DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
PLIEGO DE CONDICIONES
MODALIDAD DE SELECCIÓN:
CONTRATACIÓN INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA
SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO INCLUIDO REPUESTOS PARA MANTENER EN PERFECTO ESTADO DE FUNCIONAMIENTO LA CENTRAL TELEFÓNICA DIGITAL (DBS) Y DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE VOZ Ó GUÍA DE VOZ DE PROPIEDAD DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Bogotá D.C., Enero de 2010
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ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
1) OBJETO.
El objeto de la contratación lo constituye la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos para mantener en perfecto estado de funcionamiento la central telefónica digital (DBS) y del sistema de procesamiento de voz ó guía de voz de propiedad del Departamento Administrativo de la Función Pública, ubicado en la xxxxxxx 0 Xx. 00- 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx D.C.
Características técnicas de la central telefónica digital (DBS):
Planta telefónica marca Panasonic Ref. : D.B.S (DIGITAL BUSINESS SYSTEM) la cual esta compuesta por:
▪ Cinco (5) tarjetas de troncal marca Panasonic Ref. VB 43511ª , cada una de ocho (8) puertos de troncal.
▪ Tres (3) tarjetas de extensión digital, marca Panasonic Ref. VB 43611 cada una de ocho puertos de extensión digital,
▪ Trece (13) tarjetas de extensión análoga, marca Panasonic, Ref. VB 43621A, cada una para ocho puertos de extensión análogas.
▪ Capacidad Total de la Central Telefónica: Cuarenta (40) troncales, ciento veintiocho
(128) extensiones (24 digitales y 104 análogas)
▪ Una (1) tarjeta D.T .M.F. marca Panasonic ref. VB43431.
▪ Una (1) tarjeta de timbre marca Panasonic, Ref. VB 2089 P.
▪ Una (1) tarjeta de servicio SCC-B, marca Panasonic, Ref. VB 43421.
▪ Una tarjeta de software CPC-B, marca Panasonic Ref. VB 43411.
▪ Un (1) Kit de enlace para bastidores, marca Panasonic Ref. VB 43110.
▪ Dos (2) tarjetas para protectores de línea marca Panasonic, para un total de cuarenta
(40) protectores.
▪ Dos (2) bastidores de noventa y seis (96) puertos, cada uno, marca Panasonic, Ref. VB 3060.
▪ Un (1) puesto de operadora compuesto por: a) Un (1) D.S.S de 24 teclas, marca Panasonic, Ref. VB 43310, b) Un (1) D.S.S de 72 teclas, marca Panasonic Ref. VB 43320, c) Un (1) teléfono programador de 34 teclas con manos libres y pantalla, marca Panasonic, Ref. VB 43233.
▪ Tres (3) aparatos telefónicos digitales de dieciséis teclas con monitor marca Panasonic Ref. : VB 42210.
▪ Tres (3) aparatos telefónicos digitales de dieciséis teclas con manos libres y pantalla marca Panasonic Ref. VB 42213
▪ Cuatro (4) teléfonos digitales de veintidós 22 teclas con manos libres y pantalla marca Panasonic Ref. VB 44223.
▪ Diez (10) teléfonos digitales de dieciséis teclas con monitor, marca Panasonic, Ref. VB 44210.
Características técnicas del Sistema de procesamiento de voz ó guía de voz:
Sistema de correo de voz electrónico para cuatro (4) puertos de entrada y salida con control por programa almacenado y arquitectura de microprocesadores, equipado con un sistema de correo de voz electrónico para cuatro puertos de entrada y salida, que incluye un (1) computador compatible IBM, con los siguientes requisitos mínimos: un (1) procesador 486 con capacidad para 16 MB en memoria RAM, mínimo tres (3) slot ISA disponibles, un (1) disco duro mínimo de cuatro (4) Gb, un (1) monitor y un (1) teclado y software diseñado exclusivamente para centrales telefónicas D.B.S. (DIGITAL BUSSINES SYST EMS).
Requerimientos técnicos mínimos:
Revisión general y programada de la central telefónica digital (DBS) y del sistema de procesamiento de voz ó guía de voz, incluidos los equipos telefónicos relacionados anteriormente. El servicio deberá comprender limpieza interna y externa, ajuste, diagnóstico, revisión de instalaciones y pruebas sobre los equipos mencionados, atención a los avisos dados por el Departamento, sobre los daños ocurridos a los equipos, ocasionados por el desgaste normal, que afectan el normal funcionamiento de los equipos.
El servicio deberá incluir: Repuestos, todos los cambios de configuración en la programación de la central y los traslados de las extensiones, limpieza de unidades, verificación de la acometida de líneas a la central, desbloqueo de equipos, programación y/o reprogramación de servicio de la central, instrucción e inducción para el manejo de equipos por los usuarios, revisión de la red interna de las extensiones, revisión de strip telefónico, cambio de conectores RJ11 y RJ09.
El contratista deberá elaborar y hacer entrega de los reportes técnicos completos de todas y cada una de las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo.
El contratista realizará el mantenimiento correctivo, en caso xx xxxxx técnica de los equipos, cuando el Departamento lo disponga (incluye repuestos.)
El proponente deberá entregar un listado completo de la programación de la central telefónica digital (DBS), que contenga por lo menos la siguiente información debidamente actualizada para cada mes durante la ejecución del contrato: a) tipo de puerto instalado, b) número de extensiones asignadas a cada puerto, c) ruta de acceso a cada una de las troncales con su respectiva categoría.
El proponente deberá garantizar que el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo se realizará utilizando para tal fin mano de obra calificada y confiable, con un tiempo de respuesta inferior a tres (3) horas después de recibida la solicitud telefónica ó por escrito.
Favor indicar las exclusiones del servicio.
Indicar la garantía ofrecida, para los servicios prestados y los repuestos incluidos.
De igual manera el oferente deberá responder por la originalidad y/o compatibilidad 100% de los repuestos suministrados e instalados.
EXCLUSION: El servicio ofrecido No incluye los daños causados por el alto voltaje, descargas eléctricas, inundaciones o casos fortuitos, el maltrato de los equipos o instalaciones imputables al CONTRATANTE, sus empleados o terceras personas ajenas al CONTRATISTA, la elaboración de redes no existentes, instalación y suministro xx xxxxx telefónicas para el traslado de las extensiones instaladas al sistema, tampoco se incluye cables resortados, cables lisos y cápsulas transmisoras y receptoras de los aparatos telefónicos, siendo de la exclusiva responsabilidad del CONTRATANTE y quedando a su cargo tanto el valor de la mano de obra como de los accesorios, para tales reparaciones.
2) PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
El plazo de ejecución del contrato será de once (11) meses, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato previo registro presupuestal.
3) PRESUPUESTO OFICIAL.
El valor estimado para el contrato asciende a la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.oo) MONEDA CORRIENTE, incluido el IVA.
En todo caso, el presupuesto oficial para la contratación del servicio se establecerá una vez se reciban las ofertas y se seleccione aquella que sea más favorable para los interesas de la entidad, y será atendida con cargo al presupuesto de funcionamiento de la vigencia fiscal 2010 Unidad 0501-01, Gestión General, Cuenta 2, Gastos Generales, Subcuenta 0, Objeto 4, Ordinal 5, Subordinal 5, Recurso 10, Mantenimiento Equipo de Comunicación y Computación.
4) FORMA DE PAGO.
El Departamento cancelará el valor del contrato en once (11) mensualidades iguales vencidas, previa presentación de las respectivas facturas y del certificado de recibido a satisfacción por
parte del supervisor del contrato, sin que el monto total de los servicios prestados y de los bienes suministrados puedan exceder la cuantía total del contrato.
El DAFP como requisito previo para autorizar el (los) pago(s) del contrato, verificará que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la ley 828 de 2003.
Todos los pagos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja P.A.C. y al cumplimiento de los procedimientos presupuestales.
5) LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El presente proceso de selección se abrirá en la ciudad de Bogotá D.C., en el DAFP, Grupo de Gestión Administrativa, ubicado en la Xxxxxxx 0x Xx. 12-62, Piso 4º, el día siete (7) de enero de 2010 a las 8:00 horas.
6) VISITA AL EDIFICIO SEDE
Para mayor conocimiento de las condiciones físicas del edificio sede y determinar la condiciones del servicio a prestar, el proponente o su delegado podrán visitar las diferentes áreas y dependencias del edificio sede donde se realizará el trabajo, visita que deberá efectuarse el ocho (8) de enero de 2010 en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m.
Quien asiste deberá acreditarse mediante carta de presentación de la compañía autorizándolo para tal efecto, dicha autorización deberá ser firmada por el representante legal de la empresa oferente.
Se aclara que la visita no es obligatoria y en caso que el proponente no la realice, no podrá posteriormente alegar desconocimiento de las características y estado de las instalaciones y de las condiciones en las cuales se debe prestar el servicio.
En todo caso las visitas son por cuenta y riesgo del oferente.
7) FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El proponente deberá entregar personalmente o por delegado su propuesta en las oficinas del Grupo de Gestión Administrativa del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xx Xxxxxx X.X., hasta las 17:00 horas del día trece (13) de enero de 2010, fecha y hora fijadas para el cierre.
8) ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.
El DAFP adjudicará el presente proceso contractual en forma total, es decir, a un solo proponente.
Una vez notificada la adjudicación al proponente seleccionado en primer lugar, éste deberá suscribir el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, salvo que por necesidades de la Administración sea preciso prorrogar dicho plazo.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la Entidad, el DAFP adjudicará el contrato al proponente calificado en segundo lugar, dentro de los tres (3) días calendario siguientes.
El contrato que surja del presente proceso de selección se perfeccionará con la firma de las partes.
9) SUSCRIPCIÓN DE LA GARANTÍA ÚNICA.
Nota: Sólo si la entidad ha determinado la necesidad de exigirla. (Art. 7° de la Ley 1150 de 2007).
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
Una vez perfeccionado el contrato, el contratista para la ejecución del mismo deberá constituir una garantía única, expedida por compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o en garantías bancarias, a favor de la NACIÓN – DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, así:
a) CUMPLIMIENTO: Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, vigente por el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.
b) CALIDAD DE LOS ELEMENTOS SUMINISTRADOS yo DE LOS SERVICIOS PRESTADOS: Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, vigente por el término de duración del mismo y cuatro (4) meses más.
c) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Por un valor equivalente al por ciento ( %) del valor total del contrato, vigente por el término de duración del mismo y
( ) meses más. – NO APLICA
d) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Por el cinco (5%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la duración del mismo y tres (3) años más.
Tratándose de Pólizas, las mismas no podrán contemplar que expiran por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
10) REQUISITOS POSTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO
10.1) Pago del impuesto de timbre nacional:
NOTA: ESTE REQUISITO APLICA SOLO SI LA CUANTÍA DEL CONTRATO SUSCRITO SUPERA LA BASE ESTABLECIDA POR LA DIAN PARA CADA VIGENCIA FISCAL.
El Contratista deberá presentar ante el Grupo de Gestión Administrativa del DAFP, el recibo de impuesto de timbre, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que para tal efecto le remita el DAFP.
10.2) Publicación en el Diario Único de Contratación Pública:
El Contratista deberá presentar ante el Grupo de Gestión Administrativa del DAFP, el recibo de pago de publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública, dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes al recibo de la notificación que para tal efecto le remita el DAFP.
El DAFP se reserva el derecho de no pagar suma alguna con cargo al contrato, hasta que el Contratista cumpla con lo estipulado en el presente numeral.
11) LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará de conformidad con las normas legales vigentes que regulen la materia. Y se hará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del contrato.
Como requisito previo para la liquidación del contrato, el DAFP verificará que el Contratista cumpla con sus obligaciones frente a los Sistemas de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF).
12) OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
El Contratista se compromete a cumplir, entre otras, todas y cada una de las siguientes obligaciones:
12.1 Cumplir con el objeto del contrato de acuerdo con el pliego de condiciones y las especificaciones suministradas por el DAFP y de conformidad con la propuesta presentada por el contratista.
12.2 Cumplir con todo lo señalado en la propuesta y atender con prontitud y efectividad las solicitudes condiciones y recomendaciones que dentro de los términos del contrato el supervisor del mismo establezca al entrar en ejecución el mismo.
12.3 Hacerse responsable por los riesgos y perjuicios que se causen a terceros en razón o con ocasión de la ejecución y cumplimiento del contrato.
12.4 Mantener actualizado el domicilio de su lugar de trabajo durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más y presentarse al DAFP en el momento en que sea requerido por el mismo para la suscripción de la correspondiente acta de liquidación.
12.5 Suministrar y emplear por su cuenta y riesgo el personal, los equipos y elementos necesarios para el cumplimiento del objeto contractual.
12.6 Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando dilaciones o entrabamientos que puedan presentarse.
12.7 No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al DAFP y a las demás autoridades competentes, si esto se llegare a presentar.
12.8 Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del contrato que se suscriba y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993.
12.9 Las demás que se deriven del artículo 5° de la Ley 80 de 1993, así mismo todas aquellas que le señale la Constitución y la Ley.
12.10 Además de las anteriores, las obligaciones especiales que se pacten en el contrato.
13) DERECHOS DEL CONTRATISTA
El Contratista tendrá derecho, entre otros, a:
13.1 Recibir oportunamente la contraprestación pactada y a que el valor intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia del contrato.
13.2 Las demás que se deriven del artículo 5o. de la Ley 80 de 1993.
El DAFP no condicionará la participación en el presente proceso de selección del Contratista, ni la adjudicación, adición o modificación del eventual contrato, como tampoco la cancelación de
las sumas adeudadas al Contratista a la renuncia, desistimiento o abandono de peticiones, acciones, demandas y reclamaciones por parte de éste.
14) PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
14.1 Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y a cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones y reunir los requisitos en él exigidos.
NOTA.- INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: A pesar que la naturaleza de la información que se solicita para la presentación de las propuestas no tiene la vocación de constituir información que pueda ampararse en la reserva o el secreto protegidos por la Ley, los proponentes serán responsables de advertir lo contrario en el caso en que las propuestas contuvieren información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresando las normas legales que le sirven de fundamento. En todo caso, el DAFP se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios asesores, con el fin de evaluar la propuesta.
14.2 La propuesta debe presentarse en original, con todos los documentos y anexos requeridos, a máquina y/o computador, en idioma castellano, salvo los términos técnicos que se utilicen en idioma distinto, foliadas en forma consecutiva.
Favor NO incluir hojas en blanco.
14.3 Las propuestas deberán ser firmadas así: Cuando se trate de una sociedad, por su representante legal; en caso de que el proponente sea una persona natural o un establecimiento de comercio, con la firma de aquella o del propietario de éste; y cuando se trate de un consorcio o unión temporal, con la firma de la persona que los represente.
14.4 Las propuestas deben presentarse sin tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a interpretaciones erróneas, ambiguas o que impidan su evaluación.
14.5 No se recibirán propuestas enviadas por correo o depositadas en lugar distinto o presentadas en el DAFP después de la fecha y hora señaladas.
14.6 Todos los valores que se indiquen en la propuesta deberán ser expresados en moneda nacional, por una suma fija no sujeta a variaciones con posterioridad a la fecha de presentación de la propuesta, en forma desagregada, discriminando los correspondientes descuentos si hubiere lugar a ellos, suma que no puede ser superior al valor de la disponibilidad presupuestal.
En caso de discrepancia entre lo expresado en letras y números, prevalecerá lo expresado en letras
En caso de que se ofrezcan descuentos, los precios deberán presentarse con y sin aplicación de los mismos e indicar separadamente el porcentaje de descuento aplicable a los diferentes conceptos.
14.7 No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en éste pliego de condiciones. En caso de que la propuesta se formulen condiciones diferentes a las establecidas, se tendrán por no escritas y en consecuencia prevalecerán las disposiciones contenidas en el presente documento.
15) DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA:
La oferta o cotización debe remitirse en papel membreteado de la empresa y contendrá la Razón Social, NIT, No. de teléfono, No. de telefax, Dirección, No. de cuenta de ahorros o corriente en la cual se pueda consignar. Indicar si es o no Autorretenedor, Gran Contribuyente, si pertenece al Régimen Común o al Simplificado.
Identificar claramente el nombre del bien o servicio ofrecido, unidad de medida, valor, tiempo o forma de entrega del bien o servicio, forma de pago, término de validez de la oferta, garantías, otros.
El proponente deberá anexar a la propuesta:
▪ Certificado de Existencia y Representación Legal o Inscripción de Documentos de la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días con respecto a la fecha limite para la recepción de ofertas de la presente invitación a cotizar o certificado vigente de Inscripción en el Registro Mercantil.
▪ Copia del Registro único Tributario RUT.
▪ Cédula de Ciudadanía, Cédula Militar o Libreta Militar: La persona natural o representante legal del proponente deberá anexar a la propuesta fotocopia de la cédula de ciudadanía. Nota: En caso de que la oferta sea presentada por una persona natural, varón mayor de edad y menor de cincuenta años, deberá anexar a la oferta fotocopia de la Cédula Militar o Libreta Militar, este requisito no aplica para personas jurídicas.
▪ El Formato Único de Hoja de Vida (Persona natural ó persona jurídica) debidamente diligenciado.
▪ Las ofertas que sean presentadas por personas jurídicas deberán acreditar mediante certificación con fecha de expedición no superior a treinta (30) días con respecto a la
fecha limite para la recepción de ofertas de la presente invitación a cotizar, firmada por revisor fiscal, el cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a seguridad social y parafiscales, durante la presente vigencia fiscal, de conformidad con el articulo 50 de la ley 789 de 2002 y la ley 828 de 2003.
Si la oferta es presentada por persona natural deberá acreditar el cumplimiento de la mencionada Ley, anexando copia de los respectivos soportes de pago de las cotizaciones del último mes, por concepto de aportes a los planes obligatorios de salud y fondos de pensión.
▪ Certificado de originalidad del producto (distribuidor) y/o registro de importación.
▪ Certificación bancaria en la cual se indique el número de cuenta de ahorros o corriente a nombre de la empresa proponente, y en la cual se acredite que es el cuenta-habiente y que la cuenta este activa a la fecha.
▪ Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias del año 2006: Suscrito por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal, o a falta de este de un Contador Público Independiente.
El Balance General y el Estado de Resultados debe estar debidamente certificados por el Representante Legal y el Contador Público, y dictaminados por el Revisor Fiscal, de conformidad con lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, Circular Externa No. 030 de 1998, expedida por la Junta Central de Contadores y Concepto No. 120 xx xxxxxx 12 de 1997.
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
▪ Certificación actualizada, expedida por la Junta Central de Contadores, de vigencia de matrícula profesional de Xxxxxxxx, Revisor Fiscal o Contador Público Independiente que hayan suscrito los estados financieros aportados.
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
▪ Copia de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal, o del Contador Público Independiente.
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
▪ Declaración xx Xxxxx y Complementarios del año 2006 si estuviere obligado a presentar.
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
▪ Identificación tributaria e información sobre el régimen de impuestos al que pertenece.
▪ Si la contratación a realizar implica adquisición de bienes o activos que deban ser importados, debe acreditarse el cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la debida legalización de los mismos, a través de las correspondientes declaraciones de importación. (Circular DIAN 0134 del 21 xx Xxxxx de 1999).
NO APLICA PARA EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN.
ELABORADO POR:
XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX COORD GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Dirección: Cra. 0 Xx. 00 – 00 xxxx 0x
Conmutador: 334 40 80 al 86 Ext. 179/178.
Teléfono: 000 00 00
Telefax: 243 71 01