Estándar Lineamientos de Seguridad Física para Contratistas • ODC-STD-008 • Versión 1
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1. OBJETIVO
En este documento, Oleoducto de Colombia S.A (en adelante ODC) establece los requisitos mínimos de Seguridad Física que deben cumplir todos sus Contratistas, Subcontratistas (si aplica) y Proveedores, con el fin de viabilizar la ejecución de las actividades y operaciones del Oleoducto.
2. ALCANCE
Oleoducto de Colombia S.A. define y establece los lineamientos para la gestión adecuada de Seguridad Física y asegurar la integridad del personal y la infraestructura física, acorde con la estrategia empresarial y las políticas y documentos que rigen su actuación en el territorio colombiano.
Este documento aplica para los contratos de operación y mantenimiento, de construcción de obras, de montajes de equipos que se ejecuten en el Área de Influencia Directa del Oleoducto.
3. PREMISAS
ODC considera que una estrategia de Seguridad Física apropiada es importante para asegurar la continuidad operativa. Esta debe ser el resultado de un análisis detallo de las condiciones de seguridad física del área de influencia y el diseño y puesta en marcha de una estrategia que mitigue los riesgos de seguridad física. Para lograr estos resultados debe haber un trabajo en conjunto y alineado con los contratistas y subcontratistas para garantizar la viabilidad de las actividades.
El contratista y sus subcontratistas, bajo la dirección y autonomía del primero, aceptan y declaran que:
• Deberán responder por una diligente y oportuna gestión de seguridad física y son los únicos responsables ante ODC, por el cumplimiento de sus compromisos que a la vez les permitirá cumplir con el objeto del contrato de manera eficiente.
• Actuarán en concordancia con los valores y estrategias corporativas de ODC en materia de seguridad física.
• El contratista previo al inicio de las actividades del contrato debe presentar su estrategia de seguridad física, y el plan de seguridad física en el marco del contrato a suscribir con el ODC.
Este documento hace parte integral del Contrato u Orden de Compra, y no remplaza las obligaciones xx xxx que sean aplicables.
La aprobación del cumplimiento de lo dispuesto en este documento por parte de ODC según el caso, es indispensable para el inicio de las actividades a realizar en el marco del Contrato o de la Orden de Compra según el caso por del Contratista y/o Proveedor; por lo tanto, las disposiciones de este documento se entienden incluidas en el Contrato u Orden de Compra según el caso, y sirven de referencia para la verificación del cumplimiento del Contrato u Orden de Compra. Cualquier aprobación, recomendación, u otra similar respecto de los aspectos contenidos en este documento, y que deba ser emitida por ODC no releva al Contratista o Proveedor de sus obligaciones, ni tampoco deriva en ninguna responsabilidad a cargo de ODC.
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4. ACTIVIDADES
4.1 Condiciones Generales
Quienes ejecuten actividades en favor de ODC se comprometen a lo siguiente:
4.1.1. Preservar la seguridad de su personal, bienes e infraestructura por sus propios medios y bajo su responsabilidad (aún si ODC proporcionan cualquier lugar o personal para el bodegaje, custodia o cuidado), si para ello se necesita personal especializado debe gestionarlo mediante contratación de los servicios de seguridad privada que requieran cumpliendo con todas las disposiciones legales vigentes en Colombia, en especial las que regulan la actividad de Seguridad Privada contenidas en normas emitidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada según le sea aplicable.
4.1.2. Gestionar el correcto manejo de los riesgos de Seguridad Física, dentro de un contexto de responsabilidad social, basada en una política de promoción y respeto a los Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos.
4.1.3. Nominar un responsable de Seguridad Física asignado al sitio donde desarrollen sus labores (Área de Seguridad) encargado de realizar permanentemente el Análisis del Entorno y presentar ante el área de Seguridad Física de ODC todos los planes, procesos y procedimientos resultado de ese estudio encaminados a mitigar los riesgos de Seguridad Física relacionados con la operación, proyecto o tarea objeto del Contrato o de la Orden de Servicio.
4.1.4. Iniciar las actividades objeto del Contrato o de la Orden de Servicio según aquí se definen, solo hasta que se hayan evaluado y garantizado los recursos mínimos necesarios en materia de vigilancia, seguridad y coordinaciones con la Fuerza Pública, tales como: aseguramiento puntual o de área, seguridad de infraestructura y equipos, caravanas con cargas secas y material crítico.
4.1.5. Adoptar procedimientos para el control de movimientos de personas, vehículos, cargas, y bienes en el Área de Seguridad, para ello tomarán en cuenta las recomendaciones que se realicen por parte de la Fuerza Pública para el área donde se realiza la operación y el objeto del Contrato y/o de la Orden de Servicio, estableciendo Perfiles de Movilización que deben ser conocidos por todos sus empleados y el personal de contratistas.
4.1.6. Capacitar y entrenar a sus empleados para que desarrollen una cultura de seguridad fundamentada en competencias de Autoprotección y Auto seguridad.
4.1.7. Establecer un régimen de normas y procedimientos de seguridad, que demande de sus empleados, Subcontratistas y Subproveedores, el respeto y cumplimiento de las normas y reglamentos internos de convivencia, tales como: prohibición de porte xx xxxxx, visitas no autorizadas, toma de registros fotográficos y fílmicos, uso de alcohol y sustancias psicoactivas.
4.1.8. Mantener durante el desarrollo del objeto del Contrato y/o de la Orden de Servicio, según corresponda, los Análisis de Xxxxxxx informando oportunamente al equipo de Seguridad Física de ODC según el caso, sobre las conclusiones, cursos de acción y actividades desplegadas para contrarrestar posibles resultados negativos de dicho análisis.
4.1.9. Desarrollar un procedimiento en la selección de personal que contemple las verificaciones de
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seguridad necesarias a la luz de lo dispuesto en el Contrato y/o en la Orden de Servicio según el caso, incluyendo, entre otras, antecedentes penales, disciplinarios, administrativos y revisión de documentación relacionada en la hoja de vida.
4.1.10. Cumplir con las políticas y directrices frente a la seguridad de la información suministrada; así mismo generar controles especiales que impidan difundir aquellos procesos, normas o procedimientos de carácter confidencial que se aplican en Seguridad Física.
4.1.11. Todas las personas naturales contratadas por el Contratista o Proveedor según el caso, destinadas a la función de Seguridad Física, deberán ser sean idóneas para la tarea asignada. El perfil de este personal será revisado por el equipo de Seguridad Física de ODC según el caso.
4.1.12. Cumplir con el deber de denunciar ante las autoridades competentes toda conducta irregular proveniente de cualquier agente generador de inseguridad o violencia y atender los llamados que reciba de estos dentro del desarrollo de las investigaciones que se puedan adelantar.
4.1.13. Todos sus empleados y Subcontratistas o Sub-Proveedores según el caso, deberán manifestar por escrito, que acatan, aceptan y adoptan como propias las obligaciones adquiridas en el presente documento.
4.1.14. Las disposiciones incluidas en este documento son meramente enunciativas, y no limitan las obligaciones del Proveedor o Contratista respecto de la toma de todas las medidas necesarias o convenientes a efectos de garantizar que ni ODC, ni cualquiera de los actores involucrados directa o indirectamente en la ejecución del Contrato y/o de la Orden de Servicio, se verá afectado en alguna forma en lo que a Seguridad Física se refiere.
5. DIAGRAMA DE FLUJO
No aplica.
6. GLOSARIO
Análisis de Entorno: Es el proceso a través del cual la empresa identifica los factores estratégicos del entorno y de diferenciar entre oportunidades (factores que influyen positivamente) y amenazas (factores que influyen negativamente).
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Análisis de Riesgos: Es el estudio de las causas de posibles amenazas y probables eventos no deseados, los daños y consecuencias que éstas puedan producir, con el fin de establecer el nivel de riesgo.
Área de Seguridad: Sitio o área geográfica delimitada, en donde el Contratista o Proveedor desarrolla sus labores para la ejecución del objeto del Contrato y/o de la Orden de Servicios.
Autoprotección - Auto seguridad: Es un sistema de comportamientos y actitudes que se ponen en práctica a través de métodos y técnicas de prevención. El conocimiento de las medidas de autoprotección es la principal herramienta con la que contamos para evitar desgracias.
Contratista: Persona jurídica o natural que le presta servicios a ODC formalizados por un Contrato.
Fuerza Pública: Se refiere en conjunto a las Fuerzas Militares de Colombia (Ejército Nacional de Colombia, Armada de la República de Colombia y Fuerza Aérea Colombiana) y a la Policía Nacional de Colombia. De conformidad con lo establecido en los artículos 217 y 218 de la Constitución Política de Colombia, les corresponde a las Fuerzas Militares defender la soberanía, la independencia, la integridad del territorio nacional y del orden constitucional, y a la Policía Nacional de Colombia le corresponde mantener las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas asegurando así que los habitantes de Colombia convivan en paz.
Perfiles de Movilización: Aquellos que se definen de acuerdo a la criticidad, es importante evitar todo tipo de rutinas en tiempo y espacios, no transitar constantemente por las mismas vías a las mismas horas. Los delincuentes siempre estudian a sus víctimas, y esto les facilita su accionar. Se deben establecer con anticipación patrones de seguridad con el esquema de protección, coordinar los lugares a donde se va, el cómo y medidas de seguridad por implementar. Informe oportunamente a su esquema de seguridad; es clave el relacionamiento y coordinación con la Fuerza Pública.
Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos: Los "Principios Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos" publicados por primera vez en diciembre 20 de 2000, formulados por los gobiernos de los Estados Unidos y xxx Xxxxx Unido, así como por algunas compañías del sector extractivo y Organizaciones No Gubernamentales. Colombia, desde el 29 de octubre del 2009, hace parte de la plenaria de los gobiernos participantes.
Proveedor: Persona jurídica o natural que le suministra a ODC servicios, materiales o equipos formalizados a través de una Orden de Servicios u Orden de Compra.
Seguridad Física: Es el conjunto de mecanismos y acciones que buscan la detección y prevención de riesgos, con el fin de proteger y evitar que se materialicen eventos que atenten contra las personas, recursos o bienes materiales.
Seguridad Privada: Es la que prestan las empresas de servicios de seguridad con el objeto de proteger el conjunto de bienes y derechos para los que han sido contratadas. Habitualmente trabaja en forma auxiliar y complementaria a la Seguridad Pública, y requiere previa autorización, licencia o permiso expedido por las autoridades competentes.
Subcontratista: Entidad de negocio en la cadena de suministro que directa o indirectamente proporciona al Contratista bienes y/o servicios integrales que se utilizan en o para la producción de bienes y/o servicios de la empresa o del Contratista.
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Subproveedor: Entidad de negocio en la cadena de suministro que directa o indirectamente proporciona al Proveedor bienes y/o servicios integrales que se utilizan en o para la producción de bienes y/o servicios de la empresa o del Proveedor1
7. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
VERSIÓN | DESCRIPCIÓN | FECHA |
1 | Elaboración del documento. Homologación del documento “LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD FÍSICA PARA CONTRATISTAS” de ODL SF-G-001 Versión 2 del 19/12/2019. Aprobado por Presidencia ODC. | 25/05/2022 |
XXX XXXXX XXXXXXX Experto Gestión de Entorno |
Revisó |
XXXXXXX DE LA CALLE XXXXXXXX Presidente ODC |
Aprobó |
1 Definición tomada de la Norma SA 8000:2008