ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Art. 3 y 82 Decreto 2474 de 2008 reglamentario de la
Ley 1150 de 2007, Decreto 4266 de 2010)
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD ESTATAL
La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Tiene como misión, el fortalecimiento de la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a los mismos, por lo que inculca la noción de derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, respondiendo a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
s así como la Unidad de Divulgación y Prensa para dar cumplimiento a esta misión, tiene entre sus funciones las comunicaciones internas y externas, entre las que se cuentan la relación con los medios de comunicación, la administración de las redes sociales, la producción de diferentes boletines y canales de comunicación con los usuarios internos y externos, la realización de campañas comunicativas que promuevan el respeto al derecho de autor, el manejo de la imagen corporativa de la entidad y la administración del sitio web y la intranet. Igualmente, esta dependencia se encarga de coordinar el proyecto de emprendimiento de la DNDA llamado Creanet y apoya la realización y difusión de los eventos y seminarios, donde se requiere la elaboración de una serie de piezas gráficas (afiche, escarapelas, carpetas, pendones).
Para este 2012 se pretende ejecutar un ambicioso Proyecto de Inversión que fue aprobado por el Departamento Nacional de Planeación mediante la ficha BPIN No. 2011-01100-0222 y se encuentra ubicado dentro de la actividad macro denominada “DIVULGACIÓN”, el cual tiene como alcance mejorar los servicios que presta la DNDA como lo son el registro en línea, el programa de capacitaciones, la inspección y vigilancia a las Sociedades de Gestión Colectiva, el proyecto de emprendimiento Cre@net, la asesoría jurídica, entre otros.
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Por eso en el marco de este proyecto, la Divulgación es una de las actividades claves, en la cual se hace necesario realizar diferentes estrategias de comunicación para difundir de
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manera exitosa todos estos servicios, haciéndose necesario realizar una serie de piezas gráficas, mensajes de sensibilización y promoción que ayuden a difundirlos.
Acorde con lo anterior y teniendo presente que en la actualidad la DNDA no cuenta con un diseñador, se hace necesario su contratación para poder dar cumplimiento a la actividad de Divulgación, que hace parte del proyecto de inversión y apoyar de esta manera todas las estrategias de comunicación que realizará la Unidad de Divulgación y Prensa para dicho propósito.
De otra parte, revisada la integración de la planta de personal global, se pudo establecer que en la misma no existen suficientes funcionarios vinculados, capacitados e idóneos que realicen la actividad de diseño de piezas gráficas para la divulgación de las actividades del proyecto de inversión aprobado para la vigencia de 2012. Por lo anterior se anexan las cargas laborales para la Unidad de Divulgación y Prensa donde se evidencia la falta de personal.
2. OBJETO A CONTRATAR
Prestación de servicios profesionales para apoyar a la entidad en la elaboración desarrollo y ejecución de la estrategia de comunicación y divulgación que contemple: a) Elaboración de piezas gráficas conformadas por carpetas, afiches, pendones, escarapelas y diplomas; b) Rediseño de boletines, micrositio del programa de emprendimiento; c) Creación del logo de Creanet y d) Elaboración del manual de la imagen corporativa de la Entidad. e) Realización de mensajes para promover el Derecho de Autor; del proyecto de inversión vigencia fiscal 2012.
2.1 ALCANCE
En desarrollo del objeto, el contratista debe realizar las siguientes actividades:
a) Elaboración de múltiples piezas gráficas para realizar la divulgación de las actividades que se encuentran dentro del Proyecto de Inversión (Capacitación, Registro, Nuevo Portal).
b) Rediseño de los boletines de la entidad: Boletín País de Creadores, Boletín Electrónico, Boletín de Observancia, Boletines de Prensa y Circulares.
c) Rediseño del Micrositio del Programa de Emprendimiento Creanet.
d) Creación del logo de Cre@net.
e) Creación del Manual de Imagen Corporativa de la Entidad.
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f) Creación de piezas gráficas para los diferentes seminarios, capacitaciones y eventos que se realicen durante el año.
g) Creación de piezas gráficas y mensajes para promover el respeto al derecho de autor.
h) Rediseño de la Intranet.
i) Todas las demás necesarias para ejecutar a cabalidad el proyecto y el objeto del contrato.
Sin perjuicio de las actividades descritas en el alcance del objeto, el contratista deberá elaborar y entregar a la DNDA los siguientes trabajos específicos en los términos requeridos por la entidad:
No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES | |||
1 | Realización de múltiples piezas gráficas para la divulgación de las actividades que se encuentran dentro del Proyecto de Inversión (Capacitación, Registro, Nuevo Portal). | Contratista | Presentar avances semanales sobre la actividad. | 50 piezas gráficas durante la duración del contrato. | |||
2 | Rediseño de los boletines de la entidad: Boletín País de Creadores, Boletín Electrónico, Boletín de Observancia, Boletines de Prensa y circulares. | Contratista | Presentar avances semanales sobre la actividad. | Diseños entregados de los boletines. | |||
3 | Rediseño del Micrositio del Programa de Emprendimiento Creanet. | Contratista | Presentar avance semanal sobre la actividad. | Propuesta del Microsito Creanet. | |||
4 | Creación Cre@net. | del logo | de | Contratista | Presentar avance semanal sobre la actividad. | 3 propuestas logo. | de |
5 | Creación Imagen Entidad. | del Manual Corporativa de | de la | Contratista | Presentar avance semanal sobre la actividad. | Entregar manual terminado. |
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3. PERFIL REQUERIDO
El servicio debe contratarse con una persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.
Estudios:
• Estudios de Educación Superior con título profesional en Diseño Industrial ó Diseño Gráfico.
Experiencia:
• Dos (2) años de experiencia en el desarrollo de actividades relacionadas con el diseño gráfico y diseño web.
• Adjuntar el portafolio o muestra de trabajos que haya realizado durante su carrera.
4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
De acuerdo a la naturaleza del servicio y a las actividades que demanda la entidad para la estrategia de divulgación y comunicaciones del Proyecto de Inversión, aprobado a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, se requiere suscribir un contrato de prestación de servicios profesionales, previsto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4266 de 2010.
5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:
El numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, dispone que son Contratos de Prestación de Servicios Profesionales los que celebren las entidades para desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad;
Por su parte el Literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, establece el contrato de prestación de servicios profesionales, como una de las causales de contratación directa
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Así mismo, el Decreto 4266 de 2010 por el cual se modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 dispone que, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
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experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.
De igual modo, debe decirse que la Dirección Nacional de Derecho de Autor no cuenta con personal profesional disponible para adelantar las labores objeto del presente contrato, es decir, suficientes funcionarios vinculados, capacitados e idóneos o con la disponibilidad necesaria para realizar la estrategia de divulgación y comunicaciones que requiere la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
En ese orden de ideas, es procedente dar aplicación a esta modalidad de selección.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
❖ Generales:
a. Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación profesional necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista
b. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
c. Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento entre otros indispensable para el pago.
d. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
f. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
g. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
h. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
i. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
j. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
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k. Durante la ejecución del contrato debe permanecer afiliado y a paz y salvo con los sistemas de salud y pensión, donde su ingreso base de cotización debe corresponder
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máximo al 40% del valor mensual del contrato (Ley 1122 de 2007, Art. 17 de la Ley 100/93 y demás normas vigentes sobre la materia).
l. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
m. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
n. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
❖ ESPECIFICAS
a) Realización de múltiples piezas gráficas para realizar la divulgación de las actividades que se encuentran dentro del Proyecto de Inversión (Capacitación, Registro, Nuevo Portal).
b) Rediseño de los boletines de la entidad: Boletín País de Creadores, Boletín Electrónico, Boletines de Prensa y Circulares.
c) Rediseño del Micrositio del Programa de Emprendimiento Creanet.
d) Creación del logo de Cre@net.
e) Creación del Manual de Imagen Corporativa de la Entidad.
f) Creación de piezas gráficas para los diferentes seminarios, capacitaciones y eventos que se realicen durante el año.
g) Creación de piezas gráficas y mensajes para promover el respeto al derecho de autor.
h) Rediseño de la Intranet.
i) El diseñador deberá apoyar la actividad de divulgación del Proyecto de Inversión a partir de la suscripción del contrato y durante todo el 2012, dando cumplimiento al siguiente cronograma de actividades con sus respectivo entregables:
MES | ACTIVIDADES |
MARZO | • Elaboración imagen gráfica para el Seminario de Sociedades de Gestión Colectiva (Afiche, pendón, escarapela, diploma). |
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• Elaboración imagen gráfica para el Seminario de la Feria del Libro (Afiche, pendón, escarapela, diploma, carpeta). • Elaboración afiche capacitación: Aspectos contractuales del derecho de autor, cesiones y licencias. | |
ABRIL | • Elaboración afiche Día Mundial del Derecho de Autor. • Rediseño imagen gráfica boletín País de Creadores. • Elaboración afiche capacitación: El derecho de autor en la industria musical. •Elaboración afiche capacitación: Las Editoras musicales ACODEM. •Elaboración Micrositio Creanet. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje para promover el respeto al derecho de autor. |
MAYO | •Rediseño imagen gráfica Boletín Electrónico. • Elaboración afiche capacitación: La producción fonográfica APDIF. •Elaboración afiche capacitación: Generalidades del derecho de autor en la industria audiovisual. •Elaboración afiche capacitación: La labor de pro imágenes en el movimiento y PRACI. •Elaboración Micrositio Creanet. • Creación del Manual de Imagen Corporativa de la Entidad. • Diseño Boletín País de Creadores. |
JUNIO | • Elaboración afiche capacitación: El negocio cinematográfico un ejemplo presupuestal. • Elaboración del Manual de Imagen Corporativa de la Entidad. |
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• Elaboración afiche capacitación: El derecho de autor y el entorno digital. • Elaboración afiche capacitación: Las industrias y el entorno digital: El derecho de autor no es cosa del pasado. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje para promover el respeto al derecho de autor. • Diseño Boletín Electrónico. • Diseño Boletín País de Creadores. | |
JULIO | • Elaboración afiche capacitación: Protección de los programas de ordenador. • Elaboración afiche capacitación: La BSA. Una visión internacional a la industria del software. • Elaboración del Manual de Imagen Corporativa de la Entidad. • Diseño Boletín País de Creadores. |
AGOSTO | • Elaboración afiche capacitación: Aspectos penales del derecho de autor. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje para promover el respeto al derecho de autor. • Rediseño de la intranet. • Diseño Boletín País de Creadores. |
SEPTIEMBRE | • Elaboración afiche capacitación: Protección del derecho de autor a las obras literarias. • Elaboración afiche capacitación: El sector editorial y reprográfico, cámara colombiana del libro y CDR. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje |
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para promover el respeto al derecho de autor. • Diseño Boletín Electrónico. • Diseño Boletín País de Creadores. | |
OCTUBRE | • Elaboración afiche capacitación: El derecho de autor en el ámbito educativo. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje para promover el respeto al derecho de autor. • Diseño Boletín País de Creadores. |
NOVIEMBRE | • Elaboración afiche capacitación: La Gestión Colectiva del derecho de autor y los derechos conexos. • Diseño Boletín País de Creadores. |
DICIEMBRE | • Elaboración tarjeta xx xxxxxxx. • Elaboración diseño boletín electrónico. • Elaboración diseño boletín País de Creadores. • Creación de una pieza gráfica con su respectivo copy o mensaje para promover el respeto al derecho de autor. |
j) Prestar el apoyo profesional durante el proceso de divulgación.
k) Las demás que sean necesarias para el buen desarrollo del proyecto y para el cumplimiento cabal del objeto contractual.
7. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, así, entregará toda la información que sea necesaria y facilitará el ambiente para la realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
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8. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el alcance del objeto contractual a desarrollarse, el plazo de ejecución, la experiencia y estudios con los que debe contar el profesional que se requiere para cubrir la necesidad contractual, tal y como lo es, para el presente caso, el ser un profesional con título en Diseño Industrial ó Diseño Gráfico.
Para adelantar dicho contrato de prestación de servicios, se requiere un profesional similar a los que desempeñan el cargo de profesional 2028-12 en la DNDA, cuyos requisitos básicos son acreditar título profesional y 16 meses de experiencia profesional relacionada, con una remuneración integral mensual de $2’192.567,oo.
De otra parte, se procedió a realizar un sondeo en el mercado con este tipo de profesionales que realicen el objeto a contratar, recibiendo una propuesta del 21 de febrero de 2012 de una publicista con experiencia en diseño publicitario y editorial por valor de $2.500.000,oo mensuales.
Acorde con lo antes expuesto, la entidad considera que el valor servicio a reconocer al contratista del servicio requerido son los siguientes:
• Honorarios por mes $2’000.000
• Tiempo estimado para adelantar la labor descrita en el
Numeral 2 del presente documento 10 meses
• Valor servicio por tiempo requerido $20.000.000 Presupuesto oficial estimado $20.000.000
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Por tanto, y verificando la experiencia del diseñador XXXXXX XXXXXX XXXXXXX, quien ha prestado sus servicios por más de dos (2) años a empresas como “PROEXPORT COLOMBIA” y EIKON DIGITAL LTDA, donde catalogan su desempeño en diseño gráfico como bueno en creatividad, buena disposición y cumplimiento a las metas propuestas, la Entidad ha estimado el valor del contrato en la suma de VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000.oo) M/Legal, que incluye impuestos, tasas, contribuciones, aportes al sistema general de seguridad social, aportes parafiscales y cualquier otro pago que daba efectuar el contratista, originado en o relacionado con el perfeccionamiento y ejecución del presente contrato. Dicho valor se encuentra respaldado con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 2912 del 24 de febrero de 2012, expedido por la Subdirectora Administrativa.
9. FORMA DE PAGO
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La forma de pago del contrato de prestación de servicios profesionales se realizará, en diez
(10) pagos mensuales iguales vencidos, cada uno por valor de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000,oo) M/Legal, para un total de VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000) M/Legal, previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar por parte del contratista, entrega de los trabajos específicos solicitados por la entidad, y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
10. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, por un plazo xx xxxx (10) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo, y en todo caso, sin exceder el 31 de diciembre de 2012.
11. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
Dada la naturaleza de la modalidad de la presente contratación, como tal, los factores de selección no resultan aplicables. No obstante el Diseñador XXXXXX XXXXXXX, demostró su idoneidad y experiencia para la ejecución del objeto contractual, el cual no es posible ejecutar con los funcionarios de la entidad, por los argumentos ya esbozados.
12. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
Para el estudio e iniciación del proceso contractual, se analizan los riesgos previsibles que afectan directamente la ejecución contractual de los servicios profesionales, teniendo en cuenta el tipo de servicio, las obligaciones del contratista, y nuestra estructura organizacional.
Por tanto, de conformidad con lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 88 del Decreto 2474 de 2008, se establecen los siguientes riesgos:
CLAS E | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACIÓN DEL RIESGO | ||||
DESCRIPCIÓ N | CONCEPTO | DND A | CONT RATIS | XXX XXX | XXXX RACI | POND ERACI |
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TA | CIO N | ON | ON. CLAS E | ||||
ECONÓMICOS | RIESGOS TRIBUTARIO S | Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta, será asumido por el contratista, cuando en el desarrollo del contrato se modifiquen las tarifas de los impuestos o eliminan los ya existentes. Siempre y cuando sean aplicables a este tipo de contratos. | X | BAJ O | 5 | 12,5% | |
XXXX EN LOS PAGOS | Efectos económicos desfavorables derivados por la xxxx en el pago de honorarios mensuales por fallas atribuibles a la administración, exceptuándose a los retrasos generados por fallas en los sistemas que soportan la plataforma financiera de la Entidad. | X | MED IO | 10 | 25% |
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SERVICIO | FALLAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONA LES PRESTADOS | El contratista es responsable de la calidad e idoneidad de la prestación de sus servicios profesionales y del incumplimiento del objeto contractual y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los servicios profesionales prestados, una vez realizadas el seguimiento a las obligaciones y actividades no cumplen con lo pactado, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen | X | MED IO | 10 | 25% | |
SOCIAL | RIESGO POLÍTICO | El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante. | X | BAJ O | 5 | 12,5% | |
LABORAL | RIESGOS ACCIDENTAL ES | La posibilidad que el contratista sufra un determinado daño durante la ejecución del trabajo y/o actividad contratada | X | MED IO | 10 | 25% |
13. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO.
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El contratista deberá constituir una Garantía Única a favor de la DNDA que ampare los siguientes riesgos:
• CUMPLIMIENTO del objeto del convenio, en cuantía equivalente al 20% del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución.
• CALIDAD DEL SERVICIO en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y una vigencia igual al termino de ejecución del contrato
• Responsabilidad Civil Extracontractual por un valor equivalente al 20% del valor del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato.
NOTA. Aquí se considera necesario pedir este último amparo, como quiera que se tratad de la creación de un diseño, lo cual puede poner en riesgo a la entidad si se toman indebidamente logos o diseños debidamente protegidos.
14. SUPERVISOR
El supervisor del contrato resultante de la presente contratación, designado por el Director General, será la Coordinadora de la Unidad de Divulgación y Prensa de la DNDA o quien haga sus veces
El presente estudio previo se expide el veinticuatro (24) de febreo de 2012.
XXXXXXX XXXXX PUERTA
Unidad de Divulgación y Prensa
Anexo. Cargas de Trabajo CDP No. 2912 de 2012
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