PARA LA CELEBRACIÓN
FECHA: 26 de octubre 2021 CONVOCATORIA A LICITAR: N.º ITB/2021/003
PARA LA CELEBRACIÓN
DE UN CONTRATO MARCO POR EL SERVICIO DE IMPRESIONES DE MATERIALES DE VISIBILIDAD
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN: 12 de noviembre 2021 A LAS 23.59
horas
GMT-6 (tiempo xx Xxxxx Rica)
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950 la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de seis décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, las más de 6.600 personas distribuidas en más de 110 países que forman parte de su personal continúan ayudando a unos 34 millones de personas. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en numerosos lugares y tipos de entornos, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web xxxx://xxx.xxxxx.xx/.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), en Xxxxx Rica, convoca a los proveedores cualificados a realizar una oferta en firme para la celebración de un contrato marco para el suministro de servicios de impresiones de materiales informativos (en adelante, “servicios”).
IMPORTANTE:
En el anexo A del presente documento encontrará las especificaciones técnicas exactas de cada uno de los artículos.
El ACNUR puede adjudicar un contrato marco con una duración inicial de un (1) año, con la posibilidad de ampliarlo durante un período adicional de un (1) año para abastecer sus operaciones en Xxxxx Rica. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato marco.
Se requiere los servicios de impresión de materiales y sus entregas en la oficina nacional (Boulevard Xxxxxxxxx,de Prisma Dental 1 cuadra al sur, casa esquinera. Código Postal: 12-1009 Av. 3A, Calle 80, San Xxxx, Xxxxx Rica, Xxxxx Rica) o cualquier dirección especificada dentro de la Gran Área Metropolitana (GAM).
Tenga cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir dicha cantidad. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud del contrato marco.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las ofertas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas. Los requisitos anuales están especificados dentro de los rangos especificados en el anexo C – Formulario de oferta económica
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el acuerdo previa notificación por escrito a la otra parte con noventa (90) días (tres (3) meses) de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de acuerdo con la cláusula 19, “Arreglo de controversias”, de las Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de Bienes no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente convocatoria a licitar y sus correspondientes anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
CONTROL DE CALIDAD DURANTE EL CONTRATO MARCO:
El ACNUR llevará a cabo inspecciones de calidad durante cada orden de compra emitida para verificar el cumplimiento de las especificaciones durante el periodo del contrato.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 4 de las condiciones generales que se adjuntan (anexo E).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una oferta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA A LICITAR
Los siguientes anexos forman parte de la presente convocatoria a licitar:
Anexo A: Términos de referencia (TDR) Anexo B: Formulario para la oferta técnica Anexo C: Formulario para la oferta económica
Anexo D: Formulario de inscripción de proveedores
Anexo E: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios – 2010
Anexo F: Código de conducta de los proveedores Anexo G: Convenio de confidencialidad
Anexo H: Modelo de acuerdo xxxxx
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de esta convocatoria a licitar
enviando un correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de esta convocatoria a licitar
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico.
2.3 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán presentar todas sus solicitudes de aclaraciones sobre esta solicitud de ofertas por correo electrónico a la Unidad de Compras a la dirección xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas serán las 23.59 horas GMT-6 del 5 de noviembre de 2021. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico De no cumplirse este precepto, podría rechazarse la oferta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web o por correo electrónico a todos los postores participantes.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web, así como el sitio web de UNGM y/o por correo electrónico a todos los postores participantes.
El ACNUR a su discreción, podrá compartir las respuestas las preguntas a todos los demás licitadores invitados a la vez.
El ACNUR organizará una conferencia de proveedores previa a las ofertas de manera virtual el 28/10/2021 a las 3:00 PM. Se permitirá un máximo de dos representantes por empresa. Los nombres y datos de contacto de los representantes de las empresas deberán proporcionarse al menos dos días por adelantado, por correo electrónico a xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx con copia a xxxxxxxx@xxxxx.xxx, para que se pueda compartir el link de ingreso a la conferencia. Los cambios de personal deberán ser comunicados por adelantado de otro modo no podrán participar.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas no se deberá realizar a través de las anteriores direcciones de correo electrónico. De no cumplirse este precepto, podría rechazarse la oferta.
La participación en la conferencia previa a las ofertas correrá a cargo del proveedor. No habrá reembolsos por parte del ACNUR.
En vista de la complejidad de los requisitos, la participación en la conferencia es altamente recomendable. No obstante, luego de la conferencia, se redactará un documento de preguntas y respuestas que será publicado en el sitio web del ACNUR o distribuido por correo electrónico a todos los proveedores invitados o interesados.
2.4 LA OFERTA
Deberá presentar su oferta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las ofertas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su oferta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de dicha oferta. Envíe su oferta única y directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6) “Presentación de ofertas” de la presente convocatoria a licitar.
La oferta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
- Oferta técnica
- Oferta económica
2.4.1 Contenido de la OFERTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la oferta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La oferta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Los términos de referencia (ToR) de los servicios solicitados por el ACNUR se encuentran en el Anexo A. Los requisitos adicionales se especifican en el Anexo B (formulario de requisitos detallados y oferta técnica).
Su oferta técnica deberá presentarse de un modo conciso y estructurada de contrato con el siguiente orden, de forma que se incluya, entre otra, la siguiente información:
Criterios a evaluar – Oferta Técnica | Puntaje |
Muestras de los artículos que demuestran el cumplimiento con las especificaciones técnicas | Cumple/No cumple |
Empresa está debidamente registrada | Cumple/No cumple |
Oferta basada en todas las especificaciones de los términos de referencia – Anexo A. | Cumple/No cumple |
Formulario de inscripción de proveedores: En caso de que su compañía no esté registrada en el ACNUR, deberá llenar, firmar y enviar el formulario de inscripción de proveedores (anexo D) junto con su oferta técnica. Si su empresa ya se encuentra registrada como proveedor, presente el formulario de inscripción de proveedores vacío, indicando claramente su identificación como Proveedor del ACNUR. | Cumple/No cumple |
Condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios: La oferta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios por medio de la firma del anexo E. | Cumple/No cumple |
Código de conducta de proveedores del ACNUR: La oferta técnica debe incluir el reconocimiento del Código de Conducta de proveedores del ACNUR con la firma del Anexo F. | Cumple/No cumple |
Anexo G - Convenio de confidencialidad: La oferta técnica deberá incluir su aceptación del Convenio de confidencialidad del ACNUR con la firma del Anexo G. | Cumple/No cumple |
Breve descripción del negocio central de la empresa que incluya el año en que se fundó la empresa, ubicación del negocio central y sus sucursales; y cualquier otra información que permita evaluar su capacidad para realizar el servicio. | Cumple/No cumple |
Presentar 3 referencias escritas o constancias de servicios de clientes durante los últimos 5 años para comprobar que la empresa cuenta con al menos 5 años de experiencia. | Cumple/No cumple |
La compañía debe garantizar la disponibilidad por lo menos de un especialista para que le de la atención a ACNUR sobre la atención de solicitud de producción de las piezas gráficas. La compañía debe enviar el Curriculum vitae del especialista para comprobar que tiene un mínimo de tres años de experiencia en el tema. | Cumple/No cumple |
Formulario de inscripción de proveedores: En caso de que su compañía no esté registrada en el ACNUR, deberá cumplimentar, firmar y enviar el formulario de inscripción de proveedores (anexo D) junto con su oferta técnica.
Condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios: La oferta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR para la prestación de bienes y servicios por medio de la firma del anexo E.
2.4.2 Contenido de la OFERTA ECONÓMICA
La oferta económica independiente debe incluir una oferta global en una única moneda, ya sea en dólares de los Estados Unidos, euros o en la moneda del país al que pertenezca su compañía.
IMPORTANTE:
Examine con atención el modelo de precios que se aplica en esta convocatoria a licitación.
La oferta económica deberá abarcar todos los servicios que se vayan a prestar (precio con todo incluido).
Los precios deben permanecer sin cambios durante la duración del acuerdo marco, el cual está contemplado para una duración original de un año con posibilidad de extensión.
La oferta económica deberá presentarse tal como lo indica el formulario para la oferta económica (anexo C). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente. Por favor mantenga el formato del Formulario de la Oferta económica, no cambie su estructura. Si debe añadir comentarios, por favor usar una hoja separada. Se debe enviar el formato en Excel y también en formato pdf, este último deberá contar con la firma, fecha, sello y membrete de la compañía.
El ACNUR está exento de todo tipo de impuestos directos y de derechos aduaneros. En ese sentido, el precio deberá indicarse sin IVA.
Deberá mantener su oferta en vigor durante noventa (90) días a partir de la fecha límite de presentación y también durante el periodo de vigencia del contrato en caso de adjudicación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción del servicio.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
2.5.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
Perfil de la empresa;
actividad central;
trayectoria;
capacidad para suscribir un contrato.
2.5.2 Las muestras requeridas para evaluación deben entregarse en la oficina de ACNUR en San Xxxx antes del día 12 de noviembre, 23.59h.
Evaluación técnica:
El componente técnico de la presentación se evaluará en función de su conformidad con las especificaciones determinadas por el ACNUR por medio de una metodología basada en las calificaciones cumple/no cumple.
Criterios | Porcentaje |
Muestras de los artículos que demuestran el cumplimiento con las especificaciones técnicas | Cumple o no cumple |
Empresa está debidamente registrada | Cumple o no cumple |
Cumplimiento técnico de los requerimientos (TdR) | Cumple o no cumple |
Envío del Anexo D – Formulario de inscripción de proveedores incluido extracto bancario comprobando que la cuenta está a nombre del proveedor | Cumple o no cumple |
Envío del Anexo E – Condiciones generales de los contratos – (firmado y con sello en cada página) | Cumple o no cumple |
Envío del Anexo F – Código de conducta de proveedores – firmado y sellado en cada página) | Cumple o no cumple |
Envío del Anexo G – Convenio de confidencialidad – (firmado y sellado en cada página). | Cumple o no cumple |
Perfil de la empresa | Cumple o no cumple |
3 referencias que comprueben un mínimo de 5 años de experiencia. | Cumple o no cumple |
Curriculum que compruebe que el especialista indicado por la empresa tiene un mínimo de 3 años de experiencia. | Cumple o no cumple |
A fin de asistir en el análisis, la evaluación y la comparación de ofertas, el ACNUR podrá, a su propio criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la oferta. La
solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito, y con ello no se buscará, ofrecerá o aceptará ningún cambio sustancial ni de precio en la oferta.
Evaluación económica
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que superen la evaluación técnica.
A efectos de su evaluación, las ofertas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las ofertas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse por correo electrónico y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir copias en Excel o en otros formatos de los documentos en PDF.)
Las ofertas técnica y económica deberán estar bien diferenciadas.
Las ofertas SOLAMENTE deberán enviarse por correo electrónico a la siguiente dirección: xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx por separadas la oferta técnica y la oferta financiera (en diferentes correos) y deberán estar bien diferenciadas y marcadas con títulos diferentes.
En su interior, su oferta debe estar claramente separada en dos componentes con lo que se describe a continuación:
Los dos archivos deberán indicar el nombre y la dirección de su empresa. El primero de ellos contendrá la frase “Componente técnico” e incluirá el componente técnico completo de su oferta. El segundo contendrá la frase “Componente económico” e incluirá su oferta económica debidamente firmada.
Plazo: 12 de noviembre 2021 A LAS 23.59 horas GMT-6 (tiempo xx Xxxxx Rica)
Le corresponde a usted verificar que todos los correos electrónicos se hayan recibido correctamente antes del plazo límite. Tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que emplea el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un xxxxxx xx xxxx (10) Mb, por ello, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
Oferta No. ITB 2021-003
Nombre de su empresa con el título del adjunto
Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/4). Por ejemplo: ITB/2021/003 Compañía ABC (correo electrónico 1 de 3)
IMPORTANTE:
Las ofertas técnica y económica deberán enviarse en documentos diferentes. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su oferta.
Su respuesta automática debe estar fechada antes de la fecha límite del 12/11/2021 23:59 HRS hora de la ciudad de San Xxxx. La respuesta automática es la confirmación de recepción de su correo electrónico en relación con el aviso de compra, no implica que su oferta haya sido aceptada. Por otro lado, solo se considerarán para la evaluación las ofertas con una respuesta automática de xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx con fecha de vencimiento en o antes de la fecha /hora límite. En caso de que su envío por correo electrónico no haya generado una respuesta automática, envíe la oferta por correo postal o mensajería o llame a la Recepción principal al x000 0000 0000 para obtener ayuda o escribir a Xxx. Xxxx Xxxxxxx por el correo xxxxxxxx@xxxxx.xxx. No use este número o correo si ha recibido una respuesta automática. Es su responsabilidad verificar que todos los correos electrónicos hayan sido recibidos correctamente antes de la fecha límite. En el caso de que sea necesario buscar ayuda, es su responsabilidad asegurarse de que esto se haga de manera adecuada y completa antes de la fecha límite. El ACNUR no asume ninguna responsabilidad por los retrasos engendrados por problemas de red, etc.
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los bienes.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de esta convocatoria a licitar se realizarán en la moneda de la oferta vencedora. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la adquisición de bienes en la moneda en la que se emita la
orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (anexo E). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.