabilidad del proyecto y su registro en el BPPUIS, para que ingrese en la programación cuando exista disponibilidad presupuestal para su ejecución. En los casos en que lo considere necesario, sugiere modificaciones al contenido de los proyectos. Por otra parte, presta asesoría en el proceso de elaboración de presupuesto y plan de compras . Con Planeación también deben consultarse los proyectos de remodelación y adecuación para verificar su correspondencia con los lineamientos y la reglamentación interna de la Universidad sobre la planeación de las edificaciones y usos de espacios.

- División de Planta Física (DPF): Esta división se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la Universidad. Esta Unidad participa como asesora, participa en lo relacionado con los servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo asesoría técnica. En el caso en que la obra requiera un servicio de los mencionados anteriormente, debe ponerse en contacto con esta división e informarle el trabajo que desea realizar por medio del módulo de Planta Física en la Intranet, si se trata de una solicitud extraordinaria esta se hará verbal o por escrito (las cuales no deben ser subidas al sistema). La División de Planta Física se encargará de verificar que las obras realizadas correspondan con lo contratado y estén de conformidad con las normas técnicas que apliquen. Al finalizar una obra civil, la Unidad Académica y/o Administrativa elabora un acta de recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División .

- Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión (DCPI): Es el responsable de velar por la adecuada realización de los procesos de selección de contratistas y ejecución de los contratos, en los términos previstos en el Acuerdo Superior 46 de 2004 y No. 19 de 2005 por el cual se adopta el Reglamento de Contratación. Le corresponde presidir los comités de evaluación en los contratos con formalidades plenas y establecer los mecanismos de evalua ción que deberán aplicar los ordenadores de gasto en los demás casos, bajo su responsabilidad.

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 00 xx 00

XXXXX 00. GARANTIAS

El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo y presentar para aprobación de la universidad una póliza única de garantías expedida por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de Entidades Estatales, cuya oficina matriz haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán modificarse de acuerdo a l os cambios establecidos dentro de todo el proceso contractual.

- Amparo de seriedad de la oferta: Previo estudio del ordenador de gasto, se requerirá esta póliza cuando se establezca en los términos o especificaciones acordadas como respaldo de las actuaciones precontractuales realizadas dentro de todo proceso, debiendo permanecer válida durante el período especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones. El monto de esta garantía estará especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones , cubrirá como mínimo el 10% del valor estimado del contrato y tendrá una vigencia no inferior a sesenta (60) días a partir del cierre de la correspondiente licitación o convocatoria pública. Esta garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos una vez que se determine que no se les adjudicará el contrato(previa solicitud por parte de ellos), excepto al segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato.

- Amparo de anticipo: Se solicitará para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiación indebida de los dineros o bienes entregados al contratista para financiar el cumplimiento de sus obligaciones por un valor equivalente al 100% del contrato u orden, con una vigencia mínima igual al mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato .

- Amparo de cumplimiento del contrato: Asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por un período que incluya la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.

- Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio: Ampara a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales de uso, los elementos, equipos o servicios suministrados por el contratista presentan una anomalía notable a causa del incumplimiento de los requisitos y especificaciones mínimas exigidas en los términos de referencia o pliegos de condiciones del proceso contractual. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.

- Amparo de suministro de repuestos y accesorios: Asegura a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los términos de referencia o pliegos de condiciones. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.

- Amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales y prestacionales a que está obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecución del contrato. Amparará mínimo el 10% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del mismo y 3 años más.

- Amparo de estabilidad de la obra: Garantiza a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso , la obra sufra deterioros imputables al contratista. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más a partir de la entrega y recibo a satisfacción.

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 00 xx 00

XXXXX 00. GARANTIAS

- Amparo de responsabilidad civil extracontractual: Cubre a la Universidad contra todos los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del contrato , especialmente cuando se ocasionen perjuicios a terceros y que estos involucren una responsabilidad inicial para la Universida d. Su cubrimiento se establece en SMLMV y no puede ser inferior al 5% del valor del contrato, por una vigencia igual a la del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.

Parágrafo: Los anteriores amparos contienen el mínimo básico de garantías a contemplar en los diferentes procesos de contratación, sin reserva de que estos puedan variar acorde con la naturaleza del contrato.

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 23 de 24

ANEXO 03. TIPOS DE CONTRATO

Los tipos de contrato son:

- Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o

valor del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación .

- Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recíprocamente a conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el

contratista a pagar por este bien, obra o servicio un precio determinado.

- Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución d e proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos , así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

- Contrato de Compraventa: Adquisición mediante la cual la Universidad transfiera la propiedad de bienes.

- Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de

cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

- Contratos de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas c on la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

- Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisición de bienes consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada en el momento de suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son : papelería, comestibles, aseo y cafetería, medicamentos, materiales (reparación y mantenimiento de planta física), reactivos y materiales de laboratorio. (Éste tipo de contrato no aplica para servicios ).

- Orden de compra: Esta modalidad se utilizará para la adquisición de bienes o elementos. Se utilizará orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los elementos a adquirir. Se realiza Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios centros de costo , siempre y cuando tengan el mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de ellos se tenga CDP disponible .

- Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras adicionales,

conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV.

	PROCESO CONTRATACIÓN	Código : PCO.01
	CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CUANTÍA MENOR A 50 SMLMV	Versión : 10
		Página 24 de 24

ANEXO 04. CONDICIONES PARA MODIFICACIÓN AL CONTRATO PRINCIPAL

Para prorrogar o adicionar un contrato debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- El contrato debe estar vigente.

- La solicitud debe ser presentada por el supervisor y/o interventor al ordenador de gasto, en la cual se debe reflejar la viabilidad y conveniencia

para la Universidad.

- Por regla general, los adicionales en valor no pueden superar el 50% estipulado para el contrato principal.

- Las ordenes mínimas de corta duración no pueden ser adicionadas, prorrogadas, ni suspendidas dada su naturaleza.

- Si el contrato principal se perfeccionó con pólizas, cualquier adición, prórroga y/o suspensión requerirán de la correspondiente ampliación de las garantías.

- La justificación de adición de podrá ser la misma que originó el contrato principal.

MODIFICACIÓN: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar las condiciones del contrato.(Especificaciones

técnicas del producto, obligaciones del contratista, lugar de entrega, supervisor o interventor)

ADICIONAL: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.

PRÓRROGA: Ampliación del plazo del contrato principal por situaciones o variables impredecibles y/o de fuerza mayor.

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Deberá efectuarse la liquidación de los contratos en los siguientes casos, como se establece en el Artículo 16 del Acuerdo Superior No. 019 de

2005 (Reglamento de Contratación):

- Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto.

- En los contratos de ejecución sucesiva, cuya duración exceda de tres (3) meses.

- En los contratos de ejecución sucesiva con formalidades plenas.

- En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la constatación periódica del avance de ejecución.

- Cuando se haya pactado en el contrato.