SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIA
DIRECCIÓN GENERAL DE RACIONALIZACIÓN Y CENTRALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
SUBDIRECCION GENERAL DE CONTRATACIÓN CENTRALIZADA DE SERVICIOS Y SUMINISTROS DE CARÁCTER OPERATIVO
MINISTERIO DE HACIENDA Y FUNCIÓN PÚBLICA
INSTRUCCIONES PARA LA LICITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS EN EL ACUERDO MARCO 12/16 DE ADOPCIÓN DE TIPO DE SUMINISTRO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES (Expte. 56/16)
El acuerdo marco de adopción de tipo para el suministro de equipos audiovisuales (en adelante AM 12/16) no tiene todos los términos definidos, por lo que según establece el artículo 198.4 del TRLCSP, para la adjudicación de sus contratos basados deberá celebrarse siempre una segunda licitación, correspondiendo su realización a los organismos peticionarios como conocedores de las concretas necesidades a satisfacer. Asimismo, elevarán el resultado de la misma como propuesta de adjudicación a esta Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación, quien tras su examen, en su condición de órgano de contratación acordará la adjudicación del contrato a favor de la empresa cuya oferta resulte económicamente más ventajosa.
Quedan fuera del ámbito del AM 12/16 los contratos para el suministro de los bienes incluidos en su ámbito objetivo cuyo valor estimado sea igual o inferior a 5.000 €. Con carácter general no podrán adquirirse a través de este acuerdo marco los suministros cuyo objeto se englobe en otros acuerdos marco de la DGRCC.
En adelante, en estas instrucciones se emplea la sistemática clasificación de bienes en tipos y subtipos empleada por la aplicación CONECTA-CENTRALIZACIÓN, por ser ésta la herramienta informática que habrán de utilizar los organismos peticionarios durante todo el procedimiento de petición de bienes, equivalente a la de lotes y categorías de productos utilizada en los pliegos que rigen el AM 12/2016. En concreto, se contemplan los siguientes tipos y subtipos:
Tipo 1: SISTEMAS AUDIOVISUALES
Subtipo 01.01 SISTEMAS DE PROYECCIÓN DE VIDEO
Subtipo 01.02 SISTEMAS DE MEGAFONÍA Y SONIDO AMBIENTE Subtipo 01.03 RECEPTORES DE TELEVISIÓN
Subtipo 01.04 MONITORES DE 32 O MÁS PULGADAS Y SISTEMAS DE VIDEOWALL Subtipo 01.05 PANTALLAS Y PIZARRAS INTERACTIVAS
Subtipo 01.06 VIDEO REPRODUCTORES Y/O GRABADORES
Tipo 2: VIDEOCÁMARAS Y CÁMARAS FOTOGRÁFICAS
Subtipo 02.01 VIDEOCÁMARAS
Subtipo 02.02 CÁMARAS FOTOGRÁFICAS
Tipo 99: GASTOS DE INSTALACIÓN
Subtipo 99.01 GASTOS DE INSTALACIÓN. TIPO 1 Subtipo 99.02 GASTOS DE INSTALACIÓN. TIPO 2
Se realizarán tantas licitaciones como tipos/lotes en los que se encuadren los bienes cuyo suministro se pretende.
Con el fin de resolver las posibles dudas sobre la tramitación de estos expedientes y facilitar la labor de los organismos peticionarios, se dictan las siguientes instrucciones por parte de la Subdirección General de Contratación Centralizada de Servicios y Suministros de carácter Operativo, como responsable del AM 12/2016.
X/ Xxxxxx, 0.
.
Xxxxxx 0x, despacho 2453 TEL: 00 000 00 00
1. Documento de licitación
La licitación de cualquier contrato basado debe ir precedida de la preparación de un documento de licitación que deberá ajustarse al modelo del Anexo I de estas instrucciones y que será firmado por el responsable del organismo peticionario. En él se establecerán los términos a fijar en la segunda licitación, que deberán ser siempre conformes con lo establecido en los pliegos rigen el AM 12/2016.
En caso de contratos basados sujetos a regulación armonizada (en adelante XXXX), el documento de licitación deberá remitirse para informe a la DGRCC, antes de promover la licitación.
Descripción del contenido:
1. Órgano peticionario. Identificación del organismo peticionario. Se incluirán, además de la denominación del organismo peticionario, los datos de identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación de la unidad tramitadora a efectos de presentación de las facturas. El código de centro será el de dicha unidad en el sistema “Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas DIR3”. Para consultas: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx/xxx0/xxxxxxxxx#.XXXXxXx0xxx
2. Necesidad e idoneidad del contrato a celebrar. Se cumplimentará en los términos establecidos en el artículo 22 del TRLCSP.
3. Bienes objeto de licitación. Se deberá indicar la denominación de cada bien y el número de unidades a ofertar, con indicación del tipo y subtipo al que corresponde y la descripción de las especificaciones técnicas de obligado cumplimiento, sin hacer referencia a marca o modelo alguno.
En este apartado se detallará exclusivamente las características técnicas mínimas que deben cumplir los productos objeto del suministro, sin mención a cualquier tipo de instalación que figurará en el apartado 4 siguiente, agrupándolos por Subtipos (Subtipos 01.01 al 01.06 en el caso de SISTEMAS AUDIOVISUALES o Subtipos 02.01 y 02.02 para VIDEOCÁMARAS Y CÁMARAS FOTOGRÁFICAS).
Si existiera duda sobre si determinado bien se considera o no incluido en el AM, se realizará consulta a la dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
En caso de que entre los criterios de valoración del contrato basado figure la retirada de bienes antiguos como parte del pago, se deberá indicar expresamente en este apartado esta obligación así como los bienes a retirar con la valoración que de los mismos realiza la Administración. De cara a su reflejo en CONECTA-CENTRALIZACIÓN, se tendrá en cuenta lo siguiente:
− En el apartado relativo a Condiciones y términos dentro de Información adicional, se incluirá la leyenda “El pago del precio total se realizará en parte mediante la entrega de otros bienes de la misma clase valorados en XXXXX euros”, siendo XXXXX la cantidad que se va a satisfacer mediante la entrega de bienes.
− En el apartado correspondiente al compromiso del gasto, se deberá minorar la cantidad total del importe del contrato en aquella cantidad que se entregará en forma de bienes, de
forma que dicho compromiso del gasto se limite al importe que, del precio total del contrato, no se satisfaga mediante la entrega de dichos bienes.
4. Instalación. En este apartado se deberán detallar, caso de ser necesario, el tipo de instalación a realizar, sus características y las condiciones en las que deban realizarse, incluyendo cuantas especificaciones técnicas sean precisas.
Con carácter general, queda incluido en el precio del contrato basado el transporte, la instalación de los productos objeto de suministro en el lugar designado por la Administración y su puesta a punto. La instalación comprende el montaje y la conexión de los productos adquiridos, así como la comprobación de su correcto funcionamiento, que en ningún caso implicará la ejecución de obras de cualquier naturaleza.
En el caso de contratos basados correspondientes al tipo 1, los precios ofertados incluirán todos los trabajos necesarios para el correcto suministro de los equipos, desde la fabricación, el transporte, la instalación en el lugar designado por el organismo peticionario, los accesorios necesarios, el curso de funcionamiento y los manuales de funcionamiento y de mantenimiento, con todas las soluciones técnicas, funcionales y de cualquier aspecto que resulten necesarias, hasta la realización de pruebas y ensayos que sean necesarios para la correcta verificación del resultado final de la instalación en el lugar designado por el Organismo peticionario, el montaje del equipo y la gestión de los correspondientes residuos derivados de su instalación.
Por tanto, la oferta que se presente por los licitadores comprenderá todas las actuaciones de montaje e instalación definidas en este apartado 4.
Los gastos totales de instalación y montaje no podrán superar en ningún caso el 35% del importe total del contrato basado y en CONECTA-CENTRALIZACIÓN se corresponderán con los subtipos
99.01 y 99.02 según el lote al que pertenezca el contrato basado.
5. Presupuesto máximo de licitación del contrato basado (impuestos excluidos).
Este podrá establecerse alternativamente:
a. a tanto alzado,
b. con un importe máximo de licitación para cada uno de los bienes objeto de licitación, incluida la instalación en su caso.
El número de anualidades con cargo a las que se financia el contrato deberá ser coherente con el plazo de entrega y, en su caso, las entregas parciales fijadas en el mismo.
6. Criterios de valoración. Los criterios de valoración que regirán la segunda licitación serán:
- Precio.- Obligatorio y deberá valorarse siempre como mínimo con el 60% de los puntos.
- Criterios que sirvieron de base para la adjudicación del AM 12/2016.- Se pueden utilizar para la adjudicación de contratos basados, pero haciendo constar que serán excluidas de la valoración del contrato basado los licitadores que oferten un valor que empeore la oferta presentada en el acuerdo marco:
(i) Ampliación del plazo de garantía sobre el mínimo exigido de 24 meses y hasta un máximo de 48 meses. Se otorgarán 2 puntos por cada mes de
incremento del plazo de garantía hasta el máximo de 48 meses (equivalente a 24 meses).
(ii) Mejora del plazo de entrega en contratos basados de valor estimado inferior a 18.000 €. La reducción de plazo a considerar efectos de valoración será respecto al plazo de entrega máximo fijado en 1 mes y hasta un mínimo de 20 días (tipo 1) o 5 días (tipo 2), otorgándose 1 punto por cada día de reducción. Por tanto, se podrán otorgar un máximo de 10 de puntos en el lote 1 y de 25 puntos en el lote 2.
En el Anexo IV de las presentes instrucciones se detallan las empresas adjudicatarias para cada uno de los lotes, el plazo de garantía ofertado, el plazo de entrega ofertado para los contratos basados de valor estimado inferior a los 18.000€, así como la URL de acceso al catálogo de productos electrónicos en los términos previstos en los pliegos.
- Otros criterios.- Deberán expresarse de modo que su valoración sea automática:
(i) Calidad, expresada en términos de mejora de las características técnicas y/o funcionalidades respecto al mínimo requerido en el apartado 1.
(ii) Retirada de los productos antiguos, en caso de que se haya previsto la entrega de bienes como parte del pago. Se tendrá en cuenta que en ningún caso podrá superar el 50 por 100 del precio total, tal y como establece el artículo 294 del TRLCSP.
(iii) Criterios medioambientales.
7. Plazo de entrega. El organismo interesado podrá, en función de la complejidad del suministro e instalación de los bienes, fijar un plazo de entrega que no podrá ser superior a tres meses desde la notificación del contrato basado cuando se trate de un contrato XXXX, ni superior a un mes en el caso de contratos no XXXX. Asimismo, a efectos de favorecer la concurrencia entre los adjudicatarios del acuerdo marco y garantizar la igualdad entre todos los licitadores los plazos de entrega no podrán ser inferiores al mes en el caso de contratos XXXX, ni a los 20 días naturales en el caso de contratos no XXXX, salvo que se justifique con carácter previo ante la DGRCC la necesidad de establecer un plazo inferior.
En caso de haberse optado por la utilización del criterio “Mejora del plazo de entrega en contratos basados de valor estimado inferior 18.000 €”, los licitadores no podrán ofertar un plazo superior al ofertado para el acuerdo marco, so pena de ser excluidos de la licitación. Caso de no utilizar este criterio, el plazo de ejecución será el ofertado por el contratista para este tipo de contratos en el acuerdo marco, según figura en el Anexo IV de las presentes instrucciones.
Se podrán establecer entregas parciales, debiendo indicarse en este apartado el número y la composición de cada entrega parcial, con los plazos que le son aplicables y los bienes correspondientes a cada una de ellas, sin que la suma de los plazos de cada entrega parcial pueda superar el plazo máximo de ejecución del contrato. Deberá tenerse en cuenta que la constatación de la entrega exigirá por parte de los organismos peticionarios, un acto formal y positivo de recepción o conformidad dentro del mes siguiente a la entrega. La recepción del suministro podrá realizarse conjuntamente de todos los bienes adquiridos, o en tantos actos como entregas parciales se hayan fijado en este apartado.
8. Lugar de entrega de los bienes a suministrar.
Se indicarán el lugar de entrega, en cualquier parte del territorio nacional.
9. Contenido mínimo de las ofertas.
En el documento de licitación se indicará el contenido de la oferta que, además de la documentación que el organismo peticionario considere necesaria deberá contener:
• Ficha técnica o descripción de los productos ofertados, que acredite el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos y, en su caso, valorables.
• Marca y modelo de los productos ofertados.
• Oferta realizada para cada uno de los criterios de valoración establecidos según el apartado 6 anterior. La oferta económica deberá indicar el importe total sin impuestos, desglosando la cuantía que corresponda a cada producto y, en su caso, a la totalidad de los trabajos de instalación y montaje indicados en el punto 4 del documento de licitación. Asimismo, se indicará el impuesto aplicable a cada partida (IVA, IPSI o IGIC) y el importe total impuestos incluidos. La oferta deberá ajustarse al modelo del Anexo III de las presentes instrucciones.
• Declaración responsable manifestando su condición de fabricante o de empresa filial del mismo de los bienes ofertados en el contrato basado. Deberá incluir los datos del servicio técnico oficial, ya sea propio o concertado, del que deberá disponer para la instalación, cumplimiento de la garantía y prestación del servicio de mantenimiento.
• Quienes no ostenten la condición de fabricante de las marcas ofertadas o empresa filial del mismo, deberán aportar el respectivo contrato suscrito con éstos o, en su caso, documento público o privado expedido por el fabricante o su distribuidor, en el que se hará constar la condición del otorgante y los bienes cuya comercialización se autoriza. Asimismo, deberán acreditar tener a su disposición el servicio técnico oficial, propio o concertado, de los productos ofertados y su descripción.
Cada empresa licitadora sólo podrá presentar una única oferta por contrato basado objeto de licitación, no admitiéndose variantes.
2. Procedimiento de licitación.
2.1 Inicio del procedimiento.
En contratos basados XXXX, antes de iniciar el expediente de contratación, el organismo interesado remitirá, para informe favorable de la DGRCC, el documento de licitación debidamente cumplimentado, junto con el documento contable de retención o reserva de crédito. Será remitido por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
En contratos basados no XXXX, una vez elaborado el documento de licitación, el organismo interesado podrá proceder al inicio del expediente sin necesidad de informe previo de la DGRCC.
2.2 Petición, recepción y contenido de ofertas.
Se ha implantado en CONECTA-CENTRALIZACIÓN una nueva funcionalidad que permite el envío automático mediante correo electrónico de invitaciones a los contratistas para las segundas licitaciones, facilitando el registro y control de invitaciones enviadas y recibidas, así como el trámite a la DGRCC de la propuesta derivada de una segunda licitación. Para el AM 12/2016 sólo se podrá hacer uso de esta funcionalidad si se va a invitar a todos los adjudicatarios del tipo.
En la solicitud de oferta se deberá indicar el lugar y la fecha en la que realizará el acto público de apertura que habrá de celebrarse en el caso de tratarse de un contrato XXXX.
A la solicitud de ofertas, deberá acompañarse el documento de licitación, cumplimentado según se ha indicado anteriormente conforme al modelo normalizado establecido, e informado por la DGRCC con carácter previo en caso de ser un contrato XXXX.
Respecto a los plazos para la presentación de ofertas, y supuestos particulares de empresas a invitar a la licitación, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
- Contratos basados XXXX. Se concederá un plazo de presentación de 20 días hábiles como mínimo, teniendo en cuenta factores tales como la complejidad del objeto del contrato y el tiempo necesario para enviar la oferta. Se deberá invitar a todas las empresas adjudicatarias del tipo.
- Contratos basados NO XXXX. La consulta podrá no extenderse a todos los adjudicatarios de lote en las siguientes condiciones:
a) Si su valor estimado es inferior a 18.000 €, se concederá un plazo de 5 días hábiles como mínimo. La consulta podrá realizarse sólo a 3 empresas, como mínimo.
b) Si su valor estimado es igual o superior a 18.000 € e inferior a 60.000 €, se concederá un plazo de 8 días hábiles como mínimo. La consulta podrá realizarse sólo a 5 empresas, como mínimo.
c) Si el valor estimado es igual o superior a 60.000 € e inferior al límite para ser XXXX, se concederá un plazo de 10 días hábiles como mínimo. La consulta podrá realizarse sólo a 8 empresas, como mínimo.
En caso de no invitar a todas las empresas adjudicatarias del tipo, el organismo peticionario deberá justificar debidamente en el expediente la causa y las invitaciones no podrán realizarse a través de CONECTA-CENTRALIZACIÓN. En este supuesto, si finalizado el plazo de presentación de ofertas no se hubieran presentado válidamente al menos 3 ofertas, se ampliará la consulta a otras empresas adjudicatarias capaces de realizar el suministro, concediéndoles un plazo al menos igual al de la primera consulta a fin de obtener más ofertas, no pudiéndose abrir ninguna de las ofertas recibidas hasta la finalización del plazo ampliado. Las solicitudes de oferta se enviarán a las direcciones de correo electrónico que consten en CONECTA-CENTRALIZACIÓN, por un medio que permita acreditar su envío y recepción por los destinatarios, pudiendo utilizar el modelo del Anexo II de las presentes instrucciones.
La oferta deberá presentarse en el Registro de la unidad u órgano que las solicitó, que deberá certificar una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas qué empresas han presentado oferta. Asimismo,
se podrá remitir por correo, en las condiciones previstas en el artículo 80.4 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
2.3 Apertura y valoración de las ofertas.
En el caso de un contrato XXXX, la apertura del sobre que contenga la oferta deberá realizarse en acto público, en el lugar y fecha que se indique en la solicitud de oferta.
Con carácter previo a aplicar los criterios de valoración, el organismo peticionario deberá comprobar que los bienes ofertados por las licitadoras cumplen con los requisitos técnicos mínimos indicados en el documento de licitación. En caso de que alguna empresa ofertara bienes que no cumplen con dichas especificaciones técnicas deberá ser excluida de la valoración. Asimismo, deberán comprobar los certificados que forman parte de la oferta de acuerdo con el punto 9 del documento de licitación.
Una vez realizadas las comprobaciones anteriores se procederá a la valoración de las ofertas admitidas. La valoración se deberá realizar aplicando única y exclusivamente los criterios que se hubieran previsto en el documento de licitación.
El informe de valoración de las ofertas, que deberá estar firmado por el mismo responsable que firmó el documento de licitación, propondrá la adjudicación a la oferta económicamente más ventajosa de acuerdo a los criterios de valoración establecidos, indicando la puntuación obtenida para cada uno de ellos y el total de puntos obtenidos. En caso de que el único criterio sea el precio se relacionarán las empresas y el precio total ofertado, impuestos excluidos.
El organismo peticionario deberá conservar la documentación acreditativa de la consulta efectuada (en particular el documento de licitación, las invitaciones enviadas, las contestaciones recibidas, las ofertas originales presentadas y el informe de valoración).
3. Petición de los bienes a la DGRCC
3.1 Propuesta de adjudicación a la DGRCC
Valoradas las proposiciones recibidas y admitidas, y seleccionada la oferta más ventajosa, el organismo peticionario cumplimentará a través de CONECTA-CENTRALIZACIÓN la “petición de bienes” correspondiente (claves, denominación, precios unitarios, etc.). Para resolver cualquier duda al respecto, tienen a su disposición el documento “Guía para la tramitación de peticiones a través de la web CONECTA-CENTRALIZACIÓN”, en la dirección web: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxx
La petición de bienes deberá incluir tantas claves de subtipo/s por cada uno de los bienes objeto de suministro definidos en el apartado 3 del documento de licitación. En su caso, incluirá una única clave del subtipo “gastos de instalación” y una única clave del subtipo “entrega bienes parte del pago”.
A la “petición de bienes” deberán adjuntar en CONECTA CENTRALIZACIÓN los siguientes documentos:
1. Documento de licitación.
2. Certificado del responsable que firmó el documento de licitación, en el que se indicará:
- Denominación y presupuesto máximo de licitación del contrato basado.
- Fecha en la que se cursaron las invitaciones.
- Cuando se trate de contratos NO XXXX, si el organismo ha hecho uso de la facultad de no invitar a todas las empresas capaces según se refiere el punto 2.2 anterior, los motivos que justifican dicha decisión.
- Relación nominal y numerada de los adjudicatarios del acuerdo marco a los que se invitó, con indicación expresa de que la invitación se remitió a la dirección de correo electrónico que figura en CONECTA-CENTRALIZACIÓN, así como de la fecha en que presentaron las ofertas.
- Plazo de presentación de ofertas concedido.
- Fecha y lugar en la que se llevó a cabo el acto de apertura de las ofertas.
- Identificación de la empresa propuesta como adjudicataria del contrato basado e importe total ofertado.
Si la invitación a la segunda licitación se realiza a través de CONECTA-CENTRALIZCIÓN, este certificado se generará desde la propia aplicación, y puede incorporarse a la documentación de la licitación una vez firmado, y servirá para que la intervención pueda verificar directamente en CONECTA-CENTRALIZACIÓN las invitaciones cursadas.
3. Informe de valoración.
4. Oferta presentada por la empresa que se propone como adjudicataria del contrato, por haber obtenido la mayor puntuación conforme al informe de valoración, junto con los certificados a los que hace referencia el apartado 9 del documento de licitación.
3.2 Requerimiento de documentación al licitador propuesto como adjudicatario.
Caso de proponerse como adjudicatario a un licitador que no se haya acogido al sistema de garantía global previsto en el PCAP, una vez conforme la propuesta, la DGRCC requerirá al propuesto como adjudicatario la constitución de la correspondiente garantía definitiva del 5% del importe de adjudicación impuestos excluidos.
3.3 Adjudicación del contrato basado.
A la vista de la anterior documentación y una vez realizadas las comprobaciones oportunas, la DGRCC procederá a dictar acuerdo de adjudicación que será notificado a las partes a través de CONECTA- CENTRALIZACIÓN.
Una vez aprobada la adjudicación del contrato basado, el organismo peticionario deberá poner en conocimiento de las empresas licitadoras no adjudicatarias el resultado del procedimiento.