ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 24/01/2014

ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT) Fecha 24/01/2014

1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

Suministro de repuestos, partes y accesorios para equipos de cómputo, impresoras, portátiles, video beam, escáneres, servidores, redes y conexos.

2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)

32101600 - CIRCUITOS INTEGRADOS

43221700 - EQUIPO FIJO DE RED Y COMPONENTES

44103100 - SUMINISTROS PARA IMPRESORA, FAX

00000000 - ACCESORIOS DE COMPUTADOR

43211612 - KITS DE ACCESORIOS DE COMPUTADOR

43211800 -ACCESORIOS DE DISPOSITIVOS DE ENTRADA DE DATOS DE COMPUTADOR

26111700 - BATERÍAS, PILAS Y ACCESORIOS

3. UNIDAD DE MEDIDA

Unidad.

4. DESCRIPCIÓN GENERAL

El Instituto requiere para su normal funcionamiento tecnológico, el suministro oportuno de repuestos, partes y accesorios para los equipos de cómputo, impresoras, portátiles, video beam, escáneres, servidores y conexos, que forman parte del parque computacional, con el fin de atender las solicitudes de mantenimiento correctivo y preventivo de hardware reportadas a Nivel Nacional.

5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)

• Resolución 1512 del 05 xx xxxxxx de 2010

• Decreto 4741 de 2005

6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR

Los productos objeto del presente proceso se encuentran detallados en el Anexo 1.- Listado de Repuestos partes y accesorios.

7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

7.1. Obligaciones específicas

7.1.1. Entregar los repuestos, partes y accesorios, originales, nuevos y de calidad de conformidad con las especificaciones técnicas solicitadas por el ICBF y en concordancia con el artículo 4 numeral 5 de la ley 80 de 1993.

7.1.2. El contratista deberá cumplir con los siguientes Acuerdos de Nivel de Servicios:

ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)
Criterio	Tiempos de Entrega
Tiempo de entrega de los elementos incluidos en el primer requerimiento	Dentro de los 30 días calendario a partir del ingreso del requerimiento a la Herramienta de Gestión de la Mesa de Servicios y/o correo electrónico.
Tiempo de entrega para los de requerimientos	Dentro de los 5 días hábiles a partir del ingreso del requerimiento a la Herramienta de Gestión de la Mesa de Servicios y/o correo electrónico
Tiempo de entrega para repuestos qu requieren importación.	Para repuestos de difícil consecución nacional y que no es posible cumplir con los tiempos de respuesta, porque el fabricante no los importa sino bajo pedido por razones de baja rotación de inventarios, el contratista deberá sustentar mediante carta suscrita por el fabricante y/o distribuidor mayorista para entregar el repuesto máximo dentro de los 30 días calendario siguientes a la notificación a través de la herramienta de gestión y/o correo electrónico
Tiempo de entrega para repuestos solicitados en garantía	Dentro de los 5 días hábiles a partir del ingreso del requerimiento a la Herramienta de Gestión de la Mesa de Servicios y/o Correo electrónico
Tiempo de entrega para repuestos devueltos por no cumplir con las especificaciones técnicas.	Dentro de los 3 días hábiles a partir del ingreso del requerimiento a la Herramienta de Gestión de la Mesa de Servicios y/o, correo electrónico.

ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)
Criterio	Tiempos de Entrega
Tiempo de entrega de repuestos no previstos en el listado contractual	Dentro de los 8 días hábiles a partir de la notificación del requerimiento por cualquier medio (una vez definido el precio siguiendo el procedimiento previsto en el numeral 7.1.2 Multas, Ordinal O del presente documento).
Tiempo de entrega de repuestos descontinuados	Dentro de los 30 días hábiles a partir de la notificación del requerimiento por cualquier medio (una vez definido el precio siguiendo el procedimiento previsto en el numeral 7.1..2 Multas, Ordinales P, Q, R, S y T del presente documento).

Tiempo de respuesta: Tiempo total que toma en atender una solicitud o un evento, hasta solucionarlo definitivamente. Esta definición aplica para todos los criterios.

Para medir el tiempo de solución de un requerimiento se aplicará la siguiente fórmula:

Tiempo de respuesta = Fecha y hora de apertura - Fecha y Hora de cierre

Donde,

Fecha y Hora de apertura: Cuando se ingresa el requerimiento a la herramienta de gestión y/o se notifica por cualquier medio.

Fecha y Hora de cierre: Una vez atendido el requerimiento y este se haya resuelto en forma satisfactoria.

Multas: Con el objeto de conminar al CONTRATISTA para que cumpla con los acuerdos de nivel de servicio y demás obligaciones contractuales; el ICBF impondrá multas diarias y sucesivas desde el 0.3% del valor del contrato y hasta que se verifique su cumplimiento, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. Estas sanciones no podrán superar el 10% del valor del contrato y se aplicarán sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar.

7.1.3. Suministrar elementos nuevos, no re-manufacturados para garantizar su calidad.

7.1.4. Entregar al ICBF los manifiestos de importación y los documentos de aduana necesarios, de todos los elementos que son importados.

7.1.5. Mantener el stock permanente de repuestos y partes, originales ofertados y suministrarlos en los términos solicitados por el ICBF.

7.1.6. Entregar al ICBF por medio físico o correo electrónico, semanalmente y/o cada que sea actualizado, un informe detallado que contenga los valores de la ejecución presupuestal del contrato.

7.1.7. Garantizar la calidad de todos los repuestos adquiridos por un término de 3 años para los monitores y 12 meses para los demás elementos, contados a partir de la fecha de su entrega y recibo a entera satisfacción por parte del supervisor del contrato.

7.1.8. Una vez realizada la solicitud por parte de la Subdirección de Recursos Tecnológicos, el primer requerimiento deberá entregarse en el almacén del ICBF Sede Nacional dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de notificación de la solicitud a través de la herramienta de gestión y/o cualquier medio.

7.1.9. Los nuevos requerimientos de repuestos deberán atenderse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación a través de la herramienta de gestión y/o cualquier medio.

7.1.10. Reemplazar el(los) producto(s) defectuosos con partes nuevas, no re-manufacturadas, de iguales o superiores características, durante el tiempo de la garantía requerida, sin costo alguno para el ICBF, dentro de los cinco (5) días hábiles después de notificado el requerimiento.

7.1.11. Realizar cambios que sean necesarios cuando los productos no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas sin que esto implique costo adicional para el ICBF, dentro de los tres (3) días hábiles después de notificado el requerimiento.

7.1.12. Asumir los costos de transporte, distribución, entrega y seguro de los repuestos hasta el lugar de entrega especificado en el presente documento.

7.1.13. En el evento en que el ICBF requiera REPUESTOS NO PREVISTOS en el Anexo No.1- Listado de Repuestos partes y accesorios. Del presente documento y que sean necesarios para el funcionamiento de los equipos de la entidad, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El contratista, a solicitud del Supervisor del contrato, cotizará el repuesto solicitado y remitirá la cotización dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación del requerimiento, detallando al menos: especificaciones técnicas, descripción, valor unitario, valor total y tiempo de entrega. (La garantía es la misma solicitada para los demás ITEMS incluidos en el Anexo No.1- Listado de Repuestos partes y accesorios. del presente documento)

b) El Supervisor del contrato solicitará mínimo 2 cotizaciones de proveedores idóneos o por medio de e-commerce, las cuales se compararán con la cotización solicitada al adjudicatario, con el fin de realizar un estudio comparativo.

c) El Supervisor del contrato escogerá la más favorable para el Instituto, teniendo en cuenta el menor precio y este será el precio que el ICBF pagará al contratista adjudicatario.

d) Una vez notificado, entregará la parte, repuesto o accesorio dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la notificación del requerimiento, previa definición del precio mediante el procedimiento anterior.

7.1.14. En el evento en que el ICBF requiera repuestos incluidos en listado del presente documento o no previstos en el mismo y que sean necesarios para el funcionamiento de los equipos de la entidad, que estén DESCONTINUADOS, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El contratista deberá sustentarlo mediante carta suscrita por el fabricante del (de los) repuesto(s), presentada al Supervisor del contrato dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la notificación del requerimiento.

b) El contratista, a solicitud del Supervisor del contrato, cotizará un repuesto compatible con el equipo y/u homologable al solicitado y remitirá la cotización dentro de los cinco

(5) días siguientes a la notificación del requerimiento, detallando al menos: especificaciones técnicas, descripción, valor unitario, valor total y tiempo de entrega, garantizando que cumplan las especificaciones técnicas, de calidad y compatibilidad y establecidas en el presente documento. (La garantía es la misma solicitada para los demás ITEMS incluidos en el Anexo No.1- Listado de Repuestos partes y accesorios. del presente documento)

c) El Supervisor del contrato solicitará mínimo 2 cotizaciones de proveedores idóneos, o por medio de e-commerce, las cuales se compararán con la cotización solicitada al adjudicatario, con el fin de realizar un estudio comparativo.

d) El Supervisor del contrato escogerá la más favorable para el Instituto, teniendo en cuenta el menor precio y este será el precio que el ICBF pagará al contratista adjudicatario.

e) Una vez notificado de lo anterior, el contratista deberá entregar el (los) repuesto (s) dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la notificación, previa definición del precio mediante el procedimiento anterior.

7.1.15. Garantizar el cumplimiento de la Resolución 1512 del 05 xx xxxxxx de 2010 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Territorial “Por la cual se establecen los sistemas de recolección, selección y gestión ambiental de residuos de computadores y/o periféricos y se adoptan otras disposiciones”, por lo anterior el CONTRATISTA deberá solicitar al proveedor o fabricante la recolección de las partes dañadas o cambiadas por garantía, lo anterior con el propósito de evitar los residuos electrónicos, y cumplir con el decreto 4741 de 2005 la prevención y manejo de residuos peligrosos.

7.2. Obligaciones generales

7.2.1. Reportar por escrito al supervisor del contrato cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.

7.2.2. Acatar las instrucciones que imparta el Instituto para el cabal cumplimiento del contrato, a través del Supervisor del contrato.

7.2.3. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.

7.2.4. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.

7.2.5. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.

7.2.6. Mantener los precios presentados en la oferta o resultantes de la Subasta Inversa, durante el tiempo de la ejecución del contrato.

7.2.7. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.

7.2.8. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del contrato que se deriven o tengan relación con la naturaleza del mismo.

7.2.9. Suscribir el acta de liquidación del contrato.

7.2.10. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.

7.3. Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión:

7.3.1. Para el eje de Calidad

No Aplica

7.3.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional

7.3.2.1. Todo el personal del contratista deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.

7.3.2.2. Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo deberá hacerse de forma inmediata.

7.3.2.3. Durante la ejecución del contrato el contratista deberá cumplir con las normas reglamentarias sobre seguridad y salud en el trabajo, medicina preventiva, higiene y seguridad industrial y los demás aspectos inherentes que han sido establecidos o establezca la ley y los organismos de control.

7.3.2.4. Es responsabilidad del contratista garantizar las condiciones de seguridad de su personal, así como de los equipos propios o de la empresa; para esto deberá disponer de procedimientos estandarizados para las actividades de alto riesgo y garantizar mecanismos verificables de control operativo.

7.3.2.5. El contratista es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.

7.3.3. Para el eje Ambiental

7.3.3.1. El operador/contratista, de acuerdo a la actividad a desarrollar debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al contrato que vaya a ejecutar, establecer las acciones tendientes a reducir, mitigar y corregir los impactos ambientales significativos.

7.3.4. Para el eje de Política de Seguridad de la Información

No Aplica

8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá. Los repuestos, partes y accesorios, solicitados por el ICBF serán entregados en el almacén de la Sede Nacional ubicado en la Avenida Carrera. 68 N. 64C – 75.

9. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato será desde el cumplimiento de los requisitos para la legalización y perfeccionamiento del mismo hasta el 28 de Noviembre de 2014 o hasta agotar el presupuesto asignado para la bolsa de repuestos partes y accesorios. Lo que ocurra primero.

10. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor resultante de la adjudicación, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA, demás impuestos xx xxx.

Se pagará al contratista así: en mensualidades vencidas de acuerdo con los repuestos suministrados

Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).

Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

11. ANEXOS

1.1. Anexo No.1 – Listado de Repuestos, partes y accesorios.

12. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUIRIMIENTOS TÉCNICOS

Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.

Elaboró	Xxxxxx	Aprobó
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx	Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx
Profesional Dirección de Información y Tecnología	Subdirector de Sistemas Integrados de Información Encargado de la Dirección de Información y Tecnología	Subdirector de Sistemas Integrados de Información Encargado de la Dirección de Información y Tecnología