Guía de Servicios de Licitación Electrónica para Órganos de Contratación II

El presente documento detalla los Servicios de Licitación Electrónica en la Plataforma de Contratación del Sector Público (en adelante Plataforma, o PLACSP) para usuarios de Órganos de Contratación, una vez reciben la propuesta de adjudicación del órgano de asistencia.

Básicamente, los servicios de Licitación Electrónica permiten la preparación y presentación de ofertas telemáticamente por el licitador, la custodia electrónica de las mismas por el sistema y la apertura y evaluación electrónica de la documentación por los miembros del órgano de asistencia. Para ello, es preciso que el usuario del órgano de contratación configure el procedimiento atendiendo a unas reglas que aplican a licitaciones de carácter electrónico.

En concreto, en la presente guía se documenta cómo el órgano de contratación debe realizar el requerimiento electrónico de documentación al mejor valorado, una vez recibida la propuesta de adjudicación del órgano de asistencia, como paso necesario para proceder a la adjudicación del contrato. De igual modo, se describe el proceso de remisión del contrato al licitador para su firma electrónica y la forma de visualizar su contenido para su posterior publicación en el anuncio de formalización. Finalmente, se describe la posibilidad de descarga de toda la documentación en formato ENI.

Se recuerda que también son posibles en la Plataforma de Contratación del Sector Público otras formas de resolver, como el desierto, la renuncia o el desistimiento.

En lo que se refiere al empleo de estos servicios por el Órgano de Contratación, es requisito inexcusable tener alojado su perfil del contratante en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

En cuanto a los requisitos técnicos para su uso son muy simples: conexión a Internet, navegador (exceptuando Chrome y Edge) con una versión de Java actualizada (preferentemente a partir de la v1.8) y certificado electrónico reconocido por la Administración General del Estado.

En la fase de licitación entra un nuevo actor en acción: los Órganos de Asistencia (OA). Éste actor realiza la apertura y calificación de la documentación y valora las ofertas. Adicionalmente, el sistema le permite realizar tareas de naturaleza eminentemente administrativa, como gestión de convocatorias, sesiones y actas. Se suma, por lo tanto, a los Órganos de Contratación (OC) y a los Operadores Económicos (UOE) como destinatarios de los servicios que ofrece la Plataforma de Contratación del Sector Público. Tanto los órganos de asistencia como los usuarios operadores económicos tienen sus propias guías de uso del sistema de Licitación Electrónica.

Existe una primera parte de esta “Guía de Servicios de Licitación Electrónica para Órganos de Contratación”, que se centra en la configuración de la licitación.

Por otra parte, le recomendamos la lectura de la “Guía de Publicación del resultado de la licitación”, donde se le mostrará qué hacer después de comprobar la documentación del licitador mejor valorado.

2. SERVICIOS ORIENTADOS AL ÓRGANO DE CONTRATACIÓN II

2.1 Propuesta de Adjudicación.

2.1.1 Vista Propuesta de adjudicación

La propuesta de adjudicación cierra el conjunto de acciones que puede realizar el órgano de asistencia en la fase de licitación. Se configura como una lista ordenada de los licitadores que han presentado oferta, por orden decreciente de puntuación. La propuesta de adjudicación tiene como objetivo la selección de la oferta más ventajosa para el interés público.

La propuesta se eleva al órgano de contratación, quien podrá visualizarla en el Espacio Virtual de Licitación (EVL), que es un área exclusiva de un procedimiento de contratación concreto que la Plataforma pone a disposición de un perfil del contratante determinado.

Cuando el usuario del órgano de contratación accede a la Plataforma, una vez se ha elevado la propuesta de adjudicación electrónica, recibe un aviso en la página de Inicio con enlace directo a la misma (figura 1).

NOTA: para poder visualizar la propuesta de adjudicación es necesario ser el publicador propietario de la licitación, cualquiera de los Administradores del órgano de contratación o, en todo caso, el Responsable del órgano de contratación.

(Figura 1 – Aviso en la Página de Inicio del usuario registrado).

Otra forma de visualizar la propuesta, menos directa, es localizar la licitación y, dentro de su Espacio Virtual de Licitación, navegar a la pestaña Resolución como usuario del órgano de contratación (figura 2).

NOTA: la propuesta de adjudicación sólo estará disponible en la Plataforma de Contratación del Sector Público para procedimientos electrónicos. Recuerde que en el caso de licitaciones manuales, el usuario del órgano de contratación deberá registrar manualmente los licitadores en la pestaña correspondiente, realizar la admisión o exclusión y, ya en la pestaña Resolución, cumplimentar aquellos datos necesarios para el requerimiento y la posterior adjudicación.

(Figura 2 – Acceso a la propuesta de adjudicación).

Una vez en la pestaña Resolución, se muestran dos áreas perfectamente diferenciadas. En la parte superior (figura 3) se ubica el enlace a la propuesta de adjudicación. En la parte inferior, el enlace a la resolución. Esta última, también se muestra en procedimientos manuales.

(Figura 3 – Enlace a la propuesta de adjudicación y a la Resolución).

2.1.2 Información

Cuando se pulsa el enlace a la propuesta de adjudicación, el sistema devuelve la lista de licitadores por orden decreciente de puntuación, con las siguientes columnas (figura 4):

• Propuesta: se muestra automáticamente marcada la casilla correspondiente al licitador propuesto por la mesa. No se puede actualizar (desmarcar el propuesto o marcar un licitador no propuesto). El órgano de asistencia también puede haber propuesto desierto.

• Adjudica: el usuario del órgano de contratación podrá marcar la casilla correspondiente al licitador propuesto, haciendo suya la decisión del órgano de asistencia, o desviarse del criterio de la mesa, adjudicando a un nuevo licitador, que no es el mejor valorado.

• Licitador: esta columna contiene el NIF, la Razón Social y la fecha de presentación de la oferta.

• Estado del licitador: indica cuál es el estado del licitador al finalizar la fase de licitación. En la lista se muestran tanto los admitidos como los excluidos, por no haber alcanzado la puntuación mínima o haber sido inadmitidos en la fase de calificación de la documentación administrativa.

• PT CJV: puntuación obtenida en el sobre de criterios sometidos a un juicio de valor.

• PT CAF: puntuación obtenida en el sobre de criterios sometidos a fórmula matemática.

• PT TOTAL: puntuación total obtenida en el proceso.

• Orden: orden del licitador en la lista que incluye la propuesta de adjudicación.

• Oferta: enlace para la descarga de la documentación presentada por el licitador.

(Figura 4 – Vista de la propuesta de adjudicación).

En la parte inferior de la pantalla, se muestran los siguientes campos (figura 5):

• Desierto: vendrá marcada automáticamente si no se han recibido ofertas o la mesa de contratación no ha encontrado un candidato que haya superado la puntuación mínima. No es un campo actualizable.

• Justificación: se hereda el motivo que el órgano de asistencia haya registrado en el acto de propuesta de adjudicación.

2.1.3 Acciones

Además de la información que se muestra en las columnas, es posible realizar una serie de acciones que se detallarán en apartados siguientes (figura 5).

• Proponer mejor valorado: el órgano de contratación, una vez que señala cuál es el adjudicatario en la columna Adjudica, pulsa este botón para realizar el requerimiento de documentación a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público.

• Proponer desierto: ya sea porque no ha habido ofertas o porque ninguna de ellas ha alcanzado la puntuación mínima, el órgano ha decidido proponer desierto. Para publicar este anuncio, el órgano de contratación debe pulsar proponer desierto.

• Adjudicación: para adjudicar el procedimiento directamente, sin necesidad de realizar el requerimiento electrónico de documentación.

(Figura 5 – Acciones de la propuesta de adjudicación).

2.2 Requerimiento de documentación.

2.2.1 Visión General

El requerimiento de documentación supone la solicitud al adjudicatario propuesto de la documentación necesaria para poder adjudicar.

El requerimiento de documentación es un tipo de comunicación que siempre se ha podido emitir haciendo uso de los servicios de la Plataforma de Contratación del Sector Público. Asimismo, el licitador podía leer el contenido de la documentación, siempre que fuera un usuario registrado de la Plataforma. Sin embargo, desde la puesta en producción de los servicios de Licitación Electrónica es posible no sólo la emisión de la comunicación por el órgano de contratación y su lectura por el interesado, sino también el envío de la documentación a través de la Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas y su descarga para que obre en el expediente.

Para la preparación y envío posterior de la documentación por el licitador, es necesario que el órgano de contratación configure el sobre del requerimiento en el apartado Preparación de los sobres de la oferta de la pestaña PCAP (figura 6), donde indicará qué solicita y cómo.

(Figura 6 – Definición del sobre de requerimiento).

NOTA: la definición del sobre se ilustrará en un apartado posterior. No obstante, no difiere de la configuración del resto de sobres.

NOTA: si desea realizar el requerimiento de documentación a través de PLACSP pero no recibir la respuesta a través de la Herramienta, sino físicamente en un Registro, la Plataforma lo permite incluso

en procedimientos electrónicos. Simplemente, configurará la comunicación pero NO el sobre de requerimiento.

2.2.2 Configuración del Requerimiento

Para realizar el requerimiento de documentación es condición indispensable que el usuario del órgano de contratación marque la casilla de la columna Adjudica del licitador al que va a requerir la acreditación de los requisitos preciso para la adjudicación (figura 7).

(Figura 7 – Selección del adjudicatario propuesto).

A continuación, debe pulsar el botón Proponer mejor valorado (figura 8).

(Figura 8 – Proponer mejor valorado).

Esta acción nos lleva a los Datos de la Resolución, donde se muestra el nombre del adjudicatario propuesto, y el tipo Resolución “Mejor Valorado: Requerimiento de documentación” (figura 9).

NOTA: NO es necesario llevar a cabo ninguna actualización en esta pantalla cuando se realiza el requerimiento de documentación. La información se registra automáticamente por el sistema.

La única acción que debe realizar el usuario es pulsar el botón Aceptar (figura 9) y, a continuación, Guardar Licitación (figura 10).

NOTA: no olvide pulsar Guardar Licitación para que la información se consolide en la base de datos.

(Figura 9 – Registro automático de Datos de Resolución).

(Figura 10 – Guardar Licitación).

Una vez realizados los pasos anteriores habría que:

• Configurar el sobre en la pestaña PCAP >> Preparación de los sobres de la oferta (figura 6) SÓLO SI QUIERE RECIBIR LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA. Recuerde que si no configura el sobre puede realizar igualmente el envío de la comunicación a través de la Plataforma, pero lo que no recibirá es la documentación del licitador de forma telemática ni podrá descargarla.

• Configurar la comunicación y enviarla en la pestaña Comunicaciones, que se ilustrará en el siguiente apartado.

Como ya se ha indicado más arriba, la configuración del sobre de requerimiento de documentación no se diferencia sustancialmente de la configuración de cualquiera de los otros sobres (Guía de “Los Servicios de Licitación Electrónica para los Órganos de Contratación I: Configuración de la Licitación”).

En primer lugar, en la pestaña Datos Generales (figura 11) se deben introducir los siguientes datos:

• Sobre: nombre del sobre.

• Tipo de sobre: deberá seleccionar Requerimiento de documentación.

• Descripción: indique una descripción del sobre, que servirá para que el licitador obtenga un resumen aclaratorio de la documentación que debe presentar.

• Evento de apertura: en este caso, no tiene que indicar cuándo se abrirá el sobre, puesto que no se hará en sesión.

Pulse el botón Guardar para consolidar los datos.

(Figura 11 – Datos Generales: Sobre de Requerimiento de documentación).

En la siguiente pestaña, Condiciones de Presentación, indicamos las características de Firma.

(Figura 12 – Condiciones de Presentación: Sobre de Requerimiento de documentación).

NOTA: puesto que la opción de Firma viene habilitada por defecto, y las otras condiciones no aplican para este sobre, NO REALICE ningún cambio en esta pestaña, salvo que desee que el sobre no venga firmado.

Por último, debe indicar cuál va a ser el contenido que requerirá al licitador propuesto para efectuar la adjudicación del contrato. Para ello, pulse la pestaña Contenido del sobre.

En esta pestaña puede introducir cuantos documentos precise, para lo que deberá pulsar el botón Nuevo documento a solicitar en el sobre (figura 13).

(Figura 13 – Condiciones de Presentación: Sobre de Requerimiento de documentación).

A continuación, debe definir las características de los documentos que va a solicitar en el requerimiento (figura 14).

• Nombre: nombre del documento.

• Formato de documento: puede seleccionar cualquiera de los que muestra la lista. Si le es indiferente el formato o no es ninguno de los incluidos en la lista, seleccione la opción Otros.

• Requerir Firma: indique si desea que el documento que presenta el licitador vaya firmado electrónicamente por la Herramienta de Preparación y Presentación de ofertas de la Plataforma.

• Texto de ayuda: información aclaratoria para el licitador en relación con el documento que ha de presentar.

NOTA: se presume que tanto el empleo de plantilla como adjuntar un programa facilitador para elaborar un documento no se emplearán en este tipo de sobre. No obstante, la Plataforma los mantiene por si algún organismo manejara modelos para este tipo de documentación.

(Figura 14 – Condiciones de Presentación: Sobre de Requerimiento de documentación).

Pulse el botón Guardar para recoger los cambios en la base de datos.

Finalmente, y una vez dados de alta todos los documentos precisos, el sobre ofrece la siguiente vista general (figura 15), en la que se listan el conjunto de documentos.

NOTA: recuerde que, si usted dispone de la autorización del licitador para consultar datos que obran en sistemas terceros de la Administración, podrá consultar dichos sistemas a través de la Plataforma, en lugar de solicitar la documentación (Caja General de Depósito y ROLECE).

(Figura 15 – Condiciones de Presentación: Sobre de Requerimiento de documentación).

Para que se guarde de forma definitiva la información del sobre el sistema le advierte de que debe pulsar el botón Guardar Licitación (figura 16).

(Figura 16 – Guardar Licitación para el Sobre de Requerimiento de documentación).

2.2.3 Configuración de la comunicación y envío del Requerimiento

Una vez configurado el sobre, el último paso previo al envío electrónico del requerimiento es la configuración de la comunicación. Para ello, navegue a la pestaña Comunicaciones y escoja el tipo Requerimiento de documentación (figura 17).

(Figura 17 – Selección del tipo de comunicación “Requerimiento de documentación”).

Se muestra la siguiente pantalla (figura 18) cuyos campos y acciones se describen más abajo.

(Figura 18 – Configuración de la comunicación “Requerimiento de documentación”).

• Por defecto, el sistema activa la casilla correspondiente a la Empresa a la que se va a requerir la documentación justificativa.

• El sistema solicita la introducción del importe de la garantía definitiva.

• Existen dos columnas que indican si el licitador está Registrado en la Plataforma y si se le ha realizado esta misma comunicación con anterioridad (Comunicado, sí o no).

• El usuario tiene la opción de pre-visualizar el contenido de la comunicación con anterioridad a su envío.

• El órgano de contratación deberá indicar la fecha límite de respuesta de la documentación. Este campo aparece habilitado sólo en los casos en que la comunicación exija respuesta por el licitador.

• Se puede registrar un texto aclaratorio de la comunicación y anexar un documento, que podrá descargar el licitador.

• El usuario deberá marcar la casilla del sobre del requerimiento, en todo caso, si desea recibir la documentación electrónicamente a través de la Plataforma.

• Por último, puede Guardar el contenido para enviarlo después, Ver el Correo que recibirá el licitador o, directamente, Comunicar el requerimiento.

2.2.4 Seguimiento de la comunicación de Requerimiento

El usuario puede comprobar si el licitador ha leído la comunicación y descargado el acuse de lectura, en su caso. Para ello, debe pulsar el enlace Búsqueda de Comunicaciones de la pestaña Comunicaciones (figura 19).

(Figura 19 – Acceso al seguimiento de la comunicación “Requerimiento de documentación”).

Para localizar directamente la comunicación, filtre por Tipo de Comunicación Requerimiento de documentación (figura 20).

(Figura 20 – Detalle de la comunicación de requerimiento).

La pantalla ofrece la siguiente información organizada en columnas:

• Nombre de la empresa: identifica el licitador al que se ha remitido la comunicación.

• NIF: Número de Identificación del licitador.

• Tipo de Comunicación: en este caso Requerimiento de documentación. Recuerde que tiene a su disposición múltiples tipos de comunicaciones (Consulte “Guía de envío de comunicaciones a licitadores”).

• Comunicado: muestra fecha y hora en que se envió la comunicación.

• Leído: informa si el licitador ha accedido o no al contenido de la comunicación.

• Ver documentos: el órgano de contratación tiene a su disposición la visualización y descarga del contenido de la comunicación en formatos pdf y xml, así como el sello de tiempo que acredita de forma fehaciente el envío de la comunicación y la integridad del contenido.

• Copia electrónica: permite el acceso a la documentación que envía el licitador como copia electrónica auténtica, incluida la firma electrónica incrustada en el documento,

• También, es posible realizar una descarga masiva de la documentación pulsando el botón Descargar Documentación.

Cuando el licitador lee la comunicación, se muestra información en la columna Leído y NIF (figura 21):

(Figura 21 – Información sobre la lectura de la comunicación accediendo mediante certificado electrónico en la

Plataforma).

Fecha y hora de la lectura de la comunicación, identificándose el NIF (o correo electrónico) de la persona que ha leído la comunicación. El detalle de la identidad del lector se obtiene pulsando el enlace Ver, que muestra un acuse de lectura con sello de tiempo (figura 22). El acuse de lectura se puede descargar e imprimir pulsando el botón Imprimir.

NOTA: el acuse de lectura ofrecerá datos de la identidad del destinatario cuando éste acceda al contenido de la comunicación accediendo a la Plataforma y presentando un certificado electrónico. Sin embargo, también se ofrece al licitador la posibilidad de acceder al contenido pulsando un enlace directo en el correo electrónico de aviso que recibe en su dirección a efectos de comunicaciones. En este caso, el acuse de lectura mostrará el correo electrónico desde el que se haya accedido.

(Figura 22 – Acuse de lectura de la comunicación leída accediendo mediante certificado electrónico en la Plataforma).

A continuación, se muestra un ejemplo de la información que obtiene el usuario del órgano de contratación (figura 23) y del acuse de lectura (figura 24) cuando el licitador accede al contenido de la comunicación mediante el enlace directo del correo electrónico.

(Figura 23 – Información sobre la lectura de la comunicación leída directamente desde el correo de aviso).

(Figura 24 – Acuse de lectura de la comunicación leída directamente desde el correo de aviso).

2.3 Acceso a la documentación.

La Plataforma de Contratación del Sector Público permite que el usuario del órgano de contratación pueda descargarse la documentación del requerimiento que habrá enviado el licitador propuesto a través de la Herramienta electrónica de Preparación y Presentación de ofertas, así como el conjunto de las ofertas recibidas de todos los candidatos que han licitado al procedimiento.

Para ello, navegue a la pestaña Resolución (figura 25). Pulse en el enlace que aparece en el cuadro “Propuestas de adjudicación”.

(Figura 25 – Acceso a la descarga de documentación).

En la parte de la derecha (figura 26), se observa una columna con enlaces a la Oferta y al Requerimiento de documentación. Pulse esos enlaces para descarga la documentación y decida si abrirlos directamente o guardarlos en su equipo (figura 27).

(Figura 26 – Enlaces a la descarga de la oferta y el requerimiento de documentación).

(Figura 27 – Abrir o guardar la documentación)

El sistema facilita la documentación en formato zip de todos los sobres de la oferta del conjunto de los licitadores (figura 28), asignando una carpeta por tipo de sobre.

(Figura 28 – Organización de la documentación descargada en carpetas por sobre).

El caso del requerimiento de documentación es similar (figura 29).

(Figura 29 –Descarga del requerimiento).

NOTA: recuerde que también puede acceder al contenido del requerimiento en la Búsqueda de Comunicaciones >> Copia electrónica, como se ha descrito en el apartado 2.2.4. Seguimiento de la comunicación de requerimiento.

2.4 Resolución del procedimiento.

Una vez finalizada la fase de licitación y calificada la documentación requerida al licitador mejor valorado, se realiza la resolución del contrato, que podrá ser la adjudicación y posterior formalización o cualquiera otra de las formas de terminación anormal del procedimiento (desierto, renuncia o desistimiento).

NOTA: recuerde que tanto la renuncia como el desistimiento se pueden producir en fases anteriores del procedimiento, permitiendo la Plataforma la publicación de su anuncio.

La publicación de la resolución es exactamente la misma para procedimientos manuales como para aquellos que hacen uso de los servicios de Licitación Electrónica que facilita la Plataforma. La única diferencia es que gran parte de la información precisa para publicar el anuncio de adjudicación la registra automáticamente el sistema cuando el procedimiento es electrónico, por lo que el usuario sólo tendrá que completar una mínima información, a diferencia del procedimiento manual en que el publicador debe registrar toda la información y dar de alta los licitadores.

NOTA: recuerde que no está obligado a realizar el requerimiento de documentación íntegramente electrónico a través de la Plataforma para poder publicar la adjudicación, ni siquiera en procedimientos que hayan sido configurados como electrónicos.

Consulte la “Guía de Publicación del Resultado de la Licitación” para conocer más detalles sobre la publicación de la resolución del procedimiento.

2.5 Informe de Propuesta de Adjudicación.

Actualmente, el Órgano de Asistencia puede poner a disposición del Órgano de Contratación un informe donde se recogen los detalles de la propuesta de adjudicación.

Una vez configurado por el Órgano de Asistencia, se habilitará un enlace al mismo en la pestaña Resolución >> Propuestas de Adjudicación y pulsando en la descripción de cada lote o en el objeto del contrato si no existieran lotes.

(Figura 30 - Informe de Propuesta de Adjudicación)

2.5.1 Contenido del informe de Propuesta de Adjudicación.

Una vez se acceda al informe, el Órgano de Contratación dispondrá de la siguiente información:

(Figura 31 - Informe de Propuesta de Adjudicación)

1. Detalles del expediente (objeto, número de expediente, OC, OA, tipo de procedimiento y fecha límite de presentación de ofertas).

2. Número de lotes y su descripción. (si el procedimiento carece de lotes, esta parte se omite).

3. Número de licitadores que han presentado oferta.

4. Tabla resumen de la propuesta de adjudicación, la cual incluye:

- Orden por el total de la puntuación.

- Licitadores.

- Estado final de los licitadores.

- Puntuación total de los criterios de juicio de valor.

- Puntuación total de los criterios cuantificables automáticamente.

- Suma total de los criterios anteriores.

5. Texto de justificación de la propuesta (si el Órgano de Asistencia así lo ha redactado).

6. Enlace al documento anexado a la propuesta. (solo si el Órgano de Asistencia así lo ha configurado).

2.6 Contrato de formalización.

Una vez publicada la adjudicación, ya sea parcial o totalmente, puede configurarse el anuncio de formalización, lo que incluye la posibilidad de enviar el contrato al licitador para su firma, con el objetivo de adjuntarlo como anexo en la publicación de la formalización. Las nuevas funcionalidades incluyen:

- Envío de contrato para su firma a través de una comunicación genérica del tipo Otros/Solicitud de Información Adicional >> “Contrato de formalización”.

- Recepción a través de las comunicaciones del contrato firmado por el licitador.

- Validación de firma e integridad del contrato en la PLACSP.

2.6.1 Configuración del contrato/anuncio de formalización.

Desde la pestaña Formalización >> Contratos Adjudicados (Figura 32) pulse en el enlace que figura en la columna Descripción. Este enlace se corresponde o bien con el objeto del contrato si es un procedimiento sin lotes o bien con la descripción de cada uno de los lotes.

(Figura 32: Creación del contrato).

Una vez pulsado se abrirá la pantalla de configuración del contrato (Figura 33). En esta pantalla debe introducir los datos que compondrán el anuncio de formalización:

(Figura 33: Configuración del contrato de formalización)

En la tabla siguiente podrá obtener más detalles sobre cada uno de los campos.

ELEMENTO	DESCRIPCIÓN
Número de Contrato	El número de contrato es un texto libre que permite identificar de forma unívoca cada uno de los contratos adjudicados que se van a formalizar. En el caso de tener varias adjudicaciones que formalizar, será necesario diferenciar cada uno de los contratos. Es obligatorio
Fecha de Formalización(*)	Este campo, obligatorio, informa sobre la fecha en la que se formaliza el contrato. Es obligatorio
Fecha de Entrada en vigor del contrato	Es una fecha informativa que establece el inicio del contrato, y no tiene por qué coincidir con la Fecha de Formalización.
Motivación para el Contrato x(*)	Es un campo obligatorio, que contiene la “Motivación” que se insertó en la adjudicación del contrato. Se puede añadir texto a dicha motivación. Es obligatorio
Contrato de Formalización	Tenemos la posibilidad de adjuntar un fichero que contenga el contrato de formalización de modo que se mostrará en el anuncio publicado mediante un enlace que permitirá su descarga. No es obligatorio.

Para que se habilite la comunicación de tipo “Contrato de formalización” no olvide adjuntar el contrato en los detalles del anuncio de formalización tal y como se indica en la figura siguiente (Figura 34).

(Figura 34: Detalles del anuncio de formalización – Anexo del contrato de formalización).

Posteriormente, pulse en Aceptar y, a continuación, pulse en Guardar Licitación. Nota: El nombre del contrato no debe contener espacios ni caracteres extraños.

Nota: para ver cómo se termina de configurar el anuncio de formalización, consulte la Guía de Publicación de la Resolución.

2.6.2 Envío del contrato de formalización para su firma.

Si se ha configurado, al menos, un anuncio de formalización con su contrato anexado, aparecerá un nuevo tipo de comunicación genérica: “Contrato de formalización”.

Debe dirigirse a la pestaña Comunicaciones y pulsar en “Otras Comunicaciones” (Figura 35).

(Figura 35: Creación de la comunicación “Contrato de formalización).

Elija la comunicación “Contrato de formalización” y escriba una pequeña descripción para la comunicación.

Al ser un envío en el que se desea que el contrato sea firmado y devuelto a través de la Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas, la casilla de que se requiere respuesta ya viene marcada por defecto (Figura 36).

El siguiente paso es seleccionar el número de contrato que se quiere enviar para su firma. Recuerde que solo aparecerán aquellos contratos que han sido configurados con un documento anexo, tal y como se describió en el apartado anterior.

(Figura 36: Selección del contrato en la comunicación “Contrato de Formalización”).

Una vez pulse en continuar, podrá configurar por completo la comunicación (Figura 37).

(Figura 37: Configuración de la comunicación “Contrato de formalización).

1. Seleccione al licitador adjudicatario.

2. Ingrese una fecha máxima para la firma del contrato.

3. Marque el sobre que se creará para esta comunicación. *

4. Pulse en Guardar.

5. Por último, realice la comunicación.

Nota: El sobre creado contendrá el contrato que haya anexado en el anuncio, tal y como se ha visto en los apartados anteriores.

Antes de comunicar puede previsualizar la comunicación, pulsando en previsualizar >> Ver comunicación.

En la siguiente imagen (Figura 38) se muestra el aspecto de la comunicación que recibirá el licitador.

(Figura 38: Documento de la comunicación “Contrato de formalización).

Una vez hecha la comunicación, el licitador recibirá un correo informándole de que tiene un contrato preparado para su firma en el apartado “Mis Comunicaciones” de su perfil (Figura 39).

(Figura 39: Correo para firma del contrato de formalización enviado al licitador).

2.6.3 Respuesta del licitador

Una vez recibida la comunicación, el licitador accederá a ella y se le habilitará un enlace donde se descargará la configuración para que pueda hacer uso de la Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas. En ella podrá firmar y devolver el contrato firmado al Órgano de Contratación.

El licitador en ningún caso podrá ni anexar ni modificar el contrato enviado en la comunicación (Figura 40), solo podrá firmarlo (Figura41).

(Figura 40: Visualización del contrato de formalización por parte del licitador).

(Figura 41: Firma del contrato por parte del licitador).

2.6.4 Recepción del contrato de formalización firmado.

Una vez que el licitador responde a la comunicación de solicitud de firma del contrato, el órgano de contratación ya puede disponer de este documento accediendo a la pestaña Formalización >> Contratos Adjudicados y pulsando sobre el enlace correspondiente, tal y como se vio en el apartado 2.5.1 Para la descarga del contrato, validar la firma o realizar la contrafirma del contrato, debe pulsar el enlace Respuesta (Figura 42).

(Figura 42: acceso al contrato firmado).

2.6.5 Validación de la firma del licitador en el contrato de formalización.

Para comprobar la firma/s del licitador, debe pulsar en el enlace Respuesta.

Recuerde que las validaciones de firma requieren de un applet de Java por lo que deberán usar el navegador Internet Explorer 11 con la configuración recomendada por la PLACSP (también pueden usar navegadores compatibles con los applets de Java).

Una vez pulsado, el sistema validará la firma contenida y hecha a través de la Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas. Esta validación se hace cada vez que se accede al enlace Respuesta.

(Figura 43: Contrato de formalización y validación de las firmas del licitador)

En esta pantalla se pueden observar los siguientes elementos:

1. Botón Validar Firmas. Validar las firmas de nuevo. Si se produce algún error de conexión con @firma o indisponibilidad de su servicio se puede volver a intentar la validación. Esto no sirve si el certificado ha dado algún tipo de error como “expirado” o “revocado”.

2. Botón Contrafirmar. El Órgano de Contratación puede contrafirmar el documento. Se abrirá un panel de firma.

3. Detalles de las respuestas de @firma sobre los certificados contenidos en los documentos.

4. El documento original del contrato de formalización.

5. El fichero contenedor del documento original y las firmas que le acompañan en formato

.xml

6. Generar copia electrónica. Se puede generar un documento de copia electrónica donde la firma se añadirá de forma visible al documento original. Una vez generada, tendrá a su disposición la copia para su descarga (Figura 44).

(Figura 44: Generar/Descargar la copia electrónica del contrato y sus firmas).

(Figura 45: Copia electrónica del contrato de formalización generada por la PLACSP).

2.6.6 Errores en la validación de la firma

Existen determinados casos en los que la validación de la firma contenida en el contrato no se considera correcta (Figura 46). Puede consultar la “Guía de Servicios de Licitación Electrónica para Órganos de Asistencia III: Celebración de Sesiones” para obtener más detalles sobre los errores.

(Figura 46: Aspecto de la validación de firma cuando existe error.)

Un caso de error sería, por ejemplo, el de certificado revocado (Figura 47).

(Figura 47: Ejemplo de certificado revocado)

Recuerde que la validación se hace en el momento de pulsar en el enlace Respuesta, no en el momento de firma, es decir, el licitador pudo haber firmado correctamente el contrato, aunque más tarde la validación devuelva un error. Por ejemplo, el licitador firmó dos antes de que se revocara su certificado electrónico.

En este caso, o en el caso de un certificado caducado/expirado puede volver a enviar la comunicación de Contrato de formalización para que el licitador lo firme con un certificado válido o pedirle mediante una comunicación genérica de tipo “Otros” que le envíe detalle de su certificado (captura de pantalla de la respuesta de VALIDE al realizar la función de validar certificado)

En cualquier caso, contacte con la Plataforma para solicitar explicaciones a los errores si no los encuentra en esta guía.

2.7 Descarga del expediente electrónico completo.

Una vez que la licitación se encuentra en estado “Resuelta” o posterior, es posible descargar el expediente completo utilizando un usuario con rol de Administrador o Responsable, desde el menú “Administración” y “Solicitudes de Expedientes” (figura 48).

(Figura 48 – Descarga de expediente electrónico).

El archivo generado en formato zip estará de acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) relativa a la Política de gestión de documentos electrónicos según lo

establecido en la Resolución de 28 xx xxxxx de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

Dentro de este archivo, se distinguirán las carpetas: Documentación general y Licitadores, donde en la carpeta Documentación general se incluirá la documentación del Órgano de Asistencia y del Órgano de Contratación (figura 49).

(Figura 49 – Carpetas contenidas en el archivo zip).

En la carpeta Licitadores se abrirán tantas subcarpetas como licitadores haya, identificadas con el NIF de la empresa.

Para que el órgano de contratacion pueda descargar toda la información relativa al órgano de asistencia, previamente el órgano de asistencia tiene que haber autorizado dicha descarga desde el acto de propuesta de adjudicación (Selector “Poner la documentación de los Órganos de Asistencia a disposición de los Órganos de Contratación”).

2.7.1 Nueva solicitud

Para crear una nueva solicitud de expediente, pincharemos sobre el botón “Nueva solicitud” y a continuación filtraremos por expediente o por estado (figura 50).

(Figura 50 – Filtrado de expedientes).

Una vez que aparecen las licitaciones que cumplen los criterios de búsqueda, elegiremos la licitación (o licitaciones hasta un máximo de 10) y la documentación que queremos descargar y pulsaremos el botón “Crear solicitud” (figura 51).

(Figura 51 – Creación de una solicitud)

El proceso de generación no es inmediato, debe transcurrir un tiempo, pasado el cual se envía un correo al usuario peticionario del fin de proceso para que descargue el archivo generado.

El acceso al archivo zip se puede realizar desde el mismo correo o bien accediendo a las solicitudes de expedientes (figura 52).

La solicitud permanece en estado “Pendiente” hasta que se genere el archivo, momento en el cual pasará a estado “Realizada” y aparecerá el enlace “Descargar” para obtener el archivo zip.

(Figura 52 – Solicitud creada).

Una solicitud en estado “Pendiente” puede ser cancelada por el usuario utilizando el enlace “Cancelar” que aparece al lado de la petición.

El archivo zip estará disponible en el sistema mientras no se llegue a la fecha de caducidad (ver columna “Fecha de caducidad”), llegado este momento ya no se podrá acceder al archivo, que será eliminado del sistema.

2.7.2 Búsqueda de solicitudes

Para localizar todas solicitudes realizadas por el usuario, utilizaremos el botón “Buscar solicitudes” y podremos usar los campos de filtro: estado, fecha de solicitud y expediente para encontrarlas (figura 53).

(Figura 53 – Resultado de búsqueda de solicitudes)

El expediente electrónico que se descargue será válido según el Esquema Nacional de Interoperabilidad, a través de la siguiente página de validación:

xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxXxxxXxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXXX.xxx

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Plataforma PLACSP

Plataforma de Contratación del Sector Público. xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/

ENI

Esquema Nacional de Interoperabilidad

EVL

Espacio Virtual de Licitación

Órgano de Contratación.

Órgano de Asistencia.

UOE

Usuario Operador económico.

PT CJV

Puntuación del sobre basado en criterios de juicio de valor.

PT CAF

Puntuación del sobre basado en criterios cuantificables automáticamente mediante fórmula.

NIF

Número de Identificación fiscal.

PCAP

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

ROLECE

Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público

XML

Extensible Markup Language (Lenguaje de marcas extensible).

4. CONTÁCTENOS

Para más información sobre Licitación Electrónica por favor, diríjase a la siguiente dirección de correo:

xxxxxxxxxxXxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx

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Table of Contents

Guía de Servicios de Licitación Electrónica para Órganos de Contratación II

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