SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO 2311600-PR-060 PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS VERSIÓN 01

	SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL
	PROCESO:	GESTIÓN CONTRACTUAL	CÓDIGO	2311600-PR-060
	PROCEDIMIENTO:	SELECCIÓN ABREVIADA POR ACUERDO XXXXX DE PRECIOS	VERSIÓN	01

1. PROPOSITO.

Contratar bienes y servicios a través de la modalidad de selección abreviada de compra por catálogo derivado de la celebració n de acuerdos marco de precios, Inicia con la verificación del Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la entrega de la Orden de Compra impresa, junto con la carpeta del proceso de contratación con el fin de dar inicio al procedimiento de perfeccionamiento y legalización de contratos.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

ACUERDO MARCO DE PRECIOS: es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

ADENDAS: es el documento por medio del cual la Entidad modifica los pliegos de condiciones.

BIENES NACIONALES: son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

CATÁLOGO PARA ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Xxxxx de Precios.

Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-Ley N° 4170 de 2011.

CRONOGRAMA: es el documento en el cual la Entidad establece las fechas, horas y plazos para las actividades

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DOCUMENTOS DEL PROCESO: Son (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad durante el Proceso de Contratación.

ENTIDAD COMPRADORA: Son las entidades a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007, y las que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 que adquieren Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través del Acuerdo Marco de Precios y en consecuencia generan Órdenes de Compra.

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.

PROCESO DE CONTRATACIÓN: es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

PROVEEDORES: Es quien ha suscrito un Acuerdo Marco de Precios como resultado de un proceso de licitación y en consecuencia está en capacidad de entregar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a las Entidades Compradoras al amparo de un Acuerdo Marco de Precios.

RUP: es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

SECOP: es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

SERVICIOS NACIONALES: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.

SMMLV: es el salario mínimo mensual legal vigente

TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores, a través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco de Precios.

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3. MARCO OPERACIONAL. Las áreas de origen de que trata el presente procedimiento son la Secretaría Jurídica, Direcciones y Oficinas, las cuales deberán contar con un Servidor responsable de adelantar las respectivas actividades establecidas en los procedimientos de la Etapa de Planeación y Estudios Previos para la contratación de los bienes o servicios incluidas en el PAA. Los servidores responsables de las áreas de origen deberán: • Realizar las actividades correspondientes a la planeación de la contratación, es decir desarrollar los elementos de los Estudios y Documentos Previos, previstos en el Decreto Reglamentario 1082 de 2015. En los estudios y documentos previos la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables. • Seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones más favorables para la Entidad Compradora teniendo en cuenta que el criterio para escoger la mejor oferta en esta selección abreviada es el precio. • Los Responsables del Área de Origen, son responsables de todas las actividades a su cargo, así como de la información suscrita por los mismos y suministrada en los documentos precontractuales para adelantar el respectivo proceso de selección o para suscribir el contrato. • En el Acuerdo Marco de Precios los Documentos del Proceso para la Entidad Compradora son: (a) el Acuerdo Marco de Precios; (b) los estudios y documentos previos que debe elaborar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano; (c) la cotización cuando hay lugar a ella; y (d) la Orden de Compra. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
	1	Verificar en el Plan Anual de Adquisiciones.	Área de Origen Secretario(a) Jurídico(a) Director Jefe de oficina	Verifica que el bien o servicio a contratar se encuentre incluido en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Proviene del procedimiento Elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.	1	PAA
	2	Determinar las características y especificaciones técnicas	Área de Origen	Determinar las características y especificaciones técnicas uniformes de los bienes o servicios que requiere la entidad.	Depende del objeto y naturaleza	N.A.
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
		uniformes de los bienes o servicios.		Establecer la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio; el objeto del contrato; las condiciones de celebración del contrato: cantidades, plazo de ejecución, lugar de ejecución y los demás aspectos que puedan incidir en el precio del bien o servicio, para efectos de obtener el valor del mismo.	del contrato
	3	Realizar la búsqueda del bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.	Área de Origen	Verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes que requiera la entidad. Para este efecto consulte en el link htpp://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxx los Acuerdos Marco de Precios vigentes con el fin de establecer si existe un Acuerdo con el cual la entidad pueda satisfacer la necesidad identificada de adquirir los bienes o servicios de características técnicas uniformes que requiere. Los Acuerdos Marco de Precios son de uso obligatorio para las entidades de la rama ejecutiva del poder público en el Orden Nacional, que están sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la entidad estatal debe verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para ese bien y/o servicio. Si existe, debe suscribirlo.	1	N.A.
	4	Realizar Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios	Área de Origen	Realizar Análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el Catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Verificar las condiciones del Acuerdo Marco, en especial, la cláusula de operación secundaria que determina los requisitos y documentos señalados para elaborar y soportar los estudios y documentos previos. Para este efecto, se apoya en la “Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios” y el “Manual para la operación secundaria de los Acuerdos Marco de	1	N.A.
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
				Precios” expedidos por Colombia compra eficiente, los cuales se encuentran publicados en el link htpp://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx
	5	Elaborar los estudios y documentos previos.	Área de Origen	Con la información obtenida con el desarrollo de las actividades anteriores, establece la conveniencia de adelantar el respectivo acuerdo marco, diligencia los campos del documento “Estudio previo de conveniencia y oportunidad para la adhesión al Acuerdo marco de precios”.	1	Estudio previo de conveniencia y oportunidad para la adhesión al Acuerdo marco de precios
	6	Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal	Área de Origen	Ver procedimiento de Ejecución Presupuestal “Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP” del proceso de gestión financiera.	1	2311520-FT-018 Memorando
	7	Recibir CDP	Dirección de Gestión Corporativa	Recibir Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente	1	CDP
	8	Consolidar la información en los estudios y Documentos previos.	Area de Origen	Con la información obtenida con el desarrollo de las actividades anteriores, establecer la conveniencia adelantar el respectivo proceso de contratación y se diligencian los campos del documento Estudio previo de conveniencia y oportunidad para la adhesión al Acuerdo marco de precios	3	Estudio previo de conveniencia y oportunidad para la adhesión al Acuerdo marco de precios
	9	Solicitar la iniciación del proceso de selección.	Área de origen	Solicitar mediante memorando a la Dirección de Gestión Corporativa la iniciación del proceso de selección respectivo y adjunta todos los documentos correspondientes al proceso de contratación, organizados y foliados.	1	2311520-FT-018 MEMORANDO
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
	10	Radicar la solicitud de inicio del proceso de selección	Auxiliar Administrativo/ Técnico Operativo	Recibe y registra en SISTEMA DE CORRESPONDENCIA la solicitud de iniciar el proceso, junto con todos los documentos soportes.		N.A.
	11	Realizar el reparto de la solicitud.	Director de Gestión Corporativa	Se entera de la solicitud y la asigna al profesional de contratos que este designe.	1	N.A.
	12	Revisar y estudiar la solicitud de proceso de selección y documentos soporte.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Debe realizar una revisión de los estudios y demás documentación aportada que hace parte del proceso y verificar si están acordes a la necesidad que pretende satisfacer la entidad en cuanto a requisitos técnicos, jurídicos y financieros Si se requieren ajustes continúe con la siguiente Actividad, de lo contrario pase a Actividad 16	4	N.A.
	13	Solicitar ajustes al estudio previo	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	En el evento de devolución se deja constancia en el mediante memorando los ajustes que se deben realizar al estudio previo y/o demás documentos previos	1	2311520-FT-018 Memorando
	14	Realizar ajustes a los documentos.	Área de origen	El Área de Origen revisa, realiza los ajustes y devuelve a la Dirección de Gestión Corporativa.	2	2311520-FT-018 Memorando
	15	Recibir la solicitud	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Recibir la solicitud de contratación y verificar que se hayan realizado los ajustes solicitados.	2	2311520-FT-018 Memorando
	16	Entrar a la Tienda Virtual de Estado Colombiano.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Selecciona el Acuerdo Marco de Precios al cual se va a adherir la Entidad.	1	N.A.
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
	17	Diligenciar el formulario en la Tienda Virtual de Estado Colombiano,	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Diligencia el formulario con base en la información de los Estudios Previos que elaboró el área de origen, señalados en la actividad No. 5 del numeral 8.1 Planeación y Estudios Previos.	1	N.A.
	18	Solicitar cotización a los Proveedores del Acuerdo Marco de Precios.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Solicita a los proveedores la cotización, para tal efecto diligencia el documento respectivo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, adjuntando cuando fuere el caso, el apéndice o anexo con la descripción y especificaciones de los bienes o servicios, cuando se requiera. En caso de recibir consultas de los proveedores, continuar con la Siguiente Actividad, en caso contrario, continuar con la Actividad No. 23.	10	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	19	Recibir las consultas de los proveedores.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	En el evento en que estas se presenten las remite al Responsable del Área de Origen para que emita la respuesta correspondiente.	10	Correo electrónico
	20	Responder las consultas de los proveedores.	Área de Origen	Analiza y responde las consultas y las remite al Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de la Dirección de Gestión Corporativa para continuar con el trámite respectivo.	2	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	21	Enviar respuestas a las consultas de los proveedores	Área de Origen	Remitir las respuestas al profesional de la Dirección de Gestión Corporativa encargado del proceso para dar a conocer las mismas a los proveedores.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	22	Enviar la respuesta a los proveedores en relación con las consultas efectuadas.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Con base en la información remitida por el área de origen envía la respuesta a todos los proveedores, sin importar el remitente original.	De acuerdo con el respectivo Acuerdo	Tienda Virtual de Estado Colombiano
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
					Marco de Precios
	23	Recibir las cotizaciones.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Recibe las cotizaciones y las envía al Área de Origen.	De acuerdo con el respectivo Acuerdo Marco de Precios	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	25	Elegir la cotización más conveniente	Área de Origen	Recibe las cotizaciones y se debe elegir la Cotización que cumpla con las características solicitadas, y que haya cotizado el menor precio relacionado en la Solicitud de Cotización	De acuerdo con lo previsto en el respectivo Acuerdo marco de Precios	N.A.
	26	Elaborar el informe de evaluación de las cotizaciones recibidas	Área de Origen	Elaborar el informe de evaluación de las cotizaciones recibidas y lo remite al Jefe de la Coordinación de Contratos.	De acuerdo con lo previsto en el respectivo Acuerdo marco de Precios	Informe de evaluación
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
	27	Diligenciar la solicitud de compra de los bienes o servicios.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Diligenciar los campos de la solicitud de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano señalados en el formulario electrónico (i) la dirección de entrega de los bienes o servicios, (ii) los archivos anexos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (v) los bienes y servicios que planea adquirir y (vi) el presupuesto que soporta la compra.	De acuerdo con lo previsto en el respectivo Acuerdo marco de Precios	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	28	Validar campos de la solicitud de compra.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del Ordenador del Gasto, validar los siguientes campos en el aplicativo Tienda Virtual de Estado Colombiano”: (i) Valor total de la solicitud de compra, (ii) Número del CDP (iii) Archivos adjuntos.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	29	Aceptar los términos y condiciones contenidos	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Aceptar los términos y condiciones contenidos en el acuerdo marco de precios correspondiente.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	30	Enviar la solicitud de compra para aprobación	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Enviar la solicitud de compra para aprobación del Ordenador del Gasto.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano
	31	Aprobar o rechazar la solicitud de compra.	Secretario(a) Jurídica	Verifica que esté acorde con los requisitos establecidos en el Acuerdo Marco de precios, la necesidad de la entidad, y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Si está acorde, aprueba, en caso contrario devuelve al Jefe de Contratos para que se realicen los ajustes correspondientes.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
	No.	ACTIVIDAD P. H. V. A.	RESPONSABLE	TAREA (S)	TIEMPO (Días)	REGISTROS
	32	Enviar la Orden	Técnico / Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Enviar la Orden de Compra al Proveedor, a su vez remitir la orden de compra al responsable via correo electrónico de hacer seguimiento y control, para que la diligencie en la base de datos de contratos de la Dirección de Gestión Corporativa.	1	Tienda Virtual de Estado Colombiano Correo electrónico
	33	Solicitar al contratista los documentos requeridos para efectuar el pago.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Requiere al contratista la presentación del documento 1507 registro de terceros y el documento de comunicación de cuenta bancaria y los adjunta a la carpeta del contrato.	1	Correo electrónico
	34	Entregar la Orden de Compra impresa junto con la carpeta del proceso de contratación.	Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Entrega los documentos del proceso de contratación debidamente organizados en orden cronológico y foliados, al encargado de adelantar las actividades del procedimiento “Perfeccionamiento y Legalización de Contratos”, para que solicite el registro presupuestal, CRP. Para tal efecto, se dejará constancia de la fecha de entrega de la carpeta para trámites de perfeccionamiento y legalización, utilizando para ello el documento “Entrega de carpeta para perfeccionamiento y legalización de contratos” Finaliza el procedimiento.	1	Entrega de carpeta para perfeccionamie nto y legalización de contratos
5. PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES. 2310100-FT-002. Versión 01 Página: 10 de 12

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No.	ACTIVIDAD	MÉTODO DE CONTROL	FRECUENCIA	RESPONSABLE	REGISTRO
	Determinar las	Determinar objeto, el plazo, las condiciones técnicas que
	características y	deberán cumplir los bienes o servicios en aplicación de los
2	especificaciones	principios de contratación estatal, estableciendo criterios	Cada vez que ocurra	Área de Origen	N.A.
	técnicas uniformes	acordes a la necesidad que requiere satisfacer la entidad.
	de los bienes o

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	servicios que requiere la entidad.
5	Elaborar los estudios y documentos previos.	Determinar objeto, el plazo, las condiciones técnicas que deberán cumplir los bienes o servicios en aplicación de los principios de contratación estatal, estableciendo criterios acordes a la necesidad que requiere satisfacer la entidad.	Cada vez que ocurra	Área de Origen	Estudio previo de conveniencia y oportunidad para la adhesión al Acuerdo marco de precios
32	Enviar la Orden	Recibida la orden de compra el responsable del control y seguimiento de los contratos procede a diligenciar la información respectiva en la base de datos de numeración de contratos.	Cada vez que ocurra	Técnico / Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	Correo Electrónico Base de Datos de control contractual
34	Entregar la Orden de Compra impresa junto con la carpeta del proceso de contratación.	Una vez finalizada la Entrega de los bienes o servicios se debe allegar la Orden de Compra impresa junto con la carpeta del proceso de contratación al responsable de control y seguimiento contractual, para que proceda al archivo de la misma.	Cada vez que ocurra	Técnico / Profesional Universitario y/o Profesional Especializado	N.A.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ANEXOS.

• Flujograma del procedimiento.

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

7. CONTROL DE CAMBIOS.

DETALLE DE LOS CAMBIOS FECHA DEL VERSIÓN CAMBIO

Creación del Documento

N. A.

12/12/2017 01

NOMBRE

CARGO

FECHA

FIRMA

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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA POR ACUERDO XXXXX DE PRECIOS CODIGO 2311600-PR-060 VERSIÓN 01

ELABORÓ	Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	Contratista	12/12/2017
REVISÓ	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx	Profesional Especializado Contratos	12/12/2017
APROBÓ	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx	Directora de Gestión Corporativa	12/12/2017

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