CÓDIGO DE CONDUCTA VE-CC-SGAS-001
SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO
CÓDIGO DE CONDUCTA VE-CC-SGAS-001
Ver.03, 08/08/2023
ÍNDICE
1 OBJETIVO 3
2 ALCANCE 3
3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA… 3
4 RESPONSABILIDADES… 3
5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES… 4
6 APLICACIÓN DEL CÓDIGO, CONOCIMIENTO Y COOPERACIÓN 5
7 PREVENCIÓN Y PROHIBICIÓN DE LA CORRUPCIÓN ACTIVA Y DE LOS COMPORTAMIENTOS SEMEJANTES. 6
a. Corrupción activa y comportamientos semejantes… 6
b. Licitación y adjudicación de contratas 7
c. Actividades y contribuciones políticas 7
d. Regalos e invitaciones ofrecidas a terceros… 7
8 PREVENCIÓN Y PROHIBICIÓN DE LA CORRUPCIÓN PASIVA Y DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES EN VEOLIA. 8
a. Corrupción pasiva 8
b. Conflicto de intereses… 8
c. Regalos e invitaciones recibidos… 8
9 OTRAS SITUACIONES DE RIESGO SUJETAS A REGLAS
PARTICULARES 9
x. Xxxxxxxxxx y mecenazgo 9
b. Los grupos de presión 10
c. Intermediarios, proveedores y socios 10
d. Reglas relativas al control contable y financiero 11
x. Xxxxxx de activos 12
f. Financiamiento del terrorismo 12
10 COMITÉ ÉTICO 12
11 ALERTAS 14
12 FORMATOS 15
13 CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO 00 XXXXXX 00
14 ANEXOS 15
1. OBJETIVO.
Veolia Servicios Perú S.A.C. (en adelante “VEOLIA”) considera que la ética, honestidad, la integridad y la lealtad son valores esenciales que guían todas sus actividades.
El presente Código de conducta (en adelante “Código”) describe los principios y los actos destinados a respetar el compromiso de VEOLIA de prohibir, sin reservas, cualquier forma de soborno o comportamientos semejantes y de atenerse a las reglamentaciones y mejores prácticas en este campo. El Código forma parte integrante de las políticas y procedimientos internos existentes de VEOLIA, los cuales deben ser igualmente respetados.
2. ALCANCE.
El Código se aplica en el seno de todas las sedes de VEOLIA dentro de territorio peruano.
Las disposiciones de este Código se aplicarán directa y personalmente a todos los directivos o trabajadores de VEOLIA, sus partes interesadas, principalmente a quien pueda comprometer o representar a VEOLIA.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
3.1.DOCUMENTOS INTERNOS.
3.1.1. Política de cumplimiento.
3.1.2. Política de regalos.
3.1.3. Manual del sistema de gestión antisoborno.
3.1.4. Procedimiento de gestión de inquietudes e investigaciones.
3.2.DOCUMENTO EXTERNOS
3.2.1. Norma ISO 37001:2016 Sistemas de gestión antisoborno. Requisitos para su orientación y uso.
3.2.2. Ley Nº 30424 – Ley que regula la responsabilidad administrativa de la persona jurídica.
4. RESPONSABILIDADES.
4.1. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.
Recibir la sospecha de incumplimiento al código para su posterior tratamiento.
Resolver consultas sobre conflictos de intereses y demás temas relacionados al código.
4.2. MANDOS MEDIOS Y ALTOS. (DIRECTORES/GERENTES/COORDINADORES Y JEFES)
Recibir la información de personas a quienes se les ofrecen regalos e invitaciones que puedan suscitar dudas.
Recibir la sospecha de incumplimiento al código formulada por el directivo o trabajador y posteriormente reportarla al Oficial de Cumplimiento.
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5.1. Beneficiarios finales:
Es la persona natural o jurídica que controla directa o indirectamente los activos y para quien o para quienes se llevan a cabo las actividades de VEOLIA.
5.2. Regalo:
Cualquier beneficio, bien o servicio que pueda ser valorado en dinero transferido de manera voluntaria y gratuita directa o indirectamente. Puede tratarse de especies o similares, artículos, cheques, regalos, bienes muebles o inmuebles, etc.
5.3. Contrataciones del estado:
Se refiere a las contrataciones públicas, a los contratos de concesión y a otros contratos destinados a cubrir una necesidad de interés público.
5.4. Conflicto de intereses:
Situación donde los intereses de negocios, financieros, familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de valor del personal en el desempeño de sus obligaciones hacia VEOLIA.
5.5. Invitación:
Proposición a participar en un evento, conferencia, un viaje, una cena, etc.
5.6. Mecenazgo:
Consiste en apoyar a organismos u obras de interés general (fundaciones, asociaciones sin fines de lucro, etc.) mediante la donación de una cantidad de dinero, de un bien inmueble o de un préstamo.
5.7. Operación corriente:
Transacción o tarea relativa al ejercicio de las actividades de VEOLIA efectuada de forma periódica.
5.8. Patrocinio:
Apoyo material a un proyecto educativo, cultural, científico, social, humanitario o deportivo con la finalidad de contribuir a promocionar la imagen de VEOLIA.
5.9. Socio de negocios:
Se trata de una persona o empresa con la que VEOLIA establece una relación comercial.
5.10. Persona expuesta políticamente:
Persona natural que ejerce o ha ejercido una función pública o que ha tenido una relación cercana con un funcionario público.
5.11. Prácticas de competencia desleal:
Cualquier acto destinado a restringir o atentar contra la libre competencia y a eludir así las reglas de transparencia, de lealtad y de equidad entre competidores. Puede tratarse en concreto de acuerdos expresos o tácitos, de acciones concertadas o de abuso de posición dominante que permite descartar otros competidores.
5.12. Procedimiento de evaluación:
Medidas regulares de control y de verificación razonable de VEOLIA para la identificación xxx xxxxxxx y del riesgo al que se expone VEOLIA al establecer una relación comercial con dicho tercero.
5.13. Oficial de Cumplimiento:
Persona responsable nombrada por el Gerente General, que vela por la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de gestión antisoborno.
5.14. Tráfico de influencias:
Es el hecho, por parte de una persona, de usar o abusar de su influencia real o supuesta con el fin de obtener de una autoridad pública (nacional o internacional) distinciones, empleos, contratos, exenciones o cualquier otra ventaja favorable.
5.15. Investigación:
Conjunto de averiguaciones necesarias para determinar si existe o no incumplimiento a las normas del código.
6. APLICACIÓN DEL CÓDIGO, CONOCIMIENTO Y COOPERACIÓN.
Los directivos o trabajadores de VEOLIA deberán velar por que, en la medida de lo posible, cada socio de negocio con los que VEOLIA establezca una relación comercial (proveedor, cliente, socio, organización sin ánimo de lucro, etc.) aplique las disposiciones del presente Código o por lo menos disposiciones equivalentes a niveles mínimos.
A los directivos o trabajadores de VEOLIA que incumplieran este Código, o a los directivos que, como consecuencia de su incompetencia manifiesta en materia de control y de seguimiento, fueran responsables de tales incumplimientos, se les podrían imponer acciones disciplinarias, que podrían llegar incluso al despido o a la extinción de sus relaciones contractuales.
Con el fin de velar por el cumplimiento de las disposiciones de este Código,
VEOLIA podrá efectuar en cualquier momento un examen más detallado de
cualquier operación que se efectúe en su nombre o bajo su responsabilidad. En el marco de dichos exámenes, VEOLIA exige a las personas que se hallan bajo su autoridad, así como a las personas que actúan en su nombre y por su cuenta que cooperen con él y con cualquier asesor externo que haya designado, llegado el caso. Toda falta de cooperación en el marco de tales exámenes podrá acarrear acciones disciplinarias o contractuales.
Para la correcta aplicación de las presentes disposiciones, VEOLIA brinda formación y proporciona recursos a las personas implicadas; cada trabajador podrá solicitar beneficiarse de ellos y cada responsable jerárquico y funcional debe asegurarse de que las personas que se hallan bajo su autoridad hayan seguido la formación adaptada a su situación. Por otro lado, VEOLIA se compromete a aportar su ayuda a cada persona implicada para la correcta aplicación de este Código: todo directivo o trabajador podrá por tanto solicitar el consejo de su autoridad jerárquica, del Oficial de Cumplimiento del que depende o del Comité de Ética para que éste le ayude a entender sus obligaciones y a cumplirlas; siempre que sea necesario y en la medida de lo posible, VEOLIA se compromete a respetar la confidencialidad de esta gestión.
7. PREVENCIÓN Y PROHIBICIÓN DE LA CORRUPCIÓN ACTIVA Y DE LOS COMPORTAMIENTOS SEMEJANTES.
a. Corrupción activa y comportamientos semejantes.
VEOLIA prohíbe formalmente cualquier acto de corrupción, tanto de cara a una persona expuesta políticamente como de cara a una empresa o a un individuo, así como cualquier otro acto que pueda asemejarse a tales comportamientos, en concreto el tráfico de influencias. De manera general, VEOLIA prohíbe cualquier comportamiento que consista en intentar obtener cualquier favor por parte de un tercero a cambio de una ventaja ilícita, prometida, consentida o supuesta.
En concepto de corrupción se prohíben en particular los «pagos de facilitación», esto es, pagos ilícitos y/u ocultos para garantizar o acelerar una gestión administrativa, aunque el objetivo que se pretenda alcanzar sea legítimo.
Se prohíben asimismo los actos de complacencia consistentes en conceder un favor a un tercero (por ejemplo: un empleo, un contrato de suministro de bienes o servicios) sin justificación económica demostrada o fuera del marco de las acciones sociales o humanitarias asumidas por VEOLIA, concretamente en el marco de sus acciones de patrocinio o de mecenazgo (véase más abajo).
b. Licitación y adjudicación de contratos
VEOLIA prohíbe toda práctica que tienda o conduzca a restringir la libertad de acceso y la igualdad de los candidatos en el marco de la contratación pública, así como el ejercicio libre y xxxx de la competencia.
En este sentido, se prohíbe en particular cualquier acción que, fuera del marco reglamentario o particular que se aplica a la consulta, pretenda obtener de forma indebida información del contratante y, de manera general, obtener una ventaja injustificada.
Se prohíbe asimismo cualquier acción que tienda o conduzca a restringir la competencia, en concreto en el marco de un acuerdo ilícito con uno o varios candidatos o cualquier otra práctica de competencia desleal.
c. Actividades y contribuciones políticas.
VEOLIA prohíbe toda actividad política o contribución a un partido político o a un candidato en una elección. Ningún directivo, trabajador o tercero podrá comprometer a VEOLIA ni utilizar, en la forma que sea, los medios de VEOLIA en tal actividad o contribución.
Las actividades y contribuciones políticas implicadas engloban en concreto toda pertenencia y beneficio o don (en efectivo o en especie) a una organización o un partido político o incluso a una persona comprometida durante una campaña política local o nacional.
d. Regalos e invitaciones ofrecidas a terceros (clientes, proveedores, socios, autoridades públicas o privadas)
Los directivos o trabajadores de VEOLIA, así como aquellos terceros que actúan en nombre y por cuenta de VEOLIA, podrán verse en la situación de tener que ofrecer regalos o invitaciones como muestra de cortesía de cara a socios comerciales. Aquellos que los ofrezcan deberán hacerlo únicamente por el interés de VEOLIA, dentro de los límites de sus atribuciones y delegaciones, en favor de una persona identificada y conocida, y mencionar claramente que es VEOLIA quien efectúa dicho regalo o invitación.
- Deberán hacer gala de discernimiento y tener en cuenta las circunstancias comerciales que justifican el regalo o la invitación, así como el cargo de la persona que recibe dicho regalo o invitación. Estos regalos o invitaciones deberán ser de naturaleza y valor razonables y tanto VEOLIA como la persona que los recibe deberán poder asumirlos públicamente. No deberán poder considerarse como que puedan influenciar en una decisión que afecte a VEOLIA.
- Por otro lado, los directivos y trabajadores deberán vigilar de manera rigurosa que tanto la naturaleza como el importe de estos regalos e invitaciones respeten las leyes y reglamentos locales, en particular cuando la persona que los recibe ejerce una función pública y/o electiva.
- VEOLIA prohíbe de manera formal ofrecer cualquier regalo o invitación en condiciones que pretendan disimular la existencia de dicho regalo o invitación o cuya naturaleza pudiera contravenir la decencia o revistiera una forma financiera o casi financiera (dinero en efectivo, cheques regalo, cupones de viaje o bienes muebles
negociables, préstamos, etc.).
Dentro de los límites establecidos en el presente Código y, si procede, de las reglas jurídicas aplicables, los responsables de filiales o locales podrán, de acuerdo con sus autoridades jerárquicas y con el consentimiento del Oficial de Cumplimiento, fijar umbrales indicativos u obligatorios.
8. PREVENCIÓN Y PROHIBICIÓN DE LA CORRUPCIÓN PASIVA Y DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES EN VEOLIA.
a. Corrupción pasiva
VEOLIA prohíbe de manera formal a todos sus directivos o trabajadores y a los terceros que actúan en su nombre o por su cuenta toda forma de corrupción pasiva, esto es, el hecho de solicitar o aceptar una ventaja ilícita u oculta, con independencia de la naturaleza o el importe, a cambio de un acto favorable por parte de VEOLIA o de un tercero.
b. Conflicto de intereses
Ninguna decisión adoptada en nombre de VEOLIA deberá ir asociada a ningún conflicto de intereses aparente o real. Dichos conflictos pueden surgir en concreto cuando los intereses personales (pecuniarios, familiares) de un directivo o trabajador de VEOLIA, o de un tercero que actúa en su nombre o por su cuenta, se hallan potencial o efectivamente afectado por un asunto que trata en el marco de sus funciones en VEOLIA.
Toda persona que pueda verse en una situación tal deberá, antes de iniciar cualquier acción o, al menos, en cuanto tenga conocimiento de la situación de conflicto de intereses, informar de ello por escrito y de forma inmediata a su superior jerárquico y abstenerse de realizar ninguna acción hasta que se le expida una autorización expresa, si procede, con condiciones. Cuando la situación de conflicto afecte a un cargo directivo o superior, dicha autorización sólo podrá ser expedida tras consultar de manera formal al Oficial de Cumplimiento o al director de cumplimiento normativo de VEOLIA.
En las situaciones que requieran una confidencialidad especial (en concreto en los casos de asuntos relacionados con la vida privada), la persona implicada por el conflicto podrá consultar directamente al Oficial de Cumplimiento o al Comité de Ética. VEOLIA se compromete a examinar el asunto de forma estrictamente confidencial y a aportar su ayuda para que la situación de conflicto pueda resolverse limitando al máximo los perjuicios a los intereses de VEOLIA y a la persona concernida.
c. Regalos e invitaciones recibidos
Los directivos y trabajadores, así como los terceros que actúan en nombre y por cuenta de VEOLIA podrán verse obligados, bajo reserva
de las siguientes reglas, a recibir regalos o invitaciones como muestra de cortesía por parte de los socios de negocios.
VEOLIA prohíbe tajantemente:
□ Toda forma de petición de regalos o de invitaciones;
□ Todo regalo o invitación recibido de manera oculta o por una persona desconocida o no identificada con precisión;
□ Todo regalo o invitación recibido en efectivo o similar (por ejemplo, cheques u objetos negociables);
□ Todo regalo o invitación que incumpla una reglamentación local aplicable (en particular por el hecho de su importe, su naturaleza, la persona que lo otorgue o la persona que lo reciba);
□ Todo regalo o invitación que fuera en contra de la decencia.
Por otro lado, sólo podrán aceptarse los regalos e invitaciones si poseen un valor y una naturaleza razonables dependiendo de las circunstancias y de la persona que los ofrece o los recibe; en todo caso, deberán poder asumirse públicamente, tanto por el que los otorga como por la persona que los recibe. Dentro de los límites establecidos en el presente Código y, si procede, de las reglas jurídicas aplicables, los responsables de filiales o locales podrán, de acuerdo con sus autoridades jerárquicas y con el consentimiento del Oficial de Cumplimiento, fijar umbrales indicativos u obligatorios.
Las personas a quienes se les ofrecen regalos e invitaciones que puedan suscitar dudas (en especial en relación con su valor o su naturaleza o a tenor de las circunstancias) deberán informar inmediatamente a su superior y, llegado el caso, al Oficial de Cumplimiento.
El regalo o invitación que no cumpla las reglas anteriores deberá ser rechazado y, si procede, devuelto (el Oficial de Cumplimiento examinará con los superiores las medidas que deban ser adoptadas si esta devolución es material o razonablemente imposible).
9. OTRAS SITUACIONES DE RIESGO SUJETAS A REGLAS PARTICULARES.
x. Xxxxxxxxxx y mecenazgo.
Las acciones de patrocinio y de mecenazgo consisten en un apoyo económico o en especie con fines no comerciales (filantrópico, humanitario, social, cultural, etc.) en beneficio de eventos o de organismos. Dichas acciones sólo podrán efectuarse en nombre y por cuenta de VEOLIA en el marco estricto previsto por las políticas y procedimientos internos de VEOLIA y se someten expresamente a autorización previa. Deberán destinarse únicamente a promocionar la marca o la imagen de VEOLIA y sólo deberán llevarse a cabo con y/o en favor de organizaciones legítimas cuya reputación no pueda ponerse en tela de juicio desde un punto de vista ético.
Los directivos y trabajadores de VEOLIA deberán velar de forma estricta para que estas operaciones de patrocinio y de mecenazgo no puedan ser explotadas de manera indebida en favor de los intereses personales de un tercero y, en particular, de una persona que ostente un cargo público o que notoriamente sea candidato o posible candidato a tal cargo. En caso de duda, deberá interrumpirse la operación sin demora y avisar al Oficial de Cumplimiento.
b. Los grupos de presión (lobbying).
El lobbying consiste en ejercer una actividad de representación de intereses ante una autoridad pública para promocionar la imagen, los productos y los servicios de VEOLIA o de sus sociedades o entidades.
El representante del grupo de presión puede ser un directivo o trabajador de VEOLIA o un tercero que actúa en su nombre en el marco de una misión contractual; llegado el caso, deberá evaluarse su honorabilidad según las modalidades previstas en el punto (c) siguiente. Con independencia del nombre que se le haya asignado a esta actividad de presión, ésta deberá llevarse a cabo en condiciones conformes a la ética y al presente Código y evitando de forma rigurosa cualquier riesgo de tráfico de influencias.
Los representantes de los grupos de presión deberán hacer constar de forma clara, de cara a las personas con las que han tratado y a terceros, que actúan en nombre de VEOLIA y tratar de evitar cualquier confusión con otras actividades eventualmente ejercidas a título privado, profesional o en el marco de un cargo cualquiera (asociativo, político o sindical).
De cara a las personas con las que han tratado y al entorno directo de éstas, los representantes de los grupos de presión que actúan en nombre de VEOLIA deberán abstenerse de toda tentativa de obtener información a través de medios fraudulentos, de toda comunicación deliberada de información falsa o que pueda inducir a error.
En Perú, de cara a algunas personas o instituciones nacionales o internacionales, reglamentaciones particulares imponen a esta actividad de los grupos de presión obligaciones en relación con, en particular, las personas que ejercen la misión, las modalidades de ésta, o las personas con las que han tratado (en concreto los parlamentarios y los cargos electos). Le corresponde a cada responsable de misión del grupo de presión (con independencia de que ésta sea ejercida por un directivo o trabajador de VEOLIA o por un tercero) comprobar si la misión considerada pudiera estar sujeta a tales reglamentaciones y, llegado el caso, velar por que se cumplan estrictamente los términos.
c. Intermediarios, proveedores y socios.
VEOLIA entiende que la actividad de sus socios de negocios (clientes, proveedores, locadores de servicios, intermediarios, etc.) no puede suponer un riesgo para este, en concreto en caso de incumplimiento por parte de estos últimos de las reglamentaciones internacionales y nacionales y de las buenas prácticas reconocidas en materia de prevención de la corrupción y comportamientos semejantes.
En este contexto, los directivos y trabajadores de VEOLIA deberán velar por que toda relación comercial con uno de estos socios sea objeto de una evaluación previa y razonable de cara al riesgo que presenta, en concreto en materia de corrupción y comportamientos semejantes. Los acuerdos firmados con ellos deberán incluir estipulaciones específicas que exijan el respeto de las buenas prácticas en esta materia y prever que el incumplimiento comprobado xxx xxxxxxx en este punto podrá constituir una causa de ruptura inmediata de las relaciones.
Le corresponde al responsable de la relación comercial velar por la honorabilidad en estas materias de los socios seleccionados. En caso de dudas, deberá notificarlo sin demora a sus superiores y al Oficial de Cumplimiento para que VEOLIA pueda llevar a cabo un procedimiento de evaluación. Con el fin de prevenir cualquier riesgo de corrupción, se recomienda dicho procedimiento de evaluación en toda relación comercial, al margen de licitaciones u operación corriente, con una persona del medio político.
Salvo que se trate de una urgencia absoluta y expresamente validada por el Gerente General, siempre que se lleve así a cabo una evaluación (en concreto en los casos en los que los procedimientos internos de VEOLIA prevean una obligación en este sentido, como en materia de intermediación o de consejo comercial), no podrá asumirse ningún compromiso contractual sin la validación del Director País, a tenor de los resultados de dicha evaluación, por el responsable habilitado.
d. Reglas relativas al control contable y financiero.
Las normas y procedimientos establecidos por VEOLIA en materia de control contable y financiero pretenden en concreto garantizar que no se utilicen los libros, registros y cuentas para disimular actos ilícitos y en especial de corrupción o de tráfico de influencias. Para ello, todo pago o beneficio consentido en nombre de VEOLIA deberá tener un objeto lícito y definido en favor de beneficiarios finales y conocidos respetando, en concreto:
- la legislación internacional en materia de sanciones, embargos, prevención xxx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo,
- las delegaciones de poderes para contraer compromisos y de los poderes bancarios expedidos de conformidad con el procedimiento de VEOLIA,
- los circuitos de validación/de aprobación (pedido, entrega, pago) y de contabilización descritos en los procedimientos Compra de VEOLIA.
Se prohíbe cualquier pago oculto, es decir, no registrado en contabilidad o en el que se mencione de manera deliberada un objeto o un beneficiario falso o cuyo objeto o beneficiario final no se especifique de forma precisa. Como continuación a esta regla y salvo situación particular local, previa y expresamente validada por la Dirección Financiera y la Dirección de Conformidad de Grupo Veolia, se prohíbe también de forma tajante cualquier pago en efectivo o por medio de valores análogos (metales preciosos o valores mobiliarios o cotizados, etc.) o en especie.
En la medida de lo posible, toda persona responsable de un pago deberá asegurarse de que su beneficiario se atenga a las leyes y reglamentos a los que está sujeto/sometido; las modalidades de pago aceptadas por VEOLIA no deberán en ningún caso tratar de eludir estas leyes y reglamentos.
Salvo en casos expresamente validados por la dirección financiera y la dirección de conformidad de GRUPO, todo pago deberá efectuarse en el país en el que el prestatario esté efectivamente domiciliado o en el país en el que se realice la prestación.
x. Xxxxxx de activos
VEOLIA prohíbe cualquier conducta destinada a introducir, en su estructura económica y financiera, recursos (dinero, bienes, efectos o ganancias) provenientes de actividades ilícitas (delitos precedentes), y que tengan por finalidad el darles una apariencia de legalidad.
f. Financiamiento del terrorismo
Cualquier provisión, aporte o recolección de fondos, recursos financieros o económicos o servicios financieros para cometer: (i) delitos de terrorismo y sus circunstancias agravantes, los actos de colaboración con el terrorismo, el delito de asociación a organizaciones terroristas, la instigación al terrorismo, así como el delito de obstaculización de acción de la justicia. (ii) cualquiera de los actos terroristas definidos en tratados de los cuales el Perú es parte o (iii) la realización de los fines de un grupo terrorista o terroristas. Los fondos o recursos, a diferencia xxx xxxxxx de activos, pueden tener origen lícito o ilícito; se encuentran prohibidos dentro de VEOLIA.
10. COMITÉ ÉTICO CENTRAL.
Este comité está compuesto por cinco miembros escogidos por el Comité ejecutivo de Veolia Environnement que pueden ser trabajadores, ex trabajadores o externos a la organización que brindan las garantías de independencia y de competencia requeridas. Los miembros del Comité, que actúan de forma independiente en el marco de su cometido, no pueden recibir instrucción alguna de la Dirección general, ni pueden ser destituidos de sus mandatos, que tienen una duración de cuatro años renovables.
El Comité ético de VEOLIA se encarga de velar por la correcta aplicación de los valores fundamentales recogidos en el presente Código y a los que suscriben VEOLIA y cada uno de los trabajadores.
En este sentido, el Comité ético tiene por misión fundamental:
- Presentar todas las recomendaciones relativas a los valores fundamentales y a los principios de Veolia, ya sea sobre los temas que se le hayan encomendado, o por las preguntas que se le hayan realizado.
- Asegurar, en función del contexto local, la difusión y la buena comprensión de este Código por todos los colaboradores del Grupo.
- Proponer complementos de información o ajustes en la Guía ética.
- Llamar la atención del Comité ejecutivo y de las empresas involucradas de Veolia sobre la necesaria adecuación de los comportamientos laborales con los valores y principios promovidos por la Guía ética.
- Señalar a las entidades involucradas, cada vez que sea necesario, las actuaciones que pongan de manifiesto comportamientos que son contrarios a los valores y normas de conducta del grupo Veolia.
- En el marco de sus funciones, el Comité ético interpretará la Guía ética tomando en cuenta la diversidad de las sociedades que pertenecen al grupo, así como las especificidades de sus actividades y del marco jurídico regulador y social de los países en los que operan.
- El Comité ético tiene todos los poderes necesarios para ejercer sus funciones frente a las sociedades de Veolia tanto en Francia como en el Perú; por lo tanto puede tener acceso a los documentos pertinentes y puede recibir y escuchar a cualquier empleado del grupo, auditor de cuentas y tercero.
En el desempeño de su labor, el Comité se apoya en la Dirección de la auditoría interna de VEOLIA a quien puede pedirle que intervenga con relación a cualquier cuestión que tenga que ver con el Código. También puede recurrir a los servicios de expertos externos y acudir a cualquier sitio en cualquier sociedad de VEOLIA.
De forma anual rinde cuentas sobre sus actuaciones al consejo de administración de Veolia Environment.
11. ALERTAS.
Cualquier directivo o empleado, así como colaboradores externos u ocasionales de VEOLIA que sospechen o constaten el incumplimiento de cualquiera de las normas recogidas en el presente Código, puede enviar una alerta por alguna de las siguientes vías:
- Por la vía jerárquica al superior inmediato, quien a su vez informará al Oficial de Cumplimiento; o
- Informando al Comité de Ética, destinatario de las alertas a través de cualquiera de los siguientes canales:
Página web: | xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxx/xx/xxxxxxxxx/xxxxx-x lerta |
Correo electrónico | |
Número telefónico: | x00 0 00 00 00 00 |
VEOLIA se compromete a que el tratamiento de las alertas se lleve a cabo bajo las máximas condiciones de confidencialidad, en especial respecto al contenido de la alerta, de la persona señalada y de quien reporta, incluyendo la posibilidad de permanecer en el anonimato, cuando sea necesario.
Cuando se haga uso del anonimato, VEOLIA se compromete a no adoptar ninguna medida con el objeto de identificar al autor de la alerta.
Asimismo, VEOLIA prohíbe cualquier medida, discriminatoria o disciplinaria, contra una persona que efectúe, dentro del marco de la ley, una alerta de buena fe con independencia del resultado de la alerta o incluso cuando los hechos reportados sean inexactos.
De ser el caso que la persona que envíe la alerta tuviese alguna responsabilidad en los hechos reportados, VEOLIA se compromete a tener en cuenta la existencia del reporte de alerta, su colaboración posterior en el tratamiento de la alerta y en los eventuales resultados.
VEOLIA podrá imponer sanciones disciplinarias e incluso acciones legales en virtud del derecho vigente, a aquellas personas que abusen del procedimiento de alerta efectuando acusaciones de mala fe.
Finalmente, VEOLIA se compromete a que el personal reciba el asesoramiento de una persona apropiada respecto a qué hacer si se enfrentan a un problema o situación que podría involucrar el incumplimiento a las normas recogidas en el presente Código; respecto a los procedimientos para reportar una alerta y cómo utilizarlos; asimismo tomar conocimiento de sus derechos y protecciones de conformidad con los procedimientos.
12. FORMATOS.
Ninguno.
13. CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO.
Versión | ELABORÓ | XXXXXX | APROBÓ | |||
Nombre/Cargo | Fecha | Nombre/Cargo | Fecha | Nombre/Cargo | Fecha | |
1 | Ing. Xxxx Xxxxxx Jefa de SSOMA y SIG | 04/06/2020 | Xxxxxx Xxxxx Jefe Legal | 11/06/2020 | Xxxxx Xxx Director País | 18/06/2020 |
2 | Ing. Xxxx Xxxxxx Gerente SSOMA y SIG | 22/09/2021 | Xxxxx Xxxxxxx/Jefe legal | 22/09/2021 | Xxxxx Xxx Director País | 22/09/2021 |
3 | Xxxxxxx Xxx Xxxxxx Gerente SSOMA y SIG | 08/08/2023 | Xxxxx Xxxxxxx/Jefe legal | 08/08/2023 | Xxxxxxxx Xxxx Gerente General | 08/08/2023 |
CAMBIOS A LA VERSIÓN ANTERIOR | ||||||
Versión | Descripción | |||||
1 | Versión inicial. | |||||
2 | Cambio de Jefe PSS y SIG a Gerente PSS y SIG | |||||
3 | Cambio del link de canal de denuncias. | |||||
14. ANEXOS.
Ninguno.