PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
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Expediente nº: KM/2009/017 Objeto de la contratación: Depósito y custodia de fondos documentales Tipo de contrato: Servicios Procedimiento:.Negociado Clase:.Ordinario |
El contrato que sobre la base del presente Pliego se realice, tendrá por objeto la contratación del Servicio de depósito y custodia de determinados Fondos documentales del Gobierno Xxxxx que comprende:
La prestación del servicio se realizará con arreglo a los requerimientos y condiciones que se acuerdan en el presente Xxxxxx, del que se derivarán los derechos y obligaciones de las partes contratantes.
Los fondos documentales están debidamente organizados y se conservan en contenedores normalizados propios del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi para su depósito en la empresa adjudicataria.
Los contenedores son de cartón y tienen dos formatos:
Todos los contenedores van precintados con flejes rotulados por el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
El número de fondos documentales en depósito y custodia variará a lo largo del contrato en función de nuevas incorporaciones y /o expurgos por lo que el adjudicatario se compromete a disponer de los recursos necesarios para su traslado y ubicación cuando se solicite el servicio.
El servicio a prestar por la adjudicataria se desarrollara con acuerdo a los siguientes procesos y fases:
La documentación que durante la vigencia del último contrato ha sido depositada en dependencias de la empresa adjudicataria permanecerá en las mismas hasta que la Administración ordene la cancelación del depósito y su traslado a otras dependencias.
La adjudicataria deberá acometer el traslado de los contenedores de su actual ubicación, realizando cuantas actividades sean necesarias para colocarlos en sus instalaciones y desarrollar los servicios contratados sin la mínima alteración de la gestión, corriendo de su cuenta los gastos que se pudieran derivar.
Para la realización del traslado, el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi hará entrega a la adjudicataria del inventario de la totalidad de los contenedores, documento que será considerado como Acta provisional de depósito de documentos.
El traslado de nuevos contenedores así como la entrega y devolución de contenedores consultados se efectuará en el plazo máximo de 24 horas desde la petición de la Administración. Todos los contenedores que hayan sido objeto del traslado estarán a disposición del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi para su consulta a las 48 horas posteriores a su traslado.
Durante el periodo del traslado, la empresa adjudicataria únicamente podrá facturar a la Administración el importe resultante del número de contendores depositado en sus dependencias y de las consultas realizadas a los mismos, en consonancia con los precios unitarios de la oferta presentada en conformidad con el Pliego de Condiciones Generales.
Una vez finalizado el traslado, la adjudicataria deberá entregar el inventario de contenedores depositados para formalizar la primera Acta de depósito que habrá de ser firmada por el Ilmo. Sr. Director de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y Administración Pública, en calidad de depositante y por el Apoderado de la empresa adjudicataria, como depositario, procediéndose de igual modo cada vez que se realicen depósitos de nuevos contenedores de documentos a lo largo de la vigencia del Contrato.
Se distinguen dos tipos de consulta:
Ambos tipos A) y B) son independientes, pudiendo solicitarse consultas de usuarios sin que por ello se acumulen en número y plazo de entrega las consultas con destino a reorganización de archivo.
Para las consultas de reorganización que se encuadren en el tramo entre 101 y 500 contenedores se considera un plazo de entrega de 72 horas, entendiéndose que en tal intervalo no se solaparán otras solicitudes adicionales de reorganización de archivo, no computándose tampoco en tal intervalo de plazo de entrega las horas correspondientes a jornadas que no tengan la consideración de laborales en el calendario del Gobierno Xxxxx.
La empresa adjudicataria pondrá a disposición del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi los medios telemáticos necesarios para la consulta del inventario y para la formalización de las peticiones y devoluciones de modo que en todo momento pueda conocer si un contenedor se encuentra disponible o prestado.
La adjudicataria quedará obligada a facilitar el acceso, así como garantizar el correcto funcionamiento de la aplicación informática dispuesta para la consulta del inventario y para la formalización de las peticiones y devoluciones.
A estos efectos, la Administración designará a las personas autorizadas para el acceso al servicio xx xxxxxxxx, devolución e incorporación de nuevos contenedores.
La solicitud de consulta se realizara mediante un formulario electrónico que contendrá los siguientes campos de información:
Los contenedores deberán ser entregados en la sede del Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, situado en el complejo de Lakua, x/ Xxxxxxxx 0 xx Xxxxxxx-Xxxxxxx.
Con carácter general las consultas con destino a usuarios deberán atenderse en un plazo no superior a una hora hasta 20 contenedores y 2 horas a partir de 21 contenedores, desde su petición.
Las peticiones de carácter urgente se entregaran inmediatamente.
Las consultas con destino a reorganización de archivo se atenderán en el plazo de 24 horas desde 51 a 100 contenedores y en 72 horas desde 101 a 500 contenedores.
Una vez consultada la documentación, la Administración procederá a su devolución al lugar de custodia. La empresa adjudicataria procederá a la retirada y traslado de los contenedores en un plazo de 24 horas desde la solicitud de retirada.
La solicitud de devolución se realizara mediante un formulario electrónico que contendrá los siguientes campos de información:
Tanto en el caso de consulta como en el de devolución, los formularios correspondientes se imprimirán y firmaran en duplicada ejemplar por el personal autorizado de la Adjudicataria y de la Administración.
La empresa adjudicataria dispondrá para la guarda y custodia de los bienes objeto de depósito de un local con capacidad mínima de 80.000 contenedores. Este número se podrá ampliar según las necesidades de la Administración, estimándose para el año 2009 un máximo de 100.000 contenedores.
Las instalaciones contarán con una capacidad mínima de 4.000 m3, con el material adecuado para el almacenamiento de documentación y dotadas se las medidas establecidas legalmente en materia de prevención y extinción de incendios, así como el resto de normas aplicables a la custodia de documentos y seguridad en materia de protección de datos.
En concreto, el local deberá disponer de los oportunos medios de seguridad, sistemas antirrobo y de detección de incendio, humos y humedades. El sistema de alarma debe estar conectado permanentemente con central de alarmas que coordine directamente con el Servicio de Bomberos, Policía Local y Dirección de la empresa. El número de extintores y otras medidas de protección deberá ajustarse a la legislación vigente.
La empresa deberá contar con los vehículos propios necesarios para el transporte de los documentos desde el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi al centro de custodia y viceversa.
La ubicación del centro de custodia deberá encontrarse en un municipio de la Comunidad Autónoma del País Xxxxx cuya distancia de la ciudad de Vitoria-Gasteiz no sea superior a los 30 Km.
Las consultas se realizarán durante todos los días laborables del año dentro de la siguiente franja horaria:
De lunes a jueves Mañanas: 8 h. 30´ a 13 h. Tardes: 14: 30h a 17: 30 h
Viernes Mañanas de 8 h. a 15 horas
De lunes a viernes Mañanas de: 8 h. a 14 h. 30´
La oferta económica deberá hacer referencia a cada uno de los servicios que a continuación se detallan:
El coste mensual de custodia derivado de la incorporación de nuevos contenedores será proporcional al número de días restantes de ese mes contados desde el momento de su depósito
El precio unitario por cada tipo de servicio ofertado por la empresa adjudicataria incluirá todos los gastos derivados para la ejecución del mismo
Mensualmente, junto con la factura, el depositario entregará al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi los siguientes listados:
- Contenedores examinados y devueltos Nº de identificación del contenedor Funcionario solicitante Fecha de la solicitud Fecha de la devolución Días fuera del lugar de depósito
.- Contenedores examinados y no devueltos Nº de identificación del contenedor Funcionario solicitante Fecha de solicitud Días fuera del lugar de depósito
La empresa adjudicataria deberá cumplir con todas las obligaciones específicas en la legislación sobre riesgos laborales pudiendo la Administración controlar el cumplimiento de dicha legislación por parte de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria estará obligada a dotar al personal que utilice para la ejecución de los trabajos contratados de todos los medios de seguridad necesarios, protecciones colectivas y personales, cumpliendo así la legislación de prevención de riesgos laborales.
La ejecución del contrato se realizará a riesgo y xxxxxxx del contratista. En caso de accidente o perjuicio de cualquier género ocurrido a los trabajadores o trabajadoras de la empresa adjudicataria con motivo de la prestación de los servicios a los que se refiere la presente contratación, el empresario asumirá las obligaciones que le correspondan en su cualidad de empleador con arreglo a la legislación vigente sin que ninguna responsabilidad por estos motivos alcance a la Administración.
En el desarrollo de los trabajos objeto de la presente contratación, será de obligado cumplimiento toda la actual normativa legal de carácter técnica y también la que pudiera producirse durante el periodo de vigencia del contrato.
Las empresas licitadoras deberán aportar cuantos documentos estimen oportunos a efectos de precisar su capacidad material y técnica junto con la memoria técnica en la que expresamente al menos incluirán los siguientes apartados:
Programa de procedimientos y desarrollo operativo que se propone llevar a cabo para garantizar la correcta ejecución del servicio. Deberán detallarse los procedimientos de traslado, tiempos de recogida, consultas y devoluciones.
El contratista incluirá las medidas preventivas adecuadas a los riesgos que conlleven los trabajos que precisa el objeto de la presente contratación de acuerdo con la Ley 31/95, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborables
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Vitoria-Gasteiz, 15/12/2008 |
Jefe del Servicio de Archivo, Biblioteca, Documentación y Biblioteca
Fdo.: Xxxxxx XXXXXXX