Contenido
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1.- NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS 2
2.- NIVELES DE LA COLECCIÓN 2
2.1. Materiales de investigación 3
2.2. Material de apoyo a los programas de enseñanza de pregrado y postgrado 3
2.3. Materiales Básicos 3
3.- SELECCIÓN DE LOS MATERIALES BIBLIOGRAFICOS 3
3.1. Comité de selección de los documentos a adquirir por la via de la compra, el canje y la donación 4
3.2. PAUTAS PARA LA SELECCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO POR LA VIA DE LA COMPRA 6
3.3. ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 9
Políticas de Adquisiciones
1.- NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS:
Los usuarios representan el deber ser de la Biblioteca Central, lo cual determina conocer sus hábitos y necesidades de información para la debida planificación, la gestión y el diseño de servicios, y así realizar actividades por y para él. Además siendo los usuarios generadores de la evolución de los servicios de la biblioteca, precisa que la Gerencia y su estructura se orienten plenamente a la satisfacción de necesidades de información, tomando en cuenta sus formas actuales de acceder a la información, sus cambios en las formas de usar esa información, haciéndolos autosuficientes, lo que exige a la Sección de Adquisiciones de Publicaciones comprender la naturaleza de sus actividades y descubrir maneras de cómo ayudarlos.
En cumplimiento de lo anterior, las políticas de la Sección de Adquisición de Publicaciones están encaminadas a satisfacer las necesidades de información de los usuarios reales y potenciales que pertenecen a las diversas áreas del proceso académico y al mismo tiempo poseen otros intereses por lo que requieren de acceso a materiales y recursos que proporcionan satisfacción intelectual, lectora y recreativa.
Por tanto las colecciones se encuentran orientadas a cumplir con los requerimientos de información resultantes de las actividades propias de la Academia, fortaleciendo áreas de conocimiento de los diversos programas que se imparten en las carreras de las diferentes Facultades de la UCV. Por ello la Sección Adquisición de Publicaciones se basa en las solicitudes directas de profesores, estudiantes e investigadores de material bibliográfico.
2.- NIVELES DE LA COLECCIÓN:
La biblioteca dispone de una colección bibliográfica que contempla las distintas disciplinas que se imparten en la Universidad Central de Venezuela y proporciona acceso a la misma, mediante el préstamo y la consulta en sala y en línea.
Los niveles que se contemplan son los siguientes:
2.1. Materiales de investigación:
Constituidos por los títulos de apoyo a la labor investigadora desarrollada en la Universidad, dirigido al personal docente, a estudiantes para trabajos de clase y especialmente como apoyo a sus trabajos de investigación para las tesis de pregrado y posgrado. Se considerarían en este nivel las monografías especializadas, las tesis, publicaciones seriadas, ponencias presentadas en eventos y documentos de trabajo.
2.1.1. Repositorio de la producción institucional
El repositorio institucional contiene documentos digitales de la producción académica e institucional de la Institución, y tiene como objeto recoger y preservar la producción intelectual, dar a conocer el resultado del trabajo investigativo; aumentar la visibilidad de dicha producción y mostrar a la comunidad nacional e internacional la relevancia académica de la Universidad central de Venezuela..
2.2. Material de apoyo a los programas de enseñanza de pregrado y postgrado:
Son aquellos documentos que sirven de apoyo a las actividades formativas de los estudiantes de pregrado y postgrado, comprendidos por textos de lectura obligatoria y bibliografías recomendadas en las asignaturas que se imparten en las diferentes carreras de la Universidad Central de Venezuela. En general, se adquieren todos los temas de las especialidades académicas para apoyar los programas de estudio con el objetivo de ofrecer a los usuarios la información que necesitan para conocer los aspectos fundamentales de una materia.
2.3. Materiales Básicos:
Son los materiales de instrucción que se imparten en las carreras de la universidad Central de Venezuela, además de la colección de referencia constituida por diccionarios, enciclopedias, y otras obras de referencia relevantes en las distintas áreas del conocimiento. Están incluidos los documentos producidos por el Fondo Editorial de la UCV.
3.- SELECCIÓN DE LOS MATERIALES BIBLIOGRAFICOS:
La Selección viene a representar un proceso intelectual activo que requiere de una sólida formación cultural y, en ciertos casos, una especialización científica, mediante el cual se decide qué documentos, se incorporan a la colección y cuáles no, basado en políticas y procedimientos internos de la Biblioteca Central para escoger el material a incluir en la colección que satisfaga las necesidades de información de los usuarios. Por lo tanto seleccionar no es una tarea tan sencilla o trivial como parece.
En este sentido el RRHH de la Sección debe basar su experiencia, labor y conocimiento para asegurar que los documentos, ya sean físicos o electrónicos, compensen su costo, sirva de apoyo a la enseñanza y garantice la información a los diversos contenidos académicos cónsona con los requerimientos informativos de las distintas áreas del conocimiento que hacen vida en la Universidad Central de Venezuela.
3.1. Comité de selección de los documentos a adquirir por la via de la compra, el canje y la donación.
La Biblioteca Central cuenta con un Comité de Selección, el cual sirve de apoyo a la Sección de Adquisición de publicaciones para seleccionar y adquirir el material bibliográfico físico y electrónico, y esta conformado por miembros que definen sus roles dentro del contexto universitario: representantes de las Facultades, unidades de información de la UCV, representante por Sala de la Biblioteca y los Profesionales que laboran en la Sección de Adquisición de publicaciones, ya que es la estructura académica, representada en este comité, quien determina las adquisiciones y a fin de cuentas el desarrollo de las colecciones.
3.1.1. El Comité de Selección está conformado por:
a) Un profesor representante de cada Facultad.
b) Un profesor representante de Postgrado.
c) El Gerente encargado de la Biblioteca Central.
d) El Jefe(a) del Departamento de Servicios al Público junto a los Coordinadores de cada sala, los cuales son los que mantienen una constante comunicación con los usuarios, por medio xxx xxxxx de sugerencias, y manejan las necesidades particulares en cada una de ellas.
e) El Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
f) El Coordinador (a) de la Sección de Adquisición de Publicaciones.
g) Los Profesionales del Departamento de Procesos Técnicos de la Biblioteca Central.
3.1.2. Responsabilidades del Comité de Selección:
1.- Revisar las bibliografías existentes o los Catálogos de Editoriales que sean enviados para su evaluación.
2.- Asistir a las reuniones pautadas para llevar las solicitudes de los profesores a quienes representan.
3.- Enviar los listados de sugerencias al responsable de la Sección de Adquisición de Publicaciones de la Biblioteca Central vía correo electrónico.
4.- Solicitar información acerca de los resultados en caso de que no le haya llegado.
3.1.3. Las reuniones del Comité de Selección:
a) La coordinación de la Sección de Adquisición de Publicaciones enviará el aviso correspondiente a la apertura de sugerencias bibliográficas a todas y cada una de las Facultades, Escuelas, y a los Jefes de las distintas Salas de la Biblioteca Central de la UCV, este proceso realizara en el segundo y noveno mes del año, con el objetivo de tener concluidas las listas de selecciones bibliográficas al inicio y mediados del año para realizar las debidas adquisiciones dentro del tiempo establecido académicamente y
b) Cada representante de las Bibliotecas, Facultades y Escuelas solicitará a sus compañeros la lista de necesidades bibliográficas, diferenciando libros de texto, libros de apoyo y material electrónico. A las reuniones de academia debe asistir un representante de ellos.
c) El representante entregará en digital las necesidades bibliográficas requeridas y las observaciones pertinentes.
d) El coordinador de la Sección de Adquisición de publicaciones de la Biblioteca Central recibirá los listados y promueve la adquisición ante la Gerencia del GTIC, la administración o autoridad correspondiente.
e) El coordinador de la Sección de Adquisición de publicaciones Biblioteca Central consultará, si el presupuesto así lo indica, con los representantes de academia, los ajustes que fuesen necesarios en la lista final.
3.1.4. Selección de materiales documentales:
a) Los catálogos o listas de material bibliográfico se entregarán al responsable ante el Comité de Selección por las Bibliotecas, Facultades y Escuelas, quienes a su vez es responsable de recomendarlos a los coordinadores de Academia.
b) El coordinador de la Sección de Adquisición de publicaciones Biblioteca Central tramitara las listas o catálogos bibliográficos que ofrezcan las editoriales y proveedores y los pone a disposición del responsable ante el Comité de Selección por las Bibliotecas, Facultades y Escuelas.
c) El responsable ante el Comité de Selección por las Bibliotecas, Facultades y Escuelas debe solicitar a los profesores que trabajan las distintas materias, las bibliografías anotando su característica como libro de texto o lectura complementarios.
d) El profesor representante de cada Facultad o Escuela, el profesor representante de Postgrado, los Coordinadores de cada sala de la Biblioteca Central y los Profesionales del Departamento de Procesos Técnicos de la biblioteca Central, son responsables de la selección del material y de la emisión de la lista selectiva definitiva.
3.2. PAUTAS PARA LA SELECCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO POR LA VIA DE LA COMPRA.
Las pautas para la selección constituyen un documento básico de planificación, que deben ser desarrolladas sobre la base de la evaluación de la Colección, las necesidades de los usuarios y a la asignación presupuestaria.
3.2.1. Prioridades de la colección:
a) Libros
Adquirir material bibliográfico de acuerdo a los intereses de nuestros usuarios, de ediciones recientes, preferentemente no mayores a dos años de antigüedad, dando prioridad en el idioma Español. Considerando que no toda la información de interés para los usuarios se produce en nuestro idioma, en áreas como computación, electrónica, fármacos y alimentos, ciencia y tecnología, el inglés, es la lengua de edición más común para estas especialidades. Sin embargo, no hay que olvidar la importancia de la promoción de nuestro idioma, el español, el aprendizaje de su gramática, su lectura y correcto ejercicio.
b) Revistas físicas y electrónicas
La contratación de suscripciones nos representa un proceso selectivo más delicado. El gran número de revistas que se editan en el mundo, las diversas especialidades y los espectros de calidad en presentación y contenidos, además de que el formato en línea ha adquirido gran relevancia en los últimos años, exigen de nuestra parte mayor atención en las elecciones a tomar ya que estas publicaciones exhiben el conocimiento novedoso de la intelectualidad humana.
Para la selección de un título de revista en soporte electrónico se contemplarán en primer lugar criterios propios de los recursos electrónicos como:
• Disponibilidad en línea
• Costo de las diferentes versiones:
• Tipo de formato (ASCI, HTML, SGML, PDF, GIF, TIFF)
• Compatibilidad técnica con el equipo y programas de la biblioteca y de los centros de la Universidad
• Facilidad de uso
• Acceso y estabilidad
• Términos del contrato de licencia de uso.
c) Bases de Datos:
Criterios de selección para las bases de datos en general:
✓ Título. Indicativo de la relevancia de la materia.
✓ Productor/Editor y/o Recopilador. Reputación. Principio de autoridad de la bases de datos.
✓ Análisis de las diferentes versiones. Comparar con el costo en formato impreso.
✓ Ventajas e inconvenientes con respecto a los otros formatos.
✓ Equipamiento requerido. Comprobar si es compatible con la infraestructura de la red de comunicaciones de la Universidad y con los equipos que posee la Biblioteca. Costo del mismo.
✓ Software. Evaluación del software de interrogación y de su interface (comandos, menús, interactividad, tiempo de respuesta, capacidad de búsqueda), requisitos para su instalación, cantidad de memoria requerida, software para hacer accesible la información, edición de estrategias de búsqueda, características de salida.
✓ Facilidad de uso.
Criterios para analizar su contenido:
✓ Contenido. La información en sí debe ser evaluada independientemente del software de recuperación de la misma. Se debe considerar el nivel de solapamiento con la información contenida en otros recursos y bases de datos de la Biblioteca.
✓ Alcance: Abarca el tamaño de la bases de datos (cantidad de registros de información), la tipología documental y su porcentaje, la cobertura temporal de la bases de datos y de cada título incluido, y la cobertura geográfica y lingüística. Tipología de usuarios a los que va dirigida.
✓ Calidad: Precisión del contenido de la información (errores de' captura o de redacción) tipo de vocabulario usado en la indización, elementos de información contenidos en la descripción de los registros.
✓ Accesibilidad: Qué campos y elementos informativos figuran como puntos de acceso, precisión, facilidad de uso y consistencia de los mismos. Accesibilidad de los índices, resúmenes y descriptores utilizados.
✓ Actualidad de la información: Periodicidad con que se actualiza la bases de datos y hasta cuando alcanza la cobertura informativa en el momento de la actualización.
✓ Embargos.
✓ Idioma: Ha de estar en un idioma español o inglés.
d) Tesis
Muestra discreta de capacidad y aptitudes de los profesionales que formamos, son un rasgo distintivo de cada institución educativa. A la biblioteca Central se entregará un (1) ejemplar por cada alumno y corresponde a cada Escuela de cada Facultad hacer la entrega correspondiente con su debido oficio de entrega en los periodos que corresponde.
3.2.2. Idioma
El idioma predominante es el español. Se adquirirá en primer lugar el material que haya sido publicado 'en este idioma, luego en idioma inglés. A excepción de las áreas científicas y tecnológicas en donde la adquisición del material se realizará preferiblemente en este idioma.
3.2.3. Período cronológico
La colección en el área científica, se vuelve obsoleta en corto tiempo y es necesario ir adquiriendo las novedades, mientras que en historia y geografía, se puede comprar retrospectivamente, según necesidades de uso en la sala.
Período de obsolescencia por materias
AREAS | TIEMPO |
Científica (excepto la botánica) | 5 años |
Ciencias Sociales (excepto la historia) | 10 a 15 años |
Humanidades (exceptuando literatura que rara vez se descartan) | 10 a 15 años |
3.2.4. Número de ejemplares
Para el material impreso se seleccionaran hasta tres ejemplares. A través de la práctica de los jefes de las Salas del Departamento de Servicios al Publico se determinará si es necesario seleccionar y sugerir la compra de más de tres ejemplares para la Biblioteca.
3.3. ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Es el proceso a través del cual, podemos obtener, aplicando ciertas técnicas y procedimientos materiales para la biblioteca, por cualquiera vía: compra, canje, donación, depósito legal institucional.
3.3.1. Pautas para la adquisición de Libros por la vía de la compra.
Adquirir en primer lugar el material sugerido por el Comité de Selección y el material bibliográfico que la Gerencia de la Biblioteca Central considere necesario y de interés; cuando el costo individual del material no exceda de cinco (5) unidades tributarias vigentes.
La Sección de Adquisición de Publicaciones pondrá especial atención en la búsqueda de material que sustituyan los títulos extraviados por los usuarios; la adquisición de publicaciones oficiales y las ediciones recientes de títulos previamente adquiridos. Sólo se adquirirán aquellos materiales que no se encuentren en la biblioteca. La compra estará condicionada a su autorización por la Gerencia de la biblioteca Central y el Departamento de administración.
3.3.2.- Número de Ejemplares:
Las adquisiciones bibliográficas y de materiales de apoyo didáctico para la biblioteca, se realizan mediante:
a) Material Bibliográfico seleccionado: 3 ejemplares por materia.
b) Libros complementarios: 2 ejemplares por materia siempre y cuando se trate de títulos diferentes.
c) Obras de Referencia: 1 título por biblioteca.
d) Revistas físicas o electrónicas: Una suscripción por publicación solicitada.
e) Bases de Datos:
f) Prensa: 1 suscripción por diario nacional
3.3.3. Procedimientos para realizar la adquisición del material bibliográfico por la vía de la compra
a)Recibir y analizar los listados de material bibliográfico en diferentes formatos, ya evaluadas por el Comité de Selección para su posterior adquisición.
b)Xxxxxxx el material seleccionado en los listados consignados por las distintas Editoriales y los proveedores para sincerar la adquisición.
c) Requerir a las Editoriales y/o Proveedores de la existencia y costos de los documentos seleccionados y el debido presupuesto para la posterior adquisición por la modalidad de la Compra.
d)Coordinar los Procedimientos para la Adquisición por la vía de la compra del Material Bibliográfico en diferentes formatos que fue seleccionado por el Comité para ser elevados a la Dirección de la Biblioteca Central para la aprobación de la compra.
e)Recibir el Material Bibliográfico físico adquirido, cumpliéndole el debido control de calidad y la precatalogación en el Sistema Alejandría, existente en la Biblioteca Central, como inicio al proceso de registro de la información en el Catalogo de la Biblioteca Central y para información de los usuarios de las nuevas adquisiciones.
f) Entregar las nuevas adquisiciones a la Sección de Catalogación y Clasificación.
3.3.4. Pautas para la adquisición de Libros por la vía de la donación
Las donaciones son una de las vías más importantes y valiosas para lograr el rescate de material bibliográfico faltante en la colección de la Biblioteca. La confianza que demuestran las diversas personas e instituciones venezolanas y extranjeras al entregar a la Biblioteca los materiales que representan colecciones formadas durante años, es un signo comprometedor para la institución en cuanto a preservación, conservación de la información que se recibe.
3.3.5. Procedimientos de la Sección de Canje y Donaciones
• Atender solicitudes de Canje y Donaciones: Debido a, que la mayor parte de la colección del fondo bibliográfico de la BC-UCV, proviene de las donaciones y el canje, es importante atender en el menor tiempo posible cada una de las solicitudes recibidas de parte de los usuarios y las diversas instituciones que requieren el servicio.
• Iniciar y mantener nuevas relaciones de intercambio: Para el desarrollo de la colección de BC-UCV, es de gran importancia el proceso de canje; ya que a través del intercambio con instituciones diversas, se obtiene el enriquecimiento continuo de la colección. Debido a ello, la sección constantemente se encuentra en la búsqueda y fortalecimiento de nuevas relaciones principalmente con bibliotecas, universidades, centros de documentación e información, entre otros.
• Solicitar a Ediciones UCV el envío del material Bibliográfico nuevo, para ser incorporado al fondo de la Biblioteca Central: Otra parte del fondo documental de la Biblioteca Central, se conforma por las publicaciones de distintas áreas del conocimiento producidas por el sello editorial de la Universidad Central de Venezuela. Por ello, se debe mantener las relaciones pertinentes con Ediciones UCV; para que se realice el envió de manera periódica del material procedente de los distintos fondos editoriales de las Facultades, CENDES y CDCH; haciendo cumplir así el convenio existente entre la Biblioteca Central y Ediciones, como también lograr la divulgación del conocimiento de nuestros investigadores.
• Recibir y clasificar las donaciones que ingresan a la Sección: El material bibliográfico que ingresa a la Sección para ser incorporado a la colección, es sometido previamente a una evaluación para determinar las condiciones físicas y para valorar si realmente se ajusta a las necesidades reales de los usuarios de la Biblioteca. Luego de ser evaluado y de cumplir con los mínimos requisitos, el material es recibido y clasificado por áreas de conocimiento, para luego ingresarlo a la base de datos y enviarlo a las salas correspondientes o al fondo bibliográfico de la sección.
• Acusar recibo del material donado: Una vez recibido material bibliográfico en calidad de donación, se envía una correspondencia via e-m@il a la persona o institución donante como muestra de agradecimiento por el material y para dejar puertas abiertas a futuras donaciones de publicaciones de interés.
• Catalogación de libros, tesis y trabajos de ascensos: El material bibliográfico recibido en la Sección es procesado en la Base de Datos Alejandría. Este proceso implica la colocación de una cota provisional y la descripción de los campos de autor, titulo, año de la obra, paginación, entre otros; que se obtienen al cotejar el libro, tesis o trabajo de ascenso. Luego de ser ingresada la información correspondiente en el sistema, se elabora un listado de los títulos procesados, que es extraído del modulo de Usuarios de la Biblioteca Central UCV, y que es remitido junto al material bibliográfico a la Sección de Catalogación para la clasificación y revisión final.
• Revisión y selección de publicaciones periódicas y envío de material a la sala: Esta actividad comprende la revisión de las publicaciones periódicas recibidas en la Sección a través del correo ordinario “IPOSTEL”. Se ingresa al sistema ISIS, donde se verifica que se coleccione la revista y se almacenan datos como nuevos números, volúmenes, ubicación,
entre otros. Posteriormente, estas publicaciones son enviadas a la Sección de Publicaciones Periódicas.
• Actividades administrativas del área: Dentro de las funciones administrativas ejercidas se llevan a cabo actividades con respecto a la solicitud de material de oficina. Además, se realizan actividades de archivo donde se ordena y se lleva el control de cada una de las comunicaciones enviadas o recibidas a diferentes Dependencias, Instituciones y Empresas por motivos diversos.
3.3.6. Pautas para las Donaciones de Materiales Bibliográficos y no Bibliográficos
a) La Biblioteca se reserva el derecho de aceptar o no, cualquier donación que le sea ofrecida.
b) Todo ofrecimiento de material deberá ser estudiado por la Unidad de Donaciones.
c) Para determinar la utilidad de los materiales ofrecidos en donación, estos se evaluarán en base a los principios y criterios de la selección.
d) Todo material a donar debe estar en condiciones físicas aceptables, sin ningún elemento de contaminación que ponga en riesgo al RRHH y a la Colección de la biblioteca Central.
e) En caso de Donaciones globales, se agradecerá al donante la presentación previa de la lista correspondiente, para decidir si la donación ha de aceptarse total o parcial.
f) La lista que presente el donante debe incluir: Título de la obra, autor, editorial y año de publicación.
g) Las donaciones aceptadas son incondicionales. El donante renuncia a su derecho de propiedad sobre ellas.
h) Una vez que la donación ha ingresado a la Biblioteca, esta se reserva el derecho a disponer de ella de acuerdo a las políticas de la institución, bien sea incorporándola a la colección o transfiriéndola al fondo bibliográfico.
i) La Biblioteca no se compromete a mantener la donación segregada ni ubicarla en lugares especiales.
j) Al aceptar una donación, la Biblioteca enviará una comunicación de agradecimiento al donante.
k) La Biblioteca publicará en su Boletín o revista universitaria, el nombre de los donantes y las donaciones más importantes para la institución