CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
XXXXXXXXXXX XXXXXXX XXX XXXXXX
XXXXXXXXX XX XXXXXXXXXX XXXXXXXX
X X X-X X-0 0 9 0 -2 0 1 6
MINISTERIO DEL AMBIENTE
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES, EJECUCION Y RECEPCION DE LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DEL PROGRAMA DE APOYO AL SISTEMA NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE.
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2012/01/01 HASTA: 2013/12/31
N° NIS | 12813 |
PERIODO N° INGRESO DPECC | 2016 |
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCION DE AUDITORIAS INTERNAS
DAI-AI-0290-2016
MINISTERIO DEL AMBIENTE
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES, CONTRACTUALES, EJECUCION Y RECEPCION DE LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DEL PROGRAMA DE APOYO AL SISTEMA NACIONAL DE AREAS PROTEGIDAS DEL MINISTERIO DEL AMBIENTE.
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2012/01/01 HASTA : 2013/12/31
Orden de Trabajo:
Fecha O /T :
12444- 005-2014
02/ 06/2014
Ministerio del Ambiente
MINISTERIO DEL AMBIENTE
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
DAI-MAE-12444-005-2014
MINISTERIO DEL AMBIENTE
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL A los procesos precontractúales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.
MINISTERIO DEL AMBIENTE
EXAMEN ESPECIAL A los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.
I
Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Ambiente
Quito-Ecuador
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
CG Contraloría General del Estado
COTO Cotización de Obra
CUR Comprobante Único de Registro
DAI Dirección de Auditoría Interna •
e-SIGEF Sistema de Gestión Financiera
INCOP Instituto Nacional de Compras Públicas
KFW Cooperación Oficial Financiera Alemana
LICC Licitación para Consultoría de Comunicación
MAE Ministerio del Ambiente del Ecuador
PANE Patrimonio de Áreas Naturales del Estado
RGLOSNCP Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
S.A. Sociedad Anónima
SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SIE Subasta Inversa Electrónica
SNAP Sistema Nacional de Áreas Protegidas
USD. Dólares de los Estados Unidos de América
003
ÍNDICE
CONTENIDO PAG.
Carta de Presentación CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1
Motivo del examen 1
Objetivos del examen 1
Alcance del examen 1
Base legal 2
Objetivos de la entidad 4
Montos de recursos examinados 5
Servidores relacionados 5
CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN | 6 | |
Seguimiento de recomendaciones | 6 | |
Control, custodia y registro de garantías | 6 | |
Contratación para la Construcción de Infraestructura en la Chocolatera | 8 | |
Contrataciones del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Protegidas | Áreas | 00 |
XXXXX 0 Nómina de servidores relacionados con el examen |
Ministerio
del Ambiente íxprob^Q p
Ref. Informe aprobado elcCpu/V
Quito DM,
Señora
Ministra del Ambiente Ministerio del Ambiente Presente
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado a través de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial A los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Xxxx, Xxxxxx y Libertad,
Directora de Auditoría Interna Ministerio del Ambiente
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, por el período comprendido entre el 1 de enero 2012 y el 31 de diciembre de 2013, se realizó de conformidad con el Plan Operativo Anual de Control del año 2014, en cumplimiento al Acuerdo 001 CG- 2014 de 2 de enero de 2014 aprobado por la Contraloría General del Estado; y en cumplimiento a la Orden de Trabajo contenida en oficio DAI-MAE 00000-000-0000 de 2 xx xxxxx de 2014, suscrita por la Directora de Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente.
Objetivos del examen
Objetivos generales:
Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas internas, relacionadas a los Procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas. '
Verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los pagos efectuados.
Alcance del examen
El examen especial a los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, cubrió el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, que se efectuaron con fuente de financiamiento 001 recursos fiscales.
1
0 0 8
La Dirección de Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente, realizó la siguiente acción de control relacionada con el* presente trabajo:
El examen especial al manejo y administración de las Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, que cubrió el período comprendido entre el 2 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2012, considerándose dentro del marco de los objetivos generales, exclusivamente los aspectos relacionados con inversiones realizadas con recursos fiscales por parte de Planta Central del Ministerio, restringiéndose el análisis a las Áreas Naturales Protegidas de las provincias de Cotopaxi, Chimborazo, Guayas y Manabí.
El Proyecto de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Naturales Protegidas SNAP, también se financia con recursos de Cooperación Oficial Financiera Alemana (KFW), los que en el presente examen no fueron analizados debido a las cláusulas del Contrato del Aporte Financiero y a que en la planificación se encuentra considerado para análisis solo recursos fiscales.
Base legal
Mediante Acuerdos Ministeriales 175, 175-A, 104, 120, 246 y 226; de 19 y 20 de
noviembre de 2008, 29 de octubre, 23 de noviembre de 2009, respectivamente; 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 x 0 xx xxxxxxxxx xx 0000; y, publicados en Registros Oficiales: Suplemento 509, 538, 81, 121, 392 y 622; de 19 enero, 2 xx xxxxx, 4 de diciembre de
2009, 2 de febrero de 2010, 00 xx xxxxxxx xxx 0000 x 00 xx xxxxx xx 0000; respectivamente, se aprobó el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente, con sus respectivas reformas.
El 16 de diciembre de 2009 se firma el Contrato de Aporte Financiero entre la Cooperación Financiera Oficial entre Alemania KFW, Frankfuert am Main y la República del Ecuador representado por el Ministerio del Ambiente del Ecuador ("Beneficiario"), y su respectivo Acuerdo Separado y adendum al Acuerdo Separado del 9 xx xxxxxx de 2010, en el se concede un aporte financiero exclusivamente para el Programa Nacional de Áreas Protegidas.
2
Con oficio SENPLADES-SIP-dap-2011-457 de 18 xx xxxxxx de 2011, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de acuerdo con lo establecido en los artículos 69,118 y 60 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas aprueba, prioriza e incluye en el Plan Anual de Inversiones 2011 y 2014 del Presupuesto General del Estado al "Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas - SNAP", el que con oficio SENPLADES-SGPBV-2013-1422-OF de 31 de diciembre de 2013, actualiza el dictamen de prioridad.
Estructura orgánica
Los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, se encuentra a cargo de Planta Central del Ministerio del Ambiente y el SNAP, que define su estructura organizacional como sigue:
NIVEL INTEGRADO POR:
Directivo Ministra del Ambiente Viceministra del Ambiente
Ejecutivo Subsecretaría de Patrimonio Natural
Apoyo Dirección Nacional de Biodiversidad
Unidad de Áreas Protegidas y Ecosistemas Frágiles
Operativo SNAP
Programa de Apoyo al SNAP
3
008
Operativo Desconcentrado
Direcciones Provinciales del Ambiente Unidad de Patrimonio Natural
Objetivos de la entidad Objetivo general
Fortalecer la funcionalidad del SNAP mediante zonas priorizadas con participación corresponsable de actores nacionales, regionales y locales.
Fuente: Documento de SENPLADES
Objetivos específicos
1. Consolidar el Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ecuador garantizando la conservación y representatividad de ecosistemas terrestres, marinos y xxxxxx- costeros.
2. Contribuir a la efectiva gestión del SNAP, a través del fortalecimiento de capacidades de la Autoridad Ambiental Nacional y demás instancias responsables de la administración y manejo de los subsistemas.
3. Promover el reconocimiento social acerca de la importancia de la diversidad biológica y las áreas protegidas como elementos que contribuyen al desarrollo sustentable del país.
4. Promover el manejo integral del SNAP, a través de la participación de los actores en la gestión de las áreas protegidas.
5. Promover el éstablecimiento de un marco normativo, político, institucional y financiero favorable para la gestión del Sistema Nacional de Áreas Protegidas.
6. Alcanzar la sostenibilidad financiera a largo plazo para el PANE y aplicar mecanismos financieros para la gestión del Sistema Nacional de Áreas Protegidas.
7. Disponer de información especializada, sistematizada y de fácil acceso, que sustente la toma de decisiones para la gestión del SNAP.
8. Mejorar la gobernabilidad xxx XXXX, a través del manejo de conflictos de tenencia de la tierra, en el marco de las disposiciones constitucionales e instrumentos nacionales e internacionales.
Fuente: (Políticas y Plan Estratégico del Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ecuador 2007-2016
(jjjáW 4 ^ 4
009
Monto de recursos examinados
El monto examinado en los Procesos precontractuales, contractuales, ejecución y recepción de la adquisición de bienes y servicios del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, del período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, y efectuados con fuente de financiamiento 001 recursos fiscales, se presentó de acuerdo al siguiente detalle.
Detalle
Procesos precontractuales, contractuales, de bienes y servicios Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, fuente de financiamiento 001.
Montos examinados 1 de enero de 2012 al
31 de diciembre de 2013
USD 451 916,30
Fuente : Sistema eSlGEF, código 20 00 001 001 “Programa de Apoyo al SNAP", reporte Cur Detallado del Gasto.
Servidores relacionados Anexo 1 .
- 4 ^ 5
010
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
No se efectuó el seguimiento de recomendaciones, debido a que existe un examen relacionado que se encuentra en trámite de aprobación, denominado:
- Examen especial al manejo y administración de las Áreas Protegidas del Ministerio del Ambiente, que cubrió el período comprendido entre el 2 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2012. ' ^
Control, custodia y registro de garantías
La Dirección Financiera a través de las Unidades de Contabilidad y Administración de Caja, es responsable del registro en el sistema eSigef, del control y custodia de las garantías por anticipo, de fiel cumplimiento y técnicas de los contratos cuyas cláusulas contractuales así lo contemplan; sin embargo, se observó lo siguiente:
Se verificó que en el año 2013 la rotación de personal en la Unidad de Administración de Caja ha sido frecuente, existiendo un promedio de cambios en el encargo del control y custodia de pólizas y garantías bancarias, de un servidor cada dos meses, además no se formalizó mediante acta de entrega recepción detallada, los registros y documentación entre los servidores salientes y entrantes del cargo.
La contabilización de los ingresos, bajas y renovaciones de las pólizas de garantías en el sistema eSigef, en unos casos no se registró y en otros no fue oportuno.
La base de datos que se mantiene para el control de las pólizas y garantías bancarias es en Excel, la que no permite, visualizar y clasificar la información por trámites administrativos, programas o proyectos; así como, el plazo de la cláusula contractual y fecha del acta de entrega recepción definitiva como referencia.
S V a}*/* 6
011
El archivo pasivo de pólizas, garantías bancarias y documentos de respaldo, no se encuentra en carpetas debidamente identificadas, no es clasificado secuencialmente por: fechas, trámite de Plan de Manejo y administrativos, ni por programas o proyectos.
Los Directores Financieros y Tesoreros, no supervisaron, ni exigieron que el control de pólizas y garantías sea el adecuado y que se efectúe la entrega mediante una acta de entrega recepción detallada de los registros y documentación entre los servidores salientes y entrantes que estuvieron a cargo de esta función; lo que dio lugar, a que el control, custodia y registro de las pólizas y garantías bancarias no sea continuo, oportuno y adecuado, y, que el archivo de estos documentos, no valide la base de datos, ni facilite su ubicación, seguimiento y verificación posterior.
No cumplieron lo que establecen los artículos 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx; 40 Responsabilidad por acción u omisión, el literal a) del numeral 2 Autoridades de las unidades administrativas y servidores, literales a) y b) del numeral 3 Autoridades de la Unidad Financiera y servidores del artículo 77 de la Ley Orgánica de'la Contraloría General del Estado; e inobservaron, las Normas de Control Inferno 403-12 Control y custodia de garantías, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, 407-07 Rotación de personal; y, el artículo 24 del Acuerdo 187 de 21 de diciembre de 2012, del Ministerio del Ambiente.
De conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento, con oficio 03-001-2014-MAE-DAI-SNAP-MO de 30 de julio de 2014, se dio a conocer el Informe de Evaluación de Control Interno a la Coordinadora General Administrativa Financiera con copia al Director Administrativo y Directora Financiera, sin haber obtenido respuesta.
Conclusión
La frecuente rotación de personal en la Unidad de Administración de Caja (Tesorería) y la falta de supervisión del Director Financiero en la elaboración de las actas de entrega recepción entre los servidores entrantes y salientes, dio lugar a que el control y custodia de las pólizas y garantías bancarias no sea continuo y adecuado, que el
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registro contable no sea oportuno; y, que el archivo de estos documentos, no valide la base de datos, ni facilite su ubicación, seguimiento y verificación posterior.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
1 Dispondrá a la Directora Financiera que cuando exista rotación de personal, los servidores entrantes y salientes efectúen el acta de entrega recepción detallada de los registros y documentación del cargo y funciones que desempeñaron, de tal forma que se verifique el estado de los procesos, documentos y exista continuidad en los mismos.
2 Dispondrá a la Directora Financiera, supervise que el encargado de la Unidad de Administración de Caja (Tesorero), controle que el servidor encargado de las pólizas y garantías bancadas, efectúe el oportuno y adecuado archivo y control de estos documentos, de tal forma que los contratos efectuados por el Ministerio del Ambiente se encuentren respaldados conforme señalan las disposiciones legales.
A la Directora Financiera
3 Dispondrá y supervisara que la Unidad de Contabilidad, efectúe el registro contable oportuno del ingreso, baja, y renovaciones de las pólizas y garantías bancadas y realice un cruce con la información de tesorería periódicamente, a fin de evitar vencimientos.
Contratación para la Construcción de Infraestructura en la Chocolatera
El 8 xx xxxxx de 2013, el Ministerio del Ambiente celebró el contrato, COTO-MAE- 001-2013 del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas, siendo el objeto del contrato la Construcción de infraestructura en la Chocolatera en la Reserva de Producción Xxxxxx Costera Puntilla de Santa Xxxxx, observándose lo siguiente:
- El contrato se elaboró con el modelo de contrato que consta en los pliegos; sin embargo, no se hizo constar la información propia de la negociación lo que
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dificultó determinar el cumplimiento de las cláusulas obligatorias por parte del contratista como son:
Forma de Pago, no se determinó los plazos de presentación de avances de obra y de informes del fiscalizador
Garantías, no se especificó tipo de garantías Multas, en caso de existir no determinó la multa
Recepción provisional y definitiva de las obras, no se estableció el plazo de la recepción definitiva.
- La póliza de fiel cumplimiento del contrato 613164, tuvo vigencia del 4 xx xxxxx de 2013 hasta el 29 de noviembre de 2013 y no fue renovada, sin embargo, de que hasta el 8 de septiembre de 2014, fecha de la conferencia final de comunicación de resultados no se ha efectuado el acta de entrega recepción definitiva; y, de acuerdo al acta de entrega recepción provisional, la definitiva debió realizarse el 27 de diciembre de 2013.
- Revisado el archivo de los Curs de pago y documentación de respaldo y del archivo que mantiene el responsable del control y custodia de las pólizas y garantías bancarias, no se ubicó la copia de la póliza de seguros inicial de buen uso del anticipo.
La Coordinadora General Administrativa Financiera Encargada y Coordinadora General Jurídica, no supervisaron, ni exigieron que en las cláusulas contractuales se haga constar la información propia de la negociación, los Directores Administrativos y Financieros no supervisaron, ni efectuaron el control previo, del contenido del contrato y que el archivo de la documentación de sustento sea completo y ordenado; el Administrador del Contrato, no supervisó, ni exigió que en las cláusulas contractuales conste la información propia de la negociación; y, la Responsable de la Unidad de Administración de Caja, no efectuó el control concurrente, ni supervisó que se efectúe la renovación de la póliza de fiel cumplimiento de la obra, lo que dio lugar, a que en la página del Portal de Compras Públicas la Información del Proceso de Contratación, conste como adjudicado, no se encuentre garantizado el cumplimiento del contrato.
No cumplieron lo que establecen los artículos 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx; 40 Responsabilidad por acción u omisión, el literal a) del numeral 2
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Autoridades de las unidades administrativas y servidores, literales a) y b) del numeral 3 Autoridades de la Unidad Financiera y servidores del artículo 77 y literal a) Control previo del artículo 12 Tiempos de control de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; los artículos 71 Cláusulas Obligatorias, 72 Contratos Modificatorios para Enmendar Casos de Errores y 77 Devolución de las Garantías de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, los artículos 13 Información relevante, 118 Devolución de Garantías y 121 Administrador del contrato del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; literales k) y I) del artículo 7 numeral 8.1.3 Atribuciones y Responsabilidades del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente, el artículo 27 del Acuerdo Ministerial 187 de 21 de diciembre de 2012 del Ministerio del Ambiente, e inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno, 401-03 Supervisión, 403-08 Control previo al pago, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, 403-12 Control y custodia de garantías.
De conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento, con oficios 03-002 al 010-2014-MAE-DAI-SNAP-MO de 30 de julio de 2014 y 03-029-2014-MAE-DAI-SNAP-MO de 22 xx xxxxxx 2014, se comunicó los resultados provisionales a los servidores responsables.
El Administrador del contrato, en memorando MAE-DNB-2014-1476 de 6 xx xxxxxx de 2014, indicó:
“...las observaciones emitidas a los vacíos legales encontrados en el contrato son correctas, sin embargo es necesario recalcar durante la ejecución del contrato me sujeté a lo estipulado en la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, Así también informo que la responsabilidad de la elaboración del contrato en los casos de fuente 001 es de la Coordinación Jurídica.- En cuanto a la recepción definitiva de la obra se aplicó lo determinado por la Ley, es decir un plazo no menor a 6 meses, motivo por el cual se colocó la fecha tentativa de recepción definitiva para el 27 de diciembre del 2013.- En cuanto al manejo de las pólizas”...la tesorería de cada entidad pública ejercerá el control adecuado y permanente de las garantías
.."En este sentido, mediante memorando MAE-DNB-2013-0638 ...se solicitó el pago del anticipo y se adjuntó un ejemplar original del contrato, certificación presupuestaria, póliza de Buen uso del anticipo y fiel cumplimiento de contrato...”
El Director Administrativo, con oficio EVT-2014-08-11-002 de 11 xx xxxxxx de 2014, señaló:
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.. la elaboración de los contratos, con toda la información pre-contractual la realiza la Coordinación Jurídica del Ministerio del Ambiente más no la Dirección Administrativa...”
El Director Financiero, en comunicación sin número de 14 xx xxxxxx de 2014, indicó:
. .de acuerdo al estatuto la responsable de la elaboración de los contratos es la Unidad de Gestión Jurídica Ambiental de la Coordinación General Jurídica y del Control de las pólizas y garantías la Unidad de Administración de Caja y no el Director Financiero...”
El contratista en comunicación sin número de 25 xx xxxxxx de 2014, indicó:
“...la póliza de fiel cumplimiento hemos solicitado la renovación la cual la Aseguradora la enviara Directamente, El Día 26/08/2014 - No ha sido renovada por la aseguradora porque la institución no lo ha solicitado en ningún momento a la aseguradora quien lo realiza automáticamente...” .
Lo señalado por el Administrador del Contrato justifica su gestión en razón de que veló por la negociación sujetándose a los pliegos, sin embargo lo indicado, por los Directores Administrativos y Directores Financieros no modifica el comentario en razón de que no efectuaron, la supervisión, control previo del proceso en las solicitudes de pago y pagos de la contratación, ni vigilaron que el contrato se encuentre avalado por la garantía.
Conclusión
El no hacer constar la información propia de la negociación del contrato, COTO-MAE- 001-2013 del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas; así como, no renovar la póliza de fiel cumplimiento del contrato hasta la entrega recepción definitiva, ha dado lugar a que no se encuentre garantizado el cumplimiento del contrato.
En el archivo del control y custodia de las pólizas y garantías bancarias, no se ubicó copia de la póliza de seguros inicial de buen uso del anticipo, lo que no facilitó el control posterior.
Hecho subsecuente
El 15 de septiembre de 2014, se suscribió el Acta entrega recepción a satisfacción de
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J
la Construcción de infraestructura en la Chocolatera en la Reserva de Producción Xxxxxx Costera Puntilla de Santa Xxxxx, lo que garantiza el cumplimiento de la obra por lo que el Administrador del Contrato con memorando MAE-DNB-2014-1837 de 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000, xxxxxx:
“ ...En referencia artículo 121 relacionado a las obligaciones del Administrador cabe manifestar que he velado por el cumplimiento cabal de todas las obligaciones del contratista, para lo cual adjunto un ejemplar en original del Acta de Recepción Definitiva del Contrato COTO-MAE-001-2013, la cual se suscribió a satisfacción del Ministerio del Ambiente y se sujeta a lo estipulado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento...”
Recomendaciones
Al Coordinador General Jurídico
4 Supervisará y controlará, que las cláusulas contractuales de los contratos sean ajustadas a las necesidades particulares de cada proceso de contratación cumpliendo con las disposiciones legales, de tal forma que las Direcciones Administrativa y Financiera y el Administrador del Contrato cuenten con un instrumento legal que respalde sus actividades.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
5 Previa a la suscripción de los contratos a celebrarse, verificará que la información de los mismos se encuentre íntegra y confiable, de tal forma que se garantice los intereses institucionales y permita su seguimiento y verificación posterior.
6 Dispondrá a los Directores Administrativos y Financieros, que supervisen y exijan que previo la solicitud de pago de los contratos, las cláusulas contractuales contengan la información propia de la negociación.
Al Gerente del Proyecto SNAP- Administrador del Contrato
7 Vigilará que los contratos contengan cláusulas contractuales ajustadas a las necesidades particulares de los procesos y que cumplan con las disposiciones
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Proceso de contratación SIE-MAE-020-2013
El 6 xx xxxx de 2013, se firmó el contrato SIE-MAE-020-2013, para la adquisición de cuatro desfibriladores portátiles para las estaciones de primeros auxilios que se encuentran funcionando en los refugios de las áreas protegidas del Ministerio del Ambiente, en el que en la cláusula octava señala, que el plazo para la entrega del equipo será contados 30 días a partir de la suscripción del contrato, observándose lo siguiente:
- En el portal de compras públicas no se encuentra publicada como información relevante, el contrato suscrito por las partes y el acta de entrega recepción, a pesar de que ha transcurrido 200 días desde la culminación del plazo establecido en el contrato, suscrito el 6 xx xxxx de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013 fecha xx xxxxx del presente examen, originando que en el portal de compras públicas el estado del proceso se encuentre como adjudicado y aparezca la siguiente información:
"...De acuerdo al Art.113 del RGLOSNCP: adjudicado el contrato, el adjudicatario o su representante debidamente autorizado, deberá suscribir el contrato dentro del término previsto en los pliegos o en la Ley, para lo cual la entidad contratante le notificará señalando la fecha para hacerlo, lo que no podrá exceder de quince (15) días término siguientes a la fecha de adjudicación, excepción hecha para el caso de que el adjudicatario sea un consorcio o asociación en cuyo caso tendrá quince días adicionales para la formalización de dicha asociación..." Recuerde que usted debe registrar el contrato en la pestaña "FASE CONTRACTUAL" en el link "contratos"..."
- Las cláusulas quinta y séptima establecidas en el contrato, se contraponen en los requerimientos, al exigir al Contratista en la cláusula quinta, una garantía técnica de un año contra defectos de fabricación de los equipos y en la cláusula séptima, establece que; “...por el valor del contrato y la forma de pago no se exige garantías a la Contratista...”] además, no se consideró en el contrato la cláusula del acta entrega recepción que establezca la aceptación de las partes y la elaboración del
T asujl 13
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documento habilitante que sustenta el pago.
- En el expediente del proceso, no se ubicó documentos de respaldo sobre la capacitación impartida por parte del proveedor a los servidores del MAE que laboran en los puestos de auxilio de las Áreas Protegidas y facilitar el manejo de los desfibriladores portátiles adquiridos.
- El equipo de auditoría verificó los cuatro desfibriladores portátiles; sin embargo, en el acta de entrega recepción suscrita el 5 xx xxxx de 2013, no participó el titular del área requirente o Administrador de contrato y un profesional a fin al objeto de la contratación, quienes debieron verificar y confirmar si los bienes entregados por la empresa cumplen con las especificaciones técnicas formuladas en los pliegos.
El Coordinador General Jurídico, no supervisó, ni exigió que el contrato contenga las cláusulas contractuales con información veraz y que preserve los intereses institucionales, los Directores Administrativos, no supervisaron, ni efectuaron el control previo del contenido del contrato y que la información del portal y documentación de sustento sea completa y competente; el Administrador del contrato, no veló porque en la entrega de los bienes participe un profesional técnico; y, el encargado de la Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes, por haber recibido mediante acta entrega recepción los bienes que contienen especificaciones técnicas, sin que intervenga un técnico afín al objeto del contrato, dando lugar a que, la información relevante del proceso en el Portal de Compras Públicas no se encuentre actualizada; y, que el contrato no haya garantizado la negociación, omitiendo procedimientos de las disposiciones legales; así como, no se cuente con un archivo completo para la verificación posterior.
No cumpliéron lo que establecen los artículos 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx; 40 Responsabilidad por acción u omisión, el literal a) del numeral 2 Autoridades de las unidades administrativas y servidores, del artículo 77 y literal a) Control previo del artículo 12 Tiempos de control de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; los artículos 21 Portal de compras públicas, y 70 Administración del Contrato de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y sus reformas, los artículos 13 Información relevante, 31 Expediente de contratación, 121 Administrador del contrato y 124 Contenido de las actas del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y sus reformas; el artículo 7, literal I) del numeral 8.2.1.1 Dirección Administrativa, el numeral 6 del numeral
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9.2.1.1.2 Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente; e inobservaron las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, 406-04 Almacenamiento y distribución, 600-01 Seguimiento continuo o en operación; y, la Resolución INCOP 038-09 de 9 de diciembre de 2009.
De conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento, con oficios 03-024 -2014-MAE-DAI-SNAP-MO de 00 xx xxxxxx xx 0000 x 00-xxx 000 xx 000-0000-XXX-XXX-XXXX-XX de 21 xx xxxxxx 2014 se comunicó los resultados provisionales.
Con memorando MAE-DNB-2014-1691 de 28 xx xxxxxx de 2014, el Administrador del Contrato, señaló:
"...Durante el ejercicio fiscal 2013, la máxima autoridad no designó la comisión de recepción, el procedimiento interno de ese año se basó en el Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público que establece en su Art 3 - Del procedimiento y cuidado “...Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia". En ese sentido, el responsable de la recepción de los bienes es el Guardalmacén del Ministerio, quien suscribió el acta...”
Lo comentado no modifica el comentario porque como administrador del contrato, debió suscribir las actas de entrega recepción conjuntamente con el contratista y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato.
Conclusión
El contrato SIE-MAE-020-2013, no contó con cláusulas contractuales, con información completa y veraz; así como, la publicación en el portal y la documentación de sustento no fue suficiente y competente, dando lugar a que, la información relevante del proceso en el Portal de Compras Públicas no se encuentre actualizada, que el contrato no haya garantizado la negociación por omitir procedimientos de las disposiciones legales; así como, no se cuente con un archivo completo para la verificación posterior.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
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8 Dispondrá al Director Administrativo, que supervise y designe por escrito a los servidores encargados de los procesos de contratación, que serán los responsables de cumplir con la obligatoriedad de la publicación en el portal de compras públicas, de la información relevante de todos los procesos de contratación realizados en Planta Central, para lo cual coordinará con la unidad requirente a fin de que proporcionen la documentación con la debida oportunidad.
Al Coordinador General Jurídico
9 Supervise que los contratos para la adquisición de bienes, servicios, obras consultorías contengan todas las cláusulas obligatorias de los contratos.
Al Director Administrativo
10 Dispondrá al encargado de la Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes, que previa la recepción de bienes, verifique si en las negociaciones que efectúa el Ministerio del Ambiente Planta Central constan especificaciones técnicas, no reciba los bienes'sin la participación de un técnico afín al objeto del contrato, en razón de que el acta de entrega recepción, es el documento que garantizará el ingreso satisfactorio de los bienes.
11 Dispondrá al encargado de la Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes, verifique que el contenido de las actas de entrega recepción, contengan la información con las disposiciones vigentes, como es entre otras: antecedentes, liquidación económica, liquidación de plazos de existir, constancia de la recepción y cumplimiento de las obligaciones contractuales, lo que permitirá su verificación posterior.
Contrataciones del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas
El Ministerio del Ambiente, suscribió contratos de infraestructura, bienes y servicios con diferentes empresas para el Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas SNAP, observándose lo siguiente:
- El 11 de octubre de 2012, el Gerente del Programa de Apoyo al SNAP y la
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Corporación de Gestión y Derecho Ambiental ECOLEX-SEDEFA firmaron el contrato LICC-MAE-SNAP-002-2012, para realizar la consultoría, a la elaboración de una estrategia de comunicación y resolución de conflictos en el proceso de delimitación de áreas protegidas, por un valor total del contrato de 72 819,95 USD, con disponibilidad de fondos en la partida presupuestaria 20.00.001.001.730601.0000.701 denominada Consultoría Asesoría e Investigación Especializada, para lo cual emitieron la certificación presupuestaria 1157 de 20 xx xxxxx de 2012, por el valor de 58 255,95 USD y certificación plurianual con memorando MAE-DPI-2012-1120 de 9 de julio de 2012 por 14 564,00 USD con aplicación de fuente 701 de asistencia técnica y donaciones.
El anticipo de 21 845,98 USD, el primer pago por 18 205,00 USD y el producto final del contrato de 14 563,99 USD, se canceló con aplicación a la fuente 701, sin embargo, el 28 xx xxxxxx de 2013, mediante comprobante de pago 16194 se realizó el segundo pago del contrato en mención, con aplicación de fondos de la fuente 001 recursos fiscales; dando lugar, a que se deje de utilizar 18 204,99 USD, de la fuente 701 de asistencia técnica y donaciones cooperación internacional, fondos que fueron certificados mediante documento 1157 de 20 xx xxxxx de 2012; a pesar de que existía presupuesto en dicha fuente.
- El 20 de noviembre de 2012, se firmó el contrato SIE-MAE-143-2012, para la adquisición de insumos veterinarios para la gestión de xxxx xxxxxxxxx, en el que en uno de sus ítems hacen constó la adquisición de 900 campos quirúrgicos, mismos que fueron verificados por el Equipo de Auditoría; sin embargo, en el acta de entrega recepción del 7 de diciembre de 2012 suscrita por el Guardalmacén del Ministerio del Ambiente, el Gerente del Programa de Apoyo al SNAP, la Responsable de la Unidad de Xxxx Xxxxxxxxx y la Contratista, constaron 800 unidades; observándose errores de cantidades y cálculos, ya que en los términos de referencia, pliegos, oferta favorecida y facturas de 7 de diciembre de 2012, reflejó lo establecido en el objeto del contrato; además, totalizaron como si no existiere el error en mención y el subtotal y descuento no corresponde a los valores que refleja la facturación, haciendo coincidir con el valor contratado.
Igualmente, la cláusula séptima forma de pago, establece que se cancelará el
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desembolso 100% contra entrega de los productos requeridos, sin embargo, se efectuaron dos desembolsos según comprobantes de pago 858 de 7 de diciembre de 2012 por un valor de 4 429,92 USD y 247 de 11 de enero de 2013 por un valor de 13 232,79 USD, cuando según acta entrega recepción, la entrega total fue el 7 de diciembre de 2012, observándose que la entidad no cumplió con el pago conforme lo establecido en el contrato.
Lo comentado dio lugar, a que no se cuente con el acta de entrega recepción con información íntegra, confiable y exacta de manera que facilite al Guardalmacén el ingreso y control de los bienes; así como, la entidad no cumpla con la cláusula contractual forma de pago.
Los Directores Financieros, no supervisaron la adecuada aplicación de la fuente del segundo pago del contrato LICC-MAE-SNAP-002-2012 y que la documentación de soporte sea íntegra, confiable y se cumpla con las cláusulas contractuales, el Administrador del Contrato, Guardalmacén y Control de Bienes, no verificaron que el acta entrega recepción del contrato SIE-MAE-143-2012 no contenga errores, la Analista de presupuesto, Analista contable, Asistente de presupuesto, no efectuaron el control previo y continuo en la aplicación correcta de la fuente del segundo pago del contrato, así como, en su registro.
No cumplieron lo que establecen los artículos 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx; 40 Responsabilidad por acción u omisión, el literal a) del numeral 2 Autoridades de las unidades administrativas y servidores, literal b) del numeral 3 Autoridades de la Unidad Financiera y servidores del artículo 77 y literales a) Control previo de artículo 12 Tiempos de control de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; el artículo 121 Administrador del contrato y 124 Contenido de las actas del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y sus reformas; el artículo 7, numerales 3 y 5 del numeral 8.2.1.2.1 Unidad de Presupuesto, el número 6 del numeral 8.2.1.1.2 Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio del Ambiente; el artículo 10 tercer inciso del Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, reforma y normas complementarias; las Normas Técnicas de Presupuesto 2.4.2.3.2 Reconocimiento de la obligación o devengado, la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.2.4 Afectaciones presupuestarias; Norma técnica de Tesorería Obligatoriedad; e
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inobservaron, las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, 402-03 Control Previo al Devengado, el literal e) de la 403-08 Control Previo al Pago, 405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental segundo inciso, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, 406-04 Almacenamiento y distribución, las cláusulas séptima forma de pago del contrato SIE-MAE-143-2012 y Primera.- Antecedentes del contrato LICC-MAE-SNAP-002-2012, numeral 1.07.
De conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento, con oficios 03- 003, 011, 012, 013, de 30 de julio; 03
018, 021, 022 de 19 xx xxxxxx y 03 - 023 - 2014 -MAE-DAI-SNAP-MO de 25 xx
xxxxxx 2014 se comunicó los resultados provisionales, de los que se obtuvo las siguientes respuestas:
El Gerente del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas - Administrador del Contrato, con memorando MAE-DNB-2014-1476 de 6 xx xxxxxx de 2014, manifestó:
"...en cuanto a las observaciones al proceso de adquisición de insumos veterinarios...se trata de un error de forma, el proveedor cumplió con lo estipulado en su oferta, es decir 900 campos quirúrgicos para constancia se anexa en original.- en cuanto a la forma de pago, mediante Memorando MAE- DNB - 2012- 3048 de 11 de diciembre de 2012 dirigido a la... Coordinadora General Administrativa Financiera, se solicita el pago...el motivo de haber realizado el pago mediante dos transferencias es competencia de la Dirección Financiera..."
El Guardalmacén y Control de Bienes - Analista de Servicios 3, con memorando MAE- DA-2014-1671 de 12 xx xxxxxx de 2014, señaló:
"...debo poner en su conocimiento que existió un error de digitación en el acta ya que sí, se recibieron los 900 insumos...”
En comunicaciones y memorando MAE-UC-DF-2014-0033 de 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 xx Xxxxxxxx y ex analista de Presupuesto y Analista Contable, con relación a la observación del contrato LICC-MAE-SNAP-002-2012 indicaron:
"...Realizado el seguimiento del proceso del 28 xx xxxxxx de 2013, mediante Comprobantes Únicos de Registro 15911 compromiso y 16194 devengado, se verificó que se ha realizado el pago con cargo a la fuente 001, sin embargo no existe perjuicio económico en el pago...es decir se cumplió con una obligación del Ministerio.- Finalmente, la Dirección Financiera se encuentra gestionando las acciones pertinentes conjuntamente con el Gerente del Proyecto SNAP, para buscar la manera de compensar el valor cancelado con fuente fiscal 001..."
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Lo expuesto por los servidores, ratifica lo comentado por el Equipo de Auditoría, en razón de que se efectuó el pago con fuente 001 y que se recibieron los 900 campos quirúrgicos pero que el acta mantuvo errores en su contenido.
Posterior a la lectura de borrador de informe, con relación al contrato LICC-MAE- SNAP-002-201, en comunicación de 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxx de Presupuesto señaló:
“...remito memorando MAE-DF-2014-1142 de 4 de septiembre de 2014, donde se solicita al Gerente del Programa de Apoyo al SNAP, gestione ante la KFW, la autorización para que el valor de 18,204.99 sean compensados con otro pago en el presente año...’’
Lo señalado no modifica el comentario en razón de que existió el error en la aplicación de la fuente de financiamiento.
CONCLUSIONES
Los pagos del contrato LICC-MAE-SNAP-002-2012, debieron realizarse con fondos de la fuente 701 de asistencia técnica y donaciones cooperación internacional; sin embargo, se observó que el segundo pago del contrato se aplicó a la fuente 001 recursos fiscales; dando lugar, a que se deje de utilizar 18 204,97 USD, de la fuente 701 que contaba con disponibilidad presupuestaria y que fueron certificados mediante documento 1157.
El acta de entrega recepción de 7 de diciembre de 2012, del contrato SIE-MAE-143- 2012, tuvo errores de cantidades y cálculos; y a pesar deque en la cláusula séptima señala que se cancelará el ciento por ciento contra entrega de los productos se efectuaron dos desembolsos el 7 de diciembre de 2012 y el 11 de enero de 2013, lo que dio lugar, a que la entidad no cuente con una acta de entrega recepción con información íntegra, confiable y exacta de manera que facilite al Guardalmacén el ingreso y control correspondiente; así como, la entidad no cumpla con la cláusula contractual forma de pago.
RECOMENDACIONES
A la Coordinadora Administrativa Financiera
12 Dispondrá a la Directora Financiera, que al autorizar los pagos supervise el trabajo que ejecutan sus servidores, a fin de que estos cuenten con los
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documentos de respaldo de manera que se cumplan las cláusulas contractuales, lo que permitirá su seguimiento, análisis y verificación posterior.
13 Dispondrá a la Directora Financiera, supervisar y verificar que el trabajo realizado por los servidores de las unidades de presupuesto y contabilidad, relacionados con los pagos de las contrataciones del Programa de Apoyo al Sistema Nacional de Áreas Protegidas apliquen correctamente a la fuente, conforme a la certificación presupuestaria.
Al Director Administrativo
14 Dispondrá al encargado de la Unidad de Guardalmacén y Control de Bienes, que conjuntamente con todos los servidores que participan en el acta de entrega recepción, previo a su legalización, verifiquen que contenga información íntegra, confiable y exacta de manera que facilite el control posterior.
Directora de Auditoría Interna Ministerio del Ambiente
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