Procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado.
Procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado.
1. Objetivo
1.1 Establecer las actividades para la recepción y acomodo de bienes de consumo, de uso terapéutico (excepto medicamentos) y no terapéutico en las Unidades Médicas que cuentan con el modulo “SAI-Almacén de Unidad Médica”, a fin de garantizar el suministro.
1.2 Establecer las actividades para garantizar el control de los inventarios en los Almacenes de Unidad Médica y contribuir al cumplimiento de los niveles autorizados.
2. Ámbito de Aplicación
El presente procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de los Almacenes de Unidad Médica que cuenten con sistema automatizado, tanto de nivel Delegacional como de Unidad Médica de Alta Especialidad.
3. Políticas
3.1 La Coordinación de Control xx Xxxxxx será el órgano normativo, facultado para actualizar el presente procedimiento, por lo que las Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento y Equipamiento; y Departamento xx Xxxxxx de las UMAE´s podrán enviar aquellas dudas o sugerencias referentes al funcionamiento de los Almacenes de las Unidades Medicas.
3.2 Las Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento serán las encargadas de la vigilancia para el funcionamiento de los Almacenes de Unidades Médicas.
3.3 Será responsabilidad de la Coordinación de Control xx Xxxxxx, a través de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y/o Jefes de Abastecimiento de las UMAE, mantener actualizados los programas del SAI-Almacenes de Unidad Médica,
con la frecuencia requerida.
La División de Sistemas de Operación, dependiente de la Coordinación de Control xx Xxxxxx será la responsable de:
3.4 Recibir, atender y establecer la comunicación necesaria con la Coordinación de Tecnología para la Administración de Recursos Institucionales a fin de resolver, optimizar y mejorar los procesos automatizados del SAI.
3.5 Instruir a los monitores delegacionales y/o administradores del sistema xx xxxxxx institucional, para que efectúen las visitas de supervisión a los Almacenes de las Unidades Médicas para verificar el correcto cumplimiento de las actividades establecidas en el presente procedimiento.
El personal xx Xxxxxxx de Unidad Médica será el responsable de:
3.6 Realizar todas las operaciones descritas en el Manual del Usuario del Módulo de Almacenes de Unidad Médica en las Unidades al momento de acceder al SAI en los Almacenes que cuenten con sistema automatizado.
3.7 Verificar los artículos al momento de la recepción, realizando el conteo y revisión en presencia del representante del proveedor que efectúe la entrega, de acuerdo a la documentación con la que se recibe, emitirá el alta correspondiente.
3.8 Recibir y acomodar los bienes al momento de su recepción, según la “Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de Almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave 0000-000-000.
3.9 Verificar al momento de su recepción los bienes de consumo entregados en empaques colectivos o secundarios en las áreas almacenarias, que estén plenamente identificados con
la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para su conservación y cotejarlo con la Remisión del pedido.
3.10 Dar el tratamiento a los bienes que requieren de refrigeración, en estricto apego a lo establecido con la “Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social”, clave 0000-000-000.
3.11 Llevar el control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento del material que se maneja bajo estas características. Utilizando el método de primeras entradas y primeras salidas. (PEPS)
3.12 Separar y vigilar que por ningún motivo los artículos que se encuentren suspendidos por las autoridades superiores sean utilizados para su uso.
3.13 Registrar en el sistema SAI los bienes suspendidos, deteriorados o que hayan caducado, como existencias no disponibles, en tanto no se liberen, se den de baja o se concentren para efectuar su canje.
3.14 Suministrar los bienes que se encuentren en calidad de suspendidos, de acuerdo a las notificaciones que se realicen por parte de la Secretaría de Salud, Dirección de Prestaciones Médicas, o en su caso, por parte de la Unidad de Administración, Coordinación de Control xx Xxxxxx ó Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento de Nivel Delegacional.
3.15 Requisitar de forma inmediata todo documento que genere algún tipo de movimiento xx Xxxxxxx, de acuerdo a su instructivo de llenado y deberá registrarse en el control de inventarios establecido.
3.16 Proporcionar por escrito en los cierres mensuales, al personal de puestos superiores de la Unidad Médica, los requerimientos de información de la operación xxx Xxxxxxx; a efecto de que éstas determinen las necesidades de bienes, el control de existencias y estadísticas de consumos de los mismos.
3.17 Vigilar el consumo promedio mensual del Cuadro Básico Institucional de los artículos xxx Xxxxxxx, a efecto de evitar desabasto, solicitando un requerimiento extraordinario, para aquellos artículos que estén por debajo del límite mínimo establecido.
3.18 Obtener cifras control, (sumando los “específicos” de la clave de artículo y las cantidades) de todo documento que origine cualquier movimiento de artículos antes de ser registrado en el SAI-Almacenes de Unidad Médica.
3.19 Abastecer suficiente y oportunamente al Almacén a Granel y a la Central de Equipos y Esterilización (CEYE) de acuerdo a lo señalado en el numeral 3.25 del presente procedimiento.
3.20 Realizar los cierres de turno, la transmisión de consumos y existencias diariamente, las demás transmisiones serán con la periodicidad que defina la Coordinación de Control xx Xxxxxx de acuerdo a las instrucciones que para tal efecto emitan para realizar los respaldos de información y el cierre mensual en las unidades incorporadas al SAI.
3.21 Verificar que toda solicitud de “Reaprovisionamiento y control de material a servicios en Unidades Médicas” contenga la clave presupuestal de la CEYE o servicio que lo solicite conforme al módulo de unidades de servicio, del subsistema normativo, establecidos por la Dirección de Finanzas y el número de folio asignado por el Almacén Delegacional.
3.22 Respetar las fechas establecidas en el calendario de resurtido, emitido por el Almacén Delegacional en el mes de enero, así como el correspondiente a los servicios de la Unidad Médica.
3.23 Recibirá solicitud de reaprovisionamiento por parte xxx Xxxxxxx a Granel y la Central de Equipos y Esterilización (CEYE), como mínimo 3 veces al mes, en lapsos no mayores a 10 (diez) días naturales en todas las Unidades Médicas.
3.24 Surtir por parte xxx Xxxxxxx a Granel y de la CEYE a los servicios, su dotación cada 24 horas previa solicitud.
3.25 La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado”, autorizado y publicado en fecha 18 xx xxxxx de 2010.
4. Definiciones
4.1 almacén a granel: Área independiente xxx xxxxxxx de la unidad médica, facultada para la recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo, haciendo uso de la conversión a granel para cubrir las necesidades de los diferentes servicios de la unidad por 24 horas.
4.2 almacén de Unidad Médica: Área facultada en la Unidad de Atención Médica para la recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversión para el uso y servicio de la Unidad.
4.3 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales.
4.4 bienes de consumo o artículos: Los bienes muebles que por su utilización en el desarrollo de sus actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico.
4.5 caducidad: Fecha de vencimiento impresa o no en el marbete del producto. Característica que tienen los insumos para perder en un lapso de tiempo la potencia para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos, materiales de curación y otros.
4.6 centro de costos: Es la codificación de dos dígitos que identifican a los servicios en la unidad, de acuerdo al catálogo de servicios de la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera.
4.7 CEYE: Entiéndase como a la Central de Equipos y Esterilización.
4.8 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación.
4.9 consumo: Salida, uso y utilización de los bienes muebles, mercancías, materias primas y servicios adquiridos y suministrados por el IMSS. Pueden ser registrados a partir del surtimiento de una receta individual o colectiva o una salida xx xxxxxxx de unidad médica, de una CEYE o almacén delegacional.
4.10 consumo sustituto: Entrega de un artículo en lugar de otro con características semejantes, con autorización del responsable del servicio demandante, derivado de la falta del originalmente solicitado.
4.11 conversión a granel: Actividad que consiste en dividir la cantidad de presentación del artículo a la unidad de medida, pieza., kilo, litro, etc., para el surtido a los servicios consumidos por el almacén de la unidad médica y por la CEYE.
4.12 dotación fija: Cantidad autorizada de un artículo, por las autoridades de la unidad, para cubrir las necesidades del servicio consumidor, por un periodo determinado (24hrs-semanal- quincenal), invariablemente acorde al CPMV autorizado para la unidad.
4.13 empaque: Preparación de un bien para su embarque o almacenamiento. Incluye el flejado si se requiere, acojinarlo, envolverlo, sujetarlo con correas, colocarlo en el envase de embarque y marcarlo.
4.14 existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.
4.15 existencia no disponible: Es la cantidad de artículo que se encuentra fuera de uso, “congelado” o suspendido por la unidad competente, mismo que podrá ser dado de baja, devuelto o incorporado nuevamente a las existencias disponibles.
4.16 frecuencia del suministro: Atributo por unidad servicio, grupo de suministro y partida presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a esa unidad. La periodicidad podrá ser semanal, quincenal, mensual o bimestral, tiene como parámetro el factor máximo y mínimo asignado.
4.17 gasto: Erogación que llevan a cabo los entres económicos para adquirir los bienes necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, públicos o privados.
4.18 módulo de almacenes de unidad médica: Es un sistema automatizado de administración de bienes de consumo de uso terapéutico y no terapéutico de los grupos de suministro del 060-Material de Curación al 370-Materiales Diversos, que forma parte del Sistema xx Xxxxxx Institucional (SAI) para procesar contablemente las entradas y salidas de materiales mediante el control de inventarios, suministros a la CEYE. y a los servicios de la Unidad de Atención Médica, consumos directos o indirectos, movimientos de bajas, devoluciones, concentraciones, canjes y demás inherentes a la operación de un almacén.
4.19 programa de entrega: Es el tiempo requerido o convencido para la recepción de artículos para un periodo de tiempo determinado.
4.20 proveedor: Es aquella persona física o moral, nacional o extranjera, que se encuentra autorizada para vender los insumos que comercia y a quién se le puede encomendar mediante contrato el abastecimiento de bienes o servicios en favor del Instituto.
4.21 reaprovisionamiento: Procedimiento mediante el cual las unidades almacenarías abastecen de bienes en forma periódica a las unidades de servicio, para que éstas no almacenen más de lo que consumen.
4.22 registro contable: Afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.
4.23 remisión xx xxxxxxx: Es el documento oficial mediante el cual las unidades almacenarias surten a otras unidades almacenarias, y es la base para contabilizar las entradas y salidas de un almacén a otro almacén. Invariablemente se deberá recabar el sello de alta en el almacén receptor para que tenga validez.
4.24 SAI: Léase Sistema xx Xxxxxx Institucional.
4.25 sistema xx xxxxxx institucional (SAI): Es un sistema automatizado de información en el Instituto, que permite a través de una unidad central de procesos, controlar y realizar la transmisión automatizada en red, desde la Unidad de Atención Médica al Almacén Regulador y al nivel central sobre la recepción, proceso e intercambio de la información relativa a los bienes de consumo, a las diferentes áreas que concurren en la operación xxx xxxxxx institucional.
4.26 surtido directo: Entrega de artículos al servicio solicitante.
5. Procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado.
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
ETAPA I RECEPCIÓN DE BIENES DE CONSUMO EN EL ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 1. Recibe del transportista de acuerdo con el “Calendario de resurtido” el suministro de artículos y la siguiente documentación: • Remisión xx xxxxxxx • Remisión de pedido • Factura | Calendario de resurtido Remisión xx xxxxxxx Remisión de pedido Factura |
2. Revisa, verifica y coteja, el número xx xxxxx colectivas y bultos recibidos de acuerdo a la documentación proporcionada por el transportista y procede conforme al caso, de acuerdo a lo siguiente: | Remisión xx xxxxxxx | |
A) Recepción por parte xxx xxxxxxx Delegacional, recibe Remisión xx xxxxxxx en original o copia y Talón de embarque. | Remisión xx xxxxxxx Talón de embarque | |
B) Recepción directa del proveedor por entrega en la unidad, recibe Remisión de pedido o factura correspondiente. Continúa en la actividad 38 | Remisión de pedido Factura | |
C) Recepción por medio de traspaso de un almacén de unidad médica de apoyo. Continúa en la actividad 48 | ||
A) RECEPCIÓN POR PARTE XXX XXXXXXX DELEGACIONAL | ||
3. Verifica que la cantidad física de la clave y descripción coincidan con lo señalado en la “Remisión xx xxxxxxx”. | Remisión xx xxxxxxx |
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
NO COINCIDEN | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 4. Señala al transportista que entrega los artículos las diferencias detectadas. | |
5. Circula con bolígrafo en el original y copia de la “Remisión xx xxxxxxx” las cantidades incorrectas y anota las correctas | Remisión almacén | |
6. Determina diferencias con base en lo anotado en la copia de Remisión de pedido. | Remisión de pedido | |
7. Aplica el sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión xx xxxxxxx y en el Talón de embarque. | Remisión xx xxxxxxx Talón de embarque | |
8. Entrega al transportista o encargado de la distribución el Talón de embarque, el original de la “Remisión xx xxxxxxx”, ajusta las diferencias y recaba acuse de recibo en la copia de la Remisión xx xxxxxxx. | Talón de embarque Remisión xx xxxxxxx Acuse | |
9. Accede al sistema SAI y registra las entradas de acuerdo a la actividad 25 de este Procedimiento. | ||
10. Captura las diferencias detectadas y emite automáticamente el “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”, clave 0000-000-000, anexo 1. | Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 | |
11. Solicita firma de autorización del Subdirector Administrativo, Administrador o Encargado de la Unidad Médica o en su caso del Jefe de Servicio de la UMAE, en el “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”, clave 0000-000-000, anexo 1. | Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 | |
12. Envía a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento ó al Jefe de | Reporte de |
Abastecimiento de la UMAE, original y copia del “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”, clave 0000-000-000, anexo 1 dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción. | diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 | |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 13. Archiva en orden cronológico la segunda copia del “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”, 0000-000-000, anexo 1 y la copia de la “Remisión xx xxxxxxx”. Continúa en la actividad 28 | Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 Remisión xx xxxxxxx |
SI COINCIDEN 14. Verifica que los artículos con fecha de caducidad impresa en el marbete estén dentro del periodo de su vida útil. | ||
CADUCIDAD O FECHA DE FABRICACIÓN FUERA DE VIDA ÚTIL | ||
15. Circula en el original y copia de la “Remisión xx xxxxxxx” las cantidades de artículos con caducidad vencida o en el caso de material de curación fecha de fabricación mayor a 5 años, anotando la leyenda "Caducidad fuera de límite" o “Fecha de fabricación fuera de límite”. | Remisión xx xxxxxxx | |
16. Separa los artículos que si cumplen y devuelve al transportista o encargado de la distribución, los artículos con caducidades o fecha de fabricación fuera de los límites establecidos, para ser devueltos al almacén Delegacional. | ||
17. Aplica sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión xx xxxxxxx y en el Talón de embarque. | Remisión xx xxxxxxx Talón de embarque |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 18. Entrega al transportista o encargado de la distribución el Talón de embarque, el original de la “Remisión xx xxxxxxx” y ajusta los artículos con caducidad o fecha de fabricación fuera de los límites establecidos así como los deteriorados, en su caso, recabando acuse de recibo en la copia de la Remisión xx xxxxxxx. | Talón de embarque Remisión xx xxxxxxx |
19. Accede al sistema SAI-Almacén de Unidad Médica y registra las entradas de acuerdo a la actividad 25 de este Procedimiento. | ||
FECHAS DE CADUCIDAD O DE FABRICACIÓN DENTRO DEL LÍMITE | ||
20. Revisa y verifica que los artículos que están en buen estado no se encuentren deteriorados. | ||
SI ESTÁN DETERIORADOS | ||
21. Anota en el original y copia de la “Remisión xx xxxxxxx” la cantidad de artículos que están deteriorados anotando la leyenda “Deteriorados”. | Remisión xx xxxxxxx | |
22. Separa los artículos deteriorados para su devolución al almacén Delegacional. | ||
Continúa con la actividad 25 | ||
NO ESTÁN DETERIORADOS | ||
23. Aplica sello y firma de recibido en el original y copia de la Remisión xx Xxxxxxx y en el Talón de embarque. | Remisión xx xxxxxxx Talón de embarque |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 24. Entrega el original del Talón de embarque y la remisión xxx xxxxxxx al transportista o encargado de la distribución y obtiene acuse de recibo en la copia de remisión xxx xxxxxxx. | Talón de embarque Acuse |
REGISTRO DE ARTICULOS | ||
25. Accede al SAI y selecciona el <Proceso> “Entradas” <Función> “Remisiones” <Opción> “Transmisión”, para capturar los artículos recibidos, en el <Proceso> “Entradas” <Función> “Remisiones” <Opción> “Registro” con base a la “Remisión xx xxxxxxx” especificándose cantidad remisionada y recibida por clave, y obtiene el “Reporte registro de remisiones”. | Remisión xx xxxxxxx | |
26. Archiva cronológicamente el acuse de la “Remisión xx xxxxxxx”. | Acuse | |
27. Revisa en forma física que las cantidades, números de clave de artículos y descripciones coincidan con lo señalado en la “Remisión xx xxxxxxx” y que no se encuentren deteriorados. | Remisión xx xxxxxxx | |
28. Recibe oficio de respuesta de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o de Abastecimiento de la UMAE con el reporte “Remisión xx xxxxxxx” lo analiza y procede conforme al caso: | Oficio Remisión xx xxxxxxx | |
A) No envía artículos el almacén, continúa en la actividad 29. B) Si envía artículos faltantes el almacén, continúa en la actividad 31. C) No procede la reclamación, continúa en la actividad 34. |
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
A) NO ENVÍA ARTÍCULOS EL ALMACÉN | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 29. Revisa el oficio de respuesta que comunica la conformidad en el reclamo. | Oficio |
30. Integra al expediente el oficio, la copia de la “Remisión xx xxxxxxx” y “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción”, clave 0000-000-000, anexo 1. Y archiva en orden cronológico. | Oficio Remisión xx xxxxxxx Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 | |
B) SÍ ENVÍA ARTÍCULOS FALTANTES EL ALMACÉN | ||
31. Recibe original y copia de la Remisión xx xxxxxxx. | Remisión xx xxxxxxx | |
32. Recibe artículos faltantes, con la Remisión xx xxxxxxx complementaria. | Remisión xx xxxxxxx complementaria | |
33. Realiza el registro en el SAI de artículos de acuerdo a la actividad 25 de este procedimiento. Continúa en la actividad 2 | ||
C) NO PROCEDE LA RECLAMACIÓN | ||
34. Recibe oficio de no procedencia. | Oficio | |
35. Solicita autorización del Contador o Contralor, Director Administrativo o Encargado de la Unidad Médica, para realizar el ajuste de existencias. | Reporte de ajustes de entrada por autorización | |
36. Accede al SAI- Almacén de Unidad Médica y realiza el ajuste a las existencias, registrando en el <Proceso> “Entradas” <Función> “Internos registro” <tipo de movimiento> “Ajustes de entrada xxx |
xxxxxxx”, obtiene el reporte: “Ajustes de entrada por autorización”. | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 37. Integra el expediente con el original del oficio de no procedencia de la reclamación, copia de la “Remisión xx xxxxxxx” y copia del “Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción” 0000-000-000, anexo 1 y archiva en orden cronológico. | Oficio de no procedencia a la reclamación Remisión xx xxxxxxx Reporte de diferencias de artículos entre remisión y recepción 0000-000-000 |
B) RECEPCION DIRECTA DEL PROVEEDOR POR ENTREGA EN LA UNIDAD | ||
38. Recibe del transportista del proveedor los artículos o bienes de consumo y la “Remisión de pedido” en original y copia, de acuerdo con el “Calendario de resurtido”. | Remisión de pedido Calendario de resurtido | |
39. Revisa, verifica y coteja la documentación y los bienes de consumo y que los datos coincidan. | Remisión de pedido | |
NOTA: Cualquier alteración o anomalía deberá ser aclarada con el proveedor al momento de la recepción de los artículos. | ||
NO COINCIDEN LOS DATOS | ||
40. Aclara con el transportista o persona que entrega los artículos, las diferencias detectadas. | ||
41. Circula con bolígrafo en el original y copia de la “Remisión de pedido” las cantidades incorrectas y anota las correctas. | Remisión de pedido |
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 42. Revisa el original y copia de la Remisión de pedido, que estén correctos los datos del responsables y el sello de recibido. | Remisión de pedido |
43. Sella y entrega copia de la Remisión de pedido al transportista. Xxxxxxxx en la actividad 38 | Remisión de pedido | |
SI COINCIDEN | ||
44. Entrega al proveedor Remisión de pedido requisitada. | Remisión de pedido | |
45. Identifica el tipo de compra realizada conforme a lo siguiente: | ||
• Fuente Alterna.- Compra directa para satisfacer necesidades con entrega en la Unidad Médica. HGZ.- Compras realizadas por las Unidades de Autonomía de Gestión. • Entrega en Unidad.-Compra; Esquema de abastecimiento Delegacional con entrega de proveedor en unidad. | ||
46. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y registra de acuerdo al tipo de compra • Fuente Alterna.- en el <Proceso> “Entradas” <Función> “Fuente Alterna” <Opciones> “Registro” o “Transmisión” y obtiene el reporte “Incidencias en recepción xx xxxxxxx alternas” o “Registro xx xxxxxxx alternas”; • Entrega en Unidades.- Anota registro dentro del módulo de Entrega en Unidad, consulta claves, altas y generación de impresión. | Reporte de incidencias en recepción xx xxxxxxx alternas Registro xx xxxxxxx alternas |
Responsable del | 47. Archiva cronológicamente copia de la | Remisión |
Almacén de Unidad | “Remisión de pedido” y reportes generados | de pedido |
Médica | por el SAI-Almacenes de Unidad Médica. | Reporte de |
Continúa en la actividad 99 | incidencias en | |
recepción xx | ||
xxxxxxx alternas | ||
Registro xx xxxxxxx | ||
alternas | ||
C) RECEPCIÓN POR MEDIO DEL TRASPASO | ||
DE UN ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA DE | ||
APOYO | ||
48. Recibe xxx xxxxxxx de apoyo, artículos y | Reporte de | |
copia de “Reporte de movimientos varios” (por | movimiento varios | |
Traspasos), 0000-000-000, anexo 2. | (por traspasos) | |
0000-000-000 | ||
49. Verifica, cuenta y acomoda los artículos. | ||
50. Registra la recepción de artículos por | Reporte de | |
traspaso en el “Reporte de movimientos | movimiento varios | |
varios” (por traspasos), clave 0000-000-000, | (por traspasos) | |
anexo 2. | 0000-000-000 | |
51. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica y | Reporte de | |
registra las entradas en el | movimiento varios | |
<Proceso>"Entradas", <Función> "Internos", | (por traspasos) | |
<Opción> “Registro”, Movimiento:"Traspasos | 0000-000-000 | |
de entrada" y obtiene el reporte “Movimiento | ||
varios” de traspasos de entrada. | ||
52. Envía copia del “Reporte de movimientos | Reporte de | |
varios” (por Xxxxxxxxx), 0000-000-000, anexo | movimiento varios | |
2 al Contador o Contralor de la Unidad | (por traspasos) | |
Médica. | 0000-000-000 | |
53. Envía copia del “Reporte de movimientos | Reporte de | |
varios” (por traspasos), clave 0000-000-000, | movimiento varios | |
anexo 2 a la Coordinación de Abastecimiento | (por traspasos) | |
y Equipamiento Delegacional o en su caso, al | 0000-000-000 | |
Jefe de Abastecimiento de la UMAE. Para su | Acuse de recibo | |
conocimiento, control y obtiene acuse recibo. |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 54. Archiva cronológicamente el acuse. DEVOLUCIONES DE LA CEYE Y DE LOS SERVICIOS POR EXCEDENTES DE ARTÍCULOS | Acuse |
55. Recibe de la CEYE o de los diferentes servicios los excedentes de los artículos, que tienen en su almacén, acompañados del original y copia del “Reporte de movimientos varios” (por devolución) 0000-000-000, anexo 2, especifica el motivo de la devolución. | Reporte de movimientos varios (por devolución) 0000-000-000 | |
56. Verifica que los artículos sean devueltos en cajas, bultos o empaques cerrados y que el formato “Reporte de movimientos varios” (por devolución) 0000-000-000, anexo 2 contenga los siguientes datos: | Reporte de movimientos varios (por devolución) 0000-000-000 | |
• Fecha de elaboración. • Nombre del servicio que efectúa la devolución • Clave Presupuestal del servicio que está efectuando la devolución. (12 Dígitos). • Clave, descripción, presentación, unidad y cantidad de los artículos que son devueltos. • Firma del responsable del servicio. | ||
ESTA MAL REQUISITADA Y NO COINCIDEN LAS CANTIDADES | ||
57. Devuelve artículos con el original y copia del “Reporte de movimientos varios” (por devolución) clave 0000-000-000, anexo 2 y aclara las diferencias en cantidad de artículos con el servicio o la CEYE, circulando con bolígrafo en el original y copia del reporte las | Reporte de movimiento varios (por devolución) 0000-000-000. Acuse de recibo |
cantidades y datos incorrectos, anotando | ||
debidamente los mismos, para que el servicio | ||
o la CEYE procedan a su corrección y obtiene | ||
acuse de recibo. | ||
Responsable del | 58. Archiva cronológicamente el acuse de recibo. | Acuse de recibo |
Almacén de Unidad | ||
Médica | SI ESTA BIEN REQUISITADA Y COINCIDEN | |
LAS CANTIDADES | ||
59. Verifica que los artículos se encuentren en | Reporte de | |
buen estado, en envase cerrado y en su caso, | movimientos varios | |
que la fecha de caducidad permita su | (por devolución) | |
consumo antes de que se caduque y que las | 0000-000-000 | |
cantidades de los artículos coincidan con lo | ||
anotado en el “Reporte de movimientos | ||
varios” (por devolución), 0000-000-000, anexo | ||
2. | ||
60. Sella y firma de recibido en original y copia del | Reporte de | |
“Reporte de movimientos varios” (por | movimientos varios | |
devolución), 0000-000-000, anexo 2. | (por devolución) | |
0000-000-000 | ||
61. Entrega la copia del “Reporte de movimientos | Reporte de | |
varios” (por devolución), 0000-000-000, anexo | movimientos varios | |
2, al servicio o a la CEYE. | (por devolución) | |
0000-000-000 | ||
62. Acomoda los artículos de acuerdo a la Etapa | ||
II del presente procedimiento. | ||
63. Envía copia del “Reporte de movimientos | Reporte de | |
varios” (por devolución), 0000-000-000, anexo | movimientos varios | |
2, dirigido al Contador o Contralor de la | (por devolución) | |
Unidad Médica. | 0000-000-000 | |
64. Accede al SAI- Almacenes de Unidad Médica | Reporte | |
y registra la recepción de artículos de acuerdo | devoluciones de | |
al <Proceso> “Entradas”, <Función> | servicio | |
“Internos”, <Opción> “Registro” <Tipo de | ||
Movimiento>: “Devoluciones de CEYE” o |
“Devoluciones de servicio”, obtiene el reporte: “Devoluciones de servicio o Devoluciones de la CEYE”. | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 65. Archiva cronológicamente original del “Reporte de movimientos varios” (por devolución), 0000-000-000, anexo 2. | Reporte de movimientos varios (por devolución) 0000-000-000 |
ETAPA II ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN LOS ALMACENES DE UNIDAD MÉDICA | ||
66. Identifica al momento de la recepción los artículos para su almacenamiento, control y los clasifica de acuerdo a sus características, ejemplo: peso, volumen, etc. | ||
67. Verifica los artículos que requieran control de caducidad. | ||
SI REQUIEREN CONTROL DE CADUCIDAD | ||
68. Registra manualmente por número de clave en el reporte "Registro de control de caducidades”, clave 0000-000-000, anexo 3, los artículos cuyas fechas de caducidad o fabricación vencen dentro de los tres meses siguientes. | Reporte registro de control de caducidades 0000-000-000 | |
69. Efectúa recuento físico de los artículos y lotes que caduquen dentro de los siguientes tres meses de acuerdo a los datos del “Registro de control de caducidades”, clave 0000-000-000, anexo 3. | Reporte registro de control de caducidades 0000-000-000 | |
70. Determina con base al recuento del inventario y al promedio de consumo, si las cantidades en existencia de cada artículo y lote, pueden ser consumidos dentro de los siguientes dos meses. |
NO PUEDEN SER CONSUMIDOS | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 71. Procede a la concentración de estos artículos de conformidad con el “Procedimiento para la concentración y canje de bienes”, clave 1482- 003-017. | Procedimiento para la concentración y canje de bienes 0000-000-000 |
SÍ PUEDEN SER CONSUMIDOS | ||
72. Coloca los bienes con fechas de caducidad más corta al frente de los bienes de su misma clave para el surtido de artículos a los servicios y a la CEYE. | ||
73. Actualiza el “Registro de control de caducidades”, clave 0000-000-000, anexo 3 de acuerdo a los resultados obtenidos del recuento físico. | Reporte Registro de control de caducidades 0000-000-000 | |
NOTA: Las existencias pueden agotarse porque hayan sido consumidas o porque hayan sido concentradas al almacén delegacional. | ||
Continúa en la actividad 72 | ||
NO REQUIEREN CONTROL DE CADUCIDAD | ||
74. Acomoda los artículos de acuerdo al orden secuencial según el “Catálogo operativo de artículos” atendiendo el sistema de “Primeros en caducar, primeros en salir” y “Primeros en entrar, primeros en salir”, separa aquellos que requieran de control específico por ser de alto costo, claves 5000 o artículos de fácil sustracción. | Catalogo operativo de artículos |
TOMA DE INVENTARIO ROTATIVO | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 75. Realiza el inventario físico conforme lo señala el “Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo”, clave 0000-000-000 y programa por etapas periódicas hasta lograr la comprobación física de todas las existencias en el lapso de un año. | Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo”, clave 0000-000-000 |
SUSPENSIÓN DE USO PARA SUMINISTRO | ||
76. Recibe oficio de la Secretaría de Salud, Dirección de Prestaciones Médicas o de la Unidad de Administración o Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, donde se informa sobre las claves y números de lote de bienes a suspender, apegándose al “Procedimiento para la concentración y canje de bienes”, clave 0000-000-000. | Oficio Procedimiento para la concentración y canje de bienes 0000-000-000 | |
77. Revisa físicamente si tiene existencias de los bienes a suspender, con base a la información recibida. | ||
NO HAY ARTÍCULOS A SUSPENDER | ||
78. Informa mediante oficio a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE, que no hay bienes a suspender en el almacén de la unidad médica y obtiene acuse de recibo. | Oficio Acuse de recibo | |
79. Archiva cronológicamente el acuse | Acuse | |
Continúa en la actividad 81 |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | SÍ HAY ARTICULOS A SUSPENDER 80. Separa físicamente los artículos a suspender, identificándolos con la leyenda "No tocar: Suspendido". 81. Accede al SAI-Almacenes de unidad médica, y registra, en el <Proceso> "salidas", <Función> "movimientos de artículos suspendidos", <Tipo de Movimientos> "no disponibles", con base en el manual del usuario, y obtiene el “Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”, clave 0000-000-000, anexo 4 y obtiene acuse de recibo. 82. Elabora y envía oficio, mediante el cual comunica a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE, que si hay existencias suspendidas de artículos reportados, anexa el “Reporte movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”, clave 0000-000-000, anexo 4 y obtiene acuse de recibo. 83. Archiva en el expediente correspondiente, en orden cronológico los oficios recibidos con información de artículos a suspender, oficios de respuesta y en su caso, los reportes del registro de artículos suspendidos. | |
Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos 0000-000-000 Acuse | ||
Oficio Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos 0000-000-000 Acuse | ||
Oficio Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos 0000-000-000 |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | LIBERACION DE ARTICULOS SUSPENDIDOS 84. Recibe oficio de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o del Departamento de Abastecimiento de la UMAE, mediante el cual le informan sobre los artículos y números de lote de claves de artículos a liberar. 85. Revisa físicamente si tiene en existencia los artículos señalados como suspendidos, con base al oficio recibido. 86. Archiva en el expediente correspondiente, en orden cronológico los oficios recibidos con información de artículos a suspender, oficios de respuesta y en su caso, los reportes de liberación de artículos suspendidos. NO HAY EXISTENCIAS DE ARTICULOS A LIBERAR 87. Elabora y envía oficio, mediante el cual Informa a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE, que no hay existencias en el almacén de la Unidad Médica para liberación, de acuerdo a su comunicado, obtiene acuse y archiva. SÍ HAY EXISTENCIAS DE ARTICULOS A LIBERAR 88. Separa los artículos a liberar y los acomoda en los espacios correspondientes de artículos disponibles, de acuerdo a las actividades 74 y 76 del presente procedimiento. | Oficio Oficio Oficio Reporte de liberación de artículos suspendidos Oficio Acuse |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 89. Accede al SAI-Almacenes de unidad médica, en el <Proceso> "entradas", <Función> "liberaciones" y registra la información sobre la liberación de artículos con base en el manual del usuario obtiene el reporte: “Liberación de artículos suspendidos”. | Reporte de liberación de artículos suspendidos |
90. Elabora y envía oficio mediante el cual informa a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento de Abastecimiento de la UMAE, de la liberación de artículos suspendidos, obtiene acuse y archiva cronológicamente. | Oficio Acuse | |
SUSPENSIÓN DE ARTÍCULOS POR LA UNIDAD MÉDICA | ||
91. Detecta los artículos que presentan defectos a simple vista, como por ejemplo, que presenten fugas, empaques maltratados, rotos o deteriorados, o sin la cantidad correspondiente de piezas indicadas en la presentación del Cuadro Básico. | ||
92. Separa las existencias del lote de artículos que presenten defectos y los identifica con la leyenda "No tocar: Suspendido". | ||
93. Elabora el "Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS”. | Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS. | |
94. Recaba firma en el "Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS”. del responsable del área usuaria. | Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS. |
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 95. Elabora y envía oficio y anexa en original y copia, el "Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS”, dirigido a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o en su caso, al Departamento de Abastecimiento de la UMAE. | Oficio Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS. |
96. Conserva copia de la forma "Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS”, para registro de la salida de los artículos y para efectuar el movimiento de existencias disponibles, a no disponibles. | Reporte de queja por defectos de calidad de los bienes adquiridos en el IMSS. | |
97. Recibe oficio por parte de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o en su caso, del Departamento de Abastecimiento de la UMAE, indicando se realice en el sistema, según sea el caso, cualquiera de las siguientes actividades | Oficio Liberación de artículos Concentración o canje de artículos Baja de artículos | |
• "Liberación de Artículos". • "Concentración o canje de Artículos". • "Baja de Artículos". | ||
98. Integra expediente, archiva el oficio y la siguiente documentación, según sea el caso correspondiente. • "Liberación de Artículos". • "Concentración o canje de Artículos". • "Baja de Artículos". | Oficio Liberación de artículos Concentración o canje de artículos Baja de artículos |
ETAPA III SURTIDO DE ARTÍCULOS A LOS SERVICIOS Y A LA CEYE, EN LOS ALMACENES DE UNIDAD MÉDICA | ||
FASE I ELABORACIÓN DEL CALENDARIO DE RESURTIDO | ||
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 99. Determina el número de servicios otorgado a usuarios y elaborará el calendario de resurtido con base al catálogo de servicios de la unidad emitido por el SAI. | Calendario de resurtido Catálogo de servicios de la unidad. |
100. Elabora el calendario de resurtido, en formato Excel e incluye los siguientes datos: • Nombre del servicio • Meses del año • Días para recepción de requerimientos • Días para entrega • Nombres y cargos de quien autoriza, xxxxxx y elabora | Calendario de suministro a los servicios de la unidad a través xxx xxxxxxx | |
101. Considera los días feriados o festivos de acuerdo al calendario oficial. | Calendario Oficial | |
102. Recibe del servicio solicitante y de la CEYE el reporte de ’’Reaprovisionamiento y control de material a servicios en unidades médicas’’, clave 0000-000-000, anexo 5, en original y copia de acuerdo al ‘’calendario de resurtido’’. | Reporte de reaprovisionamiento y control de material a servicios en Unidades Médicas 0000-000-000 Calendario de resurtido |
Responsable del | 103. Xxxxxx y verifica que el reporte | Reporte xx |
Xxxxxxx de Unidad | ‘’Reaprovisionamiento y control de material a | reaprovisionamiento |
Médica | servicios en unidades médicas’’, clave 1082- | y control de material |
009-015, anexo 5, esté debidamente | a servicios en | |
requisitado y autorizado e incluye el número | Unidades Médicas | |
de matrícula del responsable del servicio. | 0000-000-000 | |
NO ESTÁ AUTORIZADO Y REQUISITADO | ||
104. Devuelve el reporte ‘’Reaprovisionamiento | Reporte de | |
y control de material a servicios en unidades | reaprovisionamiento | |
médicas’’, clave 0000-000-000, anexo 5, al | y control de material | |
servicio para su autorización. | a servicios en | |
Reinicia en actividad 102 | Unidades Médicas | |
0000-000-000 | ||
SÍ ESTÁ AUTORIZADO Y REQUISITADO | ||
105. Asigna número de folio al reporte de | Reporte de | |
‘’Reaprovisionamiento y control de material a | reaprovisionamiento | |
servicios en unidades médicas’’, clave 1082- | y control de material | |
009-015, anexo 5, y anota la fecha de | a servicios en | |
recepción. | Unidades Médicas | |
0000-000-000 | ||
106. Accede al SAI- Almacén de Unidad Médica | ||
y consulta si hay existencias disponibles para | ||
surtir a los servicios por clave del artículo, en | ||
el <Proceso> ‘’Estadísticas’’, <Función> | ||
‘’Estado del inventario’’. | ||
SI HAY EXISTENCIAS | ||
107. Obtiene xxx xxxxxxx de unidad médica los | ||
artículos solicitados y los ordena para surtido. | ||
108. Anota en el reporte de | Reporte de | |
‘’Reaprovisionamiento y control de material a | reaprovisionamiento | |
servicios en unidades médicas’’ , clave 1082- | y control de material | |
009-015 anexo 5 , lo siguiente: | a servicios en | |
• Las cantidades surtidas por cada renglón y | Unidades Médicas | |
la leyenda ‘’Despacho Directo’’. | 0000-000-000 | |
• Nombre y firma de la persona que surte. |
Responsable del | 109. Coloca sello de surtido en el original y | Reporte xx |
Xxxxxxx de Unidad | copia de la solicitud: ‘’Reaprovisionamiento y | reaprovisionamiento |
Médica | control de material a servicios en unidades | y control de material |
médicas’’, clave 0000-000-000, anexo 5, así | a servicios en | |
como la fecha de surtido con año, mes y día. | Unidades Médicas | |
0000-000-000 | ||
110. Entrega al servicio o la CEYE los artículos | Reporte de | |
y la copia de la solicitud: | reaprovisionamiento | |
‘’Reaprovisionamiento y control de material a | y control de material | |
servicios en unidades médicas’’, clave 1082- | a servicios en | |
009-015, anexo 5, recaba en el original | Unidades Médicas | |
nombre y firma de la persona que recibe y la | 0000-000-000 | |
fecha de entrega. | ||
111. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica | Reporte de | |
y efectúa registros en el <Proceso> ‘’Salidas’’ | reaprovisionamiento | |
<Función> ‘’Surtido a Servicio’’ o la | a CEYE | |
<Función> ‘’Reaprovisionamiento a la CEYE’’, | 0000-000-000 | |
con el tipo de despacho que le corresponde a | Surtido a servicios | |
cada clave y obtiene los siguientes reportes: | 0000-000-000 | |
Surtido a servicios | ||
• ‘’Reaprovisionamiento a CEYE’’, clave | por la CEYE | |
0000-000-000, anexo 6. | 0000-000-000 | |
• ‘’Surtido a servicios’’ clave 0000-000-000, | ||
anexo 7. | ||
• ‘’Surtido a servicios por la CEYE’’ | ||
clave1082-014-027, anexo 8. | ||
112. Archiva en el expediente correspondiente la | Reporte de | |
siguiente documentación: | reaprovisionamiento | |
a CEYE | ||
• ‘’Reaprovisionamiento a CEYE’’, clave | 0000-000-000 | |
0000-000-000, anexo 6. | Surtido a servicios | |
• ‘’Surtido a servicios’’ clave 0000-000-000, | 0000-000-000 | |
anexo 7. | Surtido a servicios | |
• ‘’Surtido a servicios por la CEYE’’ | por la CEYE | |
clave1082-014-027, anexo 8. | 0000-000-000 |
Responsable | Actividad | Documentos Involucrados |
NO HAY EXISTENCIAS | ||
Responsable del | 113. Anota en los renglones del reporte de | Reporte xx |
Xxxxxxx de Unidad | ‘’Reaprovisionamiento y control de material a | reaprovisionamiento |
Médica | servicios en unidades médicas’’ clave 1082- | y control de material |
009-015, anexo 5, la leyenda ‘’Despacho | a servicios en | |
negado’’. | Unidades Médicas | |
0000-000-000 | ||
114. Informa al responsable del servicio o de la | ||
CEYE, los artículos que no hay existencias y | ||
solicita su autorización para poder surtirlos con | ||
otros artículos equivalentes o sustitutos. | ||
115. Incluye, en caso de que reciba autorización | Reporte de | |
de sustituir algunas claves o todas, las claves | reaprovisionamiento | |
sustitutas en el reporte de | y control de material | |
‘’Reaprovisionamiento y control de material a | a servicios en | |
servicios en unidades médicas’’, clave 1082- | Unidades Médicas | |
009-015, anexo 5, por ser surtido con tipo de | 0000-000-000 | |
‘’Despacho sustituto’’. | ||
116. Realiza actividades 110 y 111 del presente | ||
Procedimiento. | ||
117. Investiga en los almacenes de otras | ||
unidades médicas, si pueden proporcionarle | ||
apoyo por las cantidades de los artículos que | ||
aún hacen falta, en caso contrario solicita el | ||
apoyo a la Delegación o Unidad Médica. | ||
NO RECIBE EL APOYO | ||
118. Integra expediente con la siguiente | Reporte de | |
documentación: | reaprovisionamiento | |
a CEYE | ||
• ‘’Reaprovisionamiento a CEYE’’, clave 1082- | 1082-014-025 | |
014-025, anexo 6. | Surtido a servicios | |
•‘’Surtido a servicios’’ clave 0000-000-000, | 0000-000-000 | |
anexo 7. | Surtido a servicios | |
•‘’Surtido a servicios por la CEYE’’ clave1082- | por la CEYE | |
014-027, anexo 8. | 0000-000-000 |
•“Reaprovisionamiento y control de material a | Reporte de | |
servicios en Unidades Medicas”, clave | reaprovisionamiento | |
0000-000-000, anexo 5. | y control de material | |
a servicios en | ||
Unidades Médicas | ||
0000-000-000 | ||
SI RECIBE EL APOYO DE OTRA UNIDAD O | ||
DELEGACION | ||
Responsable del | 119. Elabora en original y copia del reporte de | Reporte xx |
Xxxxxxx de Unidad | ‘’Movimientos varios’’ (por traspasos). Clave | movimientos varios |
Médica | 0000-000-000, anexo 2. | (por traspasos) |
0000-000-000 | ||
120. Recaba firma en el reporte de | Reporte de | |
‘’Movimientos varios’’ (por traspasos), Clave | movimientos varios | |
0000-000-000, anexo 2, del Director o | (por traspasos) | |
Subdirector Administrativo de la unidad | 0000-000-000 | |
médica o UMAE, para solicitar apoyo. | ||
121. Envía original y copia del reporte de | Reporte de | |
‘’Movimiento varios’’ (por traspasos) 1082-009- | movimientos varios | |
012, anexo 2, al almacén de la unidad médica | (por traspasos) | |
que dará apoyo. | 0000-000-000 | |
122. Recibe xxx xxxxxxx de unidad médica | Reporte de | |
solicitante, original y copia del reporte de | movimientos varios | |
‘’Movimientos varios’’ (por traspasos) 1082- | (por traspasos) | |
009-012, anexo 2. | 0000-000-000 | |
123. Llena en original y copia de reporte de | Reporte de | |
‘’Movimientos varios’’ (por traspasos) 1082- | movimientos varios | |
009-012, anexo 2 y separa los artículos | (por traspasos) | |
solicitados. | 0000-000-000 | |
124. Recaba firma del reporte de ‘’Movimientos | Reporte de | |
varios’’ (por traspasos) 0000-000-000, anexo | movimientos varios | |
2, la autorización del Director Administrativo y | (por traspasos) | |
Administrador de la unidad médica o UMAE, | 0000-000-000 | |
amparado los artículos que se enviarán al | ||
almacén solicitante. |
Responsable del | 125. Entrega los artículos al responsable del | Reporte xx |
Xxxxxxx de Unidad | almacén de la unidad solicitante, así como la | movimientos varios |
Médica | copia del formato ‘’Movimientos varios’’ (por | (por traspasos) |
traspasos) 0000-000-000, anexo 2. | 0000-000-000 | |
126. Recaba firma de recibo, del responsable | Reporte de | |
xxx xxxxxxx de unidad solicitante en el original | Movimientos varios | |
y copia del formato “Movimientos varios” (por | (por traspasos) | |
traspasos) 0000-000-000, anexo 2. | 0000-000-000 | |
127. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica | Remisiones de | |
y efectúa registros en el <Proceso> ‘’Salidas’’, | traspaso de salida | |
<Función> “Internos”, <Tipo de Movimiento> | 0000-000-000 | |
“Traspasos de Salida” de acuerdo al Manual | ||
del Usuario, del SAI-Almacenes de unidad | ||
médica, obtiene el “Reporte remisiones de | ||
traspaso de salida”, clave 0000-000-000, | ||
anexo 9. | ||
128. Envía copia del reporte de “Movimientos | Reporte de | |
varios” (por traspasos) 0000-000-000, anexo 2, | Movimientos varios | |
al Contador o Contralor de la unidad médica, | (por traspasos) | |
según corresponda. | 0000-000-000 | |
129. Archiva cronológicamente el original del | Reporte de | |
“Reporte de movimientos varios” (por | movimiento varios | |
traspasos) 0000-000-000, anexo 2, y del | 0000-000-000 | |
“Reporte remisiones de traspaso de salida”, | Remisiones de | |
clave 0000-000-000, anexo 9. | traspaso de salida | |
0000-000-000 | ||
130. Realiza las actividades de recepción del | Procedimiento para | |
“Procedimiento para la recepción de bienes de | la recepción de | |
consumo en el almacén de unidad médica con | bienes de consumo | |
sistema automatizado”, 0000-000-000. | en el almacén de | |
Unidad Médica con | ||
sistema | ||
automatizado | ||
0000-000-000 |
Responsable xxx Xxxxxxx de Unidad Médica | 131. Surte los artículos faltantes a los servicios o CEYE, conforme a las actividades 105 a la 108 del presente Procedimiento. | |
FASE 2 BAJA ARTÍCULOS | ||
132. Identifica los artículos para trámite de baja por diversos conceptos (rotos, mojados, en mal estado, deteriorados, suspendidos para su uso, etcétera). | ||
133. Elabora oficio para solicitar el dictamen de baja a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o en su caso, al Jefe de Departamento de Abastecimiento de la UMAE; y adjunta la relación de bienes susceptibles de baja, indicando la causa del porque no puede ser suministrado, anexando, en su caso, documentación complementaria. | Oficio Relación de bienes | |
134. Recaba en el oficio de solicitud de dictamen de baja, firma del Director o Subdirector Administrativo de la Unidad Médica, o en su caso del Responsable de la Oficina de Control xx Xxxxxx y Suministro de la UMAE. | Oficio | |
135. Elabora y envía oficio firmado y dirigido a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Jefe de Departamento de Abastecimiento de la UMAE, obtiene acuse de recibo en una copia. | Oficio Acuse | |
136. Archiva en forma temporal el acuse de recibo, en espera del dictamen de baja respectivo o del desahogo previo de las diligencias a las que haya lugar. | Acuse | |
137. Recibe el “Dictamen de Baja” correspondiente, de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o Jede de Departamento de Abastecimiento de la UMAE. | Dictamen de baja |
Responsable del | 138. Procede con los artículos de acuerdo con el | Procedimiento para la concentración y canje de bienes de consumo 0000-000-000 Dictamen de baja Reporte de baja de artículos suspendidos 0000-000-000 Oficio Procedimiento para la concentración y canje de bienes de consumo 0000-000-000 Reporte de concentración de artículos disponibles 0000-000-000 |
Almacén de Unidad | dictamen de baja y del “Procedimiento para la | |
Médica | concentración y canje de bienes” de consumo”, | |
0000-000-000. | ||
NOTA: Puede recibir notificación, para concentrar el | ||
Almacén Delegacional, cuando el acto de baja se | ||
celebre en el Almacén o destrucción en la propia | ||
Unidad. | ||
139. Archiva el dictamen de baja y demás | ||
documentación que se genere sobre el | ||
particular, para la afectación del registro de | ||
salida. | ||
140. Accede al SAI-Almacenes de Unidad | ||
Médica y actualiza registros en el <Proceso> | ||
“Salidas”, <Función> “Internos”, <Tipo de | ||
Movimiento> “Bajas” y emite el reporte: “Bajas | ||
de artículos suspendidos”, clave 1082-014- | ||
029, anexo 10. | ||
141. Informa mediante oficio al Contador o | ||
Contralor de la unidad médica sobre el monto | ||
de la baja para la afectación contable | ||
correspondiente. | ||
FASE 3 | ||
CONCENTRACIÓN DE ARTÍCULOS | ||
142. Concentra los artículos del Área de Control | ||
xx Xxxxxx y Suministro conforme al | ||
“Procedimiento para la concentración y canje | ||
de bienes de consumo”, 0000-000-000. | ||
143. Accede al SAI-Almacenes de Unidad | ||
Médica y actualiza registros en el <Proceso> | ||
“Salidas”, <Función> “Internos” <Tipo de | ||
Movimiento> “Concentraciones”, de acuerdo | ||
al Manual del Usuario, obtiene el reporte: | ||
“Concentración de artículos disponibles”, clave | ||
0000-000-000, anexo 11. |
Responsable del | 144. Archiva los siguientes reportes en el | Reporte de baja xx |
Xxxxxxx de Unidad | expediente correspondiente, según sea el | artículos |
Médica | caso: | suspendidos |
0000-000-000 | ||
• “Bajas de artículos suspendidos”, clave | Reporte de | |
0000-000-000, anexo 10 | concentración de | |
• “Concentración de artículos disponibles”, | artículos disponibles | |
clave1082-014-030, anexo 11. | 0000-000-000 | |
ETAPA IV | ||
ALMACEN A GRANEL | ||
SOLICITUD, RECEPCIÓN Y SURTIDO DE | ||
ARTÍCULOS A LOS SERVICIOS | ||
Responsable del | 145. Elabora del formato “Reaprovisionamiento y | F/RS/1/94 |
Almacén a Granel | Control de Material a Servicios de la Unidad | |
Médica” F/RS/1/94 para el requerimiento de | ||
material al almacén de unidad médica, en | ||
forma semanal o quincenal, tomando en | ||
cuenta su dotación autorizada contra su | ||
existencia física. | ||
146. Recaba firmas de autorización de las | F/RS/1/94 | |
autoridades de la unidad en el formato | ||
“Reaprovisionamiento y Control de Material a | ||
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94. | ||
147. Entrega formato de “Reaprovisionamiento y | F/RS/1/94 | |
Control de Material a Servicios de la Unidad | ||
Médica” F/RS/1/94, almacén de unidad | ||
médica. | ||
Responsable del | 148. Recibe del responsable xxx xxxxxxx a | F/RS/1/94 |
Almacén de Unidad | granel de la unidad médica su formato de | |
Médica | “Reaprovisionamiento y Control de Material a | |
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94 | ||
debidamente requisitado y autorizado. | ||
149. Asigna número de folio al formato de | F/RS/1/94 | |
“Reaprovisionamiento y Control de Material a | ||
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94 por | ||
grupo de suministro. |
Responsable del | 150. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica | F/RS/1/94 |
Almacén de Unidad | y procede a la captura del formato de | |
Médica | “Reaprovisionamiento y Control de Material a | |
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94, | ||
para afectar existencias. | ||
151. Determina el personal que suministre y | ||
entregue los productos al Responsable xxx | ||
Xxxxxxx a Granel. | ||
152. Entrega los artículos al responsable xxx | ||
Xxxxxxx a granel. | ||
153. Recaba firma de recibido en el formato de | F/RS/1/94 | |
“Reaprovisionamiento y Control de Material a | ||
Servicios de la Unidad Médica” F/RS/1/94 y | ||
archiva cronológicamente. | ||
Responsable del | 154. Recibe los artículos xxx Xxxxxxx de Unidad | |
Almacén a Granel | Médica, acomoda, controla y suministra a los | |
servicios, bienes de consumo haciendo uso de | ||
la conversión a granel de los artículos. | ||
155. Accede al SAI-Almacén de Unidad Médica | F/RS/1/94 | |
y registra en el formato F/RS/1/94 lo | ||
suministrado a los servicios cada 24 horas. | ||
156. Archiva en el expediente correspondiente | F/RS/1/94 | |
copia del formato. | ||
FIN DEL PROCEDIMIENTO |
6. Diagrama de flujo del Procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado.
IN IC IO
1
2
6
15
D eterm ina diferencias
C ircula
X
X ,X
Rem isión de
pedido
R em isión xx
xxx acén
7 16
A plica sello y Separa los
firm a artículos
O ,C
R em isión xx
xxx acén O ,C
Talón de em barque
17
Aplica sello y firm a
O ,C
8
Entrega y obtiene
Talón de em barque
R em isión xx
xxx acén
Talón de em barque
Transportista
O
R em isión xx
xxx acén
A cuse
9
Accede al SA I act. 25
18
10
Entrega
Captura y em ite
1082-009 -013
11
Talón de em barque
Transportista
O
R em isión xx
xxx acén
Solicita firm a
C 1082-009 -013
19
12
E nvía
A ccede al SAI act. 25
O ,C 1082-009 -013
13
28
Archiva
2 C
1082-009 -013 C
Rem isión xx
xxx acén
C ronológico
Etapa I
R ecepción de bienes de consum o en el alm acén de Unidad M edica
R ESP O NS AB LE D EL ALM A C EN DE
U NID A D M ED IC A
1
Recibe
Calendario de resurtido
R em isión xx
xxx acén
R em isión de
pedido
Factura
Transportista
2
33
R evisa, verifica y coteja
R em isión xx
xxx acén
Talón de em barque
R em isión de
Pedido
Transportista
Proveedor
Factura
A ) Recepción por parte xxx xxx acén D elegacional
38
B) R ecepción directa del proveedor por entrega en la unidad
48
C ) Recepción por m edio de traspaso de un alm acén de unidad m edica de apoyo
A) R EC EPC XX X X X X XX XXX XX X
0
Rem isión xx
xxx acén
N O
S I
4 ¿ Coinciden ?
5
14
O ,C
R em isión xx
xxx acén
1
2
Circula
Verifica
Señala al transportista
Verifica
A LM AC EN D ELEG AC IO N AL
FEC HA S DE C AD UC ID AD O D E FA BR IC AC IO N D EN TRO D EL LIM ITE
20
A
Revisa y verifica
A 3
28
SI NO
¿Están
21 deteriorados?
13
Recibe
Oficio
Remisión xx
xxxxxxx
Anota
O,C
Remisión xx
xxxxxxx
22
Separa los
25 articulos
O,C
Remisión xx
xxxxxxx
Talón de embarque
24
O
Talón de Transportista embarque O
Remisión xx
xxxxxxx
Acuse
Aplica sello y firma
Entrega y obtiene
23
A) No envía artículos el almacén
B) Si envía artículos faltantes el almacén
C) No procede la reclamación
A) NO ENVIA ARTICULOS EL ALMACEN
29
Oficio
30
Oficio
C
Remisión xx
xxxxxxx
0000-000-000
Cronológico
Integra al expediente
Recibe
REGISTRO DE ARTICULOS
Accede al SAI
25
22
Remisión de
almacén
B) SI ENVIA ARTICULOS FALTANTES EL ALMACEN
26
Archiva
Acuse
Cronológico
2
Realiza registro en el SAI
act. 25
27
31
O,C
Remisión xx
xxxxxxx
32
Remisión xx
xxxxxxx complementaria
33
Recibe artículos faltantes
Recibe
Revisa
Remisión xx
xxxxxxx
C) NO PROCEDE LA RECLAMACION
Recibe
34
Solicita autorización
3 35
Oficio
Reporte de ajustes de entrada por autorización
B
4
B
36 C) RECEPCION POR MEDIO
37
O
Oficio de no procedencia a la reclamación
C
Remisión xx
xxxxxxx
C 0000-000-000
Expediente Cronológico
Integra
Accede al SAI
DEL TRASPASO DE UN XXXXXXX XX XXXXXX XXXXXX XX XXXXX
00
C 0000-000-000
(por traspasos)
49
Verifica, cuenta y acomoda
Recibe
50
0000-000-000
(por traspasos)
51
0000-000-000
(por traspasos)
52
C 0000-000-000
(por traspasos)
53
C 0000-000-000
(por traspasos)
Acuse
54
Cronológico
Envía y obtiene
Envía
Accede al SAI- Almacén
Registra
B) RECEPCION DIRECTA DEL PROVEEDOR POR ENTREGA EN LA UNIDAD
38
43
Recibe
O,C
Remisión de
pedido
Calendario de resurtido
Transportista
39
Revisa, verifica y coteja
Remisión de
pedido
Nota:
NO
SI
40
¿Coinciden los datos?
Aclara
44
41
Entrega
Circula
O,C
Remisión de
pedido
Remisión de
pedido
Proveedor
42
45
Identifica tipo de compra
Revisa
O,C
Remisión de
pedido
43
38
Sella y entrega
C
Remisión de
pedido
Transportista
46
Accede al SAI-
Almacén y registra Reporte de
incidencias en recepción xx xxxxxxx
alternas
Registro xx xxxxxxx alternas
47
99
Archiva
Reporte de incidencias en recepción xx xxxxxxx
alternas
Registro xx xxxxxxx alternas
Remisión de
pedido
4
Cronológico
DEVOLUCIONES DE LA CEYE Y DE LOS SERVICIOS POR
EXCEDENTES DE ARTICULOS
55
O,C 0000-000-000
(por devolución)
56
0000-000-000
(por devolución)
C
Verifica
Recibe
5
C
66
Verifica
Identifica
NO SI
¿Esta bien
requisitada ? 67
57
SI
¿Requieren control de caducidad ?
68
0000-000-000
69
0000-000-000
70
Efectúa recuento físico
Registra
Devuelve
O,C 0000-000-000
(por devolución)
Acuse NO
58
Cronológico
0000-000-000
(por devolución)
60
O,C 0000-000-000
(por devolución)
61
C 0000-000-000
(por devolución)
62
Entrega
Sella y firma
Verifica
59
NO
¿Pueden ser consumidos?
SI
71
0000-000-000
Determina
Procede a la concentración
72
73
73
72
0000-000-000
Actualiza
Coloca los bienes
63
C 0000-000-000
(por devolución)
64
Reporte devoluciones por servicio
65
O 0000-000-000
(por devolución)
Archiva
Accede al SAI
Envía
Acomoda de
acuerdo Etapa II
Nota:
74
Catalogo operativo de
artículos
Acomoda los artículos
Etapa II
Almacenamiento y
control de inventarios de los bienes en los
almacenes de Unidad Medica
TOMA DE INVENTARIO
75
0000-000-000
D
Realiza inventario físico
ROTATIVO
5
6
84
Oficio
85
Oficio
86
Oficio
Reporte de liberación de
artículos suspendidos
Cronológico
NO
SI
87
¿Hay existencia de artículos a liberar?
Oficio
Acuse
88
Archiva
Revisa
Recibe
Elabora y envía
D
SUSPENSION DE USO PARA SUMINISTRO
76
Oficio
0000-000-000
77
Revisa
Recibe
NO
78
¿Hay artículos a suspender?
Oficio
Acuse
Informa
SI
81
79
Cronológico
81
0000-000-000
Acuse
82
Oficio
0000-000-000
Acuse
83
0000-000-000
Expediente
Archiva
Elabora y envía
Accede al SAI- Almacenes
Separa
80
89
Reporte de liberación de
artículos suspendidos
90
Oficio
Acuse
Accede al SAI- Almacenes
Separa
Elabora y envía
LIBERACION DE ARTICULOS SUSPENDIDOS
SUSPENSION DE ARTICULOS
E
Detecta defectos
POR LA UNIDAD MEDICA 91
6
7
9 9
X x xx x x x xxx x e re su rtid o
C a tá lo g o d e se rv icio s d e la
x x xx x x
0 0 0
X x xx xx in a y e la b o ra
E
9 2
E la b o ra
S e p a ra e id e n tific a
9 3
1 0 1
C a le n d a rio o fic ia l
1 0 2
1 0 4
1 0 8 2 - 0 0 9 - 0 1 5
C a le n d a r io d e re su rtid o
1 0 3
1 0 8 2 - 0 0 9 - 0 1 0
X X
X I
¿ E s ta autorizado y requisitad o ?
R e v isa y ve rifica
R e c ib e
C o n s id e ra lo s d ía s fe r ia d o s y fe s tivo s
E la b o ra
C a le n d a r io d e su m in is tro a lo s se rv ic io s d e la u n id a d a tra vé s
d e l a lm a cé n
R e p o rte d e q u e ja p o r d e fe c to s d e ca lid a d d e lo s b ie n e s a d q u irid o s IM S S
9 4
R e ca b a firm a
R e p o rte d e q u e ja p o r d e fe c to s d e ca lid a d d e lo s b ie n e s a d q u irid o s IM S S
9 5
O fic io
X ,X
R e p o rte d e q u e ja p o r d e fe c to s d e ca lid a d d e lo s b ie n e s a d q u irid o s IM S S
9 6
C
R e p o rte d e q u e ja p o r d e fe c to s d e ca lid a d d e lo s b ie n e s a d q u irid o s IM S S
9 7
O fic io
9 8
O fic io
E xp e d ie n te
R e c ib e
C o n se rva
E la b o ra y e n v ía
In te g ra y a rch iva
1 0 4
1 0 2
D x xx e lve e l re x x xxx
0 0 8 2 -0 0 9 - 0 1 5
1 0 6
A s ig n a n u m e ro d e fo lio
1 0 5
F
A cce d e a l S A I- A lm a cé n
E ta p a III
S u rtid o d e a rtíc u lo s a lo s s e rv ic io x x x x x C E Y E , e n lo s a lm a c e n e s d e U n id a d M e d ic a
F a s e I
E la b o ra c ió n d e l
x x xx x x x xxx x e re s u rtid o
7
F
SI
107
NO
¿Hay existencias?
Obtiene y los ordena
108
Anota
0000-000-000
109
Coloca sello
0000-000-000
110
Entrega
0000-000-000
111
Accede al SAI- Almacén
0000-000-000
0000-000-000
0000-000-000
112
Expediente
113
Anota
0000-000-000
114
115
0000-000-000
116
Realiza actividades 110-111
Incluye
Informa
117
8
Investiga
8
NO
SI
118 ¿Recibe el apoyo?
0000-000-000
0000-000-000
0000-000-000
0000-000-000
Expediente
119
120
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
121
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
122
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
123
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
124
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
125
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
126
O,C 0000-000-000
(por traspasos)
G
Recaba firma
Entrega
Recaba firma
Llena y separa
Recibe
Envia
Recaba firma
Elabora
Integra
9
138
D ictam en de
baja
1 482 -0 03 -0 17
N ota:
139
140
1082-014 -029
141
O ficio
Inform a
A ccede al SA I- Alm acén
Procede
G
127
Accede al SAI- Alm acén
1082 -014 -028
Envía
128
C 1082 -009 -012
(por traspasos)
129
Archiva
O 1082-009 -012
O
1082 -014-028
130
C ronológico
R ealiza actividades
14 94 -0 03 -0 07
Fase 3
C oncentración de A rtícu los
142
1482 -003 -017
143
1082 -014 -030
144
1082 -014 -029
1082-014 -030
Accede al SAI-
A lm acén y obtiene
C oncentra
Archiva
131
S urte artículos act.105 -108
Fase 2
Identifica artículos
B aja A rtículos 132
133
O ficio
R elación de
bienes
134
O ficio
135
O ficio
Acuse
136
137
Elabora y envía
R ecaba firm a
Elabora
Etapa IV
A lm acen a granel
solicitud, recepció n y
R ES PO N SA B LE D EL A LM A X XX X X X X X X X
000
F/R S/1 /94
146
F/R S/1 /94
147
F/R S/1 /94
H
E ntrega
R ecaba firm a
Elabora
R ecibe
D ictam en de
baja
9
su rtido de artículos a los servicios
H
RESPONSABLE XXX XXXXXXX DE UNIDAD MEDICA
148
Recibe
F/RS/1/94
149
Asigna número de folio
F/RS/1/94
150
Accede al SAI- Almacén
F/RS/1/94
151
Determina
153
F/RS/1/94
RESPONSABLE XXX XXXXXXX A GRANEL
154
Recibe
Recaba firma
Entrega
152
155
F/RS/1/94
156
Expediente
FIN
Accede al SAI- Almacén
Relación de documentos involucrados en el procedimiento para la recepción, almacenamiento, control y surtido en almacén de unidad médica con sistema automatizado
Clave | Titulo del documento | Observaciones |
0000-000-000 | Reporte de diferencias de artículos entre | Anexo 1 |
remisión y recepción | ||
0000-000-000 | Reporte de movimientos varios | Anexo 2 |
0000-000-000 | Registro de control de caducidades | Anexo 3 |
0000-000-000 | Reporte de movimientos a no disponibles de | Anexo 4 |
artículos suspendidos | ||
0000-000-000 | Reaprovisionamiento y control de material a | Anexo 5 |
servicios en Unidades Médicas F/RS/1/94 | ||
0000-000-000 | Reporte reaprovisionamiento a la CEYE | Anexo 6 |
0000-000-000 | Reporte surtido a servicios | Anexo 7 |
0000-000-000 | Reporte surtido a servicios por la CEYE | Anexo 8 |
0000-000-000 | Reporte remisiones de traspasos de salida | Anexo 9 |
0000-000-000 | Reporte bajas de artículos suspendidos | Anexo 10 |
0000-000-000 | Reporte concentración de artículos | Anexo 11 |
disponibles |
ANEXO 1
“Reporte de diferencia de artículos entre remisión y recepción”
15
16
0000-000-000
Reporte de diferencias de artículos entre recepción y remisión Instrucciones de llenado
NÚMERO | DATO | ANOTAR |
1 | Delegación | Nombre de la Delegación a la que pertenece el almacén que elabora el reporte. |
2 | Unidad | Nombre y número de la unidad en donde se elabora el reporte. |
3 | Clave presupuestal | Clave que identifica al almacén que genera el reporte con base en el Catálogo de Unidades de Servicio. |
4 | Fecha | Día, mes y año en que se elabora el reporte DD/MM/AAAA. |
5 | Clave | Número de la clave que identifica el artículo sujeto de aclaración. |
6 | Número de remisión | Número que identifica la remisión motivo de aclaración. |
7 | Fecha de recepción | Día, mes y año en que se recibieron en el Almacén los artículos. DD/MM/AAAA |
8 | Cantidad remisionada | Cantidad de unidades que ampara la remisión. |
9 | Cantidad recibida | Cantidad de unidades que físicamente recibió el almacén. |
10 | Diferencias de más | Las cantidades excedentes entre lo remisionado y lo recibido. |
11 | Diferencias de menos | Las cantidades faltantes entre lo remisionado y lo recibido. |
12 | Precio unitario uniforme | Importe unitario del artículo. |
13 | Importe | El resultado de multiplicar el precio unitario uniforme por las diferencias de más o de menos. Los importes de las diferencias de menos deberán señalarse entre paréntesis. |
NÚMERO | DATO | ANOTAR |
14 | Observaciones | Información adicional o comentarios relacionados con las diferencias detectadas y que permitan realizar aclaraciones. |
15 | Responsable xx xxxxxxx | Nombre y firma del responsable xxx xxxxxxx. |
16 | Vo. Bo. | Nombre y firma del Director o encargado de la Unidad. |
ANEXO 2
“Reporte de movimientos varios”
0000-000-000
Reporte de movimientos varios Instrucciones de llenado
NÚMERO DATO ANOTAR
1 Clave presupuestal remitente
Clave presupuestal de la Unidad que da salida a los artículos.
2 Clave presupuestal receptora Clave presupuestal de la Unidad que recibe los
artículos.
3 Grupo suministro Número que corresponde de acuerdo con el
catálogo de artículos.
4 Número de movimiento Campo no utilizado por almacén de la Unidad.
5 Elaboración día, mes, año Día, mes y año en que se elabora la forma.
DD/MM/AAAA.
6 Unidad remitente Nombre y número de la Unidad que envía los
artículos.
7 Unidad receptora Nombre y número de la Unidad que recibe los
artículos.
8 Dirección Domicilio de la Unidad que envía los artículos.
9 Población Domicilio de la Unidad que recibe los Artículos.
10 Zona No se utiliza por Almacén de la Unidad
11 Movimiento ajuste, baja, concentración, congelación devolución y traspaso
Marca con una "X" el cuadro del movimiento del que se trate.
12 Motivo
Excedente, caducidad, apoyo y otros(especificar)
Marca con una "X" o anota el motivo de que se trate.
13 Genérico Los números correspondientes de la clave.
NÚMERO DATO ANOTAR
14 Específico Los números correspondientes de la clave.
15 Diferenciador Los números correspondientes de la clave.
16 Variante Los números correspondientes de la clave.
17 Descripción Nombre genérico del artículo y especificaciones.
18 Cantidad Número de artículos por clave.
19 Unidad Presentación del artículo (caja, pieza, galón, etc.)
20 Precio unitario Precio unitario uniforme por clave.
21 Importe Campo no utilizado por el almacén de la Unidad.
22 Suma La suma de la clave de los artículos que correspondan a la columna de específico por cada hoja (cifra control).
23 Total Campo no utilizado por almacén de la Unidad.
24 Responsable Abastecimiento Unidad nombre y firma
Nombre y firma del responsable xxx xxxxxxx o servicio de la Unidad que envía el Artículo
25 Sello, fecha y número de alta Sello con fecha y número de alta que aplica el
Almacén Delegacional.
26 Responsable de la Unidad nombre y firma
Nombre y firma del responsable xxx xxxxxxx que recibe el artículo.
27 Jefe de Unidad de Servicios remitente, nombre y firma
Nombre y firma del Director o encargado de la unidad que envía los artículos.
28 Sello de registro en archivo Campo no utilizado por almacén de la Unidad.
29 Jefe de Unidad receptora, nombre y firma
Nombre y firma del Director o encargado de la Unidad que recibe los artículos.
ANEXO 3
“Registro de control de caducidades”
0000-000-000
Registro de control de caducidades Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Controlar la vida útil de los bienes de consumo sujetos a caducidad.
GENERADO POR: Encargado de grupo (Responsable del registro de caducidades).
NÚMERO DATO ANOTAR
1 Día, mes y año Fecha en que se elabora cada tarjeta de control. DD/MM/AAAA.
2 Fecha de caducidad o fabricación
La fecha de caducidad y/o de fabricación del artículo. DD/MM/AAAA.
3 Cantidad recibida La cantidad de artículos recibidos de acuerdo
a la documentación de entrada.
4 Clave de artículo El número de clave de los artículos de
acuerdo con el catálogo de Artículos.
5 Lote El número de lote que el fabricante asignó al artículo.
6 Unidad El tipo de presentación en que fue entregado el artículo.
7 Existencia física La cantidad en unidades que se tenga del
artículo.
8 Consumo La cantidad que se tenga registrada como máximo de la clave correspondiente.
9 Descripción El nombre genérico del artículo de acuerdo al catálogo de artículos.
10 Proveedor clave El número con que se identifica al proveedor
y que fue asignado por el IMSS.
11 Proveedor nombre El nombre o la razón social del proveedor que
surtió el artículo.
12 No. notificación El número consecutivo que corresponda a la
notificación de caducidades.
ANEXO 4
“Reporte de movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”
0000-000-000
ANEXO 5
“Reaprovisionamiento y control de material a servicios en Unidades Médicas F/RS/1/94”
Página 2 de 4
A Servicio a través xxx Xxxxxxx a Granel
Clave: 0000-000-000
0000-000-000
Reaprovisionamiento y control de material a servicios en Unidades Médicas F/RS/1/94
Instrucciones de llenado
NÚMERO DATO ANOTAR
1 No. de folio El número de folio asignado
2 Nivel de suministro Una "X" en el cuadro correspondiente de acuerdo al servicio
que suministra el material, almacén, almacén a granel o CEYE .
3 Nivel de atención Una "X" en el cuadro que corresponda, para señalar el nivel
de atención de la unidad médica que la utiliza. (primer nivel UMF, segundo nivel HGZ, y de la Unidad Médica de Alta Especialidad).
4 Tipo de solicitud Una “X” en el cuadro correspondiente si la solicitud es ordinaria, complementaria o extraordinaria.
5 Delegación Nombre y número de la Delegación.
6 Unidad médica Tipo, número y nombre correspondiente.
7 Servicio Clave presupuestal y nombre del servicio solicitante.
8 Fecha de solicitud La fecha en que se elabora el pedido. DD/MM/AAAA
9 Periodo de necesidades a cubrir El tiempo que cubre la dotación.
10 Fecha de suministro La fecha en la que se suministra el pedido. DD/MM/AAAA.
11 Grupo de suministro El grupo de suministro que corresponde al material, ejemplo:
060 material de curación.
12 Clave Clave completa que identifica al artículo.
13 Especificación del artículo La descripción del artículo, de acuerdo a lo señalado en el
Cuadro Básico Institucional.
14 Presentación Granel La presentación a granel, ejem. litros, metros, piezas, etc.
(este tipo de presentación se utiliza en el suministro a los servicios por el almacén a granel y por la CEYE).
Presentación o envases en que se adquiere el artículo, ejem. Caja, bolsa, lata, block, etc. este tipo de presentación se utiliza en el suministro a los servicios a través xxx xxxxxxx de la unidad.
15 Dotación fija La cantidad autorizada por artículo como dotación.
16 Existencia física La cantidad que el servicio tiene en existencia en cada renglón.
NÚMERO DATO ANOTAR
17 Fecha En su empleo para suministro a los servicios por la CEYE:
La fecha correspondiente al día que se abastece en la parte superior de cada columna.
18 Solicitud En el artículo correspondiente, registrar la cantidad que se requiere para reposición de los consumos.
19 Surtido La cantidad surtida por los centros abastecedores (almacén, almacén a granel o CEYE).
20 Total Granel Registra en cada renglón, la suma de las cantidades surtidas a los servicios por el almacén a granel o por la CEYE.
21 Total Unidad La suma de las cantidades suministradas al servicio, y en su caso efectuar y registrar el resultado de la conversión de cantidades a granel en unidades de presentación.
22 Precio unitario El precio correspondiente a la unidad de presentación de cada artículo que genere consumos.
23 Importe Consigna el costo de los consumos por cada artículo. (resultado de multiplicar la columna de total por el precio unitario).
24 Jefe del Servicio Nombre y Firma del Jefe del Servicio que realiza la solicitud.
25 Director Administrativo, Subdirector Administrativo, Administrador
Firma del funcionario responsable.
26 Director Firma del funcionario responsable.
27 Surte El nombre de la persona que surte el pedido.
28 Recibe El nombre de la persona que recibe el pedido.
29 Jefe o responsable de abastecimiento
La firma del Jefe de Abastecimiento o persona responsable de la sumatoria y captación del precio unitario,
30 Contador o Contralor de la Unidad Firma del Contador de la unidad o del responsable de
obtener el importe.
ANEXO 6
“Reporte reaprovisionamiento a la CEYE”
0000-000-000
ANEXO 7
“Reporte surtido a servicios”
0000-000-000
ANEXO 8
“Reporte surtido a servicios por la CEYE”
0000-000-000
ANEXO 9
“Reporte remisiones de traspasos de salida”
0000-000-000
ANEXO 10
“Reporte bajas de artículos suspendidos”
0000-000-000
ANEXO 11
“Reporte concentración de artículos disponibles”
0000-000-000