CONDICIONES GENERALES DE LA NEGOCIACION FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE SUMINISTRO DE REFRIGERIOS

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL

DIRECCIÓN DE NUTRICIÓN Y ABASTECIMIENTO

CONDICIONES GENERALES DE LA NEGOCIACION

FICHA TÉCNICA DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE SUMINISTRO DE REFRIGERIOS

1. GENERALIDADES PARA LA ENTREGA DE REFRIGERIOS

Los refrigerios deben ser entregados por el comitente vendedor directamente en los sitios en los cuales el comitente comprador programe actividades con la población beneficiario, en las condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y logística pactadas y definidas en las fichas técnicas de negociación, de distribución y entrega de suministro de refrigerios y en la Ficha técnica del bien, producto y servicio.

En el evento que el comitente vendedor realice la entrega de refrigerios en condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y logística diferentes a las establecidas por el comitente comprador, deberá asumir la responsabilidad y las consecuencias que conlleve esta circunstancia.

2. SITIOS DE ENTREGA DE LOS REFRIGERIOS

Los refrigerios deben ser entregados en los sitios que le informe el comitente comprador durante el desarrollo de la operación, los cuales se encuentran localizados en las 20 localidades de la ciudad de Bogotá D.C. (zona rural y zona urbana), en las condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y logística (lugar, fecha y horario) señalados por el comitente comprador.

La entrega de los refrigerios, se realizará según la demanda del comitente comprador y de la programación de actividades que realice durante el plazo de ejecución de la operación. Se precisa que el comitente vendedor debe garantizar y disponer durante el desarrollo de la operación, la logística necesaria para cumplir con las entregas en todas y cada una de las localidades (incluyendo zonas rurales – p.ej. Sumapaz).

El comitente comprador avisará con mínimo doce (12) horas de anticipación al comitente vendedor, la cantidad, ubicación de los sitios en los cuales debe entregar refrigerios informando: nombre, localidad, dirección, teléfono, persona de contacto en el sitio de entrega.

El comitente vendedor debe entregar la cantidad de refrigerios solicitados por el comitente comprador en la fecha, hora y lugar y efectuar entregas simultáneas en diferentes localidades y sitios, de ser requerido por el comitente comprador.

Los lugares, fechas y horarios para la entrega de los refrigerios, pueden variar de acuerdo a las necesidades y a las actividades que realiza el comitente comprador, en consecuencia podrán modificarse según el número de beneficiarios convocados a las actividades que se programen.

3. FECHAS Y HORARIOS PARA LAS ENTREGAS

Teniendo en cuenta que el comitente comprador puede programar actividades con la población beneficiarios en cualquier día y hora de la semana, el comitente vendedor deberá garantizar la(s) entrega(s) de los refrigerios durante todos los días de la semana incluidos xxxxxxx, xxxxxxxx y festivos, en los sitios, hora y fecha establecidos, una vez el comitente comprador le envíe la solicitud de refrigerios.

Nota: En el evento que por necesidades del comitente comprador requiera modificar los horarios de entrega inicialmente informados, el comitente vendedor debe suministrar los refrigerios en los horarios que serán informados por el comitente comprador con mínimo Veinticuatro (24) horas de antelación a producirse el cambio.

4. PLANES DE ENSAMBLE, CONTINGENCIA Y DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA

El comitente vendedor deberá garantizar la disponibilidad y capacidad para suministrar la totalidad de los refrigerios requeridos, para lo cual debe entregar, dentro de los tres (3) días calendario posteriores al cierre de la negociación al comisionista comprador para su verificación y aprobación por parte de la supervisión o interventoría. Los siguientes documentos, plan de ensamble, plan de contingencia y plan de distribución y entrega, para cumplir con las condiciones requeridas en la operación.

1. Plan de ensamble:

El comitente vendedor debe presentar el plan de ensamble de los alimentos que componen los refrigerios para todo el tiempo de ejecución de la operación, el cual debe contener comomínimo:

• Objetivo general.

• Objetivos específicos.

• Ubicación de la(s) planta(s) de ensamble

• Etapas y áreas involucradas.

• Tiempos y horarios para recepción, empaque, ensamble y embalaje de todos los productos.

• Responsables

• Seguimiento.

• Controles y registros por cada una de las etapas.

Este plan se actualizará y enviará por correo electrónico de manera mensual antes del tercer día hábil del mes.

2. Plan de distribución y entrega:

El comitente vendedor debe garantizar la disponibilidad y capacidad de vehículos transportadores suficientes que le permitan la entrega oportuna de los refrigerios, así como asegurar el cumplimiento estricto de los horarios en cada uno de los puntos de entrega.

Este plan de distribución y entrega dará cuenta de la disponibilidad, número de vehículos necesarios, capacidad y logística, para efectuar la distribución y entrega de los refrigerios en los puntos de entrega establecidos por el comitente comprador.

El comitente vendedor debe presentar el plan de distribución y entrega de los refrigerios para todo el tiempo de ejecución de la operación, el cual debe contener como mínimo:

b. Tipos de vehículo.

c. Placa de cada vehículo.

d. Concepto sanitario de los vehículos.

e. Número de vehículos total para la operación.

f. Indicar si son propios o contratados.

g. Capacidad de cada uno de los vehículos, teniendo en cuenta las características topográficas.

h. Código de identificación que asignarán a cada uno de los vehículos.

i. Tipo de alimentos que transportará.

j. Disponibilidad o no de la unidad de frío.

k. Indicar la logística que utilizará para el cumplimiento del plan de distribución y entrega, con el fin de atender oportunamente las entregas en las diferentes localidades, teniendo en cuenta que un mismo vehículo no podrá cumplir las entregas que geográficamente estén en puntos distantes.

l. Fechas y horarios de entrega. Para este ítem deberá adaptarse a los horarios y días establecidos por el Comitente comprador.

m. Presentar la documentación vigente requerida: Licencia de Transito, 2. Licencia de Conducción. 3. Revisión Mecánica. 4. SOAT-Seguro Obligatorio contra Accidentes de Tránsito. 5. Actas de inspección, vigilancia y control para transporte de alimentos, de los vehículos que distribuyen los alimentos a las unidades operativas opuntos de entrega, con concepto favorable, con fecha de expedición menor a un año. 6. Seguro de responsabilidad civil extracontractual vigente.

n. Aceptación de las entregas en zonas urbanas y rurales y en forma simultánea en diferentes puntos o unidades operativas.

o. Descripción del transporte y almacenamiento de productos, enmarcados bajo los lineamientos establecidos en la Ley 9 de 1979, Resolución 2674 de 2013 y demás normatividad vigente, aplicable, o aquellos que la modifiquen o la complementen.

Notas:

- Los planes de capacitación en educación sanitaria, principios básicos de buenas prácticas de manufactura y prácticas higiénicas en manipulación de alimentos, asistencia a los talleres y certificados médicos de los conductores y auxiliares de transporte, serán verificados durante la ejecución de la operación.

- Los vehículos presentados con el plan de distribución y entrega deben corresponder a los vehículos que usará el contratista durante la ejecución del contrato.

- Se precisa que los posibles oferentes deben tener en cuenta que las entregas se deben realizar en los diferentes puntos de distribución ubicados en las 20 localidades de Bogotá (zona urbana y rural), donde la Secretara Distrital de Integración Social presta sus servicios.

3. Plan de contingencia

El comitente vendedor debe presentar un plan que contemple las posibles contingencias que pudieran presentarse en situaciones imprevistas en el desarrollo de la operación del suministro de refrigerios, en diferentes aspectos como: el suministro de alimentos, transporte, talento humano, entre otras. Ejemplo: Que acciones se adelantarían, en caso de accidente de un vehículo, paro de transporte, rechazo de alimento en punto de entrega, entre otras situaciones que se pudieran presentar, en las entregas programadas.

Dentro del plan de contingencia que adoptará para la atención, se debe tener en cuenta las condiciones de accesibilidad a los puntos de entrega, así como la cantidad de personas que coordinarán las entregas en los diferentes puntos, identificando con claridad responsabilidades, funciones, y procedimientos de comunicación cuando se presenten contingencias en la entrega.

5. SOLICITUDES DE PEDIDOS Y CONTROL DE ENTREGAS

Las solicitudes de entrega de los refrigerios se harán en forma diaria o de acuerdo a la necesidad del comitente comprador, de manera escrita a través del comisionista comprador.

La cantidad de refrigerios a suministrar podrá variar de acuerdo con las necesidades del comitente comprador, siempre y cuando no se supere el valor total de la negociación; el comitente comprador informará por escrito, a través del comisionista comprador a las demás partes las modificaciones (cancelaciones) o cambios (en cantidades hora, fecha y lugar de entrega), con doce (12) horas de anterioridad.

El comitente vendedor y las demás partes, serán responsables de llevar un control sobre las cantidades de refrigerios pedidos, cancelados y entregados, así como el valor unitario y el total ejecutado, con el fin de no sobrepasar el valor total de la negociación, esto sin perjuicio del control y supervisión efectuado por el comitente comprador.

Por cada entrega de refrigerios en los puntos asignados, se deberá suscribir una remisión de entrega en original y dos copias (original para la Interventoría o Supervisión, copia para el comitente vendedor, y copia para la unidad operativa o punto del comitente comprador), las cuales deberán estar firmadas por la(s) personas(s) delegada(s) del comitente comprador, según corresponda, y por la(s) persona(s) del comitente vendedor que permita verificar la cantidad, calidad y oportunidad solicitadas por el comitente comprador.

El comitente vendedor deberá mantener actualizado y consolidado en medio magnético el formato de consolidado de entrega establecido por el comitente comprador para la verificación de cantidades solicitadas versus las entregadas por el comitente vendedor.

DEVOLUCIÓN DE ALIMENTOS: En caso de presentarse devolución de refrigerios en las unidades operativas o puntos de entrega, por calidad de productos diferentes a las pactadas, el comitente vendedor deberá realizar la reposición de estos productos de manera inmediata.

Sin embargo, en los casos de devolución por casos fortuitos o de fuerza mayor (cierre de unidad operativa por epidemias, autoridades sanitarias, etc.), el comitente vendedor debe establecer comunicación con las partes, y concertar las instrucciones respectivas.

6. TRANSPORTE

Con el fin de garantizar las condiciones adecuadas en el transporte de los refrigerios desde la(s) planta(s)o bodega(s) hasta las unidades operativas o puntos de entrega, el comitente vendedor, deberá utilizarel número de vehículos establecidos en el plan de distribución y entregado aprobado por la interventoría o supervisión. Así entonces, los vehículos deberán reunir los siguientes requisitos:

a) Contar con concepto sanitario favorable (acta de inspección, vigilancia y control para transporte de alimentos), con fecha de expedición menor a un año, emitido por la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá.

b) Mantener actualizados los siguientes documentos: Licencia de tránsito, Seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT) vigente, Revisión técnico mecánica vigente, Licencia(s) de conducción vigente(s), Seguro de responsabilidad civil extracontractual vigente.En caso de ser alquilados deberá aportar, además de los documentos anteriormente mencionados, copia del contrato de arrendamiento. Esta documentación deberá estar vigente durante la operación.

c) Todos los refrigerios deben ser transportados en vehículos diseñados y autorizados para el transporte de alimentos, en condiciones adecuadas de higiene y seguridad con especial atención al mantenimiento de una temperatura que garantice en todo momento la inocuidad de los alimentos transportados y de acuerdo a lo establecido en la Ficha técnica del bien, producto o servicio.

d) Todos los vehículos transportadores deben estar identificados en un lugar visible con la frase TRANSPORTE DE ALIMENTOS.

e) Utilizar sellos o precinto, los cuales serán abiertos en los respectivos puntos de entrega con la presencia de interventoría y/o supervisión (en caso xx xxxx establecida, el sello o precinto se verificará en el primer punto de entrega).

f) Mantener en adecuadas condiciones de limpieza y desinfección el compartimiento de carga, aplicando los procedimientos establecidos en el plan de saneamiento del comitente vendedor y llevando registro en el formato respectivo.

g) Las paredes, suelos y techos de los vehículos deben estar en buen estado, para evitar el ingreso de humedad, suciedad o vectores.

h) Realizar seguimiento a la limpieza, desinfección y mantenimiento del vehículo transportador. En el marco de la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, el comitente vendedor deberá reforzar los procesos de limpieza y desinfección de los vehículos, actividad que deberá verse reflejada en el plan de saneamiento.

i) El comitente vendedor debe monitorear y exigir la limpieza y el buen mantenimiento del vehículo transportador, al momento de la inspección no deben encontrarse dentro del vehículo: Restos de otras cargas u olores que sean incompatibles con el transporte de alimentos, restos de alimentos en proceso de pudrición y sus olores, insectos, roedores u otro tipo de plagas que estén anidados en la bodega del camión y presencia o restos de sustancias químicas toxicas.

j) Las canastillas al ser transportadas deben mantenerse en adecuadas condiciones higiénicas y separadas del suelo del camión mediante el uso de estibas en material higiénico sanitario que permita una correcta limpieza y desinfección.

k) Evitar los daños de los refrigerios durante el transporte, asegurando la carga para prevenir el desplazamiento en el interior de los camiones, usando correas o trabas para sujetar la carga y asegurar la estabilidad de las canastillas, así mismo, si los vehículos cuentan con estibas en material higiénico sanitario, que sean antideslizantes, los amarres no serán necesarios.

l) Se prohíbe transportar conjuntamente en un mismo vehículo alimentos y materias primas con sustancias peligrosas y otras que por su naturaleza representen riesgo de contaminación del alimento.

m) Tanto el conductor del vehículo y los auxiliares, deben contar con el certificado médico que conste la aptitud para manipular alimentos. Este debe ser expedido por médico que cuente con registro profesional. El certificado tendrá una vigencia no superior a (1) año.

n) El conductor y los auxiliares deben estar incluidos en los soportes del plan de capacitación continuo.

o) Los transportadores y sus ayudantes deben contar con dotación completa, en buen estado y debe permanecer en adecuadas condiciones de limpieza, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2674 de 2013.

NOTA 1: si durante la ejecución de la operación, la interventoría y/o supervisión detecta que el transporte resulta insuficiente para dar cumplimiento a las entregas con oportunidad, comunicará esta situación al comitente vendedor, quien estará en la obligación de tomar las medidas pertinentes para subsanar las dificultades garantizando la entrega en los tiempos establecidos y programados.

Los requisitos del transporte para los refrigerios, corresponderán a lo establecido en la presente ficha técnica de distribución y entrega, la ficha técnica de negociación y la Ficha técnica del bien, producto o servicio, que hacen parte integral de la operación.