OBJETO: CONTRATAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SUS SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), EL LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT), Y LA CONSULTORÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y...

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS EN RELACIÓN CON EL ANÁLISIS PRELIMINAR Y ANEXOS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 01 de 2019

OBJETO: CONTRATAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SUS SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), EL LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT), Y LA CONSULTORÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDOS, PARA LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ, DE ACUERDO CON LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE SOPORTE, DE MONITOREO Y CONTROL Y SU APLICACIÓN.

NUMERO: 1

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: DIGITALWARE

OBSERVACION: Buenas Tardes, Respetuosamente, solicitamos a la entidad aclarar si el proceso se va a manejar por Secop II o si entregara de forma física, En el cronograma se indica una dirección de entrega sin embargo esta publicado en el Secop II, en caso de que el proceso se deba presentar a través del Secop II, respetuosamente solicitamos habilitar el botón de suscripción al proceso ya que si no podemos suscribirnos no podremos enviar mensajes, ni observaciones ni tampoco presentar oferta. Muchas gracias por su atención, quedamos atentos a sus comentarios. Cordial Saludo”.

RESPUESTA: Se informa que acerca de si el proceso se va a manejar por SECOP la respuesta es No.

En el análisis preliminar, numeral 4.2 – Aviso de convocatoria se precisa: “(…) se realizará la publicación de la convocatoria en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP II. Esto con un fin exclusivamente informativo a la ciudadanía en general, por lo que a través del SECOP II no se adelantará proceso alguno de recepción de observaciones, propuestas y demás etapas del proceso contractual”

En los documentos de la convocatoria pública No. 01 de 2019 se encuentran (entre otros) el análisis preliminar y el aviso de convocatoria. En estos documentos se encuentra de manera expresa la forma en que se deben presentar las ofertas así:

- Documento Aviso de Convocatoria.

Numeral 5. “PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

En el día y hora señalados en el cronograma de actividades, en acto público se llevará a cabo el cierre del presente proceso de selección. De igual forma, se aceptarán las propuestas que se radiquen antes de la fecha y hora señaladas en el cronograma para el cierre. Las Ofertas serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00, Xxxx 0 Xxxxxx de Recursos de Información CRI, en la ciudad de Bogotá D.C., en los términos y condiciones señalados en el Análisis Preliminar de la Contratación”.

- Documento Análisis Preliminar.

Sub numeral 1.12. “FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS /…/ La presentación de la propuesta deberá ir dirigida a: CONSORCIO FCP 2018 COMO ADMINISTRADOR Y VOCERO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP – FIDUPREVISORA XXXXX 00 XX. 00 00, XXXX 0 XXXXXX DE RECURSOS DE INFORMACIÓN CRI BOGOTÁ D.C., COLOMBIA”

De igual manera, para mayor claridad en la publicación realizada en SECOP II se precisó: “Se pone a disposición del público el proceso de selección con recursos del consorcio FCP 2018 actuando como administrador y vocero del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz – PA-FCP, las observaciones deben remitirse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, las propuestas se radican en físico en la xxxxx 00 xx. 00 00, xxxx 0 xxxxxx de recursos de información CRI Bogotá D.C, Colombia”

Por lo anterior, se puede concluir: (i) las ofertas sólo serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00 y (ii) la publicación de convocatoria a través de SECOP II es únicamente de carácter informativo.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 2

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: 1: Estando dentro de los términos del cronograma, nos permitimos realizar las siguientes observaciones al análisis preliminar: 1. Confirmarnos que el proceso y todas las actividades del mismo serán manejadas por el SECOP 2, ya que en el cronograma para el día 15 de febrero de entrega de las propuestas dice que entregar en la dirección Xxxxx 00 00-00. Xx contradictoria la información”.

RESPUESTA: Se informa acerca de si el proceso se va a manejar por SECOP la respuesta es No.

- Documento Aviso de Convocatoria.

Numeral 5. “PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

El el día y hora señalados en el cronograma de actividades, en acto público se llevará a cabo el cierre del presente proceso de selección. De igual forma, se aceptarán las propuestas que se radiquen antes de la fecha y hora señaladas en el cronograma para el cierre. Las Ofertas serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00, Xxxx 0

Xxxxxx de Recursos de Información CRI, en la ciudad de Bogotá D.C., en los términos y condiciones señalados

en el Análisis Preliminar de la Contratación”.

- Documento Análisis Preliminar.

Por lo anterior, se puede concluir: (i) las ofertas sólo serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00 y (ii) la publicación de convocatoria a través de SECOP II es únicamente de carácter informativo.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 3

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: 2: Aclarar si este proceso es el mismo que salio el 8 de enero de 2018 a las 3:04 p.m. pero publicado por la Fiduciaria Previsora; en caso de ser el mismo indicarnos quién va a ser el contratante Fiduciaria La previsora ó la JURISDICCIÓN ESPECIAL XX XXX”

RESPUESTA: Se confirma que el proceso es el mismo publicado en la página de la Fiduprevisora, en la sección Fondo Colombia en Paz, el pasado viernes 4 de enero, como Convocatoria Xxxxxxx Xx. 000 xx 0000 - XXX xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx-Xxxxxxx-000-0000-XXX/000/00. El contratante será el CONSORCIO FONDO XXXXXXXX XX XXX 0000 COMO VOCERO Y ADMINISTRADOR DEL PATRIMONIO

AUTONOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ, y el contrato se ejecutará en la JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 4

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: 3: Aclarar el número de meses del contrato ya que en el análisis preliminar dice que 32 meses

pero en el anexo 1 dice 24 meses”

RESPUESTA: Se aclara que el alcance de la presente contratación prevé los siguientes servicios:

1. Consultoría de gestión documental

2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO .

3. Implementación de una herramienta ECM comercial para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.

5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental.

Los puntos 1,3,4 y 5 son para desarrollarse en los primeros 12 meses, a partir de la suscripción del acta de inicio. El punto 2, para 24 meses, que se espera inicien antes de la finalización de los anteriores (púntos 1,3,4 y 5), luego del mes 8, a partir del momento en que se pongan en producción componentes de software referentes a la Gestión documental.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 5

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: 4: Indicarnos si estas cantidades relacionadas en el anexo 1 pgn.10 corresponden al total del tiempo del contrato.

RESPUESTA: Se informa que los estimados están tomados de periodos mensuales (1 mes), es decir no corresponden a la ejecución completa del contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 6

FECHA: 08 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: 5: Solicitamos sea revisada la forma de pago, ya que si son 32 meses del contrato dejar solo 5 pagos significa que se debe financiar el proyecto por 6 meses mínimo y esto hace que se comprometa todo el capital de trabajo solicitado, generando desequilibrio en el proponente. Sugerimos sean pagos cada 3 meses reorganizando las labores y entregas para dichos tiempos”

RESPUESTA: No se acoge la observación y se mantiene en las condiciones fijadas para la forma de pago. Como se muestra en el Análisis Preliminar, en el numeral 6.5 FORMA DE PAGO, los cinco pagos descritos se harán sobre el valor establecido en la oferta económica para las Fases I y II que involucra la Consultoría, ECM Licencias, Implementación y Modelamiento. En el Anexo 1, de acuerdo al Plan General de Trabajo Estimado contenido en la tabla No. 80, estas actividades deberán desarrollarse durante los 12 primeros meses de la ejecución del contrato. Los servicios de outsourcing, que según lo planeado deberán comenzar en el mes 9, se pagarán al oferente mediante mensualidades iguales vencida, equivalentes al valor mensual ofertado por el proveedor en su propuesta, o proporcional al número de días que se preste el servicio durante el mes. Por lo mismo, los 5 primeros pagos se realizarán durante los 12 primeros meses y a partir del mes 9, se harán pagos mensuales correspondientes a los servicios de operación prestados, previo recibo a satisfacción de la JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 7

FECHA: 17 01 2019

FIRMA: ECAPTURE

OBSERVACION: . 6: Solicitamos que para la experiencia sean tenidas en cuenta las certificaciones expedidas por la entidades y que estén registradas en el RUP mas no exigir los contratos con actas de liquidación respectiva”

RESPUESTA: No se acoge la observación, aunque se pueda tener acceso a certificaciones de las entidades registradas en el RUP, cuando la certificación no cuenta con toda la información necesaria, el acta de liquidación o de terminación acompañada del contrato respectivo ofrece a la entidad una visión detallada del alcance del objeto y sus obligaciones, así como de la ejecución y las vicisitudes presentadas. Es de anotar que hace parte de la discrecionalidad de la entidad establecer los requisitos que considere que le generen mayores y mejores elementos de convicción para el adelantamiento del proceso y la selección objetiva, siempre y cuando no se impongan obligaciones de imposible cumplimiento.

Por lo anterior no se acepta la solicitud y se mantiene lo establecido en el numeral 2.2 CAPACIDAD TECNICA: EXPERIENCIA MINIMA HABILITANTE del Documento de Análisis preliminar.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 8

FECHA: 10 01 2019

FIRMA: PROCESOS Y SERVICIOS

OBSERVACION: 1: Solicitamos se nos informe sobre un evento que ha venido ocurriendo con la publicación del proceso de Convocatoria Pública No. 01 de 2019, que tiene por objeto "CONTRATAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SUS SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), EL LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT), Y LA CONSULTORÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDOS, PARA LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ, DE ACUERDO CON LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES, DE SOPORTE, DE MONITOREO Y CONTROL Y SU APLICACIÓN"

En el entendido que en las páginas que prestan el servicio de información sobre procesos públicos han salido en el trascurso del mes de Enero la misma Convocatoria, pero avalada por diferentes entidades Gubernamentales, estas son:

- JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ, Convocatoria Pública No.025 de2019, publicado el 04 de Enero de 2019.

- FIDUCIARIA LA PREVISORA, Convocatoria pública No. 01 de 2019, Publicado el 08 de Enero de 2019.

- DPARTAMENTO ADMINISTRATIVO XXXXXXXXXXX XX XX XXXXXXXXX, Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xx. 00 xx 0000.

La solicitud concreta es que se permitan aclarar si estas propuestas emitidas por estas diferentes entidades corresponden a la misma Convocatoria pública, porque en los tres (3) casos mencionados todos entregan los mismos documentos con el mismo contenido."

RESPUESTA: Se confirma la observación : "aclarar si estas propuestas emitidas por estas diferentes entidades corresponden a la misma Convocatoria pública", es decir SÍ.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 9

FECHA: 10 01 2019

FIRMA: ADA

OBSERVACION: 1: Se solicita al comité contratante nos aclare: con que entidad se debe presentar y hacer seguimiento del proceso Convocatoria pública No. 01 de 2019 - PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP?. Dado que al verificar las diversas plataformas electrónicas se encontró el mencionado proceso en los siguientes enlaces:

FIDUPREVISORA S.A: xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx-X%X0%XXxxxxx-000-0000- FCP/567/21

JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ: xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/Xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxx-xx- contratacion.aspx

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA: SECOP II FCP-CP01-

2019 Perfil: Consultor Sénior en Seguridad de la información.”

RESPUESTA: Se informa que en el análisis preliminar, numeral 4.2 – Aviso de convocatoria se precisa: “(…) se realizará la publicación de la convocatoria en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP II. Esto con un fin exclusivamente informativo a la ciudadanía en general, por lo que a través del SECOP II no se adelantará proceso alguno de recepción de observaciones, propuestas y demás etapas del proceso contractual”

- Documento Aviso de Convocatoria.

Numeral 5. “PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

- Documento Análisis Preliminar.

Por lo anterior, se puede concluir: (i) las ofertas sólo serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00 y (ii) la publicación de convocatoria a través de SECOP II es únicamente de carácter informativo.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 10

FECHA: 10 01 2019

FIRMA: TANDEM S.A.S

OBSERVACION: 1: Sr. CONSORCIO FCP 2018 ACTUANDO COMO ADMINISTRADOR Y VOCERO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ – PA-FCP

Amablemente solicitamos se aclare la entidad responsable de la convocatoria pública No. 025 de 2019, ya que se han identifica 3 entidades han publicado el mismo proceso.

JURUSDICCIÓN ESPECIAL XX XXX FIDUPREVISORA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA.”

RESPUESTA: Se aclara que el nombre del proceso es Convocatoria Pública 01 de 2019.

- Documento Aviso de Convocatoria.

Numeral 5. “PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

RESPUESTA: Se confirma lo manifestado en el documento de Análisis Preliminar en el numeral 2.2.2. Del Equipo Base de Trabajo. Para ser habilitado en el proceso, el oferente debe presentar en su propuesta, el FORMATO No. 7 EQUIPO DE TRABAJO diligenciado, en el cual se comprometa a contar con el equipo de trabajo mínimo requerido.

El equipo de trabajo debe cumplir con el siguiente perfil mínimo:

(…..)

Complementando lo anterior, el Oferente deberá diligenciar el FORMATO No. 7 EQUIPO DE TRABAJO

El oferente deberá diligenciar el siguiente formato, donde se compromete a entregar los soportes respectivos enunciados en el Análisis Preliminar, dentro del término señalado para la suscripción del contrato. En caso de que no se remita dentro de este término lo solicitado, se procederá a escoger al segundo en el orden de elegibilidad.

(…)

Por lo anterior, se confirma que su apreciación es correcta y las HV y soportes deberán ser entregadas antes de la suscripción del contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 14

FECHA: 17 01 2019

FIRMA: SOFTWARE ESTRATÉGICO

OBSERVACION: 4. Solicitamos a la entidad incluir dentro de los requisitos habilitantes del proceso la certificación CMMI vigente, a partir del nivel 3, dado que a partir de este se puede obtener el nivel de madurez del CAPABILITY MATURITY MODEL INTEGRATION, expedida por el SEI – Software Engineering Institute. Es importante mencionar que CMMI como acreditación NO es catalogada como una certificación de calidad sino como un modelo de madurez en el desarrollo del software y sus niveles representan los avances y capacidad de las empresas en cuanto a la aplicación del modelo y las buenas prácticas de ingeniería de Software. No en

vano el mismo Ministerio de la TICS y Colciencias (xxxx://xx x.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/000) promueven y generan un apoyo importante en recursos para aquellas empresas que se certifiquen en el modelo en productos de software de calidad, tal y como lo expresa directamente el ministerio de las TICs: “De acuerdo con la dirección de Politicas y Desarrollo TI del ministerio TIC, las organizaciones que implementen el CMMI tienen costos predecibles y cumplen sus actividades dentro de los cronogramas indicados, lo que sin duda redunda en resultados de calidad en sus negocios, contribuyendo al mejoramiento de la competitividad de la empresa, un factor que lo hace diferenciador entre sus competidores” xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/000/x0-xxxxxxx- 6024.html

RESPUESTA: No se acoge la observación y se mantiene en lo solicitado con el fin de permitir la pluralidad de oferentes, y considerando que las certificaciones de experiencia solicitadas cubren las necesidades definidas. Adicionalmente y teniendo en cuenta que esta certificación está catalogada como un modelo de madurez en el desarrollo de sw , se aclara que el componente principal de esta contratación no es el desarrollo de software.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 15

FECHA: 17 01 2019

FIRMA: SOFTWARE ESTRATÉGICO

OBSERVACION: 5. Solicitamos a la entidad de manera respetuosa, tener en cuenta la experiencia de los perfiles requeridos a partir de finalización y aprobación del pensum académico y no de la obtención del título profesional, lo anterior se fundamenta en el decreto xx Xxx 19 de 2012 (Ley Anti Trámites), artículo 229 que establece: “Para el ejercicio de las diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior. Se exceptúan de esta condición las profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud las cuales la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional”. Así mismo la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado – M.P: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, del 17 de Julio de 2008, establece también que la experiencia debe contarse a partir de la terminación del pensum académico, pues no puede darse aplicación a la Ley 842 pues por regla general las normas no tienen efecto retroactivo sino rigen a futuro, por lo anterior la Ley 842 no puede afectar situaciones jurídicas consolidadas antes de la fecha de su promulgación. Por lo tanto, se sugiere la siguiente modificación al texto de referencia, teniendo en cuenta esta observación y la anterior, solicitamos de manera muy respetuosa sea tenida en cuenta dicha observación

RESPUESTA: No se acepta la observación. El computo de la experiencia para la profesión de ingeniería y afines, es la contemplada en el artículo 12 de la Ley 842 de 2003 que indica expresamente que: “Para los efectos del ejercicio de la ingeniería o de alguna de sus profesiones afines o auxiliares, la experiencia profesional solo se computará a partir de la fecha de expedición de la matrícula profesional o del certificado de inscripción profesional, respectivamente”. Así mismo el numeral 9.2. "Computo de la Experiencia Profesional" de la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente, se señala ". Sin perjuicio de lo anterior, en los

casos en los que el objeto del contrato requiera el ejercicio de profesiones sujetas a regulación especial en

razón a la alta responsabilidad y riesgo social que implica su ejercicio para la sociedad, como es el caso de las profesiones relacionadas con la ingeniería o de alguna de sus profesiones afines o auxiliares, la Entidad Estatal debe remitirse a lo establecido en la regulación específica acerca del cómputo de la experiencia."

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 16

FECHA: 17 01 2019

FIRMA: SOFTWARE ESTRATÉGICO

OBSERVACION: 6. Dentro del numeral 1.7.2.2. Obligaciones administrativas - ítem 11- Entrenamiento - Solicitamos a la entidad aclarar a cuantas personas (profesionales y clientes finales) será dirigida la capacitación y/o transferencia de conocimiento.

RESPUESTA: Se aclara que la capacitación debe ser organizada por el proveedor, en un sitio cercano a las instalaciones de la JEP, para grupos de máximo 50 personas, en mínimo 4 sesiones diarias, con una intensidad de 2 horas diarias por grupo y en horarios de 7:00 a.m. a 9:00 a.m., y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m., para 650 usuarios, encargados de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Previo al desarrollo de la misma, el proveedor deberá presentar el Plan de Capacitación, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del Contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 17

FECHA: 17 01 2019

FIRMA: SOFTWARE ESTRATÉGICO

OBSERVACION: 7. Solicitamos a la entidad aclarar dentro del numeral 2.3. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS HABILITANTES- Requisito técnico obligatorio – solución ofrecida ¿se debe presentar solo el formato 15- cumplimiento de los aspectos técnicos?

RESPUESTA: Se informa que se debe diligenciar el formato 15, de tal forma que si oferente marca "SI" en la columna "Cumplimiento Si o NO" para una de las filas de las diferentes tablas del formato en mención , en la columna "Folio" indica el número de folio en el Documento de Solución General donde se describe el cumplimiento de la capacidad/actividad/Entregable correspondiente.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 18

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOFTWARE Y DOCUMENTACIÓN INTEGRADOS

OBSERVACION: Observación No. 1:

Analizar la viabilidad y conveniencia de incluir procesos contractuales vigentes (sin cierre), para la acreditación de experiencia.

RESPUESTA: No se acepta la observación. Para demostrar la experiencia especifica del proponente los contratos deben estar suscritos, iniciados, ejecutados y terminados, dentro de los últimos diez (10) años contados desde la fecha de cierre del presente proceso de selección, lo que le permite a la entidad tener la certeza de que el contrato se ejecutó y finalizó en las condiciones pactadas y con la garantía del cumplimiento contractual. Por tal motivo los contratos en ejecución no son válidos para acreditar experiencia.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 19

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOFTWARE Y DOCUMENTACIÓN INTEGRADOS

OBSERVACION: Observación No. 2:

No queda claro si un distribuidor autorizado debe presentar o no 3 certificaciones de experiencia en la implantación de la herramienta, o si este requisito solo aplicaría a soluciones open-source, donde no se requiere ser distribuidor autorizado. Por favor aclarar

RESPUESTA: Se aclara que las tres certificaciones requeridas se refieren estrictamente a los casos Open souce.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 20

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOFTWARE Y DOCUMENTACIÓN INTEGRADOS

OBSERVACION: Observación No. 3:

Respetuosamente solicitamos eliminar la exigencia del requisito de certifición del software por el organismo MILITAR Joint Interoperabilitiy Test Command (JITC) de EEUU. La solución será implantada en Colombia, que ha tenido una tradición archivistica europea. La certificación DoD 5015.02 podría entrar en "colisión" con requerimientos de Moreq 2010 solicitados por el AGN y el Ministerio TIC. No solo el alcance territorial es diferente, sino que los objetivos de ambas normas o modelos son diferentes. En internet podemos encontrar: "The original MoReq was first conceived in the late 1990s by the DLM Forum (a European not-for-profit body), following the development and publication of US DoD 5015.2 by the United States Department of Defense [2]. MoReq was intended to serve the same function as 5015.2, namely to describe a good electronic records management system; but whereas 5015.2 was designed specifically for the US defence community, MoReq was

OBSERVACION: Observación No. 8:

Integrar las capacidades de la herramienta ECM al WCM (Página 7 Anexo Técnico 1). Se solicita más detalle sobre la herrmienta WCM (web content management), si ya disponen de ella, qué marca y tecnología será, cómo se prevé será la integración etc.

RESPUESTA: Se informa que otros sistemas de la JEP deberán poder acceder a información del ECM a través de una API (Application Programming Interface). El ECM también deberá estar en capacidad de acceder a información de otros sistemas. Para lograr lo anterior el ECM debe ofrecer las siguientes capacidades. a) Ofrecer una API REST y/o SOA que permita que sistemas externos puedan acceder el contenido del ECM de forma programática. b) Módulo especializado para integración con otros sistemas que tenga la capacidad para desarrollar y exponer servicios REST y/o SOA a la medida desde el ECM para que puedan ser consumidos por aplicaciones externas de forma programática. c) Módulo especializado para integración con otros sistemas que tenga la capacidad de consumir servicios REST y/o SOA de aplicaciones externas de forma programática para que el ECM pueda consumir, acceder y sincronizar información desde sistemas externos. d) Capacidad de integración con productos de autenticación LDAP y Active Directory. Es responsabilidad del oferente seleccionado hacer el respectivo análisis, diseño e implementación de las dieferentes integraciones, entre ellas la que tiene que ver con el WCM.

La herramienta WCM tiene por objetivo gestionar el contenido Web del Portal principal y de los diferentes sub- sitios Web que se definan; esta herramienta debe proveer los módulos que permitan la interacción entre diferentes tipos de usuarios y el portal único que brinde información y contenidos al interior de la Entidad, otros actores interesados y al público en general. Todos los módulos de interacción debe ser provistos por un único paquete parametrizable y amigable que ofrezca las ventajas de manejo y control centralizado de la estructura general del sitio, sus usuarios, alimentadores de información y navegantes. Para profundizar sobre el WCM remitirse al ANEXO 5 - DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE LA JEP

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 26

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 1

En relación con la experiencia mínima habilitante del proponente, el numeral 2.2. de los términos de referencia, señala:

“2.2. CAPACIDAD TÉCNICA: EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE

2.2.1. Del proponente

Las personas naturales y jurídicas (de forma individual o conjunta), nacionales o extranjeras que deseen participar, deberán acreditar con su propuesta que cuenta con experiencia específica en OUTSOURCING DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO, acreditando la totalidad

de los siguientes servicios o actividades:

(…)

A continuación, se indicarán algunas reglas de validación de la experiencia:

(…)

2. En todo caso, no se aceptarán experiencias y/o certificaciones donde la participación del interesado haya sido como subcontratista, al igual que no se aceptarán auto certificaciones” (Xxxxxxxx, cursiva y subrayas fuera del texto)

Como se advierte, los términos previstos en las condiciones contractuales, indican expresamente que no se aceptarán experiencias y/o certificaciones donde la participación del interesado haya sido como subcontratista, lo cual indiscutiblemente limita la concurrencia al proceso, y desconoce experiencia válidamente adquirida, que demuestra la idoneidad y competencia de los participantes, de conformidad con los siguientes argumentos:

Como bien es sabido, la experiencia en los procesos de contratación, es entendida como el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato, es decir, conocimiento afín y relacionado con el alcance, cuantía y complejidad del contrato a celebrar.

Así las cosas, es necesario tener en cuenta que la relación contractual originada en la sub contratación, es totalmente asimilable a una relación contractual directa, es decir, da lugar a una relación autónoma entre el contratista del contrato principal y el sub contratista, con las correspondientes obligaciones exigibles entre ellos, y consecuentemente, garantizando la adquisición de experiencia valida susceptible de ser acreditada ante cualquier entidad pública o privada.

En este orden de ideas, resulta evidente que la prohibición a los oferentes de presentar contratos o certificaciones de experiencia producto de subcontrataciones, limita la concurrencia de compañías del sector que cuentan con gran experiencia en la prestación de servicios similares, y que por tanto, podrían ejecutar en condiciones de idoneidad y calidad el contrato que resulte de dicha contratación.

De conformidad con lo anterior, solicitamos respetuosamente a la Entidad, se suprima de los términos de referencia, la prohibición de presentar experiencia adquirida mediante subcontratación, pues ello permitirá la participación plural de oferentes y la contratación adecuada y justa de un contratista que ejecute satisfactoriamente el objeto del proceso.

RESPUESTA: Se acoge la observación de aceptar como experiencia la acreditada a través de subcontratos, siempre y cuando pueda soportarse que el contrato principal existe, que fue ejecutado integramente y finalizado a satisfacción (aportando copia del contrato y el acta de finalización o liquidación del mismo). El ajuste se verá reflejado en la adenda respectiva.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 27

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 2

En aras de garantizar claridad en las disposiciones de los términos de referencia y evitar cualquier equivoco en la estructuración de las propuestas, solicitamos respetuosamente a la Entidad, se determinen o especifiquen las reglas para acreditar la experiencia cuando el proponente que concurra al proceso, sea una estructura plural (consorcio o unión temporal), pues los términos no indican nada al respecto.

De acuerdo con ello, entendemos que, tratándose de consorcios o uniones temporales, la experiencia corresponderá a la sumatoria de las experiencias acreditadas por los miembros del respectivo consorcio o unión temporal, indistintamente del porcentaje de participación que tengan en dicha estructura plural, y garantizando que cada uno de los miembros acredite al menos uno de los ítems relacionados en el numeral 2.2.1 de las condiciones contractuales.

RESPUESTA: Se acepta la observación. Por lo tanto se efectuará el ajuste en la adenda respectiva sobre el Análisis Preliminar para incluir de manera expresa la forma de acreditación de experiencia para proponentes plurales.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 28

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 3

En relación con los indicadores de capacidad financiera, las condiciones de participación señalan:

“5. Capacidad financiera de propuestas conjuntas.

En el caso de consorcio y/o uniones temporales para la presentación de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes del documento de condiciones, cada uno de los integrantes del

consorcio o de la Unión Temporal deberán acompañarlos y/o acreditarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

(…)

RESPUESTA:

No se acoge la observación. La Entidad mantiene el valor del “indicador de endeudamiento” así como del valor del indicador de razón de “cobertura de intereses”, toda vez que el análisis interno realizado, los determina como el nivel “mínimo óptimo” que debe registrar unos estados financieros para considerarlos saludables. Frente al valor del indicador “rentabilidad del patrimonio”, no es claro si lo que propone el interesado es que el valor sea del 7% ó del 0,7%. En cualquiera de los dos casos, la JEP también mantiene el valor de los términos de referencia, toda vez que de acuerdo con el mismo análisis realizado, dicho valor garantizaría que los oferentes tengan la idoneidad mínima para cumplir oportuna y adecuadamente con el objeto del contrato conforme su capacidad organizacional.

El análisis de la JEP al respecto se sustenta en una premisa fundamental académica que es garantizar unos niveles mínimos de indicadores financieros que observen una condición saludable de los estados financieros, así como un análisis de los niveles de los indicadores de las empresas cuya actividad comercial se asocia con el desarrollo del objeto a contratar.

Una vez analizado el Portal de Información Empresarial-PIE a 31 de diciembre de 2017, para el Sector Económico “Actividades de Administración Empresarial; Actividades de Consultoría de Gestión-actividad económica M7020-Actividades de Consultoría de Gestión”, se encuentran 225 sociedades con los siguientes indicadores financieros promedio.

TIPOLOGIA: Financiera

NUMERO: 29

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: Como se advierte, la Entidad requiere un índice de endeudamiento menor o igual al 70%, un índice de liquidez mayor o igual a 1.5 veces y una rentabilidad del patrimonio, mayor o igual al 1%, frente a lo cual, solicitamos respetuosamente se tengan en cuenta los siguientes argumentos:

Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato.

En este orden de ideas, realizando un análisis de los indicadores financieros requeridos para la presente contratación, frente a la naturaleza, objeto y valor del proceso, encontramos que los mismos limitan significativamente la participación de muchas compañías del sector que cuentan con la idoneidad y capacidad para prestar el servicio que pretende contratar la Entidad.

Así las cosas, consideramos que un nivel de endeudamiento menor o igual al 75%, una razón cobertura de intereses mayor o igual a 1.2 y una rentabilidad del patrimonio mayor o igual a 7%, resultan suficientes, adecuados y proporcionales a la naturaleza del proceso, e igualmente, garantiza de forma suficiente la capacidad del proponente para cumplir con la totalidad de sus obligaciones contractuales.

Siendo así, de forma atenta y respetuosa solicitamos se modifiquen los indicadores requeridos, así:

Índice de endeudamiento	Menor o igual a 75%
Razón cobertura de intereses	1,2
Rentabilidad del Patrimonio	0,7

RESPUESTA: No se acoge la observación. La Entidad manitiene el valor del “indicador de endeudamiento” así como del valor del indicador de razón de “cobertura de intereses”, toda vez que el análisis interno realizado, los determina como el nivel “mínimo óptimo” que debe registrar unos estados financieros para considerarlos saludables. Frente al valor del indicador “rentabilidad del patrimonio”, no es claro si lo que propone el interesado es que el valor sea del 7% ó del 0,7%. Si el caso es el segundo, la JEP también mantiene el valor de los términos de referencia, toda vez que de acuerdo con el mismo análisis realizado, dicho valor garantizaría que los oferentes tengan la idoneidad mínima para cumplir oportuna y adecuadamente con el objeto del contrato conforme su capacidad organizacional .

TIPOLOGIA: Financiera

NUMERO: 30

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 4

Con relación al anexo N. 1 “Descripción General del Contrato”

Nombre capacidad 5. Gestión de flujos de trabajo y BPM

Resumen: Consiste en las funcionalidades que permiten gestionar los flujos de trabajo y los procesos de negocio críticos de la JEP, relacionados con los contenidos y la gestión documental.

Solicitamos a la entidad mencionar a que procesos críticos de la JEP está enfocado del requerimiento.

RESPUESTA: Se informa que en el anexo 4 Antecedentes y contexto, se especifica la descripción de la Jurisdicción especial para la paz (JEP), el cual hace parte del Análisis Preliminar públicado, se encuentran dentro de la cadena de valor, la descripción e identificación preliminar de los procesos estratégicos, misionales, de soporte, y los de monitoreo y control.

En todo caso durante la consultoría de Gestión documental. “ El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades. (Detallamiento del objeto. Anexo técnico 1 Pág. 13)

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 31

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 5

Con relación al anexo N. 1 “Descripción General del Contrato” Consultoría de gestión documental y administración de contenidos: Entregables En el entregable: “Formato Único de Inventario Documental: Solicitamos a la entidad confirmar si dentro de la consultoría se espera que se realice el inventario de la totalidad de los expedientes existentes en la JEP; de ser así, solicitamos a la entidad nombrar qué tipos de archivos se encuentran, ¿Gestión o Central?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo con el alcance establecido en el objeto del contrato pág. 7 anexo

1. “Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al

Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de

monitoreo y control y su aplicación”. En consecuencia, el FUID debe ser aplicado para la totalidad de expedientes existentes en la JEP, los cuales se encuentran en las diferentes dependencias de la JEP, en su fase de archivo de gestión.

Para explicar los tipos de archivos nos remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como .BMP, .GIF, .JPG, .TIF, .PNG, etc.; en formato para la comprensión de audio como WAB, .MP3, etc.; en formato para la comprensión de video digital como .AVI, .MPEG, .MOV, .WMV, .RM, .FLV, etc.; también se incluyen archivos con información tabular (exports de Bases de Datos, archivos CSV, etc). Se debe tener en cuenta que el origen de los diferentes contenidos puede ser, entre otros: un correo electrónico, un formulario (que puede ser Web) o un dispositivo electrónico que contenga dicho contenido; como ejemplos de dispositivo electrónico están: USB, Disco Duro."

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 32

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 6 12. Especificación de componentes extendidos. Jurisprudencias, Doctrina y Normatividad. Respecto a los artefactos PQRS; y de Jurisprudencia, Doctrina y Normatividad, corresponde a la aplicación de la estrategia de Entrenamiento en puestos de trabajo, así como de la preparación y uso del material de Entrenamiento en puestos de trabajo en lo que se refiere a usuarios finales, técnicos y administradores Con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de los componentes extendidos, en especial: Jurisprudencia, Doctrina y Normatividad (Relatoría y Normatividad, Procesos Entidades Externas). Solicitamos a la entidad los siguientes datos relevantes requeridos de los componentes extendidos · Número de Subprocesos actuales. · Número de Actividades – Tareas actuales. · Número de Gateways o puntos de decisiones del proceso actuales. · Número de Actividades Humanas. o Pantallas por actividad (1 a 2, 3 a 5, 5 o MÁS). o Complejidad Pantalla (Alta, Media, Baja)

· Número de Actividades Automáticas actuales. · Número de Eventos (notificaciones, etc) actuales. · Tiempos de espera identificados en el proceso actuales.

RESPUESTA: Se aclara que en lo referente a componentes extendidos, no forma parte de los mismos el que se denomina "Procesos entidades Externas", dado lo anterior es claro que no forma parte del alcance el componente denominado "Procesos Entidades Externas".

Es responsabilidad del Oferente seleccionado hacer la identificación de los diferentes datos requeridos en la observación, de aquí que dentro de las actividades y entregables del proyecto se requieran por parte del oferente seleccionado los que se refieren a la Especificación y al Diseño de los componentes Extendidos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 33

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 7 Procesos Entidades Externas Integra la información estructurada (otras Bases de Datos) de otras entidades cómo la FGN, PGN, etc. Tal información corresponde fundamentalmente a procesos que se les lleva a algunos de los procesados por la JEP, en dichas entidades. En caso de que se pida la copia de algún expediente a otra entidad, y este sea allegado a la JEP, se debe establecer el relacionamiento del correspondiente proceso con tal expediente. Se debe contar con un componente ETL que permita extraer los datos de los archivos de origen que se almacenan en el ECM y transformarlos y cargarlos en el presente repositorio. Nota: es responsabilidad del proveedor la identificación, modelamiento e implementación todos los flujos y reglas necesarios para soportar el funcionamiento de los componentes extendidos y la gestión de documentos y de contenidos. Solicitamos a la entidad especificar a qué se refiere el componente extendido: Procesos entidades externas, si es un proceso, nombrar ¿cuántas actividades tiene?

RESPUESTA: Se aclara que en lo referente a componentes extendidos, no forma parte de los mismos el que se denomina "Procesos entidades Externas", dado lo anterior es claro que no forma parte del alcance el componente denominado "Procesos Entidades Externas".

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 34

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 8

Descripción detallada

Gestor Documental y de Contenidos: Estimaciones: a manera de ilustración se presentan los siguientes estimativos relativos a la gestión documental.

De acuerdo a la información suministrada del número de documentos producidos, solicitamos a la entidad confirmar, Cuántas oficinas productoras existen en la JEP

RESPUESTA: Se informa que desde una perspectiva orgánica, la JEP estará integrada por:

• Tres salas compuestas por un total de 18 magistrados y que han sido denominadas: Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y de Determinación de los Hechos y Conductas, Sala de Amnistía o Indulto y Sala de Definición de Situaciones Jurídicas. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Un Tribunal para la Paz integrado en total por 20 magistrados. El Tribunal, a su vez, se subdivide en cuatro secciones denominadas así: Sección de Primera Instancia para los Casos de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidades, Sección de Primera Instancia para los Casos de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad, Sección de Revisión de Sentencias y Sección de Apelación. Eventualmente, podrá estar integrado por una quinta sección llamada de Estabilidad y Eficacia de las Resoluciones y Sentencias de la JEP. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Una Unidad de Investigación y Acusación. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Una Secretaría Ejecutiva. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Una Secretaría Judicial. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Un Grupo de Análisis de la Información. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

• Una Presidencia.

• Un Órgano de Gobierno. Para más información, xxx.xxx.xxx.xx

Adicionalmente, se cuenta con las comisiones y comités que fueron creados por el Reglamento General de la XXX (Xxxxxxx 000 xxx 0 xx xxxxx xx 0000 proferido por la Sala Plena), y son:

• Comisión Territorial y Ambiental: Se encarga de promover la efectiva implementación del enfoque territorial y ambiental en el componente de justicia del SIVJRNR. Sus funciones se encuentran en el capítulo 16 del Reglamento General de la JEP.

• Comisión Étnica: Se encarga de promover la efectiva implementación del enfoque étnico-racial en la JEP. Sus funciones se encuentran en el capítulo 16 del Reglamento General de la JEP.

• Comisión de Género: Se encarga de promover la efectiva implementación del enfoque de género en la JEP.

Sus funciones se encuentran en el capítulo 16 del Reglamento General de la JEP.

• Comité de Coordinación Interinstitucional del SIVJRNR: Cuya principal función es la de propiciar la articulación

y coordinación de la actuación de los órganos del Sistema.

• Comité de Ética: Debe velar por la observancia y cumplimiento del Código de ética, buenas prácticas y

convivencia.

• Otras instancias temporales y permanentes que pueden ser creadas por el Órgano de Gobierno de la JEP.

xxx.xxx.xxx.xx

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 35

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN NO. 9

Obligaciones del contratista

5. Migración

a) Se debe llevar a cabo la migración sobre la totalidad de la información estructurada y no estructurada, que se encuentre en los sistemas suministrados por el proveedor para las fases de implementación, desarrollo y pruebas, en el momento de salir a producción, conforme a los contenidos y las estructuras que se vayan generando en desarrollo del presente contrato. Antes de iniciar este proceso se debe presentar el Plan de Migración de Datos.

b) La migración deberá incorporar la evaluación de los contenidos por parte de las áreas responsables.

Solicitamos a la entidad confirmar si corresponde a imágenes de documentos o también a instancias de procesos.

RESPUESTA: Se aclara que la migración corresponde a información estructurada (refiérase a datos y metadatos) y no estructurada (refiérase a contenidos). En todo caso es necesario “realizar el proceso requerido, garantizando la integridad de la información migrada, con base en las características de la información existente y de la herramienta ECM que se implemente en la JEP”. (Anexo técnico 1 Pág. 9) .

Adicionalmente el sistema actual ORFEO no maneja estados de procesos. Se debe garantizar la trazabilidad del radicado, asi como el responsable.

Para mejor entendimiento remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos

como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como .BMP, .GIF, .JPG, .TIF, .PNG, etc.; en formato para la comprensión de audio como WAB, .MP3, etc.; en formato para la comprensión de video digital como

.AVI, .MPEG, .MOV, .WMV, .RM, .FLV, etc.; también se incluyen archivos con información tabular (exports de Bases de Datos, archivos CSV, etc). Se debe tener en cuenta que el origen de los diferentes contenidos puede ser, entre otros: un correo electrónico, un formulario (que puede ser Web) o un dispositivo electrónico que contenga dicho contenido; como ejemplos de dispositivo electrónico están: USB, Disco Duro."

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 36

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACION N. 10

Utilizar los profesionales idóneos, con la debida experiencia de modo que garantice el buen resultado de los servicios que preste de acuerdo con los perfiles determinados en el 2.3 del ANEXO No. 1 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM que permitan la óptima ejecución del contrato.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA				EXPERIENCIA	REQUISITOS
						MINIMA			ADICIONAL	ADICIONALES
1					Años	de	experiencia
					específica:		El	Gerente
					de	Proyecto	deberá
					contar con mínimo			tres
					(3) años de experiencia
					relacionada		con		la
					gerencia		de proyectos		Experiencia
					que hayan		previsto la
									Profesional de
					ejecución de alguna/s de
		50% durante		posgrado en l	as		siguientes		mínimo 10 años
		(a) Consultoría		la modalidad	actividades:				(a)	contados a partir
					Consultoría		de	gestión
		en gestión		De	documental.				(b)	de la obtención
					Outsourcing		de	gestión
		documental, (b)		Especializació					del título
					documental.					(c)
		Implementación		n o superior,	mplementación			de	profesional y/o
		de		En	herramientas		ECM.		de la expedición
					Para cumplir con el perfil
		herramientas		Administración	mínimo, r		equerido,	se	de la tarjeta
		ECM y (c)	Profesional en	n de	debe	ener	en	cuenta	profesional y/o
					que la	experiencia		del
		Outsourcing en	ciencias de la	empresas o					de la
					gerente d		ebe incluir la			Con
	Gerente	gestión	ingeniería o	gerencia y /o	realización				de		certificación de
	de	documental y	Ciencias	dirección de	actividades de dirección				terminación de	certificación en
					o gerencia de proyectos					ITIL y PMP o
	Proyecto	servicios	jurídicas o	proyectos o	en todas las actividades				materias del
										Scrum.
		conexos (el	economía o	en temas	descritas en los literales				currículum
					a), b), y c) a través de
		porcentaje	administración	asociados a	sus	correspondientes			correspondiente,
		corresponde al		la ingeniería	certificaciones.				lo anterior,
					Proyectos:		El	Gerente
		tiempo		de sistemas					dependerá de lo
					de	Proyecto	debe

I

dedicado a

cada una de las actividades,

de manera independiente

información o Implementaci

ón de i

Software

acreditar participación

como director,

coordinador o gerente en tres (3) proyectos de consultoría, asesoría e

mplementación de

software, especializado en Gestión Documental

o procesos archivísticos Para acreditar este requisito solo serán tenidos en cuenta

proyectos ejecutados cuya duración ha sido como mínimo de seis

(06) meses.

regulado en la

normatividad aplicable a cada

profesión para su ejercicio de

forma legal en Colombia

OBSERVACIÓN: 11

En relación con el tiempo de experiencia general requerido, solicitamos respetuosamente se disminuya xx xxxx

(10) a siete (7) años, considerando que 7 años resultan suficientes y adecuados para garantizar la idoneidad del perfil, al tiempo que permite la concurrencia al proceso de muchos profesionales con la cualificación académica y de experiencia necesarias para ejecutar en condiciones de idoneidad el proyecto.

Por otra parte, e igualmente para garantizar la pluralidad de oferentes, solicitamos se establezca optativo la acreditación de la certificación ITIL o PMP o Scrum, considerando que con alguna de ellas se garantiza íntegramente la cualificación académica de los profesionales.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA	EXPERIENCIA	REQUISITOS
					MINIMA	ADICIONAL	ADICIONALES
1				N/A	Años de experiencia		N/A
					específica: Mínimo tres
					(3) años de
					experiencia en
					Planeación y diseño e
					implementación de
					programas de gestión
					documental y/o la
					Implementación de
					herramientas para la
					gestión de
					documental. No todas
					las experiencias
					deberán acreditar los
		100% durante			dos conceptos. Sin
		(a) Consultoría			embargo, se debe
					tener en cuenta que,	Mínimo cinco (5)
		en gestión
					para cumplir con el	años de
		documental e	Profesional en
					perfil mínimo	experiencia
		(b) 100 % en la	bibliotecología		requerido, la
						profesional
		Implementación	o archivística.		experiencia del Líder
					experto en su conjunto	contada a partir
		de herramientas	con tarjeta
	Líder				debe acreditar la	de la
		ECM. 100%	profesional de		realización de
						terminación de
	experto en	durante (c)	archivista o		actividades de
					planeación y diseño e	materias y la
	gestión	Outsourcing en	Licencia
					implementación de	obtención de la
	documental	gestión	adicional con		herramientas para la
						tarjeta
		documental y	especializació n		gestión documental.
						Profesional
		servicios	en gerencia de		Proyectos: El Líder

conexos. 50%	proyectos de	experto en Gestión	expedida por el
conexos. 50%	proyectos de	Documental debe	Colegio
durante el	Archivística	acreditar participación	Colegio
durante el	Archivística	acreditar participación	Colombiano de
periodo de		como coordinador de	Colombiano de
periodo de		procesos, líder o	Archivistas.
acompañamient		procesos, líder o	Archivistas.
acompañamient		director en tres (3)
o.		proyectos de
		consultoría, asesoría
		y/o implementación de
		software relacionados
		con implementación de
		programas de Gestión
		Documental Para
		acreditar este requisito
		solo serán tenidos en
		cuenta proyectos
		ejecutados cuya
		duración ha sido como
		mínimo de seis (06)
		meses
		Mínimo

RESPUESTA OBSERVACIONES 10 y 11: No se acoge la observación, teniendo en cuenta las dimensiones de esta contratación y las necesidades de garantizar la ejecución de cada actividad por personal idóneo y experimentado en el tema, y teniendo en cuenta que existen muchísimos profesionales en el mercado que cumplan con estos perfiles, la entidad considera que estos son los parámetros indicados para lograr su objetivo y se mantiene en lo solicitado. Es de anotar que hace parte de la discrecionalidad de la entidad establecer los requisitos que considere que le generen mayores y mejores elementos de convicción para el adelantamiento del proceso y la selección objetiva, siempre y cuando no se impongan obligaciones de imposible cumplimiento.

En cuanto el establecimiento optativo de la certificación ITIL o PMP o Scrum, la entidad encuentra que los tres mencionados no son comparables y tienen objetivos diferentes.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 37

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 12 En aras de garantizar la concurrencia de profesionales que cuentan con la experiencia requerida, solicitamos se amplíe la formación académica, x xxxxxxxx afines a la Gestión documental, teniendo en cuenta que, realizando un estudio xxx xxxxxxx profesional relacionado con el perfil de Líder experto en gestión documental, encontramos que además de la bibliotecología y la archivística, existen otras carreras afines a la naturaleza y especificidades de rol.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA	EXPERIENCIA	REQUISITOS
Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	MINIMA	ADICIONAL	ADICIONALES
1					Años de		N/A
					experiencia:
					Mínimo tres (3)
					años de
					experiencia en la
					dirección y/o
					coordinación de
					proyectos que
					incluya la
					implementación
					de herramientas	Experiencia
					ECM para la	laboral de
			Ingeniero de		gestión	mínimo ocho
			sistemas o		documental y la	(08) años
			ciencias de		administración de	contados a
		50 % durante	La	postgrado	contenidos, con	partir de la
		(a) Consultoría	computación	relacionado	experiencia en	obtención del
		(a) Consultoría	computación	relacionado	BPM, diseño e	obtención del
		en gestión	o Sistemas	con Gestión	BPM, diseño e	título de
		en gestión	o Sistemas	con Gestión	implementación	título de
		documental.	Y	documental,	implementación	profesional o
		documental.	Y	documental,	de flujos de	profesional o
		100% durante	Computació	ingeniería	de flujos de	de la
	Líder	100% durante	Computació	ingeniería	procesos	de la
	Líder	(b)	n o	de sistemas	procesos	expedición de
	experto	(b)	n o	de sistemas	Proyectos: El	expedición de
	para la	Implementación	Informática	O	Líder experto para	la tarjeta
	para la	de	o Sistemas	certificación	la implementación	profesional
	implementa	de	o Sistemas	certificación	la implementación	profesional
	implementa	herramientas	Y	relacionada	ECM debe	según los
	ción ECM.	herramientas	Y	relacionada	ECM debe	según los
	ción ECM.	ECM. 25%	Telecomunic	con	acreditar	requisitos que
		durante (c)	a ciones o	Enterprise	participación	determine la
		durante (c)	a ciones o	Enterprise	como coordinador	determine la
		Outsourcing en	Tecnologías	Content	como coordinador	normatividad
		Outsourcing en	Tecnologías	Content	o director en tres	normatividad
		gestión	de la	Managemen	o director en tres	vigente
		gestión	de la	Managemen	(3) proyectos de	vigente
		documental.	Información	t (ECM)	consultoría,	aplicable a
			y las		asesoría y/o	cada profesión
			Comunicaci		implementación	para su
			o nes		de software. Para	ejercicio de
					acreditar este	forma legal en
					requisito solo	Colombia
					serán tenidos en
					cuenta proyectos
					ejecutados cuya
					duración ha sido
					como mínimo de
					seis (06) meses
					en programación
					pruebas e
					implementación
					en ECM

RESPUESTA: Se acoge la observación; el perfil de Líder Experto en Gestión Documental se ajustó, adicionando en estudios profesionales mínimos Profesional en bibliotecología o archivística o Ciencias de la Información y la Documentación . Esto se verá reflejado en la Adenda respectiva. Vale la pena resaltar que en esta observación, el oferente trae la gráfica de Lider Experto para la Implementación ECM, pero su pregunta se refiere al perfil de Líder experto en Gestión Documental.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 38

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 13 En aras de garantizar la concurrencia de profesionales que cuentan con la experiencia requerida, solicitamos se amplíe la formación académica, x xxxxxxxx afines a la Gestión documental, teniendo en cuenta que, realizando un estudio xxx xxxxxxx profesional relacionado con el perfil de Líder experto para la implementación ECM, encontramos que además de la bibliotecología y la archivística, existen otras carreras afines a la naturaleza y especificidades de rol.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA	EXPERIENCIA	REQUISITOS
Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	MINIMA	ADICIONAL	ADICIONALES
					Años de
					experiencia:
					Mínimo tres (3)
					años de
					experiencia en la
					dirección y/o
					coordinación de
					proyectos que
					incluya la
					implementación
					de herramientas	Experiencia
					ECM para la	laboral de
			Ingeniero de		gestión	mínimo ocho
			sistemas o		documental y la	(08) años
			ciencias de		administración de	contados a
		50 % durante	La	postgrado	contenidos, con	partir de la
		(a) Consultoría	computación	relacionado	experiencia en	obtención del
		(a) Consultoría	computación	relacionado	BPM, diseño e	obtención del
		en gestión	o Sistemas	con Gestión	BPM, diseño e	título de
		en gestión	o Sistemas	con Gestión	implementación	título de
		documental.	Y	documental,	implementación	profesional o

1		100% durante	Computació	ingeniería	de flujos de	de la	N/A
	Líder	100% durante	Computació	ingeniería	procesos	de la
	Líder	(b)	n o	de sistemas	procesos	expedición de
	experto	(b)	n o	de sistemas	Proyectos: El	expedición de
	para la	Implementación	Informática	o	Líder experto para	la tarjeta
	para la	de	o Sistemas	certificación	la implementación	profesional
	implementa	de	o Sistemas	certificación	la implementación	profesional
	implementa	herramientas	Y	relacionada	ECM debe	según los
	ción ECM.	herramientas	Y	relacionada	ECM debe	según los
	ción ECM.	ECM. 25%	Telecomunic	con	acreditar	requisitos que
		durante (c)	a ciones o	Enterprise	participación	determine la
		durante (c)	a ciones o	Enterprise	como coordinador	determine la
		Outsourcing en	Tecnologías	Content	como coordinador	normatividad
		Outsourcing en	Tecnologías	Content	o director en tres	normatividad
		gestión	de la	Managemen	o director en tres	vigente
		gestión	de la	Managemen	(3) proyectos de	vigente
		documental.	Información	t (ECM)	consultoría,	aplicable a
			y las		asesoría y/o	cada profesión
			Comunicaci		implementación	para su
			o nes		de software. Para	ejercicio de
					acreditar este	forma legal en
					requisito solo	Colombia
					serán tenidos en
					cuenta proyectos
					ejecutados cuya
					duración ha sido
					como mínimo de
					seis (06) meses
					en programación
					pruebas e
					implementación
					en ECM

Por otra parte, en relación con el tiempo de experiencia general requerido, solicitamos respetuosamente se disminuya de 8) a siete 6 años, considerando que 6 años resultan suficientes y adecuados para garantizar la idoneidad del perfil, al tiempo que permite la concurrencia al proceso de muchos profesionales con la cualificación académica y de experiencia necesarias para ejecutar en condiciones de idoneidad el proyecto.

RESPUESTA: No se acoge la observación, teniendo en cuenta las dimensiones de esta contratación y las necesidades de garantizar la ejecución de cada actividad por personal idóneo y experimentado en el tema, y teniendo en cuenta que existen muchísimos profesionales en el mercado que cumplan con estos perfiles, la entidad considera que estos son los parámetros indicados para lograr su objetivo y se mantiene en lo solicitado. Es de anotar que hace parte de la discrecionalidad de la entidad establecer los requisitos que considere que le generen mayores y mejores elementos de convicción para el adelantamiento del proceso y la selección objetiva, siempre y cuando no se impongan obligaciones de imposible cumplimiento.

En cuanto al perfil del Lider Experto para la implementación del ECM, la entidad aclara que no se están pidiendo estudios de bibliotecología y archivistica

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 39

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 14: En aras de garantizar la concurrencia de profesionales que cuentan con la experiencia requerida, solicitamos se amplíe la formación académica, x xxxxxxxx afines a la Ingeniería de sistemas, teniendo en cuenta que, realizando un estudio xxx xxxxxxx profesional relacionado con el perfil de los Profesionales Especializados, encontramos que además de las profesiones referidas, existen otras carreras afines a la naturaleza y especificidades de rol.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA				EXPERIENCIA	REQUISITOS
Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	MINIMA				ADICIONAL	ADICIONALES
10					Años			de		N/A
					experiencia:
					Mínimo		tres	(3)
					años		en	la
					elaboración			de
					instrumentos
					archivísticos			de
			Profesionales		la		gestión
			Profesionales		documental,
			en Ciencias		como Tablas de
			de la		Retención
			información,		Documental,
			Bibliotecologí		programas			de
			a y		Gestión
			archivística,	con	Documental			o	Mínimo cinco
	Profesional es	100% etapa	o en áreas	especialización	PINAR y dos (2)				(5) años de
	especializados	de la	De	en archivística	años		en	la	experiencia
	especializados	consultoría	De	en archivística	implementación				experiencia
		consultoría	Administración	o afines	implementación				profesional
			Administración	o afines	de	instrumentos			profesional
			n, Ingeniería		y	programas.
			Industrial o		Proyectos:			De
			Ciencias		gestión
			sociales,		documental,			en
			Conservador		particular
			restaurador,		elaboración			e
			restaurador,		implementación
					de	instrumentos

					archivísticos,
					como	TRD,
					Programas	de
					Gestión
					Documental	o
					PINAR.

Por otra parte, en relación con el tiempo de experiencia general requerido, solicitamos respetuosamente se disminuya de 5) a siete 4 años, considerando que 4 años resultan suficientes y adecuados para garantizar la idoneidad del perfil, al tiempo que permite la concurrencia al proceso de muchos profesionales con la cualificación académica y de experiencia necesarias para ejecutar en condiciones de idoneidad el proyecto.

Igualmente, solicitamos se amplíen los posgrados requeridos a la Gerencia de Proyectos, teniendo en cuenta que dicho posgrado resulta totalmente pertinente y aportaría un plus significativo al profesional que desempeñará dicho cargo.

RESPUESTA: Se informa que los perfiles solicitados para la operación no harán parte de esta contratación, teniendo en cuenta que el Outsourcing de la gestión documental se verificará a través de los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos en el Anexo No. 2

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 40

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION:

Observación: En aras de garantizar la concurrencia de profesionales que cuentan con laexperiencia requerida, solicitamos se amplíe la formación académica, x xxxxxxxx afines a la Gestión documental, teniendo en cuenta que, realizando un estudio xxx xxxxxxx profesional relacionado con el perfil de Líder de área, encontramos que además de las profesiones referidas, existen otras carreras afines a la naturaleza y especificidades de rol.

Cant	PERFIL	DEDICACIÓN	PREGRADO	POSGRADO	EXPERIENCIA	EXPERIENCIA	REQUISITOS
					MINIMA	ADICIONAL	ADICIONALES
					Años de
					experiencia
					específica:
					El Líder de área
					deberá contar
					con mínimo tres
					(03) años de

1					experiencia		N/A
					relacionada con
					Liderazgo en
					proyectos de
					archivística o de
					gestión	Experiencia
					documental.	laboral de
					Proyectos:	mínimo tres
					La experiencia	(03) años
					específica	contados a
			Ingeniero de		anterior deberá	partir de la
			Ingeniero de		acreditarse con	partir de la
			sistemas o		acreditarse con	obtención del
			sistemas o		la participación,	obtención del
			ciencias de la		la participación,	título de
			ciencias de la		desarrollando	título de
			computación o		actividades	profesional o
		100% durante	Sistemas y	título de	similares, en al	de la
		Outsourcing	Computación o	título de	menos tres (03)	expedición de
		Outsourcing	Computación o	postgrado	menos tres (03)	expedición de
	Líder de	en gestión	Informática	relacionado	proyectos de	la tarjeta
	Area	documental y	o Sistemas y	relacionado	archivística o	profesional
	Area	documental y	o Sistemas y	con Gestión	archivística o	profesional
		servicios	Telecomunica	con Gestión	gestión	según los
		conexos	ciones o	documental	documental.	requisitos que
		conexos	ciones o		Al menos uno	requisitos que
			Tecnologías de		Al menos uno	determine la
			Tecnologías de		(01) de los	determine la
			la Información y		(01) de los	normatividad
			la Información y		proyectos que	normatividad
			Las		se presenten	vigente
			Comunicaciones		debe estar	aplicable a
					relacionado	cada profesión
					con procesos	para su
					judiciales.	ejercicio de
					Para acreditar	forma legal en
					este requisito	Colombia.
					solo serán	Colombia.
					tenidos en
					cuenta
					proyectos en los
					que la
					participación
					anteriormente
					mencionada
					haya tenido una
					duración mínima
					de doce
					(12) meses.

RESPUESTA: Se informa que los perfiles solicitados para la operación no harán parte de esta contratación, teniendo en cuenta que el Outsourcing de la gestión documental se verificará a través de los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos en el Anexo No. 2

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 41

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 15: 11 Entrenamiento Técnica: ECM - Administradores: a) Respecto a la herramienta ECM, en lo que tiene que ver con la administración de contenidos, la capacitación debe estar encaminada hacia la gestión del flujo de trabajo, manejo de contenidos, administración de templates para la creación de contenidos digitales. creación, edición, consulta y visualización de contenidos digitales, control y gestión de versiones de templates y contenidos digitales. administración de metadatos. También se debe incluir la administración uso de las estructuras de almacenamiento y uso de las capacidades para integración con otros sistemas. Los temas de administración y en general la capacitación, deben incluir la parametrización de la herramienta, la cual debe ser realizada directamente por el proveedor. b) Esta capacitación se impartirá mínimo, durante 40 horas a las personas asignadas por la entidad para ejecutar las labores de administración sobre la JEP. ECM - Usuario Final: c) Debe ser de mínimo 30 horas, en grupos de 10 personas encargadas de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Solicitamos a la entidad aclarar en el alcance de la capacitación si es 100% En sitio, remoto y si es necesario viajar a alguna regional cuantas y cuáles?

RESPUESTA: Se aclara que la capacitación debe ser organizada por el proveedor, en un sitio cercano a las instalaciones de la JEP, para grupos de 50 personas, en mínimo 4 sesiones diarias, con una intensidad de 2 horas diarias por grupo y en horarios de 7:00 a.m. a 9:00 a.m., y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m., para 650 usuarios, encargados de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Previo al desarrollo de la misma, el proveedor deberá presentar el Plan de Capacitación, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del Contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 42

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 16:

1.4. ALCANCE DEL OBJETO

La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Respecto a la implementación de la herramienta ECM:

El proveedor debe brindar los servicios xx xxxx de ayuda y soporte en el horario definido por la JEP.

Solicitamos a la entidad confirmar ¿Cuál es el horario definido por la JEP Para la mesa de ayuda y soporte propuesto?

RESPUESTA: Se informa que el horario de de la JEP, es de 8:00 AM a 6:00 PM . De lunes a viernes. En caso de eventualidades que requieran los servicios xx xxxx de ayuda, estas deberan ser cubiertas por el provedor, previa solicitud de la JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 43

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 17:

Consultoría de gestión documental y administración de contenidos

El proveedor deberá implementar el ECM (sus diferentes componentes: Gestión documental, Administración de contenidos, Componentes extendidos, migración e integración con el Sistema de Gestión Judicial de la JEP, con el Sistema de gestión de medios, el WCM y el sistema de autenticación de que disponga la JEP) para que su funcionamiento sea totalmente de acuerdo a las definiciones de los anteriores instrumentos archivísticos. 2

¿Solicitamos a la entidad confirmar si la herramienta WCM existe en la actualidad en la JEP, adicional Cuál es el criterio de aceptación? Implementar al menos los servicios de la tabla # 11 del anexo técnico.

RESPUESTA: Se informa que el WCM es una herramienta que está en proceso de contratación para la implementación y admnistración del portal institucional de la JEP. La capacidad de integración se deberá desarrollar bajo la descripción de la capacidad 11. Integraciones de la que se resalta que "Es responsabilidad del proponente habilitar la integración con los anteriores sistemas. Adicional deberá entregar en operación, la solución de ECM para la JEP integrada por lo menos con el Sistema de Gestión Judicial JEP, el Sistema de gestión de medios y con el WCM. Adicional debe desarrollar la integración con el sistema de autenticación que disponga la JEP", para mayor información sobre WCM ver ANEXO 5 - DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE LA JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 44

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 18: Solicitamos sea aclarado el alcance de la migración de datos históricos (ORFEO PG 8 BULET 1): Volumen, número de Documentos, expedientes, Metadatos y características en general que tiene la tarea de migración. Aclarar que es responsabilidad de la entidad habilitar Orfeo para poder desarrollar la tarea con normalidad.

RESPUESTA: Se aclara que la migración corresponde a información estructurada (refiérase a datos y metadatos) y no estructurada (refiérase a contenidos).

Nos remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como .BMP, .GIF, .JPG, .TIF, .PNG, etc.; en formato para la comprensión de audio como WAB, .MP3, etc.; en formato para la comprensión de video digital como .AVI, .MPEG, .MOV, .WMV,

.RM, .FLV, etc.; también se incluyen archivos con información tabular (exports de Bases de Datos, archivos CSV, etc). Se debe tener en cuenta que el origen de los diferentes contenidos puede ser, entre otros: un correo electrónico, un formulario (que puede ser Web) o un dispositivo electrónico que contenga dicho contenido; como ejemplos de dispositivo electrónico están: USB, Disco Duro." Actualmente los documentos a migrar ( contenidos y metadatos) se están administrando y archivando en el sistema ORFEO de acuerdo con las necesidades y lineamientos de la JEP y sobre los campos obligatorios requeridos para la gestión documental,el oferente seleccionado debe realizar la extracción y exportación de los datos y contenidos históricos que se encuentran en Orfeo .

La entidad aclara, en relación con los volúmenes a migrar, lo siguiente:

Son dos estructuras de bases de datos que se tienen en Orfeo

Una (1) en postgresql de 2.1 GB y la otra en SQLite de 0.2 GB para un total de 2.3 GB La cantidad de imágenes desagregadas por carpeta y por año es:

Año - 2017 – 105.218

Año - 2018 – 269.563

Año - 2019 – 25.943

- Actas – 16.222

- UNMIC – 5.911

Temporales 82.824

La cantidad total de imágenes en la bodega contando con temporales es de: 505.681 (Cantidad a enero de 2019)

El tamaño en GB por carpeta:

Año - 2017 - 88GB Año - 2018 - 398GB Año - 2019 - 25GB

- Actas - 23GB. Corresponden a las Actas de Sometimiento a la Jurisdicción Especial para la Pas - JEP

- UNIMIC - 4,5 GB

Temporales 5.5 GB

El tamaño total de los archivos almacenados en la bodega contando temporales en GB es de 544GB. Falta digitalizar7’500.000 folios lo cual equivale a un aprox de 500 Gigas

Se proyecta un crecimiento de aproximadamente 1 tera por año

Existe información en Bases de Datos externas que deben ser guardadas en el repositorio para ser consultadas pero no hacen parte del proceso de gestión documental. Su tamaño es de 8 teras

En la contratación actual de Orfeo, la JEP exige al contratista la disponibilidad de los datos para las tareas de migración a otros sistemas

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 45

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: SOAINT

OBSERVACION: OBSERVACIÓN 19: Solicitamos a la entidad modificar el numeral Distribución autorizada del software y Experiencia en la herramienta ECM propuesta de la siguiente forma: Distribución autorizada del software: el oferente debe ser partner o distribuidor autorizado de los componentes de software que integrará/usará para satisfacer la implementación del ECM y herramientas complementarias de la Jurisdicción Especial para la PAZ para la gestión documental y de contenidos. En el caso concreto de componentes open source, se requiere presentar al menos una (1) certificación que demuestren que el oferente ha realizado proyectos donde haya implementado la herramienta propuesta. Si la oferente entrega certificación expedida por el fabricante o propietario de los derechos económicos del Software o herramienta, mediante la cual acredite que es partner o distribuidor autorizado, se concluye que “CUMPLE” con el requisito, de lo contrario el resultado para el requisito es “NO CUMPLE”.

Nota: En caso de herramientas open source, las certificaciones deben cumplir las condiciones definidas para Experiencia mínima habilitante del presente documento. Una certificación presentada para experiencia mínima habilitante que refiera a uno o varios componentes open source de ECM y herramientas complementarias puede ser tomada para cumplir con lo planteado en el presente requisito técnico habilitante, siempre y cuando la referencia al componente o componentes de open source sea explícita. Experiencia en la herramienta ECM propuesta: el oferente debe demostrar experiencia en la herramienta ECM ofrecida en su propuesta, por lo anterior el oferente debe presentar al menos una (1) certificación que demuestren que ha realizado proyectos dónde haya implementado la herramienta propuesta. Si el oferente entrega al menos una (1) certificación que

sustenten que tiene experiencia en la implementación de la herramienta ECM, se concluye que “CUMPLE” con el requisito, de lo contrario el resultado para el requisito es “NO CUMPLE”. Nota: las certificaciones deben cumplir con las condiciones definidas para Experiencia mínima habilitante del presente documento. Una certificación presentada para experiencia mínima habilitante que refiera a la herramienta ECM propuesta puede ser tomada para cumplir con lo planteado en el presente requisito técnicohabilitante, siempre y cuando en dicha certificación se haga referencia explícita a tal herramienta.

RESPUESTA: Nos remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como .BMP, .GIF, .JPG, .TIF, .PNG, etc.; en formato para la comprensión de audio como WAB, .MP3, etc.; en formato para la comprensión de video digital como

.AVI, .MPEG, .MOV, .WMV, .RM, .FLV, etc.; también se incluyen archivos con información tabular (exports de Bases de Datos, archivos CSV, etc). Se debe ten+D333er en cuenta que el origen de los diferentes contenidos puede ser, entre otros: un correo electrónico, un formulario (que puede ser Web) o un dispositivo electrónico que contenga dicho contenido; como ejemplos de dispositivo electrónico están: USB, Disco Duro."

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 46

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: Xxxx Xxxxx Xxx

OBSERVACION: Solicitud

De acuerdo con el documento de análisis preliminar, en el numeral 6.7 análisis de riesgo, se responsabiliza al contratista en aspectos que corresponde a casos fortuitos en que el contratista objetivamente no tiene ninguna posibilidad de evitar que sucedan.

Para claridad en el proceso, solicito amablemente se convoque audiencia de aclaración, tanto para el análisis de riesgo como de los términos jurídico, administrativo y técnico-funcional del proceso de contratación.

RESPUESTA: No se acoge la observación. De conformidad con el Manual de Contratación del FCP dentro de los procesos contractuales no se prevé la realización de este tipo de audiencias. Sin perjuicio de lo anterior, la entidad ha procedido a dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas en la etapa correspondiente, incluyendo las relacionadas con los riesgos previsibles.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 47

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: Xxxx Xxxxx Xxx

OBSERVACION: Observaciones al Análisis Preliminar

La presentación de las tres certificaciones obliga tanto a proveedores de solución propia y/o distribuidores de la misma como a integradores de soluciones de código abierto (open source)?

En el documento de análisis Preliminar numeral 4.2.2 se debe

cumplir con la normativa vigente en Colombia. La normativa Colombiana (AGN) contempla en su funcionamiento esencial lo que se exige en la certificación DOD 5015.02,ahora bien, a mi entender, esta certificación en su especificidad además de acoger Moreq 2010 es específica para el departamento de Defensa de los Estados Unidos de América .

Por lo anterior solicito amablemente que esta certificación no sea de obligatorio cumplimiento, teniendo presente que se limita la participación de oferentes que cumplen con la funcionalidad y así dar cumplimiento con los requerimientos solicitados para la JEP .

RESPUESTA: Se acoge la observación en relación con la certificación DOD 5015.02 con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes, el cambio se verá reflejado en la Adenda respectiva. De acuerdo con las obligaciones del contratista, Normatividad vigente, página 32 anexo técnico 1, La solución debe cumplir con la normatividad vigente expedida por el Archivo General de la Nación y esta se considera de manera integral, incluyendo el Protocolo de Gestión Documental "de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos febrero de 2017

Se aclara que en el caso concreto de componentes open source, se requiere presentar tres (3) certificaciones que demuestren que el oferente ha realizado proyectos dónde haya implementado la herramienta propuesta.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 48

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ANALÍTICA

OBSERVACION: "Mínimo una de las certificaciones aportadas por el oferente, deberá acreditar la implementación de la heramienta ECM ofertada y/o la Consultoría y/o Reingeniería y/o Rediseño de sistemas de gestión documental evidenciando un valor ejecutado equivalente como mínimo al 60% del valor total del Presupuesto Oficial Estimado para la presente contratación, expresando en SMLMV, a continuación, se describen los valores de los últimos 10 años:"

Solicitamos respetuosamente a la entidad se permitan presentar máximo 2 certificaciones que acrediten la implementación de la herramienta ECM oferta y sumen como mínimo el 60% del Presupuesto Oficial.

RESPUESTA: No se acoge la observación, no obstante se realizará un cambio ,el cual se verá reflejado en la Adenda respectiva, así:

Las personas naturales y jurídicas (de forma individual o conjunta), nacionales o extranjeras que deseen participar, deberán acreditar con su propuesta que cuentan con experiencia específica, acreditando la totalidad de los siguientes servicios o actividades:

(a) Consultoría de gestión documental según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(b) Outsourcing de gestión documental bajo modalidad BPO según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(c) Implementación, y/o Rediseño y Reingeniería en soluciones de gestión documental con herramientas ECM, según la normatividad del Archivo General de la Nación.

El oferente deberá acreditar dicha experiencia mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones de contratos, suscritos, iniciados, ejecutados y terminados, dentro de los últimos diez (10) años contados desde la fecha de cierre del proceso de selección, y cuyo valor sumado sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial del proceso. Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento.

Cada certificación aportada debe acreditar la ejecución de al menos una (01) de las actividades o servicios descritos en los literales a), b), y c) del presente numeral.

Mínimo una de las certificaciones aportadas por el oferente, deberá acreditar la ejecución de las actividades o servicios descritos en el literal b) y mínimo una certificación deberá acreditar la ejecución de las actividades o servicios descritos en el literal c), demostrando cada una de las actividades un valor ejecutado equivalente como mínimo al 30% del valor total del Presupuesto Oficial Estimado para la presente contratación, expresado en SMLMV, (en caso de que se presente una sola certificación que incluya las experiencias mencionadas en los literales b y c, la misma deberá discriminar el valor aplicado a cada experiencia)

A continuación, se describen los valores de SMMLV de los últimos 10 años:

AÑO	SALARIO MÍNIMO
2008	$ 461.500.oo
2009	$ 496.900.oo
2010	$ 515.000.oo
2011	$ 535.600.oo
2012	$ 566.700.oo
2013	$ 589.500.oo
2014	$ 616.000.oo
2015	$ 644.350.oo
2016	$ 689.455.oo
2017	$ 737.717.oo

OBSERVACION: ANÁLISIS PRELIMINAR, 2.1.1.,Página 39 "Mínimo una de las certificaciones aportadas por el oferente, deberá acreditar la Implementación de la herramienta ECM ofertada y/o la Consultoría y/o Reingeniería y/o Rediseño de sistemas de gestión documental evidenciando un valor ejecutado equivalente como mínimo al 60% del valor total del Presupuesto Oficial Estimado para la presente contratación" Para los proyectos que intervienen implementación de soluciones de ECM o SGDEA pocos proveedores cuentan con la capacidad presupuestal solicitada en lo referente a la experiencia, por ende para tener equidad en la participación; solicitamos sea analizado que el porcentaje requerido de un 60% del presupuesto total se calcule en un 15% del presupuesto total

RESPUESTA: No se acoge la observación, pero se aplicará un cambio que se verá reflejado en la Adenda respectiva, así:

(a) Consultoría de gestión documental según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(b) Outsourcing de gestión documental bajo modalidad BPO según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(c) Implementación, y/o Rediseño y Reingeniería en soluciones de gestión documental con herramientas ECM, según la normatividad del Archivo General de la Nación.

Cada certificación aportada debe acreditar la ejecución de al menos una (01) de las actividades o servicios descritos en los literales a), b), y c) del presente numeral.

A continuación, se describen los valores de SMMLV de los últimos 10 años: AÑO SALARIO MÍNIMO

2008 $ 461.500.oo

2009 $ 496.900.oo

2010	$ 515.000.oo
2011	$ 535.600.oo
2012	$ 566.700.oo
2013	$ 589.500.oo
2014	$ 616.000.oo
2015	$ 644.350.oo
2016	$ 689.455.oo
2017	$ 737.717.oo
2018	$ 781.242.oo
2019	$ 828.116.oo

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 52

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: ANEXO 1, página 7, ¿Para la elaboración de los Instrumentos Archivísticos cuanto es el tiempo estimado para la ejecución de este proceso?. Favor confirmar la duración del proyecto de consultoría, los entregables del mismo se darán al finalizar el proyecto o a que mes una vez iniciado la operación se estiman estos entregables?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo al numeral 6.3 PLAZO DE EJECUCION del documento de Análisis Preliminar, el plazo de ejecución del contrato es de 32 meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

Complementario a esto, en el Anexo No. 1, numeral 1. Consultoría de gestión documental , se señala que en esta fase del proceso “El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades, y analizar, definir y aplicar sobre los respectivos instrumentos archivísticos.”

Al final de dicha consultoría se deben entregar los correspondientes entregables. Los entregables esperados de las diferentes actividades están especificados en la sección Actividades vs. Entregables del documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental". Las actividades y tiempos del proyecto están especificados en la la sección Plan general de trabajo del documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental".

En el numeral 2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO , se menciona que : “ El proveedor deberá prestar el servicio de Outsourcing bajo la modalidad de BPO para la operación relacionada con la gestión documental, incluidos servicios conexos, a partir del momento en que se pongan en producción componentes de software referentes a la Gestión documental y Administración de contenidos, hasta completar 24 meses “, lo cual de acuerdo al Plan General de Trabajo Estimado contenido en la tabla No. 80 de la página 76, del Anexo Técnico. Ítem MODALIDAD BPO, Actividad 9, deberá comenzar a partir del mes 9 de ejecución del contrato.

Es decir, El alcance de la presente contratación prevé los siguientes servicios:

1. Consultoría de gestión documental

2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO.

3. Implementación de una herramienta ECM comercial para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.

5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

Los puntos 1, 3,4 y 5 son para desarrollarse en los primeros 12 meses, a partir de la suscripción del acta de inicio. El punto 2, para 24 meses, que se espera inicie antes de la finalización de los anteriores (puntos 1, 3,4 y 5), luego del mes 8, a partir del mes 9, momento en que se pongan en producción componentes de software referentes a la Gestión documental y Administración de contenidos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 53

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 8, La herramienta ECM que se requiere poner en producción en la JEP, consta de un conjunto de capacidades de software que permiten, entre otras funcionalidades, la gestión del ciclo de vida de los contenidos generados por las áreas de la JEP, la administración de contenidos y, la integración con otros sistemas internos. La base histórica de estos contenidos se encuentra en el sistema Orfeo y deberán ser migrados a la herramienta ECM respectando las reglas definidas por la misma. ¿por cuanto tiempo se tiene estimada la implementación de la solución a ofertar?,Cuantas horas en total son requeridas para la implementación de requerimientos adicionales.

RESPUESTA: Se informa que el alcance de la presente contratación prevé los siguientes servicios:

1. Consultoría de gestión documental

2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO.

3. Implementación de una herramienta ECM comercial para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.

5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

La bolsa de horas adicionales para la implementación de requerimientos adicionales se describe en el Anexo 1

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 54

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 9, El proveedor debe brindar los servicios xx xxxx de ayuda y soporte en el horario definido por la JEP. ¿Qué horarios?

RESPUESTA: Se informa que el horario de de la JEP, es de 8:00 AM a 6:00 PM . De lunes a viernes . En caso de eventualidades que requieran los servicios xx xxxx de ayuda, estas deberan ser cubiertas por el provedor, previa solicitud de la JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 55

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 14, Elaborar y aplicar las Tablas de Retención Documental – TRD10: “Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales”. "¿Cuantas TRD son las que se deben elaborar?

RESPUESTA: Se informa que es responsabilidad del proveedor seleccionado, bajo la consultoría de la Gestión documental identificar la información relacionada con el instrumento archivístico Tablas de retención.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 56

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 14, El proveedor deberá prestar el servicio de Outsourcing bajo la modalidad de BPO para la operación relacionada con la gestión documental, incluidos servicios conexos, a partir del momento en que se pongan en producción componentes de software referentes a la Gestión documental y Administración de contenidos, hasta completar 24 meses. El outsourcing incluye el recurso humano. ¿Por favor definir la volumetría aproximada para cada una de las actividades que se requieren del servicio?, ¿El servicio de BPO requiere el suministro xx xxxxx, carpetas y custodia en bodega del proveedor?, Favor confirmar si dentro del alcance del servicio incluye la custodia definitiva de los documentos o si los documentos finales procesados serán entregados a la JEP para su custodia final

RESPUESTA: Se informa que el servicio de BPO NO requiere el suministro xx xxxxx, carpetas y custodia en bodega del proveedor.

EL alcance del presente proceso NO requiere la custodia definitiva de los documentos. Los documentos serán procesados dentro de las instalaciones de la JEP, cumpliendo con la normatividad señalada y de acuerdo con los lineamentos de la JEP y los protocolos establecidos en la etapa de consultoria de gestión documental.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 57

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 14, "La operación misma en su detalle será detallada por medio de las actividades y entregables que el proveedor deberá realizar como parte del contrato". Es importante tener la información más detallada del servicio operativo que se requiere ya que con ella se podra estimar de manera real cantidad de recursos tanto humanos como técnicos.

RESPUESTA: Se informa que los entregables y las actividades del proyecto están descritas al detalle en 2.1 Actividades y en 2.2 Entregables del documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental"

Su operación debe realizarse sobre el software implementado para tal propósito para la JEP, en cumplimiento de los siguientes puntos:

1. Soporte a la producción documental.

2. Recepción y registro.

3. Clasificación y catalogación.

4. Organización y conservación.

5. Acceso.

6. Record Management.

7. Desarrollo de la distribución y trámite.

8. Recuperación de documentos físicos y de contenidos.

9. Gestión de la disposición final de documentos físicos y de contenidos.

10. Control del traslado de documentos físicos.

11. Reportes e informes.

12. Servicios conexos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 58

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 14, El tempo de ejecución de la consultoria será durante la vigencia del Contrato o por cuanto tiempo se debe ejecutar?

RESPUESTA: De acuerdo al numeral 6.3 PLAZO DE EJECUCION del documento de Análisis Preliminar, el plazo de ejecución del contrato es de 32 meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

Complementario a esto, en el Anexo No. 1, numeral 1. Consultoría de gestión documental y administración de contenidos, se señala que en esta fase del proceso “El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades, y analizar, definir y aplicar sobre los respectivos instrumentos archivísticos.”

En el numeral 2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO en la página 14, se menciona que : “ El proveedor deberá prestar el servicio de Outsourcing bajo la modalidad de BPO para la operación relacionada con la gestión documental, incluidos servicios conexos, a partir del momento en que se pongan en producción componentes de software referentes a la Gestión documental y Administración de contenidos, hasta completar 24 meses “, lo cual de acuerdo al Plan General de Trabajo Estimado contenido en la tabla No. 80 de la página 76, del Anexo Técnico. Ítem MODALIDAD BPO, Actividad 9, deberá comenzar a partir del mes 9 de ejecución del contrato.

Es decir, El alcance de la presente contratación prevé los siguientes servicios:

1. Consultoría de gestión documental y administración de contenidos.

2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO.

3. Implementación de una herramienta ECM comercial para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.

5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 59

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 15, "además, debe realizar la gestión de los documentos físicos en las instalaciones de la JEP en las condiciones definidas por el AGN y los procesos de preparación de los documentos físicos que se definan producto de esta consultoría". ¿Se solicita definir de manera especifica las actividades a ejecutar?

RESPUESTA: Se aclara que de acuerdo con el alcance establecido en el objeto del contrato pág. 7 anexo

1. “Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de monitoreo y control y su aplicación”.

EN RELACIÓN CON LA CONSULTORÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE CONTENIDOS Anexo

técnico 1 Pág. 13 El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades, y analizar, definir y aplicar sobre los respectivos instrumentos archivísticos, como mínimo (a renglón seguido se enumeran 15 ítem) . En consecuencia las actividades a ejecutar, en

relación con la gestión de los documentos físicos en las instalaciones de la JEP, serán las que se definan producto de la consultoría en cumplimiento del objeto del contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 60

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 15, "Recepción y registro (Se debe tener en cuenta que la recepción de documentos puede ser: a nivel central - Bogotá, en Regionales" ¿Dónde se encuentran ubicadas las Regionales?

RESPUESTA: Se aclara que de acuerdo con lo expresado en el apartado de alcance del objeto a contratar, en referencia a la JEP :” la JEP tiene centralizadas sus operaciones administrativas en Bogotá DC”……página 9 anexo técnico 1, la herramienta debe garantizar la operación de regionales que están planeadas para el funcionamiento futuro de la JEP, pero no Hacen parte del alcance actual del proyecto.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 61

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1 Página 25, Lectura inteligente de contenidos a través de tecnologías de Reconocimiento de caracteres escritos a mano (HCR por sus siglas en inglés - Handprint Character Recognition). Se debe garantizar la calidad de la opción de búsqueda. "Es opcional que dentro la herramienta no cuente con esta función y que se ofrezca con otro aplicativo funcional de que ejecute dicha actividad?

RESPUESTA: Se informa que no es opcional, el proveedor en su solución debe ofrecer Lectura inteligente de contenidos a través de tecnologías de Reconocimiento de caracteres escritos a mano (HCR por sus siglas en inglés - Handprint Character Recognition). Puede utilizarse herramientas complementarias que satisfagan el requerimiento, sin que se generen costos adicionales a la JEP, las licencias de dichas herramientas deben ser a perpetuidad y a nombre de la JEP, la transferencia de conocimiento debe incluir la administración y uso de estas herramientas complementarias.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 62

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 25, Conversión de audio/video a texto. Es opcional que dentro la herramienta no cuente con esta función y que se ofrezca con otro aplicativo funcional de que ejecute dicha actividad?

RESPUESTA: Se aclara que el sistema de medios prestará el servicio de conversión de audio/video a texto, es opcional que la herramienta ofrecida cuente con esta funcionalidad.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 63

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 25, Personalización estándares de visualización (Imagen institucional de JEP). ¿Cuáles son las personalizaciones requeridas es todo el look and feel de la Entidad?

RESPUESTA: Se informa que las personalizaciones cubren la parametrización de la solución de ECM, de los desarrollos adicionales que se requieran y de las herramientas complementarias conforme a los requerimientos de la JEP. Dentro de las personalizaciones se incluye el look and feel de le Entidad.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 64

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 34, Se debe llevar a cabo la migración sobre la totalidad de la información estructurada y no estructurada, que se encuentre en los sistemas suministrados por el proveedor para las fases de implementación, desarrollo y pruebas, en el momento de salir a producción, conforme a los contenidos y las estructuras que se vayan generando en desarrollo del presente contrato. Antes de iniciar este proceso se debe presentar el Plan de Migración de Datos. ¿Cual es la estructura en la que el sistema nos entregará los datos?

RESPUESTA: Se informa que la en la actividad de migración, descrita en el documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental", El oferente debe establecer la estructura que requiere para la migración de los datos en común acuerdo con los administradores de los sistemas de la JEP .

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 65

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 1, Página 58, Los fondos documentales identificados con sus series o asuntos. ¿Se debe realizar inventario de los documentos que actualmente tiene la JEP? De ser afirmativo Aproximadamente cuantas unidades documentales se deben inventariar?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo con el alcance establecido en el objeto del contrato anexo 1. “Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de

Se informa que son dos estructuras de bases de datos que se tienen en Orfeo Una (1) en postgresql y la otra en SQLite

La cantidad de imágenes desagregadas por carpeta y por año es:

Año - 2017 – 105.218

Año - 2018 – 269.563

Año - 2019 – 25.943

- Actas – 16.222

- UNMIC – 5.911

La cantidad total de imágenes en la bodega contando con temporales es de: 505.681 (Cantidad a enero de 2019)

El tamaño en GB por carpeta:

Año - 2017 - 88GB Año - 2018 - 398GB Año - 2019 - 22GB

- Actas - 23GB. Corresponden a las Actas de Sometimiento a la Jurisdicción Especial para la Pas - JEP

- UNIMIC - 4,4GB

El tamaño total de los archivos almacenados en la bodega contando temporales en GB es de 544GB.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 66

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1, Página 5, Solicitudes de configuración, mejoras sobre el producto o nuevos desarrollos. Atención 24 horas. ¿Para el caso de nuevos desarrollos el tiempo no se podría cuantificar previo análisis del requeriiento por tal razón favor revisar estos tiempos

RESPUESTA: Se acoge la observación, para los nuevos desarrollos el tiempo de atención se modificará al siguiente "Atención:

La que se acuerde de común acuerdo JEP-Oferente seleccionado, luego del análisis de la solicitud" Este cambio se verá reflejado en la Adenda respectiva: Anexo No.2 Acuerdos de Nivel de Servicio BPO

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 67

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 6, Sobre Las métricas definidas por reposición por incumplimiento, por favor dejar el nivel bajo en un 1% de descuento de la facturación de igual manera para el numeral 6.2.2.

RESPUESTA: No se acoge la observación, la entidad se mantiene en las métricas de reposición por incumplimiento, definidas así:

Nivel de incumplimiento	Porcentaje de cumplimiento	Descuento en la facturación
No hay incumplimiento	96% -100%	0
Bajo	85%-95%	2%
Medio	65% - 84%	4%
Alto	0% - 64%	6%

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 68

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 6, nivel central (Bogotá) se contará con una (1) única ventanilla de correspondencia ¿Cuánto es el volumen diario, semanal o mensual aproximado de la correspondencia recibida y despachada?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo con lo expresado en el apartado de alcance del objeto a contratar, en referencia a la JEP :” la JEP tiene centralizadas sus operaciones administrativas en Bogotá DC”……página 9 . anexo técnico 1, la herramienta debe garantizar la operación de regionales que están planeadas para el funcionamiento futuro de la JEP, pero no hacen parte del alcance actual del proyecto. Por lo tanto solo se tendra una única ventanilla en Bogotá ubicada en la sede actual de la JEP

PROMEDIO MENSUAL:

- Radicación de entrada física: 2.456 Documentos radicados

- Radicación electrónica: 1.579 Documentos radicados

- Radicación expedientes físicos: 153 Recepción de expedientes judiciales

- Digitalización: 40.188 imágenes digitalizadas

- Alistamiento de envíos para entregar al operador 472: 2.222 comunicaciones

- Notificaciones realizadas a través del correo electrónico Info: 2.833 comunicaciones

- Devoluciones físicas: 252 Soporte: 554 en puestos de trabajo

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 69

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 8, Digitalización e indexación de correspondencia: la digitalización debe incluir el número de radicado. Cada página debe pasar por el scanner, obteniéndose la imagen digital de cada una; para cada página se debe aplicar proceso de OCR (o el mecanismo que se defina para extraer texto de imágenes). En todos los casos se implementará actividades rutinarias de control de calidad sobre el total de documentos digitalizados. Se debe tener en cuenta que puede haber documentos diligenciados a mano. Las unidades móviles no hacen digitalización, esta se lleva a cabo en las regionales o a nivel central, según sea el caso. ¿Cuantos folios tiene aproximadamente cada unidad de documentos recibidos?, Se debe digitalizar por tipo documental o por imagen separada?, ¿En que formato se debe realizar el proceso de Digitalización, TIFF, PDF, otro?, ¿Cuantas imágenes mensuales aproximadas se deben digitalizar?, ¿Se debe realizar procesos de ordenación cronológica de documentos y foliación?, ¿Cuales y cuantos son los campos de indexación de los Documentos?, ¿Se debe realizar el proceso de OCR al 100% de la documentación?, ¿Cuales son las series documentales a procesar?, Para el proceso de digitalización, este proceso se ejecutara de manera centralizada o descentralizada?, Favor confirmar el lugar de prestación de los servicios de digitalización.

RESPUESTA: Se informa que en el anexo 4 Antecedentes y contexto, se especifica la descripción de la Jurisdicción especial para la paz (JEP), el cual hace parte del Análisis Preliminar públicado, se encuentran dentro de la cadena de valor, la descripción e identificación preliminar de los procesos estratégicos, misionales, de soporte, y los de monitoreo y control.

En relación con las inquietudes acerca de las actividades de digitalización e indexación. Remitirse al anexo 2 Númeral 7 " Servicios de outsourcing de gestión documental y servicios conexos

En Los procesos de digitalización e indexación, la imagen obtenida, incluye el OCR del contenido del documento digitalizado, lo cual hace parte de los requerimientos técnicos especificados. En relación con el nivel de profundidad, tipo de color, tipo de archivo de salida, es necesario remitirse al detallamiento del objeto de la consultoría de gestión documental, etapa en la cual “ El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades. (Detallamiento del objeto. Anexo técnico 1 )

De acuerdo con lo expresado en el apartado de alcance del objeto a contratar, en referencia a la JEP :” la JEP tiene centralizadas sus operaciones administrativas en Bogotá DC”……página 9 anexo técnico 1, la herramienta debe garantizar la operación de regionales que están planeadas para el funcionamiento futuro de la JEP, pero no hacen parte del alcance actual del proyecto. Por tanto la digitalización se realiza en Bogotá, en las instalaciones de la JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 70

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 8, Para la correspondencia que trae anexos se digitalizará la carta remisoria y todos sus anexos, en esta actividad se efectúa el control de calidad de las imágenes, para garantizar su legibilidad, nitidez e integridad. ¿es decir, en una sola imagen estara la carta y sus anexos o por separado?

RESPUESTA: "Se informa que este es un resultado de las actividades relacionadas con "1. Consultoría de gestión documental ".

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 71

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 8, En el caso de los documentos que son recibidos por las unidades móviles, estos tiempos cuentan a partir del momento en que estos son recibidos por la regional o nivel central, según sea el caso. ¿Cuántos folios se reciben y despachan por cada unidad móvil?, ¿Donde se encuentran ubicadas las Regionales, se requiere personal del proveedor para operar en sitio?, de ser afirmativo ¿ Cantidad de recursos y perfiles por regional?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo con lo expresado en el apartado de alcance del objeto a contratar, en referencia a la JEP :” la JEP tiene centralizadas sus operaciones administrativas en Bogotá DC”……página 9 . anexo técnico 1, la herramienta debe garantizar la operación de regionales que están planeadas para el funcionamiento futuro de la JEP, pero no hacen parte del alcance actual del proyecto. En consecuencia no es necesarío contemplar actividades de recepción de documentos por unidades moviles o en las regionales.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 72

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 10, Durante todo el tiempo que el proponente preste el servicio de Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO, a la JEP, dicho proponente debe mantener cómo mínimo el siguiente equipo. ¿El personal requerido para el servicio de BPO es unicamente para prestar la funciones de correspondencia? ya que enuncian perfiles tanto de correspondencia como de elaboración de inventarios, fotocopiado, mesa de ayuda, soporte. ¿por favor definir por cada perfil que funciones debe ejecutar dichos recursos?, En que ciudad tendrán locación los roles de (Gerente de proyecto, Líder experto Gestión documental e implementación ECM, ingeniero implementación y profesional especializado)? Estarán ubicados en instalaciones del oferente o del contratante?, En que ciudad tendrán locación los roles de (Líder de Área, Auxiliar de reparto, auxiliar digitalización, aux Radicación, Aux Radicación procesos judiciales, auxiliar de envíos, )?Estarán ubicados en instalaciones del oferente o del contratante?, En que ciudad tendrán locación los roles de (coordinador de procesos, técnico de archivo para inventario, auxiliar de fotocopiado)?Estarán ubicados en instalaciones del oferente o del contratante?, En que ciudad tendrán locación los roles de (Administrador mesa de ayuda, respuesta mesa de ayuda, técnico de soporte, técnico de reparto físico)?Estarán ubicados en instalaciones del oferente o del contratante?

RESPUESTA: Se informa que de acuerdo con lo expresado en el apartado de alcance del objeto a contratar, en referencia a la JEP :” la JEP tiene centralizadas sus operaciones administrativas en Bogotá DC”. anexo técnico 1, la herramienta debe garantizar la operación de regionales que están planeadas para el funcionamiento futuro de la JEP, pero no hacen parte del alcance actual del proyecto. En consecuencia el personal solicitado de acuerdo con los perfiles señalados del equipo base , en el Analisis Preliminar numeral

2.2.2 DEL EQUIPO BASE DE TRABAJO y desarrollará sus actividades en la ciudad de Bogotá en la actual sede de la JEP.

Adicionalmente, la entidad informa que los perfiles solicitados para la operación deberán ser dimensionados y propuestos por el oferente cambio que se se verá reflejado en la adenda respectiva, teniendo en cuenta que el outsourcing de la gestión documental se verificará a través de los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 73

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Anexo 2, 6.1.2, Página 10, ¿Para la Implementación del ECM las funcionalidades del mismo se deben ejecutar sobre una misma interface? o ¿es opcional la integración de otras herramientas con el ECM que cumplan algunas actividades que el ECM no tiene?

RESPUESTA: Se aclara que el ECM se puede integrar con herramientas complementarias para cumplir con los requerimientos de la JEP. Estas herramientas complementarias no deben generar costos adicionales a la JEP, las licencias de dichas herramientas deben ser a perpetuidad y a nombre de la JEP, la transferencia de conocimiento debe incluir la administración y uso de estas herramientas complementarias.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 74

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Análisis preliminar, Página 18, Entrenamiento la entidad solicita: ECM - Usuario Final:

c) Debe ser de mínimo 30 horas, en grupos de 10 personas encargadas de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Con respecto a este requerimiento tenemos las siguientes preguntas:

A. A cuantas personas se les debe realizar este entrenamiento?

B. En qué ciudad se debe realizar este entrenamiento?

C. La JEP proporcionara las salas de capacitación para esta tarea?

D. Cuantos ciclos de entrenamiento espera tener la entidad?

RESPUESTA: Se aclara que la capacitación debe ser organizada por el proveedor, en un sitio cercano a las instalaciones de la JEP, para grupos de 50 personas, en mínimo 4 sesiones diarias, con una intensidad de 2 horas diarias por grupo y en horarios de 7:00 a.m. a 9:00 a.m., y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m., para 650 usuarios, encargados de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Previo al desarrollo de la misma, el proveedor deberá presentar el Plan de Capacitación, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del Contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 75

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: COMDATA

OBSERVACION: Análisis preliminar, Página 9, la entidad solicita ”Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos” este tipo de licenciamiento se pude dar a perpetuidad, pero la entidad debe tener en cuetna que cuanquier tipo de licenciamiento debe tener actualizaciones, cuyo pago de estas debe ser asumido por la entidad.

RESPUESTA: Se aclara que la entidad requiere que el licenciamiento de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos sea a perpetuidad a nombre de la JEP ; es responsabilidad del proveedor el soporte y mantenimiento durante toda la fase de implementación del ECM y un año más después del recibo a satisfacción por parte de la JEP, de este ítem. Este cambio xx xxxx reflejado en la respectiva Adenda.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 76

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES

OBSERVACION: Observación 1.

Con respecto a la Experiencia Mínima Habilitante solicitada en el documento de Condiciones Contractuales publicado, en relación con la Experiencia Mínima Habilitante:

2.2. CAPACIDAD TÉCNICA: EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE 2.2.1. Del proponente Las personas naturales y jurídicas (de forma individual o conjunta), nacionales o extranjeras que deseen participar, deberán acreditar con su propuesta que cuenta con experiencia específica en OUTSOURCING DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO, acreditando la totalidad de los siguientes servicios o actividades: (a) Consultoría de gestión documental. (b) Consultoría en administración de Contenidos. (c) Outsourcing de gestión documental. (d) Implementación de herramientas ECM para la gestión documental. El oferente deberá acreditar dicha experiencia mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones de contratos, suscritos, iniciados, ejecutados y terminados, dentro de los últimos diez (10) años contados desde la fecha de cierre del proceso de selección, y cuyo valor sumado sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial del proceso, Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento

Se plantea como una regla de aceptación de la experiencia:

2. En todo caso, no se aceptarán experiencias y/o certificaciones donde la participación del interesado haya sido como subcontratista, al igual que no se aceptarán auto certificaciones.

Solicitamos de manera respetuosa que se suprima esta restricción teniendo en cuenta que de esta manera se limita la concurrencia al proceso, y desconoce experiencia válidamente adquirida, que demuestra la idoneidad y competencia de los participantes, de conformidad con los siguientes argumentos:

RESPUESTA: Se acoge la observación, la subcontratación es válida siempre y cuando pueda soportarse que el contrato principal existe, en ese orden de ideas se procederá a aclarar dicho parrafo eliminando la no aceptación de certificaciones donde la participación del interesado haya sido como subcontratista, y se verá reflejado en la Adenda respectiva.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 77

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES

RESPUESTA: Se informa que el procesamiento Gestión documental corresponde al siguiente :

• Radicación de entrada física: 3.000 Documentos radicados

• Radicación electrónica: 1.500 Documentos radicados

• Radicación expedientes físicos: 250 Recepción de expedientes judiciales

• Digitalización: 50.000 imágenes digitalizadas

• Alistamiento de envíos para entregar al operador: 1.500 comunicaciones

• Notificaciones realizadas a través del correo electrónico Xxxx@xxx.xxx.xx : 1.500 comunicaciones

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 87

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 9. ANEXO 1. (Gestor Documental y de Contenidos), ESTIMATIVOS POR MES

Cuál es el volumen actual de expedientes custodiados por la JEP, según, el Formato único de Inventario Documental.

RESPUESTA: Se informa que el volumen actual de expedientes físicos custodiados por la JEP es de 2.900 unidades (Cantidad a enero de 2019)

Volumen de consulta de documentos físicos mensuales Promedio diario aproximado 45 documentos

Promedio mensual aproximado 900 documentos

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 88

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 10. ANEXO 1. (Gestor Documental y de Contenidos), Diagrama de los diferentes flujos básicos de información

Que se entiende por "CATEGORIZACION Y DIRECCIONAMIENTO"

RESPUESTA: Se informa que la definición se encuentra bajo la capacidad 7. Componentes extendidos del documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental". La Categorización y direccionamiento, corresponde a:

Para los documentos y contenidos recibidos por la Gestión Correspondencia, se debe contar con funcionalidades para:

a) Catalogación, según reglas.

b) Unión o fragmentación los documentos/contenidos para la remisión.

c) Remisión automática x Xxxxx/Unidad de Investigación/Tribunal xx Xxx de la JEP, PQRSD, área administrativa de la JEP, etc., según reglas.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 89

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 11. ANEXO 1. (Gestor Documental y de Contenidos), “Sistema de gestión Judicial JEP”

Qué tipo de soportes y en que formato son producidos los documentos, registros e información del Sistema de Gestión Judicial

RESPUESTA: Se aclara que para explicar el tipo de soportes y formato bajo en el que son producidos los documentos, registros e información del Sistema de Gestión Judicial nos remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como

RESPUESTA: Se aclara que las condiciones y normatividad definidas por el AGN sumadas a las demás normas contenidas en los documentos del presente proceso de selección son las que deben regir el

cumplimiento por parte del Oferente seleccionado del alcance del contrato. En particular, es responsabilidad del Oferente seleccionado desarrollar los diferentes instrumentos archivísticos conforme la normatividad del AGN (Archivo General de la Nación Colombia), e imlementar una solución que debe cumplir con la política archivística la custodia, resguardo, protección de los documentos de la JEP según el AGN. La solución a obtener para la JEP debe soportar las normas AGN.

TIPOLOGIA: Técnico

a) Recepción por los diferentes canales habilitados (correo electrónico o físico, formulario Web o ventanilla única de atención).

b) Registro y asignación de un código de radicación, según requerimientos de formato y estructura sobre dicho código por parte de la JEP. La radicación aplica a lo recibido por cualquiera de los diferentes canales habilitados para recepción.

c) Digitalización y almacenamiento según sea el caso.

d) Clasificación de contenidos.

e) Remisión a la dependencia indicada. Cuándo son de carácter misional, se remiten a la Secretaría General . Implica el envío de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias cuando corresponda.

f) Gestión del envío de respuesta .

La recepción y envío de respuesta se hará de forma centralizada en las instalaciones de la Jurisdicción Especial para la Paz. Es necesario llevar la trazabilidad de todo el proceso de gestión de correspondencia.

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 21. Numeral 1.4. ALCANCE DEL OBJETO

¿Cuál es el volumen de datos y contenidos históricos de la JEP que se encuentran actualmente en el sistema Orfeo, deben ser migrados a la herramienta ECM?

Indicar la cantidad estimada de documentos y expedientes a migrar, el espacio de almacenamiento que ocupan actualmente esos datos y contenidos, y el periodo de tiempo (años) de la base de datos histórica que se estima migrar.

RESPUESTA: Se informa que son dos estructuras de bases de datos que se tienen en Orfeo Una (1) en postgresql y la otra en SQLite

La cantidad de imágenes desagregadas por carpeta y por año es:

Año - 2017 – 105.218

Año - 2018 – 269.563

Año - 2019 – 25.943

- Actas – 16.222

- UNMIC – 5.911

La cantidad total de imágenes en la bodega contando con temporales es de: 505.681 (Cantidad a enero de 2019)

El tamaño en GB por carpeta:

Año - 2017 - 88GB Año - 2018 - 398GB Año - 2019 - 22GB

- Actas - 23GB. Corresponden a las Actas de Sometimiento a la Jurisdicción Especial para la Pas - JEP

- UNIMIC - 4,4GB

El tamaño total de los archivos almacenados en la bodega contando temporales en GB es de 544GB. No. de documentos en el repositorio 9 millones

Falta digitalizar 7´500.000 folios lo cual equivale a un aprox de 500 Gigas Se proyecta un crecimiento de aproximadamente 1 tera por año

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 30. ANEXO 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Capacidad: 6 Lectura inteligente de contenido)

¿Qué tipo de formatos de audio y video se requiere convertir a texto?

RESPUESTA: Se informa que para explicar los tipos de formatos de audio y video nos remitimos a la definición de contenido que se encuentra en el documento Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental. "Contenido: refiérase a cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), incluye a los documentos digitales. Son ejemplos: archivos en formato utilizado en el procesamiento de texto cómo .doc; en formato de presentación cómo .ppt; en formato para el manejo de información de hojas de cálculo como .xls; en formato de almacenamiento de documentos como .pdf; en formato para la compresión de imágenes como .BMP, .GIF, .JPG, .TIF, .PNG, etc.; en formato para la comprensión de audio como WAB, .MP3, etc.; en formato para la comprensión de video digital como .AVI, .MPEG, .MOV, .WMV,

¿La JEP dispone en la actualidad de instrumentos archivísticos desarrollados e implementados (tales como inventario de Series y subseries documentales en uso, Cuadro de Clasificación Documental - CCD, Tablas de Retención Documental - TRD, Tablas de Control de Acceso - TCA, etc.) que puedan o deban ser reutilizados para la elaboración de los entregables de la consultoría de gestión documental?

RESPUESTA: Se informa que durante la consultoría de Gestión documental . “ El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función

de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades. (Detallamiento del objeto. Anexo técnico 1 Pág. 13).

De acuerdo con el alcance establecido en el objeto del contrato pág. 7 anexo 1. “Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de monitoreo y control y su aplicación”.

El desarrollo de los instrumentos actuales con los que cuenta la JEP para su gestión documental debe ser incorporado a los entregables solicitados en el proceso.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 119

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 41. ANEXO 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Actividad: 11. Especificación de componentes extendidos)

Además de la FGE y PGN ¿Qué otras entidades externas será necesario analizar (dentro del alcance del proyecto) para identificar los datos y contenidos que aportan?

RESPUESTA: Se aclara que el componente de ETL no debe ser tenido en cuenta en lo que corresponde a la capacidad "7. Componentes Extendidos". Lo anterior se fundamenta en que luego de una revisión técnica se encontró que no se requiere del componente que se denomina "Procesos entidades Externas" (bajo dicho componente era que se mencionaba explíticamente el tema de ETL).

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 120

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 42. ANEXO 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Actividad: 19. Migración)

¿Cuáles son las funcionalidades principales del sistema Orfeo: tramitación de expedientes, archivo electrónico, etc.? ¿Después de la migración seguirá funcionando o deberá ser sustituido la nueva por la herramienta ECM?

RESPUESTA: Se informa que las funcionalidades del sistema ORFEO, estan asociadas al servicio de ventanilla única de correspondencia y sus procesos de organización, tramite y los aspectos operativos necesarios para ; la recepción, registro, entrega, seguimiento y demás proceso relacionados con el manejo de las comunicaciones producidas y recibidas en la entidad.

Luego de la migración, a la herramienta ECM y de acuerdo con las funcionalidades solicitadas, la herramienta ECM debe entrar en funcionamiento, por lo tanto esta herramienta sustituye el sistema ORFEO.

Confirmar si los documentos a migrar, tanto sus contenidos como sus metadatos) están en la actualidad correctamente clasificados y archivados en el sistema Orfeo, y cumplen con las políticas y lineamientos de gestión documental de la JEP y la normatividad general de la Nación tales como Plan Institucional de Archivos

- PINAR, Programa de Gestión Documental - PGD, Series y subseries documentales, Cuadro de Clasificación Documental - CCD, Tablas de Retención Documental - TRD, Tablas de Control de Acceso - TCA, etc. Indicar si es necesario desarrollar y aplicar instrumentos archivísticos en el proceso de migración."

RESPUESTA: "Se informa que actualmente los documentos a migrar ( contenidos y metadatos) se están administrando en el sistema ORFEO y de acuerdo con las necesidades y lineamentos de la JEP. Es necesarío remitirse al anexo técnico 1 numeral 1 pág 7 Descripción general del alcance. ""Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de monitoreo y control y su aplicación y la normatividad del Archivo general de la Nación, entre ellos: Plan Institucional de Archivos – PINAR. Programa de Gestión Documental – PGD. Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónicos de archivo. Bancos terminológicos de tipos. Series y sub-series documentales. Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. Diccionario de datos (Metadatos). Cuadro de Clasificación Documental – CCD, Tablas de Retención Documental – TRD, Formato Único de Inventario Documental – FUID y Tablas de Control de Acceso – TCA.

..."" Motivo por el cual las políticas la normatividad y los programas de gestión documental hacen parte integral de la consultoría de Gestión documental y administración de contenidos.

La formulación e implementación de: el Plan Institucional de Archivos - PINAR, Programa de Gestión Documental - PGD, Series y subseries documentales, Cuadro de Clasificación Documental - CCD, Tablas de Retención Documental - TRD, Tablas de Control de Acceso - TCA, etc. Hacen parte de la consultoria de gestión documental y administración de contenidos. anexo 1 especificaciones técnicas. Actualmente los documentos que se encuentran archivados en el sistema ORFEO han sido clasificados y archivados de acuerdo con las necesidades y lineamientos de la JEP y sobre los campos obligatorios requeridos para la gestión documental, el oferente seleccionado debe realizar la extracción y exportación de los datos y contenidos históricos que se encuentran en Orfeo . "

RESPUESTA: Se aclara que en los procesos de digitalización, la imagen obtenida, incluye el OCR del contenido del documento digitalizado, lo cual hace parte de los requerimientos técnicos especificados.

La tecnología HCR hace referencia a la capacidad de Lectura inteligente de contenidos a través de tecnologías de Reconocimiento de caracteres escritos a mano (HCR por sus siglas en inglés - Handprint Character Recognition). Se debe garantizar la calidad de la opción de búsqueda.

En relación con la calidad de los documentos para OCR, la cantidad de procesos HCR , los tipos de documentos. Es necesario remitirse al detallamiento del objeto de la consultoría de gestión documental y administración de contenidos, etapa en la cual “ El proveedor deberá entender el funcionamiento de la JEP dada su especificidad y su creación en el marco del Sistema de Verdad Justicia Reparación y Garantía de no repetición, SIVJRNR, con una temporalidad definida, una vocación de permanencia en tanto archivo histórico y adoptar los mecanismos correspondientes para que las víctimas y la sociedad en general puedan acceder al archivo de la información recolectada en cumplimiento de su función de administrar justicia transicional y articularse con el SIVJRNR y su relación con otras entidades. (Detallamiento del objeto. Anexo técnico 1 Pág. 13).

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 131

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 53. Anexo 1. Especificaciones Técnicas

15. Especificación de Componentes Extendidos. Todos los modelos y diagramas de este entregable, deben estar en UML y estos deben ser entregados a la JEP con los respectivos archivos fuentes en Visio.

Se circunscribe a Diagrama de arquitectura/ Diagrama de Clases y Diagrama E/R?

RESPUESTA: Se aclara que lo referente a los documentos de especificación, de acuerdo al documento "Anexo 1 - Especificación Técnicas Sistema Gestión Documental"se tiene que:

El documento debe contar con por lo menos el siguiente contenido:

1. Especificaciones de requerimientos (Funcionales, No funcionales y Técnicos).

a. Respecto a los requerimientos funcionales, se deben desarrollar los Diagramas de casos de uso y la descripción de cada caso de uso con por lo menos: Actores, Resumen, Pre Condición, Post Condición, Flujo Normal de eventos (Acción del actor y Respuesta de los componentes) y Flujos alternativos de eventos (Acción del actor y Respuesta de los componentes).

b. Respecto a los requerimientos no funcionales, se debe considerar como mínimo los criterios de calidad: Desempeño, Consistencia, Mantenibilidad, Seguridad, Usabilidad.

2. Especificaciones de la interfaz gráfica (en concordancia con lo definido para el mismo tema en el entregable de “Especificación de Componentes Extendidos”): lineamientos generales sobre las disposiciones gráficas a implementar soportadas en las funcionalidades de la herramienta y los requerimientos de la JEP, siguiendo los lineamientos GEL.

Todos los modelos y diagramas de un entregable, deben estar en UML y estos deben ser entregados a la JEP con los respectivos archivos fuentes en Visio.

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 60. Dentro del numeral 6.8., el cual hace referencia al ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS PARA AMPARAR LOS PERJUICIOS POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. Se establece:

El Oferente favorecido con la aceptación de la propuesta constituirá, a favor de FIDEICOMISOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. -PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ,

NIT 000.000.000-3., por parte de una compañía de seguros legalmente establecida en el país, una garantía de cumplimiento entre particulares, que contenga como mínimo los siguientes amparos: ... Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Para garantizar que el CONTRATISTA cumpla con las obligaciones laborales derivadas del empleo de terceras personas por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo, y tres (3) años más. Póliza de responsabilidad civil extracontractual ➢ Responsabilidad Civil Extracontractual: por el equivalente al veinte por ciento (20%) del

valor total del contrato incluido XXX, con una vigencia igual a su plazo y seis meses más. Agradecemos a la Entidad disminuir los porcentajes solicitados dentro de los amparos señalados, toda vez que superan los porcentajes que se solicitan normalmente dentro de la costumbre comercial. Solicitamos que el Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones se constituya en un 5% y Responsabilidad Civil Extracontractual en un 10%.

RESPUESTA: No se acoge la observación, atendiendo al alto componente xx xxxxxxx humano que requiere el proyecto y los riesgos que pueda generar el incumplimiento por parte del contratista de la normativa laboral o los conflictos que puedan generarse con sus colaboradores. De esta manera no se disminuirá el porcentaje de dicho amparo.

Con relación a la póliza de responsabilidad civil extracontractual se acoge la observación, teniendo en cuenta las modificaciones que se derivan de esta respuesta a observaciones asi como lo previsto en el Manual de Contratación del FCP se disminuirá su porcentaje al 10% del valor del contrato, lo cual se verá reflejado en la adenda respectiva.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 139

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 61. Dentro de la minuta del contrato en los Requisitos para el Pago, se establece: El Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz PA-FCP realizará el pago pactado, previo cumplimiento de los siguientes requisitos 3. Autorización de pago por parte de la Jurisdicción Especial para la Paz.

Agradecemos a la Entidad, informar quien es el encargado por parte de la Jurisdicción Especial para la Paz para emitir la mencionada autorización.

RESPUESTA: En el numeral 6.11 del Analisis Preliminar, se establece que los supervisores del contrato son los encargados para autorizar los pagos al contratista.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 140

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 62. Dentro la minuta del contrato no se establece la cláusula de Xxxxxx, que se indica en el texto del análisis preliminar. Solicitamos a la Entidad Incluir lo pertinente.

RESPUESTA: Se acoge la observación y se aclara que en la minuta del contrato clausula DÉCIMA SEGUNDA PENAL PECUNIARIA Y DE APREMIO, se encuentra el detalle de lo solicitado. En todo caso se hará el ajuste y se verá reflejado en la adenda respectiva con respecto de la palabra Multas, conforme a lo establecido en el Manual de Contratación del FCP.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 141

FECHA:

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 63. Confidencialidad. La cláusula de confidencialidad establecida en la minuta solo aplica para el Contratista.

La confidencialidad debe aplicar y para las PARTES del contrato, por lo que solicitamos a la Entidad realizar el ajuste pertinente.

RESPUESTA: No se acoge la observación por que el manejo de la información y el uso de la misma para entidades estatales es el establecido en la Ley, así mismo los productos que obtendrá de la ejecución del proyecto.

TIPOLOGIA:

NUMERO: 142

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 64. RESPONSABILIDAD. No se señala dentro del anexo, alguna cláusula que regule la responsabilidad contractual.

Se solicita a la Entidad, estudiar la posibilidad de incluir dentro de la cláusula citada, la limitación de responsabilidad a cargo del contratista, en el sentido que sea responsable por el cumplimiento pleno de sus obligaciones. En relación con los perjuicios, las Partes únicamente responderán por el daño emergente derivado de las acciones u omisiones que le sean directamente imputables. En ningún evento las Partes responderán por lucro cesante, daños indirectos, consecuenciales, y/o perdida de información. En todo caso, la responsabilidad de las Partes en ningún evento excederá el cien por ciento del valor del presente negocio jurídico, salvo en los eventos de dolo o culpa grave o daños contra terceros, en los cuales la responsabilidad será plena.

RESPUESTA: No se acoge la observación. En las Cláusulas Decima Segunda, Decima Cuarta y Vigésima Primera de la minuta del contrato se encuentra detallada la responsabilidad contractual y las consecuencias de su incumplimiento en las condiciones establecidas en el Manual de Contratación del FCP.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 143

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 65. A lo largo del documento se especifica que uno de los requerimientos es el outsourcing de Gestión Documental y servicios conexos y se establece una plantilla mínima a dimensionar con unos perfiles concretos para la prestación de dichos servicios (55 FTEs). En el modelo de preciario (FORMATO no2 OFERTA ECONOMICA del documento de Análisis Preliminar) se indica el preciario a cumplimentar, que en el caso de Outsourcing de gestión documental incluye 4 ítems:

· BPO del servicio 24 meses: entendemos que es el total por 24 meses de servicio de los servicios incluidos en el Outsourcing documental y que son ejecutados por el equipo configurado para ello. Por favor confirmar.

· Capacitación Usuarios: entendemos que es una partida adicional para la capacitación de usuarios en el uso de la plataforma (que no será ejecutada por la plantilla dimensionada para la prestación de los servicios de Outsourcing). Por favor confirmar.

· Servicios conexos 10% del BPO. Necesitamos aclarar este ítem del preciario.

· Es directamente el 10% de lo indicado en el ítem 1?

· Que son los servicios conexos?

· Se supone que son ejecutados por la plantilla base configurada para el servicio de Outsourcing o son servicios adicionales que requieren de perfiles adicionales?

· Son servicios puntuales o se producen de forma más o menos lineal a lo largo del contrato?

1. Soporte técnico y funcional y mantenimiento. Incluye mesa de ayuda de Xxxxx 0 - 10% del licenciamiento.

· Se refiere a servicios de soporte técnico y soporte a usuarios en el manejo de la herramienta?

· Al indicar 10% del licenciamiento se supone que está limitado al 10% del total xx xxxxxxx de licenciamiento (ítem número 3 del preciario de Consultoría e implementación de una herramienta ECM)?.

RESPUESTA: Se informa que:

1. El BPO se refire a Business Process Outsourcing - Externalización de Procesos de Negocios. En el caso de la JEP corresponde a la modalidad del servicio de "Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos" que el Oferente seleccionado debe proveer a la JEP por 24 meses, a partir de la finalización de la primera fase de la "Implementación de una herramienta ECM en la JEP de acuerdo a las necesidades propias de la entidad".

2. La capacitación en el uso de la herramienta es para los empleados de la JEP que tienen un vinculo laboral con la Entidad (funcionarios y contratista), la cual debe ser impartida por personal del proveedor diferente al personal que presta los servicios de BPO; adicionalmente se aclara que no incluye la capacitación del equipo de personas del que disponga el Oferente seleccionado para llevar a cabo el "Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO".

3. Respecto a "Servicios conexos 10% del BPO" corresponde al 10% del precio estimado para el "Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO", siendo una de las bases para formular el valor del presupuesto.

4. El concepto de "Servicios conexos" corresponde a los servicios por demanda complementarios a la gestión documental, adicionales a los flujos documentales que se definan para la gestión documental de la JEP; por ejemplo: fotocopido (repografía), impresiones adicionale y conversiones adicionales de formato. Involucran también servicios profesionales adicionales, como la generación de reportes y de métricas extras.

5. Los "Servicios conexos" deben ser provistos por el equipo del Oferente seleccoinado.

"Soporte técnico y funcional y mantenimiento. Incluye mesa de ayuda de Xxxxx 0 - 10% del licenciamineto":

1. Se refiere a la solución de incidencias en sitio por parte de ingenieros del Oferente seleccionado. También incluye la solución de preguntas a usuarios (finales y técnico-administrativos) respecto al manejo de la herramienta.

2. Respecto a "10% del licenciamiento", éste corresponde al 10% del precio estimado para el "licenciamiento", siendo una de las bases para formular el valor del presupuesto.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 144

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 66. Cuál es el horario de la prestación del servicio de outsourcing de Gestión Documental y servicios conexos?

RESPUESTA: Se informa que el horario de de la JEP, es de 8:00 AM a 6:00 PM . De lunes a viernes . En caso de eventualidades que requieran los servicios xx xxxx de ayuda, estas deberán ser cubiertas por el proveedor, previa solicitud de la JEP.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 145

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 67. Numeral 2.2. CAPACIDAD TÉCNICA: EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE

2.2.1. Del proponente

“Las personas naturales y jurídicas (de forma individual o conjunta), nacionales o extranjeras que deseen participar, deberán acreditar con su propuesta que cuenta con experiencia específica en OUTSOURCING DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SERVICIOS CONEXOS BAJO MODALIDAD BPO, acreditando la totalidad

de los siguientes servicios o actividades:

(a) Consultoría de gestión documental.

(b) Consultoría en administración de Contenidos.

(d) (d) Implementación de herramientas ECM para la gestión documental.

El oferente deberá acreditar dicha experiencia mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones de contratos, suscritos, iniciados, ejecutados y terminados, dentro de los últimos diez (10) años contados desde la fecha de cierre del proceso de selección, y cuyo valor sumado sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial del proceso, Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento

Cada certificación aportada debe acreditar la ejecución de al menos una (01) de las actividades o servicios

descritos en los literales a), b) c), y d) del presente numeral.”

Teniendo en cuenta que las solución y sistemas de información solicitados por la Entidad son especializados y en la mayor parte de los casos configurados a la medida independientemente de la ubicación geográfica que puede ser desarrollado en varios países, cordialmente solicitamos a la Entidad considerar la figura de INVOCACIÓN DE MÉRITOS, es decir, aportar la experiencia requerida en el proceso de la referencia, a través de contratos de nuestra empresa matriz, filial(es) y/o subordinada o subsidiarias, de acuerdo con el Artículo 260 del código de comercio modificado por el artículo 26 de la ley 222 de 1995, en el cual se establece: “Una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquélla se denominará filial o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de la matriz, en cuyo caso se llamará subsidiaria.”

Por lo anterior, es claro que una matriz y sus subordinadas, a pesar de ser personas jurídicas independientes, las segundas dependen de las primeras, y se puede afirmar que la experiencia de una NO es diferente a la de la otra, y es viable acreditar la misma con los proyectos o contratos ejecutados por la matriz, así como con las certificaciones que se exijan, por lo que esta figura jurídica es conocida como “invocación de méritos”. Pudiéndose definir la invocación de méritos como la posibilidad que existe para acreditar la experiencia técnica obtenida por un grupo empresarial en cualquier momento que sea necesario por una de las sociedades que lo conforman; así, una sociedad matriz puede acreditar como propios los logros obtenidos por su subordinada – filial o subsidiaria – o entre filiales entre sí, al haberse acreditado situaciones particulares en una de sus empresas hermanas. Agradecemos a la Entidad atender favorablemente nuestra petición.

Adicionalmente, solicitamos que se permita la acreditación de contratos que se encuentren actualmente en ejecución debido a que este tipo de contratos, por su naturaleza, buena ejecución y continuidad generalmente tiene una renovación automática o extensiones en el tiempo de operación y/o soporte, lo cual implica que el proponente cuenta con la experiencia en implementación y puesta marcha del proyecto y no necesariamente por estar terminado se puede decir o no que se cuenta con esta capacidad más aún cuando a través del tiempo el contrato se encuentra vigente.

RESPUESTA: No se acoge la observarción, de acuerdo con la Guía de Asuntos Corporativos en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente, “por regla general, el proponente solo puede acreditar la experiencia que ha obtenido y no la experiencia de su matriz, subsidiarias o integrantes del mismo grupo empresarial”, por lo que no es viable aceptar la observación.

Por otra parte reiteramos que los contratos para demostrar la experiencia especifica del proponente deben estar suscritos, iniciados, ejecutados y terminados, dentro de los últimos diez (10) años contados desde la fecha de cierre del proceso de selección, lo cual garantiza pluralidad de oferentes y permite demostrarle a la entidad la experiencia en el objeto contractual y el inicio y cierre completo de contratos anteriores que acrediten certeza del cumplimiento contractual del proponente, por tal motivo los contratos en ejecución no son válidos para acreditar experiencia por lo que no será tenida en cuenta la observación.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 146

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 68. Numeral 1.10. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y FUNDAMENTO JURÍDICO QUE LA SOPORTA

Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y el valor del presupuesto estimado se considera pertinente adelantar un proceso de selección a través de la modalidad de Convocatoria Pública, de conformidad con las normas contenidas en el numeral 2.3.1 del Manual de Contratación del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz PA-FCP versión 3.0, y en lo no regulado particularmente, por los principios de la Función Pública y las normas civiles y comerciales existentes sobre la materia.

Solicitamos a la Entidad por favor publicar o remitir el Manual de Contratación versión actualizada que aplicará para el presente proceso.

RESPUESTA: Se informa que el Manual de Contratación del FCP actualizado se encuentra publicado en el link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxx-xx-xxx.xxxx

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 147

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 69. Numeral 2.2. CAPACIDAD TÉCNICA: EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE

2.2.1. Del proponente

(…)

Lo anterior debe ser certificado por la entidad contratante a través de copia del contrato respectivo acompañado de su acta de finalización o de liquidación, documentos que deben contener como mínimo la siguiente información….

(…)

Únicamente se tendrán en cuenta dentro de la evaluación, la copia de los contratos aportados con su acta de finalización o liquidación que se relacionen en el FORMATO No. 1 DESCRIPCIÓN DE EXPERIENCIA HABILITANTE DE del Presente Documento de Análisis Preliminar. Sin perjuicio de lo anterior el PA FCP se reserva el derecho para exigir al OFERENTE toda la documentación de acreditación adicional que estime conveniente hasta la selección del contratista

Respetuosamente solicitamos a la Entidad, que permita que la experiencia sea acreditada mediante certificación de experiencia expedida por el cliente o copia del contrato o con acta de finalización o de liquidación, siempre y cuando en ellos se pueda verificar la información solicitada por la Entidad.

RESPUESTA: Se acoge la observación. Por lo tanto se aclarará que el esquema de acreditación de experiencia establecerá que si la certificación del contratante presentada no permite verificar la totalidad de condiciones establecidas, deberá igualmente anexarse el contrato junto con el acta de liquidación o finalización,

este ajuste se verá reflejado en la adenda respectiva.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 148

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: INDRA

OBSERVACION: 70. Numeral 2.2. CAPACIDAD TÉCNICA: EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE

2.2.1. Del proponente

(…)

Mínimo una de las certificaciones aportadas por el oferente, deberá acreditar la Implementación de la herramienta ECM ofertada y/o la Consultoría y/o Reingeniería y/o Rediseño de sistemas de gestión documental evidenciando un valor ejecutado equivalente como mínimo al 60% del valor total del Presupuesto Oficial Estimado para la presente contratación, expresado en SMLMV, a continuación, se describen los valores de los últimos 10 años:

Solicitamos a la Entidad tener en cuenta que la experiencia requerida puede ser en la implementación de cualquier herramienta ECM no necesariamente la ofertada, que sin embargo cumpla con las características técnicas solicitadas dentro del alcance de la presente contratación. Asimismo, solicitamos que el valor ejecutado equivalente como mínimo sea del 30% del valor total del Presupuesto Oficial Estimado para la presente contratación o en su defecto que el 60% solicitado sea cumplido con la sumatoria de dos más contratos acreditados como experiencia.

RESPUESTA: No se acoge la observación pero se reflejará un cambio en la adenda respectiva asi:

(a) Consultoría de gestión documental según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(b) Outsourcing de gestión documental bajo modalidad BPO según la normatividad del Archivo General de la Nación.

(c) Implementación, y/o Rediseño y Reingeniería en soluciones de gestión documental con herramientas ECM, según la normatividad del Archivo General de la Nación.

Cada certificación aportada debe acreditar la ejecución de al menos una (01) de las actividades o servicios descritos en los literales a), b), y c) del presente numeral.

A continuación, se describen los valores de SMMLV de los últimos 10 años: AÑO SALARIO MÍNIMO

2008 $ 461.500.oo

2009	$ 496.900.oo
2010	$ 515.000.oo
2011	$ 535.600.oo
2012	$ 566.700.oo
2013	$ 589.500.oo
2014	$ 616.000.oo
2015	$ 644.350.oo
2016	$ 689.455.oo
2017	$ 737.717.oo
2018	$ 781.242.oo
2019	$ 828.116.oo

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 149

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 1. Confirmarnos que el proceso y todas las actividades del mismo serán manejadas por el SECOP 2, ya que en el cronograma para el dia 15 de febrero de entrega de las propuestas dice que entregar en la dirección Calle 72 10-03. Es contradictoria la información

RESPUESTA: Se aclara que el proceso NO se va a manejar por XXXXX XX.

En el análisis preliminar en el numeral 4.2 – Aviso de convocatoria se precisa: “(…) se realizará la publicación de la convocatoria en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP II. Esto con un fin exclusivamente informativo a la ciudadanía en general, por lo que a través del SECOP II no se adelantará proceso alguno de recepción de observaciones, propuestas y demás etapas del proceso contractual”.

- Documento Aviso de Convocatoria.

Numeral 5. “PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

En el día y hora señalados en el cronograma de actividades, en acto público se llevará a cabo el cierre del presente proceso de selección.

De igual forma, se aceptarán las propuestas que se radiquen antes de la fecha y hora señaladas en el cronograma para el cierre. Las Ofertas serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00, Xxxx 0 Xxxxxx de Recursos de

Información CRI, en la ciudad de Bogotá D.C., en los términos y condiciones señalados en el Análisis Preliminar

de la Contratación”.

- Documento Análisis Preliminar.

- De igual manera, para mayor claridad en la publicación realizada en SECOP II se precisó: “Se pone a disposición del público el proceso de selección con recursos del consorcio FCP 2018 actuando como administrador y vocero del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz – PA-FCP, las observaciones deben remitirse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, las propuestas se radican en físico en la xxxxx 00 xx. 00 00, xxxx 0 xxxxxx de recursos de información CRI Bogotá D.C, Colombia”

Por lo anterior, se puede concluir: (i) las ofertas sólo serán recibidas en Xxxxx 00 Xx. 00-00 y (ii) la publicación de convocatoria a través deSECOP II es únicamente de carácter informativo.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 150

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 2. Aclarar si este proceso es el mismo que salio el 8 de enero de 2018 a las 3:04 p.m. pero publicado por la Fiduciaria Previsora; y ese mismo dia por la Presidencia de la República; en caso de ser el mismo indicarnos cual de las tres entidades va a ser el contratante

RESPUESTA: Se confirma que el proceso es el mismo publicado en la página de la Fiduprevisora, en la sección Fondo Colombia en Paz, el pasado viernes 4 de enero, como Convocatoria Xxxxxxx Xx. 000 xx 0000 - XXX xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx-Xxxxxxx-000-0000-XXX/000/00. El contratante será el CONSORCIO FONDO XXXXXXXX XX XXX 0000 COMO VOCERO Y ADMINISTRADOR DEL PATRIMONIO

AUTONOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ, y el contrato se ejecutará en la JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ.

TIPOLOGIA: Jurídico

NUMERO: 151

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 3. Aclarar el número de meses del contrato ya que en el análisis preliminar dice que 32 meses pero en el anexo 1 dice 24 meses

RESPUESTA: Se aclara que el alcance de la presente contratación prevé los siguientes servicios:

1. Consultoría de gestión documental.

2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO .

3. Implementación de una herramienta ECM comercial para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.

5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 152

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 4. Indicarnos si estas cantidades relacionadas en el anexo 1 pgn.10 corresponden al total del tiempo del contrato.

RESPUESTA: Se aclara que los estimados están tomados de periodos mensuales (1 mes), es decir no corresponden a la ejecución completa del contrato.

TIPOLOGIA: Técnico

NUMERO: 153

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 5. Solicitamos sea revisada la forma de pago, ya que si son 32 meses del contrato dejar solo 5 pagos significa que se debe financiar el proyecto por 6 meses mínimo y esto hace que se comprometa todo el capital de trabajo solicitado, generando desequilibrio en el proponente. Sugerimos sean pagos cada 3 meses reorganizando las labores y entregas para dichos tiempos.

RESPUESTA: No se acoge la observación y se mantiene en las condiciones fijadas para la forma de pago.

Como se muestra en el Análisis Preliminar, en el numeral 6.5 FORMA DE PAGO, los cinco pagos descritos se harán sobre el valor establecido en la oferta económica para las Fases I y II que involucra la Consultoría, ECM Licencias, Implementación y Modelamiento. En el Anexo 1, de acuerdo al Plan General de Trabajo Estimado contenido en la tabla No. 80, estas actividades deberán ejecutarse durante los 12 primeros meses de la ejecución del contrato. Los servicios de outsourcing, que según lo planeado deberán comenzar en el mes 9, se pagarán al oferente mediante mensualidades iguales vencida, equivalentes al valor mensual ofertado por el proveedor en su propuesta, o proporcional al número de días que se preste el servicio durante el mes. Por lo mismo, los 5 primeros pagos se realizarán durante los 12 primeros meses y a partir del mes 9, se harán pagos mensuales correspondientes a los servicios de operación prestados, previo recibo a satisfacción de la JEP.

TIPOLOGIA: Financiera

NUMERO: 154

FECHA: 18 01 2019

FIRMA: ECAPTURE SAS

OBSERVACION: 6. Solicitamos que para la experiencia sean tenidas en cuenta las certificaciones expedidas por la entidades y que estén registradas en el RUP mas no exigir los contratos con actas de liquidación respectiva

RESPUESTA: Se acoge la observación parcialmente. En relacion con la posibilidad de presentar la experiencia en el RUP dado que este no cuenta con toda la información necesaria para verificar la ejecución y objeto contractual, no se permitirá que esta se acredite con solo dicho documento. Por otra parte si las certificaciones allegadas no permiten verificar la totalidad de condiciones establecidas, deberá igualmente anexarse el contrato junto con el acta de liquidación o finalización. Este ajuste se verá reflejado en la adenda respectiva.

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