INVITACIÓN PÚBLICA A PARTICIPAR CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA JEP-CMC-10-2018.
INVITACIÓN PÚBLICA A PARTICIPAR CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA JEP-CMC-10-2018.
La Directora Administrativa y Financiera de la Jep, ordenadora del gasto, delegada mediante Resolución 203 de 2018, en aplicación del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, invita a los interesados a presentar propuesta para la Adquisición de sistema de grabación (audio y video) para las audiencias o recibo de versiones individuales, que llevará a cabo la Jurisdicción Especial para la Paz, con su debida adecuación, instalación, configuración y puesta en funcionamiento.
Por lo anterior ponemos a su disposición los requerimientos y aspectos técnicos con el fin de que manifiesten su aceptación a los mismos y presenten la propuesta respectiva, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. JUSTIFICACIÓN:
En 2016 el Gobierno Nacional, como parte del “Acuerdo Final Para La Terminación del
Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera” firmado con las FARC-EP, acordó crear una Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) que administrará justicia y hará parte del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (SIVJRNR).
El artículo 5to transitorio del Acto Legislativo Número 01 de 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP.
El citado acto legislativo indica en cuanto al funcionamiento que la Justicia Especial para la Paz, “estará sujeta a un régimen legal propio, con autonomía, administrativa, presupuestal y técnica”, lo que significa que no forma parte de ninguna de las ramas del poder público, dado el campo sensible que manejará, que será aplicar justicia restaurativa, conocer la verdad y que no se repita lo ocurrido a causa del conflicto armado.
Actualmente se encuentra en trámite la Ley Estatutaria que contiene el régimen propio de la JEP, por lo anterior y en lo que corresponde a la actividad contractual, con el presupuesto asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se adelantará conforme a las reglas del Estatuto General de Contratación Pública.
Como parte de esta iniciativa por utilizar tecnologías para apoyar la gestión misional de las Salas de la Magistratura y el Tribunal de la JEP, en particular lo relacionado con apoyar tecnológicamente las audiencias en las que los miembros del conflicto armado, fuerza pública y civiles que se acogen a los Acuerdos xx Xxx, entregarán sus testimonios a los Magistrados, se escucharán a las víctimas y victimarios; , se identifica la necesidad de dotar a la Jurisdicción Especial para la Paz de los componentes tecnológicos representados en una solución que le permitirá la grabación, indexación, almacenamiento, custodia y búsqueda de elementos específicos en las grabaciones de las audiencias o recibo de versiones individuales, que se lleven a cabo en las instalaciones de la Jurisdicción en sus sedes o en lugares externos a ellas.
1
El sistema de grabación de audiencias (audio y video) debe permitir a la JEP conservar memorias de todos los eventos que se tengan y acceder a ellas a partir del uso de metadatos de acuerdo con las necesidades que se presenten.
Conforme a lo definido en el análisis del valor estimado del contrato la cuantía del proceso no supera el 10% de la menor cuantía de la entidad, por lo anterior el presente proceso se adelantará por mínima cuantía por la razón expuesta.
La contratación se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la JEP de 2018.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO:
Objeto: Adquisición de sistema de grabación (audio y video) para las audiencias o recibo de versiones individuales, que llevará a cabo la Jurisdicción Especial para la Paz, con su debida adecuación, instalación, configuración y puesta en funcionamiento.
Alcance y especificaciones técnicas de los elementos a adquirir.
El contratista para el eficiente desarrollo del objeto contractual debe cumplir con las Especificaciones Técnicas Mínimas consignadas en el Anexo No. 6, cuyo diligenciamiento es de obligatorio cumplimiento. Este Anexo hace parte integral del presente documento.
Clasificación UNSPSC
La clasificación de los bienes y servicios, objeto del Proceso de Contratación, son los siguientes:
Clasificación UNSPSC | Clase |
45110000 | Equipos de audio y video para presentación y composición |
45111700 | Equipo de composición y presentación de sonido, hardware y controladores. |
45111800 | Equipo de presentación de vídeo y de mezcla, de vídeo y sonido, hardware y controladores |
45111900 | Equipos, hardware y controladores para, sistemas de teleconferencia y videoconferencia |
52161500 | Equipos audiovisuales |
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA SELECCIÓN
Atendiendo al objeto y a la cuantía del proceso, la cual no supera el 10% de la menor cuantía
2
de la entidad para contratar, se empleará la Modalidad de Contratación de Mínima Cuantía, conforme a lo estipulado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.5.1 y subsiguientes del Decreto 1082 de 2015.
4. PUBLICIDAD DE LA INVITACIÓN PÚBLICA
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, la presente Invitación Pública se publicará en la página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx a partir de la fecha indicada en el cronograma del proceso.
4.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Generales:
Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete a:
1. Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato.
2. Participar en las reuniones que sean convocadas por la supervisión, relacionadas con la ejecución del contrato.
3. Colaborar en el suministro y respuesta de la información correspondiente a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano o cualquier otra autoridad, en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato y de asuntos relacionados con el mismo.
4. Solicitar autorización escrita de LA JEP para utilizar el nombre, emblema o sello oficial con fines publicitarios o ajenos a los establecidos en lo lineamientos de LA JEP.
5. Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de LA JEP, según la normatividad vigente.
6. Realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales, o parafiscales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes.
7. No contratar menores de edad para el ejercicio del objeto contractual, así como a no permitir que se subcontrate a menores de edad para tales efectos, dando aplicación a la Resolución 1677 de 2008 del Ministerio de la Protección Social y los Pactos, Convenios y Convenciones Internacionales ratificados por Colombia, sobre los derechos de los niños.
3
Especiales:
Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete a:
1. Dar cumplimiento al objeto del presente proceso contractual y su alcance: Adquisición de sistema de grabación (audio y video) para las audiencias o recibo de versiones individuales, que llevará a cabo la Jurisdicción Especial para la Paz.
2. Dar cumplimiento a todos los requerimientos técnicos mínimos establecidos por la JEP y consignados en el Anexo No. 6.
3. Garantizar, una vez instalada y puesto en operación el sistema de grabación, la correcta operación de los componentes descritos en el Anexo No. 06.
4. Proceder durante la ejecución del contrato y al finalizar el mismo con formalización de los entregables a la Supervisión detallados en el Anexo No. 06.
5. Mantener la reserva y la confidencialidad sobre la información que conozca con ocasión de la ejecución del presente proceso contractual que se suscriba con la JEP. Esta obligación se mantendrá vigente cualquiera que sea la causa de terminación del contrato.
6. Llevar a cabo los trabajos objeto del presente proceso, con personal profesional/técnico calificado.
7. Entregar a la finalización del contrato, al supervisor, un informe detallado de las actividades llevadas a cabo durante su ejecución, precisando los asuntos asignados, tramitados y pendientes por resolver. De igual forma, entregar la documentación técnica requerida en el Anexo No. 6, en los archivos físicos y magnéticos que sean necesarios.
Obligaciones de la JEP:
1. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.
2. Designar al supervisor del contrato.
3. Certificar y efectuar los pagos causados por EL CONTRATISTA.
4. Entregar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA, siempre y cuando no sea obligación del mismo.
5. Todas las demás que resulten necesarias e indispensables para el cabal cumplimiento de los fines del contrato.
5. PLAZO Y DOMICILIO CONTRACTUAL
Por tratarse de un contrato de compraventa de equipos, el plazo máximo de entrega es de (5) días calendario, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Domicilio contractual: Bogotá D.C; El proveedor/contratista debe tener sede en Bogotá.
4
6. PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACIÓN
El presupuesto estimado y aproximado es de VEINTINUEVE MILLONES NOVECIENTOS TREINTA MIL PESOS MCTE ($29.930.000), INCLUIDO IVA, valor que se define de la cotización más baja recibida en el estudio xxx xxxxxxx.
El presupuesto del contrato está garantizado con el certificado de disponibilidad presupuestal No 3018 del 13 xx xxxxx del año 2018
7. FORMA DE PAGO
El pago se realizará de la siguiente manera:
PAGO ÚNICO contra entrega del sistema de grabación (audio y video) del presente proceso de contratación. Lo anterior, una vez presentada la factura de cobro, de conformidad con el recibo a satisfacción de la solución a adquirir objeto de la contratación, soportado por la certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato.
La factura debe ser radicada junto con los siguientes documentos:
• Certificación suscrita por el revisor fiscal o el representante legal acreditado que se encuentra x xxx y salvo en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, y parafiscales si a ello hay lugar.
• Certificado de cumplimiento por parte del supervisor.
8. CRONOGRAMA DEL PROCESO
A continuación se presenta un cronograma en el cual se resumen los hitos de mayor importancia de este proceso:
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Publicación invitación pública | 13 xx xxxxx de 2018 | Página del SECOP II |
Plazo maximo para observar | 14 xx xxxxx de 2018 hasta las 5:00 p.m. | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
Plazo maximo para adendas | 14 xx xxxxx de 2018 | Página del SECOP II |
Presentación de propuestas (cierre) | 15 xx xxxxx de 2018 hasta las 9:00 A.M. | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
5
Evaluación de la ofertas | Desde el 15 xx xxxxx al 18 xx xxxxx de 2018 | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
Publicación informe de verificación de requisitos habilitantes | 19 xx xxxxx de 2018 | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
Traslado del informe de evaluación y Presentación de observaciones | 19 xx xxxxx hasta las 5:00 PM | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
Publicación respuestas a observaciones y aceptación de la oferta o declaratoria de desierta | 20 xx xxxxx de 2018 | Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx |
9. CAUSALES DE RECHAZO TOTAL DE LAS PROPUESTAS
En la verificación de requisitos se tendrán en cuenta las siguientes causales de rechazo:
a) Cuando el proponente no cumpla los requisitos de habilitación oportunamente, una vez la JEP haya solicitado subsanarlos cuando a ello hubiere lugar, o desatienda los aspectos sustanciales del requerimiento.
b) Cuando la oferta no contenga la propuesta económica.
c) Cuando el valor de la propuesta económica presentada supere el presupuesto oficial del proceso.
d) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Ley.
e) Cuando le sobrevengan al proponente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato.
f) Cuando existan o se compruebe que varias propuestas son elaboradas por el mismo proponente o uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal bajo el mismo nombre o nombres diferentes.
g) Cuando un proponente o alguno de los miembros del consorcio o de la unión temporal tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que concurse, es decir, cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas.
h) Cuando el proponente induzca a error a la administración. Así mismo cuando se presenten inconsistencias o inconformidades entre la información o documentación allegada por el proponente y lo verificado por la JEP, sin perjuicio del aviso a las autoridades competentes o las acciones legales que puedan iniciarse por este hecho.
6
i) Cuando se determine con la información al alcance que el valor de la oferta de menor precio resulta artificialmente baja, previo el agotamiento del procedimiento establecido.
j) Las demás previstas en los términos de la invitación y la Ley.
10. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE SELECCIÓN
El proceso de selección podrá declararse desierto en los siguientes casos:
1. Cuando ninguna de las propuestas cumpla con los requerimientos de la Invitación Pública.
2. Cuando no se presente ninguna propuesta.
3. Cuando se presenten motivos que impidan la escogencia objetiva.
En todos los casos la declaratoria de desierto deberá hacerse mediante comunicación motivada.
11. VIGENCIA Y FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá ser presentada antes de la hora y fecha señaladas en el cronograma del proceso en la pagina del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx.
La propuesta técnica, económica, los requisitos habilitantes y documentos que se deben anexar de acuerdo con la presente invitación, esto es adjuntando en medio magnetico la documentación completa en la pagina del SECOP II
xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx.
Los documentos deberan ser cargados por parte del proponente en en la pagina del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx.
Cualquier enmendadura o tachadura deberá ser refrendada por el representante del proponente.
Las hojas de la propuesta deberán estar foliadas, en orden consecutivo ascendente. La vigencia de la propuesta es de 90 días.
12. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015 y Ley 1882 de 2018, podrán participar en el presente proceso de selección las personas naturales o jurídicas, individualmente o asociadas en consorcio o unión temporal, nacionales o extranjeras, que no estén incursas en prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar señaladas por la constitución y la Ley, que dentro de su actividad comercial u objeto social cuente con capacidad estatutaria para presentar oferta y para desarrollar la actividad a contratar, y que
7
presenten la propuesta de acuerdo con las condiciones sustanciales establecidas en la presente invitación.
El factor de selección es el menor precio de la oferta habilitada, siempre que cumpla con los requisitos técnicos de conformidad con lo establecido en el artículo 94 literal A de la ley 1474 de 2011.
Serán requisitos habilitantes:
- La capacidad jurídica del proponente para realizar el objeto a contratar.
- La experiencia mínima del proponente relacionado con el objeto a contratar.
- La verificación de las condiciones técnicas mínimas exigidas.
- No se verificará la capacidad financiera del proponente.
- Tampoco se verificará la clasificación y calificación en el RUP según lo normado por el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007
Se realizará la verificación de los requisitos habilitantes exclusivamente a la propuesta con el precio más bajo. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación de la propuesta ubicada en segundo lugar en cuanto a orden descendente del precio y así sucesivamente.
13. REQUISITOS HABILITANTES
13.1 CAPACIDAD JURIDICA
Análisis de los documentos solicitados no da derecho a asignación de puntaje, pero conducirá a determinar si el proponente CUMPLE o NO CUMPLE con las condiciones para participar. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal, verificando su estricto cumplimiento, para el efecto se verificarán los siguientes documentos:
La capacidad jurídica para presentar oferta y participar en el proceso de selección se acreditará de la siguiente forma:
1. Carta de presentación de la propuesta debidamente suscrita por la persona facultada.
El Proponente aportará una carta de presentación de la propuesta debidamente firmada (No se aceptarán sellos o firmas escaneadas), en la cual se destaque la identificación clara del sujeto jurídico que hace la oferta; el ofrecimiento incondicional de celebrar el contrato propuesto; y la manifestación y el compromiso de acoger y respetar las reglas del proceso de selección. Esta deberá estar suscrita por el representante legal para personas jurídicas, del consorcio o unión temporal, o por el apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder donde se especifique que se otorga para presentar la carta de presentación y la oferta.
8
Para facilitar este trámite, la invitación dispondrá del FORMATO para tal fin. El contenido de dicho documento podrá ser variado a criterio de los proponentes, siempre y cuando conserve sus elementos esenciales. El proponente NO podrá señalar condiciones diferentes a las establecidas en el pliego de condiciones.
2. Certificado de Existencia y Representación Legal y/o documento legal idóneo.
El proponente (Persona Jurídica o persona natural, o natural con establecimiento de comercio) deberá presentar el certificado de existencia y representación legal o de incripcion como comerciante, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal o por la autoridad competente que certifique, de acuerdo con la naturaleza del proponente; con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anterior a la fecha fijada para el cierre del proceso, donde conste que de acuerdo con su objeto social o actividades mercantiles se contempla la realización de las actividades objeto del contrato, y que cuenta con la capacidad jurídica para celebrar y ejecutar contratos.
Además deberá indicar la duración de la sociedad, la cual no podrá ser inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más.
En caso de consorcio o unión temporal (personas naturales o jurídicas), cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado con los requerimientos establecidos anteriormente.
En el evento en que dicho certificado no se indique las facultades del representante legal o la duración de la sociedad, el proponente deberá presentar copia de los estatutos sociales en donde se indiquen las mismas, con el fin de verificar, directamente por parte de la Entidad, estos aspectos.
3. Registro Único Tributario – RUT.
Expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar este documento.
4. Certificado de pago de aportes a seguridad social.
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, Ley 1150 de 2007 y ley 1562 de 2012, a la fecha del cierre del proceso de selección, el oferente deberá aportar certificación del cumplimiento de sus obligaciones y pago de aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o en su defecto por el representante legal, la cual en todo caso, acreditará el cumplimiento de la obligación como mínimo en los seis
(6) meses anteriores a la presentación de la oferta, con el fin de dar cumplimiento al artículo 23 de la ley 1150 de 2007.
9
Si se trata de un consorcio o unión temporal, se deberá allegar la certificación de cumplimiento antes mencionada para cada uno de los miembros.
5. En caso de existir limitaciones estatutarias frente a las facultades del representante legal del proponente.
En caso de existir limitaciones en las facultades del representante legal señaladas en los estatutos, el proponente deberá anexar copia del Acta de Junta de Socios o Junta Directiva, según el caso, donde se le autorice para comprometer a la sociedad en la contratación y suscribir los documentos que se requieran en su desarrollo y para constituir el consorcio o la unión temporal, si a ello hubiere lugar.
Para el caso de proponentes que se presenten bajo estructura plural deberá aportarse dicha autorización por cada uno de los miembros que tengan limitaciones estatutarias para su representante legal.
6. Poder cuando la propuesta se presente por intermedio de un apoderado.
Cuando el oferente actúe a través de un representante o apoderado deberá acreditar, mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta y firmar el contrato respectivo.
7. Fotocopia del documento de identidad.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la persona jurídica o del apoderado según sea el caso, o de la persona natural según el caso.
8. Documento de conformación del consorcio o unión temporal, si es la condición del oferente o promesa de sociedad futura
Consorcio o Unión Temporal
Los proponentes que se presenten bajo una de estas modalidades deberán presentar el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.
En el documento de constitución deberá constar la siguiente información:
a) Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal.
b) En caso de unión temporal deberán señalar los términos y porcentaje de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA JEP.
10
c) Designar la persona que para todos los efectos representará el consorcio o a la unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.
d) Indicar el término de duración del consorcio o unión temporal, el cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
NOTA 1: Para la presentación de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes jurídicos, cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal deberá acompañarlos y/o acreditarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitución del consorcio o unión temporal.
En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en la ley para los consorcios, por lo tanto, en caso de uniones temporales es obligatorio señalar los términos y porcentaje de participación de cada integrante en la propuesta y en la ejecución del contrato, so pena de ser tomada como consorcio.
NOTA 2: El porcentaje de participación y responsabilidades de los integrantes de la Unión Temporal, en la sumatoria deberá corresponder al 100% de las obligaciones generales, específicas y, productos.
9. Antecedentes Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la Republica y Policía Nacional-Ausencia de inhabilidades e incompatibilidades
La JEP consultará en la página web de la Procuraduría General de la Nación los antecedentes disciplinarios del proponente; y en la página web de la Contraloría General de la República el Boletín de Responsables Fiscales, así como los antecedentes penales en la página web de la Policía Nacional y en el registro nacional de medidas correctivas.
NOTA: El no cumplimiento de los anteriores requisitos jurídicos habilitantes dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO HABILITADA, salvo los documentos para dirimir empates.
Para el registro de la orden de aceptación de la oferta, en el evento de ser seleccionado, aportar los siguientes documentos:
• Original certificación bancaria. En caso de proponentes plurales como consorcio o unión temporal, el titular de la cuenta deberá ser el respectivo proponente plural, consorcio o unión temporal.
13.2 CAPACIDAD TECNICA MINIMA
La verificación de la capacidad técnica no otorgará puntaje alguno, solamente determinará si la propuesta CUMPLE O NO CUMPLE con lo requerido, salvo los factores de escogencia
11
el cual otorga una puntuación con lo referente a capacidades técnicas adicionales. De acuerdo con lo señalado, se verificará lo siguiente:
13.2.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: (CUMPLE/NO CUMPLE)
El proponente persona natural o jurídica, en consorcio o unión temporal deberá acreditar los siguientes requisitos:
PROPONENTE SINGULAR - PERSONA JURÍDICA:
Como factor habilitante de la propuesta, el proponente deberá acreditar experiencia en la ejecución de máximo dos (2) contratos con entidades públicas o privadas, cuyo objeto esté relacionado con la adquisición de soluciones de grabación (audio y video) de audiencias; para lo cual el valor sumado sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección, los contratos deberán haber sido suscritos iniciados y terminados con anterioridad al cierre del presente proceso de contratación.
PROPONENTE PLURAL – CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL
Cada uno de los integrantes debe acreditar al menos una certificación de experiencia y en conjunto el número establecido para el proponente singular, en las mismas condiciones allí anotadas.
Notas Comunes a la Experiencia:
1. La JEP se reserva el derecho a verificar, cuando lo considere necesario, la información que suministren los oferentes sobre su experiencia.
La certificación de experiencia deberá incluir:
i. Nombre de la entidad contratista y contratante. Debe tratarse de personas naturales o jurídicas, pertenecientes al sector público o privado.
ii. Objeto, del contrato. Debe corresponder al objeto a contratar. Este requisito podrá demostrarse de forma separada o conjunta.
iii. Vigencia del Contrato. Indicando fecha de inicio de la ejecución y terminación.
iv. Valor total del contrato: Deberá indicarse el valor total de cada contrato, incluidas las adiciones que pudieron presentarse durante su ejecución.
v. Dirección y teléfono de la entidad o empresa contratante.
vi. Porcentaje de participación en caso de consorcio o unión temporal.
Nota. Cuando dicho porcentaje no se encuentre especificado en la certificación, el valor total ejecutado se dividirá entre el número de integrantes del correspondiente consorcio o unión temporal. Se acepta como equivalente a la certificación de experiencia de los contratos ejecutados con entidades públicas o privadas, copia del acta de recibo de liquidación siempre que de las mismas se extracte la información expresada en numeral.
12
En caso de encontrarse alguna inconsistencia entre la información relacionada y la certificada, primará la información contenida en esta última.
No se aceptarán auto certificaciones. Las certificaciones sobre la experiencia del proponente deben ser suscritas por el representante legal o la persona autorizada para el efecto, de la empresa o entidad contratante.
NOTA: El no cumplimiento de alguno de los anteriores requisitos dará lugar a que el proponente sea evaluado como NO HABILITADO.
13.2.2. Especificaciones Técnicas Mínimas:
El Anexo No. 6 consigna las especificaciones que debe cumplir el proveedor, como requisito habilitante. Xxxxx Xxxxx es de obligatorio diligenciamiento por el proponente, con la información que estime pertinente para describir la oferta que por cada ítem realiza.
El proponente debe hacer entrega de los respectivos Catálogos de Fabricante, con el propósito de que el comité técnico evaluador pueda verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los componentes del sistema ofertado.
14. FACTORES DE SELECCIÓN:
De acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente al oferente con el precio más bajo, siempre que se encuentren en condiciones xx xxxxxxx y satisfaga las necesidades de la entidad.
Una vez se establezca cual es la propuesta con el precio más bajo, se procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes jurídicos y técnicos establecidos en la invitación.
En caso de que este no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.
14.1 CRITERIOS DE DESEMPATE:
De conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, en caso de existir empate a menor precio total, la Entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.
En caso de presentarse un empate en la calificación de dos (2) o más Proponentes, LA JEP procederá al desempate de conformidad con lo contenido en el numeral 7 del Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015:
13
“7. En caso de empate, la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero
en el tiempo.”
15. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
Para que la propuesta sea tenida en cuenta se debe presentar la oferta expresada en pesos colombianos teniendo en cuenta que no podrá sobrepasar el valor del presente proceso de selección, el cual corresponde a VEINTINUEVE MILLONES NOVECIENTOS TREINTA MIL PESOS MCTE ($29.930.000), INCLUIDO IVA
El proponente deberá presentar su OFERTA ECONÓMICA de acuerdo con el Formato establecido en el presente proceso de selección.
Los precios ofertados por el Contratista serán fijos e INMODIFICABLES, en estos precios están comprendidos todos los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para la ejecución del contrato, incluidos impuestos, imprevistos, utilidades, transporte, y demás que puedan generarse en curso de la ejecución.
NOTA: El valor de la oferta no podrá exceder el valor del presupuesto del proceso, SO PENA DE RECHAZO DE LA PROPUESTA.
16. CIERRE Y APERTURA DE OFERTAS
Este procedimiento se surtirá en la fecha y hora indicada en el cronograma, en donde los proponentes deberán cargar las propuestas en la pagina del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx.
17. VERIFICACIÓN DE PROPUESTAS Y TRASLADO
Efectuado el cierre del proceso se procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes jurídicos y técnicos establecidos en esta invitación a la propuesta con el menor precio. Los resultados de esta verificación serán puestos a disposición de los proponentes el día señalado en el cronograma del proceso.
La verificación será efectuada por un colaborador de la Subdirección Administrativa.
18. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES FORMULADAS AL INFORME DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES
Surtido el trámite de verificación de los requisitos habilitantes y el traslado de evaluación de la oferta, se elaborará un informe en el cual se dará respuesta a las observaciones presentadas al informe de verificación de requisitos habilitantes y se mostrarán los resultados definitivos, con base en los cuales se realizará la comunicación de aceptación de la oferta.
14
19. COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTA
El comunicado de aceptación de oferta será publicado en el SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx en la fecha prevista en el cronograma. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.
20. CONTRATO
La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado de conformidad con lo previsto en el numeral 8 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.
21. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS A LA CONTRATACIÓN:
Para la presente contratacion no se preeve la ocurrencia de riesgos que puedan afectar el proceso contractual o el equilibrio economico del contrato.
22. GARANTIAS:
De conformidad con este estudio, para la presente contratación se exigirá el cubrimiento de los siguientes riesgos, con una cualquiera de las garantías señaladas:
• Cumplimiento del contrato, Por una cuantía equivalente al 30% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más, contados a partir del perfeccionamiento de la orden de aceptación de la oferta.
• Calidad y Correcto funcionamiento de los bienes adquiridos: Por una cuantía equivalente al 50% del valor de los bienes adquiridos, con vigencia de un año (1), contado a partir del recibió a satisfacción.
23. MULTAS, CLÁUSULA PENAL Y LIQUIDACIÓN MULTAS
En caso xx xxxx o incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA, LA JEP impondrá multas, de la siguiente manera: a) Multas por incumplimiento parcial: si durante la ejecución del contrato EL CONTRATISTA incumple las obligaciones contractuales, LA JEP le impondrá multas equivalentes al 0.5% del valor del contrato, sin que el total de estas multas sobrepase el diez por ciento (10%) del valor total de mismo; b) Para los efectos del pago de multas del literal a) antecedente, se entiende que hay incumplimiento parcial cuando EL CONTRATISTA incumple las obligaciones señaladas en la cláusula obligaciones del contrato; c) EL CONTRATISTA autoriza a LA JEP para descontar y tomar el valor de las multas de que tratan los literales anteriores, una vez en
15
firme la resolución que las impone, de cualquier suma que le adeude LA JEP, sin perjuicio de que las haga efectivas conforme a la ley; d) El pago o la deducción de dichas multas no exonera a EL CONTRATISTA de la obligación de cumplir con el objeto del contrato, ni de las demás obligaciones y responsabilidades que emanen del mismo. PARAGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS Y CLAUSULA PENAL PECUNIARIA se
procederá de conformidad con el Articulo 86 de la Ley 1474 de 2011.
CLÁUSULA PENAL:
Se fija como cláusula penal pecuniaria la suma equivalente hasta el diez por ciento (10%) del valor total del contrato, (independiente de la indemnización plena de perjuicios a que hubiere lugar en sede judicial) en caso de incumplimiento por parte de LA CONTRATISTA, la cual pagará a LA JEP sin necesidad de requerimiento judicial, en un término no mayor de veinte (20) días a partir de la fecha en que se declare el incumplimiento. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en la Ley 1474 de 2011.
En caso de que existan saldos a favor de LA CONTRATISTA, este autoriza por medio del presente documento a LA JEP a efectuar los descuentos con el fin de hacer efectivo el cobro de las sumas que adeude por este concepto.
LIQUIDACIÓN:
De conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, el contrato derivado del presente proceso de selección será objeto de liquidación dentro de los 6 meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.
24. INDEMNIDAD
El CONTRATISTA, mantendrá indemne a la JEP contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, que se ocasionen durante la ejecución del objeto del contrato y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. En caso de que se instaure demanda o acción legal alguna, o se formule reclamo contra la JEP, por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad de CONTRATISTA, la JEP se lo comunicará lo más pronto posible para que el CONTRATISTA por su cuenta adopte oportunamente las medidas pertinentes previstas por la ley para mantener indemne a la JEP y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. Si en cualquiera de los eventos previstos, el CONTRATISTA,
16
no asume xxxxxx y oportunamente la defensa de los intereses de la JEP, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita a el CONTRATISTA y éste último, pagará todos los gastos en que la JEP incurra por tal motivo.
(original firmado)
XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXX
Directora Administrativa y Financiera. Ordenador del Gasto
Proyectó: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Aprobó: Xxxxxx Xxxxxxx
17
FORMATO N° 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Ciudad y Fecha:
Señores
JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ
Ciudad
Asunto: Presentación propuesta selección de Xxxxxx Xxxxxxx JEP-CMC-10-2018
Nosotros los suscritos de acuerdo con las
condiciones que se estipulan en la invitación de mínima cuantía JEP-CMC-10-2018 hacemos la siguiente oferta seria e irrevocable para la y en caso de que nos sea aceptada nos comprometemos a expedir las garantías correspondientes en el tiempo determinado
Declaramos así mismo:
a. Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse sólo comprometen a los firmantes de esta carta.
b. Que ninguna otra persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato probable que de ella se derive.
c. Que conocemos todos los documentos del proceso y aceptamos las obligaciones y especificaciones técnicas en ellos contenidas.
d. Que si se nos adjudica el contrato nos comprometemos a efectuar los tramites a que haya lugar, y expedir y suscribir las garantías dentro de los términos señalados para ello.
e. Que la presente oferta consta de ( ) folios debidamente numerados.
f. Que hemos revisado las adendas y aceptamos su contenido.
g. Que conocemos el plazo establecido para la ejecución del contrato el cual se contará a partir de la suscripción del acta de inicio.
h. Que el valor total propuesto es de $ (indicar el valor de la propuesta).
i. Que autorizo a la JEP a verificar toda la información incluida en la propuesta y a solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.
18
j. Que conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 8º y siguientes de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de las sanciones establecidas por trasgresión a las mismas en el numeral 7 del artículo 26 y en el artículo 52 de la citada ley, así como los efectos legales consagrados en el numeral 1 del artículo 44 de la misma norma, así como también las establecidas en la Ley 1474 de 2011, y el Decreto 1082 de 2015 y declaro bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la firma del presente documento, que no me encuentro incurso en ninguna de ellas ni tampoco la sociedad que represento.
Atentamente,
Nombre o Razón Social del Oferente: Nit
Nombre y Firma del Representante Legal: CC No de Dirección Teléfonos Fax
Firma:
19
FORMATO N° 2
DOCUMENTO CONFORMACION DE CONSORCIO
Bogotá D. C., de de 2018
Señores
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Ciudad
REF: CONFORMACIÓN CONSORCIO
Apreciados Señores:
Los representantes y , debidamente autorizados para actuar en nombre de y , nos permitimos manifestar por este documento que hemos convenido asociarnos en CONSORCIO denominado: , para participar en la invitación pública de mínima cuantía JEP – CMC – 10 - 2018 para contratar: y por lo tanto manifestamos lo siguiente:
1.- La duración de este consorcio será igual al plazo del contrato y un (1) año más. 2.- El consorcio está integrado así:
NOMBRE | PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN |
3.- La responsabilidad de los integrantes del consorcio es solidaria, ilimitada y mancomunada.
4.- El representante del consorcio es , identificado con cédula de ciudadanía No de , quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta, y en caso de salir favorecidos con la adjudicación, para firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades. En su ausencia, se designa como representante suplente a , identificado con cédula de ciudadanía No de .
5.- Para todos los efectos el presente documento será considerado el único constitutivo del proponente asociativo.
En constancia se firma en a los días del mes de de 2018 NOMBRE Y FIRMA
20
NOMBRE Y FIRMA | |
C.C. No. | C.C. No. |
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO
C.C. No.
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE SUPLENTE DEL CONSORCIO
C.C. No.
21
FORMATO N° 3 CONFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Bogotá D.C., de de 2018
Señores
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Ciudad
REF: CONFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Apreciados Señores:
Los representantes , y , debidamente autorizados para actuar en nombre de , y , nos permitimos manifestar por este documento que hemos convenido asociarnos en UNIÓN TEMPORAL denominada: , para participar en la invitación pública de mínima cuantía JEP-CMC-10-2018, para contratar:
y por lo tanto manifestamos lo siguiente:
1.- La duración de esta UNIÓN TEMPORAL será igual al plazo del contrato y un (1) año más.
2.- La UNIÓN TEMPORAL está integrada por las siguientes personas que desarrollarán las actividades con los porcentajes de participación que a continuación se indican:
NOMBRE | ACTIVIDAD | % DE PARTICIPACIÓN |
3 - La responsabilidad de los integrantes de la UNIÓN TEMPORAL será solidaria.
4.- El representante de la UNIÓN TEMPORAL es , identificado con cédula de ciudadanía No de , quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta y en caso de salir favorecidos con la adjudicación, para firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades. En su ausencia, se designa como representante suplente a
, identificado con cédula de ciudadanía No de .
5.- Para todos los efectos el presente documento será considerado el único constitutivo del proponente asociativo.
En constancia se firma en a los días del mes de de 2018
NOMBRE Y FIRMA | NOMBRE Y FIRMA |
22
C.C. No. | C.C. No. |
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO
C.C. No.
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE XXXXXXXX XXX XXXXXXXXX
X.X. Xx.
00
Xxxxxxx
Jurisdicción Especial para la Paz
Bogotá D.C.
FORMATO N° 4 PROPUESTA ECONÓMICA
El abajo firmante ofrece cumplir con las condiciones para ¨Adquisición de sistema de grabación (audio y video) para las audiencias o recibo de versiones individuales, que llevará a cabo la Jurisdicción Especial para la Paz, con su debida adecuación, instalación, configuración y puesta en funcionamiento¨., de conformidad con las condiciones técnicas requeridas en los Documentos de la invitación pública del asunto y con nuestra propuesta técnica.
Por lo que presentamos propuesta económica de la siguiente manera:
Adquisición de sistema de grabación (audio y video) para las audiencias o recibo de versiones individuales, que llevará a cabo la Jurisdicción Especial para la Paz, con su debida adecuación, instalación y puesta en funcionamiento. | ||
Ítem | Nro. mínimo de elementos requeridos | Valor total antes de IVA ($COL) |
Cámara que cumpla con las especificaciones técnicas. | 1 | |
Micrófonos tipo ganso para delegados | 3 | |
Micrófono tipo ganso para presidente de audiencia | 1 | |
Amplificador Audio 2 Canales | 1 | |
Unidad central de control, que incluye: software de control centralizado, copia de respaldo, indexación de información, generación de actas, mecanismos biométricos par registro de huellas y firmas. | 1 | |
Software de grabación de audiencias con actualizaciones durante mínimo un (1) año. | 1 | |
Software de conversión de voz a texto con un paquete no inferior a cien (100) horas | 1 | |
Software para videoconferencia con actualizaciones durante mínimo un (1) año. | 1 | |
Garantía y Soporte sobre la solución integral: Un (1) año (considera actualizaciones del software ofrecido). | 1 | |
24
Acompañamiento en sitio por un tiempo no inferior a cuarenta (40) horas. | 1 | |
TOTAL ANTES DE IVA | $ | |
IVA | $ | |
TOTAL INCLUIDO IVA | $ | |
OBSERVACIONES:
1. El precio a tomar para la calificación, es el precio total incluido IVA
2. La oferta que supere el valor del presupuesto oficial será rechazada.
3. Si existe cualquier inconsistencia o diferencia entre lo escrito en este anexo y cualquier otra información contenida en otro aparte de la propuesta, prevalecerá lo señalado en este anexo.
Nuestra propuesta de precio será obligatoria para nosotros hasta la expiración del período de validez de la oferta.
En constancia de lo anterior firmo este documento a los [Insertar información] días del mes de [Insertar información] de [Insertar información].
Nombre y Firma Representante Legal:
25
FORMATO N° 5 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.
INFORMACIÓN SOBRE LA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
PROPONENTE: PERSONA QUE ACREDITA LA EXPERIENCIA:
RELACIÓN DE CONTRATOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA | ||||||||||||||
Número | Nombre del Contratista | Contratante (Razón social) | Número del contrato | Objeto del Contrato | Fecha de inicio | Fecha de terminación | Valor | Proporción participación (ejecución de unión temporal (UT) o consorcio (C) | Cumplimiento | Persona contacto y teléfono de la Entidad Contratante | ||||
(aaaa/mm/ dd) | UT - C | (%) | Duraci ón | Valo r ($) | SI | N O | ||||||||
1 | ||||||||||||||
2 | ||||||||||||||
DECLARO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO QUE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO ES VERDADERA.
NOTA 1: Para acreditar la experiencia específica el Proponente deberá cumplir con los siguientes requisitos y demás contenidos en el pliego de condiciones:
• El valor a acreditar debe ser expresado sin decimales, es decir, ajustado a la unidad.
• La sumatoria de los contratos con los que se pretenda acreditar la experiencia, deberá ser igual o superior al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial estimado en expresado en SMMLV, a la fecha de su terminación.
El valor actualizado del contrato ejecutado se calculará en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) para el año en que se firmó el contrato, de acuerdo con tabla anexa.
PERIODO | MONTO MENSUAL |
Enero 1 de 2009 a Dic. 31 de 2009 | $ 496.900 |
Enero 1 de 2010 a Dic. 31 de 2010 | $ 515.000 |
Enero 1 de 2011 a Dic. 31 de 2011 | $ 535.600 |
26
Enero 1 de 2012 a Dic. 31 de 2012 | $ 566.700 |
Enero 1 de 2013 a Dic. 31 de 2013 | $589.500 |
Enero 1 de 2014 a Dic. 31 de 2014 | $616.000 |
Enero 1 de 2015 a Dic. 31 de 2015 | $644.350 |
Enero 1 de 2016 a Dic. 31 de 2016 | $689.455 |
Enero 1 de 2017 a Dic 31 de 2017 | $737.717 |
Enero 1 de 2018 en adelante | $781.242 |
El número de salarios mínimos legales mensuales vigentes, debe ser igual al número de SMLMV del presente proceso de contratación.
Firma representante legal o apoderado
1. (1) Indicar día, mes y año.
27
ANEXO No 06 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS
Objeto:
Contratar la adquisición de una solución de grabación (audio y video) de las audiencias o recibo de versiones individuales que llevará a cabo la JEP, considerando los componentes que garanticen la grabación, indexación, almacenamiento, custodia y búsquedas basadas en referentes previamente destacados (metadatos establecidos por los usuarios funcionales de la solución). La solución debe garantizar el permitir almacenar mediante archivos adjuntos, todas las actuaciones que se derivan de cada una de las audiencias o recibo de versiones individuales llevadas a cabo (audio, video, transcripción, etc.). A continuación, se describen las especificaciones técnicas mínimas que debe cumplir la solución a ofertar:
Ítem | Descripción | Ofrece (SI/NO) | Descripción de lo ofrecido |
Video | Capturar video de alta calidad de mínimo 720p, Compatible con cámaras de interfaz USB (UVC) y flujos MJPG y de terceros. Capacidad para manejar cámaras, bien sea directamente por la interfaz USB o de manera externa a través de puerto serial. La cámara deberá tener la capacidad de girar, ampliar y enfocar a la persona que se encuentra en el micrófono que se active. | ||
Audio | Capturar audio por medio de micrófonos compatibles sobre tecnología IP, anchos xx xxxxx de 48 Kbps que permiten obtener un audio de alta calidad de sonido y retardos mínimos con el propósito de tener conversaciones fluidas aún en situaciones de reproducción de audio en sitio. | ||
Grabación | Generar videos de alta calidad con hasta 25 fps, en formato completamente compatible con reproductores comerciales de video. Al reproducir directamente en la plataforma se debe contar |
28
con indexación de tiempo en momentos de intervención de los participantes y en momentos marcados en forma manual. Los videos serán capturados cuando la consola se encuentra en modo de sesión. | |||
Acceso desde sitio remoto | La solución debe permitir la participación vía videoconferencia o cualquier otro mecanismo de personas que se encuentren en sitios geográficamente distantes. | ||
Identificación de participante | Permitir a través de micrófonos con lectores biométricos, la captura de la huella del participante para identificarlo y habilitar la recolección de firma directamente en el dispositivo. Adicionalmente para agregar personas a una audiencia se debe poder realizar de manera biométrica en el ambiente web de la consola (página web). | ||
Gestión de actas | La consola debe disponer de flujos de trabajo para la creación del acta de audiencia, que reúna información de participantes, firmas de los participantes, fecha, hora, sala de realización de la sesión y campo editable para escribir resumen de la sesión. | ||
Adjuntado de documentos | Debe ser posible adjuntar documentos que sean requeridos o relevantes para la audiencia realizada. Debe soportar cualquier tipo de archivo. | ||
Software de conversión de voz a texto. | Debe ser posible generar la transcripción en pseudo tiempo real de la sesión que se está llevando a cabo, así como la generación de transcripción para sesiones que ya fueron grabadas, este proceso debe produce un PDF que contiene toda la transcripción y lo adjunta a los resultados de la sesión. Para efectos de consolidación de la información y aplicar esquemas y |
29
políticas de seguridad de la información. el servicio de transcripción debe ser soportado por un equipo dedicado para dicha tarea, el cual será suministrado por la JEP. Se estima inicialmente un número de 24 horas hábiles a la semana, dedicadas a audiencias programadas con víctimas, victimarios, terceros y demás actores que hacen parte de la Jurisdicción especial para la paz. La solución debe incluir un paquete de mínimo 100 horas de conversión de voz a texto. | |||
Exportación | El producto de una audiencia debe estar conformado por una serie de archivos dentro de los cuales se deben garantizar: el video, archivo de transcripción de la audiencia, acta de la audiencia; así como los archivos, adjuntos si existen. Este paquete de archivos debe poder ser visualizado en la plataforma o desde un explorador de archivos | ||
Programación de sesiones | La solución debe proveer funcionalidades para el registro y gestión de las sesiones programadas con antelación. | ||
Visualización de resultados | Debe ser posible observar desde la consola los archivos producto de la audiencia. | ||
Gestión de usuarios | Debe proveer funcionalidades para administrar los usuarios participantes del sistema, de tal manera que se puedan enrolar sus datos básicos, así como sus datos biométricos, de tal manera que sean visibles al momento de utilizar la solución. | ||
Indexación | La solución debe disponer de funcionalidades que permitan que toda intervención de los participantes sea capturada como un momento clave que posteriormente servirá para navegar rápidamente en el video |
30
resultado. Desde el software de control de consola, se debe poder insertar momentos clave de manera manual, adjuntando a ellos una palabra clave para fácil referencia. | |||
Documentación Técnica | El proveedor hará entrega de la documentación técnica que ilustre y describa la solución instalada, manuales de fábrica (catálogos) que apliquen y manuales de usuario final que sean pertinentes para el buen uso de la solución implementada | ||
Transferencia de conocimiento | Se requiere un entrenamiento de mínimo diez (10) horas a tres (3) funcionarios de la JEP quienes se encargarán de la operación de la solución implementada. El proveedor dará a conocer las mejores prácticas en el uso y aprovechamiento de la solución. | ||
Garantía y Soporte | Se requiere cobertura sobre la totalidad de la solución de Garantía y Soporte por un (1) año. El proveedor debe precisar los componentes que reciben garantía directamente de Fabricante y precisar toda la información correspondiente a procesos y procedimientos establecidos por el fabricante para hacer efectiva dicha Garantía y los mecanismos de soporte que sean ofrecidos por éste. | ||
Acompañamiento en sitio | Se requiere de acompañamiento en sitio durante un tiempo no inferior a 40 horas, con el propósito de afianzar a las personas de la JEP en el manejo de la solución. Los tiempos de respuesta a las solicitudes de la JEP no deben superar una (1) hora. | ||
Mantenimientos Preventivos y Correctivos | Mantenimientos Preventivos: Uno (1) al año durante el periodo de Garantía. Mantenimientos Correctivos: Los que sean necesarios, en sitio, con tiempos de Respuesta no mayores |
31
a dos (2) horas hábiles. Este mantenimiento debe ofrecerse On-Site, de 8:00 a.m a 6:00 p.m, sin costo adicional para la JEP. Mecanismos de Atención.: el Proveedor deberá describir los esquemas de Soporte que ofrecerá en caso de ser adjudicatario del presente proceso de cotización: Niveles de Escalamiento con que cuenta, Tiempos Promedios de solución xx Xxxxxx y demás aspectos que considere pertinente mencionar al respecto. Precisar sí cuenta con una línea telefónica permanente de servicio técnico y correo electrónico para consulta o solución a problemas técnicos y reporte de las fallas técnicas de los equipos que conforman la solución cotizada. | |||
Garantía de Repuestos | Se debe certificar por parte del fabricante disponibilidad de repuestos por los siguientes cinco (5) años al recibo a satisfacción de la solución |
32