Contract

DATOS DEL CONTRATO
Fecha del informe: 27/05/2020	Convenio		Contrato	X	N ° 06 DEL 29/01/2020
Nombre	XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX					IDENTIFICACIÓN: NIT CC
						N°52.824.948-2
Objeto del contrato:	Contratar servicios operativos y de apoyo a la gestión documental con autonomía técnica y administrativa, para la ejecución de las actividades requeridas para la administración integral de la documentación perteneciente al Archivo Central, en el marco de la implementación del sistema de Gestión documental de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, bajo la orientación técnica del Grupo de Gestión Administrativa, de acuerdo con los lineamientos técnicos fijados por el Archivo General de la Nación.
Fecha de suscripción del acta de inicio:	29/01/2020			Duración: 10 MESES
Lugar de ejecución:	BOGOTÁ
Fecha de terminación:	28/11/2020			VALOR TOTAL: VEINTICUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MDA/CTE. ($24.000.000).
DETALLE DE LA EJECUCIÓN
Seguimiento Técnico: Los avances del Contrato 06 de 2020 se han realizado en un 40% de acuerdo con las obligaciones específicas y actividades del contratista como se describe a continuación: 1. Seguir las directrices de nivel técnico, administrativa y operativo impartidas por el Grupo de Gestión Administrativa para la correcta ejecución del contrato, sin que esto conlleve subordinación por parte de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. • La contratista sigue el conducto regular establecido. 2. Administrar el archivo central de la entidad, velar por la conservación y manejo adecuado de los documentos y expedientes pertenecientes de la Unidad garantizando la adecuada disposición de la documentación, conservación, consulta, recuperación, custodia, circulación y administración de los documentos y expedientes de la Unidad como parte del patrimonio general de la nación. • La contratista realiza custodia, conservación y consulta permanente de la documentación existente en archivo central teniendo en cuenta los requerimientos de las PQRDS, según las directrices dadas por el Grupo de Gestión Administrativa. 3. Verificar, recepcionar y ubicar las trasferencias documentales primarias provenientes de los diferentes grupos de gestión de la entidad en el archivo central. • Se recepcionó transferencia el 24 de febrero de 2020, de 14 cajas con 196 carpetas del Grupo de Gestión Financiera, teniendo en cuenta el cronograma de transferencias primaria publicado en la intranet. • Se recepcionó transferencia primaria de 1 caja con 4 carpetas de la subdirección Nacional, teniendo en cuenta el cronograma de transferencias primaria publicado en la intranet.

4. Prestar servicio en la atención de PQRD que sean requeridas por usuarios. Organizaciones solidarias y otros grupos de interés en los términos establecidos por la Oficina de Atención al Ciudadano.

• A la fecha se han recepcionado 4 requerimientos los cuales se les ha dado respuesta en los términos establecidos. Esta información se consolidará en su totalidad y se adjuntará en un CD en el último informe de actividades del contratista.

5. Remitir mensualmente el reporte de préstamos y consultas para alimentar el plan de acción del Grupo de Gestión Administrativa.

• Se remitió el formato Registro y Seguimiento a Préstamos y Consulta de Documentos, el día 4 xx xxxx de 2020, a la funcionaria Xxxxxx Xxxxxxxxx encargada de subir los indicadores a ISOLUCIÓN.

6. Coordinar y brindar orientación al grupo de auxiliares y técnicos mediante la aplicación de procesos técnicos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción que le sean requeridos, de conformidad con los criterios consignados en la Ley General de Archivo 594 de 2000.

• Se realizó reunión técnica al grupo contratado para gestión documental junto a la coordinadora del Grupo de Gestión Administrativa, donde se da la bienvenida, se establece las actividades que se van a desarrollar al comenzar la intervención del fondo documental acumulado, se les entrega lugar de trabajo y equipos a utilizar y se enfatiza en el cuidado de los mismos; ya que quedan como responsables a los mismos, en el acta de la reunión anexa se encuentran cada uno de los temas tratados.

• Se brinda acompañamiento permanente al grupo de dos técnicos y cinco auxiliares en cada una de las actividades desarrolladas en el fondo documental acumulado.

• Se resuelven inquietudes y conjuntamente se toman decisiones en la intervención del fondo documental acumulado.

7. Brindar apoyo en la ejecución de las actividades de nivel técnico y administrativo necesarias para realizar el proceso de transferencia secundaria de documentación proveniente de los periodos institucionales Superintendencia Nacional de Cooperativas, Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas DANCOOP y Departamento Administrativo Nacional de Economía Solidaria DANSOCIAL a la Superintendencia Nacional de Economía Solidaria durante la vigencia 2020, proceso que implica la realización de las siguientes actividades: - Verificación del volumen documental a trasferir en metros lineales para cada una de las entregas efectuadas por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias durante la vigencia 2019. - Brindar apoyo para realizar las correcciones en clasificación, ordenación, descripción, realmacenamiento y rotulación de las entregas de documentos a transferir. - Elaboración y suscripción de actas de entrega de documentos trasferidos. - Archivar la documentación generada en torno al proceso de transferencia secundaria.

• Esta actividad está sujeta a los lineamentos y cronograma que se establecieron en la reunión con la Superintendencia de Economía Solidaria, realizada el 28 de febrero de 2020, con el fin de establecer fechas de las transferencias secundarias de 65 Metros lineales establecidos para la vigencia 2020 y subsanar temas pendientes de transferencias anteriores, asistentes; Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xx. Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx, se adjunta listado de asistencia a la reunión.

• Se estableció la transferencia secundaria para el mes de octubre.

• Se recibió requisitos técnicos de la Supersolidaria para transferencia secundaria.

8. Usar los elementos de Bioseguridad requeridos para desarrollar la labor contratada tales como guantes, tapabocas, cofia etc.

• Esta actividad se desarrolla en la medida que se interviene y/o consulta la documentación.

• Se entregan elementos de Bioseguridad al Grupo de Gestión Documental teniendo en cuenta los lineamientos del programa de seguridad y salud en el trabajo de la UAEOS, como se puede verificar en las planillas “Entrega de elementos de protección personal” las cuales se anexarán en el último informe en el CD.

9. Las demás que se consideren necesarias para el cumplimiento del objeto contratado.

• Se revisan los siete (7) informes del área de gestión documental.

• Se participa activamente en las reuniones por la plataforma TEAMS del área para tratar temas específicos y tareas asignadas.

• Teletrabajo – se realiza Sustentación de Proyecto 2021 Cuadro de Costos y justificación de proyecto en reunión con el ministerio del trabajo la doctora Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx junto a la doctora Xxxxxx Xxxx del área de Planeación y la coordinadora de gestión administrativa Xxxxxx Xxxxxxxxx desde las 9:15 Am A 8 Pm, el día 29 xx xxxxx de 2020.

• Teletrabajo- se contesta requerimiento de actualización de datos en los grupos transversales de función publica y el archivo general de nación.

• Teletrabajo- se envía acta de liquidación del contrato 114 de 2019 suscrito con Ensamble de arquitectura integral.

• Teletrabajo - Se revisa anexos de la cesión del contrato contrato 19 de Xxxxxxx Xxxxxxx a Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx.

• Teletrabajo - se envía escáner de requerimiento por Xxxxxx Xxxxxx de la certificación de Afiliación al Secoop y certificado médico de ingreso del contrato 105 de Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, realizada la búsqueda Xxxxx Xxxxxx.

• Teletrabajo- Reunión por TEAMS con gestión Administrativa de 9:00 a 9:30 el 04 xx xxxx.

• Teletrabajo - aprobación del pago tres de los contratos de la vigencia 2020 del área de gestión y administrativa así: 06, 18, 20, 21, 24, 26,

• Teletrabajo - aprobación del pago dos del contrato de la vigencia 2020 del área de gestión y administrativa así: 29 de 2020.

• Teletrabajo- se realiza reunión por teléfono con Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, la doctora Xxxxxx Xxxxxxxxx y yo para definir compromisos del acta.

• Teletrabajo- se realiza reunión acta de la conversación realizada con Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, la doctora Xxxxxx y las actividades de los demás chicos.

• Teletrabajo - Valoración por TEAMS para el programa entornos laborables saludables.

• Teletrabajo - Se proyecta acta de inicio de la cesión del contrato N°019 de 2020 a Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx y se envía para firmas.

• Teletrabajo -acta de liquidación de los contratos vigencia 2019 ASÍ: 90 falta los datos de la póliza.

• Teletrabajo - se le asigna la foliación de 3 cajas de la serie correspondencia del periodo super en conjunto con las dos técnicas.

• Teletrabajo - acta de liquidación de contratos vigencia 2019 así: 105, 106, 107, 116, 118, 121 falta la póliza y confirmar el CDP.

• Teletrabajo – se verifica la producción del contratista Xxxx Xxxx el cual realizo 2.264 folios el día 07 xx xxxx de 2020.

• Teletrabajo - acta de liquidación de contratos vigencia 2019 así: 122.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2018 contratos así: 112, 113, 114, 117 no se ve los documentos, 118 esta vacía, 120 solo está la información de los CDS. 134, 135, 136, 137, 138, 139.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 1, 2, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 03, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39,

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 37 cesión y otro si 1 a Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx, cesión y otro si 2 a Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx se deben dejar evidenciados estas sesiones.

• Teletrabajo – Se realizan los cronogramas de trabajo y se envían a la doctora Xxxxxx para la Revisión y aprobación, se envían a los contratistas.

• Teletrabajo – se proyecta y envía segundo pago del contrato 029 de 2020 suscrito con CARCO S.A. -mantenimiento de los vehículos de la unidad.

• Teletrabajo - reunión por TEAMS con Administrativa 9 a 9:30 am del 13 xx xxxx.

• Teletrabajo - reunión por TEAMS con gestión humana a 10:00 a 11:00 am protocolos de Bioseguridad COVID 19, para todo el grupo de gestión administrativa el 13 xx xxxx.

• Teletrabajo - se le envía el formato de limpieza y desinfección a Xxxxxx Xxxxx e Xxxxxx.

• Teletrabajo - reunión por TEAMS con gestión humana a 10:00 a 11:00 am protocolos de Bioseguridad COVID 19 para todo el grupo de gestión documental, realizada el 14 xx xxxx.

• Teletrabajo - reunión por MEET con gestión humana a 9:00 a 10:00 a.m. entrenamientos personalizados.

• Teletrabajo - reunión por TEAMS con el director y toda la entidad de 2:30 a 4:15 am reingreso a las actividades laborales en oficina el 14 xx xxxx.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 4 el acta de liquidación está mal escaneada esta la parte final y luego el comienzo.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 40 falta el orden del pago 6 xx xxxxxx y la foliación cambiaria - está en desorden el folio 274, 275, 276. siempre deben estar lista de chequeo, cuenta de cobro o factura, recibo a satisfacción y orden de pago.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 42 Y 43 - la evaluación de proveedores tiene fecha 15/12/2019 es inferior del acta de liquidación debe quedar el acta de liquidación como folio final.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 05 - El Folio 188 Falta Firma Del Supervisor.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 6 el folio 70 no va en el expediente es de financiera retirar y el folio 133 no es de este contrato pertenece al contrato 60 Xxxxxx Xxxxxxx se debe retirar y refoliar.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 8 el poscontratctual quedo con todos los documentos del contractual - en el informe 9 no está el informe del contratista lo envían en el oficio remisorio (folio 152 y dice que son 3 folios) pero no está el soporte (toca buscarlo e ingresarlo y refoliar) la evaluación de proveedores tiene fecha 18/12/2019 es inferior del acta de liquidación debe quedar el acta de liquidación como folio final.

• Teletrabajo - revisión de carpeta OneDrive vigencia 2019 contratos así: 9 la evaluación de proveedores tiene fecha 18/12/2019 es inferior del acta de liquidación debe quedar el acta de liquidación como folio final.

• Teletrabajo - acta de liquidación de contratos vigencia 2019 así: 71, 72, 88 falta completarlos no tengo más datos.

• Teletrabajo- se envían hojas de control de convenios 2015 a Xxxxx Xxxxx por daño de equipo, los convenios enviados 14, 15 y 17.

• Teletrabajo se aprueba en secoop II pago 4 del contrato 04 xx Xxxxxxx.

• Teletrabajo - entrenamiento personalizado por MEET de 7 a 8 am.

• Teletrabajo - videoconferencia del AGN sobre valoración documental conceptos y metodología de 9 a 12 por TEAMS - dirigida por Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx.

• Teletrabajo - se comparte por OneDrive la carpeta del cuarto piso para comenzar control de calidad las resoluciones digitadas y digitalizadas por Xxxxx Xxxxxxx así: falta digitalizar resoluciones 514, 785, 787 de 1990 y hay que revisar el tomo con stiker 00910 de 1989 ya que de la resolución 3089 pasa a 4100 y termina en 4200.

• Teletrabajo - aprobación de pago 2 del contrato 044 de Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx.

• Teletrabajo - asesoría a Xxxxx xxxxxx sobre las correcciones de los hallazgos de la información de los contratos digitalizados.

• Teletrabajo - se le asigna la organización cronológica de las resoluciones que está interviniendo Xxxxx xxx Xxxxxx.

• Teletrabajo - Se solucionan inconvenientes del pago 4 del contrato 019 de 2020 con ayuda del abogado Xxxxx Xxxxx en la plataforma Secoop II de la contratista Xxxxxxx Xxxxxxx sesión a Xxxx Xxxx Xxxx y se realiza aprobación en secoop II, del pago del excedente de a Xxxxxxx.

• Teletrabajo - se le informa a la doctora Xxxxxx que la contratista Xxxxx acabo la digitalización de los primeros 51 contratos de la vigencia 2019, se informa también que el contrato 41 de panamericana no está publicado en la página de la entidad ni está relacionado en los contratos publicados, además se informa que al parecer está incompleto.

• Teletrabajo - se participa en la actividad de gestión humana de entrenamiento personalizado de 8 a 9 a.m. • Teletrabajo- se proyecta respuesta del requerimiento sobre la Coonagricola y se envía para firmas. Se envía por correo electrónico al peticionario, atención al ciudadano, doctor Xxxxx xxxxxx y secretaria de Subdirección. • Teletrabajo - se realiza control de calidad a las resoluciones digitadas y digitalizadas por Xxxxx Xxxxxxx así: no se si están o no están estas resoluciones 0833, 0835, 1109, 111o, 1525, 1620, 1726 de 1990 y no están en las imágenes digitalizadas las resoluciones: 1265, 1288 al 1301, 1308 1l 1313, 1343, 1344 1349, 1351, 1367 al 1379, 1393, 1395: el FUID llega hasta la descripción de 1800 y pasa al 2001 tanto en la carpeta OneDrive como en el soporte de tu pago del mes xx xxxxx. • Teletrabajo - se participa en la actividad de gestión humana de entrenamiento personalizado de 8 a 9 a.m. • Teletrabajo - reunión por TEAMS con el grupo de administrativa 9 a 10 am. • Teletrabajo - se envió respuesta a Xxxxxx Xxxxxx de la solicitud de scanner del Convenio marco de asociación N°225 de 2016 Suscrito con UNAD y la Confederación Nacional Acción Comunal, realizada la búsqueda Xxxxx Xxxxxx 10. Las además acordadas con el supervisor del contrato. • Se atienden los correos electrónicos y todo lo relacionado por teletrabajo de acuerdo a la COVID -19.
Seguimiento Administrativo: - La iniciación del contrato se realizó cumpliendo los requisitos establecidos en él. - Se suscribió la respectiva acta de inicio suscrita el 29 de enero de 2020. Las actividades reportadas se realizaron teniendo en cuenta el objeto del contrato y las especificaciones técnicas requeridas.
Seguimiento Financiero: De acuerdo con la cláusula de forma de pago estipulado en el contrato, financieramente se ha ejecutado el compromiso presupuestal, así:
	Actividad	Valor proyectado	Valor ejecutado	% avance
	1	$ 24.000.000	$2.400.000	10%
	2	$21.600.000	$4.800.000	20%
	3	$19.200.000	$7.200.000	30%
	4	$ 16.800.000	$9.600.000	40%
	5	$14.400.000
Seguimiento Contable: - Se anexa cuenta de cobro N°4/10 suscrita por la contratista, por valor de dos millones cuatrocientos mil pesos M/cte., (2.400.000) por concepto de pago de honorarios según contrato No. 06 de 2020, de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, relativos al pago 4/10. - Se anexa formato de pagos seguridad social del mes xx xxxxx de 2020.
Seguimiento Jurídico: - Se suscribió la respectiva acta de inicio. - Cumple con los pagos por concepto de salud, pensión y ARL.

-Se anexa en los documentos para el pago el certificado a satisfacción y soporte de cumplimiento de la obligación de los aportes al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión y ARL).

NOTA: A los anteriores seguimientos: Técnico, Administrativo, Financiero, Contable y Jurídico, se debe anexar los correspondientes soportes que evidencien el cumplimiento de la información que se reporta en este informe.

Porcentaje de avance del contrato a la fecha:

Teniendo en cuenta las actividades realizadas por la contratista, a la fecha tiene un cumplimiento del 40%.

Resumen de Productos:

XXXXXXXXXX XX XXX Y SALVO: (Aplica para el último desembolso)

Tratándose de último informe de supervisión, se deberá desde la labor del supervisor, verificar que el contratista se encuentre x xxx y salvo con los siguientes grupos internos:

Coordinación Grupo de Comunicaciones: Vo. Bo.     Coordinador Grupo TIC: Vo. Bo.        

Coordinador Grupo de Gestión Administrativa: Vo. Bo.:         

Estos vistos buenos, desde la verificación de devolución de bienes de propiedad de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias por parte del contratista y que fueron puestos a su disposición por la UAEOS para el desarrollo del objeto contratado

Observaciones:

XXXXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX

C.C. 30.300.217

Supervisora

C.C. Oficina de Control Interno

C.C. Gerente del Proyecto de Inversión