ANEXO TÉCNICO 01.

ANEXO TÉCNICO 01.

“ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES”

En este Anexo Técnico se detallan las condiciones técnicas mínimas generales para todas las actividades, las cuales son de obligatorio cumplimiento por parte del Contratista:

1. OBJETO:

Prestación de servicios logísticos para el desarrollo de las actividades requeridas para promover el bienestar de los empleados del distrito y sus familias.

2. ALCANCE DEL OBJETO:

La prestación de dicho servicio implica realizar las actividades necesarias para desarrollar los eventos contemplados en el programa de Bienestar e incentivos del DASCD de acuerdo con el Anexo Técnico No. 01 Ficha, los eventos a realizar son los siguientes:

A. Espectáculo Navideño obra teatro musical

B. Gala de Reconocimiento a Servidores Públicos.

C. Entradas y alimentación parque de diversiones

D. Entradas en combo para funciones de cine.

E. Reuniones de trabajo integrales sobre Talento Humano

Los eventos y actividades organizados por la administración, van dirigidos a los funcionarios de las entidades distritales y sus familias.

Las especificaciones descritas en el presente anexo son de obligatorio cumplimiento para todas las actividades según lo requiera cada actividad. Las condiciones técnicas e insumos específicos para cada actividad a desarrollar se encuentran descritas en el presente Anexo.

3. INSTALACIONES Y ESCENARIOS

El contratista debe garantizar la disponibilidad de instalaciones de su propiedad, en comodato, en préstamo, o en alquiler, como salones, parques, plazoletas, auditorios, salas de reunión, teatros, espacios al aire libre, escenarios deportivos, hoteles, etc. Estas instalaciones deben contar con salidas de emergencia debidamente señalizadas, vías de evacuación, extintores, sistemas de ventilación, detección automática y control de incendios y en general cumplir con las normas vigentes en materia de salud ocupacional y seguridad, parqueadero y servicio de vigilancia.

La señalización informativa y reglamentaria debe ser acorde, en tamaño y cantidad, con la dimensión del escenario y la cantidad de asistentes a cada actividad.

Las instalaciones deben contar con un baño por cada 100 personas, teniendo baterías para hombres, separadas de las de mujeres, con suministro constante de agua y servicio de aseo permanente, así como dotación de papel higiénico, toallas de papel y jabón, de acuerdo con el número de participantes y el tiempo de duración de cada actividad. Se adelantará visita previa de verificación a todas las instalaciones propuestas para las diferentes actividades, con antelación no inferior a diez (10) días calendario del inicio de la actividad.

El contratista debe adelantar las gestiones pertinentes frente a las autoridades competentes, para que se cuente con las licencias y permisos de las autoridades competentes, que sean necesarios en las actividades o eventos.

4. APOYO MÉDICO

En los eventos que se llegare a necesitar por sus características, se debe contar con personal debidamente capacitado, mostrando la acreditación pertinente en cada caso, y entrenado en APH (Atención Pre hospitalaria) y primeros auxilios, en las actividades xx xxxxxxx y alto riesgo como caminatas, deportes extremos, cabalgatas, entre otras, se requiere además entrenamiento en socorrismo.

Se debe contar con botiquín para atención de primeros auxilios, el cual deberá incluir material para inmovilizaciones, transporte y botiquín.

Contar con sitio de primeros auxilios para las actividades con más de 50 participantes.

Se debe contar con Seguro de accidentes y atención médica inmediata, así como contacto con instituciones prestadoras de servicios de salud en todos los municipios visitados en desarrollo de las actividades.

5. COMUNICACIÓN

El contratista debe proporcionar apoyo en comunicación (Teléfonos Celulares u otros dispositivos) a los coordinadores de la actividad, con el fin de mantener comunicación permanente con el supervisor, en caso que se presenten emergencias, contingencias o se requiera solucionar inconvenientes durante el desarrollo de las actividades.

6. ALIMENTOS

Las actividades que lo requieran contarán con el suministro de alimentos aptos para el consumo humano, así:

Refrigerio Reforzado compuesto por dos (2) sólidos uno de dulce (pastel gloria, brownie, mantecada o pie de frutas) y uno de sal (hojaldre de jamón y queso, pincho de pollo, palito de queso, empanada de carne o pollo, emparedado de atún, de jamón y queso o pollo); un líquido frío de mínimo de 300 ml (gaseosa, jugo natural o jugos pasteurizado), o caliente (café con leche, chocolate con leche, té con leche o aromática) y fruta (manzana, durazno, fresas, pera, ciruelas o uvas).

Almuerzo Ejecutivo compuesto por entrada que puede ser sopa (crema de pollo, champiñones, zanahoria o verduras, sopa de arroz o sancochito), porción de fruta (papaya, melón, manzana, mandarina o sandía), verdura (verdura caliente o ensalada fría), plato principal con dos proteínas de mínimo 100 gr. cada una (res, cerdo, pollo o pescado), dos carbohidratos (arroz, papa o plátano), aderezos, jugo natural de mínimo 300 ml y postre (bocadillo con queso, arroz con leche, gelatina, esponjado de frutas, flan o helado).

Pasabocas debe contener mini pincho de pollo, mini pincho de carne, empanaditas de carne y pollo, deditos de queso, galletas de sal con atún, jamón y queso.

Estación de Café y agua permanente compuesta por tinto, agua aromática, agua pura, azúcar, crema no láctea en sobres durante todo el evento.

Bebidas: Consiste en bebidas refrescantes en presentación personal de mínimo 300ml (Gaseosa, jugos pasteurizados, té o similares)

Los alimentos deben ser de excelente calidad y se suministrarán en óptimas condiciones de higiene y salubridad, observando fielmente las normas vigentes legales. Los alimentos deben ser certificados en el momento en que el supervisor lo estime conveniente. Las diferentes opciones de alimentos ofrecidos para las actividades deberán presentarse para la aprobación del supervisor con mínimo de cinco (5) días calendario de anticipación a la actividad.

Los derivados lácteos y cárnicos deben conservar la cadena de frío establecida por el fabricante. Los productos entregados en empaque deben tener registro INVIMA y fecha de vencimiento la cual deberá ser posterior a los 8 días calendario siguientes a la fecha en la que se llevará a cabo el evento. En las actividades que requieran preparación de alimentos se realizará visita previa de verificación de condiciones higiénicas sanitarias de acuerdo con lo establecido por la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá D.C.

Los alimentos serán suministrados en las cantidades que el anexo técnico señala, con los menús y horarios acordados previamente con el SUPERVISOR, ningún cambio en el menú se puede realizar sin autorización previa del mismo, por un plato o refrigerio equivalente.

Para el consumo de los alimentos el contratista debe contar con el correspondiente menaje para cada actividad, servilletas y mantelería en condiciones óptimas para el desarrollo de las actividades.

7. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO:

Coordinador General del programa de bienestar y Suplente del mismo.

Formación académica mínima exigida: Profesional

Experiencia mínima exigida: Cuatro (4) años de experiencia profesional, como coordinador de eventos empresariales y/o programas de bienestar. La certificación de experiencia del mismo debe ser expedida por el Representante Legal o quien haga sus veces dentro de la empresa proponente y deberá presentarse al inicio del contrato.

Funciones del Coordinador General y Suplente. Son obligaciones del Coordinador General y Suplente las siguientes:

a. Acordar con el supervisor encargado por la entidad contratante, las especificaciones y requerimientos que son necesarios para llevar a cabo las diferentes actividades, sean éstas en las instalaciones ofrecidas por el contratista.

b. Velar por el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones a cargo del contratista

c. Adelantar las gestiones pertinentes frente a las autoridades competentes, para que el contratista cuente con las licencias y permisos que sean necesarios para adelantar las actividades o eventos requeridos

d. Servir de interlocutor entre las entidades y el contratista, para lo cual deberá contar con la disponibilidad requerida por las primeras y con un número fijo y celular de contacto

e. Apoyar el desarrollo de las actividades planificadas, atendiendo las necesidades que durante las mismas tenga la entidad contratante.

Las demás obligaciones que por la naturaleza de las funciones que le son asignadas deban ser desarrolladas.

Cabe resaltar que el Coordinador General y/o suplente del mismo deberá estar disponible en todas las actividades para apoyar el desarrollo de las mismas y se comprometerá a estar en continua comunicación con el coordinador que se designa para evento y con el SUPERVISOR designado por la entidad. El Coordinador suplente reemplazará al principal en caso de ausencia del mismo. La certificación de experiencia del mismo debe ser expedida por el Representante Legal o quien haga sus veces dentro de la empresa contratista y deberá presentarse al momento de suscribirse el acta de inicio.

El personal mínimo para cada una de las actividades objeto del presente proceso de contratación se describe en el Anexo Técnico 01 y Ficha Técnica 01.

Las hojas de vida y documentos de cada persona, junto con el listado general del personal que laborará en la preparación, ejecución y apoyo en primeros auxilios, socorrismo y seguridad industrial de las actividades, deben estar en poder del supervisor por lo menos 10 días calendario antes de la ejecución de la misma. Todo cambio debe ser reportado al supervisor con antelación no inferior a tres

(3) días calendario de la fecha de ejecución.

El contratista deberá suministrar al personal que labore dentro de las actividades la indumentaria necesaria para la identificación y desempeño adecuado de las actividades y un carné, con el fin de

identificarlos fácilmente y cumplir con las normas sanitarias y presentación personal. El personal debe estar cubierto con un Seguro de responsabilidad ante terceros.

10. SEGURIDAD INDUSTRIAL

Los escenarios y establecimientos deben contar con personal entrenado en Planes de Emergencia y Evacuación y Atención de Primeros Auxilios, el establecimiento debe cumplir con la normas y requisitos de Seguridad Industrial, Concepto Sanitario expedido por la Autoridad Sanitaria competente y el registro y aprobación de los planes de contingencia o la autorización o el permiso según el caso, emitido por las autoridades establecidas en el artículo 7 del Decreto 633 del 28 de diciembre de 2007.

El personal que prestará el servicio debe cumplir con todos los requerimientos de seguridad industrial y de salud ocupacional para la prestación del servicio de las actividades.

En los casos que se requiera alimentación, deberá cumplir estrictamente con todas las normas y reglamentaciones sanitarias y de salud pública exigidas para los servicios de alimentación, sin detrimento de las observaciones que se realicen en cuanto a:

 Certificado del curso de Manejo Higiénico de Alimentos actualizado, para los manipuladores de alimentos

 Seguimiento permanente del estado de salud de los trabajadores

 Condiciones higiénico sanitarias de instalaciones, equipos y utensilios.

 Procesos técnicos de limpieza y desinfección

 Adquisición de materia prima a proveedores conocidos.

 Control de calidad de los productos procesados a través de un laboratorio de Bromatología

 Mantener procesos xx xxxxxx de frío para alimentos de alto riesgo como carnes, derivados cárnicos y lácteos.

 Técnicas de almacenamiento de alimentos.

 Control de vectores - artrópodos y roedores.

 Programas de control de calidad y B.P.M.

 El personal que preste servicio en el desarrollo de las actividades debe contar con la indumentaria necesaria para el desempeño adecuado de las actividades (batas, overoles, botas, petos, cofias) y un carné que permita su identificación.

El Contratista deberá suministrar por lo menos 10 días calendario antes de la ejecución de las actividades la siguiente información, con el fin de establecer la planeación y riesgos de las mismas:

 Selección del lugar donde se va a realizar la actividad o destino de la misma.

 Recurso humano de acuerdo a la necesidad requerida.

 Preparación de material de apoyo para la realización de actividades.

 Plan de recorrido en el caso de las caminatas.

11. SEGURO

El contratista deberá mantener vigente un seguro de accidentes que ampare a los participantes de la Gala frente a riesgos de posibles lesiones.

12. SUPERVISIÓN.

Todas las actividades se ejecutarán con la supervisión directa del SUPERVISOR designado por cada Entidad y/o el personal asignado por éste.

a. Modificaciones a la programación para una actividad.

Únicamente procede con autorización del SUPERVISOR, previa verificación de la nueva programación.

b. Visitas Técnicas o de Reconocimiento

Las visitas serán realizadas por funcionarios delegados por el DASCD y el personal que para el efecto delegue el contratista. Los costos de estas visitas deben ser asumidos por el contratista.

En las visitas se inspecciona: Logística en general, lugares de las actividades, tipo de actividad que se va a desarrollar, alimentación y menús que se van a trabajar durante las actividades, baños, numero xx xxxxx, dotación xx xxxxx. Posibles riesgos que puedan generarse en la actividad. Lugares que cuenten con lo requerido para las actividades. De acuerdo con las especificaciones técnicas de cada actividad.

La inspección también permitirá verificar que los lugares cuenten con todo lo requerido para salud ocupacional, de acuerdo con las normas vigentes.

Las visitas serán programadas con antelación al desarrollo de las actividades, conjuntamente entre el contratista y el SUPERVISOR. En el evento en que de la visita se concluya que el sitio no cumple con las condiciones exigidas el contratista deberá ofrecer otra opción y se realizará la visita correspondiente.

12. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

En caso que el contratista requiera subcontratar alguno de los servicios ofertados, el comité de apoyo a la supervisión, deberá verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas por el DASCD en el pliego de condiciones.

13. REQUERIMIENTOS GENERALES AL CONTRATISTA

1. Presentar un informe pormenorizado de la ejecución de cada actividad, en donde se incluya como mínimo qué tipo de actividad se realizó, unidades provistas, a quienes estaba dirigida la actividad, cuantas personas participaron y cuantas personas estuvieron a cargo de esta actividad. Este informe se deberá presentar en medio magnético y físico, así como contar con registro fotográfico (Formatos JPEG o RAW, Dimensiones 3413 x 2560 pixeles de 72 a 300 ppp) y en video

(Resolución: FULL HD de 1920x1080 Formatos: MOV, AVI y MPEG4), junto a la factura para que el Departamento pueda realizar el desembolso respectivo.

2. Entregar al SUPERVISOR, en copia física y vía correo electrónico la evaluación final de todas las actividades desarrolladas.; este informe debe contener el análisis estructurado y estadístico de cada una de las actividades ejecutadas permitiendo recolectar información útil para la elaboración de futuros planes de bienestar.

3. Realizar encuestas de satisfacción, de acuerdo a lo establecido con el supervisor del conttrato.

4. Las sedes en donde se realicen actividades de capacitación, sensibilización, integración y recreación, entre otras, deberán estar dotadas de puntos de disposición de residuos sólidos que cuenten con la cantidad suficiente de recipientes que permitan realizar una adecuada separación en la fuente.

5. Minimizar al máximo el uso de elementos como platos, cubiertos y vasos de plástico o icopor, prefiriendo el uso de utensilios reutilizables.

6. Los informes y demás documentos solicitados por el SUPERVISOR deberán estar impresos a doble cara, de forma tal que se reduzca el uso de papel.

7. La realización de los eventos debe contar con aprobación del SUPERVISOR en cuanto a actividades, menús, hojas de vida (Cuando la actividad lo requiera), con por lo menos 15 días calendario de anticipación a la fecha programada.

8. Presupuestar el valor de los escenarios, los alimentos, el equipamiento y el personal de acuerdo a los valores presentados en la propuesta y según los parámetros especificados en las condiciones del anexo técnico, indicando el nombre del evento, la fecha y el lugar de realización.

14. CLASIFICACIÓN UNSPSC:

El servicio objeto del presente proceso de selección se encuentra identificado en el clasificador de bienes y servicios UNSPSC, como se indica a continuación:

Clasificaci ón UNSPC	Segmento	Familia	Clase	Producto
801115	Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos	Servicios de recursos humanos	Desarrollo de recursos humanos

Clasificaci ón UNSPC	Segmento	Familia	Clase	Producto
80141624	Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos	Comercialización y distribución	Actividades de venta y promoción de negocios	Servicio de gestión de programas de reconocimiento
80141902	Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos	Comercialización y distribución	Exhibiciones y ferias comerciales	Reuniones y eventos
90101601	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Restaurante y catering	servicios de banquetes y catering	Instalaciones para banquetes
90101603	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Restaurante y catering	servicios de banquetes y catering	Servicios de catering
901116	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Instalaciones hoteleras , alojamientos y centros de eventos	Facilidades para encuentros
901315	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Artes interpretativas	Actuaciones en vivo
90131501	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Artes interpretativas	Actuaciones en vivo	Actuaciones u obras teatrales
90131502	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Artes interpretativas	Actuaciones en vivo	Actuaciones en danza
90131504	Servicios de viajes,	Artes interpretativas	Actuaciones en vivo	Conciertos

Clasificaci ón UNSPC	Segmento	Familia	Clase	Producto
	alimentación, alojamiento y entretenimiento
90131603	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Artes interpretativas	Actuaciones grabadas o películas	Servicio de distribución de cine
90151700	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Servicios de entretenimiento	Parques de diversiones
90131601	Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento	Artes interpretativas	Actuaciones grabadas o música	Películas cinematográficas