MANUAL DE CONTRATACION

MANUAL DE CONTRATACION

Contenido

	CAPITULO I - ASPECTOS GENERALES	3
1.1.	Objetivo	3
1.2.	Alcance	3
1.3.	Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos	3
1.3.1	Naturaleza Jurídica	3
1.4.	Términos y definiciones	3
	CAPITULO II - PLANEACION DE LA CONTRATACION	7
2.1.	Plan Anual de Adquisiciones - PAA	7
2.2.	Actualización al Plan Anual de Adquisiciones	7
2.3.	Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
	CAPITULO III. PROCESO DE SELECCIÓN, EJECUCIÓN, LIQUIDACIÓN E IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO.
3.1.	Etapas Contractuales	8
3.1.1.	Etapa precontractual	8
3.1.1.1	Documentos previos	8
	Estudio Previo	8
	Estudio de Sector	12
	Pliego de Condiciones	12
3.1.1.2.	Gestión documental de los documentos previos	12
3.1.1.3	Modalidades de Selección	12
	Licitación Pública	13
	Concurso de Méritos	14
	Selección Abreviada	14
	Contratación Directa	16
	Mínima Cuantía	13
3.1.1.4.	Comités	17
	Comité de Contratación	17
	b. Comité Evaluador	18
3.1.2.	Etapa Contractual	18
3.1.2.1.	Perfeccionamiento del contrato	18
3.1.2.2.	Requisitos de ejecución del contrato	19
3.1.2.3.	Supervisión / Interventoría	19
3.1.2.4.	Elaboración y suscribir acta de inicio	19
3.1.2.5.	Modificaciones a los Contratos Modificación o aclaración	20 20
	Prórroga	20
	Adición	20
	Suspensión.	20
3.1.2.6.	Cesión del Contrato	21
3.1.2.7.	Terminación anticipada por mutuo acuerdo de las partes	21
3.1.2.8.	Publicación de documentos precontractuales, contrato y sus modificaciones	22
3.1.2.9	Gestión documental de los documentos generados en la etapa contractual	22
3.1.3.	Etapa postcontractual	22
3.1.3.1.	Liquidación de los Contratos	22
	Liquidación por mutuo acuerdo	23
	Liquidación unilateral	24
	Competencia para liquidar	25
	Liquidación por vía judicial	25
	Obligaciones posteriores a la liquidación	25
	Cierre de contrato	25
3.2.	Imposición de Multas y Sanciones	25
	CAPITULO IV. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN	25
	CAPITULO V. BUENAS PRÁCTICAS	26
	DOCUMENTOS ASOCIADOS AL MANUAL DE CONTRATACION	26
	Instructivos	26
	Procedimientos	26
	Formatos	26
	Control de Cambios	27

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES

1. OBJETIVO

El presente Manual de Contratación tiene como objeto fijar directrices y estándares para simplificar y unificar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual en la celebración y ejecución de los contratos que requiere la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.

2. ALCANCE

Este Manual deberá ser aplicado por los funcionarios y contratistas de las dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, así como por todos los intervinientes en el proceso de gestión contractual de la UAESP, desde la etapa de planeación contractual hasta la liquidación del contrato o convenio.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

1. NATURALEZA JURÍDICA.

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, está organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado por servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital del Hábitat.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Adenda: Es la forma mediante la cual la entidad con posterioridad a la apertura del proceso modifica el pliego de condiciones. La entidad señalará en el pliego de condiciones, el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En ningún caso, podrá expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección.

Adjudicación: Es la decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien, en consecuencia, corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite.

Cierre: Es el acto público mediante el cual se da por finalizada la recepción de ofertas para un proceso de selección, en lugar, fecha y hora señalados en el pliego de condiciones o invitación pública.

Competencia para contratar: Atribución legal para ordenar y dirigir la realización de convocatorias públicas mediante la implementación de modalidades de selección objetiva de contratistas y celebrar contratos.

Colombia Compra Eficiente –CCE-: Es la Unidad Administrativa Especial denominada la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, como ente rector, tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. Su página web es xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Compras Responsables: La incorporación de criterios éticos, sociales y ambientales en las decisiones de compra y contratación de las empresas (y de las organizaciones), y consisten en el requerimiento a los proveedores del cumplimiento de parámetros socioambientales al adquirir productos, materiales, bienes o suministros, y en la contratación de obras, servicios o asistencia técnica (Según Fundación Centro de Recursos Ambientales xx Xxxxxxx).

Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.

Consultoría: Son los contratos que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de obra: Son los contratos que celebran las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de prestación de servicios y de apoyo a la gestión: son los contratos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso, estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Contrato de Suministro: Acuerdo de voluntades celebrado entre la UAESP y una persona natural o jurídica, pública o privada con el objeto de adquirir bienes en forma periódica y sucesiva, de acuerdo con las necesidades de la entidad, con base en precios unitarios pactados y cantidades estimadas.

Contrato estatal: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

Dependencia solicitante: Es la Subdirección, Oficina o Dependencia de la UAESP, que genera la necesidad para contratar el bien o servicio.

Oferta con valor artificialmente bajo: Es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas xxx xxxxxxx y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojó el estudio xx xxxxxxx realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de selección.

Oferta más favorable: La oferta más favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia, así como la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

Ordenador del gasto: Es el representante legal de la entidad o el funcionario que, por delegación de aquel, efectuada a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo.

Orden de pago: Instrucción de desembolso impartida por el ordenador del gasto, en virtud de la cual se efectúa un depósito en cuenta a favor del contratista / consultor / proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, como contraprestación por las labores ejecutadas durante un período determinado y de acuerdo con la forma de pago pactada.

Plazo de ejecución: Lapso durante el cual deben realizarse las actividades necesarias para cumplir con el objeto del contrato.

Propuesta: Es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica, unión temporal o consorcio, durante un proceso de contratación, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad.

Registro Presupuestal: Es la operación presupuestal, mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.

Requisitos habilitantes: Son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes, que se les exige para la participación en el proceso de selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor.

Servicios de origen nacional: Son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia.

Sistema electrónico para la contratación pública (PORTAL ÚNICO DEL CONTRATACIÓN ESTATAL): Es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad. La dirección de la página web es xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/

Subsanabilidad: Principio de la Contratación Pública, según el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y, en consecuencia, las entidades no podrán rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos, que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones.

CAPITULO II. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

2.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Describe la programación de adquisición de bienes y servicios, requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales, para el buen funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal.

Corresponde a cada dependencia, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el Plan de Adquisiciones.

En virtud de lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, todas las Entidades del Estado deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

2.2 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Le corresponderá a las Dependencias solicitantes proyectar las necesidades y posteriormente la consolidación del plan anual estará en cabeza de la Oficina Asesora de Planeación en lo que respecta a proyectos de inversión y a la Subdirección Administrativa y Financiera el gasto por funcionamiento.

2.3 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP

El certificado de disponibilidad presupuestal garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registró presupuestal.

La dependencia interesada deberá solicitar en el área de presupuesto de la entidad, el certificado, el cual deberá sujetarse al Plan Anual de Adquisiciones. El mismo deberá ser expedido una vez se cuente con la firma del Ordenador de Gasto para la autorización del proceso contractual.

La UAESP abrirá los procesos de selección e iniciará procesos de suscripción de contratos, solamente cuando exista la respectiva partida o disponibilidad presupuestal.

CAPITULO III. PROCESO DE SELECCIÓN, EJECUCIÓN, LIQUIDACIÓN E IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO.

Este capítulo contiene la descripción de todas las etapas de la contratación, inicia con la estructuración de los procesos o documentos precontractuales, continúa con la ejecución del objeto contractual y con la liquidación de los contratos o convenios, adicionalmente introduce las generalidades del trámite para las actuaciones administrativas sancionatorias derivadas del incumplimiento contractual.

3.1 ETAPAS CONTRACTUALES

Son tres las etapas de la contratación pública i) Precontractual, ii) Contractual y iii) Postcontractual.

3.1.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

En esta etapa se estructura y se adjudica el proceso mediante documentos previos los cuales son la base fundamental para establecer los requisitos de la selección del contratista, así como las obligaciones, plazos, especificaciones y condiciones del futuro contrato o convenio.

3.1.1.1 DOCUMENTOS PREVIOS

1. ESTUDIO PREVIO

De conformidad con la normatividad legal vigente, así como por lo señalado en el Decreto Reglamentario del Estatuto General de Contratación Pública, los contratos que celebre la entidad estarán precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la dependencia de la UAESP que solicita la contratación. Los estudios previos servirán de base para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y del contrato a suscribir.

Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones.

Para las modalidades de selección por licitación pública, concurso de méritos, contratación directa y selección abreviada, los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:

• La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

• La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, lo documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

• Ficha técnica: esta ficha es aplicable para los procesos de adquisición de bienes o servicios con características técnicas uniformes, por ejemplo, los tramitados por selección abreviada a través de subasta inversa o de acuerdo marco de precios.

• La modalidad de selección del contratista y su justificación incluyendo los fundamentos jurídicos: como se verá más adelante la modalidad de selección es determinante para establecer, el procedimiento, requisitos del proceso de contratación y plazos del mismo.

• El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la entidad estatal debe incluir la forma como calculó y soportó los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

Cuando la modalidad de selección del contratista sea por concurso de méritos no se deben publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato.

Si el contrato es de concesión, no se debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

• Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: estos varían de acuerdo con la modalidad de contratación.

• El análisis del riesgo y forma de mitigarlo, para efectos de incluir este elemento es necesario diligenciar la matriz de riesgos establecida por Colombia Compra Eficiente, por tanto, se recomienda verificar el contenido del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación de CCE.

• Las garantías contempladas para exigir en el proceso de contratación: al momento de determinar las garantías exigibles es necesario verificar si de acuerdo con lo establecido en la norma es obligatorio o no incorporar esta exigencia. De ser incluida la garantía debe tenerse en cuenta cual es el amparo y la suficiencia adecuada, de acuerdo con lo siguiente:

AMPARO	SUFICIENCIA		OBSERVACIÓN
	VIGENCIA	VALOR XXX XXXXXX
Buen manejo y correcta inversión del anticipo	Vigente hasta la liquidación de los contratos	100% anticipo	Siempre que se pacte anticipo en el contrato es obligatorio constituir la póliza por este amparo.
Devolución del pago anticipado	Vigente hasta la liquidación de los contratos	100% anticipado	Siempre que se pacte pago anticipado en el contrato es obligatorio constituir la póliza por este amparo.
Cumplimiento del contrato	Vigencia mínima hasta la liquidación del contrato	Mínimo 10% del valor del contrato. EXC. Superior a 1.000.000 SMMLV.	Este amparo debe cubrir la cláusula penal y el valor de multas pactado en el contrato (ej. Multa hasta 10% y clausula penal 20% el monto mínimo de este amparo será del 30%).
Pago de salarios y prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales	Plazo del contrato y tres años más	5% del valor del contrato	Este amparo usualmente se pacta cuando se contrata personas jurídicas y cuando la ejecución sea por tracto sucesivo.
Estabilidad y calidad de la obra	5 años contados a partir del recibo de la obra. EXC: Si un experto justifica técnicamente que la vigencia debe ser inferior.	La Entidad lo establece	La garantía que ampara la calidad del contrato de interventoría de la obra siempre debe ser por el término igual a la vigencia xxx xxxxxx de estabilidad.
Calidad del servicio	La Entidad lo establece. EXCEPCIÓN: interventoría debe ser igual al de plazo de estabilidad del contrato principal.	La Entidad lo establece
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes	La Entidad lo establece	La Entidad lo establece	Este amparo se pacta para bienes que normalmente tienen pruebas de funcionamiento por ejemplo en una compra de computadores.

• La indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un Acuerdo comercial: para efectos de incluir este elemento se recomienda verificar el contenido del Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

• Los demás elementos exigidos en cada modalidad de selección.

Para la modalidad de mínima cuantía los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:

• La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

• La descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios.

• Las condiciones técnicas exigidas.

• El valor estimado del contrato y su justificación

• El plazo de ejecución del contrato

Si la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta la UAESP no está obligada a elaborar estudios y documentos previos.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección.

El formato de solicitud de proceso contractual y estudios previos deberá diligenciarse por la dependencia interesada en la contratación, teniendo en cuenta, la modalidad de selección del contratista.

2. ESTUDIO DE SECTOR

La Dependencia solicitante debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.

Para efectos de incluir este requisito se recomienda verificar el contenido de la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector expedida por Colombia Compra Eficiente.

3. PLIEGO DE CONDICIONES

En caso de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Xxxxxx Xxxxxxx, el proyecto xx xxxxxx de condiciones o invitación pública, será elaborado por el abogado designado por la Subdirección de Asuntos Legales con el apoyo técnico de la dependencia solicitante, con base en los estudios y documentos anexos a la futura contratación.

El pliego de condiciones es el documento en el cual la UAESP, consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos, que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.

2. GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS PREVIOS

Los documentos generados en la etapa precontractual deben ser controlados y enviados al archivo por parte del profesional de la Subdirección de Asuntos Legales encargado del trámite contractual.

2. MODALIDADES DE SELECCIÓN

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 y el Decreto Nacional 1082 de 2015 así como las demás normas que las complementen, reformen o sustituyan, la entidad seleccionará a los contratistas a través de las modalidades de selección a) Licitación pública, b) Selección abreviada, c) Concurso de méritos, d) Contratación directa, e) Mínima cuantía.

Para determinar cuál es la modalidad aplicable al respectivo proceso es necesario analizar la naturaleza del contrato, la cuantía, el objeto y las partes que suscribirán el acuerdo.

Los trámites de acuerdo con cada modalidad de selección serán los establecidos en el procedimiento por modalidad de selección, en el punto de uso del Sistema Integrado de Gestión.

Para una mejor comprensión respecto de las generalidades de las modalidades anunciadas se deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Licitación Pública:

Es la modalidad considerada la regla general en la contratación pública, mediante la cual, la entidad estatal formula amplia y públicamente, una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 así como en el artículo 2.2.1.2.1.1.1 y ss. del Decreto Nacional 1082 de 2015.

Con base en la naturaleza del objeto a contratar, su necesidad y/o su cuantía, en el pliego se podrá utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del numeral 1 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, estableciendo las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja.

Causales:

A través de esta modalidad la Entidad adquiere bienes, obras y servicios, i) Que se encuentran clasificadas dentro de la mayor cuantía; ii) Fiducia pública; iii) proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública; iv) Objetos contractuales que no se encuentren cobijados bajo una causal que las enmarque en otra modalidad de contratación.

Factor de Selección

En la licitación pública por regla general se debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas; o b) la ponderación de los elementos de la calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio.

2. Concurso de Méritos:

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 así como en el artículo 2.2.1.2.1.3.1 y ss. del Decreto Nacional 1082 de 2015.

En forma de contratación la Entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación.

Causales:

A través de esta modalidad se contratarán los servicios de consultoría y los proyectos de arquitectura.

Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales, referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre-factibilidad o factibilidad, para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También aquellos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Factor de Selección

En los procesos de selección para consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto, en ningún caso se podrá incluir el precio como criterio de escogencia.

3. Selección Abreviada:

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 así como en el artículo 2.2.1.2.1.2.1 y ss. del Decreto Nacional 1082 de 2015.

Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar; la destinación del bien, obra o servicio; las circunstancias de la contratación, o su cuantía, ameritan adelantar procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Causales:

Son causales de selección abreviada bajo el procedimiento de menor cuantía las siguientes:

• Cuando el presupuesto oficial del proceso corresponda a la menor cuantía de la Unidad de menor cuantía, en los términos normativamente establecidos.

• Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

• La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

• La enajenación de bienes del Estado.

• Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales, propias de las empresas industriales y comerciales estatales, así como de las sociedades de economía mixta.

• Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentren la ejecución de los programas de protección de derechos humanos y población vulnerable.

• La contratación de bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional.

Son causales de selección abreviada bajo otros procedimientos, las siguientes:

• Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los procedimientos de subasta inversa o compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

• Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos. En este evento, deberá hacerse uso del procedimiento de adquisición a través de bolsas de productos de lo contrario deberá justificar la aplicación de otro procedimiento.

Otra causal con procedimiento especial:

• Enajenación de bienes del Estado

Factor de Selección

En la selección abreviada por el procedimiento de menor cuantía, se debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas; o b) la ponderación de los elementos de la calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio.

Para la selección abreviada por los demás procedimientos el único factor de evaluación será el menor precio ofrecido.

4. Contratación Directa:

Esta modalidad de selección se estableció como una excepción a las formas de contratación públicas, está consagrada en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 así como en el artículo 2.2.1.2.1.4.1 y ss. del Decreto Nacional 1082 de 2015.

Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la Entidad a través del ordenador del gasto, para las causales que ordena la Ley, lo justificará mediante un acto administrativo, que contendrá:

• Señalamiento de la causal que se invoca.

• Determinación del objeto a contratar.

• Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista.

• Indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.

Para el caso de la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto administrativo que justifica la contratación.

Causales:

La contratación directa, para la UAESP, procede solamente en los siguientes casos:

• Urgencia manifiesta.

• Convenios o contratos interadministrativos. Siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalada en la ley o en sus reglamentos.

• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

• Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

• Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

• Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Factor de Selección

La selección debe ser objetiva, basada en factores de idoneidad y precios xx xxxxxxx.

5. Mínima Cuantía:

Es la modalidad de selección objetiva para escoger al contratista en la adquisición de bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la UAESP.

Dentro de esta modalidad de selección se encuentra el procedimiento de adquisición en gran almacén por la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el cual está regulado en el artículo 2.2.1.2.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015.

Causales:

Esta modalidad es aplicable a todos los objetos de contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad, sin importar la naturaleza del contrato.

En caso de concurrencia de la contratación directa y de la mínima cuantía, la modalidad de selección aplicable es la contratación directa.

Factor de Selección

El criterio de selección de esta modalidad es el menor precio.

2. COMITES

1. Comité de Contratación

El Comité de Contratación es una instancia asesora en el desarrollo de los procesos contractuales que adelanta la UAESP, sus integrantes tienen la función de recomendar sobre la conveniencia o no de adelantar el proceso y/o celebrar el contrato y de formular observaciones en aquellos asuntos sometidos a su conocimiento, en virtud de la regulación que al respecto expida la UAESP.

Las Dependencias solicitantes deben verificar si el proceso contractual o contrato que pretendan adelantar requiere o no la aprobación del Comité de Contratación, teniendo en cuenta la cuantía, la naturaleza del contrato y la modalidad de selección.

2. Comité Evaluador:

El Comité Evaluador podrá conformarse por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

Las funciones del Comité evaluador son:

• Asesorar a la UAESP durante el proceso de selección y validar el contenido de los requerimientos técnicos.

• Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

• Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes.

• Presentar los respectivos informes de evaluación y calificación.

• Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

• Resolver las observaciones que se susciten con ocasión y durante todo el proceso de selección.

• Actuar con diligencia, buena fe y transparencia durante el desarrollo de su labor. Por lo anterior, ante el conocimiento de alguna irregularidad que afecte la transparencia del proceso, deberá informar inmediatamente de este hecho al ordenador del gasto.

3.1.2 ETAPA CONTRACTUAL

En esta etapa se perfecciona y ejecuta el contrato o convenio.

1. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El proponente adjudicatario, suscribirá el contrato dentro del término señalado en el pliego de condiciones, de lo contrario; la entidad podrá hacer efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta.

Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones y el contrato, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato.

2. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Perfeccionado el contrato y para su ejecución, se expedirá el registro presupuestal.

El contratista entregará a la Subdirección de Asuntos Legales, las garantías establecidas en el contrato o convenio.

La Subdirección de Asuntos Legales, efectúa la revisión del contenido de las pólizas y una vez estén acordes con lo establecido en el contrato, se aprueban las mismas.

3. SUPERVISIÓN / INTERVENTORÍA

La Subdirección de Asuntos Legales, verificará el cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio, e informará mediante el formato “Comunicación Designación Supervisor de Contrato”, a la persona designada como supervisor del mismo.

La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un supervisor y/o interventor externo, según el caso, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por la ley y teniendo en cuenta el instructivo de supervisión de la UAESP (Ver Instructivo de Supervisión e Interventoría), así como las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos.

4. ELABORAR Y SUSCRIBIR ACTA DE INICIO

El supervisor diligencia el formato de acta de inicio, la cual es suscrita tanto por el contratista como por el supervisor.

El original del acta mencionado, es remitido por el supervisor a la Subdirección de Asuntos Legales, para su archivo en la carpeta contractual.

El profesional abogado de la Subdirección de Asuntos Legales, deberá remitir la carpeta contractual al Archivo de Contratos.

5. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS

El supervisor deberá presentar ante la Subdirección de Asuntos legales, la solicitud modificación, prórroga, adición o suspensión, diligenciando el formato de modificación de contrato, en el que expondrá el respectivo concepto técnico y/o justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el mismo.

1. Modificación o aclaración:

Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar o aclarar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto.

2. Prórroga:

En la solicitud de prórroga al plazo de ejecución, el supervisor debe indicar el término exacto de la ampliación y el concepto técnico y/o justificación para la suscripción del mismo.

3. Adición:

Las adiciones a los contratos deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.

El supervisor debe adelantar las actividades necesarias para obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente

4. Suspensión del Contrato

Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del mismo.

En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de la garantía.

6. CESIÓN DEL CONTRATO

Se presenta cuando la Unidad o el contratista transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente, sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. No obstante, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la UAESP, la cual se entenderá con la firma de la minuta de cesión del contrato. El cesionario deberá cumplir con los requisitos, experiencia e idoneidad establecidos en los estudios previos o en el pliego de condiciones.

7. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES.

Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

La terminación del contrato de manera anticipada y por mutuo acuerdo, se constituye en una forma indirecta de extinguir las obligaciones, la cual se produce cuando las partes convienen en dar por terminado el vínculo contractual antes de finalizar el plazo de ejecución de las obligaciones derivadas del objeto del acuerdo.

La gran ventaja de esta forma de terminar los contratos estatales es que las partes pueden quedar x xxx y salvo respecto de las obligaciones a su cargo, al lograr un acuerdo que no solo conducirá a la finalización del contrato, sino a su liquidación.

Cuando la relación contractual ha fluido de manera normal y armoniosa, las partes han venido cumpliendo sus obligaciones, pero existen razones ajenas a éstas, como la necesidad de garantizar el disfrute de la comunidad sobre bienes de uso público o la continuidad en la prestación de los servicios públicos, constituye una forma ideal, por llamarlo de alguna manera, de poner fin a las relaciones contractuales públicas.

8. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES, CONTRATO Y SUS MODIFICACIONES.

El Profesional asignado para tramitar el proceso de selección y/o la elaboración del contrato y/o del modificatorio en colaboración del auxiliar administrativo, efectuaran la publicación en el Portal Único del Contratación Estatal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx , de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, de la cual generan la correspondiente constancia que deberá reposar en la carpeta contractual.

9. GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Los documentos generados en la etapa contractual deben ser controlados y verificado su respectivo archivo por parte del supervisor y/o interventor del contrato o convenio.

3.1.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL

Esta etapa comprende la liquidación o el cierre del contrato o convenio.

3.1.3.1 Liquidación de los Contratos

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 19 de 2012, serán objeto de liquidación obligatoria los contratos o convenios de ejecución sucesiva. Los contratos de ejecución instantánea, prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria su liquidación, salvo pacto en contrario o que de la ejecución del contrato desprenda la necesidad de realizarla.

El periodo de liquidación de los contratos, es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, así como los bienes o servicios entregados a la Entidad. Además, se hacen los reconocimientos, ajustes, conciliaciones y transacción a que hubiere lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar x xxx y salvo, lo cual constará en el acta de liquidación del respectivo contrato o convenio.

Para la liquidación del contrato o convenio se podrá requerir al contratista la ampliación de las garantías que amparan el contrato.

Así mismo, el supervisor deberá verificar el destino de los bienes adquiridos en la ejecución del contrato o convenio, constatando que en caso de ser de propiedad de la Entidad estos hayan sido efectivamente ingresados al almacén, para lo cual se deberá adjuntar la certificación correspondiente. En caso de tratarse de bienes que por disposición contractual deban pasar a otra entidad deberá estar debidamente acreditada tal situación.

Para proceder a la liquidación del contrato o convenio, el supervisor deberá verificar que la carpeta contentiva del contrato o convenio contenga toda la documentación relacionada con la ejecución, es decir, que la carpeta se encuentre completa y actualizada. Además, el supervisor deberá incluir como anexos mínimos:

• Documento suscrito por el supervisor, donde certifique e indique entre otros lo siguiente: i) Análisis de las condiciones técnicas de los bienes recibidos o de los servicios prestados por el contratista o ejecutor, ii) Constancia o certificación de que se dio cabal cumplimiento al objeto del contrato o convenio, o en caso de ser parcial hacer las precisiones necesarias indicando el monto equivalente de ejecución, iii) Balance económico del contrato o convenio y iv) Verificación del destino de los bienes, si a eso hubiere lugar.

• La constancia expedida por el área financiera de la Entidad de las sumas pagadas al contratista y/o la conciliación financiera del contrato, entregada por la Subdirección Financiera de la Entidad, relacionando cada orden de pago y la amortización de los anticipos, cuando haya lugar a ello.

• La constancia expedida por la Subdirección Administrativa y Financiera de la Entidad de las sumas reintegradas o pagadas por concepto de rendimientos o cualquier otro concepto.

• Certificación de pago de los aportes a la seguridad social o parafiscales si aplica.

• Los demás documentos necesarios para la adecuada liquidación del contrato o convenio, que no reposen en el expediente contractual.

En el evento en que el contratista no concurra a la firma del acta de liquidación, se procederá, conforme a la normatividad vigente, a efectuar la respectiva liquidación unilateral por parte de la Entidad.

1. Liquidación por mutuo acuerdo

La liquidación del contrato o convenio se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones o dentro del tiempo pactado. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o dentro del plazo que la ley indique según el tipo de contrato. Para el efecto se suscribe el formato acta de liquidación. Conforme lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 270 del Decreto 19 de 2012.

2. Liquidación unilateral

La liquidación del contrato o convenio procede de manera unilateral por la Entidad en aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 61 de la Ley 80 de 1993.

El contratista tendrá derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

3. Competencia para liquidar

Vencidos los términos para liquidar de mutuo acuerdo o de manera unilateral, sin que se haya surtido la etapa de liquidación del contrato o convenio, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos mencionados, de mutuo acuerdo o unilateralmente

4. Liquidación por vía judicial

La liquidación del contrato o convenio podrá ser realizada por vía judicial y se presenta cuando no existe un acuerdo entre las partes para realizar la liquidación por mutuo acuerdo y no se realizó de manera unilateral por la Entidad dentro de los términos antes indicados, por lo que las partes pueden acudir a la jurisdicción contenciosa administrativa para obtener la liquidación en sede judicial, a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar tal como lo establece el artículo 164. 2. j) v) del nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011.

5. Obligaciones posteriores a la liquidación

En el evento en que la liquidación del contrato o convenio genere compromisos u obligaciones a cargo del contratista, será responsabilidad del supervisor del contrato o del área en donde surgió la necesidad de la contratación velar por su cumplimiento.

En caso de existir pagos pendientes o recursos por liberar, el supervisor deberá remitir copia de la respectiva acta de liquidación a la Subdirección Administrativa y Financiera para que se realicen los pagos pendientes o las liberaciones de presupuesto a que hubiere lugar.

6. Cierre de contratos

En los contratos de prestación de servicios profesionales y de ejecución instantánea el cierre y archivo de los mismos se dará de manera automática con el último pago al contratista, siendo para este pago requisito la presentación por parte del supervisor del informe final de ejecución y cumplimiento en el que se deje constancia de que no existan multas o suma alguna a favor de la Entidad o a cargo del contratista. En aquellos contratos donde el pago definitivo no dependa del informe final de cumplimiento por parte del Supervisor o existan pendientes conforme se indicó, deberá hacerse acta de cierre.

También procede acta de cierre para aquellos contratos o convenios en los cuales se perdió la competencia, pero se identifican situaciones que hace determinar que se requiere de un cierre financiero.

3.2 IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO

Para desatar el trámite de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, se debe tener presente además del artículo 86 de la ley 1474 de 2011, las disposiciones regladas por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo contenida en la ley 1437 de 2011 y de las normas del Código general del proceso señalado en la Ley 1564 de 2012, el Instructivo para la imposición de sanciones por incumplimientos contractuales de la UAESP.

CAPITULO IV. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

La gestión contractual de la Entidad, considera las siguientes premisas relacionadas con las acciones contenciosas derivadas de los procesos de contratación:

1. Propender por acudir a los mecanismos alternativos de solución de controversias, de manera que la gestión contractual no se constituya en un factor adicional de judicialización.

2. Contar con una adecuada defensa judicial, de acuerdo con las buenas prácticas que sean definidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y el procedimiento interno de defensa judicial establecido en el Proceso de Gestión de Asuntos Legales.

CAPITULO V. BUENAS PRÁCTICAS

La gestión contractual en Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, ha permitido identificar, construir e implementar buenas prácticas que ayudan a garantizar la transparencia y eficiencia en la misma, así como el desarrollo de la Gestión Ambiental. Entre las principales actividades que se consideran buenas prácticas, cabe destacar las siguientes:

1. Reducir los tiempos de respuesta por parte de la Subdirección de Asuntos Legales en el trámite de las solicitudes de contratación.

2. Recibir las observaciones a los documentos precontractuales formuladas por los interesados por medios electrónicos.

3. Someter los temas contractuales a consideración del Comité de Contratación para ser analizados y discutidos previa la apertura del proceso de selección o la celebración del convenio o contrato, en los casos en los que aplica este requisito.

4. Conformar mesas de trabajo interdisciplinarias para estructurar procesos de selección de alta complejidad.

5. Implementar el uso de las Fichas Verdes, con el objeto de dar a conocer a los contratistas la importancia del Sistema de Gestión Ambiental, a efectos de que en desarrollo de los contratos y teniendo en cuenta cada tipología contractual, apliquen los conceptos a que haya lugar, en cumplimiento de los parámetros establecidos por el Sistema Integrado de Gestión de la Unidad.

6. Identificar las fortalezas y debilidades en la ejecución de los Procesos de Contratación para la planeación y mejora de futuros procesos.

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL MANUAL DE CONTRATACIÓN

Instructivos:

Instructivo de Supervisión

Instructivo de Fichas Verdes

Instructivo para la Imposición de Sanciones por Incumplimientos Contractuales

Procedimientos:

Procedimientos por Modalidad de Selección

Procedimiento Convenio de Asociación

Formatos:

Hoja de control contratación

Hoja de control contratación Directa

Hoja de control convenios

Hoja de control mínima cuantía

Solicitud de modificación de contrato

Aprobación de pólizas

Comunicación designación supervisor de contrato

Acta de inicio de contrato

Informe de supervisión y certificación de cumplimiento del contrato

Acta de liquidación

Informe mensual de ejecución de contrato

Estudios previos

Modelo certificado de idoneidad

CONTROL DE CAMBIOS

Versión	Fecha	Descripción de la modificación
01	02/06/2005	Procedimiento de estudios Preliminares cuando supera el 10% de la Menor cuantía y para los casos de mayor.
01	20/06/2005	Procedimiento de estudios Preliminares para celebrar contratos interadministrativos.
01	11/08/2005	Procedimiento de estudios Preliminares y selección de contratistas hasta 15 SMLV y Cuando La Cuantía No Supera El 10% De La Menor Cuantía
01	11/08/2005	Procedimiento de estudios preliminares para contratos de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo.
01	11/08/2005	Contratación directa sin formalidades plenas
01	11/08/2005	Contratación directa sin convocatoria pública con formalidades plenas
01	11/08/2005	Procedimiento para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos o de apoyo
01	11/08/2005	Procedimiento para contratación directa con convocatoria pública
01	11/08/2005	Procedimiento para contratación mediante licitación pública o concurso de méritos
01	11/08/2005	Procedimiento para contratos Interadministrativos
01	26/03/2008	Procedimiento Para contratación mediante Licitación Pública
01	07/10/2008	Versión Inicial como Manual de Gestión Contractual, el cual recopila todos los procedimientos, establece política, recopila y actualiza base legal, establece principios de la contratación pública y actualiza formatos.
02	17/11/2009	Se actualiza las denominaciones de las dependencias, tabla de contenido, y lista de anexos, se elimina en lo pertinente la Subdirección de Gestión Corporativa y se remplaza por dirección jurídica, Cambia el nombre de Gestión Contractual por Manual de Contratación, se elimina lo pertinente al Formato de Devolución de Documentos Y se modifican los sus formatos asociados así: Acta de cierre: Se modifica estructura y contenido total Acta de Iniciación de Contrato: Xxxxxxx recuadro Garantías, modifica párrafo del Recuadro Suscripción del Acta, se agrega firmas Acta de liquidación de contratos: En recuadro vigencia se incluye fecha de terminación, Elimina Recuadro Garantía o Pólizas. En recuadro de pagos Efectuados se agrega la frase “la información deberá ser corroborada con las órdenes de pago”, se agrega el ítem valor disminuido del contrato en estafo financiero. Se incluye cargo o número de contrato en el recuadro de datos del supervisor. Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos- Licitación Pública y Selección Abreviada: Incluyen: Contratación cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía y en el Decreto 3576 de 2009 Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada: Incluyen ítem Invitación pública y Acta de Recepción de Ofertas Solicitud Modificación de Contrato: Cambian Vobo del Subdirector de gestión corporativa por Director (a) Jurídico. Lo mismo en constancia de recibido. Solicitud Publicación Portal Único del Contratación Estatal Licitación Pública: Se elimina del Título Licitación Pública Quitan Subdirector de gestión corporativa, se Elimina el recuadro No. 4 “Constancia de recibido Sistemas”. Se elimina en el recuadro 5 para Uso exclusivo de Sistemas, y el numeral 5 pasa a hacer 4. se adiciona el súper índice 4 con la anotación” Espacio para que el profesional de la Dirección Jurídica responsable de la publicación haga sus observaciones. Solicitud de Publicación Cámara de Comercio: Modifican Subdirector por Director. Se quita del recuadro de constancia de recibido Dirección corporativa y Control Interno Disciplinario y se adiciona Dirección Jurídica Aprobación de Pólizas: Se elimina de Observaciones “Subdirección corporativa o área que haga sus veces”. Eliminan del recuadro de aprobación de pólizas “Subdirección de gestión corporativa o”. Comunicación Designación Interventor o Supervisor de Contrato: Se elimina del recuadro constancia de comunicación: Subdirección de gestión Corporativa, Se incluye Dirección Jurídica Estudios Precios xx Xxxxxxx: Quitan superíndice “3. No aplica para contratos cuyo valor sea igual o menor al 10% de la menor cuantía” Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos requerimientos Técnicos Concurso de Méritos y contratación de consultaría cuyo presupuesto sea inferior al 10% de la Menor cuantía: Cambia nombre del formato quedando solo como Solicitud Proceso Contractual y Estudios Previos concurso de méritos – Lista corta. Adicionan recuadro Listas, Reestructuran todo el formato. Estudios Previos Contratación Directa y de Mínima cuantía: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía, Eliminan del recuadro de introducción el 3er párrafo. Solicitud Proceso Contractual Contratación Directa: Eliminan del título la frase y de Mínima cuantía y se adiciona Conformación de Lista. Eliminan el literal c) Mínima cuantía.
		29/01/2009 se elimina de la versión 01 del formato de Proceso de Solicitud de proceso contractual y estudios previos contratación directa y de mínima cuantía Código MSO-GC-00-FM-02, ya que Se separan los estudios previos y dejan las firmas pertinentes en cada uno. Quedando así: Versión 01 del formato Estudios Previos Contratación Directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-14 y Versión 01 del formato solicitud proceso contractual contratación directa y mínima cuantía código MSO-GC-00-FM-15 NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.
		15/06/2010 Él Se actualiza la versión 01 del Formato de Estudios Previos Contratación Directa MSO-GC-00-FM-14 incluyendo en el recuadro de licencias el texto: “permisos y Autorizaciones” y en el mismo recuadro se agrega para la frase para selección de “No requiere licencias, permisos o autorizaciones” NOTA ESTOS CAMBIOS NO MOFICAN VERSION 02 DEL MANUAL YA QUE EL FORMATO TIENE SU PROPIA VERSIÓN.
03	19/11/2010	Se modifica nombre del manual, cambia código, se incorporan procedimientos de supervisión, anticipo. Actualiza normatividad, definiciones, se incorpora responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación. Se incorpora el control de documentos y firmas autorizadas, se modifica objetivo y alcance, se incorpora insumos y productos. Y actualizan los formatos en lo pertinente a fechas, códigos y versiones, adiciona formatos.
04	18/04/2011	Se elimina el formato GJ-MNPCC-FM-16 / Certificación de cumplimiento, unificándolo con el formato GJ-MNPCC-IN-04 / informe de supervisión. El nombre del Documento es: GJ-MNPCC-IN-04 / INFORME DE SUPERVISION Y CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, buscando unificar criterios y el registro de una sola firma por parte del Supervisor. Se elimina el formato informe mensual de ejecución del contrato GJ-MNPCC-IN-02 debido a que es un informe de un tercero y no corresponde a un formato de SGC. Se elimina el Formato GJ-MNPCC-IN-02 / informe mensual de ejecución del contrato debido a que es un informe emitido por un tercero y no debe ir en un formato correspondiente al SGC.
05	22/06/2011	Se implementa aplicativo XXXXX xx XXXXXXXXX Modulo de Contratación, por lo cual se modifica el PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DIRECTA y formatos GJ-MNPCC-FM-14 y GJ-MNPCC-FM-15.
06	31/08/2011	1. Del proceso de Gestión Jurídica se requiere modificar el Manual y los formatos que afectan dicho Proceso, debido a la implementación del módulo de contratación Aplicativo XXXXX - SICAPITAL. 2. Debido a la implementación del Módulo de contratación XXXXX – SICAPITAL, es necesario eliminar el Formato GJ-MNPCC-FM-01 y GJ-MNPCC-FM-12, ya que los estudios previos deben ir separados de la solicitud de proceso contractual. 3. Incorporación procedimiento mínima Cuantía 4. Actualización procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.
07	31/10/2011	Incorporación Nueva Política y actualización procedimiento contractual, Debido a que el proceso contractual es reglamentado por diferentes Leyes y el trámite es el mismo, cuando se radica por Proyecto de Inversión, funcionamiento y/o por el Esquema General de la Bolsa. Así mismo se Adiciona un texto en el procedimiento contractual en las etapas de imposición de multa, sanciones y declaratorias de incumplimiento.
08	29/11/2013	Se modifica nombre y código, se ajusta la tabla de contenido, se modifica la estructura del documento evidenciándolo por capítulos, se suprimieron procedimientos tales como: perfeccionamiento y legalización, anticipo y el de liquidación de contratos, los cuales se incorporaron como generalidades en el capítulo dos (II), se ajusta su contenido de conformidad por lo dispuesto en el Decreto Nacional 1510 de 2013, se ajustan formatos de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 001 de 2012 en lo relacionado a la denominación de las dependencias, se eliminan los formatos: Solicitud Publicación Portal de Contratación GJ-MNPCC-FM-06, Solicitud de Publicación Cámara de Comercio GJ-MNPCC-FM-08, Estudios Previos Contratación Directa GJ-MNPCC-FM-14, Estudios previos para las modalidades de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada GJ-MNPCC-FM-17, Estudios previos para las modalidades del proceso de mínima cuantía, GJ-MNPCC-FM-18, Modificación de contrato GJ-MNPCC-FM-19. Se ajusta el nombre de los siguientes formatos: Acta de Iniciación de Contrato por Acta de inicio de contrato, Acta de liquidación de contratos por Acta de liquidación de contrato, Listado de Control de Documentos Contractuales - Licitación pública – Selección Abreviada por Lista de chequeo documentos contractuales-licitación pública–selección abreviada y concurso de méritos, Solicitud Modificación de Contrato por Solicitud de Modificación de Contrato, Constancia estudios xx xxxxxxx por Constancia de estudio de precios xxx xxxxxxx, Estudios Previos Contratación Directa por Modelo de estudios previos contratación directa – contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, Solicitud Proceso Contractual por Solicitud de Proceso Contractual, Verificación competencias por Verificación competencias de contratistas, se incluyen los siguientes formatos: Lista de chequeo actuaciones administrativas - multas y sanciones GAL-MNPCC-FM-26, Lista de chequeo convenios y contratos interadministrativos GAL-MNPCC-FM-27, Lista de chequeo contratos y convenios de asociación GAL-MNPCC-FM-28, Lista de chequeo contratación de mínima cuantía GAL-MNPCC-FM-29, Lista de chequeo para contratos de arrendamiento GAL-MNPCC-FM-30, se incluye instructivo de supervisión y se crean modelos para: estudios previos para los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía, convenios y contratos interadministrativos, convenios y contratos de asociación y certificado de idoneidad.
9	30/11/2016	Se ajustó sustancialmente el texto del Manual de Contratación, teniendo en cuenta los lineamientos impartidos por la Agencia de Colombia Compra Eficiente, actualizando la norma aplicable Decreto 1082 de 2015.

	Nombre	Cargo	Firma
Elaboró	Xxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx	Contratista Subdirección de Asuntos Legales
	Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx	Profesional Especializado
Revisó	Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx	Subdirector de Asuntos Legales
Aprobó	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxx	Jefe Oficina Asesora de Planeación

GAL-MN-01

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