Contract
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G-EFSICE-02
I. Introducción 4
II. Gestión de los contratos en el Sistema de Compra Pública ............................. 4
A. ¿Qué es la supervisión y qué es la interventoría? .............................................. 5
B. Concurrencia de la interventoría y la supervisión .............................................. 6
III. Selección y designación de supervisores e interventores de los contratos ... 6
A. Los supervisores ................................................................................................ 6
B. Los interventores 7
IV. Ejercicio de la supervisión e interventoría ......................................................... 8
A. Actividades generales ........................................................................................ 8
B. Seguimiento administrativo 9
C. Seguimiento técnico .......................................................................................... 10
X. Xxxxxxxxxxx financiero y contable 10
X. Xxxxxxxxxxx jurídico ........................................................................................... 11
V. Responsabilidad de los supervisores o interventores ....................................... 11 A. Responsabilidad civil 12
B. Responsabilidad fiscal ....................................................................................... 12
C. Responsabilidad penal ....................................................................................... 13
D. Responsabilidad disciplinaria ............................................................................. 13
VI. Prohibiciones para los supervisores e interventores ........................................ 14
I Introducción
Colombia Compra Eficiente presenta la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales. La Guía está dirigida a los partícipes del Sistema de Compra Pública.
II Gestión de los contratos en el Sistema de Compra Pública
1. Circular 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación
Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.
Asegurarse que el contrato tiene las disposiciones necesarias para su seguimiento.
Identificar las necesidades de cambio o ajuste. Manejar la relación con el proveedor o contratista.
Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.
Liquidar el contrato si hay lugar a ello.
Naturalmente la gestión del contrato depende del tipo y complejidad del Proceso de Contratación.
2. Inciso segundo del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
4. Inciso tercero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
B. Concurrencia de la interventoría y la supervisión
La supervisión y la interventoría sobre un contrato pueden concurrir. En caso de concurrencia, la Entidad Estatal debe fijar con claridad el alcance y las responsabilidades del supervisor y del interventor para evitar dificultades.
III Selección y designación de supervisores e interventores de los contratos
En la etapa de planeación del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe establecer la forma como supervisará la ejecución del contrato e indicar si lo hace a través de un supervisor, de un interventor o de las dos figuras de manera concurrente.
A. Los supervisores
La supervisión de los contratos estatales corresponde al funcionario público que el ordenador del gasto de la Entidad designe para ello atendiendo los principales aspectos del contrato a supervisar. Sin embargo, la entidad estatal puede celebrar contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que tengan por objeto apoyar labores de supervisión de los contratos que suscriban, pero no para ejercer directamente la supervisión.5
1. Designación de supervisores
El ordenador del gasto de la Entidad Estatal es responsable de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, por lo cual es quien debe designar el supervisor de un contrato.
En la etapa de planeación del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe identificar el perfil del supervisor para poderlo designar a más tardar al final de la audiencia de adjudicación, cuando el Proceso de Contratación es competitivo o en la fecha de la forma del contrato en los Procesos de Contratación sin competencia. La Entidad Estatal puede designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación.
5. Ibid.
Para designar un funcionario como supervisor, la Entidad Estatal debe revisar que el objeto del Proceso de Contratación esté relacionado con sus funciones. No es necesario que el manual establezca expresamente la supervisión de contratos como una función, pues la misma es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos. Adicionalmente, la Entidad Estatal debe realizar un análisis de la carga operativa de quien va a ser designado supervisor, para no incurrir en los riesgos derivados de una supervisión inadecuada por falta de tiempo.
Cuando la Entidad Estatal designa al supervisor en el texto del contrato debe tener en cuenta que en caso de cambio del supervisor es necesario modificar el contrato.
La Entidad Estatal debe comunicar por escrito la designación al supervisor, pero no existe ninguna norma que establezca formalidades especiales para esa comunicación, de manera que la misma puede producirse, por ejemplo, mediante correo electrónico. La comunicación debe reposar en el expediente del contrato.
B. Los interventores
Las Entidades Estatales deben contratar interventoría para los contratos: (i) de obra pública cuya selección obedezca a una licitación6; y (ii) los contratos que por su complejidad para su seguimiento es necesario conocimiento especializado.
La interventoría es una especie del contrato de consultoría7 por lo cual la Entidad Estatal debe seleccionar al interventor a través de un concurso de méritos, salvo que el presupuesto del contrato principal corresponda a la mínima cuantía, caso en el cual esta debe ser la modalidad utilizada.
La Entidad Estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación principal y la de la selección de la interventoría deben prestar especial atención para coordinar los plazos de acuerdo con las necesidades. Lo anterior para asegurar la existencia de la interventoría durante la selección, si esto es necesario, o durante el plazo de ejecución, o del plazo de ejecución de las obligaciones del contrato principal que requiere para su seguimiento conocimiento especializado, según sea requerido.
La Entidad Estatal debe designar un supervisor del contrato de interventoría.
Las Entidades Estatales pueden prorrogar el plazo de los contratos de interventoría por el mismo plazo que
6. Numeral 1, del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
7. Numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
se haya prorrogado el contrato principal8 y en ellos no pueden incluirse cláusulas excepcionales al derecho común so pena de que las mismas sean nulas absolutamente.
Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los partícipes del Sistema de Compra Pública los pliegos de condiciones tipo y el contrato tipo de interventoría que pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxx-x-xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx-x-xxxxx.
IV Ejercicio de la supervisión e interventoría
Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual9, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado. Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito10 y los requerimientos o informes que realice deben ser publicados en el SECOP11.
Los interventores o supervisores no pueden sustituir a la Entidad Estatal, por tanto no pueden dar instrucciones en su nombre12.
A. Actividades generales
Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores y contratistas:
Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.
Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de Xxxxxxx y el manejo dado a ellos en los Documentos del Proceso.
Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el
8. Artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.
9. Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011.
10. Artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
11. Artículo 8 del Decreto 103 de 2015.
12. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Sentencia 25000-23-26-000-2001-02118-01(25199) de 00 xx xxxxxxx xx 0000,
X.X. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Identificar las necesidades de cambio o ajuste. Manejar la relación con el proveedor o contratista.
Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.
Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.
Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato.
Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso.
Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.
Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función.
Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes.
Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así como las actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
B. Seguimiento administrativo
Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo, fiscal, tributario y de manejo de recurso humano de un contrato13:
Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.
Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías.
13. Xxxxxxxx Xx. 00 xx 0000 xx xx Xxxxxxxxxxxx General de la Nación.
Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de control.
Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.
Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.
Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las partes.
X. Xxxxxxxxxxx financiero y contable
V Responsabilidad de los supervisores o interventores
15. Circular No. 21 de 2016 de la Procuraduría General de la Nación.
Las personas son responsables de reparar el daño que han causado a otro. Esta responsabilidad trae consigo la obligación de pagar una indemnización de perjuicios a quien ha sufrido el daño.
Los supervisores e interventores deben responder a través de la acción de repetición o el llamamiento en garantía16 cuando con ocasión de sus actos u omisiones hayan causado daño17.
El interventor o supervisor que no informe oportunamente a la Entidad Estatal del posible incumplimiento parcial o total de obligaciones a cargo del contratista que vigila, puede ser considerado solidariamente responsable de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento18.
Para que exista responsabilidad civil y pueda ejercerse cualquiera de las acciones antes mencionadas, es necesario que la actuación del supervisor o interventor haya sido dolosa o gravemente culposa.
B. Responsabilidad fiscal
La responsabilidad fiscal es imputable a los servidores públicos y a los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal causan de forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado19.
La responsabilidad fiscal busca proteger los recursos públicos y garantizar la reparación de los daños causados por el gasto público irregular20. Los administradores de recursos públicos son responsables fiscalmente y responden con su patrimonio.
Los supervisores o interventores pueden ser responsables fiscales cuando el incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia ocasiona un detrimento patrimonial para la Entidad Estatal.
La responsabilidad fiscal de los supervisores o interventores se presume cuando: (i) hayan sido condenados penalmente o sancionados disciplinariamente por los mismos hechos a título de dolo y (ii) omitan el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de las funciones de supervisión, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas.
16. Artículo 2 de la Ley 678 de 2001
17. Numeral 2 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993.
18. Parágrafo 3 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011.
19. Artículo 1 de la Ley 610 de 2000.
20. Sentencia C-619/02 X.X Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx y Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx.
La responsabilidad penal es aquella derivada de actuaciones que transgreden, sin justificación legítima, los bienes jurídicos tutelados por el ordenamiento penal21.
En el caso particular de los supervisores e interventores la responsabilidad penal se configura cuando cualquiera de ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como delitos contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, cohecho, celebración indebida de contratos, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y prevaricato22.
Dentro del proceso que se adelante por responsabilidad penal en las condiciones descritas, también puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
D. Responsabilidad disciplinaria
La responsabilidad disciplinaria se configura cuando un servidor público o particular que ejerce funciones públicas incurre en alguna de las faltas estipuladas en el Código Disciplinario Único, que implique el incumplimiento de sus deberes funcionales, la extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o la violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por una causal de exclusión de responsabilidad .
Para el caso específico de los supervisores e interventores, la responsabilidad disciplinaria se configura cuando: (i) no se exigen la calidad de los bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o exigida por las normas técnicas obligatorias; (ii) se certifica como recibida a satisfacción una obra que no ha sido ejecutada a cabalidad; y (iii) se omite el deber de informar a la Entidad Estatal contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un posible incumplimiento.
21. Sentencia T-440/1992. Corte Constitucional.
22. Artículos 397 a 415 del Código Penal.
VI Prohibiciones para los supervisores e interventores
c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
e) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
f) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
g) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
23. Artículo 35 de la Ley 734 de 2002.