CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES Grupo Empresarial SURA
CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES
Grupo Empresarial SURA
Generar Valor y Confianza, un propósito que tenemos en común
Cumplimiento
Este documento es una extensión del Código de Conducta de Grupo Empresarial SURA.
El conocimiento de este Código es un requisito previo a cualquier contrato que se celebre con las Compañías que hacen parte de Grupo Empresarial SURA. Mediante la firma del contrato y la aceptación de la orden de compra, el proveedor se compromete a que sus operaciones estarán sujetas a las disposiciones incluidas en el presente documenr en capacidad de demostrar su acatamiento.
Las Compañías podrán realizar en forma directa o a través de terceros, seguimientos y evaluaciones para verificar su cumplimiento, en caso que Grupo Empresarial SURA conozca cualquier acción o condición irregular exigirá medidas correctivas.
¿A quién aplica este código?
Grupo Empresarial SURA ha establecido unos principios de actuación específicos que deberán ser aceptados expresamente por los proveedores y que se anexarán a los correspondientes contratos. El no cumplimiento de las acciones aquí contenidas puede conllevar sanciones, e incluso la terminación de la relación contractual de acuerdo con lo dispuesto en este Código, los lineamientos internos de las Compañías y la normatividad vigente.
Este documento se extiende a todas las filiales y subsidiarias de Grupo Empresarial SURA y define unos estándares mínimos no negociables a los que deben adherirse nuestros proveedores, independiente del lugar en donde se produzcan los bienes o presten los servicios. Se espera que a quienes apliquen las disposiciones
expresadas en el presente Código, cumplan con la regulación local aplicable y demás normas legales vigentes, y en los casos en los que las disposiciones legales y el presente Código aborden los mismos temas, aplicarán las que proporcionen mayor protección.
Nuestras acciones, nuestro valor
Los proveedores son parte esencial de nuestra gestión, al trabajar juntos compartimos riesgos y generamos oportunidades, por eso es fundamental encontrarnos en una filosofía de trabajo que privilegie la actuación responsable.
Cuando hacemos las cosas bien, pensando en los propósitos comunes, generamos valor en nuestras relaciones, construimos confianza y aportamos a un mejor entorno para todos.
Al actuar con RESPETO, RESPONSABILIDAD, EQUIDAD Y TRANSPARENCIA,
damos vida a los compromisos plasmados en este Código de Conducta, el Reglamento Interno de Trabajo, los lineamientos internos de las Compañías y la normativa vigente.
Compromiso ético
El comportamiento ético no es una opción, es parte integral del ejercicio de nuestros negocios. Este Código no define particularidades sobre todos los temas, parte del buen criterio del lector, quien ante un caso de duda deberá preguntarse lo siguiente:
• ¿Esta situación me genera intranquilidad?
• ¿Siento que hay algo indebido en esta situación?
• ¿Siento que mi proceder sería acorde con los principios éticos establecidos en este Código?
• ¿Mi comportamiento afectaría negativamente a otros?
• ¿Cómo me sentiría si tuviera que comunicar mi comportamiento?
• ¿Cuáles serían las consecuencias de mi comportamiento frente a la empresa y la sociedad?
El comportamiento individual influye en el comportamiento colectivo, por tanto guardar una conducta que responda a nuestros Principios Corporativos contribuye a la gestión de riesgos, a la coherencia corporativa e incide positivamente en la dinámica empresarial.
Nuestros Principios, el principio
Equidad
Entendida como el trato justo y equilibrado en las relaciones laborales, comerciales y/o cívicas. Igualdad de trato para con todas las personas independientemente de sus condiciones sociales, económicas, raciales, sexuales y de género.
Respeto
Reconocer al otro y aceptarlo tal como es. Más allá del cumplimiento legal de las normas y de los acuerdos realizados se tienen en cuenta los puntos de vista, necesidades y opiniones de las partes.
Responsabilidad
La intención inequívoca de cumplir con los compromisos, velando por los bienes tanto de la Sociedad como de sus grupos de interés.
Transparencia
Las relaciones de la Sociedad están basadas en el conocimiento y acceso a la información, dentro de los límites xx xxx y la reserva empresarial.
Relaciones para el largo plazo
Creemos y promovemos relaciones de largo plazo. Rechazamos los negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento social y empresarial contrario a las leyes, la ética y las buenas costumbres, o que se encuentren cuestionados legal o reputacionalmente.
Nuestros proveedores
Consideramos proveedores a las personas naturales o jurídicas que suministran bienes o servicios a las Compañías en desarrollo de los propósitos organizacionales.
Todas nuestras negociaciones se dan en el marco de los Principios Corporativos, atendiendo a criterios éticos, ambientales y sociales, cuidando que se respeten los derechos y deberes de las partes. En tal sentido, las Compañías cuentan con políticas internas para la gestión de sus proveedores, coherentes con los lineamientos de este Código.
Prácticas de negocio, actuar con convicción
La forma como obtenemos los resultados es tan importante como los resultados mismos, por tanto definir unas reglas de comportamiento claras frente a asuntos que impactan la gestión de los negocios es necesario para garantizar la coherencia en todos los niveles de Grupo Empresarial SURA.
1. Prevención xxx xxxxxx de activos, el fraude, la corrupción y el soborno
Rechazamos el fraude en todas sus formas, y en tal sentido no permitimos relaciones mediadas por pagos inapropiados, promesas y ofertas económicas, de empleo u otros beneficios que puedan influenciar una toma de decisión y privilegien intereses particulares.
Nuestro actuar empresarial no tolera prácticas que atenten contra la transparencia y la legalidad en la interacción entre personas, empresas e instituciones de los sectores público y privado.
2. Derechos Humanos
Estamos comprometidos con el respeto a los Derechos Humanos en todos los ámbitos de operación de nuestros negocios así como con remediar aquellas
situaciones en las que dicho respeto haya tenido alguna falla por parte nuestra. No somos cómplices de la vulneración ni afectación en las actividades empresariales de las que seamos partícipes.
Respetamos la diversidad cultural y fomentamos el trato justo, así mismo participamos activamente en los procesos de desarrollo social.
3. Derechos laborales
Estamos comprometidos con el cumplimiento de los Principios, Convenios y Recomendaciones de la Organización Internacional del Trabajo - OIT. No toleramos el trabajo infantil, forzoso o en condiciones que atenten contra la dignidad, salud y la seguridad del empleado o asesor.
Nuestros proveedores deberán generar condiciones de trabajo en cumplimiento con estos estándares, promover la remuneración justa de sus empleados y procurar buenas prácticas de desarrollo, seguridad en el trabajo, protección social y formación.
Respetamos la libertad de asociación y velamos por una sana convivencia.
4. Igualdad de oportunidades y no discriminación
Los trabajadores deben elegir un empleo de forma libre, justa, con dignidad y respeto. Nuestros proveedores deberán rechazar toda práctica discriminatoria en materia de empleo y ocupación. Se señala como discriminación a cualquier distinción, exclusión o preferencia por motivos de raza, color, sexo, orientación sexual, religión, opinión política, ascendencia nacional y origen social, enfermedad, edad, discapacidad, responsabilidades familiares, y la afiliación o las actividades sindicales.
5. Cumplimiento de la ley
Cumplimos con las leyes que regulan la industria donde operamos, los reglamentos internos de las Compañías y los contextos en los cuales desarrollamos nuestra
actividad empresarial, procurando que aquellos con quienes nos relacionamos igualmente las cumplan.
6. Conflictos de interés
Privilegiamos el interés común sobre los intereses particulares; no comprometemos la integridad de nuestras acciones por obtener beneficios propios, por lo que evitamos cualquier situación que represente un conflicto de interés en relaciones comerciales y laborales, por acceso a información privilegiada, por capacidad de influencia en la decisión, por vínculos económicos, entre otras.
7. Adquisición de bienes y servicios
Las Compañías cuentan con políticas y lineamientos internos, a disposición de los empleados y del público en general, para la compra de bienes o contratación de servicios. Es deber de los proveedores informarse y cumplir dichas directrices, y abstenerse de contratar en caso de duda.
Para el detalle de estos temas, remitirse al Manual de Gestión de Proveedores.
8. Regalos y atenciones
Reconocemos que en el giro normal de los negocios pueden presentarse atenciones con el propósito de fortalecer las relaciones. Sin embargo, entendiendo que los regalos y atenciones pueden generar compromisos o alterar el criterio para la toma de decisiones, consideramos la reiteración de la práctica como un comportamiento irregular. Así mismo, no es permitido entregar o recibir de una misma persona o empresa, objetos publicitarios o atenciones cuyo valor comercial supere una suma equivalente al 5% xxx xxxxxxx mensual del destinatario. En todo caso, el total de los regalos y atenciones recibidos durante el año no deberá superar el 5% xxx xxxxxxx anual.
Cuando los regalos o atenciones superen los montos establecidos anteriormente se deberá informar al Comité de Ética o al órgano encargado para que analice la situación y defina el destino final del regalo. En caso que se decida una destinación
diferente, el remitente deberá ser informado sobre la decisión adoptada, dándole a conocer la existencia y exigibilidad de este lineamiento ético.
No obstante lo anterior, y con el único propósito de facilitar el desarrollo de la actividad empresarial, se permite aceptar invitaciones para atender eventos académicos (congresos, seminarios, capacitaciones) o para conocer la empresa o el producto ofrecido por un tercero. Sin embargo, en estos casos el Empleado deberá ser autorizado por su superior jerárquico, quien en caso de duda acudirá al concepto del Comité de Ética.
9. Medio ambiente
Reconocemos la importancia de unir esfuerzos alrededor del cuidado del medio ambiente y el desarrollo de estrategias para mitigar los efectos del cambio climático como una condición fundamental para la sostenibilidad. Nuestros proveedores deben velar por el cumplimiento estricto de las normas y leyes que les correspondan y actuar de la manera más responsable y consciente con el entorno que les rodea.
10. Libre competencia
No participamos en situaciones que pongan en desventaja la libre competencia o generen posiciones de monopolio.
11. Recursos de las Compañías
Somos responsables del uso adecuado de los recursos de las Compañías, entre ellos los equipos, sistemas y otros bienes tangibles o intangibles como la información, conocimiento especializado u otros procedimientos que pertenezcan al quehacer propio. No se podrán usar los equipos, sistemas o servicios de las Compañías de manera inapropiada o para algún propósito que viole la ley o los procedimientos internos, o ponga en riesgo la reputación de las Compañías o de terceros.
Cuidamos la información, pautas para su uso y divulgación
La Información Confidencial o Privilegiada está asociada a aquella información propiedad de las Compañías relativa a sus productos o procesos, clientes, colaboradores, accionistas o proveedores que no sea pública o no esté expresamente disponible para terceros.
La información suministrada por los proveedores se protege siguiendo los más altos estándares de confidencialidad y la normatividad vigente, y sólo se entrega a terceros por requerimientos legales o como parte de la prestación del servicio acordado haciendo extensivas las cláusulas de confidencialidad.
Nuestros proveedores deberán actuar en coherencia con estos lineamientos, velando por la seguridad de la información corporativa y de los clientes.
Derechos de autor y propiedad intelectual
La gestión del conocimiento y la producción intelectual que se genere en el desarrollo de los negocios respetará las disposiciones corporativas y legales en materia de propiedad intelectual y derechos de autor. No permitimos la utilización de software o herramientas tecnológicas que no cumplan los procesos de licenciamiento legal.
Para mayor detalle remitirse a la Política para la Gestión de la Propiedad Intelectual de Grupo Empresarial SURA.
Gestión del Código de Conducta
Velar por el cumplimiento del Código de Conducta es una responsabilidad de todos, para ello, empleados, asesores, proveedores, clientes, accionistas, inversionistas y todos nuestros grupos de interés cuentan con canales que facilitan la denuncia de cualquier situación que atente contra lo enunciado en este documento.
1. Comités de Ética
Las Compañías contarán con Comités de Ética, conformados por un número impar de miembros de la Alta Dirección según lo dispuesto en los reglamentos internos de cada Comité.
2. Línea Ética
Las Compañías contarán con una Línea Ética como canal de comunicación confidencial y seguro, con el propósito de reportar las posibles irregularidades que atenten contra los principios éticos de las Compañías. Estos casos serán analizados por el Comité de Ética de cada Compañía.
3. Principio de anonimato y no-retaliación
Los Comités de Ética mantendrán absoluta reserva sobre la identificación de la persona que suministre la información. Las denuncias pueden hacerse de manera anónima o directamente. En los procesos de investigación la no transparencia en la información, también será considerada como falta a este Código.
4. Aplicación de sanciones
Las irregularidades cometidas pueden conducir a la imposición de sanciones, incluso a la terminación de la relación contractual. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales de responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar.
En las acciones sancionatorias adelantadas por las Compañías, se respetará el derecho de defensa de las personas involucradas.
EL COMPORTAMIENTO ÉTICO NO ES UNA OPCIÓN, ES PARTE INTEGRAL DEL EJERCICIO DE NUESTROS NEGOCIOS
Grupo Empresarial SURA es signatario del Pacto Global de Naciones Unidas que promueve el desarrollo sostenible mediante 10 principios de gestión empresarial en los ámbitos de Derechos Humanos, Estándares Laborales, Medio Ambiente y Transparencia.
Derechos Humanos
Principio 1: Apoyar y respetar la protección de los Derechos Humanos. Principio 2: No ser cómplice en el abuso de los Derechos Humanos.
Estándares Laborales
Principio 3: Respetar la libertad de asociación y negociación colectiva. Principio 4: Eliminar el trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
Principio 5: Abolir cualquier forma de trabajo infantil. Principio 6: Eliminar la discriminación en materia de empleo.
Medio Ambiente
Principio 7: Mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente. Principio 8: promover mayor responsabilidad ambiental.
Principio 9: Promover tecnologías amigables con el medio ambiente.
Anticorrupción
Principio 10: Prevenir cualquier tipo de corrupción, incluidas la extorsión y el soborno.
Exhortamos a nuestros proveedores y contratistas a actuar con responsabilidad y ética, a acoger altos estándares empresariales y a honrarlos a lo largo de su cadena de suministro.
COMPROMISO ÉTICO DE PROVEEDORES
Grupo Empresarial SURA
Grupo Empresarial SURA está comprometido con relaciones de largo plazo, con procesos que favorezcan el crecimiento conjunto, el bien común y la sostenibilidad, así mismo reconoce a sus Proveedores como aliados fundamentales para el cumplimiento de los propósitos corporativos.
La competitividad es un atributo que se logra mediante el desarrollo de prácticas responsables que cualifiquen la dinámica empresarial, que permitan responder a las expectativas de los diferentes grupos de interés y adaptarse a los cambios del entorno. XXXX quiere sumar voluntades y construir un compromiso conjunto con nuestros proveedores.
Le invitamos a sumarse a este compromiso para que juntos seamos parte de la consolidación de prácticas que nos permitan estar vigentes en el futuro.
Nos comprometemos a cumplir lo dispuesto en el Código de Conducta y el Manual de Gestión de proveedores de Grupo Empresarial SURA, y nos comprometemos a divulgarlos entre nuestros empleados.
xxxxxxxxx.xxxx.xxx xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx Línea gratuita nacional 018000 517 385 Líneas Éticas:
Grupo SURA: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx; Suramericana S.A: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx;
Sura Asset Management xxxxxxxxxx@xxxx-xx.xxx