Procedimiento Contratación de Prestadores Médicos Externos
Procedimiento Contratación de Prestadores Médicos Externos
Plan de Salud
Nº 64/09
Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 12/01/2009
Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria
INDICE GENERAL
I. Contratación de Prestador Médico Externo para atención de socios de Plan de Salud. 3
1. Búsqueda de un Prestador Médico Externo 3
2. Evaluación y Selección de un Prestador Externo 4
3. Negociación de Precios y Condiciones 6
II. Contratación de Prestador Médico Externo para Atención de un Socio en particular, de Plan de Salud. 12
1. Búsqueda de un Prestador Médico Externo 12
2. Registro del Prestador Médico Externo 13
3. Firma del Contrato con el Prestador Médico Externo 14
INTRODUCCION
Objetivo
Instrumentar la operatoria que lleva a cabo Plan de Salud para la contratación de Prestadores Médicos Externos para la atención de sus afiliados dentro de la República Argentina.
Alcance
El siguiente procedimiento alcanza la contratación de Prestadores Médicos Externos por parte de Plan de Salud abarcando desde la determinación de los motivos por los cuales se contrata el Prestador Médico Externo, la búsqueda del mismo, la evaluación y selección, el acuerdo sobre modalidades operativas y precios, y la firma del contrato.
Dentro del marco del presente procedimiento se define que un Prestador Médico Externo es toda aquella Entidad contratada por el Plan de Salud (tercero externo al HI) para brindar a sus afiliados las prestaciones contratadas.
Sectores Involucrados
Vice-Dirección Médica Plan de Salud - Gerencia Médica Plan de Salud - Auditoría Médica Plan de Salud - Ventas Plan de Salud - Contaduría Plan de Salud - Legales Plan de Salud - Legales Hospital Italiano.
Sistemas Involucrados
Sistema de Auditoría Administrativa de Prestadores de Plan de Salud
DESARROLLO
I. Contratación de Prestador Médico Externo para atención de socios de Plan de Salud.
1. Búsqueda de un Prestador Médico Externo
• GERENCIA MEDICA DE PLAN DE SALUD
Profesional Médico de Gerencia Médica / Profesional Médico de Auditoría Médica
1.a. Detecta la necesidad de buscar un Prestador Médico Externo. Las razones que pueden llevar a esta decisión son:
▪ Apertura de un nuevo Centro de Médico de Plan de Salud.
▪ Incremento de la demanda de los afiliados.
▪ Necesidad de descentralizar las prestaciones para una mayor comodidad del afiliado.
▪ Sugerencias y /o necesidades planteadas por las distintas áreas de la Vice-Dirección Médica de Plan de Salud (Auditoría, Ventas, etc.).
1.b. Notifica la necesidad al Gerente Médico o al Jefe de Auditoría Médica, según corresponda.
1.c. Solicita la aprobación para iniciar la búsqueda del Prestador.
Al recibir la aprobación para la búsqueda
1.d. Inicia la búsqueda del Prestador Médico Externo a través de Internet, por referencias, etc.
1.e. Elabora una lista de posibles prestadores y selecciona, basándose en la información disponible, aquellos que serán evaluados.
2. Evaluación y Selección de un Prestador Externo
• GERENCIA MEDICA DE PLAN DE SALUD
Profesional Médico de Gerencia Médica / Profesional Médico de Auditoría Médica
2.a. Obtiene información de cada Prestador Médico Externo y de las prestaciones a contratar. Dicha información la puede obtener a través de:
▪ Folletos y documentación remitida por el Prestador Médico Externo.
▪ Entrevistas con referentes de la empresa prestataria.
▪ Visitas a las instalaciones del Prestador con el fin de interiorizarse sobre las prestaciones que brindan y la calidad de las mismas.
2.b. Evalúa la calidad y características de las prestaciones que brinda cada uno.
2.c. Selecciona el Prestador más conveniente.
2.d. Notifica al Gerente Médico o al Jefe de Auditoría Médica, según corresponda, sobre el prestador seleccionado.
2.e. Comunica al Prestador seleccionado, por mail con acuse de recibo o telefónicamente, la intención de contratar sus servicios.
Al recibir la respuesta del Prestador Médico seleccionado
2.f. Analiza la respuesta del Prestador.
Alternativa
2.f.1. Si el Prestador acepta la propuesta, envía por mail con acuse de recibo, la Modalidad Operativa de Plan de Salud (autorización de las prestaciones, pago de coseguros, planes, etc.) y solicita un Listado de Precios de las prestaciones a contratar. (continúa en el Punto 2.g. del presente Procedimiento).
2.f.2. Si el Prestador no acepta la propuesta, inicia una nueva búsqueda (continúa en el Punto
2.a. del presente Procedimiento).
Al recibir la respuesta con la lista de precios de las prestaciones y las modalidades operativas
2.g. Analiza las modalidades operativas propuestas por el Prestador.
Alternativa
2.g.1. Si no hubo cambios a las modalidades enviadas o los cambios propuestos son aceptados
(continúa en el Punto 2.h. del presente Procedimiento).
2.g.2. Si hubo cambios a las modalidades operativas enviadas y los mismos no se aceptan se negocia un acuerdo. Si se llega a un acuerdo (continúa en el Punto 2.h. del presente Procedimiento) y si no se logra el acuerdo (continúa en el Punto 2.a. del presente Procedimiento).
2.h. Envía un mail, con acuse de recibo, al Jefe de Contaduría de Plan de Salud y al Supervisor de Prestaciones Médicas, con copia al Gerente Médico o al Jefe de Auditoría según corresponda, informando por cada Prestador seleccionado los siguientes datos:
▪ Razón Social de la Empresa Prestadora
▪ Sucursal (si corresponde)
▪ Referente o Contacto (nombres, apellido)
▪ Teléfonos
▪ Mails de contacto
▪ Detalle de las prestaciones a contratar
▪ Modalidad Operativa acordada con el prestador.
▪ Lista de precios de prestaciones informada por el Prestador.
3. Negociación de Precios y Condiciones
• CONTADURÍA PLAN DE SALUD Jefe o Supervisor de Prestaciones Médicas
3.a. Recibe el mail de la Gerencia Médica o de Auditoría Médica, según corresponda, informando los datos del Prestador Médico seleccionado.
Dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la recepción del mail
3.b. Evalúa los precios informados por el Prestador Médico. Para la evaluación compara los precios con:
▪ Otros prestadores de la zona
▪ Precios del Hospital Italiano
▪ Precios de otros centros que realizan la prestación. Alternativa
3.b.1. Si se acepta la lista enviada por el Prestador Médico, le notifica por mail, con acuse de recibo, la aceptación de la misma y se adjunta en dicho mail la modalidad operativa acordada previamente (continúa en el Punto 3.c. del presente Procedimiento).
3.b.2. Si se propone una nueva lista de precios, se le envía al Prestador Médico por mail, con acuse de recibo, la lista de precios y la modalidad operativa acordada, a fin de que éste la evalúe e informe su aceptación o nueva propuesta. (continúa en el Punto 3.b. del presente Procedimiento).
Una vez acordada la lista de precios
3.c. Envía un mail al analista contable informando datos de contacto del Prestador nuevo para que proceda a la solicitud de comprobantes impositivos y otros documentos necesarios para el contrato.
Dentro de los diez (10) días corridos
Analista Contable
3.d. Envía un mail, con acuse de recibo, al Prestador Médico adjuntando:
▪ Comprobante de CUIT del Hospital Italiano.
▪ Formulario de Declaración Jurada, si el prestador está exento en Ingresos Xxxxxx, para que proceda a completarlo.
Además solicita:
▪ Comprobante de CUIT del prestador.
▪ Comprobante de Ingresos Brutos o Formulario de Declaración Jurada completo.
▪ CBU, si el prestador es del interior del país.
▪ Documentación del Apoderado o Representante Legal.
▪ Pólizas de Seguro.
Cuando el Prestador envía la documentación
3.e. Recibe y controla los comprobantes suministrados por el prestador y procede de acuerdo al siguiente esquema:
▪ Comprobantes Impositivos (CUIT e Ingresos Brutos): Remite copia, vía mensajería, al Sector de Impuestos del Hospital Italiano para su proceso y posterior archivo por un plazo xx xxxx (10) años. Una copia se deja en la bandeja de archivo para que el Supervisor de Prestaciones la incluya en el legajo, donde queda archivado mientras el Prestador permanezca activo.
▪ CBU: Remite el mismo, vía mensajería, al sector de Tesorería del Hospital Italiano.
▪ Otros comprobantes: Remite los mismos, vía mensajería, a la oficina de Legales de Plan de Salud.
NOTA: Si en el término de siete (7) días el prestador no remite toda la documentación solicitada, se realiza el reclamo pertinente en forma semanal y vía mail con copia al Supervisor de Prestaciones Médicas.
Una vez recibidos los comprobantes Impositivos del Prestador.
Supervisor de Prestaciones Médicas
3.f. Realiza la apertura del legajo del Prestador, asignándole el número correspondiente y lo ingresa en el Sistema de Auditoría Administrativa de Prestadores de Plan de Salud – Módulo Contaduría.
3.g. Ingresa la Lista de Precios acordada con el Prestador en el Sistema mencionado en el punto anterior, y en el Legajo correspondiente.
3.h. Comunica por mail a todos los analistas del Sector de Prestaciones Médicas sobre la contratación del nuevo Prestador, informando:
▪ Modalidad operativa acordada.
▪ Fecha de inicio de las prestaciones (si la misma ya está definida).
▪ Analista designado para ese prestador.
3.i. Envía un mail, con acuse de recibo, a Legales Plan de Salud para que proceda a la firma del contrato. En dicho mail adjunta la lista de precios y la modalidad operativa acordada con el Prestador Médico Externo.
3.j. Acuerda con el Prestador Médico Externo la fecha de comienzo de la atención de los socios.
Alternativa
3.j.1. Si el Prestador Médico comienza la atención de los socios previamente a la firma del contrato legal, se comunica tal decisión a la Gerencia Médica del Plan de Salud mediante un mail, con acuse de recibo. (continúa en el Punto 3.k. del presente Procedimiento).
3.j.2. Si el Prestador Xxxxxx seleccionado decide no comenzar la atención hasta tanto se firme el contrato (continúa en el Punto 4 del presente Procedimiento).
Al recibir el mail con la fecha de inicio de atención del Prestador Médico.
• GERENCIA MEDICA DE PLAN DE SALUD
Profesional Médico de Gerencia Médica / Profesional Médico de Auditoría Médica
3.k. Notifica la contratación del nuevo Prestador Médico, las prestaciones que el mismo brinda y las correspondientes modalidades operativas por mail, con acuse de recibo, a:
▪ Vice-Dirección Médica Plan de Salud
▪ Gerencia Médica Plan de Salud
▪ Auditoría Médica Plan de Salud
▪ Ventas Plan de Salud
▪ Gestión de Internación
▪ Atención al Público Plan de Salud
▪ Call Center
▪ Responsable de la Cartilla de Plan de Salud
▪ Comunicación Institucional (Continúa en el Punto 4 del presente Procedimiento).
Al recibir el mail de Contaduría para la firma del contrato.
4. Firma del Contrato
• LEGALES PLAN DE SALUD Abogada
4.a. Redacta el Contrato de acuerdo a las características del prestador y de las prestaciones contratadas. El Contrato estará conformado por:
▪ Cuerpo del Contrato: Manifestación legal y expresa de la voluntad de las partes y en virtud del cuál se crean, modifican o extinguen derechos y obligaciones. Contendrá
específicamente las obligaciones, prestaciones, responsabilidades, penalidades, indemnidades y facultades relativas al vínculo jurídico, su creación, su interpretación, su ejecución y su extinción.
▪ Anexo I: Acreditación de Personerías (Poderes).
▪ Anexo II: Modalidad Operativa.
▪ Anexo III: Aranceles / Acuerdo de Precios.
4.b. Envía el Contrato, por mail con acuse de recibo, al Prestador. Alternativa
4.b.1. Si el prestador acepta los términos del contrato (continúa en el punto 4.c. del presente Procedimiento).
4.b.2. Si el prestador no acepta los términos del contrato, se evalúan las modificaciones planteadas y en el caso que corresponda se consulta al Asesor Legal del Hospital Italiano.
Alternativa
4.b.2.a. Si se modifica el acuerdo se le envía nuevamente al Prestador. (Continúa en el punto
4.b. del presente Procedimiento).
4.b.2.b. Si no se aceptan las modificaciones y el Prestador aún no había empezado a atender a los socios del Plan de Salud, se finaliza la negociación y se notifica a la Gerencia Médica y a Contaduría Plan de Salud. (Continúa en el punto 2.a. del presente Procedimiento).
4.b.2.c. Si no se aceptan las modificaciones y el Prestador ya había empezado a atender a los socios del Plan de Salud, se negociará con el Prestador hasta cerrar Contrato. (Continúa en el punto 4.b. del presente Procedimiento).
4.c. Procede a la firma del contrato (en original y copia) dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la aceptación.
Una vez firmado el contrato
4.d. Envía el Contrato en original a Presidencia, donde será archivado por diez (10) años
4.e. Archiva la copia del Contrato y sus Anexos, en Legales Plan de Salud, donde permanece durante su vigencia.
4.f. Notifica la firma del Contrato por mail, con acuse de recibo, a:
▪ Vice-Dirección Médica Plan de Salud
▪ Gerencia Médica Plan de Salud
▪ Contaduría Plan de Salud
Fin del Procedimiento.
II. Contratación de Prestador Médico Externo para Atención de un Socio en particular, de Plan de Salud.
1. Búsqueda de un Prestador Médico Externo
• AUDITORÍA MÉDICA PLAN DE SALUD Auditor
1.a. Detecta la necesidad de contratar un Prestador Médico Externo para un paciente que requiere un tratamiento específico.
1.b. Xxxxx y Evalúa los posibles Prestadores Médicos Externos.
1.c. Notifica sobre la necesidad y solicita la aprobación al Jefe de Auditoría Médica del Plan de Salud para seleccionar el Prestador Médico Externo.
Una vez recibida la aprobación del Jefe de Auditoría Médica
1.d. Selecciona un Prestador Médico.
1.e. Solicita al Prestador Médico Externo un Presupuesto de las Prestaciones Médicas requeridas para el paciente en tratamiento.
1.f. Recibe el respectivo Presupuesto y acuerda el valor con el Prestador Médico Externo.
1.g. Notifica al Prestador Médico Externo seleccionado, los datos del paciente destinatario de las prestaciones contratadas.
1.h. Informa por mail, con acuse de recibo, al Jefe de Contaduría de Plan de Salud y al Supervisor de Prestaciones Médicas, con copia al Jefe de Auditoría Médica, la contratación del Prestador Médico Externo.
NOTA: A partir de este momento el Prestador Médico Externo puede iniciar la atención del paciente destinatario de las prestaciones contratadas.
2. Registro del Prestador Médico Externo
• CONTADURÍA PLAN DE SALUD Jefe o Supervisor de Prestaciones Médicas
2.a. Envía un mail al analista contable informando datos de contacto del Prestador nuevo para que proceda a la solicitud de comprobantes impositivos y otros documentos necesarios para el contrato.
Analista Contable
2.b. Envía un mail, con acuse de recibo, al Prestador Médico adjuntando:
▪ Comprobante de CUIT del Hospital Italiano.
▪ Formulario de Declaración Jurada, si el prestador está exento en Ingresos Xxxxxx, para que proceda a completarlo.
Además solicita:
▪ Comprobante de CUIT del prestador.
▪ Comprobante de Ingresos Brutos o Formulario de Declaración Jurada completo.
▪ CBU, si el prestador es del interior del país.
▪ Documentación del Apoderado o Representante Legal.
▪ Pólizas de Seguro.
Cuando el Prestador envía la documentación
2.c. Recibe y controla los comprobantes suministrados por el prestador y procede de acuerdo al siguiente esquema:
▪ Comprobantes Impositivos (CUIT e Ingresos Brutos): Remite copia, vía mensajería, al Sector de Impuestos del Hospital Italiano para su proceso y posterior archivo por un plazo
xx xxxx (10) años. Una copia se deja en la bandeja de archivo para que el Supervisor de Prestaciones la incluya en el legajo, donde queda archivado mientras el Prestador permanezca activo.
▪ CBU: Remite el mismo, vía mensajería, al sector de Tesorería del Hospital Italiano.
▪ Otros comprobantes: Remite los mismos, vía mensajería, a la oficina de Legales de Plan de Salud.
NOTA: Si en el término de siete (7) días el prestador no remite toda la documentación solicitada, se realiza el reclamo pertinente en forma semanal y vía mail con copia al Supervisor de Prestaciones Médicas.
Una vez recibidos los comprobantes Impositivos del Prestador.
Supervisor de Prestaciones Médicas
2.d. Realiza la apertura del legajo del Prestador, asignándole el número correspondiente y lo ingresa en el Sistema de Auditoría Administrativa de Prestadores de Plan de Salud – Módulo Contaduría.
2.e. Ingresa en el Sistema mencionado en el punto anterior y en el Legajo correspondiente, las Prestaciones y los Precios acordados con el Prestador.
2.f. Comunica por mail a todos los analistas del Sector de Prestaciones Médicas sobre la contratación del nuevo Prestador, informando el analista designado para ese prestador.
2.g. Envía un mail, con acuse de recibo, a Legales Plan de Salud para que proceda a la firma del contrato.
3. Firma del Contrato con el Prestador Médico Externo
• LEGALES PLAN DE SALUD Abogada
3.a. Redacta el contrato de acuerdo a las características del tratamiento, las prestaciones contratadas y el Prestador Médico Externo.
3.b. Envía el Contrato, por mail con acuse de recibo, al Prestador, proponiendo una fecha para la firma del mismo.
Llegada la fecha de la firma
3.c. Procede a la firma del Contrato.
Una vez firmado el contrato
3.d. Envía el Contrato en original a Presidencia, donde será archivado por diez (10) años
3.e. Archiva la copia del Contrato y sus Anexos, en Legales Plan de Salud, donde permanece durante su vigencia.