PROCESO PRE CONTRACTUAL CÓDIGO PPPD08
ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Profesional Oficina Asesora de Planeación |
REVISÓ: Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Jefe Oficina Asesora de Planeación |
APROBÓ: Secretario General |
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FECHA: 15/10/2014 |
FECHA: 01/12/2014 |
FECHA: 19/12/2014 |
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OBJETIVO |
Realizar la orden de compra a través de la realización de actos pre contractuales siguiendo el procedimiento establecido en la normatividad vigente para el procedimiento de Acuerdos Marco de Precios para adquirir bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, con el fin de satisfacer una necesidad de la entidad. |
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ALCANCE |
Inicia con la recepción de la solicitud de contratación con todos sus soportes (Estudio y Documentos Previos), continúa con el ingreso de los datos necesarios en el formulario para tal fin en la Tienda Virtual, y termina con la colocación de la orden de compra correspondiente y el archivo de la carpeta contractual. |
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AMBITO DE APLICACIÓN |
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión. |
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DEFINICIONES |
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Acuerdo
Marco de Precios: Es el
contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra
Eficiente, para la provisión a las Entidades Estatales de
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la
forma, plazo y condiciones establecidas en éste. Entidades Compradoras: Son las entidades a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007, y las que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 que adquieren Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través del Acuerdo Marco de Precios y en consecuencia generan Órdenes de Compra.
Operación
Principal de Acuerdos Marco de Precios: Es
el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por
Colombia Compra Eficiente para la celebración de un Acuerdo
Marco de Precios y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y
los Proveedores. Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios: Son las actividades que debe adelantar la Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar los bines o servicios amparadas en un Acuerdo Marco de Precios.
Orden de Compra: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora.
Proveedor:
Es quien ha suscrito un
Acuerdo Marco de Precios como resultado de un proceso de
licitación y en consecuencia está en capacidad de entregar
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a las
Entidades Compradoras al amparo de un Acuerdo Marco de Precios. Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores a través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco de Precios.
Usuario Comprador: Es el usuario en la Tienda Virtual a través del cual se realiza la Solicitud de Compra. Le corresponde a la Subdirección Administrativa, quien tiene la función reglamentaria de adelantar la contratación de la Entidad.
Usuario Ordenador del Gasto: Es el usuario en la Tienda Virtual quien aprueba la Solicitud de Compra elevada por el Usuario Comprador y emite la Orden de Compra correspondiente.
Catálogo de la Tienda Virtual: Lugar en la Tienda Virtual donde se visualizan los bienes y servicios de Condiciones Técnicas Uniformes que se pueden adquirir a través de Acuerdos Marco de Precios.
Solicitud de Cotización: Etapa previa a la Solicitud de Compra, en el cual se solicita cotización a los proveedores adheridos al Acuerdo Marco de Precios, con el fin que oferten. Se realiza sí el Acuerdo Marco de Precios así lo establece.
SIIF: Es el Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que hace referencia el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
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NORMAS |
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REQUISITO LEGAL |
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO |
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Ley 80 de 1993 “Por medio del cual se expidió el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública” |
Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma. |
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Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos” |
Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma. |
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Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional” |
Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma. Puntualmente el Artículo 2.2.1.2.1.2.7 Decreto 1082 de 2015 relacionada con la Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN |
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1. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso pre contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01. 2.Las Entidades Estatales de la rama ejecutiva del orden nacional están obligadas a adquirir los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes que requieren a través del Acuerdo Marco de Precios vigentes.
3.Colombia Compra Eficiente está encargada de la administración de los Acuerdos Marco de Precios y en consecuencia, ofrece a los Proveedores y a las Entidades Compradoras la Tienda Virtual del Estado Colombiano, a través de la cual deben adelantarse las transacciones derivadas del Acuerdo Marco de Precios. Los términos y condiciones particulares de un Acuerdo Marco de Precios están definidos en el texto del mismo.
4. Las partes de un Acuerdo Marco de Precios son los Proveedores seleccionados en el marco de la licitación pública y Colombia Compra Eficiente. Las Entidades Compradoras son parte del Acuerdo Marco de Precios a partir de la fecha en la cual colocan una Orden de Compra al amparo del mismo.
5. En un Acuerdo Marco de Precios hay: (i) una Operación Principal en la cual Colombia Compra Eficiente hace los estudios para estructurar el Acuerdo Marco de Precios, prepara los Documentos del Proceso, selecciona los Proveedores y celebra el Acuerdo Marco de Precios; y (b) una Operación Secundaria, en la cual la Entidad Compradora compra, recibe y paga el bien o servicio al amparo del Acuerdo Marco de Precios.
6. La Entidad en la etapa de planeación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.
7. La selección de los proveedores para un Acuerdo Marco de Xxxxxxx debe hacerse por licitación pública de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y por el artículo 49 del Decreto 1510 de 2013. En consecuencia, todos los Acuerdos Marco de Precios suscritos por Colombia Compra Eficiente son el resultado de un Proceso de Contratación efectuado bajo la modalidad de la licitación pública.
0.Xx Orden de Compra es el contrato entre el Proveedor y la Entidad Compradora, y el Acuerdo Marco de Precios hace parte del mismo
9. La Entidad Compradora está obligada a elaborar estudios y documentos previos para adquirir bienes o servicios al amparo de los Acuerdos Marco de Precios. Para el efecto, Colombia Compra Eficiente ha dispuesto en la Tienda Virtual del Estado Colombiano un formulario en el cual la Entidad Compradora debe elaborar los estudios y documentos previos.
10. La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones más favorables para la Entidad Compradora teniendo en cuenta que el criterio para escoger la mejor oferta en esta selección abreviada es el precio. En los estudios y documentos previos la Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar las condiciones de uno u otro Proveedor como las más favorables.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO |
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id |
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? |
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO? |
ÁREA RESPONSABLE |
CARGO |
ÁREA PARTICIPANTE |
REGISTRO |
1 |
Recibir la solicitud de contratación |
Se recibe memorando a través del Sistema de Gestión Documental y en físico junto con estudio previo y los soportes respectivos firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante.
La solicitud se registra en la planilla de correspondencia.
Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en el numeral 3.1.1 “Solicitud de contratación”.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
Dependencia Solicitante de la contratación |
Memorando con código ASFL01
Estudio previo acuerdo marco de precios, código PPFT14
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2 |
Repartir el trámite |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios reparte la solicitud de contratación al Profesional correspondiente, a través de Sistema de Gestión Documental, el que es registrado por la Personal técnico o asistencial en la planilla de correspondencia. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador, técnico o asistencial |
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3 |
Revisar la solicitud de contratación con todos sus soportes |
El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de la solicitud, la cual debe contener los estudios previos y soportes firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante.
Una vez identificado que bien o servicio es de Características técnicas Uniformes, continúa con el numeral 4. Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en los siguientes numerales 3.1.1 “Solicitud de contratación”, 3.2. “Estudios del sector” y numeral 3.1.3 “Estudio xxx xxxxxxx” y 3.7.1.2 “Selección Abreviada”. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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4 |
Buscar el bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano |
El Profesional responsable debe ingresar a través del usuario comprador en el catálogo de la tienda virtual, y buscar el bien o servicio requerido por la Entidad.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Dependencia Solicitante |
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5 |
Realizar el análisis de las condiciones para adquirir los bienes y servicios existentes en el Catálogo de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. |
Seguidamente consulta el Acuerdo Marco de Precios correspondiente, las especificaciones técnicas del bien o servicio, los criterios de selección del proveedor y la información detallada del catálogo del Acuerdo Marco de Precios.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Dependencia Solicitante |
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6 |
Realizar la solicitud de cotización (Si procede) |
A través del Usuario Comprador, el Profesional responsable solicita cotización de los bienes o servicios requeridos por la Entidad a los proveedores y selecciona la plantilla correspondiente al bien o servicio que planea adquirir.
Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso.
Se diligencia la solicitud de cotización. Una vez diligenciados los campos, la Entidad Compradora debe enviar la solicitud de cotización.
Recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Dependencia Solicitante |
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7 |
Realizar la solicitud de Compra |
El Profesional responsable a través del Usuario Comprador, diligencia el formulario de solicitud de compra, una vez seleccionado el proveedor que ofrezca las mejores condiciones de calidad y precio.
En esta solicitud se ingresan datos como: (i) NIT de la Entidad; ii) Destinación del Gasto: Funcionamiento o Inversión; iii. Origen de los Recursos: Nación o Propios; iv. Supervisor de la Orden de Compra; v. Correo electrónico del Supervisor de la Orden de Compra; vi. Teléfono del Supervisor de la Orden de Compra (Se recomienda móvil); vii. Vencimiento de la Orden de Compra (Fecha hasta la cual se proveerá el bien o servicio) y viii. Especificaciones Adicionales de Entrega (en este campo se pueden ingresar condiciones adicionales para la entrega del bien o servicio).
Así mismo debe ingresarse la descripción de la necesidad del bien o servicio. Este campo tiene un alcance máximo de 500 caracteres.
En esta etapa debe contarse con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Téngase en cuenta que la Tienda Virtual se encuentra enlazado con el SIIF, así que para la colocación de la Orden de Compra, la Tienda Virtual verifica la existencia del CDP.
Así mismo, la Tienda Virtual no deja pasar a aprobación del Ordenador del Gasto la Solicitud de Compra sí el CDP no es ingresado.
Finalmente, en el formulario deben anexarse los demás documentos previos, que el Acuerdo Marco de Precios establezca. |
Subdirección Administrativa |
Subdirector Administrativo o a quien éste delegue |
Dependencia Solicitante |
Solicitud de Compra |
8 |
Aprobar la Solicitud de Compra |
A través del Usuario Ordenador del Gasto, el Secretario General o a quien éste Delegue debe impartir aprobación a la Solicitud de Compra generada a través del Usuario Comprador.
La aprobación de la Solicitud de Compra puede realizarse ya sea a través de la Tienda Virtual o a través de una orden impartida a través de correo electrónico a la Tienda Virtual, respondiendo el correo generado por la Tienda Virtual con la palabra “approved”.
Si el Ordenador del Gasto no está de acuerdo con la Solicitud de Xxxxxx, éste podrá rechazarla y devolver la solicitud de compra, justificando las razones de la decisión. |
Secretaría General |
Secretario General |
Subdirección Administrativa |
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9 |
Realizar la Orden de Compra |
Una vez aprobada la solicitud de compra, se emite una Orden de Compra, la cual automáticamente se traslada al proveedor seleccionado, para que éste dé inicio al suministro de bien o servicios, de acuerdo con las condiciones señaladas en el Acuerdo Marco de Precios.
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Grupo de Contratación |
Profesional |
Dependencia Solicitante |
Orden de Compra |
10 |
Realizar el Registro Presupuestal |
El Coordinador de Presupuesto de la Subdirección Financiera de la Entidad debe llevar a cabo a través del SIIF el registro presupuestal del compromiso.
Para tal fin, el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios entrega a El Coordinador de Presupuesto copia de la Orden de Compra y los Datos del Proveedor (donde se evidencia el número de cuenta bancaria del proveedor) obtenidos de la Tienda Virtual. La copia del Registro Presupuestal debe ser remitido al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para que repose en el expediente contractual.
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Grupo de Presupuesto |
Coordinadora del Grupo de Presupuesto |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Orden de Compra, Registro Presupuestal |
11 |
Ingresar la Orden de Compra en la Base de Datos del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
El Personal técnico o asistencial a cargo de esta función, ingresa en la base de datos de los contratos del Grupo de Contratación la Orden de Compra Generada.
Tenga en cuenta que la Orden de Compra contiene un número generado por la Tienda Virtual. Así que para efectos externos, debe referirse a la Orden de Compra con el número otorgado por el sistema.
El número interno es para efectos internos de la Entidad. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
técnico o asistencial |
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12 |
Solicitar la constitución de Garantías |
Si a ello hubiere lugar, el Profesional responsable entrega o remite por correo electrónico al Contratista copia de la orden de compra, a fin que se constituyan las garantías.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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13 |
Aprobar las Pólizas |
Recibida la póliza correspondiente, el Profesional responsable verifica los elementos de la misma, asegurándose que cumpla con lo estipulado en la Orden de Compra.
De ser positiva la verificación, el Profesional responsable procede a proyectar la aprobación de Póliza mediante formato PCFT02, la cual se traslada al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, para su revisión y posterior suscripción.
Una vez suscrita por El Coordinador, el documento es archivado en el respectivo expediente contractual.
En caso de ser negativa la verificación, el Profesional requiere al contratista vía correo electrónico para que realice la actividad tendiente a ajustar la póliza, dando al contratista un plazo perentorio; una vez ajustada se procede a proyectar la aprobación de la póliza. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador, Profesional |
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Acta de aprobación garantía única de cumplimiento, código PCFT02 |
14 |
Realizar el memorando de comunicación de Designación de Supervisor y Acta de Inicio |
El Profesional responsable proyecta en Sistema de Gestión Documental Memorando dirigido al Supervisor, remite a éste copia de la orden de compra, del documento de aprobación de la póliza si a ello hubiere lugar y del registro presupuestal, indicándole que debe atender las obligaciones como supervisor o interventor que se encuentran contenidas en el Manual de Contratación.
El memorando pasa a revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través de Sistema de Gestión Documental. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador, Profesional
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Memorando |
15 |
Revisar y suscribir la comunicación de la designación de supervisión |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios adelanta la revisión de los documentos y soportes.
Si el documento requiere ajustes pasa al Profesional responsable para que realice las modificaciones que correspondan.
Si no requiere ajustes, se suscribe por El Coordinador del Grupo de Contratación.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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16 |
Archivar en la carpeta contractual |
El Profesional responsable entrega al auxiliar administrativo, la carpeta contractual organizada conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo al auxiliar administrativo.
El auxiliar administrativo revisar la carpeta contractual conforme a la lista de chequeo, a tabla de retención documental y a las normas de archivo, una vez está conforme la carpeta, procede a foliarla y a archivarla |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional, técnico o asistencial
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PUNTOS DE CONTROL |
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ID |
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA |
MÉTODO DE CONTROL |
FRECUENCIA |
RESPONSABLE |
REGISTRO |
1 |
Recibir la solicitud de contratación |
Revisar si se trata de un bien o servicio de condiciones técnicas uniformes y verificar que se reciba la documentación debidamente firmada y con todos sus soportes |
Una vez |
Profesional |
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4 |
Buscar el bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano |
Verificando el bien o servicio en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y revisar si existe acuerdo marco de precios |
Una vez |
Profesional |
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7 |
Realizar la solicitud de Compra |
Tramitar el CDP y verificar la expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal y contar con este antes de efectuar la solicitud de Compra |
Una vez |
Dependencia Solicitante |
CDP |
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