ÍNDICE
ÍNDICE
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4
6. PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD 8
8.1 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA 9
8.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO 10
8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta, Consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial) 13
8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS 18
8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS) 19
8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS 20
9.1 DIAGRAMA DE FLUJO – ÍNFIMA CUANTÍA 21
9.2 DIAGRAMA DE FLUJO – CATALOGO ELECTRÓNICO 23
9.3 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 22
9.4 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE PAGO 23
9.5 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS 25
9.6 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS 26
10 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO 27
7
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MACRO PROCESO | PROCESO | SUBPROCESO |
GESTIÓN DESARROLLO INSTITUCIONAL | GESTIÓN DE CONTRATACIÓN PUBLICA | CONTRATACIÓN PUBLICA |
PROCEDIMIENTO | Procedimiento para contratación pública y pago a proveedores | |
ÁREA RESPONSABLE | DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA | |
VERSIÓN DEL DOCUMENTO | 4.0 | |
CÓDIGO | PRO-DCP-001 | |
2. OBJETIVO
Regular los procedimientos internos a seguir en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo (GAD) para realizar las contrataciones o adquisiciones que permitan viabilizar el cumplimiento de sus propósitos, en conformidad con la normativa establecida en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, Resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, así como las resoluciones internas que emita la máxima autoridad enmarcadas en la ley.
3. ALCANCE
Este procedimiento inicia desde que una dirección o área solicita la contratación de obras, consultoría, bienes o servicios a la Dirección de Contratación Pública, hasta la ejecución de la contratación y pago al proveedor.
4. BASE LEGAL
Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y Resoluciones emitidas.
Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas
402 Administración Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en
seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración xxx xxxxxxx humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente que:
1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos;
2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y,
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente;
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado;
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de ingresos;
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;
6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Resolución SERCOP 072-2016 Título V, capítulo V, “Casuística del uso del procedimiento de ínfima cuantía” Art. 10 Fase Contractual y de Ejecución.- En fase contractual y de ejecución de los procedimientos de contratación pública se publicaran en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica los siguientes documentos considerados como relevantes:
1. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos habilitantes de ser pertinente; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento)
2. Contratos modificatorios; en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad a lo establecido en el artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
3. Contratos complementarios , en caso de haberse celebrado acorde con los dispuesto en el Capítulo VIII del Título IV de la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública , con su respectiva certificación de disponibilidad presupuestaria; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
4. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este hecho, corren los plazos de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento).
5. Ordenes de cambio, de haber emitido;( Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
6. Documentos suscritos por las partes respecto a diferencias en cantidades de obra, de haberse emitido; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
7.Documento de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación de ser el caso; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
8. Garantías presentadas a la firma del contrato; (Responsable: Contratación Pública. La negrilla es del procedimiento).
9. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva, debidamente suscritas, según sea el caso; (Responsable: Administrador de Contrato / Contratación Pública (Acta Recepción Definitiva). La negrilla es del procedimiento).
10. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento)
11. Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
12. Actos administrativos de sanción y multas; (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
13. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado; y8, (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
14. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación. (Responsable: Administrador de Contrato. La negrilla es del procedimiento).
En el caso de que la entidad contratante pretender terminar unilateralmente un contrato y previo a emitir la resolución correspondiente, deberá publicar la notificación efectuada al contratista conociéndole el termino xx xxxx (10) días para que justifique la xxxx o remedie el incumplimiento, junto con los informes económico y técnico referentes al cumplimiento de las obligaciones de la entidad contratante y del contratista.
De no justificar o remediar el incumplimiento, la entidad contratante subirá al Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Publica la resolución de terminación de unilateral del contrato, así como la declaratoria de contratista incumplido, sin perjuicio de la notificación que deba efectuar al contratista.
En caso de terminar el contrato por mutuo acuerdo se publicara el documento correspondiente que avale dicha terminación.
Toda la información relacionada con la fase contractual y de ejecución deberá publicarse antes de finalizar el procedimiento en el Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública.
Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno:
“Art. 36.- Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en este reglamento. Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones xx xxxxx ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención.”
Resolución POR15ALCRES017
Resolución POR15ALCRES037
Resolución POR15ALCRES061
Resolución POR14ALC-RESO-028A
Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003
Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003A
Resolución ampliatoria N.003 B de la Resolución de Declaratoria de Emergencia No.003
Y demás resoluciones emitidas por la máxima autoridad en conformidad con la Ley.
Resolución GADMP2017ALCRES048
Resolución GADMP2017ALCRES052,
5. REGLAS INTERNAS
a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del XXX Xxxxxxxxxx responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos servidores o quien haga sus veces será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.
b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el XXX Xxxxxxxxxx.
c) Los procesos de pago por la contratación de obras, consultorías, bienes o prestación de servicios, además de observar lo definido en este documento, cumplirán a lo establecido en el COOTAD, en Código Orgánico de Administración y Finanzas Públicas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y en la normativa legal vigente que corresponda.
d) Los tiempos definidos para las actividades de procedimientos corresponden a días laborables.
e) El Director de Contratación Pública debe velar para que los procesos de contratación fluyan en todas sus etapas desde la solicitud hasta su finalización (pago a proveedores y finalización en el SERCOP), para lo cual generará los reportes necesarios del sistema e indicadores del caso (semanales) para la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, y gestionará las medidas correctivas pertinentes ante incumplimientos o eventualidades.
f) Cuando la oferta económica presentada por el oferente seleccionado es mayor al presupuesto referencial, el presidente de la comisión técnica o el delegado de la máxima autoridad, según corresponda, requerirá al Coordinador de Presupuesto el reajuste de la partida presupuestaria.
g) El área requirente debe solicitar, al Alcalde o su delegado, la asignación de un técnico para que intervenga en los procesos de recepción definitiva de bienes, servicios, consultorías y obras. (En la actualidad el delegado para asignar el técnico para recepción definitiva de bienes, servicios y consultorías es la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, y el delegado para asignar un técnico para la recepción definitiva de obras es el Director de Obras Públicas).
h) El Director de Contratación Pública será el responsable, para todo proceso de contratación, de la publicación de la documentación en el Portal Institucional del SERCOP, para lo cual deberá utilizar el “CHECK LIST de publicación” establecido en el ANEXO 2.
i) No se efectuaran pagos por adquisiciones de bienes y servicios por transferencias menores a
$100.00 dólares, se utilizará la caja chica asignada, en conformidad con el “Reglamento para la Administración, uso y registro del fondo de caja chica”.
j) Las compras que se realicen de medicamentos deben ser globales con entregas parciales trimestrales a excepción de las compras realizadas por catálogo electrónico.
k) En conformidad con la LOSNCP, RGLOSNCP y resoluciones pertinentes, los proveedores serán evaluados como oferentes calificados, cumpliendo con los siguientes requisitos: poseer RUC, que el producto, bien o servicio no conste en el catálogo electrónico, estar habilitados para contratar con las instituciones del estado, certificado de cumplimiento de obligaciones patronales IESS, no encontrarse moroso con el GAD del cantón Portoviejo y sus empresas.
l) Los pagos que se efectúen en forma periódica deberán referenciar obligatoriamente el mes al que corresponde el pago.
6. PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
a) Responsables de la ejecución: Directores de área, Director y servidor(es) responsable(s) de Contratación Pública, Director Financiero, Coordinador de Presupuesto, Guardalmacén, Ordenador de Gasto, Procurador Síndico Municipal, Ordenador de Pago, Tesorero, Coordinador de Contabilidad.
b) Responsables del Control y Supervisión: Director de Contratación Pública
c) Distribución: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del XXX Xxxxxxxxxx.
7. DEFINICIONES
PGE: Presupuesto General del Estado (del año fiscal en curso)
Sistema de trámites: Sistema de gestión de trámites municipales del XXX Xxxxxxxxxx.
Dirección o área Aprobatoria Especializada: Se define al área que por su especialidad y conocimientos autorizará el pedido. Por ejemplo, para requerir equipo informático, será la “Dirección de Informática” la que autorice el requerimiento.
Comprobante de Diario: Registro de entrada contable que jornaliza una transacción.
Transacción de Cartera: Es un medio de registro de un anticipo de fondo, una cuenta por cobrar y/o una obligación de pago.
SUIA: Sistema único de información ambiental, del Ministerio de Ambiente, que permite obtener el registro o licencia ambiental.
Comisión Técnica: Es el órgano técnico designado por la Máxima Autoridad de una dependencia u órgano público, con la finalidad de analizar y evaluar las ofertas presentadas y los documentos adjuntos; su creación y conformación se la hará de acuerdo a la naturaleza del objeto de la contratación. En conformidad con lo que señala el “Reglamento General de la Ley Orgánica Del Sistema Nacional de Contratación Pública”:
Art. 18.- Comisión Técnica.- Para cada proceso de contratación de: 1. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; y, 4. Cotización, se conformará la correspondiente Comisión Técnica.
Delegado: Es la persona que representa a la Máxima Autoridad en los siguientes procesos:
- Subasta inversa cuyo presupuesto referencial sea igual o inferior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado.
- Contratación directa consultoría
- Menor Cuantía
- Régimen Especial
En conformidad con lo que señala la “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública”:
Art. 6.- Definiciones.-
…9a.- Delegación.- (Agregado por el Art. 1 de la Ley. s/n, R.O. 100-2S, 14-X-2013).- Es la traslación de determinadas
facultades y atribuciones de un órgano superior a otro inferior, a través de la máxima autoridad, en el ejercicio de su competencia y por un tiempo determinado.
Son delegables todas las facultades y atribuciones previstas en esta Ley para la máxima autoridad de las entidades y organismos que son parte del sistema nacional de contratación pública.
8. PROCEDIMIENTOS
8.1 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - ÍNFIMA CUANTÍA
Actividad | Documento | Responsable | Tiempo | |
1 | Elabora las especificaciones técnicas, TDR o Resumen Ejecutivo. Solicita la contratación o adquisición en el sistema de trámites, escanear especificaciones técnicas o TDR (FORMATO 1). Si es obra escanea la Ficha Ambiental e incluye medidas de mitigación en el Resumen Ejecutivo | Solicitud, especificaciones técnicas o TDR | Director de área requirente | |
2 | ¿Requiere autorización del área especializada (por ejemplo tecnología, vehículos, etc.)? SI: ¿Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud y despacha el trámite NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: Paso 3 | Director de área, área aprobatoria o especializada | 1 | |
3 | ¿Contratación aplica por ínfima cuantía? SI: Asigna Analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el proceso de contratación aplicable. | Director de Contratación Pública | 0.5 | |
4 | Solicita cotización (es) a proveedores. Realiza el estudio xx xxxxxxx (cuadro comparativo de ofertas), evalúa y preselecciona la mejor oferta, y envía para autorización del Director de Contratación Pública; por razones de oportunidad se puede requerir una sola cotización - Resolución POR14ALC-RESO-028A. | Certificación de no constar en el Catálogo Electrónico, proformas o cotizaciones, cuadro comparativo de ofertas o estudio xx xxxxxxx | Analista de Contratación Públicas | 3 |
5 | ¿Está de acuerdo con el estudio xx xxxxxxx, evaluación y cumplimiento de requisitos de los proveedores oferentes para pasar a siguiente etapa? SI: Autoriza estudio xx xxxxxxx o proforma. NO: el sistema alerta que el proveedor tiene deudas. El Director, como excepción, podrá autorizar a proveedores morosos, solo cuando este tenga pendiente un reclamo o convenio de pago al día. | Estudio xx xxxxxxx, Copia RUC-SRI, Validación SERCOP, Certificado de no adeudar al IESS y/o planilla (de ser el caso) | Director de Contratación Pública | 0.5 |
6 | Realiza el registro de compromiso presupuestario y lo imprime | Compromiso presupuestario | Analista de Presupuesto | 0.5 |
7 | Aprueba compromiso presupuestario y firma | Compromiso presupuestario | Coordinador de Presupuesto | 0.5 |
8 | Legaliza compromiso presupuestario y lo carga en el sistema de trámites. | Compromiso presupuestario | Director Financiero | 0.5 |
9 | Revisa la documentación y autoriza el gasto. El sistema envía automáticamente la “Notificación de Oferta Seleccionada”, al Proveedor, al Coordinador de Presupuesto, al Guardalmacén, al personal de Contratación Pública, a la unidad Requirente. | Orden de compra de bienes / servicios “Notificación de Oferta Seleccionada” | Director (a) Cantonal de Desarrollo Institucional | 1 |
10 | ¿Es obra? SI: Registra el proyecto en SUIA para iniciar trámite de certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo. Recepta el recibo, ingresa su número en el SUIA y obtiene el Registro o Licencia ambiental (este CÓDIGO ingresará en el Sistema de Trámites), entrega al contratista para iniciar la obra. NO: PASO 11 | Director de Medio Ambiente o su delegado | ||
11 | ¿Son bienes o servicios? BIENES: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. Xxxxxx, verificando que este correcto, el bien o existencia, la factura original y firma el “Acta de entrega recepción” con el proveedor, más la firma del delegado del acta. Ingresa en el sistema. PASO 12 Y 13. SERVICIOS: XXXX 00 | Xxxxxxx, xxxxxx Xxxx xx Xxxxxxx - Xxxxxxxxx para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados | Guardalmacén | 6 |
12 | Certifica la Recepción | Unidad Requirente | ||
13 | Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el trámite y el expediente a Control Previo de la Dirección Financiera para iniciar el proceso de pago. FIN | Guardalmacén | ||
14 | SERVICIOS: Certifica la conformidad del servicio recibido (firma de conformidad en la Orden de Compra) y adjunta los documentos o evidencias que sustentan la ejecución del servicio (fotos – informe de ser el caso). Sube en el sistema de gestión de trámites la factura física o electrónica entregada por el proveedor y despacha el trámite. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el expediente físico al Ordenador de Pago. FIN | Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Compra, documentos de sustento de ejecución del servicio | Director o Jefe de Unidad Requirente | |
TIEMPO HASTA OBTENER EL BIEN O SERVICIO | 14 | |||
15 | Ejecuta procedimiento de pago a proveedores | Dirección Financiera | 14 | |
TIEMPO TOTAL | 28 | |||
ETAPA DE CONCILIACIÓN DE PAGOS DE ÍNFIMA CUANTÍA VS. FACTURAS SUBIDAS AL SERCOP | ||||
1 | En el transcurso del mes debe cargar en el Portal Institucional del SERCOP las facturas por contrataciones a través procesos de ínfima cuantía. | Director de Compras Públicas o delegado | ||
2 | Al final del mes se genera automáticamente un trámite para el Director de Contratación Pública, para que realice la conciliación mensual de los procesos de pago iniciados a través de tesorería (vista de pagos de ínfima cuantía iniciados en el sistema) versus las facturas por contrataciones a través procesos de ínfima cuantía publicadas en el Portal del SERCOP. | Director de Compras Públicas | ||
FIN | ||||
8.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN - CATALOGO ELECTRÓNICO
Actividad | Documento | Responsable | Tiempo | |
1 | Realiza la "Solicitud de Adquisición o Contratación" | "Solicitud de Adquisición o Contratación" | Director o Servidor Requirente | |
2 | ¿Requiere autorización del área especializada? SI: ¿Está de acuerdo? SI: Autoriza la solicitud. NO: Devuelve al área requirente con observaciones para su corrección de ser el caso. NO: paso 3 | Director de área aprobatoria especializada | 1 | |
3 | ¿Contratación aplica por procedimiento de catálogo electrónico? SI: Asigna un analista NO: Devuelve el trámite al área requirente para que seleccione el tipo de proceso de contratación aplicable. | Director de Contratación Pública | 1 | |
4 | Revisa en Catálogo electrónico y selecciona el bien o servicio | Analista de Compras Públicas | 1 | |
5 | Solicita la certificación presupuestaria | Director de Contratación Pública | 1 | |
6 | Emite la certificación presupuestaria en el sistema e imprimir | Certificación presupuestaria | Asistente de Presupuesto | 0.5 |
7 | Aprueba la certificación presupuestaria | Coordinador de Presupuesto | 0.5 | |
8 | Legaliza la certificación presupuestaria y lo carga en el sistema de trámites. | Certificación presupuestaria | Director Financiero | 1 |
9 | Elabora el "Pliego" con especificaciones técnicas y "Resolución de autorización de compra" por catálogo y recaba firma de conformidad del Director. | Pliego y Resolución de autorización de compra, firmados | Analista de Compras Públicas/ Director de Contratación Pública | 2 |
10 | ¿Está de acuerdo con el Gasto? SI: Aprueba el gasto de la contratación y firma "Resolución de autorización de compra" (Actualmente hasta $50000 aprueba el xxxxxxxx xxx Xxxxxxx, montos mayores aprueba el Alcalde). El sistema notifica automáticamente al Coordinador de Presupuesto. NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, para que archive o reinicie el proceso. | "Resolución de autorización compra" | Alcalde o delegado | 1 |
11 | Genera la Orden de Compra en el portal del sistema de catálogo electrónico del SERCOP (firma Analista, Director Contratación Pública). | Orden de Compra | Analista de Compras Públicas | 1 |
12 | Autoriza la Orden de Compra generada en el Sistema de Contracción del SERCOP. | Orden de Compra autorizada | Alcalde o delegado | 1 |
13 | ¿Son bienes o servicios? BIENES: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. Xxxxxx, verificando que este correcto, el bien o existencia, la factura original y firma el “Acta de entrega recepción” con el proveedor, más la firma del delegado del acta. Ingresa en el sistema. PASO 14 Y 15. SERVICIOS: XXXX 00 | Xxxxxxx, xxxxxx Xxxx xx Xxxxxxx - Xxxxxxxxx para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados | Guardalmacén | 15 |
14 | Certifica la Recepción | Unidad Requirente | ||
15 | Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía al Director Financiero para pago. FIN | Guardalmacén | ||
16 | SERVICIOS: Certifica la conformidad del servicio recibido (firma la conformidad en la Orden de Compra) y adjunta los documentos o evidencias que sustentan la ejecución del servicio (fotos – informes, etc.) Sube en el sistema de gestión de trámites la factura física o electrónica entregada por el proveedor y despacha el trámite. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra y envía el expediente físico al Ordenador de Pago. FIN | Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Compra, documentos de sustento de ejecución del servicio | Director o Jefe de Unidad Requirente | |
TIEMPO | 26 | |||
Ejecutar procedimiento de pago a proveedores | Dirección Financiera | 14 | ||
TIEMPO TOTAL | 40 |
8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN (Subasta Inversa, Menor cuantía Obra, Menor cuantía Servicio, Cotización, Licitación, Licitación seguros, Régimen especial, Lista corta consultoría, Consultoría Directa, Concurso público, Feria Inclusiva, Publicación Especial)
No | Actividad | Documento | Responsable | Tiempo proceso |
1 | Elabora el Resumen Ejecutivo (especificaciones técnicas o TDR) y estudio del cálculo de presupuesto referencial. Ingresa al sistema la solicitud de adquisición (escanea Resumen Ejecutivo) Si es obra escanea la Ficha Ambiental Ingresa al sistema: nombre del Administrador Contrato ¿Proyecto es Financiado por el BEDE? SI: Si dispone del contrato de financiamiento lo escanea e ingresa lo siguiente: código del contrato, objeto, plazo de ejecución, cuadro de desembolsos (porcentaje, valor, fecha de desembolso), productos del proyecto. En ocasiones por celeridad administrativa podrá iniciarse el proceso contractual sin disponer del contrato, previa la autorización correspondiente, pero se deberá contar con la decisión positiva de crédito por parte del BEDE. NO: Paso 2 | Resumen Ejecutivo, TDR’S, Solicitud | Dirección o Unidad Requirente | |
2 | Emite la certificación presupuestaria en el sistema (de ser obra incluir en el presupuesto los valores de tasas definidos por medio ambiente) e imprime. | Certificación presupuestaria | Analista de Presupuesto | 0.5 |
3 | Aprueba la certificación de disponibilidad presupuestaria. | Coordinador de Presupuesto | 0.5 | |
4 | Legaliza certificación presupuestaria | Certificación presupuestaria | Dirección Financiera | 1 |
5 | ¿Está de acuerdo con el gasto? SI: Autoriza el gasto (actualmente hasta $50.000 autoriza la Directora Cantonal de Desarrollo Institucional, montos superiores autoriza el Alcalde). NO: Niega el gasto, notifica a Contratación Pública y a la Unidad Requirente, que archivará o reiniciará proceso. | Alcalde u Ordenador de Gasto Autorizado | 2 | |
6 | Recepta y revisa la documentación y el resumen ejecutivo (Base Pliegos). Asigna un analista de contratación | Director de Contratación Pública | 1 | |
7 | Confirma tipo de proceso de contratación a realizar Verifica que conste en el PAC; de no constar, se realiza la solicitud reforma al PAC y una vez autorizada por la Director (a) Cantonal de Desarrollo Institucional, se realizará la reforma al PAC. Elabora Resolución de Inicio Ingresa la información del Resumen Ejecutivo al módulo USHAY para generar los pliegos y cronograma del procesos de contratación Publica en el Portal del SERCOP (SOCE) los pliegos, resolución de inicio, certificación presupuestaria y estudios | Resolución de Inicio | Analista de Contratación | 3 |
Elabora oficios para designación de la Comisión Técnica y recaba firma de la máxima autoridad. Notifica la publicación del proceso a la Comisión técnica o al delegado, según el caso (7. DEFINICIONES). | ||||
7. 1 | Recepta ofertas físicas de los proveedores. Entrega ofertas a la Comisión Técnica | Certificación recepción de ofertas | Analista de Contratación | Tiempo CUADRO 1 |
8 | ¿Es proceso de 1. Consultoría por lista corta o por concurso público; 2. Subasta inversa y el presupuesto es > al 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado; 3. Licitación; 4. Cotización? SI: Comisión elabora el “Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas”. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). NO: Delegado elabora el “Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas”. Realiza el seguimiento en el PORTAL SERCOP (otras actividades del proceso de contratación). | Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas | Comisión Técnica o delegado | CUADRO 1 |
9 | ¿Acta de Calificación cumple los requisitos solicitados y recomienda la adjudicación? SI: Sube la calificación en el Portal y elabora Resolución de Adjudicación NO: Elabora Resolución de declaratoria desierta, y devuelve el proceso a la unidad requirente (paso 1) para que archive o reinicie el proceso. | Acta de apertura, convalidación y calificación de Ofertas | Director de Contratación Pública | 1 |
10 | ¿Está de acuerdo con la Resolución de Adjudicación? SI: Autoriza la Resolución de Adjudicación. NO: Niega la Resolución de Adjudicación. | Resolución de Adjudicación | Alcalde | 5 |
11 | ¿La Resolución de Adjudicación fue autorizada? SI: Sube al Portal del SERCOP la Resolución de Adjudicación, la de delegación y adjudica al proveedor. En el sistema de trámites escanea la Resolución de Adjudicación, el CHECK LIST para la publicación de documentos en el Portal del SERCOP. Paso 12 NO: Sube al portal la “Declaratoria desierto”. Paso 1 | Resolución de Adjudicación O declaratoria desierto | Analista de contratación | 1 |
12 | Realiza el registro de compromiso presupuestario | Compromiso presupuestario | Analista de Presupuesto | 1 |
13 | Aprueba compromiso presupuestario | Compromiso presupuestario | Coordinador de Presupuesto | 0.5 |
14 | Legaliza compromiso presupuestario | Compromiso presupuestario | Director Financiero | 0.5 |
15 | ¿Contratación requiere garantías? SI: Recibe GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO del proveedor Y BUEN USO DEL ANTICIPO. NO: paso 16 | Garantías | Procurador Síndico Municipal | 15 |
16 | Elabora Contrato Recepta firma del proveedor | Contrato | Procurador Síndico Municipal | 3 |
17 | Firma contrato y GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO Y BUEN USO DEL ANTICIPO.. ¿El tipo de contratación es obra? SI: Paso 18 NO: Paso 19 | Contrato y Garantías | Alcalde | 3 |
18 | Registra el proyecto en SUIA para iniciar la certificación, registro o licencia ambiental Informa al contratista para que pague la tasa en el Banco respectivo Recepta el recibo e ingresar su número en el SUIA y obtener el Registro o Licencia ambiental, entregar al contratista para iniciar la obra Ingresa el CÓDIGO SUIA en el sistema de Gestión de Trámites. | Certificación, Registro o Licencia Ambiental | Director de Medio Ambiente o su delegado | 3 |
19 | Ingresa en el sistema datos generales del Contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada (de ser el caso), envía las garantías a Tesorería, con memo. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) Notifica a Contratación Pública (automáticamente). | Procurador Síndico Municipal o su delegado | 1 | |
20 | Registra y custodia GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO Y BUEN USO DEL ANTICIPO. | Tesorera | ||
21 | Registra el nombre del administrador de contrato y fiscalizador, en caso de que contratación tenga fiscalización. Registra si la contratación contempla otorgamiento de anticipo. Inicia el “Procedimiento de Pago” | Solicitud de Pago | Director requirente | 2 |
22 | Sube el contrato y garantías del caso al PORTAL INSTITUCIONAL DEL SERCOP. Xxxxxx la clave de administrador del contrato e informarle por correo electrónico al Administrador Una vez finalizado el proceso de contratación, verifica que la información ha sido cargada correctamente por el administrador del contrato y finaliza el proceso en el Portal Institucional del SERCOP. | Director de Contratación Pública | ||
TIEMPO (No incluye el tiempo de otras actividades del procedimiento contratación pública) | 45 |
CUADRO 1: Tiempos de Contratación Pública (Resolución SERCOP No. 077-2017)
ACTIVIDAD | SUBASTA INVERSA | MENOR CUANTÍ A OBRA | MENOR CUANTÍA SERVICIO | COTIZAC IÓN | LICITACIÓN | LICITACIÓN SEGUROS | RÉGIMEN ESPECIAL | LISTA CORTA CONSULTO RÍA | DIRECTA CONSULTO RÍA | CONCURSO PÚBLICO | FERIA INCLUSIVA | PUBLICACIÓN ESPECIAL |
Actividad 7 | 25 | 17 | 17 | 19 | 33 | 27 | 8 | 25 | 8 | 25 | 13 | 8 |
Actividad 8 | 11 | 10 | 10 | 10 | 17 | 13 | 8 | 10 | 8 | 10 | 5 | 6 |
Tiempo total de actividades 7 y 8 | 36 | 27 | 27 | 29 | 50 | 40 | 16 | 35 | 16 | 35 | 18 | 14 |
Tiempo de otras actividades del procedimiento | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 | 44 |
TIEMPO TOTAL PROCESO DE CONTRATACIÓN | 80 | 71 | 71 | 73 | 94 | 84 | 60 | 79 | 60 | 79 | 62 | 58 |
8.4 PROCEDIMIENTO DE PAGO
Actividad | Documento | Responsable | Tiempo | |
1 | Recepta: bienes (guardalmacén), o servicios respectivos (unidad requirente), o productos o servicios de consultoría u obra (administrador de contrato ); y solicita el pago: ¿Es pago total, anticipo o planillas? PAGO TOTAL: ¿Es bien o servicio/consultoría u obra? a) BIEN: 1) Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega – Recepción, toma la firma del proveedor. 2) Ejecuta Procedimiento para la recepción e ingreso de bienes muebles y existencias. b) SERVICIO/CONSULTORÍA: 1) Certifica recepción. 2) Sube al sistema: * Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso, * la factura y *los productos recibidos 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo c) OBRA: Proceso de Revisión y Aprobación de Planillas. 1) Certifica recepción de estudios, planos, diseños, etc y los sube al sistema 2) Sube al sistema el Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso y factura. 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo ANTICIPO: Para Bienes, servicios o consultoría: a) Registra el valor total de la contratación, anticipo y se genera el saldo automático. b) Recibe la factura del proveedor c) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo PLANILLAS: ¿Es obra? SI: Ejecuta Procedimiento de revisión y aprobación de planillas. NO: Elabora Informe de Recepción ¿Valores devengan el anticipo? SI: Registra la Planilla y se devenga el valor del anticipo NO: Registra planilla y saldo automático ¿Son bienes, servicios o productos de consultoría a recibir? BIENES: 1) Recibe la factura del proveedor y genera el Acta de Entrega – Recepción, toma la firma del proveedor. 2) Procedimiento para la recepción e ingreso de bienes muebles y existencias. PRODUCTOS O SERVICIOS DE CONSULTORÍA: 1) Certifica recepción. 2) Sube al sistema el Acta de recepción del servicio y/o informe de ser el caso y factura. 3) Solicita Pago y envía el expediente a Control Previo. ¿Es financiado por el BEDE? SI: *Escanear oficio de solicitud al BEDE para el desembolso objeto del pago * Ingresar código del proyecto del BEDE. PASO 2 NO: PASO 2 | Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada, Actas de entrega recepción, Comprobantes de ingreso de ser el caso | Director o funcionario competente | |
NOTA: En el caso de que un pago no ha sido iniciado por un aplicativo sistematizado previo, debe ingresar en el módulo de pago, seleccionar la opción del tipo de pago al que corresponde e ingresar los datos solicitados por el sistema. |
Sube al Portal institucional del SERCOP, la información relevante del proceso de contratación, (en conformidad con el artículo 10 de la Resolución RE-SERCOP- 2016-0000072- ANEXO 2), es decir, en cada pago subirá el Informe de Administrador de Contrato, y obtendrá “un print de la pantalla del SERCOP”, que lo adjuntará al expediente físico y al sistema de trámites en “documento SERCOP” como prueba de haberlo elevado al SERCOP. | Administrador de Contrato | |||
2 | Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO 1) ¿Expediente está completo? SI: Envía al autorizador de pago, paso 3 NO: Gestiona con el área requirente la complementación del o los documentos faltantes en el expediente o de ser el caso debe devolver y/o solicitar la corrección de la Solicitud de Pago | Control documentos habilitantes para el pago | Analista de Control Previo | 2 |
3 | ¿Está de acuerdo con el pago? SI: Aprueba NO: Devuelve a Control Previo y notifica automáticamente al área requirente. | Orden de Compra o Solicitud de pago autor | Alcalde o u Ordenador de Pago delegado | 1.5 |
4 | Habilita la ejecución del pago, para lo cual verifica legitimidad de orden de pago, compromiso presupuestario y dispone el registro contable. | Director Financiero | 1 | |
5 | Verifica documentación y asigna analista | Coordinador de Contabilidad | 0.5 | |
6 | ¿Documentación del trámite está completa? SI: ¿Es un gasto o un anticipo? GASTO: Crea el “comprobante de diario” en el sistema ANTICIPO: realiza la “transacción de cartera” y registra el número de transacción en el sistema de trámites. NO: Gestiona con el área respectiva la complementación del o los documentos faltantes en el expediente, o de ser el caso, devuelve al área requirente. | Comprobante de diario o transacción de cartera | Analista Contabilidad | 1.5 |
7 | Aprueba el comprobante de diario o transacción de cartera (firmar) | Comprob. de diario o transacción de cartera | Coordinador de Contabilidad | 0.5 |
8 | Legaliza del comprobante de diario | Director Financiero | 0.5 | |
9 | Recibe el comprobante de diario y asigna analista | Tesorera | 1 | |
10 | Verifica la documentación y crea el comprobante de egreso | Comprobante de egreso | Analista de Tesorería | 2 |
11 | Aprueba y firma el comprobante de egreso, registra transferencia al Banco Central ¿Contratación es financiada por el BEDE? SI: Ingresa en el sistema el valor de planilla versus desembolso. NO: Paso 15. | Comprob. egreso, transfe del sistema contable, | Tesorera | 1 |
12 | Revisa reporte de transferencia y autoriza el pago. | Autor de pago | Alcalde | 1 |
13 | Confirma transferencia | Confirmación transferencia. | Alcalde | 1 |
14 | Registro del detalle de OPIS tramitada en el SPI | Liquidación del SPI Banco Central | Tesorera | 2 |
15 | Archiva expediente | Comprobante de Egreso | Responsable de archivo financiero | 1 |
TIEMPO | 18.5 |
8.5 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS COMPLEMENTARIOS
Actividad | Documento | Responsable | Tiem po | |
1 | ¿Contrato original requiere contrato complementario, diferencia en cantidades de obra u órdenes de trabajo? CONTRATO COMPLEMENTARIO: Elabora "Informe para requerir la suscripción de contrato complementario" DIFERENCIA EN CANTIDADES: Ejecuta procedimiento diferencia de cantidades. ORDENES DE TRABAJO: Ejecuta procedimiento de órdenes de trabajo. | Informe para requerir contrato complementario | Administrador de Contrato | |
2 | Solicita la aprobación para iniciar el trámite de un contrato complementario, adjuntando el Informe del Fiscalizador y/o Administrador, relaciona con el contrato original. | Solicitud | Director de área solicitante | 1 |
3 | ¿Está de acuerdo? SI: Aprueba elaboración de contrato complementario NO: Devuelve el trámite al requirente. | Solicitud aprobada | Alcalde | 2 |
4 | ¿Contrato genera pagos adicionales? SI: Solicita el compromiso presupuestario. NO: paso 8 | Solicitud | Director de Área solicitante | 0.5 |
5 | Realiza el registro de compromiso presupuestario | Certificación presupuestaria | Analista de Presupuesto | 0.5 |
6 | Aprueba compromiso presupuestario | Certificación presupuestaria | Coordinador de Presupuesto | 0.5 |
7 | Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable. | Certificación presupuestaria | Director Financiero | 1 |
8 | Elabora el contrato complementario y recaba firma del contratista ¿Requiere garantías? SI: paso 9. NO: paso 10. Envía al Alcalde el contrato y garantías si es el caso | Contrato Complementario, Garantías | Procurador Síndico Municipal | 3 |
9 | Recepta garantías de buen uso de anticipo y/o fiel cumplimiento | Procurador Síndico Municipal | 15 | |
10 | Firma el Contrato y garantías si es el caso | Contrato complementario | Alcalde | 3 |
11 | Ingresa en el sistema datos generales del contrato (Fecha, Proveedor, No. Resolución de Adjudicación, Valor original, Plazo, Anticipo) Sube al sistema el contrato y garantía escaneada, envía, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (Unidad Requirente) | Procurador Síndico Municipal | 0.5 | |
12 | Registra y custodia garantías | Garantías | Tesorera | |
13 | Sube el contrato al Portal de Compras Públicas y coordina con el proveedor para la ejecución | Administrador del Contrato | ||
14 | Si el contrato genera pagos, ejecuta procedimiento de pago. | Solicitud de Pago | Director de área solicitante | |
TIEMPO | 27 |
8.6 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIONES EMERGENTES (BIENES, SERVICIOS, OBRAS, CONSULTORÍAS)
Actividad | Documento | Responsable | Tiempo proceso | |
1 | Genera el “Formulario de requerimiento de contratación por emergencia", acompañado del presupuesto referencial (una proforma para bienes o servicios) y el resumen ejecutivo con las especificaciones técnicas, cuando fuere pertinente. | Formulario de requerimiento de contratación por emergencia | Director Área Requirente | |
2 | En este “Formulario de requerimiento de contratación por emergencia" se ingresará la partida presupuestaria y la firma de certificación presupuestaria. | Director Financiero | 1 | |
3 | Elabora “Certificación de precios unitarios” para ratificar proveedor (solo en el caso de bienes) | Certificación de precios unitarios | Director de Contratación Publica | 1 |
4 | Autoriza el gasto en el Formulario de requerimiento de contratación por emergencia | Alcalde o Delegado | 1 | |
5 | Notifica la autorización como proveedor seleccionado ¿Monto de la contratación sobrepasa el valor de la ínfima cuantía? SI: paso 6; NO: paso 11 | Formulario de requerimiento de contratación por emergencia autorizado | Director de Contratación Publica | 0.5 |
6 | Elabora el contrato, recabar firma del contratista ¿Requiere garantías? SI: paso 9 NO: enviar al Alcalde el contrato, paso 10 | Contrato, Garantías | Procurador Síndico Municipal | 2 |
7 | Recepta garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento | Garantías | Procurador Síndico Municipal | 15 |
8 | Firma contrato y garantías si aplican y envía al Procurador Síndico. | Contrato Garantías | Alcalde | 2 |
9 | Envía, con memo, las garantías a Tesorería. Envía el expediente físico al Administrador del Contrato (o Unidad Requirente) | Procurador Síndico | 0.5 | |
10 | Registra y custodia las garantías | Contrato de emergencia | Tesorera | |
11 | Recepta bienes, servicios u obra con la respectiva Acta de entrega – recepción | Acta de entrega recepción | Director Requirente y/o Administrador de Contrato/ Guardalmacén | 1 |
12 | Inicia “Procedimiento de pago” | Solicitud de Pago | Director Financiero | 14 |
TIEMPO SIN ELABORACIÓN DE CONTRATOS | 5 | |||
TIEMPO CON ELABORACIÓN DE CONTRATO | 24 |
8.7 PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS
En conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, el procedimiento para Reembolso de Gastos se ejecutará por motivos estrictamente justificados, siempre que sean eventos no recurrentes o no planificados, cuyo monto no podrá exceder el máximo de una ínfima cuantía (0.0000002 del presupuesto general del estado). En el marco de lo señalado en el párrafo anterior, el servidor responsable de una actividad municipal, podrá cancelar, con sus propios recursos o medios, gastos institucionales, y, posteriormente, solicitar su reembolso, cumpliendo los siguientes pasos:
Actividad | Documento | Responsable | Tiempo proceso | |
1 | Realiza la solicitud pago por reembolso de gastos (FORMATO 3), considerando que el gasto ejecutado deberá estar articulado a un objetivo o actividad institucional, previamente autorizado. Adjunta el Comprobante de venta o factura y comprobante de retención, esto último cuando sea agente de retención. | Solicitud de Pago por Reembolso de gastos | Servidor Solicitante | |
2 | Revisa y confirma el gasto | Solicitud de Pago por Reembolso de Gastos | Director de Área | |
3 | Genera compromiso presupuestario | Compromiso presupuestario | Asistente de Presupuesto | 0.5 |
4 | Aprueba compromiso presupuestaria | Compromiso presupuestario | Coordinador de Presupuesto | 0.5 |
5 | Legaliza compromiso presupuestario y autoriza registro contable | Compromiso presupuestario | Dirección Financiera | 1 |
6 | ¿El Reembolso de Gastos, tiene un contrato ya autorizado. (Ejemplo: Telefonía Celular autorizada)? NO: Aprobar el Gasto SI: Paso 7 | Solicitud de Pago por Reembolso de Gastos | Alcalde o Delegado (Director (a) Cantonal de Desarrollo Institucional) | 1 |
7 | Ejecuta procedimiento de pago | Servidor Solicitante | 12.5 | |
TIEMPO | 15.5 |
9 DIAGRAMAS DE FLUJO
9.1 DIAGRAMA DE FLUJO – ÍNFIMA CUANTÍA
9.2 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
9.3 DIAGRAMA DE FLUJO – CATALOGO ELECTRÓNICO
9.4 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE PAGO
9.5 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO DE CONTRATOS COMPLEMENTARIOS
9.6 DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE EMERGENCIAS
10 INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
INDICADOR | ESTÁNDAR | META | RESPONSABLE | FORMULA | MEDIO DE VERIFICACIÓN |
Porcentaje de finalización de procesos en tiempos establecidos | Días definidos en cada procedimiento | Director de Contratación Pública | (Número de procesos finalizados a tiempo / Total de procesos adjudicados) x 100 | ||
Porcentaje de adjudicaciones generadas en tiempos establecidos | Días definidos en cada procedimiento | 100 % o menos | Director de Contratación Pública | (Total de adjudicaciones realizadas en tiempos establecidos / Total de requerimientos recibidos) x 100 | Sistema de Gestión de Trámites – Contratación Pública |
Porcentaje de procesos desiertos por errores de Contratación Pública | 0 % | Director de Contratación Pública | (Número de procesos desiertos por errores de la Dirección / Total de procesos de contratación generados) x 100 | ||
Administradores de contrato que no cumplen el procedimiento correcto | 0% | Coordinador de Contratación Pública | (Total de administradores que no cumplen el procedimiento correcto / Total de Administradores de contrato) x 100 |
Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad.
FORMATO PRO-DCP-001-1: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN
FORMATO PRO-DCP-001-1-2: ORDEN DE COMPRA – ÍNFIMA CUANTÍA
FORMATO PRO-DCP-001-1-3: SOLICITUD DE PAGO POR REEMBOLSO DE GASTOS
FORMATO PRO-DCP-001-1-4: NOTIFICACIÓN DE OFERTA XXXXXXXXXXXX
XXXXXX
XXXXX 0: Control de documentos habilitantes para pagos por contratación
ANEXO 2: Chek list para la publicación de documentación en el portal institucional del SERCOP
ANEXO 3: CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
Descripción de la modificación | Fecha del cambio | Responsable del cambio | |
1. | a) Inclusión de la política k) En conformidad con la LOSNCP, RGLOSNCP y resoluciones pertinentes, los proveedores para procesos de ínfima cuantía serán evaluados como oferentes calificados, cumpliendo los requisitos. b) Se adicionó la tarea de conciliación mensual de las facturas por ínfima cuantía, publicadas en el portal institucional del SERCOP, versus los procesos de pago iniciados. | 27/07/2017 | Xxxxx Xxxx Director de Contratación Pública Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Jefe Técnico de Procesos |
2. | Modificación del tiempo de la tarea de control previo adicionado 0.5 día y disminuido 0.5 a Dir. Financiero. | 23/11/2017 | Xxxxxxxx Xxxxx Jefe Técnico de Procesos |
3. | Modificación en los tiempos para otros procesos de contratación pública en conformidad con la Resolución SERCOP No. 077-2017. Subdividida la actividad 7 en 7 y 7.1 para diferenciar tiempos de actividades | 23/11/2017 | Xxxxxxxx Xxxxx Jefe Técnico de Procesos |
4. | Garantía de Fiel cumplimiento se recibirá para firmar el Contrato y la Garantía de buen Uso del Anticipo se recibirá cuando se solicite el pago, con la finalidad de que no se caduque o venza durante la legalización del contrato. | 23/11/2017 | Xxxxxxxx Xxxxx Jefe Técnico de Procesos |
5. | Se añadió en el checklist de Control Previo la Verificación del valor de la Solicitud de pago en conformidad con la Orden de Compra, y se sistematizó para que Control Previo pueda devolver al área requirente en caso de que se de este error. | 23/11/2017 | Xxxxxxxx Xxxxx Jefe Técnico de Procesos |
6. | En el procedimiento de pago, se aumentaron las actividades 15, 16 y 17. | 25/01/2018 | Xxxx Xxxxxxx |