Contract

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HABRÁ DE REGIR LA LICITACIÓN, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE SECRETARÍA TÉCNICA PARA EL FESTIVAL PASSION FOR KNOWLEDGE 2016 ORGANIZADO POR LA FUNDACIÓN DONOSTIA INTERNATIONAL PHYSICS CENTER

1. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto de la presente licitación responde a la necesidad de contratar los servicios de secretaría técnica para la asistencia en la organización y gestión del festival Passion for Knowledge 2016 organizado por la Fundación Donostia International Physics Center (en adelante, DIPC), según lo previsto en el presente Pliego y en el Pliego de Cláusulas Económico-Administrativas.

La finalidad del siguiente pliego es definir las prestaciones y establecer las condiciones técnicas a las que han de someterse las empresas que opten a la contratación del servicio de secretaría técnica de Passion for Knowledge 2016, que se celebrará del 26 de septiembre al 2 de octubre de 2016 en diferentes sedes, teniendo como sede principal del festival el Teatro Xxxxxxxx Xxxxxxx de Donostia-San Xxxxxxxxx.

Passion for Knowledge 2016 es la tercera edición de un festival internacional de comunicación científica, con un amplio programa de actividades que bajo un enfoque innovador y creativo ofrece un punto de encuentro entre la comunidad científica y la ciudadanía en general, haciendo partícipe a esta última de la cultura científica y mostrando la importancia de la investigación en la sociedad. El objetivo de Passion for Knowledge es promocionar la ciencia como actividad clave para contribuir al bienestar de las generaciones venideras y destacar la sed de conocimiento como motor del progreso científico, tecnológico y cultural.

Para la organización de dicho festival, resulta imprescindible solicitar la contratación de una secretaría de apoyo a la gestión y organización de los eventos y actividades previstos en el programa, dado que es necesaria la creación de una web específica con gestión de inscripciones, gestión de viajes y alojamiento de ponentes, una elevada carga administrativa para el control de asistentes a los diferentes eventos, elaboración de material gráfico y de difusión, etc. que no puede ser realizado exclusivamente por el personal interno del centro, ni por los actuales servicios contratados para la asistencia de viajes y alojamiento.

2. PRESTACIONES Y CARACTERÍSTICAS

Passion for Knowledge 2016 (en adelante, P4K2016) es de ámbito internacional y tendrá lugar durante una semana, del 26 de septiembre al 2 de octubre de 2016. El programa, en el que se está trabajando en estos momentos, se desarrollará

principalmente en Donostia-San Xxxxxxxxx, aunque también se prevén actividades en Xxxxxx. Xx 0000, Xxxxxxxx - Xxx Xxxxxxxxx será la Capital Europea de la Cultura, y P4K2016 formará parte del programa de DSS2016EU, la Capital Europea de la Cultura en 2016.

La inauguración del festival está prevista que tenga lugar, bien el lunes, 26 de septiembre, o bien el martes, 27 de septiembre, por la tarde, en un acto público celebrado en la sede principal de P4K2016, el Teatro Xxxxxxxx Xxxxxxx de Donostia-San Xxxxxxxxx y en el que se espera contar con representantes destacados del Gobierno Xxxxx y diversas instituciones, así como otras personalidades políticas y del ámbito cultural del País Xxxxx. La clausura se prevé para el sábado, 1 de octubre por la tarde en una sesión pública en esa misma sede, el Teatro Xxxxxxxx Xxxxxxx.

El programa de P4K2016, de naturaleza poliédrica, será similar a las ediciones anteriores organizadas por el DIPC (xxx.xxxxxxx00.xx y xxx.xxxx00.xx) e incluirá actividades que combinan diferentes propuestas de participación, dirigidas a públicos diferentes.

A continuación, se muestran las actividades previstas en el momento de redactar este pliego:

● Un ciclo de conferencias para todos los públicos impartido por figuras destacadas de la ciencia y otras disciplinas, incluyendo entre los ponentes a varios Premios Nobel (6 días por la tarde, aprox. 600 asistentes/día).

● Una sesión de divulgación científica en colaboración con la plataforma online de divulgación Naukas (3 días por la tarde, aprox. 600 asistentes/día).

● Una mesa redonda a cuatro, incluido en el programa de las sesiones de la sede principal.

● Una escuela científica especializada (5 días, aprox. 40 participantes).

● Encuentros entre Premios Nobel y estudiantes de secundaria. La previsión es celebrar dos encuentros, uno en Donostia - San Xxxxxxxxx y otro en Bilbao. (Participación aprox. 350 estudiantes y profesores/encuentro)

● Una exposición fotográfica.

● Proyecciones de los vídeos ganadores del concurso On Zientzia en distintos foros.

● Otras actividades que en el marco definido puedan ser puestas en marcha con el apoyo de otros agentes culturales.

La sede principal del P4K2016 será el Teatro Xxxxxxxx Xxxxxxx de Donostia-San Xxxxxxxxx cuya sala principal acogerá las sesiones vespertinas abiertas al público general, las charlas públicas, la mesa redonda y la sesión de divulgación "Naukas". El aforo de esta sala es para 900 personas; y, con carácter simplemente informativo y orientativo, tenemos una previsión de 600 personas por día.

El número de ponentes para las conferencias plenarias será un máximo de 15: de los cuales se estima que aprox. 11 procedan del extranjero y 4 de territorio nacional. Estos ponentes, así como sus acompañantes invitados, cuando los hubiere, tendrán consideración VIP a efectos de gestionar y contratar su alojamiento, manutención y honorarios. La estimación es de 21 ponentes e invitados VIP (ver detalle en el apartado

2.3 del presente pliego).

En la mesa redonda participarán 4 ponentes, mientras que en las sesiones de divulgación "Naukas" habrá 6 ponentes por día en dos de las sesiones (2 días = 12 ponentes), que ofrecerán charlas breves de 10' durante una hora y 1 ponente más en una tercera sesión. Estas sesiones se realizarán en el mismo auditorio que las conferencias públicas después o antes de las charlas plenarias. Uno de los participantes en la mesa es asimismo ponente de una de las charlas plenarias, de modo que solamente se prevé gestionar las necesidades logísticas de los tres restantes participantes que proceden de la CAPV. En lo referente a los ponentes de Naukas, solo habrá de gestionarse las necesidades de máximo 12 de los ponentes (ver detalle en el apartado 2.3).

La escuela científica, además de ser parte del programa del festival P4K2016, formará parte de la programación de los Cursos xx Xxxxxx de la Universidad de País Xxxxx / Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU). La mayor parte de las necesidades logísticas relacionadas con la escuela se gestionarán directamente a través de Fundación Cursos xx Xxxxxx de la UPV/EHU, salvo aquellas explícitamente indicadas en el presente pliego. Las sesiones de la escuela se dividirán en dos, por la mañana, las sesiones teóricas tendrán lugar en el Xxxxxxx Miramar y por la tarde, las sesiones prácticas, en una de las salas del aulario Xxxxxxx Xx Xxxxxxxx del Campus de Ibaeta. Se espera, con carácter simplemente informativo y orientativo, que en la escuela participen unos 12 profesores, a los que habrá que gestionar y contratar el alojamiento y los viajes. Se prevé que 2 de los profesores sean locales.

Incluido en el programa de P4K2016 se celebrará la octava edición de los Encuentros entre Premios Nobel y estudiantes de secundaria, top@DIPC Zientziarekin Solasean!. Esta es una actividad que ha demostrado gran capacidad de convocatoria en anteriores ediciones y mantendrá el mismo formato ya que ha funcionado muy bien (ver más información en xxx.xxxxxxxx.xx). Se celebrarán dos encuentros, uno en Donostia en la misma sede que en años anteriores, el Eureka! Zientzia Museoa, y un segundo encuentro en Bilbao, en el Bizkaia Aretoa de la UPV/EHU. Ambas instituciones colaboran con la cesión gratuita de los espacios necesarios para la celebración del encuentro, corriendo a cargo del DIPC la necesaria adecuación técnica adicional de las salas, incluida toda la referente al sistema de interpretación simultánea (ver detalle en el apartado 2.2 del presente pliego).

La exposición fotográfica consistirá en una colección de unas 100 fotografías realizadas en los años cincuenta por el Premio Nobel Xxxxxx Xxxxxxx, uno de los ponentes VIP invitados en P4K2016. No se trata de fotografía de carácter científico, sino artístico y con un fuerte componente documental. El comisariado de la

exposición, titulada "Colores de los años cincuenta", pertenece a la Biblioteca Nacional de Xxxxxxx xx Xxxxx, quien inauguró la exposición en 2013 y con quien ya se ha acordado las condiciones xxx xxxxxxxx de la exposición. Se ha llegado a un acuerdo de colaboración con el Aquarium de Donostia-San Xxxxxxxxx quien acogerá la exposición en la "Sala T". Las posibles necesidades técnicas y montajes-desmontajes de la exposición quedan excluidas de la presente licitación.

Todas las conferencias públicas, así como las sesiones Naukas y los Encuentros dispondrán de servicio de interpretación simultánea en tres idiomas, euskara, español e inglés. Además se emitirán en directo vía Internet (streaming) y posteriormente estarán disponibles en el canal xxx.xxxx.xx. Este servicio de grabación y retransmisión por streaming no debe incluirse en la oferta ya que se adjudicará mediante una licitación independiente de ésta.

Por otro lado, todas las actividades del programa del festival serán de participación gratuita, con excepción de la escuela científica, que requerirá el pago de una matrícula gestionada a través de Cursos xx Xxxxxx de la UPV/EHU, y el acceso a la exposición fotográfica, que al estar incluido en el propio recorrido del Aquarium requiere de la adquisición de una entrada, salvo que se acceda durante alguna visita guiada organizada ad-hoc.

La empresa adjudicataria del contrato deberá hacerse cargo de asistir al comité organizador y dirección general de P4K2016 en la organización, desarrollo, ejecución, coordinación y gestión del evento, distinguiéndose las siguientes actuaciones y necesidades específicas a cubrir:

2.1. SECRETARÍA TÉCNICA

a) Previas al festival

- Contacto con ponentes e invitados y gestión de todas sus necesidades logísticas, de acuerdo a las indicaciones de los organizadores en cada caso. Los ponentes incluyen, los invitados VIP o ponentes de las charlas públicas y los encuentros, los ponentes de las sesiones "Naukas" y la mesa redonda, así como los ponentes de la escuela científica.

- Reserva, contratación y pago de vuelos, viajes y traslados de los ponentes e invitados.

- Contratación y pago de las reservas de alojamiento de los ponentes e invitados. En base a las especificaciones del presente pliego técnico y siempre de acuerdo a los precios aproximados estipulados en el mismo, en su proposición la empresa licitadora deberá indicar el alojamiento ofertado en cada caso. Habrá de distinguir una categoría de hotel lujo para los ponentes e invitados considerados VIP, que deberán ser alojados en la medida de lo posible en un mismo hotel (ver detalle apartado 2.3). El DIPC, o en

su caso, el comité organizador de P4K2016, se reserva el derecho de aceptar y aprobar dicha propuesta.

- Gestión de bloqueos y/o preservas en los hoteles seleccionados por categoría o grupo, con antelación suficiente para garantizar las plazas de alojamiento necesarias en las fechas seleccionadas y en las tarifas aproximadas indicadas en el presente Pliego.

- Preparación, en coordinación con la administración del DIPC, de los documentos necesarios para el pago de honorarios a los ponentes invitados.

- Obtención de la conformidad de ponentes para la publicación de sus currículos y fotografías.

- Recepción de las presentaciones y previsión de las necesidades audiovisuales de cada ponencia, de cada una de las partes y/o actividades que componen el festival P4K2016.

- Obtención de las autorizaciones pertinentes por parte de los ponentes en lo referente a grabación de imágenes y posterior difusión pública.

- Gestión y control de las inscripciones de centros escolares y participantes en los encuentros, realizado online a través de la página web del festival.

- Envío de confirmaciones y correspondencia digital necesaria a los inscritos en los diferentes eventos, incluida la documentación necesaria en cada caso si la hubiere.

- Difusión del festival y las distintas actividades programadas mediante el envío por correo electrónico de newsletters y e-mailings con información del festival, avance del programa, etc. a un listado de direcciones facilitado por la organización (aprox. 2.500 direcciones para información general y aprox. 500 direcciones para los encuentros).

- Distribución del flyer del festival y del flyer de la exposición en diferentes puntos de interés de la ciudad de San Xxxxxxxxx para promocionar las inscripciones a las sesiones públicas.

- Elaboración de listados e informes de inscripciones.

- Actualización de las listas de e-mailings con inclusión de los nuevos suscriptores y asistentes que se inscriban a través de la página web del festival.

- Selección, propuesta y reservas de locales, restaurantes, etc. para actos sociales. Se prevén cenas y/o comidas diarias, incluido un coctel el día de la inauguración. Los restaurantes deberán facturar al DIPC, para lo cual la secretaría técnica facilitará en cada caso los datos de facturación necesarios.

- Contratación de los servicios de catering necesarios, siguiendo las indicaciones de la organización. Las empresas suministradoras de los servicios de catering, deberán facturar directamente al DIPC.

- Organización de los actos de inauguración y clausura del festival, según las indicaciones de los organizadores.

- Envío por email de saludas e invitaciones oficiales según imagen corporativa a autoridades, instituciones y a todas las personas señaladas por los organizadores para asistencia a la inauguración (aprox. 200), confirmación de asistencia, y reserva y adjudicación de asientos, así como confirmación de asistencia al coctel posterior (aprox. 100).

- Elaboración y gestión del plan de protocolo y escaletas de los distintos eventos, incluido el protocolo del acto de inauguración (coordinación con los gabinetes de las distintas instituciones implicadas, recepción de autoridades, escaletas, agendas, etc.)

- Gestión, coordinación y contratación de las necesidades técnicas adicionales de cada sede, incluidas aquellas relacionadas con el servicio de interpretación. Se excluye la contratación del servicio de grabación y retransmisión por streaming que se adjudicará mediante una licitación independiente de ésta. Ver detalle del equipamiento técnico más adelante en el apartado 2.2.

- Coordinación de todos los equipos implicados, recursos técnicos y servicios adicionales mediante las reuniones previas necesarias. La secretaría técnica se deberá coordinar con los proveedores de servicios propios de cada sede cuando corresponda y con aquellos proveedores que la organización haya contratado de forma independiente, como por ejemplo fotografía, grabación y streaming, gabinete de prensa, etc.

- Gestión de la contratación de intérpretes para tres idiomas (euskera, castellano e inglés) y coordinación del buen funcionamiento de este servicio. Se deberá prestar especial atención a la calidad y experiencia de los intérpretes. La secretaría técnica actuará como intermediario en la contratación de los intérpretes, pero este servicio se deberá facturar directamente al DIPC.

- Contratación del personal de apoyo y azafatas necesarias para el correcto desarrollo de las actividades programadas en P4K2016, con conocimiento de los idiomas que en cada caso se precise.

- Servicio de traducción de textos (página web, programa, dossieres, etc.). Se estiman aprox. 54 pag. de texto a traducir.

b) Durante el festival

- Control de llegadas, traslados a hoteles, sedes y actos sociales de los ponentes e invitados.

- Presencia de la secretaría técnica en todas las sedes y actividades del programa de P4K2016, a excepción de la escuela científica que no requerirá este servicio.

- Punto de información en la sede principal.

- Adecuación, decoración y señalizaciones de acceso a las salas y espacios donde se celebren los eventos.

- Sala VIP para autoridades e invitados en los casos en los que se precise.

- Servicio de azafatas/os, designación de funciones, organización y coordinación del personal auxiliar.

- Atención, recepción y registro de los participantes en los encuentros.

- Preparación y entrega de la documentación y material correspondiente en cada caso a ponentes invitados, participantes en los encuentros y público general asistente a las conferencias (acreditaciones, programas, merchandising, diplomas, etc.).

- Instalación y/o verificación en coordinación con los técnicos de cada sede o personal técnico contratado, del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, vídeos, cañones, pantallas, ordenadores, presentaciones, sistemas de interpretación, incluidos los receptores, y cuantos otros elementos intervengan en el necesario y correcto desarrollo de los actos (se excluyen las sedes de la escuela científica).

- Transporte, montaje y desmontaje de todos los elementos auxiliares a las distintas sedes (cartelería, mobiliario auxiliar, papelería, merchandising, etc.).

- Desarrollo y ejecución del plan de protocolo establecido, recepción de autoridades, asignación de asientos, protocolo actos sociales, etc.

- Supervisión y control del cumplimiento de la escaleta programada en coordinación con la dirección general de P4K2016.

c) Posterior al festival

- Envío de los justificantes de pago de honorarios a ponentes. El pago se realizará desde la administración del DIPC, para lo cual la secretaría técnica deberá facilitar al

DIPC los documentos y datos necesarios para proceder con los pagos (NIF, datos bancarios, residencia fiscal, etc.).

- Envío por correo electrónico de una newsletter para completar las encuestas de evaluación del festival a asistentes y/o ponentes.

- Recogida y envío al DIPC de todo el material gráfico, listados de inscripciones, etc.

- Cierre y liquidación con el comité organizador.

d) Actuaciones generales

- Asimismo, la empresa adjudicataria prestará cualquier otra función de naturaleza análoga o semejante, o en su caso, complementaria de las descritas anteriormente en esta partida que puedan ir surgiendo durante la planificación final / ejecución del proyecto, sin que ello suponga un coste adicional, ni una modificación contractual de los servicios indicados en este Pliego.

- La empresa adjudicataria pondrá a disposición del comité organizador y la dirección del proyecto, el personal administrativo y técnico necesario para el correcto desarrollo del evento, así como, una persona interlocutora que será la responsable de la coordinación, supervisión técnica y seguimiento de todos los servicios prestados por la secretaría técnica durante el periodo de preparación y ejecución del mismo. Dicha persona interlocutora deberá ser nombrada al comienzo de la adjudicación, y será la misma hasta la finalización del mismo, siempre y cuando no haya motivos justificados para su sustitución.

- Elaboración de un cronograma de trabajo en coordinación con la dirección del festival y control de su cumplimiento.

- Control de gasto según presupuesto. Se incluyen aquellos servicios que deban facturarse directamente al DIPC (catering, restauración, etc.) según la previsión de gastos indicada por la organización.

- Servicio de atención personalizada de P4K2016 para consultas telefónicas, y vía correo electrónico con cuentas exclusivas del festival.

- Se atenderá como mínimo en inglés, castellano y euskera a todas las personas participantes, tanto asistentes, como ponentes y organizadores, según el idioma requerido.

- Es responsabilidad de la empresa adjudicataria definir y prever las necesidades de personal de apoyo para cada jornada, sesión y sede según el programa de P4K2016, garantizando la correcta prestación de la totalidad de servicios especificados en el presente pliego y en el pliego económico-administrativo.

- Las azafatas/os y personal de apoyo deberá ir debidamente vestido con uniforme específico para P4K2016 sin ningún tipo de anagrama, logotipo o distintivo que haga referencia a empresa o entidad privada.

- Corresponderá a la empresa adjudicataria la elaboración e instalación de las oportunas identificaciones personalizadas, en concepto de reservado, en cada uno de los actos que se requieran.

- La empresa adjudicataria garantizará que, en todo momento, se esté cumpliendo la legislación vigente en materia de protección de datos.

- La empresa adjudicataria se compromete a asistir a tantas reuniones de coordinación que se vayan fijando en función de las necesidades, sin que ello repercuta en un coste añadido al DIPC.

- Todo el proceso se realizará bajo las directrices y supervisión de los organizadores.

- En la fase de cierre y liquidación, la empresa adjudicataria deberá presentar la/s factura/s y/o albaranes debidamente detallados, siguiendo las indicaciones de la dirección del proyecto, y deberá entregar un dossier que incluya copia de todas las facturas de terceros que soporten los gastos facturados.

2.2. EQUIPAMIENTO TÉCNICO

- Adecuación técnica y equipamiento adicional de las sedes de los encuentros, Eureka! Zientzia Museoa, ref. sala Da Vinci y Bizkaia Aretoa, sala Mitxelena (sonorización de la sala, micros, distribuidores de idiomas, medios, PCs, mobiliario auxiliar escenario, cabinas/pupitres de interpretación simultánea, receptores, técnicos, etc.).

- Adecuación técnica y equipamiento adicional de la sede principal de las conferencias públicas en San Xxxxxxxxx, sala principal Xxxxxxxx Xxxxxxx (cabinas/pupitres interpretación simultánea, receptores, distribuidores de idiomas, medios, mobiliario auxiliar, técnicos, etc. ).

- El personal técnico y asistencia necesaria, así como el transporte, montaje y desmontaje estará incluido en todos los casos.

2.3. LOGÍSTICA PONENTES

- Viaje (se entiende viaje de ida/vuelta) y traslados para los ponentes e invitados VIP en primera o equivalente, según las necesidades y preferencias indicadas por el ponente, y siempre de acuerdo con las directrices del DIPC. La previsión es de 8 viajes

para extracomunitarios, 11 viajes de comunitarios y 2 traslados de ponentes locales. Total: 21 ponentes e invitados VIP.

- Traslados in situ de los ponentes e invitados VIP y de aquellos indicados por la organización, a todas las sedes y actividades programadas en P4K2016.

- Viaje y traslados para el resto de ponentes (no VIP) desde lugar de origen hasta el hotel o sede pertinente. La previsión es de 5 viajes para extracomunitarios, 17 viajes para comunitarios y 5 traslados para locales. Total: 27 ponentes no VIP.

- Para los ponentes e invitados VIP, alojamiento en hotel de lujo céntrico, en régimen de habitación doble superior (vistas mar o equivalente) con desayuno para 2 pax., incluidos gastos locales incurridos en el hotel durante la estancia. En el momento de redactar este pliego la estimación de necesidades es:

 8 habitaciones dobles para 2 pax., cada una 7 noches: 56 unidades

 5 habitaciones dobles para 1 pax., con una duración de la estancia variable de 1 - 7 noches: 17 unidades

Se estima un coste aproximado por este alojamiento en régimen de habitación doble con desayuno de 380 euros/noche.

- Para el resto de ponentes (no VIP), alojamiento en hotel categoría 4* con buena localización, en régimen de habitación DUI con desayuno. En el momento de redactar este pliego la estimación de necesidades es:

 10 habitaciones DUI, cada una 7 noches: 70 unidades

 18 habitaciones DUI, con una duración de la estancia variable de 1 - 4 noches: 47 unidades

Se estima un coste aproximado por este alojamiento en régimen de habitación en régimen de habitación DUI con desayuno 185 euros/noche.

- Las unidades aquí indicadas son meras estimaciones que podrán verse modificadas durante la ejecución del contrato. En cualquier caso, el DIPC solo abonará aquellos gastos efectivamente realizados, previa presentación de la correspondiente factura de terceros cuya copia deberá ser adjuntada con el albarán.

2.4. IMAGEN y DISEÑO

- Adaptación del logotipo del festival Passion for Knowledge a la edición de 2016, creación de la imagen corporativa que acompañará al logotipo y definición de las pautas gráficas que se usarán en los distintos soportes y elementos comunicativos del festival.

- Desarrollo, diseño y elaboración de todos los elementos gráficos necesarios para las actividades del festival, aplicando la imagen corporativa definida a tal efecto

(señaléctica, cartelería, rollers, photocall, merchandising, acreditaciones, diplomas, página web, newsletters, pantallas, etc. ). La empresa adjudicataria propondrá al comité organizador las soluciones más adecuadas para cada actividad, ajustándose en todo caso al presupuesto disponible.

- Diseño y maquetación de un dossier de prensa, programa general y dossier final de P4K2016 en tres idiomas (euskera, castellano e inglés) siguiendo la línea creativa definida para el festival. Tamaño dossier 210x260mm o 180x297mm o similar. El contenido será proporcionado por los organizadores y/o gabinete de prensa en castellano, y la secretaría técnica se encargará de revisarlo, traducirlo, maquetarlo y elaborar los documentos finales, tanto en formato pdf con enlaces, como para imprenta, cuando así se especifique en este pliego.

- Sistema de sorteo automático de preguntas para los encuentros y visualización en pantalla, separando las preguntas por tipo de pregunta y centro escolar. El comité organizador facilitará en un excell la relación de preguntas seleccionadas y numeradas que deberán ser incorporadas al sistema de sorteo. Número de preguntas estimadas 250/encuentro.

- Maquetación en A4 de los listados con todas las preguntas de los encuentros.

- Diseño de un flyer - programa de bolsillo de las conferencias públicas (bilingüe, tamaño A6 o similar).

- Diseño de un flyer de la exposición fotográfica (bilingüe, tamaño DL o similar).

- Elaboración del programa de la escuela científica, que incluirá aprox. 40 resúmenes o abstracts facilitados por la organización en plantillas de word o pdf (solo versión en inglés). Tamaño A4. Formato pdf con enlaces y para imprenta.

- Diseño de plantilla para newsletters (se enviarán 6/8 newsletters con información general del festival, apertura de inscripciones para las conferencias, los encuentros, reminders, agradecimiento y encuestas de valoración).

- Diseño banners con la imagen del festival para otras webs.

- Se aplicarán a los distintos soportes previstos, físicos y digitales, la imagen corporativa del festival y la de cuantos otros distintivos gráficos de otras entidades, organismos y empresas se indiquen desde la organización. Todo ello deberá ajustarse a las pautas de marca definidas para el festival y las especificaciones que el DIPC y el resto de agentes colaboradores implicados establezcan al respecto.

- El coste de la impresión de los distintos elementos gráficos se incluye en las correspondientes partidas de papelería y cartelería.

2.5. PAPELERÍA Y MERCHANDISING

- Impresión a color del dossier de prensa bilingüe (euskera/castellano). 50 ejemplares, estimación aprox. 44 pag./dossier bilingüe, tamaño 210x260mm o 180x297mm o similar.

- Impresión a color del programa general del festival. 1.700 ejemplares versión bilingüe (euskera/castellano) y 250 ejemplares versión inglés, estimación aprox. 24 pag./programa por idioma + portadas, tamaño 210x260mm o 180x297mm o similar.

- Impresión programa escuela científica, portada y schedule color, resto b/n. 60 ejemplares, estimación aprox. 24 pag, tamaño A4.

- Impresión a color del dossier final de P4K2016, 3 versiones (euskera, castellano e inglés). 150 ejemplares versión castellano, 150 versión inglés, 100 versión euskera, estimación aprox. 28 pag./dossier por idioma + portadas, 210x260mm o 180x297mm o similar.

- Impresión a color flyer programa de bolsillo. Estimación hasta 4.000 unidades, tamaño A6 o similar.

- Impresión a color flyer exposición. Estimación hasta 2.000 unidades, tamaño DL o similar.

- Acreditaciones con sus correspondientes lanyards para participantes en los encuentros, aprox. 700.

- Impresión diplomas de asistencia encuentros personalizados en color, aprox. 550, tamaño A4.

-Impresión en b/n sobre papel color A4 de los listados de preguntas de los encuentros, aprox. 700 ejemplares, estimación 4/6 pag./ejemplar.

- Tarjetas personalizadas para reservados, fotocopias varias, etc.

- Los programas, dossieres, etc. impresos deberán cumplir unos mínimos de calidad.

- Como referencia para la calidad del papel empleado en la impresión del programa y dossier final, se usará para las portadas, papel couche plastificado, 300 grs., y para las hojas interiores, papel couche barnizado, 150 grs. Para los diplomas se empleará como mínimo papel de 250 grs.

- Para el merchandising de P4K2016 se suministrarán aprox. 2.100 unidades de blocks de notas (tamaño medio A5 o A6, con marcaje a 1 o 2 colores), aprox. 2.100 unidades

de bolsas de algodón con asas (medidas aprox. 370x410mm o similar, con marcaje a 1 o 2 colores), y aprox. 3.000 bolígrafos (con marcaje a 1 color).

- Asimismo, se suministrarán dos modelos/diseños diferentes de camisetas corporativas del festival (algodón 100%, con marcaje a 1 o 2 colores), aprox. 1.100 unidades de un modelo con y aprox. 50 unidades del otro modelo que será el uniforme de la organización y personal de asistencia. En ambos casos se deberá proveer un surtido xx xxxxxx, con distinción de modelos hombre y mujer.

2.6. CARTELERÍA

- Photocall con la imagen general del festival. Medidas aprox. 4 x 2,4m.

- Impresión sobre lona textil para expositor paraguas de un photocall para los encuentros. Medidas 2,97 x 2,24 m. La lona se colocará sobre una estructura propiedad del DIPC.

- Impresión de todos los elementos de señalización interior de las sedes, según propuesta presentada. Como mínimo se deben incluir elementos para el escenario de la sede principal en el Teatro Xxxxxxxx Xxxxxxx, rollers o soportes de señalización para los encuentros, la exposición fotográfica y la escuela científica.

2.7. PÁGINA WEB

- Diseño, creación y desarrollo de la página web de P4K2016 (interface y árbol de navegación) con aplicación de las pautas de imagen corporativa definidas. Los textos base a incorporar en el contenido serán facilitados por los organizadores en castellano.

- Creación de los gráficos, maquetación, actualizaciones y cambios.

- La página web tendrá las siguientes características:

* La programación debe cumplir con estándares web y accesibilidad (mínimo nivel AA). Además, debe ser tal que la página web resultante quede protegida de intentos de ataque por inyección sql y demás estrategias de acceso no autorizado.

* Será una página web responsive, es decir, estará adaptada para dispositivos móviles.

* 3 idiomas (euskera, castellano e inglés)

* Secciones estáticas: home corporativa, información general, conferencias públicas, encuentros, otras actividades, escuela científica, media.

* Inscripciones on line mediante formularios: conferencias públicas y encuentros.

* Intranet con base de datos para la gestión y registro de participantes y preguntas en los encuentros.

* Asimismo, la página web debe incorporar el uso de las redes sociales, suscripción al boletín de noticias y espacio para la retransmisión en directo (vía streaming) de las distintas sesiones del festival.

* Se proveerá a la dirección de P4K2016 de un usuario con acceso al gestor de contenidos.

* Salvo que se indique explícitamente lo contrario, todo el contenido de la página web estará bajo licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International.

- El dominio URL de P4K2016 pertenece al DIPC: xxxx://xxxxxxx.xxxx.xxx o xxxx://x0x.xxxx.xxx.

- La página web, con unos contenidos mínimos establecidos por la organización, deberá estar operativa en no más de 20 días naturales desde la formalización del contrato.

- El hosting de la página web será provisto por el DIPC en un servidor seguro de sus instalaciones, al que la empresa adjudicataria tendrá acceso durante la vigencia del presente contrato.

3. CONDICIONES GENERALES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La prestación de este servicio en todos sus puntos, se realizará a través de la implicación de profesionales especialistas en cada área, desarrollando su cometido en trabajos realizados en despacho, así como en visitas periódicas efectuadas a DIPC y las sedes propias del evento, realizando además las gestiones y trámites precisos.

Para la realización de todas las actuaciones indicadas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, la empresa adjudicataria deberá tener en cuenta en todo momento las normas protocolarias que un evento de éstas características requiere.

La empresa adjudicataria garantizará que las entregas de todo el material (cartelería, papelería y merchandising), así como la prestación de los servicios contratados, se efectúe a tiempo según el plan de trabajo previsto.

4. CONTROL DE CALIDAD

La empresa adjudicataria deberá garantizar la calidad de los trabajos contratados conforme a este Pliego Técnico, obligándose a realizar durante la vigencia del mismo cualquier cambio necesario para solventar las deficiencias detectadas imputables al adjudicatario si así lo solicitara el DIPC. Será asimismo, responsable de la solvencia técnica y profesional del servicio prestado, tanto del propio, como de aquel contratado

a terceros, siendo la calidad del mismo un punto crítico durante la ejecución del contrato.

Al tratarse de servicios de asistencia técnica en el desarrollo de eventos de comunicación científica de carácter internacional, de gran notoriedad y alto impacto, la experiencia y cualificación profesional de las personas que el adjudicatario va a dedicar a este proyecto constituirán un punto especialmente crítico para el DIPC.

La documentación generada durante la ejecución del contrato será propiedad exclusiva del DIPC sin que la empresa adjudicataria pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin expresa autorización del DIPC.

A la finalización de los trabajos, el adjudicatario deberá entregar toda la documentación, tanto en soporte informático como en papel, que posea en virtud de la relación contractual con el DIPC.