EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A ESP
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A ESP
INVITACIÓN PÚBLICA 10403007 OBJETO
LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS MÉDICO, ODONTOLÓGICOS, DE URGENCIAS, ASÍ COMO EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS QUE ETB BRINDA A LOS DESTINATARIOS DEL BENEFICIO CONVENCIONAL PREVISTO EN LA CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO, A TRAVÉS DE SU RED DE PRESTADORES DE SALUD, EN BOGOTÁ Y GIRARDOT
ACLARACIÓNES N° I
Conforme con lo establecido en el numeral 1.4 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA, del capítulo I, a continuación, se da respuesta a las preguntas recibidas por los oferentes interesados en el proceso:
Pregunta
1. Cuáles son las frecuencias de uso de la población objeto del contrato.
Respuesta
Las cantidades de uso de los servicios médicos y odontológicos se remiten en los anexos financieros.
2. Agradecemos anexar características detalladas de la población, cantidad por genero edad simple.
Respuesta
Por favor remitirse al anexo técnico No. 4 – Perfil etario en donde se entrega esta información.
3. Si el cupo asignado para el contrato se agotara antes de culminar la vigencia del contrato, como se procederá para la autorización y posterior cobro a la ETB?
Respuesta
Durante la vigencia del contrato se deberán realizar reuniones de seguimientos entre ETB y el Contratista con el fin de identificar diferentes situaciones. Si se presenta este caso, ETB previa validación, solicitará adicionar el valor del contrato con el fin de cubrir los servicios a prestar.
4. Cuál es el cupo estimado de recursos o presupuesto para este contrato?
Respuesta
El valor del contrato de carácter reservado y se informará únicamente en el momento en el que se comunique la asignación de la Invitación Pública al contratista seleccionado
5. Como los precios ofertados son netos y el contrato será por dos años, ¿cómo se definirá el incremento anual? ¿serán tomados con el IPC Salud acumulado al cierre del año anterior?
Respuesta:
Favor remitirse al numeral 2.2 REVISION DE PRECIOS de los términos de referencia, donde se informa que “El precio inicialmente cotizado por concepto de los servicios médicos y suministro de medicamentos objeto de este contrato que no sean reajustados por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos y Dispositivos Médicos, permanecerá fijo durante el primer año de ejecución del contrato; para el segundo año los precios podrán ser revisados de común acuerdo, pudiendo mantenerse, disminuir o aumentar; para el tercer caso, el aumento no podrán exceder el porcentaje Índice de Precios al Consumidor para la República de Colombia del año inmediatamente anterior, certificado por el DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística)”.
6. Toda vez, que red de atención ambulatoria, hospitalaria y farmacias para entrega de medicamentos debe presentarse con horarios de atención, ¿existe algún anexo para incluir esta información? ¿Cómo debe presentarse?
Respuesta
La información correspondiente a la red de atención destinada para el desarrollo del contrato, así como sus horarios, deberá ser enviada en físico como anexo a las respuestas presentadas al capítulo técnico.
7. En el numeral 3.6.11. TARIFAS RED DE PRESTADORES Y SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS, no es viable entrega de las tarifas cobradas, toda vez, que hace parte de las negociaciones, acuerdos comerciales y costo de operación de la EPS, más si se puede informar el valor del oferente al usuario en la factura solicitada.
Respuesta
En este numeral se requiere que el oferente presente únicamente las tarifas que cobrará a ETB por los servicios prestados en desarrollo del objeto contractual. En ningún momento se requiere que informen sobre los costos internos de negociaciones con sus proveedores toda vez que se entiende es información reservada.
8. ¿En esta oferta se requiere anexar documentos de orden jurídico? como son; Estados Financieros, Certificado de existencia y representación legal, documentos del representante legal, consulta de certificados de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios de la procuraduría, RUP, RUT entre otros. Agradecemos indicar que documentos de ser necesarios.
Respuesta:
De conformidad con lo previsto en el numeral 1.8 del capítulo jurídico alusivo a capacidad jurídica, se debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso que el representante legal o apoderado tenga limitaciones se debe aportar la autorización del órgano social competente:
Adicionalmente, como parte del capítulo jurídico se deben aportar los siguientes documentos:
anexo N° 1 relacionado con carta de presentación de oferta anexo N° 2 relacionado con formato inscripción de proveedores anexo N° 3 de buenas prácticas y responsabilidad corporativa póliza de seriedad de oferta
recibo de pago de la póliza de seriedad de oferta condiciones del contrato de seguro (clausulado)
certificación de revisor fiscal o de representante legal, según aplique con la acreditación de aportes parafiscales y de seguridad social
De otra parte y de acuerdo con lo previsto en el numeral 2.3 VALOR DE LA OFERTA del Capitulo Financiero, se debe adjuntar con la oferta los siguientes anexos financieros:
Anexo Financiero 1 Relación de Precios del Servicio Médico y Odontológico - Muestra Anexo Financiero 2 Relación de Precios Unitarios del Servicio Médico y Odontológico
– Portafolio de Servicios
Anexo Financiero 3 Relación de Precios del Suministro de Medicamentos - Muestra Anexo Financiero 4 Relación de Precios Unitarios del Suministro de Medicamentos – Vademécum
Así mismo, se debe aportar los Estados Financiero, de conformidad con lo previsto en el numeral 2.13.1 RELACION VENTAS – VALOR A CONTRATAR.
9. ¿En caso de inquietudes o preguntas adicionales podemos enviarlas por este medio?
Respuesta
El plazo para solicitar aclaraciones finalizó el día 05 xx xxxxx de 2019, después de esta fecha no se podrá contestar más inquietudes.
10. Respecto del numeral 1.1. Objeto: Frente a esta frase: “El oferente asume la carga de realizar el análisis, debido a que con la presentación de la oferta se entiende que acepta las anteriores condiciones y renuncia a intentar efectuar reclamación alguna como resultado de la ejecución contractual"; solicitamos aclarar: si lo que significa es que en caso de que el monto se agote, nosotros debemos responder por cualquier gasto adicional. Yo entiendo este modelo como una prestación por evento a demanda autorizada. Por tanto prestaré todo lo que me autoricen. Pero si en cualquier momento de la prestación se agota este presupuesto, debo dejar de prestar servicios? ¿incluso en pacientes de alto costo?
Respuesta
De la anterior disposición y acorde con su pregunta se extrae lo siguiente (i) el precio del contrato es un cupo de recursos, siendo el total del precio del contrato el precio límite; (ii) El plazo de ejecución es de 2 años, a partir de la orden escrita de inicio, o hasta que se agoten los recursos, lo primero que ocurra; (iii) Tanto el contratista como el supervisor del contrato controlarán el presupuesto asignado al contrato, previendo la demanda de servicios que se presenten en la ejecución del contrato, con el fin de evitar que se ejecuten servicios sin contar con la debida apropiación presupuestal; (iv) con el debido control de presupuesto a cargo del supervisor del contrato y en coordinación con el contratista se tomarán las medidas pertinentes para asegurar que ningún servicio sea prestado sin la apropiación previa de presupuesto adicional del contrato, en caso que se requiera; (v) en el evento en que el precio del contrato se vaya agotando, el supervisor del contrato de ETB adelantará las gestiones para informar al contratista la no continuidad de los servicios, o para acordar adición del precio del contrato, en caso que sea necesario, apropiación de recursos que debe constar en acuerdo suscrito por las partes, y deberá realizarse de manera previa a la prestación de servicios y antes que se agoten los recursos, para evitar que el plazo del contrato se termine dado que el mismo está condicionado, a que se venza el plazo, o a que se agoten los recursos, lo primero que ocurra.
11. De manera atenta solicitamos indicar, si la Garantía de Seriedad de Oferta, se debe constituir a favor de particulares o entidades estatales.
Respuesta
La garantía de seriedad de oferta debe ser constituida a favor de “empresas de servicios públicos”, y con el lleno de los requisitos exigidos en el respectivo numeral
12. SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS – Facturación: Luego de revisar el modelo para la presentación de facturas y soportes para el cobro, según los términos de referencia de la INVITACIÓN PÚBLICA N° 10403007, como funcionaria el proceso de Facturación electrónica según resolución 000001 del 3 de enero de 2019.
Respuesta
En el numeral 3.6.1. OPERACIÓN DEL SERVICIO A CONTRATAR – Facturación, se informa el detalle del procedimiento para la generación de la facturación por los servicios prestados en desarrollo del objeto contractual.
13. 2.7.2 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN: Con respecto al siguiente párrafo: "En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos." Solicitamos aclarar porque debe facturarse por separado, si precisamente se trata de un consorcio?
Respuesta:
1. ETB en su política financiera y en los términos de referencia tiene de acuerdo a la norma utilizar que los consorcios y las Uniones Temporales facturen miembros de la unión temporal lo hagan en forma separada tal como aparece en la norma.
De conformidad con el artículo 1.6.1.4.8. del Decreto Único Reglamentario en materia tributaria (Decreto 1625 del 2016), sobre la facturación de los consorcios y las uniones temporales, podemos considera lo siguiente:
2. Las Uniones Temporales podrán facturar de la siguiente manera
Lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros;
Los miembros de la unión temporal lo hagan en forma separada o;
En forma conjunta cada uno de los miembros de la unión temporal.
3. Cuando la factura la expida la Unión Temporal con su propio NIT, deberá realizar:
Señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros de la unión temporal.
Indicar el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
Además, estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.
Quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título xx xxxxx, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.
4. El IVA discriminado en la factura que expida la unión temporal deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.
5. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.
14. Respecto de los horarios de atención a beneficiarios, la entidad señala: "El horario para solicitudes de autorizaciones a ETB será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., las solicitudes realizadas fuera de este horario serán atendidas el siguiente día hábil." ¿Frente a este tema como deberán funcionar las urgencias que ocurran fuera de este horario, si no se puede prestar ningún servicio sin autorización expresa de la ETB?
Respuesta
El servicio de urgencias deberá ser prestado sin previa aprobación por parte de ETB y siempre velando por la salud de los beneficiarios. El único requisito para su prestación será la evaluación por parte del contratista de la inscripción y permanencia del beneficiario en la base de datos suministrada por ETB.
En lo correspondiente a la aprobación y autorización de ETB, se aplicará lo informado en el numeral 3.5.1 INSTALACIONES – HORARIOS DE ATENCIÓN A BENEFICIARIOS.
15. 3.5.2. EQUIPO DE TRABAJO: "Atención personalizada a la población beneficiaria del servicio médico de ETB a través del Centro de Servicios al Trabajador ubicado en la carrera 8 No. 20-56 Mezzanine". Esto significa que el asesor debe permanecer todo el tiempo en la ETB?
Respuesta
Si, el contratista deberá asignar a una persona de su organización para brindar tiempo completa asesoría en las instalaciones de ETB menciona.
16. "Elaboración de autorizaciones de citas, procedimientos, tratamientos, exámenes, suministro de medicamentos, de insumos, urgencias, y cualquier otro servicio requerido en el desarrollo del objeto del contrato": Las autorizaciones las generará el equipo del programa o personal de la ETB?
Respuesta:
Todas las autorizaciones requeridas en el desarrollo del contrato correspondientes a servicios médicos, odontológicos y suministro de medicamentos, deberán ser realizadas por el contratista. ETB únicamente autorizará la financiación a sus trabajadores y pensionados.
17. 3.5.5. BASE DE DATOS: "El contratista debe estar en condiciones de recibir novedades de inclusión o retiro de beneficiarios del servicio médico para su incorporación en la base de datos de beneficiarios y deberá dejar registro de las mismas." ¿El reporte de estas novedades se puede hacer de forma diaria, emitiendo una base de datos actualizada cada día, que incluya la capacidad de endeudamiento de cada uno de los usuarios beneficiarios de este programa? Esto ayudaría a mejorar la velocidad del proceso de cuidado de los pacientes.
Respuesta
Como se informa en los términos de referencia, ETB reportará novedades de inclusión o retiro semanalmente.
18. Como lo mencionamos en la reunión es importante que se reafirme si el concepto de asignación se refiere al tiempo desde el momento en que el usuario se contacta con nosotros y el momento en que le informo que ya tiene una cita asignada, para una fecha específica a futuro.
Respuesta
Por favor remitirse al numeral 3.6.1. OPERACIÓN DEL SERVICIO A CONTRATAR, en donde se especifica lo requerido en esta pregunta.