RESPONSABLE:

RESPONSABLE:

Jefe del grupo de apoyo para los sorteos.

DEFINICIONES:

JEFE DE GRUPO DE APOYO: Servidor Público que labora en la empresa Lotería del Cauca y designado mediante acto administrativo para cumplir funciones de direccionamiento y encargado del buen desempeño de los procedimientos de pre sorteo, sorteo y envió de informes.

GRUPO DE APOYO: Servidores públicos que laboran en la empresa Lotería del Cauca y designados mediante acto administrativo para cumplir funciones de apoyo como logística, recepción de devoluciones vía electrónica entre otras, para que los procedimientos de pre sorteo, sorteo y envió de informes tengan un buen desempeño.

BALOTERAS: Máquinas electro neumáticas que permiten extraer las balotas, en forma aleatoria.

BALOTAS: Elemento esférico que se identifica con números o caracteres, de acuerdo con el plan de premios de cada sorteo.

BÓVEDA: Lugar donde se almacenan los elementos del sorteo.

CALIBRACIÓN: Procedimiento de comparación entre lo que indica un instrumento y lo que “debiera indicar”, de acuerdo con un patrón de referencia con valor conocido.

ELECTRO NEUMÁTICO: Aplicación donde se combinan dos xxxxx de la automatización, como son la neumática (manejo de aire comprimido) y la electricidad y/o electrónica.

ENTE DE CONTROL: Persona jurídica envestida de funciones de vigilancia, supervisión y control de la aplicación de las normas que regulan la operación de los sorteos.

SISTEMA SATUPLE: Sistema integrado de transporte de balotas y baloteras electro neumático para juegos de suerte y azar, compuesta por tres módulos:

MÓDULO DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO DE BALOTAS: Consiste en un

tambor giratorio con múltiples tubos contenedores de balotas. Mediante los mandos dados por el sistema de control central, este módulo selecciona automáticamente los juegos de balotas que serán enviados desde y hacia el módulo de sorteo o balotera. Mediante flujo de aire dado por un ventilador y una tubería flexible, se realiza el transporte de las balotas.

El depósito de las balotas está dotado de un sistema de pesaje por medio de una celda de carga, lo cual facilita el control del peso de las balotas, generando un reporte del pesaje correspondiente.

MÓDULO DE SORTEO O BALOTERAS: Es la encargada de realizar los sorteos de las balotas. Esta se compone de seis urnas o cubículos, las cuales contendrán las balotas de sorteo y por medio del flujo de aire generan una diferencia de presión para garantizar la flotación de las balotas al interior de la balotera y hacer la selección aleatoria de estás. En la parte superior de cada una de estas urnas, se ubican sensores de reconocimiento por radiofrecuencia, los cuales pueden hacer al final del sorteo lectura del número de cada balota, y el juego al que pertenecen en el sistema de almacenaje. Estos módulos constan de ventiladores que efectúan el flujo de aire para el movimiento de las balotas sorteadas. También dentro de este equipo se encuentra un Controlador Lógico Programable (PLC), el cual recibe las órdenes dadas por la consola de mando, el cableado eléctrico, cableado de comunicaciones, y una unidad de mantenimiento perteneciente a la alimentación neumática de la balotera.

MÓDULO DE CONTROL CENTRAL: En este módulo es donde se concentran todas las operaciones del sistema, tanto de transporte como de sorteo.

Está compuesto por un PC con pantalla touch screen que funciona como interface de operador. Tiene un Controlador Lógico Programable (PLC), el cuál comanda la operación del sistema completo de baloteras y el módulo de almacenamiento y transporte de balotas. Además, tiene una sección donde se pueden operar los sorteos manualmente mediante botones e interruptores.

SORTEO: Proceso mediante el cual se utilizan equipos y mecanismos, legalmente autorizados para determinar uno o varios resultados que definen quienes son los favorecidos, para acceder a un plan de premios, de un juego debidamente aprobado.

TRANSPARENCIA: Condición que garantiza que la operación de los juegos de suerte y azar, esté exenta de fraudes, vicios o intervenciones tendientes a alterar la probabilidad de acertar o sustraerla xxx xxxx.

BOLETINES DE PRENSA: Documentos que emite oficina de Divulgación y Medios encaminados a difundir información de la Lotería del Cauca.

FORMATO NOVEDADES DEL SORTEO: Documento donde se discrimina las eventualidades ocurridas durante el proceso del sorteo.

REGISTRO DE RESULTADOS DEL SORTEO: Documento que contiene los números ganadores del premio mayor, los secos y ciudades de despacho.

SISTEMA LOTERY: Software para el control de empresas de Lotería que incluye: Control de terceros, de juegos, de billetería, de cartera, de pago de premios, mercadeo, y reportes de archivos planos a la Supersalud.

SISTEMA ANTI-INTRUSIÓN: Es el sistema diseñado para proteger un área determinada contra posibles intrusos. El sistema se compone de los siguientes elementos:

- DETECTOR DE MOVIMIENTO: Dispositivo que cuenta con un sensor infrarrojo calibrado para detectar el movimiento de un cuerpo.

- SENSOR DE APERTURA: Dispositivo que sensa el cambio de posición de una puerta.

- SIRENA: Dispositivo utilizado para dar alerta local en un evento de alarma.

CONDICIONES DE OPERACIÓN

El jefe y grupo de apoyo del sorteo serán designados mediante acto administrativo.

El responsable o jefe de grupo de apoyo del sorteo entregará oportunamente al responsable del Proceso de Xxxxxx los documentos que corresponden al proceso.

El Sorteo inicia en la fecha y hora fijada en el cronograma de sorteos y será transmitido a través de un canal de televisión de amplio cubrimiento.

El presentador(a) de acuerdo con el libreto anuncia el juego de cada lanzamiento de los premios de acuerdo al plan de premios, en el siguiente orden: del último al primer premio.

El contratista entregará en CD, la grabación del pre sorteo y sorteo al responsable del proceso de sorteo, quien guardará los archivos, para mantenerlos a disposición de las diferentes autoridades

Si falta alguna autoridad que deba presenciar el sorteo, se registrará dicha novedad se informará oportunamente al responsable del Proceso de Sorteo para que actúe de conformidad.

Del acta del sorteo, se imprimirá una copia para las autoridades y delegados que lo presencian.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD FLUJOGRAMA	COMO SE HACE	DOCUMENTACION
		REGISTROS
INICIO Se Autoriza el Sorteo del plan de premios Se inicia el Sistema SATUPLE para el Sorteo del plan de premios Lectura de resultados Registrar en el Acta los resultados Aprobación de sorteo Envio Acta a Lotecauca Desarmar sistema SATUPLE Lotecauca Reenvio Acta al gerente o delegado Envío de resultados a impresores de listas y publicación en medios digitales fin	El Delegado de la Secretaría de Gobierno da su confirmación para el inicio del sorteo.	Acta de sorteo, Formato de Acciones correctivas, Control de Producto No Conforme, Escrutinio, Listado de Distribuidores autorizados por sorteo, Listado de Distribuidores retenidos, Resumen de Remesa, Listado de Distribuidores con Devolución Total, Lista de Chequeo Actividades y Devolución del Sorteo, Registro de envío de informes 200 y 201
	El operador del Softw are, activa el sistema para la realización de los lanzamientos de acuerdo a la estructura del plan de premios vigente mediante el panel de control de SATUPLE. paralelamente, el presentador(a) de acuerdo con el libreto anuncia el juego de los premios, en el siguiente orden: del último al primer premio seco, finalizando con el premio mayor. Se procede a realizar dichos sorteos, mientras tanto, el gerente o su delegado registra en el acta los resultados de los premios obtenidos.
	Después de jugado en su totalidad el Plan de Premios de la Lotería del Cauca, la presentadora le pregunta al delegado de la Secretaría de Gobierno si el Sorteo que se está jugando queda aprobado, por lo cual el delegado de la Secretaria de Gobierno aprueba el sorteo jugado y la Presentadora se despide de los televidentes, dando por terminada la transmisión del sorteo de la Lotería del Cauca.
	Finalizado el sorteo, el operador del Softw are activa el sistema para el transporte de las Balotas hacia su sitio de almacenamiento mediante el panel de control de SATUPLE. De inmediato se procede al cierre de la puerta de la bóveda en la cual se encuentra el sistema principal de balotas (SATUPLE) y se Se verifica a través de la pantalla principal que las balotas del sistema principal de balotas (SATUPLE), quedaron en el tubo de almacenamiento en las posiciones correctas.
	El delegado de la Lotería dle Cauca, envía el Acta de Resultados firmada por las autoridades a los correos electrónicos establecidos por laempresa. El Jefe de Grupo de apoyo en la ciudad de Popayán resgistra las no conformidades y productos no conformes presentadus durante el proceso, reune todos los registros y los remite al responsable del proceso para su archivo, igualmente debe hacer seguimiento y cierre de las No conformidades presentadas.
	El funcionario de sistemas envía los resultados a los impresores de listas, a los distribuidores y sube la plantilla de resultados a la págia w eb de la empresa y redes sociales.

REGISTROS:

 Acta del sorteo

 Novedades del sorteo

 Datos Software

 Producto no conforme

 Acciones correctivas, de mejora y preventivas

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Manuales de los sistemas electro neumáticos

 Actos administrativos de asignación de responsabilidad y turnos

 Ver Normograma