TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA CONTRATOS CIVILES DE SERVICIOS
TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA CONTRATOS CIVILES DE SERVICIOS
1. INFORMACIÓN GENERAL.
Proyecto (fuentes de financiación): | TODOS LOS PROYECTOS |
Eje estratégico: | TRANSVERSAL TODOS LOS EJES |
Resultado del proyecto al cual contribuye la contratación: | TRANSVERSAL TODOS LOS RESULTADOS |
Rubro o línea presupuestal del proyecto: | EL CENTRO DE COSTOS DETERMINADO EN CADA PROYECTO. |
2. CONTEXTO DE LA CONTRATACIÓN.
La Fundación Gaia Amazonas es una institución de carácter privado sin ánimo de lucro, con personería jurídica No. 823 del 26 de diciembre de 1994, otorgada por la Alcaldía Mayor de Bogotá, y regida por las leyes de la República de Colombia. El objeto principal de la Fundación es propender por la biodiversidad cultural y biológica de la Selva Amazónica, lo cual realiza a través del desarrollo de acciones en cuatro ejes estratégicos: Comunidades Indígenas y Territorio, Incidencia y Comunicaciones estratégicas, Estrategias Regionales de Conectividad Biocultural, y el eje transversal de Sistemas de Información Geográfica.
Para cumplir con sus objetivos institucionales, la Fundación realiza una serie de actividades basadas en la ejecución de diferentes proyectos con fondos de cooperación internacional. En torno a su misión y a
1 la implementación de sus estrategias, la Fundación formaliza alianzas con organizaciones con interés común en el reconocimiento de los pueblos indígenas como actores fundamentales para la conservación de la vida, la biodiversidad y la riqueza cultural de la Amazonía.
En cumplimiento de los compromisos y procedimientos acordados con los diferentes donantes, se prevé la contratación de un proveedor de tiquetes aéreos rutas nacionales y/o internacionales, seguros de viaje y servicios conexos para el desarrollo de la operación de la Fundación.
3. OBJETO DEL CONTRATO A SUSCRIBIR.
Proveer servicios en el suministro de tiquetes aéreos rutas nacionales y/o internacionales, seguros de viaje y servicios conexos para el desarrollo de la operación de la Fundación.
4. CONDICIONES DEL CONTRATO.
4.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS Y/O PRODUCTOS ESPERADOS DEL CONTRATISTA.
El proveedor seleccionado deberá:
1. Realizar la reserva y compra de boletos aéreos nacionales e internacionales.
2. Proveer seguros de viaje y asistencia al viajero.
3. Ofrecer servicio de atención al cliente 24/7 para la gestión de emergencias y cambios de itinerarios.
4. Revisar los tiquetes aéreos no utilizados y tramitar reclamaciones y reintegros ante las aerolíneas.
5. Reportar mensualmente los beneficios que las diferentes aerolíneas ofrezcan o reconozcan a la FUNDACIÓN por fidelidad o consumo; presentación de alternativas de utilización de los beneficios y gestión de redención de estos.
6. Pagar los servicios contratados por LA FUNDACIÓN a las respectivas aerolíneas.
7. Cumplir con la cobertura nacional e internacional del servicio ofrecido.
8. Disponer xx xxxxxxx y herramientas de servicio para la atención de los usuarios de LA FUNDACIÓN.
9. Responder por todo perjuicio que se cause a LA FUNDACIÓN por el no cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato, en especial por el no pago de los servicios contratados con los hoteles y aerolíneas.
10. Contar con autorización para operar como agencia de viajes por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, o la entidad que sea delegada para tal fin.
11. Destinar una persona específica para atender todo lo relacionado con el objeto de esta contratación y con capacidad de decisión. Para tal efecto, se deberá suministrar una línea telefónica, correo electrónico y celular donde se atiendan de manera efectiva las solicitudes de LA FUNDACIÓN, sin restricción de horario y día.
12. Solucionar de manera inmediata cualquier eventualidad que obstaculice el normal desarrollo del servicio, siempre y cuando no medie fuerza mayor o caso fortuito de modo que no se presenten demoras para LA FUNDACIÓN en la prestación de este.
13. Guardar absoluta reserva y no utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de LA FUNDACIÓN, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del contrato o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de tal información.
14. Deberá emitir facturas separadas para cada tiquete emitido, incluyendo las rutas, el nombre y la identificación de los pasajeros. Cada factura debe incluir un código que será proporcionado por la fundación en el momento de la compra, bajo una orden de compra que deberá estar adjunta a la factura. Las facturas que no contengan este código no serán aceptadas.
NOTA 1: Los servicios mencionados son indicativos, por lo que LA FUNDACIÓN podrá solicitar la realización de otras actividades relacionadas con el servicio de agencia de viajes a nivel nacional e internacional a través del Supervisor designado.
4.2 TIPO DE CONTRATO, PLAZO, HONORARIOS, VALOR Y FORMA DE PAGO Y LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
− Tipo de contrato a suscribir: Contrato Civil de prestación de servicios. Los presentes términos de referencia son de carácter contractual y contienen las condiciones mediante las cuales se
2 ejecutará el contrato. El contrato a suscribir es de carácter privado y se regirá por las normas del código civil y código de comercio.
− Plazo del contrato a suscribir: La duración del contrato será de un año a partir de la firma de las partes. Las partes de mutuo acuerdo podrán prorrogar el plazo del contrato a través de la suscripción del respectivo otrosí.
− Valor del contrato: Las partes aceptan de común acuerdo que el valor del presente contrato no corresponde a una suma determinada, pero si determinable con base en los servicios demandados mensualmente por LA FUNDACIÓN y la aplicación de las tarifas ofertadas por EL CONTRATISTA y aprobadas por LA FUNDACIÓN, las cuales se describen dentro de la oferta presentada, la cual hará parte integrante del contrato.
− Las tarifas serán incrementadas anualmente de acuerdo con lo indicado por EL CONTRATISTA en su propuesta.
− Cualquier modificación a las tarifas ofrecidas deberá contar con la aprobación previa y escrita de LA FUNDACIÓN para su aplicación.
− Forma de Pago: El precio del presente contrato se pagará DE ACUERDO CON LO INDICADO POR EL CONTRATISTA EN SU PROPUESTA FINANCIERA PREVIA APROBACIÓN DE LA FUNDACIÓN.
− Lugar de prestación del servicio: Bogotá D.C., y/o los departamentos y/o municipios donde se desarrollan los proyectos nacionales y/o internacionales.
5. MÉTODO DE SELECCIÓN.
PROCESO COMPETITIVO ABIERTO. Modalidad de selección en la cual la Fundación publicará una invitación (convocatoria) para que participen todos los interesados en el proceso competitivo abierto; y mediante la aplicación de criterios de evaluación previamente determinados, seleccionará entre ellos el ofrecimiento más favorable para la Fundación.
6. REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.
A. CAPACIDAD JURÍDICA Y EXPERIENCIA.
1. Persona jurídica con mínimo 3 años de experiencia.
2. RUT
3. Certificado xx Xxxxxx de Comercio.
4. Cédula del representante legal.
5. Certificación cuenta bancaria.
6. Tres (3) certificaciones comerciales con Entidades sin Ánimo de Xxxxx y/o 3 contratos similares al del objeto de la presente convocatoria y para ello debe presentar certificación que contenga: (i) nombre de la entidad contratante; (ii) persona que certifica, cargo y número de contacto, y (iii) objeto del contrato con fechas de inicio y fin.
7. Estados Financieros de 2023 dictaminados y estados financieros con corte a julio de 2024, también dictaminados.
8. Soporte que evidencie que está al día en impuestos ante la DIAN.
9. Certificado expedido por revisor fiscal o contador según corresponda, donde indique que no se encuentra en xxxx y no tiene obligaciones pendientes ante la DIAN.
10. Certificado de aportes parafiscales del último pago de seguridad social expedido por su Revisoría Fiscal o contador según corresponda.
B. CAPACIDAD TÉCNICA DEBERÁ ADJUNTAR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN
1. Portafolio de servicios.
2. Certificación de inscripción en registro nacional de Turismo (RNT).
3. Licencia de funcionamiento IATA.
4. Licencia de funcionamiento ANATO.
5. Indicar si cuenta con un sistema o plataforma en el cual pueda habilitar el ingreso de las solicitudes de tiquetes nacionales e internaciones.
6. Explicar el proceso para uso de esta plataforma y una modelación de solicitud.
C. PROPUESTA ECONÓMICA QUE CONTENGA
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1. Debe indicar el porcentaje de la comisión de suministro que cobra el proveedor del servicio.
2. Indicar el proceso para reserva, compra, cambios o cancelación de tiquetes nacionales e internacionales.
3. Capacidad técnica para emitir facturación cinco (5) días calendario después de tramitada la solicitud.
4. Especificar los tiempos de respuesta que en promedio toman para responder a una solicitud de cotización y expedición de tiquetes nacionales e internacionales.
5. En la propuesto debe indicar la forma y periodicidad de pago, requerida.
Se procederá a la evaluación de la capacidad jurídica, capacidad técnica y la propuesta económica para la selección del proveedor.
Los proveedores deben asegurarse de que las propuestas se encuentren libres de errores, enmendaduras y deben encontrarse completamente legibles.
LA FUNDACIÓN cuenta con fuentes de financiación que pueden ser objeto de exención de impuestos de acuerdo al decreto 1651 de 2021, que reglamenta el artículo 96 de la ley 788 de 2002, debe emitir dentro de la propuesta que la agencia se encuentra en la posibilidad de realizar las operaciones objeto de la presente convocatoria con la exención de impuestos, siempre y cuando la Fundación certifique este alcance.
D. ELEGIBILIDAD DE LA PERSONA JURÍDICA:
Los proveedores no podrán aplicar o serán no elegibles si:
1. No encontrarse matriculado como comerciante en la Cámara de Comercio.
2. Haber sido decretado en estado de liquidación forzosa por procesos de reorganización empresarial.
3. Haber sido sentenciado por actividades ilícitas/ilegales y/o conducta poco profesional.
4. Haber sido declarado culpable de graves conductas inapropiadas a nivel profesional.
5. Encontrarse en xxxx de las obligaciones en materia de Seguridad Social y obligaciones fiscales ante la DIAN.
6. Por entregar información errónea.
7. Infringir las políticas Antisoborno y Anticorrupción.
8. El proveedor (o los directivos del proveedor) se encuentra en cualquier lista de sancionados o actualmente se encuentra excluido o descalificado de participar en esta transacción por el Gobierno de los Estados Unidos o las Naciones Unidas, el Xxxxx Unido, la Unión Europea, u otros gobiernos nacionales u organizaciones públicas internacionales.
9. Problema judicial que se encuentre en curso con alguna de las entidades de control (Policía, Contraloría, Procuraduría, Etc.).
10. Participación en actividades de trata de personas e ilícitas como: apoyo al terrorismo, narcotraficantes, etc.
11. Presentación de las ofertas que no cumplan con los requerimientos de la presente convocatoria.
E. DEBIDA DILIGENCIA ADICIONAL
Una vez finalizadas las evaluaciones de capacidad jurídicas, técnicas y económicas, LA FUNDACIÓN podrá realizar procesos adicionales de debida diligencia con un proveedor o proveedores en particular. El propósito de estos procesos es garantizar la vinculación de proveedores con ética, buena reputación y finanzas sólidas, así como la capacidad de cumplir y de prestar un servicio con altos estándares de calidad. La debida diligencia adicional puede tomar la forma de los siguientes procesos (aunque esto no se limita a):
1. Comprobación de referencias.
2. Análisis de los estados financieros auditados.
3. Citación para aclaración de propuesta.
No. | Criterios de selección, evaluación y calificación | Puntaje máximo |
1. | Capacidad jurídica y la experiencia (Se verifica que cuente con los documentos requeridos y la experiencia solicitada). | 25 puntos |
2. | Capacidad técnica (Se verifica que cuente con los documentos requeridos) | 25 puntos |
3. | Propuesta económica (Se evalúa la propuesta económica presentada % de Comisión Cobrada) | 50 untos |
Total | 100 puntos |
7.CRITERIOS DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN.
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Es importante resaltar que si la propuesta no cumple con la capacidad jurídica y experiencia no podrá continuar en el proceso.
8.OTRAS INFORMACIONES SOBRE DE LA CONVOCATORIA.
- La presente convocatoria se lleva a cabo en desarrollo del proceso de contratación dispuesto en el Manual de Contratación de la Fundación y constituye una herramienta para garantizar que la selección se realice bajo los principios de transparencia, igualdad de oportunidades para las personas interesadas en participar, y evaluación objetiva.
- La Fundación no utiliza criterios de selección que generen discriminación entre las personas interesadas en participar, relacionados con su estado civil, raza, género, situación económica o religión que profesen.
- La Fundación exige de sus trabajadores, contratistas y/o proveedores la aceptación y cumplimiento a la Política de Prevención y protección Frente al Acoso y el Abuso Sexual, Política de Ética e Integridad, acuerdo de confidencialidad y manejo de la información, entre otros que son informados y suministrados en el proceso de contratación.
- El suministro de información o la presentación de documentación incompleta o que no corresponda, generará la exclusión las/los participantes en el proceso de selección.
- La participación en este proceso de selección conlleva un reconocimiento expreso por parte de los/las participantes con relación al hecho de no encontrarse vinculado o condenado a investigaciones penales relacionadas con lavado de activos, corrupción, tráfico y trata de personas, narcotráfico, financiamiento de terrorismo y conductas relacionadas con la vida e integridad de las personas.
- El proveedor con la mayor calificación con base a los términos de referencia y criterios de evaluación será contactado. En caso de no tener una respuesta afirmativa o de aceptación, se procederá con la siguiente candidatura mejor evaluada, y en último caso se declarará desierta la convocatoria.
- En caso de recibir una sola propuesta ésta será considerada y se procederá a la contratación siempre y cuando cumpla con lo exigido en la presente convocatoria.
9.CRONOGRAMA INDICATIVO DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
- Divulgación de la convocatoria: miércoles 11 de septiembre de 2024.
- Plazo para la solicitud de aclaraciones: miércoles 18 de septiembre de 2024.
- Plazo para la presentación de propuestas: miércoles 25 de septiembre de 2024.
- Evaluación: viernes 4 de octubre de 2024.
- Plazo estimado para la contratación: martes 15 de octubre de 2024.
Este cronograma podrá ser modificado en cualquier momento del proceso.
10. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
La supervisión de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratista a favor de la Fundación estará a cargo de la Líder de Operación Logística de la Fundación, con el apoyo de la Coordinación Administrativa y Financiera y los coordinadores y/o responsables financieros de los ejes y
5 proyectos, o quien haga sus veces.
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Profesional de Enlace / Encargado Coordinación Administrativa y Financiera
Elaboró: Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx / Profesional Jurídica
Revisó: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx / Coordinadora Administrativa