INFORME FINAL AUDITORÍA
INFORME FINAL AUDITORÍA
CONTRATACION DERIVADA - 2016
1. INTRODUCCIÓN
De acuerdo con el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, la contratación tiene como fin, “la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines”. Al efecto, el legislador dispuso que las actuaciones contractuales de las entidades estatales deben supeditarse al cumplimiento de los principios de la contratación estatal. El principio de transparencia dispone que la selección de los contratistas debe edificarse sobre las bases de i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; iv) la publicidad de las actuaciones de la administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta; vi) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la administración.
Por lo anterior, la Asesoría de Control Interno, siguiendo las disposiciones del procedimiento “Auditorías de control interno” PAU001 y lo dispuesto en el Plan Anual de Auditorias 2016, realiza la Auditoria Interna a la Contratación Derivada vigencia 2016, la cual se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la Entidad.
2. OBJETIVO GENERAL
2.1 Objetivo general
Verificar la aplicación y cumplimiento de la normatividad legal, los procedimientos y manuales en las etapas de planeación, ejecución y liquidación de los contratos derivados.
2.2 Objetivos Específicos
PROCESO DE ESTUDIOS PREVIOS: Elaboración de estudios previos de conformidad con Io previsto en la normatividad legal, los procedimientos y manuales de contratación vigente.
PROCESO DE SELECCIÓN: Cumplimiento de las disposiciones constitucionales, normas legales en materia de contratación y procedimientos internos aplicables a cada caso, para la selección de oferentes.
PROCESO DE ELABORACIÓN, FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO: cumplimiento de los requisitos legales para el perfeccionamiento y ejecución de los contratos derivados
PROCESO DE EJECUCIÓN: Cumplimiento de las obligaciones contractuales durante la etapa de ejecución de los contratos derivados desde la suscripción hasta la terminación, de acuerdo con Io pactado con el contratista.
PROCESO DE LIQUIDACIÓN: Revisión de las actas de liquidación para los contratos derivados, en la forma y términos previstos en el procedimiento y los manuales respectivos.
Evaluar la eficacia de los controles implementados para la contratación derivada
Efectuar seguimiento a los Planes de Acción generados por los informes de Auditorías anteriores, informes de Órganos de Control, informes de la Revisoría Fiscal, entre otros.
3. ALCANCE
La presente auditoría aplica para la contratación xxxxxxxx xx xx xxxxxxxx 0000.
4. CRITERIOS
Para la evaluación de los procesos a auditar se tomarán como referencia los siguientes aspectos:
Ley 87 de 1993, y sus Decretos Reglamentarios
Código Civil
Código de Comercio
Estatuto General de la Contratación Pública
Ley 1150 de 2007
Decreto 1082 de 2015
Ley 1474 de 2011
Procedimientos, Manuales, Instructivos, Resoluciones, Circulares
5. METODOLOGIA
La obtención y confirmación de la información se realizará mediante las técnicas: entrevistas, revisión documental y muestreo.
5.1 Muestra de Auditoria
Para la muestra de Auditoria, se solicitó al Área de Procesos de Selección y Contratación la base de datos de los contratos derivados de la vigencia 2016, la cual fue suministrada mediante correo electrónico del 12 de octubre de 2016.
De acuerdo a la base enviada, los contratos celebrados por la Entidad, son los siguientes:
CLASE DE CONTRATO | NUMERO |
Acuerdo de Estructuración | 9 |
Alquiler | 1 |
Contrato de Arrendamiento | 2 |
Contrato de Arrendamiento Inmueble Rural | 2 |
Contrato de Arrendamiento Inmueble Urbano | 1 |
Contrato de Compra Venta | 79 |
Contrato de Consultoría | 58 |
Contrato de Cooperación | 279 |
Contrato de Encargo Fiduciario | 1 |
Contrato de Interventoría | 24 |
Contrato de Obra | 31 |
Contrato de Prestación de Servicios | 29 |
Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión | 206 |
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales | 852 |
Contrato de Suministro | 14 |
Contrato Interadministrativo | 4 |
Contrato Especifico- Interadministrativo | 2 |
Convenio de Asociación | 15 |
Convenio de Cooperación | 1 |
Convenio Interadministrativo | 192 |
Convenio Interadministrativo de Cooperación | 1 |
Orden de Compra | 1 |
TOTAL | 1804 |
Así mismo, conforme a la base remitida, se verificó el estado y valor de los contratos derivados, de la siguiente forma:
CONCEPTO | CANTIDAD | VALOR |
CONTRATOS VIGENTES | 753 | $ 174.736.740.412 |
CONTRATOS TERMINADOS ANTICIPADAMENTE | 1 | $24.000.000 |
CONTRATOS TERMINADOS | 269 | $ 00.000.000.000 |
CONTRATOS SIN LEGALIZAR | 106 | $ 00.000.000.000 |
CONTRATOS PENDIENTES ACTA DE LIQUIDA- CION | 320 | $00.000.000.000 |
CONTRATOS LIQUIDADOS | 120 | $2.147.454.427 |
CONTRATOS EN LIQUIDACIÓN | 235 | $ 00.000.000.000 |
CONCEPTO | CANTIDAD | VALOR |
TOTAL | 1804 | $ 310.355.120.198 |
Conforme a la base de datos suministrada por el área de Procesos de Selección y Contratación, se evidenció que hay algunos contratos que no tienen toda la información incorporada, como es el caso, del contrato No. 2162279 que le falta el nombre del contratista y contratos que no tienen fecha de inicio ni de terminación, uno de ellos es el No. 2160395 de prestación de servicios profesionales, lo que conlleva a que no exista certeza de los datos básicos del contrato y que no se pueda utilizar la base de datos como una fuente de información fidedigna, por lo cual, se recomienda ingresar y actualizar la información faltante de los contratos.
De un total de Mil Ochocientos Cuatro (1804) Contratos Derivados se tomó una muestra representativa de acuerdo al tipo de contrato celebrado, su planeación y su ejecución, que son los siguientes:
No | CONTRATO | CONVENIO | OBJETO | NOMBRE | FECHA DE INICIO | ESTADO | TIPO DE CONTRATO |
1 | 2160653 | 216001 | EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE, ESTA INTERESADO EN CONTRATAR EL ARRENDA- MIENTO DE UN INMUEBLE UR- BANO EN EL MUNICIPIO DE APARTADO ANTIOQUIA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA DEL CONTRATO PLAN ATRATO GRAN DARIEN EN EL MARCO DEL CONTRATO INTER- ADMINISTRATIVO NO 216001 | XXXX XXXXX XXXXX XXXXX | 23/02/16 | VIGENTE | |
2 | 2160802 | 215082 | APOYAR AL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN DNP BRINDANDO SOPORTE, ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS TECNOLÓGI- COS Y SISTEMAS DE INFORMA- CIÓN PARA LA CAPTURA, PRO- CESAMIENTO, CONSOLIDA- CIÓN, INTEGRACIÓN, DISPOSI- CIÓN Y ACCESO DE LA INFOR- MACIÓN, ASÍ COMO EN LA ES- TRUCTURACIÓN TÉCNICA DE LOS DOCUMENTOS REQUERI- DOS, EN EL MARCO DEL PRO- YECTO PILOTO DE CATASTRO CON ENFOQUE MULTIPROPÓ- SITO | XXXXX XXXXXX XXXX XXXXXXXX | 16/03/16 | LIQUIDADO | CONTRATO DE CONSULTORIA |
No | CONTRATO | CONVENIO | OBJETO | NOMBRE | FECHA DE INICIO | ESTADO | TIPO DE CONTRATO |
3 | 2160291 | 215045 | FINANCIAR LA INICIATIVA EM- PRESARIAL CONTENIDA EN EL PLAN DE NEGOCIOS NO. 57209 - GANADERÍA LA REFORMA S.A.S PRESENTADO POR EL BE- NEFICIARIO Y APROBADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX | XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX | ACTA | PENDIENTE ACTA | CONTRATO DE COOPERACION |
4 | 2160376 | 215045 | CONTRATAR LA ADMINISTRA- CION, INVERSIÓN Y PAGO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LOS PLANES DE NEGOCIO DEL FONDO EMPRENDER, APROBA- DOS Y CON ASIGNACIÓN DE RECURSOS POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO XXX XXXX, A TRAVÉS DE UN EN- CARGO FIDUCIARIO, EN EL MARCO DEL CONTRATO INTER- ADMINISTRATIVO 215045. | FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. | ACTA | PENDIENTE ACTA | CONTRATO DE ENCARGO FI- DUCIARIO |
5 | 2162139 | 215097 | ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE MOBILIARIO DE OFICINAS PARA DOTAR LAS INSTALACIO- NES DE LA SEDE DONDE FUN- CIONARÁ LA CONTRALORÍA XXXXXXX XX XX XXXXXXXXX - XXXXX XXXXXXX XX XX XXXXXX XX XXXXXX X.X. | MODERLINE S.A | 29/07/16 | VIGENTE | SUMINISTRO |
6 | 2162279 | 215090 | ADQUISICIÓN DE CAÍ MÓVILES UNIFORMADOS CON ACCESO- XXXX Y COMPONENTE TELEMÁ- TICA PARA DOTAR A LOS MUNI- CIPIOS CON LOS MEDIOS NE- CESARIOS QUE LE PERMITAN CONTRARRESTAR LA DELIN- CUENCIA Y ATENDER DE FORMA EFECTIVA Y EFICAZ CADA UNO DE LOS REQUERI- MIENTOS DE LA COMUNIDAD A NIVEL NACIONAL. | SOFASA S.A. | 25/08/16 | VIGENTE | CONTRATO DE COMPRA - VENTA |
7 | 2161290 | 215085 | AUNAR ESFUERZOS ADMINIS- TRATIVOS, FINANCIEROS Y TÉCNICOS PARA LLEVAR A CABO LA CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN DE LOS PUNTOS VIVE DIGITAL, CONTRIBU- YENDO AL DESARROLLO DE LOS/AS CIUDADANOS/AS Y GA- RANTIZANDO LA FORMACIÓN DE COMPETENCIAS BÁSICAS Y | MUNICIPIO DE SAN XXXX DE LA MON- TAÑA | 27/05/2016 | VIGENTE | CONVENIO IN- TERADMINIS- TRATIVO |
No | CONTRATO | CONVENIO | OBJETO | NOMBRE | FECHA DE INICIO | ESTADO | TIPO DE CONTRATO |
ESPECIALIZADAS EN TECNO- LOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA LA POBLACIÓN CON LOS TÉRMINOS Y ALCANCE ESTA- BLECIDOS EN EL PRESENTE CONVENIO. | |||||||
8 | 2161457 | 215088 | AUNAR ESFUERZOS TÉCNI- COS, HUMANOS, ECONÓMICOS Y LOGÍSTICOS PARA ACOMPA- ÑAR AL DANE EN EL DESARRO- LLO DEL XVIII CENSO DE PO- BLACIÓN Y VII VIVIENDA, RELA- CIONADO CON LA REALIZA- CIÓN DE REUNIONES DEL PRO- CESO DE CONSULTA Y CON- CERTACIÓN EN LOS DEPARTA- MENTOS DONDE LAS AUTORI- DADES INDÍGENAS XX XXXXX- BIA AICO CUENTE CON REPRE- SENTATIVIDAD DE LOS PUE- BLOS INDÍGENAS. | AUTORIDADES INDÍ- GENAS XX XXXXX- BIA POR LA PACHA MAMA | 23/06/16 | VIGENTE | CONVENIO DE ASOCIACIÓN |
5.2 ENTREVISTAS: Responsables y colaboradores de las áreas auditadas, como son: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx y Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
5.3 SOLICITUD DE INFORMACIÓN: verbal o por correo electrónico sobre la contratación derivada.
5.4 ENTREVISTAS: Subgerencia de Contratación, Área de Planeación Contractual, Área de Procesos de Selección y Contratación y Área de Seguimiento, Controversias y liquidaciones Contractuales.
5.5 REVISIÓN DOCUMENTAL:
Contratos Derivados
Adiciones, Prorrogas y modificaciones
Informes de Supervisión
6. DESARROLLO
6.1 De acuerdo a la muestra realizada, se verificaron los siguientes contratos:
Contrato de Arrendamiento de Inmueble Urbano No. 2160653 | |
Contratista | XXXX XXXXX XXXXX XXXXX |
Contrato de Arrendamiento de Inmueble Urbano No. 2160653 | |
Objeto | El arrendador entrega a FONADE a título de arrendamiento un inmueble urbano ubicado en el municipio de Apartadó (Antioquia), para el funcionamiento de la oficina del contrato Plan Atrato Gran Darién, en el marco del contrato interadministrativo No. 216001. |
Estudios Previos | Cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del contrato. |
Proceso de Elabora- ción, Firma y Perfec- cionamiento | El contrato se suscribió el 23 de febrero de 2016, inició el 23 de febrero de 2016 con plazo de ejecu- ción hasta 31 de diciembre de 2016 contados a partir de la suscripción del acta de inicio previo cumpli- miento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato por un valor de $ 41.439.618. Se evidenció que el contrato no incluyó en sus cláusulas las garantías, las cuales se encontraban esta- blecidas en los estudios previos aprobados por los profesionales del Área de Planeación Contractual, no encontrándose en la carpeta contractual solicitud de modificaciones por parte de esta área a los mismos. Se indica a continuación lo establecido en los estudios previos sobre las garantías: “8. GARANTÍAS ….Atendiendo el objeto y las características del contrato así como la naturaleza de las obligaciones con- tenidas FONADE solicitará al contratista la constitución de una garantía de acuerdo a los tipos admisi- bles establecidos en la circular del 00 xx xxxxx xx 0000,xx xx Xxxxxxxxxxx de Contratación de FONADE , que cubra los siguientes amparos , así: En conclusión para la celebración del contrato no se tuvo en cuenta lo determinado en los estudios previos aprobados por la Entidad incumpliéndose con lo establecido en el parágrafo primero del numeral 6.4 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para la celebración del contrato, que indica: “……. para la celebración del contrato resultante de la modalidad de contratación directa, se deberá cum- plir previamente con las condiciones señaladas en el numeral 8.1 de éstas disposiciones……. Numeral 8.1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ”. |
Proceso de Ejecu- ción | el contrato se encuentra vigente y en ejecución |
AMPARO | VALOR XXX XXXXXX | VIGENCIA | RESPONSABLE |
Cumplimiento | 20% del valor del contrato | Vigente por el plazo de eje- cución del contrato y cuatro (4) meses más | Contratista |
Contrato de Consultoría No. 2160802 | |
Consultor: | XXXXX XXXXXX XXXX XXXXXXXX |
Objeto | Apoyar al Departamento Nacional de Planeación DNP brindando soporte, análisis y seguimiento de los procesos tecnológicos y sistemas de información para la captura, procesamiento, consolidación, integración, disposición y acceso a la información, así como en la estructuración técnica de los do- cumentos requeridos, en el marco del “Proyecto Piloto de Catastro con Enfoque Multipropósito “ . |
Términos de Referencia | Se generaron los términos de referencia conforme a las normas establecidas por la fuente externa y a la normatividad de FONADE y se adjuntó la no objeción a los términos de referencia por parte del Banco Mundial Sin embargo, no se evidencia en la documentación contractual el acta del Comité Operativo, debido a que es un requisito para la aprobación de los términos de referencia, el cual tuvo que ser tenido en cuenta por el Área de Planeación Contractual en el momento de adelantar el proceso de selec- ción, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento PDI682V42011-11-10 publicado en el catálogo documental Lo anterior conlleva a que inicie la contratación sin el cumplimiento de las condiciones requeridas en los procedimientos establecidos por la Entidad, lo que puede generar falta de transparencia y obje- tividad en la contratación a celebrar. |
Proceso de Selección: | Se verificó que se conformó un comité evaluador con el fin de adelantar la evaluación de las ofertas recibidas y realizar los informes respectivos del proceso de selección, que verificó los requisitos de los oferentes de acuerdo con los términos de referencia y asignó los respectivos puntajes a cada uno de ellos. |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El contrato se suscribió el 16 xx xxxxx de 2016, con plazo de ejecución a partir de la suscripción del acta de inicio y hasta el 30 xx xxxxx de 2016. No se evidenció el acta de inicio del contrato en los documentos contractuales lo que no permite definir con certeza el inicio de la ejecución de las actividades contractuales y genera el incumpli- miento de lo establecido en el contrato sobre la cláusula del plazo. |
Proceso de Ejecución | Se evidenciaron solo 4 informes del contratista lo que podría acarrear el posible incumplimiento en cuanto a la obligación de presentar informes de gestión y/o actividades para soportar el pago mensual. |
Contrato de Cooperación Empresarial No. 2160291 | |
Beneficiario: | XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX |
Objeto | Financiar la iniciativa empresarial contenida en el plan de negocios No. 57209 - GANADERÍA LA REFORMA S.A.S presentado por el (los) beneficiario (s) en los términos y condiciones en los cuales fue evaluado y viabilizado por el administrador de los recursos (FONADE) y aprobado por el Consejo Directivo Nacional xxx XXXX, así como lo estipulado en el presente documento y sus anexos los cuales hacen parte integral de este contrato. |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El convenio se suscribió el 07 xx xxxxx de 2016, con plazo de ejecución doce (12) meses contados a partir del cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento y ejecución, por un valor de $ 79.255.050. |
Proceso de Ejecución | El contrato se encuentra vigente y en ejecución |
Contrato xx Xxxxxxx No. 2160376 | |
Contratista: | FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. |
Objeto | Contratar la administración, inversión y pago de los recursos asignados a los planes de negocio del fondo emprender, aprobados y con asignación de recursos por parte del consejo directivo xxx XXXX, a través de un encargo fiduciario, en el marco del contrato interadministrativo 215045 |
Estudios Previos | Cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del contrato. |
Proceso de Selección No. OPC 059-2015: | Se evidenció que los documentos de la carpeta del contrato relacionados con este proceso de selección están mezclados con los documentos relacionados con el proceso No.OPC-028 -2015, teniendo en cuenta que el informe de recomendación de aceptación de la oferta del proceso de selección No OPC-028 -2015, está dentro de los documentos contractuales del proceso No. OPC 059-2015, lo cual conlleva a que se presenten confusiones y falta de claridad sobre el proceso de selección que se está analizando y puede generar observaciones por parte de un ente de control, en caso de ser revisado por este. |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El contrato se suscribió el 11 de febrero de 2016, inició el 23 xx xxxxx de 2016, con plazo de ejecución hasta 16 xx xxxx de 2019 o hasta agotar recursos lo que ocurra primero, a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de la totalidad de requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, por un valor de $ 662.905.320 M/L incluido IVA, con |
Contrato xx Xxxxxxx No. 2160376 | |
garantía de Seguros Suramericana No. 1550048-6 del 13 de febrero de 2016,por cumplimiento del contrato y salarios y prestaciones. No se evidenció el acta de inicio del contrato en los documentos contractuales lo que no permite definir con certeza el inicio de la ejecución de las actividades contractuales y genera el incumplimiento de lo establecido en el contrato sobre la cláusula del plazo. | |
Proceso de Ejecución | Se evidenciaron solo los informes de gestión del contratista de los meses xx xxxxx, xxxxx y mayo de 2016, no encontrándose más informes en la documentación contractual, lo cual puede generar un posible incumplimiento de sus obligaciones contractuales, establecidas en el numeral 39 literal H) de los estudios previos, que establece: “La FIDUCIARIA deberá presentar los siguientes informes: …. Presentar los informes en la periodicidad, términos y forma en que lo indique FONADE ……” |
Contrato Compra Venta No. 2162139 | |
Contratista: | MODERLINE S.A. |
Objeto | El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE , está interesado en contratar la “ADQUISICIÓN E INSTALACION DE INMOBILIARIO DE OFICINAS PARA DOTAR LAS INSTALACIONES DE LA SEDE DONDE FUNCIONARA LA CONTRALORIA GENE- RAL DE LA REPUBLICA (CGR) - NIVEL CENTRAL EN LA CIUDAD DE BOGOTA D.C.” |
Estudios Previos | Cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del contrato. |
Proceso de Selección OPC - 024 de 2016 | Se cumplieron con las etapas establecidas en el numeral 7.1 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, de oferta pública vigente para el periodo de celebración del contrato. Sin embargo, de acuerdo a la publicación del proceso de selección en la página web de FONADE, se evidenció que el cronograma establecido para el proceso fue aplazado varias veces, un ejemplo de ello fueron las respuestas a las Observaciones a las reglas de participación debido a que de acuerdo al cronograma general estaban previstas según lo establecido en el Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, dentro |
Contrato Compra Venta No. 2162139 | ||||||
de los dos (2) días hábiles siguientes a la terminación del plazo para formular observaciones, es decir hasta el 2 xx xxxx de 2016, como se muestra a saber: | ||||||
“2.1. CRONOGRAMA GENERAL | ||||||
Observaciones a las De acuerdo con lo estable- C reglas de participa- 2 xx xxxx de 2016 cido en el numeral 2.3 de las ción reglas de participación. Respuesta a las ob- Dentro de los dos FONADE - Sitio web www.fo- servaciones a las re- (2) días hábiles si- xxxx.xxx.xx glas de participación. guientes a la termi- D nación del plazo para formular ob- servaciones. | ||||||
No obstante, de acuerdo a los siguientes comunicados de la Subgerencia de Contratación, estas | ||||||
respuestas fueron aplazadas cinco (5) veces, así: | ||||||
Proceso de Selección OPC - 024 de 2016 | Comunicado No. 1 aplazamiento a 06 xx xxxx de 2016 para la publicación de las respuestas a las observaciones a la reglas de Participación del Proceso. Comunicado No. 2: aplazamiento a 10 xx xxxx de 2016 para la publicación de las respuestas a las observaciones a la reglas de Participación del Proceso Comunicado No. 3: aplazamiento a 13 xx xxxx de 2016 para la publicación de las respuestas a las observaciones a la reglas de Participación del Proceso Comunicado No. 4: aplazamiento a 11 xx xxxx de 2016 para la publicación de las respuestas a las observaciones a la reglas de Participación del Proceso Comunicado No. 5: aplazamiento a 16 xx xxxx de 2016 para la publicación de las respuestas a las observaciones a la reglas de Participación del Proceso | |||||
Caso similar se presentó con el término para presentar la oferta inicial de precio, teniendo en | ||||||
cuenta que de acuerdo al cronograma general determinado en las reglas de participación, la fecha | ||||||
fue la siguiente: | ||||||
G | Finalización del término para presentar oferta ini- cial de precio. | 11 xx xxxx de 2016 a las 2:30 p.m. | FONADE. Xxxxx 00 Xx. 00-00 Sala de en- trega de ofertas Audi- xxxxx | |||
Contrato Compra Venta No. 2162139 | |
Sin embargo, en las adendas del proceso, se evidenció que la fecha para la ffinalización del tér- xxxx para presentar oferta inicial de precio se postergó cinco (5) veces, como se describe a continuación: Adenda No. 1: Modificación de la fecha para la finalización del término para presentar la oferta inicial del precio hasta el 00 xx xxxx xx 0000. x Xxxxxx Xx. 0: Modificación de la fecha para la finalización del termino para presentar la oferta inicial del precio hasta el 23 xx xxxx Adenda No. 3 Modificación de la fecha para la finalización del termino para presentar la oferta inicial del precio hasta el 00 xx xxxx x Xxxxxx Xx. 0 : Modificación de la fecha para la finalización del termino para presentar la oferta inicial del precio hasta el 27 xx xxxx esta publicada como adenda 5 y como adenda 4 dos veces Xxxxxx Xx. 0 : Modificación de la fecha para la finalización del termino para presentar la oferta inicial del precio hasta el 01 xx xxxxx de 2016 Se evidenció así mismo, que se efectuaron cuatro (4) veces modificaciones sobre los mismos puntos de los estudios previos, como se detalla a continuación: Adenda No. 2: Modificación del numeral 2.2.1 relacionado con los anexos del estudio previo y numeral 5.2.2.5 relacionado con el formato de verificación de condiciones técnicas de mobiliario. Adenda No.3: Modificación del numeral 2.2.1 relacionado con los anexos del estudio previo, numeral 5.2.2.5 relacionado con el formato de verificación de condiciones técnicas de mobiliario Adenda No. 5: : Modificación del numeral 2.2.1 relacionado con los anexos del estudio previo Adenda No. 6: Modificacion anexos 1 y 2 del numeral 2.2.1 del estudio previo Las reiteradas modificaciones a los estudios previos denotan falta de planeación en la contratación, de acuerdo a lo establecido por el Consejo de Estado, en fallo radicado No. 2012- 00762 del 20 de octubre de 2014, en el que manifestó: “En materia contractual, las entidades …están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación, pues resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un proceso contractual. El desconocimiento de este deber legal por parte de las entidades públicas de llevar a cabo los estudios previos, vulnera los principios generales de la contratación, en especial el de planeación y con él los de economía, transparencia, responsabilidad, selección objetiva, entre otros…..” | |
Contrato Compra Venta No. 2162139 | |
Así mismo el artículo 13 de la ley 1150 de 2007, señala: “…..PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal…..” De acuerdo a lo anteriormente expuesto, los repetidos cambios al estudio previo los cuales versaron sobre los mismos puntos en diferentes adendas, no reflejan un análisis serio y completo previo al inicio del proceso de selección efectuado por la Entidad lo que conlleva que no se cumpla con el principio de la planeación, siendo un principio aplicable a las entidades que cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto de contratación, como FONADE. Adicionalmente el retraso en los cronogramas y postergación en las fechas de las etapas de los procesos de selección refleja que no se cumple con los términos planeados para estos, lo que afecta el compromiso de la Entidad con el cliente, cuya imagen se puede ver afectada. Por otra parte, se evidenció que la adenda No. 4 se publicó como adenda 5; además que la adenda No. 2 se publicó dos veces, lo que puede generar confusión de las personas que participan en el proceso de contratación en cuanto a las modificaciones que se realicen en los procesos de contratación. | |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El contrato se suscribió el 19 de julio de 2016, inició el 29 de julio de 2016, con plazo de ejecución de 4 meses a partir de la firma del acta de inicio, por un valor de $7.106.476.235.00, con garantía No. GU069473 del 29 de septiembre de 2016, por cumplimiento del contrato, pagos salarios prestaciones sociales e indemnizaciones y calidad de los bienes. |
Proceso de Ejecución | Con memorando No. 20162500231093 del 30 de septiembre de 2016, se solicitó por parte del gerente del Convenio la aplicación de la cláusula penal de apremio del contrato, teniendo en cuenta el incumplimiento de las obligaciones del contratista en cuanto a la adquisición e instalación de inmobiliario de oficinas para dotar las instalaciones de la sede donde funcionará la Contraloría General de la Republica, situación que fue advertida por esta Entidad durante el proceso de selección debido al precio artificialmente bajo que propuso MODERLINE S.A., no obstante, una vez efectuada la audiencia sobre el presunto incumplimiento, el contratista cumplió con los compromisos y obligaciones adquiridas, cerrándose la solicitud de aplicación de la cláusula penal de apremio del contrato. |
Contrato Compra Venta No. 2162139 | |
Por lo anteriormente expuesto, se recomienda analizar con precaución los requerimientos de los participantes de los procesos de contratación en el caso de ofertar precios artificialmente bajos, con el fin de evitar incurrir en riesgos de incumplimiento contractual. | |
Contrato de Compra Venta No. 2162279 | |
Contratista: | SOFASA S.A. |
Objeto | FONADE está interesado en contratar la adquisición de CAI móviles uniformados con accesorios y componente telemática para dota a los municipios con los medios necesarios que le permitan contrarrestar la delincuencia y atender de forma efectiva y eficaz cada uno de los requerimientos de la comunidad a nivel nacional |
Estudios Previos | Se evidenció que cumple con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del contrato, de acuerdo a la publicación en la página web de la Entidad. |
Proceso de Selección No. OPC 027-2016 | Se cumplieron con las etapas establecidas en el numeral 7.1 del Manual de la Actividad Precontractual , Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, de oferta pública, vigente para el periodo de celebración del contrato. |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El contrato se suscribió el 25 xx xxxxxx de 2016, previo cumplimiento de la totalidad de requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, por un valor de $ 4.723.057.856 M/L incluido IVA, transporte, instalación, desplazamientos, capacitación, cargue, descargue, seguros a que haya lugar, costos, gastos y demás tributos en los que se incurra con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del objeto contractual, con garantía de Xxxxxxx JMalucelli Travelers No. 32481 del 25 xx xxxxxx de 2016, por cumplimiento del contrato y salarios. |
Proceso de Ejecución | el contrato se encuentra vigente y en ejecución |
Convenio Interadministrativo de Cooperación y Apoyo No. 2161290 | |
Ejecutor: | Municipio de san Xxxx de la Montaña |
Convenio Interadministrativo de Cooperación y Apoyo No. 2161290 | |
Objeto | Mediante el presente convenio, el ejecutor y FONADE aunaran esfuerzos administrativos, financieros y técnicos para llevar a cabo la continuidad de la operación de los puntos vive digital contribuyendo al desarrollo de los/as ciudadanos/as y garantizando la formación de competencias básicas y especializadas en tecnologías de la información para la población con los términos y alcances establecidos en el presente convenio. |
Estudios Previos | Cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del convenio. |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El convenio se suscribió el 27 xx xxxx de 2016, con plazo de ejecución hasta 31 de julio de 2018 contado a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento. |
Proceso de Ejecución | No se evidenciaron los informes del ejecutor lo que podría acarrear el posible incumplimiento de la cláusula sexta, numeral 14 del convenio, que señala: “ CLAUSULA SEXTA: OBLIGACIONES DEL EJECUTOR: En virtud del presente convenio , serán obligaciones de EL EJECUTOR, las siguientes : …14. entregar informes mensuales respecto a los avances en la operación, de acuerdo con el formato definido por el articulador, a partir del inicio de la operación del Punto vive digital y hasta la vigencia del convenio …” |
Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx Xx. 0000000 | |
Xxxxxxxx: | XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XX XXXXXXXX POR LA PACHA MAMA -AICO |
Objeto | Aunar esfuerzos técnicos, humanos, económicos y logísticos para acompañar al DANE en el desarrollo del XVIII censo de población y vivienda, relacionado con la realización de reuniones del proceso de consulta y concertación en los departamentos donde las autoridades indígenas de Colombia - AICO cuente con representatividad de los pueblos indígenas. |
Estudios Previos | Cumplen con lo dispuesto en el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para el periodo de celebración del convenio. |
Convenio de Asociación No. 2161457 | |
Proceso de Elaboración, Firma y Perfeccionamiento | El convenio se suscribió el 03 xx xxxxx de 2016, inició el 23 xx xxxxx de 2016, con plazo de ejecución hasta 31 de octubre de 2016 a partir de la aprobación de la garantía, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, por un valor de $ 534.241.075 de los cuales FONADE aporta 500.991.075 y las AUTORIDADES INDÍGENAS DE COLOMBIA POR LA PACHA MAMA - AICO el valor de $33.250.000, con garantía de Seguros del Estado No. 00-00-000000000 del 13 xx xxxxx de 2016, por cumplimiento del contrato, buen manejo del anticipo y salarios y prestaciones. |
Proceso de Ejecución | El supervisor del contrato certifico el cumplimiento de las obligaciones contractuales. |
Proceso de Liquidación | El convenio se encuentra dentro del término establecido para liquidar. |
7. EVALUACIÓN DE RIESGOS Y EFICACIA DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS
En la presente Auditoria, se seleccionaron los siguientes riesgos con el fin de evaluar la eficacia de sus controles asociados:
RGPRO 03 “Deterioro de la imagen de la Entidad ante las quejas y reclamos de clientes debido a la deficiencias o demoras en los estudios previos para la contratación, por causa de la baja calidad de la información suministrada por el cliente y /o área solicitante.”
Código del Control: | Nombre del Control: |
CTRGPRO068 | Revisión del coordinador y verificación técnica y Jurídica De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es detectivo, se ejecuta de forma manual/visual y continua, está formalmente documentado y conserva los soportes de su ejecución, es eficiente. |
CTRGPRO056 | Acompañamiento a proyectos de alta complejidad De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es preventivo, se ejecuta de forma manual/visual, es esporádico, está formalmente documentado y no conserva los soportes de su ejecución, es deficiente por falta de continuidad del control. |
CTRGPRO039 | Verificación del contenido de la información mínima necesaria para la ejecución de la solicitud De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es detectivo, se ejecuta de forma manual/visual y continua, está formalmente documentado y conserva los soportes de su ejecución, es deficiente debido a que debe ser preventivo. |
Código del Control: | Nombre del Control: |
CTRGPRO003 | Verificación requisitos mínimos en la solicitud de estudios previos De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es preventivo, se ejecuta de forma manual/visual y continua, está parcialmente documentado y conserva los soportes de su ejecución, es eficiente. |
RGPRO34 ”Deterioro de la imagen ante requerimientos de entes de vigilancia y control y terceros debido a la realización de adendas o modificaciones a las reglas de participación restringiendo la participación de oferentes a causa de colusión de personal de la Entidad y un tercero en favorecimiento propio o de un tercero”
Código del Control: | Nombre del Control: |
CTRGPRO036 | Acompañamiento por entes de control a los procesos de selección de gran complejidad, que así lo requieran. De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es preventivo, se ejecuta de forma manual/visual, es esporádico, sin documentar y conserva los soportes de su ejecución, es deficiente debido a la falta de continuidad y documentación del control. |
CTRGPRO011 | Asignación del Comité Evaluador en todos los procesos. Se asigna más de un profesional del Área de Procesos de Selección. De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es detectivo, se ejecuta de forma manual/visual y continua, está formalmente documentado y conserva los soportes de su ejecución, es eficiente. |
CTRGPRO006 | Revisión, análisis, motivación y elaboración de adendas a que haya lugar a las reglas de participación y demás documentos del proceso De acuerdo a la evaluación efectuada, considerando, que este control es correctivo, se ejecuta de forma manual/visual y continuo, formalmente documentado y se generan y no se conservan los soportes de su ejecución, es deficiente debido a que no es automático. |
La Evaluación de Riesgos y Controles se encuentra en el Anexo 1 del presente Informe.
8. SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES ADELANTADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS EN AÑOS ANTERIORES
El estado del Plan de Acción, con corte a 30 xx xxxxx de 2016, que se generó de acuerdo a la Auditoria de contratación de la vigencia 2015, es el siguiente:
NO CONFORMIDAD - OB- SERVACION – RECOMEN- DACIÓN | ACTIVIDADES A DESARROLLAR | RESPONSABLE | FECHA | ACCIONES ADELANTADAS | Cumplido, No cumplido, Avance |
Posible pérdida de oportunidad para hacer exigible la cláusula penal de apremio por vencimiento del plazo contractual, conllevando a la entidad a iniciar trámite de exigibilidad de la cláusula penal pecuniaria como ocurrió con el contrato No. 2121506 de 2012, que se dejó vencer el contrato y hubo que aplicar la cláusula penal pecuniaria por valor de $3.059.598. Esta situación no debería ocurrir toda vez que el apremio conmina al contratista a cumplir las obligaciones pactadas y/o descontar de los saldos pendientes la sanción, en caso que proceda la aplicación. | Diseñar una guía para la identificación oportuna, referente a las medidas contractuales adecuadas y/o aplicables en los casos de incumplimientos que se presenten durante la etapa contractual y postcontractual, por parte de supervisores e interventores. | Área Gestión Contractual Área Organización y Métodos | 15/10/2015 | Se diseñó la guía para la identificación oportuna, referente a las medidas contractuales adecuadas y/o aplicables en los casos de incumplimientos que se presenten durante la etapa contractual y postcontractual. | CUMPLIDA |
Formalizar la Guía en el Sistema de Gestión de Calidad. | Área Gestión Contractual Área Organización y Métodos | 15/11/2015 | Se formalizó la guía en el sistema de gestión de Calidad | CUMPLIDA | |
Socialización de la Guía al interior de la Entidad.A643 | Área Gestión Contractual Área Organización y Métodos | 15/12/2015 | Se socializó la guía en la Entidad | CUMPLIDA | |
Realizar seguimiento constante a la ejecución de los contratos suscritos, para detectar oportunamente los inconvenientes que pueda tener el contratista en cuanto al cumplimiento de las obligaciones pactadas a fin de orientarlo sobre la mejor manera de cumplir las obligaciones o una vez conocido el incumplimiento hacer efectivas las sanciones y garantías del contrato, de manera expedita, observando los lineamientos de la Guía GDI721. | 1. Informar cada dos meses, vía correo electrónico al interior de la entidad, la importancia de la aplicación de la Guía para la identificación oportuna, referente a las medidas contractuales adecuadas y/o aplicables en los casos de incumplimientos que se presenten durante la etapa contractual y postcontractual, por parte de supervisores e interventores. 2. Realizar reuniones bimestrales, con las Gerencias de Xxxxxxxx, convocadas por los abogados del área Gestión Contractual, con el fin de realizar seguimiento a los inconvenientes presentados durante la ejecución de los convenios y su contratación derivada. | Área Gestión Contractual | 15/02/2016 | Se verificó que no se informa cada dos meses, vía correo electrónico al interior de la Entidad sobre la importancia de la GUIA PARA LA RECLAMACIÓN DE PÓLIZA y GUIA LINEAMIENTOS PARA LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y SANCIONATORIAS PARA EL CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL. Así mismo no se evidencian las reuniones bimestrales con los Gerentes de Convenios con el fin de realizar seguimiento a los inconvenientes presentados durante la ejecución de los convenios y su contratación derivada. | NO CUMPLIDA |
NO CONFORMIDAD - OB- SERVACION – RECOMEN- DACIÓN | ACTIVIDADES A DESARROLLAR | RESPONSABLE | FECHA | ACCIONES ADELANTADAS | Cumplido, No cumplido, Avance |
De acuerdo a la verificación efectuada a la carpeta contentiva del contrato No.20151315, no se evidenció el formato FDI721 “Lista de chequeo para los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión- persona natural”, la cual debe estar incluida en la carpeta del citado contrato. Lo anterior, contra-viene lo establecido en el procedimiento PDI721 V.6, toda vez que este requisito debe ser revisado previa- mente por el área solicitante, incluirlo en la carpeta y remitirlo a la Subgerencia de Contratación con el Xx.Xx | Divulgar mediante correo electrónico los procedimientos PDI721 y PDI722 junto con los formatos FDI721 y FDI723 dirigido a los colaboradores del proceso "Gestión de Proveedores", con el fin de enfatizar la importancia de verificar los controles establecidos en los procedimientos mencionados para garantizar la totalidad de los documentos necesarios para la elaboración del contrato de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión, incluidas las listas de chequeo. | Área Procesos de Selección y Contratación | 22/02/2016 | Se verifico que el Gerente de Unidad del área Procesos de Selección y Contratación, mediante correo electrónico del 18 xx xxxxx del 2016, reitera a los colaboradores del área la importancia de verificar que las carpetas cuenten con la totalidad de la documentación para adelantar una contratación de Prestación de Servicios Profesionales y/o de Apoyo a la Gestión, conforme a lo establecido en las listas de chequeo XXX000 - XXX000. | CUMPLIDA |
Culminada la actividad de divulgación, se realizará un muestreo aleatorio de las carpetas de los contratos de funcionamiento - prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión, verificando que estas cuenten con la lista de chequeo pertinente. | Área Procesos de Selección y Contratación | 15/03/2016 | Se tomó una muestra de 18 contratos de funcionamiento, verificando si las carpetas de dichos contratos contienen la lista de chequeo, como resultado de ésta verificación se encontró que 16 carpetas contienen la lista de chequeo y está debidamente diligenciadas y 2 carpetas contienen la lista de chequeo, sin embargo hace falta la firma del supervisor del contrato. | NO CUMPLIDA | |
Mantener actualizada la base de datos de los contratos de funcionamiento, toda vez que la remitida a esta Asesoría mediante correo electrónico el 9 de octubre de 2015, se registra vigente el contrato No.2015893 suscrito entre FONADE y SEPECOL LTDA, cuando en realidad se terminó anticipadamente el 29 xx xxxxx de 2015, como consta en acta de la misma fecha. | Realizar mesa de trabajo con la participación del Gerente del área Procesos de Selección y Contratación y el equipo de Legalizaciones, con el fin de revisar, e implementar mejoras en el proceso de actualización de la base de datos de los contratos de Funcionamiento | Área Procesos de Selección y Contratación | 21/04/2016 | Se realizó mesa de trabajo al interior del Área de Procesos de Selección y Contratación, con la participación de los técnicos de legalizaciones, en la cual se dieron las directrices necesarias para la actualización de la base de datos de funcionamiento. | CUMPLIDA |
Incluir en el mapa de riesgo de la entidad la identificación de riesgos asociados con el incumplimiento de publicar oportunamente en el SECOP los contratos; igualmente, se diseñen y apliquen los controles necesarios para que no se siga presentando la situación descrita en el párrafo anterior. | Con el Área de Planeación y Gestión del Riesgo, se revisará la pertinencia de incluir dentro de los riesgos del proceso Gestión de Proveedores, el relacionado con la publicación en el SECOP. | Área Procesos de Selección y Contratación | Sujeto a la actualización xx xxxxxx vigencia 2016 | Según cronograma remitido por el Área de Planeación y Gestión de Riesgos, la actualización de los riesgos para la vigencia 2016, dará inicio a partir del 08 xx xxxxxx de 2016. | EN AVANCE |
NO CONFORMIDAD - OB- SERVACION – RECOMEN- DACIÓN | ACTIVIDADES A DESARROLLAR | RESPONSABLE | FECHA | ACCIONES ADELANTADAS | Cumplido, No cumplido, Avance |
Realizar revisión a la publicación de los contratos en el SECOP una vez se digitalicen los datos básicos y antes de cerrar el proceso de cargue de documentos, toda vez que en la publicación del contrato 2015893 suscrito con la firma SEPECOL LTDA, el valor de la cuantía a contratar se digitó erróneamente, se publica un valor de $00.000.000.000 y el valor correspondiente a este contrato es de $158.564.577 M/CTE. | Realizar seguimiento trimestral a las publicaciones realizadas (contratos y novedades), en las reuniones de Coordinación del área Procesos de Selección y Contratación. | Área Procesos de Selección y Contratación | 25/05/2016 | Se evidenció que el 11 xx xxxxx del 2016, se realizó mesa de tra- bajo al interior de la Subgerencia de Contratación , con la partici- pación del Xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx- Subgerente de Contrata- ción, Xx. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx - Gerente de unidad Procesos de Selección y Contratación y algu- nos profesionales de la Subge- rencia, con el fin de recordar y enfatizar la importancia de la pu- blicaciones en la plataforma SE- COP, adicionalmente, se realiza un muestreo aleatorio a los con- tratos publicados, verificando ca- lidad y oportunidad. Sin embargo no se verificó el seguimiento tri- mestral a las publicaciones en el SECOP | NO CUMPLIDA |
Mantener actualizados los expedientes de los contratos, por cuanto se observó que en la carpeta de los contratos 2015858 suscrito con la firma XXXXXXXXX & CIA SA y contrato de obra 2015993 suscrito con la firma ARCELEC SA, no reposan las actas de inicio relacionado con estos contratos, según verificación realizada entre el 4 y 12 de noviembre de 2015. Con relación al contrato suscrito con la firma XXXXXXXXX & CIA SA se legalizó la póliza el 11 xx xxxxx de 2015 y el acta de inició se suscribió el 15 de septiembre de 2015 debido a que la entidad no realizó oportunamente las gestiones administrativas para la contratación y solicitud de designación del revisor fiscal; además de esto, el Ministerio de Hacienda remitió a FONADE el 2 de septiembre de 2015 la Resolución 2810 del 28/07/2015 donde se designa la revisoría fiscal solicitada por FONADE el 19/05/2015, razón por la cual el acta de inició se firmó tres meses después de legalizado el contrato, exponiendo a la | Gestionar ante el área de Planeación Contractual la elaboración del estudio previo y el análisis de precios xx xxxxxxx para contratación de servicios de la Revisoría Fiscal correspondiente al periodo del 16 de Septiembre de 2016 al 16 de Septiembre de 2017. | Área Procesos de Selección y Contratación | 01/03/2016 | Se evidenció la gestión del Estudio Previo y Análisis de Precios xx Xxxxxxx - Servicio de Revisoría Fiscal ante el Área de Planeación Contractual | CUMPLIDA |
Solicitar al Área de Procesos de Selección y Contratación, iniciar el proceso para la contratación del servicio de Revisoría Fiscal para la Entidad | Área Procesos de Selección y Contratación | 25/04/2016 | Se verificó documento en el cual se remite el CDP al área de Procesos de Selección para dar inicio la apertura de Proceso de Selección - Servicio de Revisoría Fiscal , proceso de contratación que fue publicado con el No. OPC 034-2016 el 31 xx xxxx de la misma anualidad y el 7 de julio fue ratificada la aceptación de la oferta. Se encuentra actualmente en elaboración de minuta para la suscripción del contrato entre FONADE y el oferente a la cual se le acepto su oferta. | CUMPLIDA | |
Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la prorroga hasta el 15 de septiembre de 2016 de la designación del Revisor Fiscal de FONADE, designado mediante Resolución N° 2810 del 28 de julio de 2015. | Área Procesos de Selección y Contratación | 28/04/2016 | Se verificó que mediante memorando con Radicado N° 20163000128451 de fecha 13 xx xxxx de 2016, se solicitó por parte del Gerente General al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la ampliación del periodo de Revisoría Fiscal N° 2015858 de 2015. | CUMPLIDA |
NO CONFORMIDAD - OB- SERVACION – RECOMEN- DACIÓN | ACTIVIDADES A DESARROLLAR | RESPONSABLE | FECHA | ACCIONES ADELANTADAS | Cumplido, No cumplido, Avance |
entidad a posibles sanciones y demandas durante el periodo comprendido entre el 29 xx xxxxx y 14 de septiembre de 2015, por no mediar un contrato para realizar la revisoría fiscal conforme a lo establecido en la Ley 45 de 1990, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y Circular Externa 029 de 2006. | Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la designación a partir del 16 de septiembre de 2016 del Revisor Fiscal de FONADE. | Área Procesos de Selección y Contratación | 30/06/2016 | Se verificó que la Subgerencia Financiera se encuentra a la espera de la suscripción de la minuta de contrato entre FONADE y XXXXXXXXX & CIA SA, para solicitarle al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico la designación de conformidad con el nuevo contrato que tiene un término de 16 de septiembre de 2016 a 16 de septiembre de 2017. | NO CUMPLIDA |
De acuerdo al seguimiento anteriormente expuesto, se presentan con corte a 00 xx xxxxx xx 0000, xx xxxxxxx de actividades cumplidas, 1 en avance y 4 actividades no cumplidas.
9. CUMPLIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS POR FONADE ANTE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y/O LA REVISORIA FISCAL
9.1. PLAN DE MEJORAMIENTO ANTE LA CONTRALORIA
El Plan de Mejoramiento de la Entidad respecto a la contratación derivada, con corte a 30 de septiembre de 2016, es el siguiente:
Descripción hallazgo | Efecto | Acción correc- tiva | Fecha inicia- ción Metas | Fecha termi- nación Metas | Responsable | Porcentaje avance metas |
GESTION Y RESULTADOS VIGENCIA 2013 | ||||||
Hallazgo No. 3. Cobro de Sanciones Contrac- tuales Impuestas a Contratistas (D). A 31 de diciembre de 2013, FONADE, (desde el año 2009), realizó 51 procesos sancionato- xxxx a contratistas por incumplimientos de las obligaciones contrac- tuales, por valor de $16.417.4 millones, de los cuales se hizo efec- tivo el recaudo de | META DECLARADA INEFECTIVA POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA | Capacitar a las Gerencias de Unidad y de Con- venio sobre pro- ceso de incumpli- miento | 2016/08/31 | 2017/06/30 | Subgerencia de Contrata- ción- Área de Seguimiento, Liquidaciones y Controversias Contractuales | 0% |
Elaboración de lista de chequeo de los documen- tos requeridos para la radicación del expediente, cuando se deter- mine que es un incumplimiento | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 30% | |||
Descripción hallazgo | Efecto | Acción correc- tiva | Fecha inicia- ción Metas | Fecha termi- nación Metas | Responsable | Porcentaje avance metas |
$8.699.3 millones, fal- tando por recaudar $7.718.1 millones. La Entidad no ha reali- zado ninguna gestión para recaudar $25.2 millones referidos a los siguientes casos: | Elaboración, aprobación del procedimiento de sanciones e in- cumplimientos. | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 0% | ||
Mesas de trabajo, con gerentes de convenio, contra- tistas y asegura- doras en algunos casos. | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 50% | |||
Hallazgo No. 12. Dis- ponible - Cuentas Inac- tivas Según reporte del aplicativo contable, el saldo a 31-12-2013 de la cuenta Disponible de FONADE por $876.779 millones, producto de 379 cuentas bancarias, de las cuales se xxx- luaron 147 que equiva- len al 52.96% obser- vando en algunas de estas cuentas que no presentaron movi- miento por más de seis meses. | META DECLARADA INEFECTIVA POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA | Realizar el segui- miento y verifica- ción de las cuen- tas bancarias que presenten saldos inactivos mayo- res a 3 meses, e informar a las áreas técnica, Contabilidad y FEP, para que se adelante el pro- ceso de traslado o giro de recursos y se ordene la posterior cance- lación de la cuenta | 2016/08/30 | 2016/12/31 | Subgerencia Técnica, Administrativa, Financiera, Contratación Área de paga- duría, contabili- dad y Segui- miento, Liqui- daciones y Controversias Contractuales | 100% |
Establecer un mecanismo de control que per- mita a la Subge- rencia Técnica realizar mesas de trabajo con las áreas competen- tes en temas de liquidación, eje- cución presu- puestal, cuentas por pagar y cuen- tas inactivas. | 2016/08/30 | 2017/03/31 | 0% |
Descripción hallazgo | Efecto | Acción correc- tiva | Fecha inicia- ción Metas | Fecha termi- nación Metas | Responsable | Porcentaje avance metas | |
Hallazgo No. 13: Rein- tegro de Saldos de Convenios Liquidados No obstante del análi- sis de las cuentas ban- xxxxxx de la Entidad a 31 de diciembre de 2013, se evidenció que una vez liquidados los Convenios/Contratos Interadministrativos, quedan excedentes a reintegrar por parte de FONADE a los clientes por la no ejecución total de los valores compro- metidos. | META DECLARADA INEFECTIVA POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA | Generar un in- forme en el que se presente la to- talidad de las cuentas de con- venios en pro- ceso de liquida- ción y cuáles de estas cuentas presentan inacti- vidad de saldos mayores a 3 me- ses y presentar de forma men- sual los resulta- dos ante el co- mité Integral de Riesgos de FO- NADE. | 2016/08/30 | 2016/12/31 | Subgerencia Técnica, Administrativa, Financiera, Contratación Gerencias de Unidad Téc- nica Área de pagaduría, contabilidad y Seguimiento, Liquidaciones y Controversias Contractuales | 100% | |
Establecer un mecanismo de control que per- mita a la Subge- rencia Técnica realizar mesas de trabajo con las áreas competen- tes en temas de liquidación, eje- cución presu- puestal, cuentas por pagar y cuen- tas inactivas. | 2016/08/30 | 2017/03/31 | 0% | ||||
AUDITORIA A LA GESTION Y RESULTADOS 2015 | |||||||
H12 Liquidación de Contratos De acuerdo con lo señalado en los contratos antes men- cionados, se evidencia debilidad en la gestión por parte de FONADE | Solicitar a las Ge- rencias de Uni- dad las metas es- tablecidas para la liquidación de los contratos y con- venios | 2016/08/31 | 2017/06/30 | Subgerencia de Contrata- ción- Área de Seguimiento, Liquidaciones y Controversias Contractuales | 100% | ||
Descripción hallazgo | Efecto | Acción correc- tiva | Fecha inicia- ción Metas | Fecha termi- nación Metas | Responsable | Porcentaje avance metas | |
en requerir el cumpli- miento de esta obliga- ción, que afecta direc- tamente la liquidación del contrato interadmi- nistrativo y a su vez el cumplimiento oportuno del Convenio Marco. Además, esta situación incide en la permanen- cia de cuentas banca- rias inactivas superio- res a seis (6) meses y cuentas por cobrar y cuentas por pagar que datan de más de dos (2) años, impactando la gestión de FONADE. | Hacer segui- miento mensual sobre el cumpli- miento de las me- tas establecidas para la liquida- ción de los con- tratos y conve- nios | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 0% | |||
Verificar con la lista de chequeo la entrega com- pleta de docu- mentos | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 33% | ||||
Realizar Mesas de trabajo para verificar el avance en el cumplimiento de las metas | 2016/08/31 | 2017/06/30 | 67% | ||||
Del cuadro anterior se concluye, que de la auditoria de la vigencia 2013 se tuvieron que replantear por la Entidad las metas relacionadas con los hallazgos 3, 12 y 13 dado que la Contraloría las declaro inefectivas, encontrándose a fecha 30 de septiembre de 2016 dos de ellas, en un porcentaje del 100%.
En cuanto al plan de mejoramiento de la vigencia 2015, se plantearon 3 actividades sobre el hallazgo 12 Liquidación de Contratos, de las cuales una actividad con corte a 30 de septiembre de 2016, se encuentra en el 100%.
9.2 OBSERVACIONES DE LA REVISORIA FISCAL
La Revisoría Fiscal respecto a la contratación derivada determinó en su informe, lo siguiente:
De acuerdo con el alcance establecido, la revisión efectuada y con base en los resultados obtenidos, se concluye que FONADE ha implementado y mantiene controles para el registro y razonabilidad de los convenios en las cuentas de depósitos y exigibilidades- 216070 y Gestión de Proyectos – Depósitos y Exigibilidades- 721607; no obstante, se identificaron algunas debilidades:
1. Convenios con Saldos Sin Movimiento
Se observan convenios con saldos de 2014 y que a diciembre de 2015, no presentan variaciones en su movi- miento, estos convenios ya se encuentran en estado: Cerrado con constancia de archivo, liquidado con acta bilateral y terminados
2. Convenios Cerrados con Constancia de Archivos, Liquidados con Acta Bilateral y Terminados con Saldos Contables
Se observan convenios en estado cerrado con constancia de archivo, liquidados con acta bilateral y que presen- tan saldo en la contabilidad a diciembre de 2015.
La respuesta de la Subgerencia de Contratación fue en el sentido de indicar las actividades que se encuentra desarrollando con el fin de culminar el proceso de terminación y liquidación de los convenios.
3. Base de datos de Convenios
El Fondo cuenta con un aplicativo denominado “Discoverer”, el cual tiene la opción de obtener la relación de los convenios, así como de la contratación derivada; no obstante esta herramienta presenta debilidades en la calidad de la información que administra, como ejemplo citamos: duplicidad de información, almacenamiento de informa- ción histórica y el NO registro de aumentos y disminuciones del valor de los convenios y su contratación derivada
FONADE en la actualidad no provee una herramienta tecnológica que permita administrar, mostrar y conocer la trazabilidad de los convenios, su contratación derivada y sus modificaciones. Lo anterior, teniendo en cuenta que los gerentes de convenio registran la información en archivos Excel, con un grado de confiabilidad bajo y riesgo operativo alto que no garantiza ser fuente de información integral para el Fondo y para terceros.
Frente a esta observación no hubo respuesta de la administración
4. Esquema Contractual denominado Fabricas
El esquema contractual denominado fábricas artículo el cumplimiento en la ejecución de los convenios del Fondo, permitiéndole vincular contratistas para ejecutar diseños, estudios técnicos e interventorías; los recursos emplea- dos en este esquema pueden provenir del presupuesto del Fondo cuando se requieran financiar servicios no determinados al momento de la celebración del contrato en este caso, los costos deben ser asumidos por el convenio al cual se le presta el servicio, a 31 de diciembre de 2015, FONADE contaba con 27 fábricas .
La respuesta de la administración fue encaminada a indicar las clases de supervisión en la ejecución de los contratos de las fábricas, así como en señalar que los recursos para financiar la ejecución de estos contratos en su mayoría provienen de la celebración de convenios, en donde para el análisis de los recursos invertidos por FONADE y la correspondiente devolución por parte de los convenios se iniciaron actividades como: Recopilación de la documentación soporte de la ejecución del objeto contractual, análisis de la forma de pago pactada en cada contrato y de las fuentes de financiación de los servicios contratados, establecimiento de valores pagados con recursos de FONADE, establecimiento de valores cobrados a convenios, establecimiento de cifras pendien- tes de cobro a convenios, conciliación de cifras de las diferentes fuentes de información, esperando culminar el plan de conciliación y establecimiento de cuentas por cobrar a convenios en un plazo no menor a 6 meses, teniendo en cuenta el volumen de proyectos asignados y el número de convenios celebrados que financian este esquema de contratación.
5. Información Correspondiente al Aplicativo de Contratación
FONADE cuenta con un módulo denominado “CONTRATACIÓN” , el cual no permite conocer la información que se diligencia en la pestaña denominada “ modificación”, no evidencia secuencias lógicas cuando suscriben otro
si a los convenios, así como la descripción por las cuales fueron realizadas las disminuciones – adiciones, pro- rrogas, etc, así mismo no se estableció con claridad cuál es la funcionalidad de los campos denominados: exce- dentes, proyecto y plan operativo: ya que estos se encuentran vacíos y/o incompletos; adicional a esto, entre otros convenios se observó sin diligenciar las pestañas cliente y remuneración. Frente a esta observación no hubo respuesta de la Subgerencia de Contratación.
La Subgerencia Técnica dio respuesta a la Revisoría Fiscal, frente a las observaciones del informe.
10. CONFORMIDADES, NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES
10.1 CONFORMIDADES
Se evidenció que el Área de Procesos de Selección y Contratación cumple con la elaboración, Firma y Perfeccionamiento de los contratos.
La Entidad en la realización de los procesos de selección cumple con la ejecución de todas sus etapas.
10.2 NO CONFORMIDADES
De acuerdo a la verificación que se efectuó del contrato de Arrendamiento de Inmueble Urbano No. 2160653 se evidenció que para su celebración, no se tuvo en cuenta lo determinado en los estudios previos aprobados por la Entidad incumpliéndose con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1.del Decreto 1082 de 2015, de Estudios y documentos previos y el numeral 6.4 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para la celebración del contrato.
RESPUESTA DE LA SUBGERENCIA DE CONTRATACIÓN
FONADE, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, que pese a que es una Entidad de Carácter Público, tiene un Régimen Excepcional de Contratación, el cual se rige por un Estatuto de Carácter Privado. Lo que lleva a establecer que frente a relaciones jurídico negóciales de personas que no tienen un régimen de contratación público, es permitida la con- tratación que la entidad realice y sea aplicable el régimen privado en virtud del principio de autonomía de la voluntad de las partes. Cosa distinta fuera si la entidad a contratar o a establecer relación jurídico negocial fuera de carácter netamente privado, dado que por fuero de atracción, tendríamos que someternos a las reglas, directrices y parámetros establecidos en el régimen de contratación público. Pues las normas de derecho público son reglamentarias.
Acudiendo al método sistemático de interpretación legal, de la lectura de las normas que regulan a FONADE, tanto en El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero[1] como en la Ley 489 de 1998[2], en la estructura y organización de la Administración Pública, ésta entidad pertenece al Sector Descentralizado por Servicios y tiene el carácter de Empresa Industrial y Comercial del Estado. Así mismo, vale la pena situar temporalmente la relación contractual objeto de este estudio y así determinar el régimen jurídico aplicable. En un primer momento, el Estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993[3]) determinó en el parágrafo 1 de su artículo 32 un régimen mixto y excluyente de contratación para FONADE. Según este, los Contratos suscritos dentro del esquema del giro ordinario de las actividades de FONADE escapaban a la regulación hecha por la Ley 80 de 1993, y contrariamente cuando las relaciones contractuales eran ajenas al giro ordinario de los negocios, estaban estas subordinadas a la observancia del ya mencionado Estatuto Contractual.
La inserción en el ordenamiento jurídico de la Ley 1150 de 2007[4] supuso un cambio en el régimen jurídico-normativo respecto de la estructura de contratación de FONADE. En efecto el artículo 26 de esta normativa indicó:
“ARTÍCULO 26. El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo, Fonade se regirá por las normas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública contenido en la Ley 80 de 1993 y en las demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen.” Texto original de la Ley 1150 de 2007
Claramente esta norma supuso un viraje al determinar que la contratación de FONADE debía regirse en adelante por la ley 80 de 1993 sin ningún tipo de distinción. Finalmente, la Ley 1450 de 2011[5] derogó el artículo 26 de la Ley 1150 de 2007 según lo establecido en el artículo 276 de aquella. A partir de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011, FONADE escapó a la regulación contractual propia del Estatuto de Contratación Estatal. Fue y es actualmente el derecho común el régimen jurídico que gobierna por regla general las relaciones contractuales de FONADE. En concordancia con el régimen actual, FONADE ha producido un Manual de Contratación de Derecho Privado”
RESPUESTA DEL AREA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL
“Se informa que efectivamente en este contrato no se incluyeron las garantías exigidas en los procesos de contratación, debido a esta situación se ha radicado memorando N° 20162400270543 del 28/11/2016 donde se solicita aclaración a la subgerencia de contratación en lo que respecta a la no inclusión de las garantías estipuladas dentro del estudio previo del contrato No 21606053…”
ANALISIS DE LA ACI
De acuerdo a la respuesta remitida por la Subgerencia de Contratación, esta no conformidad se mantiene, teniendo en cuenta que si bien FONADE no se encuentra sometido a la regulación propia del Estatuto General de Contratación, razón por la cual no se citará el artículo 2.2.1.1.2.1.1.del Decreto 1082 de 2015, si se presentó incumplimiento de las disposiciones internas de la Entidad, en materia contractual, dado que para la celebración del contrato de arrendamiento no se tuvieron en cuenta las garantías las cuales si fueron determinadas en los estudios o documentos previos elaborados por el Área de Planeación Contractual no cumpliéndose con lo determinado en el parágrafo primero del numeral 6.4 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para la celebración del contrato, que contempla:
“PARÁGRAFO PRIMERO: para la celebración del contrato resultante de la modalidad de contratación directa, se deberá cumplir previamente con las condiciones señaladas en el numeral 8.1 de éstas disposiciones….”.
Por su parte, el numeral 8.1 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, señala como una de las condiciones a establecer en los estudios o documentos previos:
“g) La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración del contrato, teniendo en cuenta la naturaleza del contrato, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes. ……”
Así mismo, en la respuesta enviada a la ACI, la Gerencia de Desarrollo Económico y Social, solicitó aclaración a la Subgerencia de Contratación frente a la falta de las garantías en el contrato, las cuales fueron establecidas
en el numeral 8 de los estudios previos, aprobados por los profesionales del Área de Planeación contractual, dado que revisado el expediente contractual no encontraron solicitud de modificaciones por parte de esta Área.
Conforme a las consideraciones expuestas, la No conformidad, quedará así:
De acuerdo a la verificación que se efectuó del contrato de Arrendamiento de Inmueble Urbano No. 2160653 se evidenció que para su celebración, no se tuvo en cuenta lo determinado en los estudios previos aprobados por la Entidad, frente a las garantías, incumpliéndose con lo establecido en el en el parágrafo primero del numeral 6.4 del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE, vigente para la celebración del contrato.
Se verificó en la documentación física del contrato de Consultoría No. 2160802 que no se presentó el acta del Comité Operativo, siendo requisito para la aprobación de los términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento PDI682V42011-11-10 publicado en el catálogo documental, lo que conlleva a que se inicie la contratación, sin el cumplimiento de las condiciones requeridas en los procedimientos establecidos por la Entidad, generándose posible falta de transparencia y objetividad en la contratación a celebrar.
RESPUESTA DEL AREA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL
“1. De conformidad con el Manual operativo del crédito BIRF 8320 CO. El comité operativo lo integran tres representantes del Departamento Nacional de Planeación y FONADE participa únicamente previa invitación de la gerencia o la dirección del proyecto por parte de esa entidad.
2. La participación en Comité operativo por parte de FONADE, solo le confiere derecho a voz sin voto, no obstante toda vez que a la fecha FONADE no ha sido invitado al Comité, no ha tenido intervención alguna en los comités operativos adelanta- dos y por ello las actas reposan en los archivos del proyecto únicamente del DNP.
3. El proceso de aprobación de los Términos de Referencia de la contratación en Comité Operativo, de conformidad con el Manual citado en el numeral primero, es un trámite anterior a la solicitud de contratación remitida por el cliente a FONADE, los documentos de soporte que se acompañan con la solicitud de contratación son únicamente los siguientes: Términos de Referencia aprobados por Comité Operativo, Constancia de No objeción a los Términos de Referencia, hojas de vida de candidatos ( en selección de consultores individuales) y criterios de conformación de lista corta (en contrataciones de firmas consultoras).
4. Una vez revisados los documentos por parte de la gerencia del proyecto en FONADE, se surten los trámites presupues- tales requeridos para garantizar la apropiación presupuestal de la contratación y se radica en la Subgerencia de Contratación, Área de Procesos de Selección y Contratación, la solicitud para surtir los procedimientos correspondientes.
5. El procedimiento PDI682 no resulta en su totalidad aplicable a la ejecución del proyecto de fortalecimiento de las entidades territoriales, pues al corresponder a un contrato interadministrativo celebrado por FONADE en la línea de negocios denomi- nada gestión de proyectos, FONADE no adelanta la estructuración técnica del proyecto ni de las contrataciones y en tal virtud las actividades de planeación y estructuración son adelantadas en su totalidad por el Departamento Nacional xx Xxx- neación incluida la formulación de los Términos de Referencia”
ANALISIS DE LA ACI
Analizada la respuesta remitida por el Área de Desarrollo Económico y Social, la No Conformidad se mantiene, teniendo en cuenta que no existe cumplimiento del requisito para la aprobación de los términos de referencia del contrato, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento PDI682- V4 -2011-11-10, publicado en el catálogo documental de la Entidad, debido a que una parte es ejecutada por otra Entidad y no resulta totalmente aplicable a la ejecución del proyecto de fortalecimiento de las entidades territoriales, por lo tanto, se requiere documentar y oficializar las excepción de no aplicabilidad; con el fin de evitar confusiones en los procesos contractuales.
Se comprobó que los repetidos cambios al estudio previo del contrato No. 2162139, versaron sobre los mismos puntos en diferentes adendas, lo cual no refleja un análisis completo previo al inicio del proceso de selección efectuado por la Entidad, lo que conlleva que exista demora en los procesos y no se cumpla con el principio de la planeación, siendo este aplicable a las entidades que cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto de contratación, como FONADE.
RESPUESTA DE LA SUBGERENCIA DE CONTRATACIÓN
“Con respecto al principio de planeación llevado a cabo, considero que se han efectuado todas las actividades tendientes a definir un estudio previo que pueda soportar la contratación en mención, se realizaron los pasos necesarios con el fin de lograr la satisfacción del cliente y en este mismo sentido llevar a feliz término el proceso contractual; para lo cual se adjunta un informe de la trazabilidad del proceso realizada para esta contratación.”
ANALISIS DE LA ACI
De acuerdo a la respuesta remitida por la Subgerencia de Contratación, es claro que efectuó el estudio previo del contrato y que se realizaron los pasos necesarios de la contratación, sin embargo, se presentaron varias modificaciones sobre los mismos puntos en diferentes adendas al estudio previo, lo que genera falta de precisión y definición en la planeación de los mismos, al igual, demora en el cumplimiento de los cronogramas de los procesos contractuales, por lo cual esta no conformidad se mantiene.
Establecer actividades que permitan dar cumplimiento al Plan de Acción de la vigencia de 2015, relacionado con las siguientes acciones:
1. Informar cada dos meses, vía correo electrónico al interior de la entidad, la importancia de la aplicación de la Guía para la identificación oportuna, referente a las medidas contractuales adecuadas y/o aplicables en los casos de incumplimientos que se presenten durante la etapa contractual y postcontractual, por parte de supervisores e interventores y Realizar reuniones bimestrales, con las Gerencias de Convenio, convocadas por los abogados del área Gestión Contractual, con el fin de realizar seguimiento a los inconvenientes presentados durante la ejecución de los convenios y su contratación derivada
2. Culminada la actividad de divulgación, se realizará un muestreo aleatorio de las carpetas de los contratos de funcionamiento
- prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión, verificando que estas cuenten con la lista de chequeo pertinente
3. Realizar seguimiento trimestral a las publicaciones realizadas (contratos y novedades), en las reuniones de Coordinación del área Procesos de Selección y Contratación
10.3 OBSERVACIONES
Establecer mecanismos para evitar el retraso en los cronogramas y postergación en las fechas de las etapas de los procesos de selección, como se evidenció frente a la revisión de la muestra del informe, con el fin de cumplir con los términos planeados.
Verificar la publicación de las adendas en los procesos de contratación, con el fin de evitar confusión de las personas que participan en el proceso de contratación en cuanto a las modificaciones que se realicen en los procesos de contratación.
Completar en la base de datos de la contratación derivada los datos relacionados con el nombre del contratista y con la fecha de inicio y de terminación de los contratos, con el fin de que se puede utilizar como una fuente consulta fidedigna y poder realizar seguimiento a sus procesos.
Revisar la información de las carpetas contractuales debido a que los documentos de la carpeta del contrato No. 2160376 relacionados con el proceso de selección No. OPC 059-2015, están mezclados con los documentos relacionados con el proceso No.OPC-028 -2015, teniendo en cuenta que el informe de recomendación de aceptación de la oferta del proceso de selección No OPC-028 -2015, está dentro de los documentos contractuales del proceso No. OPC 059-2015, lo cual conlleva a que se presenten confusiones y falta de claridad sobre el proceso de selección que se está analizando y puede generar observaciones por parte de un ente de control, en caso de ser revisado por este.
RESPUESTA AREA DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y EMPRENDIMIENTO Y FONDO EMPRENDER
En este punto es pertinente indicar que la información correspondiente al desarrollo del proceso de selección No. OPC-059-2015 hace parte de la documentación de la Gerencia de Unidad de Procesos de Selección y Contrata- ción y transferido por el Área de Legalizaciones en 340 folios, dentro de los cuales se incluyeron los folios 35 y 36 que no corresponden al contrato 2160376
El supervisor del contrato objeto de la presente respuesta procedió a realizar la solicitud al área responsable, mediante uso del mecanismo establecido por la Entidad “CIC” para que sea ajustada la información pertinente, por el área de gestión Documental dejando la información del OPC 059-2015, en cumplimiento a la observación.
ANALISIS DE LA ACI
Analizada la respuesta del Área de Ciencia, Tecnología y Emprendimiento y del Fondo Emprender, es de indicar que esta observación, como se afirma en la respuesta hace parte de la documentación de la Gerencia de Unidad de Procesos de Selección y Contratación, quien no se manifestó frente a este punto, por lo cual se mantiene.
Analizar los requerimientos de los participantes de los procesos de contratación, en el caso de ofertar precios artificialmente bajos, con el fin de evitar incurrir en riesgos potenciales de incumplimiento contractual.
Examinar, los controles XXXXXXX000, XXXXXXX000, XXXXXXX000 y CTRGPRO006 de acuerdo a la evaluación de la efectividad, descrita en el Anexo del informe, debido a que la falta de continuidad, de documentación y su forma de ejecución son causas que generan que sean deficientes.
10.4 RECOMENDACIONES
Adjuntar a las carpetas contractuales la documentación relacionada con las actas de inicio y los informes de supervisión, con el fin de contar con la trazabilidad y registro para poder verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y el inicio en la ejecución del mismo.
RESPUESTA DEL AREA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL
“En efecto, el Acta de Inicio del contrato no se encuentra en el expediente documental; sin embargo, nos permitimos men- cionar que la misma fue transferida el 22 xx xxxxx de 2016, mediante el número de transferencia 20162300155467.
Anexo 2: Pantallazo de Orfeo donde consta la transferencia del acta de inicio.
El contrato 2160802, no tuvo ejecución en atención a que la contratista solicitó la terminación anticipada del mismo, por imposibilidad de ejecutarlo con fundamento en motivos de carácter personal de naturaleza insuperable. En el expediente físico documental en efecto se hallan 4 informes de ejecución, que no corresponden al contrato 2160802 de Xxxxx Xxxxxx Xxxx, sino a otro expediente. (2160862 Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx)”.
Xxxxx 0: Terminación anticipada del contrato 000000 Xxxxx 0: Acta de cierre del contrato 2160802
RESPUESTA AREA DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y EMPRENDIMIENTO Y FONDO EMPRENDER
“Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento del contrato, el supervisor del contrato No. 2160376 procedió a la realización de reunión para la suscripción del Acta de Inicio en fecha de 26 de febrero de 2016. Mediante transferencia No. 20162400506827 se procedió a realizar la validación para que el documento suscrito en su momento quede digitalizado en el expediente correspondiente. Se adjunta copia de los documentos pertinentes”.
“De acuerdo con la revisión y validación realizada por la supervisión del contrato No. 2160376, mediante los siguientes radicados se evidencia la existencia y fecha de entrega de los informes correspondientes por parte de la Fiducia, los docu- mentos en físico a la fecha de auditoria y a la de elaboración del presente documento están siendo utilizados para efectos de la conciliación financiera segundo semestre 2016 y se incluyeron en el expediente: (se anexa cuadro) .Finalmente acla- xxxxx que una vez finalicemos con la conciliación financiera , estos serán transferidos a la carpeta del contrato No. 2160376”
ANALISIS DE LA ACI
Analizada la respuesta enviada por el Área de Desarrollo Económico y Social, Área de Ciencia, Tecnología y Emprendimiento y del Fondo Emprender, se evidenció que los documentos faltantes de estos contratos fueron o van a ser arreglados en los respectivos expedientes contractuales, sin embargo, se requiere implementar una actividad que permita establecer y controlar que todos los contratos a cargo de estas áreas cuentan con los informes y las actas de inicio correspondientes, y se archivan de manera adecuada; por lo tanto, esta recomen- dación se mantiene.
NOTA: Es importante precisar que en cumplimiento a las condiciones generales del procedimiento PAU001 “Auditorías Internas de Control Interno” numeral 5.5 “En caso de que se presente una presunta irregularidad administrativa, clasificado de acuerdo a la tipología de la Directiva 01 de 2015, se dará traslado a la Secretaria de Transparencia”.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
(Original firmado) | (Original firmado) | (Original firmado) |
XXXXX X. XXXX M | XXXXXXX XXXXX XXXXXX X. | XXXX X. XXXXXXXXX XXXX. |
Auditor- Control Interno | Líder Auditorías SGC – SCI | Asesor de Control Interno |