PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL “CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA GRABACIÓN DE DATOS RELATIVOS A TASAS, TRÁMITES DE CAJA FIJA, FACTURAS Y CONTRATACIÓN”
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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL “CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA GRABACIÓN DE DATOS RELATIVOS A TASAS, TRÁMITES DE CAJA FIJA, FACTURAS Y CONTRATACIÓN”
1. OBJETO DEL CONTRATO
La Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA), creada mediante la aprobación de su Estatuto por Real Decreto 184/2008 de 8 de febrero, y su modificación a través de Real Decreto 1615/2008 de 3 de octubre, asume, según establece el citado Real Decreto en su artículo 45.4º, la gestión y la recaudación de los ingresos de derecho público que tengan afectados y, en particular, la gestión y la recaudación en período voluntario de la tasa por la prestación de servicios y realización de actividades en materia de navegación aérea, establecida por la Ley 66/1997, de 30 de diciembre , de medidas fiscales y administrativas y el Orden Social en el marco de la ley 8/1989, de 13 xx xxxxx de tasas y precios públicos.
Con la finalidad de llevar a cabo un adecuado control y gestión de la misma, se hace preciso disponer de una base de datos que contenga aspectos relacionados con la función recaudatoria (importes recaudados en el año 2013), teniendo en cuenta:
- Recaudación efectuada por las distintas unidades administrativas que participan en la gestión de la Tasa.
- Recaudación por tipo de Tarifa.
- Tarifas sobre las que se han incoado expedientes de devolución de ingresos indebidos derivados del cobro de tasas.
A estos efectos se pretende la contratación de un servicio para la creación de una base de datos informática que contenga la información citada anteriormente y permita al gestor, un conocimiento exacto y puntual, de la recaudación efectuada mensual, anual y global, por unidades de servicio, así como el comportamiento unitario de las distintas tarifas.
Por otra parte La Agencia tiene personalidad jurídica diferenciada respecto de la del Estado, patrimonio y tesorería propios y autonomía de gestión funcional, dentro de los límites establecidos por la Ley 28/2006 de 18 xx xxxxx, y por su Estatuto. Dentro de las competencias que su estatuto y, en su caso, demás normas le
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atribuyan, corresponde a la Agencia el ejercicio de las potestades administrativas precisas para el cumplimiento de sus fines y funciones, de acuerdo con la legislación aplicable. Para el cumplimiento de esos objetivos y atendiendo a su autonomía funcional, la AESA establece el sistema de Anticipo de Caja Fija para atender determinados gastos con los límites y características aprobados mediante Resolución de la Directora de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea y con arreglo a lo establecido, entre otras disposiciones, en el artículo 78 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
En la AESA la gestión y control presupuestario se realiza través de SOROLLA2, Herramienta perteneciente a la IGAE y que requiere para su explotación la constante actualización de los datos presupuestarios, económicos y de contratación contenidos en la misma. Por ello, para el manejo, control y actualización de estas Bases de Datos, se hace necesario Apoyo Técnico que alimente a través de la Herramienta SOROLLA2, los flujos de información surgidos de los distintos procedimientos respecto a la gestión de proveedores, abono de actividades de formación y otras asistencias, gestión de gastos de transporte urbano, así como la información generada por los distintos trámites de los expedientes de contratación.
Con motivo de la inminente aprobación de la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas (RCF) en el Sector Público, se prevé un incremento en la carga administrativa en la División Económico Financiera respecto a la toma y actualización de los datos de las facturas entrantes, seguimiento y actualización de los distintos pasos a seguir respecto al procedimiento de tramitación de facturas, así como implementación de estos flujos en el RCF y SOROLLA2.
2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
La contratación de un servicio cuyas funciones se detallan a continuación y a realizar, en la sede de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA), sito en Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, 00 – 4ª Planta.
Los servicios objeto del contrato serán llevados a cabo por 3 personas una por cada tarea indicada en el Punto 3 con las letras A, B y C.
3. ESPECIFICACIÓNES TÉCNICAS
A) Trabajos relacionados con la grabación de tasas y grabación del datos en el Registro Contable de Facturas (ACF):
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Grabación de tasas:
Clasificación, y archivo, por meses y días, de los Ejemplares de Autoliquidación en los archivadores mencionados, en cuya cara menor deberán figurar los datos siguientes, en la forma que se indica en hoja adjunta: Años 2013 y 2014, TASA 312, de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea., mes, días archivados, y nº de archivador conforme a la ordenación cronológica.
Creación de un banco de datos, con apoyo del sistema informático existente en la Secretaría General, que permita el conocimiento el estado de recaudación de los siguientes niveles:
- Temporal: seleccionando hasta una fecha en concreto, por meses, por trimestres y anual.
- Por unidades de prestación de servicios:
o Servicios centrales
o Ocho Oficinas de Seguridad en vuelo
- Por Tarifas.
- Volcado al Programa de los datos sobre devoluciones de ingresos.
- Extracción de informes sobre las cuantías devueltas por el procedimiento de devolución de Ingresos indebidos derivados del cobro de la Tasa.
- Clasificación y archivo de los expedientes de devolución de tasas.
- Desinstalar la aplicación del Servidor y puestos de trabajo.
Para la realización de los anteriores trabajos, la Agencia Estatal facilitará al Adjudicatario, en soporte papel, los anteriores datos para su tratamiento informático. El volumen de los mismos asciende aproximadamente a 26.000 ejemplares anuales de autoliquidación de la tasa con unos 120 caracteres a tratar por documento, cumplimentando los siguientes campos:
- Fecha de ingreso de la tasa
- Nº de Justificante
- Lugar donde se efectúa la solicitud
- Tarifa
- Concepto
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- Importe en euros
- Ordenante y CIF/ NIF
- Domicilio
- Beneficiario (en su caso)
- Observaciones (en su caso)
- Devolución (en su caso)
- Registro de entrada/salida de documentación en las aplicaciones GOTTA WEB de EMBLA, y en el REGISTRO INTERNO LOTUS de AESA.
Grabación de datos en el registro contable de facturas (RCF):
- Mantenimiento y actualización de la base de datos respecto a las facturas electrónicas y en formato papel que tengan entrada en la AESA.
- Alimentación de los sistemas de RCF y SOROLLA2 respecto a los documentos de Pagos de entrada diaria.
- Alimentación y seguimiento en el RCF y SOROLLA2 respecto a los distintos movimientos a seguir por las facturas de acuerdo con el procedimiento de tramitación de las mismas.
- Archivo de los documentos de pago en sus respectivos expedientes una vez finalizados el procedimiento de pago.
- Registro de entrada/salida de documentación en las aplicaciones GOTTA WEB de EMBLA, y en el REGISTRO INTERNO LOTUS de AESA.
B) Trabajos relacionados con la grabación de datos respecto a la documentación de pagos realizados a través del Sistema de Anticipo de Caja Fija:
- Creación, mantenimiento, y actualización de la base de datos con los cursos y asistencias a órganos colegiados que se gestionan por la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, sobre percepciones anuales, límites de horas impartidas, retenciones practicadas, adscripción, tipos de retención, etc.
- Grabación de facturas a pagar por el Procedimiento de Caja Fija, y mantenimiento actualizado de la base de datos de facturas a través de la Herramienta de Gestión Económica SOROLLA2.
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- Grabación de los datos precisos para la elaboración del modelo 190 de autoliquidación del IRPF.
- Preparación de la documentación necesaria para el abono de las percepciones en concepto de formación y asistencia.
- Archivo de documentación relativa a los anteriores trabajos.
- Preparación de la documentación necesaria para la Rendición de Cuentas Justificativas respecto a los Pagos realizados por el Sistema de Anticipo de Caja Fija, a través de SOROLLA2.
- Registro de vencimiento de facturas para elaboración de los Presupuestos de Tesorería.
- Mantenimiento Base de Datos respecto de las Cuentas Rendidas anualmente.
- Cualquier otra función acorde con la categoría del personal aportado por la empresa adjudicataria para cubrir este apoyo técnico.
- Registro de entrada/salida de documentación en las aplicaciones GOTTA WEB de EMBLA, y en el REGISTRO INTERNO LOTUS de AESA.
C) Trabajos relacionados con la tramitación de expedientes de contratación:
- Apoyo en el mantenimiento de las Bases de datos y Hojas de cálculo Microsoft Excel 2010, respecto de la tramitación de expedientes de contratación.
- Creación, actualización y mantenimiento de los datos relacionados con los expedientes de contratación, en SOROLLA2.
- Archivo físico de documentación, así como creación, actualización y mantenimiento del archivo a través de la herramienta informática WINDOWS y SOROLLA2. Incluyendo escaneo de documentación.
- Creación y edición de documentos (cartas, informes, cuadros, así como cualquier otro tipo de documento relacionado con la contratación) a través del paquete Microsoft Word 2010.
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- Publicación de información en: Plataforma del Boletín Oficial del Estado, Plataforma de Contratación del Estado, Plataforma del Diario Oficial de la Unión Europea (XXX -Tenders Electronic Daily-).
- Registro de entrada/salida de documentación en las aplicaciones GOTTA WEB de EMBLA, y en el REGISTRO INTERNO LOTUS de AESA.
La prestación de TODOS los trabajaos contenidos en el presente PPT se realizarán en la sede la AESA, dado que la documentación que tiene entrada diariamente en esta Unidad, debe ser tramitada en el día, y además comprende diversos procedimientos encadenados que han de ser revisados y verificados por el personal de la División Económico Financiera. Igualmente destacar que la información contenida en la documentación tramitada (bancaria, domicilio, personales, retributivos, fiscales, etc.) resulta información sensible, sujeta a la Ley de Protección de Datos y no es recomendable su traslado fuera de las dependencias de la AESA
4. HORARIO
El horario será de lunes a viernes de 8:30 a 15.30 h a realizar en la Sede de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea en el puesto de trabajo que se asigne a tales fines.
5. PERSONAL
Los servicios descritos en las letras A, B y C del punto 3 de este Pliego serán llevados a cabo por 3 personas en el horario señalado en el punto 4.
En todo momento, la Empresa Adjudicataria garantizará la continuidad del servicio, debiendo en caso de ausencias, efectuar las correspondientes sustituciones, con personal de idéntico perfil a la persona sustituida.
AESA se inhibe de todos los conflictos colectivos (huelgas, paros, etc.) que se planteen entre los trabajadores y la empresa adjudicataria del presente contrato.
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Los licitadores presentarán, respecto a los 3 candidatos propuestos, el curriculum vitae y las certificaciones que acrediten los méritos señalados a continuación:
A) Conocimientos y/o experiencia en tratamiento de información para la Gestión de IRPF, además de Experiencia y/o conocimientos en la preparación de documentación relativa al sistema de Pago Anticipo de Caja Fija.
B) Conocimientos y/o experiencia en Registro de Facturas Conocimientos y/o experiencia en la grabación de documentos.
C) Conocimientos y/o experiencia en la tramitación de expedientes de contratación pública.
Al menos uno de los candidatos deberá tener conocimientos y/o experiencia en el manejo de la Herramienta de Gestión Presupuestaria SOROLLA 2 o equivalente.
6. ESPECIFICACIÓNES DE SEGURIDAD
Con el fin de dar cumplimiento a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal, especialmente, al Artículo 12 de la misma, el Adjudicatario se ceñirá a las siguientes condiciones:
- El tratamiento de la información se limitará a las actuaciones que resulten necesarias para llevar a cabo las labores señaladas en el apartado 3 de Especificaciones Técnicas, de acuerdo con las indicaciones de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, y de conformidad, en cualquier caso, con los dispuesto en la normativa que le resulte aplicable en materia de protección de datos personales.
- Se compromete a no realizar ningún otro tratamiento de los datos facilitados, ni a aplicar o utilizar los mismos con finalidad distinta a la indicada en las especificaciones.
- Está obligado a adoptar las medidas de seguridad que resulten necesarias, conforme a las exigidas para el nivel básico de seguridad, a los efectos de garantizar la confidencialidad e integridad en función de la naturaleza de los datos.
- En el caso de que el Adjudicatario destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo estas condiciones, será considerado responsable del tratamiento y de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente.