Contract
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS | CÓDIGO: BS-PR- 016 | |
VERSIÓN: 5 | ||
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS/CONVENIOS | Vigente a partir de: 26/Oct/2015 |
1. OBJETO
Establecer los parámetros con base en los cuales los supervisores/interventores de los Contratos/Convenios que celebre el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo elaboren, trámiten e impulsen la liquidación/terminación de los mismos siguiendo lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 83 Ley 1474 de 2011, el artículo 217 del Decreto-
Ley 019 de 2012, Resolución 3421 de 2014, dando cumplimiento oportuno a las normas contractuales.
2. ALCANCE
Aplica para todos los Contratos/Convenios que suscriba el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, es responsable del tramite el Supervisión/Interventor con el apoyo del Superior Jerarquico de la respectiva dependencia del Ministerio de conformidad con el Plan de trabajo y seguimiento de la Supervisión/Inteventoria; Incia a partir del momento de terminación de la ejecución del objeto contractual del Contrato/Convenio, la terminación anticipada por mutuo acuerdo y liquidación, la terminación anticipada por mutuo acuerdo, liquidación por mutuo acuerdo, la terminación unilateral (aplicación de clausulas exhorbitantes por la administración) hasta la vigencia de las garantías del correspondiente contrato/convenio y posterior publicación en el SECOP.
3. DEFINICIONES
ACUERDOS COMERCIALES
ADICIÓN DEL CONTRATO
BIENES NACIONALES
COSTO ESTIMADO DE LOS SERVICIOS
COMPETENCIA PARA CONTRATAR
COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL-CDP
CONTRATO ESTATAL
CONSORCIO
DOCUMENTOS DEL PROCESO ENTIDAD ESTATAL ETAPAS DEL CONTRATO GARANTIAS MANUAL DE CONTRATACIÓN MODALIDAD DE SELECCIÓN ORDENADOR DEL GASTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES PERIODO CONTRACTUAL PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION REGISTRO UNICO DE PROPONENTES - RUP RIESGO PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN ESTATAL - SECOP RIESGOS EN EL PROCESO CONTRACTUAL UNIÓN TEMPORAL SUPERVISIÓN INTERVENTOR REGISTRO PRESUPUESTAL VEEDURÍA CIUDADANA |
4. CONDICIONES GENERALES |
4.1 Normatividad básica: Las condiciones generales del procedimiento están determinadas por el contenido del contrato que obra como ley para las partes y por: 4.1.1. PRINCIPIO CONSTITUCIONAL Artícuo 29 Debido Proceso Artículo 209 De la Función Administrativa 4.1.2. PRINCIPIOS LEGALES 4.1.2.1 LEY 80 1993 Artículo 23. De los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. Artículo 24. Del Principio de Transparencia. Artículo 25. Del Principio de Economía. Artículo 26. Del Principio de Responsabilidad. |
Artículo 60 De la ocurrencia y contenido de la liquidación.
4.1.2.2. LEY 1150 2007
Artículo 8. Del Principio de Publicidad en la Contratación Estatal. Artículo 17. Del Derecho al Debido Proceso.
Ley 1437 2011
Artículo 83 y SS Ley 1474 de 2011
Artículo 76
Decreto 734 2002
Decreto - Ley 019 2012.
Decreto 1082 2015
Resolución 3421 2014
4.2 COMUNICACION: El término comunicación en su contenido se aplica en el procedimiento para adelantar los trámites internos de la dependencia hacia otras áreas de la entidad por medio de Memorandos electrónicos ó físicos, y comunicaciones externas mediante oficios. De igual manera, estas comunicaciones se pueden efectuar por correo electrónico.
NOTA: Cuando la situación lo amerite, los memorandos y correos electrónicos serán impresos y se incluirán en el expediente contractual, de lo contrario atendiendo las normas ambientales sobre la materia, conservarán su generación electrónica inicial.
4.3. DOCUMENTOS SOPORTE SOLICITUD
a. Acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo del Contrato/Convenio. Adjuntar diligenciado formato BS-FM-020, según el caso.
b. Acta de Terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidación del Contrato/Convenio. Adjuntar diligenciado formato BS-FM-010, según el caso.
c. Acta de liquidación por mutuo acuerdo del contrato/convenio. Adjuntar diligenciado formato BS-FM-021, según el caso.
d. Contrato, adicionales, otrosís. Adjuntar copia del documento.
e. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Adjuntar copia del documento.
f. Registro Presupuestal. Adjuntar copia del documento.
g. Copia aprobación Garantía y modificaciones. Adjunta copia del documento.
h. Ficha EBI: Adjuntar copia del documento en caso de ser proyecto de Inversión Nacional.
i. Aprobación de vigencias futuras: Adjuntar copia del documento, en el evento de que el contrato/convenio cuente con ellas.
j. Certificación de cumplimiento del contratista de sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral y frente a los aportes parafiscales - Cajas de Compensación Familiar, Sena, ICBF, ARL cuando a ello hubiere lugar.
4.4 DESCRIPCIÓN
El presente procedimiento es una herramienta de apoyo administrativo que
facilita a los supervisiores/interventores de la Entidad, y a los Superiores Jerarquicos el ejercicio y cumplimiento de la obligación de adelantar todos los trámites que se requieren, tendientes a la liquidación/terminación de los contratos/convenios, cuya supervisión e interventoría les hayan sido asignadas.
A continuación se desarrollan los siguientes conceptos y se determinanan los formatos o formas estándar para adelantar el correspodiente trámite.
4.5 LIQUIDACIÓN
Definición: La liquidación del contrato/convenio estatal es el procedimiento a través del cual las partes contratantes, efectúan su pronunciamiento sobre la ejecución de las obligaciones y prestaciones contractuales, así como también sobre las vicisitudes que se hayan presentado durante su desarrollo. Es un acto que aclara y define todo lo relativo a la relación contractual que existió entre las partes del negocio jurídico.
Liquidar significa hacer el ajuste formal de una cuenta; saldar, pagar enteramente una cuenta; se produce con el objeto de que las partes contratantes establezcan, con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes a f
5. DESARROLLO
ACTIVIDAD | RESPONSA BLE | PUNTOS DE CONTROL | OBSERVACION ES | REGISTROS | |
1 | Recibir radicar y asignar trámite de la solicitud del supervisor/interve ntor y Superior Jerarquico para someter tema a consideración de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones del MCIT la terminación anticipada, cuando haya lugar a ello | Coordinador Grupo Contratos, Secretaria Grupo Contratos. | No aplica | El supervisor/interve ntor y superior Jerarquico, solicitan la terminación anticipada por mutuo acuerdo del Contrato/Conveni o; Terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidación del Contrato/Conveni o, con la explicación y justificación respectiva. Nota: En el evento de liquidación por mutuo acuerdo el contrato/convenio, se requiere someter el tema a consideración de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones. Dos (2) días. | Comunicación |
2 | Remitir al Supervisor/Interv entor copia certificación Junta Adquisiciones y Licitaciones | Persona Asignada Grupo Contratos | No aplica | La persona responsable del Grupo Contratos remite copia de la Certificación de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, mediante la cual ésta recomienda o no la solicitud presentada por el Supervisor/Interve ntor y el Superior Jeraquico, con el fin de que proceda a diligenciar la correspondiente acta: a. Acta de terminación anticipada por mutuo acuerdo del Contrato/Conveni o. Formato XX- XX-000, según el caso. b. Acta de Terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidación del Contrato/Conveni o. Formato XX- XX-000, según el caso. Nota: El Supervisor/Interventor deberá adjuntar los documentos contenidos en el numeral 4.1 del presente procedimiento. Cinco (5) días. | Comunicación |
3 | Diligenciar el formato Acta según corresponda. | Interventor o Supervisor, Superior Jerarquico | Control R12 Enviar acta de | El Supervisor/Interve ntor diligencia Acta Terminación anticipada por | Acta Terminación anticipada por mutuo acuerdo del |
terminación anticipada para revisión y visto bueno del Grupo financiera y Oficina Asesora Jurídica. | mutuo acuerdo del Contrato/Conveni o/ Terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidación del Contrato/Conveni o vigente en el Sistema Integrado de Gestión y la firma. Nota 1: El interventor/supervisor adjunta la documentación soporte contenida en el numeral 4.1 del presente procedimiento. Nota 2: Una vez diligenciado el respectivo formato con su firma procede a enviar para revisión y visto bueno del Grupo financiera. Nota 3. Una vez obtenido el visto bueno anterior procede a remitir el acta respectiva y la documentación soporte para visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica. Nota 4: Una vez obtenido el visto bueno anterior procede a remitir el acta respectiva para firma del representante legal del Contratista. Nota 5: Una vez firmada el acta respectiva por el Contratista, procede a remitir para firma del Ordenador del Gasto respectivo. Nota 6: Una vez firmada el acta respectiva por todas las partes remite copia del Acta al Contratista y el original al Grupo Contratos Administrativa, según corresponda para repose en la carpeta original del contrato/ convenio. Quince (15) días | Contrato/Conve nio/ Terminación anticipada por mutuo acuerdo y de liquidación del Contrato/Conve nio, comunicación | |||
4 | Trámitar Acta de liquidación por mutuo acuerdo el contrato/convenio . | Interventor o Supervisor | Control R12 Enviar acta de liquidación para revisión y | El supervisor/interev entor no requiere someter el tema a consideración de la Junta de Adquisiciones y | Comunicación, Acta de liquidación por mutuo acuerdo del Contrato/Conve nio. |
visto bueno del Grupo financiera y Oficina Asesora Jurídica. | Licitaciones, deberá: Nota 1: El interventor/supervisor adjunta la documentación soporte contenida en el numeral 4.1 del presente procedimiento. Nota 2: Una vez diligenciado el formato XX- XX-000 con su firma procede a enviar para revisión y visto bueno del Grupo Financiera. Nota 3. Una vez obtenido el visto bueno anterior procede a remitir el acta respectiva y la documentación soporte para visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica. Nota 4: Una vez obtenido el visto bueno anterior procede a remitir el acta respectiva para firma del representante legal del Contratista. Nota 5: Una vez firmada el acta respectiva por el Contratista, procede a remitir para firma del Ordenador del Gasto respectivo. Nota 6: Una vez firmada el acta respectiva por todas las partes remite copia del Acta al Contratista y el original al Grupo Contratos, Administrativa, según corresponda para repose en la carpeta original del contrato/ convenio. Treinta (30) días | ||||
5 | Publicar en el SECOP | Persona Asignada Grupo Contratos | Control R11 Validar en el expediente contractual que la documentac ión de los contratos este publicada. | La persona responsable del Grupo Contratos, recibe el original del acta respectiva y publica en el SECOP. Nota: El documento original debera ser archivado en la carpeta original del Contrato /Convenio. Tres (3) días | Pantallazo SECOP |
RIESGO PUBLICACIÓN EXTEMPORÁNEA O NO PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL EN EL SECOP. | |||||
PLAN DE CONTINGENCIA | |||||
1 | Realizar de manera inmediata la publicación de la información correspondiente. | Grupo de Contratos. | No aplica | Una vez se identifique que no se realizó la publicación oportuna de los documentos del proceso, ésta se debe realizar de manera inmediata. RECURSOS Humanos, Tecnológicos, Instalaciones Físicas, Equipos de Oficina, Equipos de Computo, Equipos de Comunicación | Pantallazo SECOP |
RIESGO LIQUIDACIÓN EXTEMPORANEA DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS. | |||||
ACCIONES DE CONTINGENCIA | |||||
1 | Realizar de manera inmediata las acciones pertinentes para la liquidación de Contratos y/o Convenios | Interventor o Supervisor, Grupo de Contratos. | No aplica | Una vez se identifique que no se realizó la liquidación del contrato dentro del término establecido para ello, el supervisor deberá realizar ls actividades pertinentes para la elaboración y suscripción de la misma, de manera inmediata, allegandola posteriormente al Grupo de Contratos para su publicación y archivo. RECURSOS | Acta de Liquidación, Pantallazo SECOP |
Humanos, Tecnológicos, Instalaciones Físicas, Equipos de Oficina, Equipos de Computo, Equipos de Comunicación |
6. ANEXOS
6.1 No aplica.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
7.1 Caracterización del proceso de adquisición de bienes y servicios
7.3 Manual Operativo del Sistema Integrado de Gestión
7.4 Manual de Contratación Supervisión e Interventoria del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
7.5 Documento Riesgos Contractuales
7.6 Documento Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU
7.7 Reciprocidad sin tratado Comercial en contratación
7.8 Manual explicativo de los capitulos de contratación pública de los Acuerdos Comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes
7.9 Guia para la Elaboración de Estudios de Sector
7.10 Guia Conceptual y Metodológica de Compras Públicas Sostenibles
7.11 Portafolio de Bienes y Servicios Sostenibles 2013.
7.12 Comunicado Superfinanciera Pólizas.
7.13 Guia para la verificación de criterios sostenibles en estudios xx xxxxxxx y estudios previos en la adquisición de bienes y servicios
7.14 Presentación Compras Públicas Sostenibles
7.15 Guia para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas.
7.16 Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación.
7.17 Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación
7.18 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación
8. CONTROL DE REGISTROS
No | IDENTIFICACIÓN | CONTROL DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO | |
CODIGO REGISTRO | NOMBRE | ||
1 | NO APLICA | Pantallazo SECOP | |
2 | BS-FM-010 | Acta de Terminación Anticipada por Mutuo Acuerdo y de Liquidación del Contrato/Convenio (Actas) | Ver tabla de retención documental |
3 | BS-FM--021 | Acta de Liquidación por Mutuo Acuerdo del Contrato/Convenio (Actas) | |
4 | BS-FM-020 | Acta de Terminación Anticipada por Mutuo Acuerdo del Contrato/Convenio (Actas) | |
5 | NO APLICA | Certificaciones | |
6 | GD-FM-010 | ||
7 | GD-FM-009 | ||
*Registros que salen de un sistema y no se codifican, su control se hará en el sistema correspondiente.
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |
Nombre: | XXXXXXXX XXX XXXXXXX | XXXXXXX Nombre: XXXXXXX XXXXXXXX XXXX Cargo: Asesor 14 Fecha: 24/Oct/2015 Nombre: XXXXXX XXXXX | XXXX XXXXXX Nombre: XXXXXXX XXXXXXXX Cargo: Secretaria General Fecha: 26/Oct/2015 |
Cargo: | Técnico Administrativo | ||
Fecha: | 24/Oct/2015 | ||
XXXXXXX XXXX- COORD. SIG | |||
Cargo: | Coordinador(a) Grupo Sistema Integrado De Gestión | ||
Fecha: | 26/Oct/2015 |