Contract

PROCESO: Gestión contractual

OBJETIVO: establecer las actividades necesarias para adelantar los procesos de contratación de la Jurisdicción Especial

para la Paz - JEP, bajo el método de Invitación Competitiva Pública que no supera los 45 SMMLV

ALCANCE: inicia con la verificación del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) y finaliza con el inicio de la etapa de

elaboración del contrato.

1. DEFINICIONES

Aclaraciones: cuando las modificaciones no afecten el valor o el plazo del contrato éstas se consignarán en actas suscritas por las partes,salvo en el caso de errores mecanográficos, de trascripción o de copia, debidamente comprobados, donde la aclaración la firmará únicamente la JEP y podrá colocarse como nota marginal de la minuta que contenga el texto a aclarar

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones en la entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. (Tomado de xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx)

Contratista: el contratista es la empresa o incluso persona natural, que es contratada por otra empresa o persona natural, para que desarrolle o ejecute algunas actividades a su favor.

Documentos del proceso de selección: son los que contienen la información general y particular y las instrucciones para los proponentes.

Inconsistencia: falta de consistencia entre la información, manifestación o documentos presentados en la propuesta, frente al estudio que realice directamente la entidad, de la información, manifestación o documentos aportados con la propuesta.

Inexactitud: falta de exactitud en algún dato contenido en un documento o información aportada por el proponente.

Modificaciones a las Reglas de la Invitación: es el documento que se expide con el fin de modificar o precisar las Reglas de la Invitación, que se emite con posterioridad a su publicación, y que formarán parte de esta.

Ordenador del gasto: es el representante legal de la Entidad o el funcionario delegado por el mismo, para adelantar el proceso contractual.

Reglas de la Invitación: documento en el que se establecen los parámetros a tener en cuenta dentro del proceso contractual que se llevará a cabo, que tiene como propósito la libre concurrencia de los oferentes, la selección objetiva, la publicidad, contradicción y demás principios constitucionales y legales que rigen la contratación.

Portal único de contratación Colombia Compra Eficiente SECOP: herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx).

Proponente: es la persona natural, persona jurídica que en forma individual o en consorcio o unión temporal, presenta dentro de la oportunidad señalada para el efecto, una oferta.

Registro Presupuestal (RP): es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. (Tomado de: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx- crp)

2. LINEAMIENTOS GENERALES

Para encontrar justificada la contratación, cada dependencia donde se origina la necesidad deberá:

a) Verificar que la contratación a solicitarse esté incluida en el PAA; si no es así, la dependencia que requiere la contratación debe acudir al trámite establecido al efecto en el procedimiento de elaboración, publicación y actualización del PAA.

b) Tramitar los permisos o autorizaciones que estén a cargo de la Entidad y que legalmente deban obtenerse antes de la apertura del método de invitación y/o del contrato, según el caso.

c) Realizar los trámites presupuestales necesarios para que se expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y obtener la autorización de vigencias futuras cuando el plazo de ejecución supere la vigencia fiscal respectiva.

d) Contar con la información de la fuente externa de financiación del proyecto o la certificación de los recursos expedida por la fiduciaria respectiva, cuando se presente este caso.

e) Cuando se requiera contratar tecnologías de la información, elementos y sistemas de seguridad, bienes o servicios relacionados con talento humano, obras de infraestructura, o llevar a cabo trámites en el marco de acuerdos de cooperación u otros, éstas deben tener aval técnico, presupuestal y legal, para lo cual se deberá contar con la revisión y aprobación de la dependencia correspondiente, de conformidad con la estructura definida en el Acuerdo Nro. 036 de 2018 o la norma interna que lo modifique o sustituya.

f) Elaborar el “Documento justificativo de la contratación”, incluidos sus anexos, que cumplan los requisitos establecidos en las disposiciones aplicables y los procedimientos de la Entidad. En dicho documento se debe incluir como mínimo:

1. La identificación de la necesidad que se debe satisfacer con la contratación.

2. Descripción general del objeto y el alcance del bien, obra o servicio a contratar, incluyendo las especificaciones técnicas.

3. la indicación del certificado de disponibilidad presupuestal que cobijará el contrato.

4. Las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para la ejecución del contrato (cuando el mismo incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto).

5. La identificación del método de selección del contratista y su justificación.

6. El estudio xx xxxxxxx.

7. El análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del contrato1.

8. Las garantías que la Entidad exigirá para la ejecución del contrato, estableciendo las condiciones de estas2.

9. El supervisor o interventor del contrato.

10. El valor del contrato y la forma de pago.

11. El plazo del contrato.

12. Los anexos correspondientes.

g) Elaborar y radicar en la Subdirección de Contratación, la solicitud de contratación con el Documento justificativo de la contratación y sus anexos, de conformidad con el formato y los procedimientos del Sistema de Calidad definidos por la Entidad. En todo caso, la Subdirección de Contratación dispone de una lista de chequeo de los documentos que debe contener el expediente contractual para cada método de adquisición de bienes, obras y servicios. Esta lista contiene los documentos mínimos, por lo cual el expediente puede contener documentos adicionales, pero en cualquier caso debe contener mínimo los de la lista.

Será responsabilidad de cada ordenador del gasto (sin perjuicio de la responsabilidad de la dependencia respectiva), impartir las instrucciones del caso y hacer seguimiento adecuado para que esta actividad se realice en condiciones de calidad y oportunidad.

Una vez radicada la documentación completa en la Subdirección de Contratación y, en tratándose de una contratación que deba ser precedida de un método de invitación, pública o cerrada, esta dependencia procederá a la elaboración, con la colaboración del área donde se origina la necesidad y de la Subdirección Financiera, del documento denominado “Reglas de la Invitación”, el cual debe contener como mínimo:

1. El cronograma del método de invitación, determinando los términos respectivos, dependiendo del objeto contractual, de la necesidad del bien o servicio y de la urgencia de este. En éste se incluirán las etapas y medios en que los interesados pueden observar los documentos respectivos, así como el informe de verificación y evaluación.

2. Los requisitos básicos de participación en materia jurídica, técnica, y financiera, así como la determinación de si se utilizará o no el RUP para la verificación de cumplimiento de estos requisitos.

3. La remisión al régimen de inhabilidades e incompatibilidades constitucional y legalmente establecido.

1 En los eventos establecidos en los numerales 6 y 7 la dependencia solicitante de la contratación adelantará esta actividad con la asesoría, apoyo y acompañamiento de la Subdirección Financiera de la Secretaria Ejecutiva de la JEP.

2 En los eventos señalados en los numerales 5 y 8, previamente se deberá solicitar la asesoría de la Subdirección de Contratación.

4. La reglamentación especifica de los posibles conflictos de interés para el método de invitación específico, en caso de proceder.

5. Los criterios de calificación o ponderación que se tendrán en cuenta para seleccionar la oferta más favorable.

6. Los criterios de desempate que resulten procedentes.

7. El análisis sobre aplicación de Acuerdos Comerciales.

8. El Clasificador de Bienes y Servicios.

9. Las garantías que deben ser exigidas a los participantes del método de invitación.

10. Las garantías que se exigirán al contratista.

11. La Matriz de Riesgos del método de invitación.

12. La Matriz de Riesgos de la ejecución del futuro contrato.

13. Plazo para la expedición de modificaciones a las Reglas de la Invitación y demás documentos publicados.

14. Las causales de rechazo de las ofertas.

15. Las reglas sobre solicitud de correcciones frente a requisitos básicos de participación y aclaraciones sobre la oferta.

16. El procedimiento para aceptación de la oferta ubicada en segundo orden de elegibilidad.

17. Las condiciones para declarar fallido el método de invitación.

18. El proyecto de la minuta del contrato, donde se definirán, entre otros aspectos, las condiciones de ejecución contractual y el alcance y procedimiento mediante el cual la JEP hará efectivas las cláusulas penales pecuniarias, las cláusulas penales de apremio y las cláusulas penales de terminación anticipada por decisión de la Entidad, así como la posibilidad de la Entidad para suscribir el acta de Balance Final y Cierre de la Contratación. De igual forma se incluirá la cláusula de indemnidad a favor de la JEP.

3. ACTIVIDADES

No	Nombre de la Actividad	Descripción de la actividad	Responsable	Registro
Inicio
1	Verificar el PAA	Se verifica la inclusión del requerimiento en el PAA, antes de elaborar o proyectar cualquier otro documento.	Dependencia solicitante	-PAA
2	Verificar existencia de los recursos y solicitar CDP	Se verifica la existencia de los recursos y se solicita el CDP a la Subdirección Financiera y/o de vigencia futura (este último se reenviará al Proceso de Planeación).	Dependencia solicitante	-Solicitud CDP y/o de vigencia futura
3	Emitir CDP o entrega el oficio de aprobación de vigencias futuras	Se genera el CDP o el oficio de vigencias futuras y se entrega a la dependencia solicitante.	Subdirector Financiero	-CDP/Oficio de vigencias futuras
4	Elaborar Documento justificativo de la contratación	Elabora el documento justificativo de la contratación, incluidos sus anexos, que cumplan los requisitos establecidos en las disposiciones aplicables, los procedimientos de la JEP, incluyendo como mínimo el contenido establecido en el Manual de Contratación, así: i) Descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. ii) Presupuesto oficial del proceso y su justificación.	Dependencia solicitante	-Documento justificativo de la contratación

		iii) Las condiciones técnicas exigidas. iv) Los requisitos de participación. v) La evaluación del precio ofertado (según las fórmulas definidas) y el apoyo a la industria nacional como único criterio de ponderación vi) La definición justificada de la necesidad o no de solicitar garantías. vii) La Entidad podrá exigir capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios.
5	Solicitar revisión preliminar de los documentos	Se envía correo electrónico al Subdirector de Contratación, adjuntando el documento justificativo de la contratación, con todos sus anexos.	Dependencia solicitante	-Correo Electrónico solicitando revisión de documentos
6	Recibir solicitud preliminar y designar abogado	Se recibe la solicitud de revisión preliminar de los documentos que envía la dependencia respectiva y se remiten al abogado para estudio de la documentación.	Subdirector de Contratación	-Correo Electrónico recibido en el que se solicita revisión de documentos
7	Revisar preliminarmente los documentos *	Se revisa el documento justificativo de la contratación y sus anexos, se hacen las observaciones, se solicitan los ajustes del caso y se devuelve por correo electrónico al área solicitante.	Abogado Subdirección de Contratación	-Correo Electrónico al área solicitante para ajustes a la documentación
8	Solicitar formalmente el inicio del método de selección	Se realizan los ajustes solicitados por el/la abogado de la Subdirección de Contratación y se radica formalmente ante la Subdirección de Contratación la solicitud de inicio del método de selección, adjuntando todos los documentos soporte.	Dependencia solicitante	-Radicación Orfeo de la solicitud de inicio del método de selección
9	Recibir la solicitud formal de inicio del método de selección y remitir al abogado designado	Se asigna el/la abogado mediante correo electrónico, quien revisa y da visto bueno al documento justificativo de la contratación (con sus anexos).	Subdirector de Contratación	-Correo Electrónico de designación de abogado
10	Revisar y suscribir documento justificativo de la contratación*	Previa revisión del abogado y el Subdirector de Contratación, revisa y suscribe el documento justificativo de la contratación y los devuelve al abogado de la Subdirección de Contratación.	Ordenador del gasto	-Documento justificativo de la contratación firmado
11	Publicar en SECOP II y página web de la JEP	Publica el documento justificativo de la contratación (que equivale a las Reglas de la Invitación) y soportes en el SECOP II Régimen Especial y en la página web de la JEP, por un término no inferior a un (1) día hábil.	-Abogado de la Subdirección de Contratación -Técnico Administrativo de Subdirección de Contratación	-Registro SECOP II y página web de la JEP
12	Recibir y remitir las observaciones	Se recibe y, dependiendo de la temática, se remite por correo electrónico a las dependencias respectivas para que generen la o las respuestas sobre las preguntas y/o observaciones realizadas por los oferentes (las observaciones de tipo técnico se resuelven por la dependencia que solicita la contratación, las financieras se resuelven por la Subdirección Financiera y las jurídicas por la Subdirección de Contratación).	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Correo electrónico solicitando responder a las inquietudes manifestadas

13	Revisar respuestas, consolidar y publicar *	Se revisan las respuestas emitidas por las dependencias y publica éstas en el SECOP II. Si se requiere modificación al documento justificativo de la contratación, continúa con la actividad siguiente, en caso contrario continua en la actividad 14.	-Abogado de la Subdirección de Contratación -Subdirector de Contratación	-Respuesta a las observaciones en SECOP II
14	Proyectar modificaciones al documento justificativo de la contratación	Con base en las observaciones recibidas o a motu propio, se proyectan las modificaciones al documento justificativo de la contratación y los demás documentos y proceder a su publicación. En todo caso, las respuestas a las observaciones, así como las modificaciones realizadas deben ser publicadas como mínimo con un (1) día hábil de anterioridad a la fecha definida en el cronograma del proceso para el cierre del método de selección.	-Abogado de la Subdirección de Contratación -Dependencia Solicitante -Subdirección Financiera (si aplican)	-Documento de modificación al documento justificativo de la contratación
15	Revisar y aprobar modificaciones al documento justificativo de la contratación*	Se revisan y aprueban las modificaciones al documento justificativo de la contratación y se remiten al ordenador del gasto.	Subdirector de Contratación	-Modificación al Documento justificativo de la contratación aprobado
16	Firmar modificación al documento justificativo de la contratación	Se firma el documento de modificación al documento justificativo de la contratación y los devuelve al abogado de la Subdirección de Contratación.	Ordenador del gasto	-Modificación al documento justificativo de la contratación firmado
17	Publicar modificación al documento justificativo de la contratación	Se publica la modificación al documento justificativo de la contratación en el SECOP II.	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Registro de publicación en SECOP II
18	Cerrar el proceso y proyectar memorando de designación de evaluadores	Se realiza el cierre del proceso recibiendo las ofertas a través del SECOP II y proyecta memorando de designación de evaluadores.	Abogado Subdirección de Contratación	-Memorando Designación evaluadores -Correo electrónico remitiendo propuestas en SECOP II
19	Designar evaluadores	Se suscribe el memorando de designación de los evaluadores jurídicos, técnicos y financieros (si aplica), del proceso.	Ordenador del Gasto	Memorando de designación de evaluadores
20	Realizar evaluación preliminar de las propuestas	Se realiza evaluación preliminar de las propuestas recibidas.	Comité evaluador designado	Informe de Evaluación preliminar
21	Consolidar evaluaciones	Se consolida las evaluaciones jurídicas, técnica y financiera (si aplica) del proceso.	Abogado de la Subdirección de contratación	Evaluaciones consolidadas
22	Publicar evaluaciones preliminares en el SECOP II	Se publican las evaluaciones preliminares en el SECOP II por un término no inferior (1) día hábil.	Abogado de la Subdirección de Contratación.	Registro en SECOP II de la publicación del informe de evaluación preliminar consolidada

23	Recibir observaciones al Informe de Evaluación Preliminar y remitirlas a los evaluadores	Se reciben las observaciones de los proponentes a la evaluación preliminar (ver término en actividad anterior). El abogado remite las mismas por correo electrónico a los evaluadores para que proyecten la respuesta.	Abogado de la Subdirección de Contratación	Correo electrónico con observaciones y replicas a las evaluaciones
24	Responder observaciones	Dentro de un término de hasta un (1) días hábil siguientes al vencimiento del plazo para observaciones, se dará respuesta a las observaciones correspondientes y se emiten las evaluaciones definitivas	Comité evaluador	-Evaluaciones definitivas
25	Consolidar evaluaciones	Se consolidan las evaluaciones finales jurídicas, técnica y financiera (si aplica) del proceso.	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Evaluaciones consolidadas
26	Realizar aprobación por el Ordenador del Gasto	Previo a la publicación del documento de respuestas y del informe en mención, los mismos deberán ser puestos a consideración y aprobación del ordenador del gasto.	Ordenador del gasto	-Documentos revisados y aprobados
27	Publicar evaluación definitiva y respuesta a las observaciones	Se publican la evaluación definitiva y respuesta a las observaciones de la evaluación preliminar en el SECOP II.	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Evaluaciones definitivas publicadas en el SECOP II
28	Elaborar la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso.	Se elabora la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso.	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Proyecto de aceptación de oferta o de la declaratoria de fallido del proceso
29	Revisar y aprobar la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso*	Se revisa y aprueba la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso.	Subdirector de Contratación	-Aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso aprobada
30	Suscribir la aceptación de la oferta o la declaratoria de fallido del proceso	Se suscribe la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso.	Ordenador del Gasto	-Aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso
31	Publicar la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso *	Publica la aceptación de oferta o la declaratoria de fallido del proceso según corresponda en el SECOP II. Nota: Si el proceso no es adjudicado finaliza el procedimiento, siempre y cuando no se presente solicitud de reconsideración por el oferente afectado, si es presentada continua actividad siguiente.	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Registro de Publicación en el SECOP II de la comunicación de aceptación de oferta o de declaratoria de fallido
32	Resolver solicitud de reconsideración	Cuando se rechacen las ofertas dentro de un proceso de selección, los oferentes podrán, dentro del término definido por la Entidad al respecto, radicar una solicitud de reconsideración ante la JEP. El Comité Evaluador según temática revisará, resolverá y remitirá al ordenador del gasto. Nota: Si no se acepta la solicitud de reconsideración, se confirma la decisión mediante comunicación escrita suscrita por el ordenador del gasto, la cual será publicada o dirigida la oferente, según sea el caso.	-Comité Evaluador -Subdirector de Contratación -Ordenador del Gasto	-Respuesta a solicitud de reconsideración
33	Iniciar etapa de elaboración del Contrato	Revisa los documentos legales para suscribir el contrato e iniciar la elaboración de la minuta del contrato. Realizar las actividades del contrato procedimiento (PT-Elaboración y legalización de contratos y convenios).	Abogado de la Subdirección de Contratación	-Proyecto de contrato

Fin

Punto de Control *

4. RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Actualización	Número de Versión	Descripción del Cambio
2020-03-20	0.0	Elaboración del procedimiento

Xxxxxxx	Xxxxxx	Aprobó
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx – Profesional experto Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Asesor III Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx – Profesional especializado II	Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx – Subdirectora de Fortalecimiento Institucional	Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx – Subdirector de Contratación