BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX
BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX
OBJETO: | Selección y contratación de una persona jurídica que preste los servicios de implementación y soporte de una solución tecnológica, mediante un esquema SAAS, que permita automatizar los procesos de recepción de las facturas electrónicas de venta y documentos equivalentes garantizando la validación previa a su expedición en el portal de la DIAN, al igual que el registro de la factura electrónica de venta considerada Título Valor en la plataforma RADIAN que hace parte del Sistema de Facturación Electrónica, de acuerdo con lo indicado en el Anexo No. 7 “Requerimientos Técnicos Contratación Software” que hace parte integrante de estos términos de referencia. |
ALCANCE: | El proponente deberá desarrollar como mínimo las actividades que se describen a continuación: Fase de Implementación: Etapa 1: Análisis y entendimiento de los requerimientos. - Validación de los requerimientos para la solución de facturación electrónica. - Validación de la Implementación de la factura electrónica – RADIAN, según lo establecido en la Resolución DIAN 085 xx xxxxx 8 de 2022. - Definición de plan de trabajo detallado. Etapa 2. Análisis, diseño e implementación de la solución de facturación electrónica y RADIAN. - Diseño de la parametrización de la solución de facturación electrónica y RADIAN. -Implementación de la parametrización de la solución de facturación electrónica, RADIAN y pruebas piloto. - Implementación de la facturación electrónica y RADIAN. -Pruebas a los resultados de la solución de facturación electrónica y RADIAN. -Corrección de errores u otros ajustes necesarios detectados por las áreas usuarias durante las pruebas a la solución de facturación electrónica y RADIAN. |
-Puesta en producción de la solución de facturación electrónica y RADIAN. Etapa 3: Capacitación y entrega de documentación -Capacitación en el uso de la solución a los diferentes interesados. -Entrega de la documentación requerida en el anexo funcional y técnico Fase de Operación -Seguimiento al desempeño de la solución implementada para Facturación Electrónica y RADIAN. -Soporte a errores reportados y mantenimiento de la solución. NOTA 1. En todo caso, las etapas en las que se desarrollará el requerimiento pueden ser propuestas por el proponente siempre y cuando incorporen todos los requerimientos indicados previamente. NOTA 2. Adicionalmente la solución tecnológica deberá: 1. Tener la posibilidad de integrarse a través de API’s o Web Services (según la necesidad) a los sistemas de información que se identifican en el Anexo No 7 “Requerimientos Técnicos Contratación Software” y OnBase (Si ha tenido la experiencia), deberá proporcionar mecanismos de almacenamiento y envió de información seguros de acuerdo con la normativa dada por la DIAN para el cumplimiento de las implementaciones de servicios en modalidad de SaaS. 2.Proporcionar actualizaciones correspondientes a la normativa que dicte la DIAN y la herramienta no deberá quedar obsoleta y/o antigua con los lineamientos que van saliendo, deberá contemplar dentro del ciclo de vida de implementación las pruebas funcionales y técnicas necesarias para el producto. 3.Garantizar el almacenamiento de los documentos digitales por 5 años. |
4.Capacitar al equipo interdisciplinario involucrado en el proyecto, así como a los proveedores de bienes y/o servicios y compras de activos para el Negocio Leasing. 5.Brindar soporte a través de una mesa de ayuda y línea telefónica, el proveedor deberá proporcionar ANS de servicio a la solución implementada. Entregables Mínimos. A continuación, se relacionan los entregables esperados: PRIMER ENTREGABLE: •Cronograma detallado de trabajo del proyecto identificando los entregables en cada etapa del proyecto. •Documento de entendimiento de los requerimientos. El CONTRATISTA deberá entregar un documento en donde se especifique claramente los requerimientos funcionales y no funcionales del desarrollo que se entregará al Banco, que incluya: el alcance de la solución, los supuestos, los aspectos que no incluye, las restricciones de la solución, asignación de responsabilidades, detalle del entendimiento de los requisitos funcionales y no funcionales, criterios de aceptación de la propuesta, ciclo de vida del proyecto y el plan de gestión de riesgos y continuidad del negocio. SEGUNDO ENTREGABLE: EL CONTRATISTA deberá entregar el diseño, construcción e implementación de la solución, con los criterios de aceptación definidos previamente en el documento de entendimiento de los requerimientos. En este entregable se incluye la puesta a disposición de los usuarios de un ambiente de pruebas para validar la ejecución de las funcionalidades solicitadas. |
TERCER ENTREGABLE: EL CONTRATISTA deberá entregar un informe de la implementación que contenga como mínimo los manuales de usuario final, de administrador funcional y técnico para la solución. Así mismo, se debe entregar la documentación que se relaciona en los anexos de requerimientos técnicos y funcionales. Adicionalmente, se debe entregar la documentación completa de los ajustes realizados al proyecto durante la fase de implementación. Se debe contar con una transferencia de conocimiento al equipo técnico, y usuario del servicio (proveedores y supervisores) por parte de El Banco y garantizar la funcionalidad de la aplicación, para lo cual Bancóldex deberá certificar dicha funcionalidad. CUARTO ENTREGABLE: El CONTRATISTA deberá entregar un documento que detalle cómo se llevará a cabo el soporte técnico para la solución. En este se debe documentar como mínimo el alcance, esquema de atención, plan de comunicaciones y el equipo de soporte. Los tiempos de atención deben estar basados en Acuerdos de Niveles de servicio que mínimo deben cumplir con los tiempos RTO (8 horas) y RPO (1 día). También se debe indicar cuál es la cobertura del soporte y qué elementos o actividades no son cubiertas por el mismo. | |
FORMA DE PAGO: | El precio de la propuesta económica para la Fase de Implementación se pagará de la siguiente manera: • Un primer pago equivalente al 20% de los honorarios, contra entrega y recibo a satisfacción del PRIMER ENTREGABLE. • Un segundo pago equivalente al 20% de los honorarios, contra entrega y recibo a satisfacción del SEGUNDO ENTREGABLE. • Un tercer pago equivalente al 60% de los honorarios, contra entrega y recibo a satisfacción del TERCER Y CUARTO ENTREGABLE. |
PLAZO: | El contrato que se celebre para la ejecución del objeto de la presente convocatoria tendrá una duración de un (1) año contado a partir de la |
legalización del contrato. El cual se compone de un (1) mes como máximo para adelantar las actividades de implementación y puesta en producción del servicio y once (11) meses de operación bajo la modalidad de SaaS. | |
LUGAR DE ENTREGA O DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: | Bogotá |
INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN Y SOPORTE DE UNA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA, QUE PERMITA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS DE VENTA, DOCUMENTO EQUIVALENTE Y SU REGISTRO EN LA PLATAFORMA RADIAN.
1. Requisitos de participación: El Proponente deberá contar con la totalidad de requisitos de participación listados en el presenta aparte, por lo que se evaluará con CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos de participación continuarán el proceso de evaluación.
Condiciones generales: Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:
a. Ser personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia con mínimo dos (2) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta, cuya actividad económica u objeto social esté relacionado con la implementación de soluciones tecnológicas y demás asociadas al objeto de la presente convocatoria.
b. El Proponente deberá contar con un mínimo de un (1) año de experiencia en diseño, desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas relacionadas con temas de facturación electrónica.
c. La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato y tres (3) años más.
d. Contar con una Resolución de habilitación para ser proveedor tecnológico de acuerdo con la normatividad vigente definida por la DIAN.
e. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia o en sus documentos anexos.
f. El Proponente seleccionado debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del Contrato de forma inmediata.
g. Condiciones técnicas: Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:
El Proponente deberá cumplir detalladamente lo estipulado en el Anexo 7 “Requerimientos técnicos contratación software” que hace parte integral de la presente Invitación. Adicional:
Fase de Implementación:
Etapa 1: Análisis y entendimiento de los requerimientos.
- Validación de los requerimientos para la solución de facturación electrónica y RADIAN.
- Definición de plan de trabajo detallado.
Etapa 2. Análisis, diseño e implementación de la solución de facturación electrónica y RADIAN.
- Diseño de la parametrización de la solución de facturación electrónica y RADIAN
-Implementación de la parametrización de la solución de facturación electrónica, RADIAN y pruebas piloto.
-Pruebas a los resultados de la solución de facturación electrónica y RADIAN.
-Corrección de errores u otros ajustes necesarios detectados por las áreas usuarias durante las pruebas a la solución de facturación electrónica y RADIAN.
-Puesta en producción de la solución de facturación electrónica y RADIAN Etapa 3: Capacitación y entrega de documentación
-Capacitación en el uso de la solución a los diferentes interesados.
-Entrega de la documentación requerida en el anexo funcional y técnico
Fase de Operación:
-Seguimiento al desempeño de la solución implementada.
-Soporte a errores reportados y mantenimiento de la solución.
NOTA 1. En todo caso, las etapas en las que se desarrollará el requerimiento pueden ser propuestas por el proponente siempre y cuando incorporen todos los requerimientos indicados previamente.
NOTA 2. Adicionalmente la solución tecnológica deberá:
• Tener la posibilidad de integrarse a través de API’s o Web Services (según la necesidad) a los sistemas de información que se identifican en el Anexo No 7 “Requerimientos Técnicos Contratación Software” y con la aplicación OnBase (Si ha tenido la experiencia), deberá proporcionar mecanismos de almacenamiento y envió de información seguros de acuerdo con la normativa dada por la DIAN para el cumplimiento de las implementaciones de servicios en modalidad de SaaS
• Proporcionar actualizaciones correspondientes a la normativa que dicte la DIAN y la herramienta no deberá quedar obsoleta y/o antigua con los lineamientos que van saliendo, deberá contemplar dentro del ciclo de vida de implementación las pruebas funcionales y técnicas necesarias para el producto.
• Garantizar el almacenamiento de los documentos digitales por 5 años.
• Capacitar al equipo interdisciplinario involucrado en el proyecto, así como a los proveedores de bienes y/o servicios y compras de activos para el Negocio Leasing.
• Brindar soporte a través de una mesa de ayuda y línea telefónica, el proveedor deberá proporcionar ANS de servicio a la solución implementada.
Entregables Mínimos. Fase de Implementación:
Etapa 1: Análisis y entendimiento de los requerimientos.
- Validación de los requerimientos para la solución de facturación electrónica y RADIAN.
- Definición de plan de trabajo detallado.
Etapa 2. Análisis, diseño e implementación de la solución de facturación electrónica y RADIAN.
- Diseño de la parametrización de la solución de facturación electrónica y RADIAN.
-Implementación de la parametrización de la solución de facturación electrónica, RADIAN y pruebas piloto.
-Pruebas a los resultados de la solución de facturación electrónica y RADIAN.
-Corrección de errores u otros ajustes necesarios detectados por las áreas usuarias durante las pruebas a la solución de facturación electrónica y RADIAN.
-Puesta en producción de la solución de facturación electrónica y RADIAN
Etapa 3: Capacitación y entrega de documentación
-Capacitación en el uso de la solución a los diferentes interesados.
Fase de Operación
-Seguimiento al desempeño de la solución implementada.
-Soporte a errores reportados y mantenimiento de la solución.
2. Evaluación: A las propuestas que cumplan con los requisitos de participación listados en el numeral anterior, se les realizará un análisis en donde se verifique y evalúen los siguientes criterios:
CRITERIO | Calificación Máxima x Criterio |
Requerimientos de seguridad de la información | Cumple/No Cumple |
Criterio Técnico | 30 |
Tecnológicos Calificación | 100% |
Criterio Funcional | 35 |
Implementación plataforma de recepción de facturación y RADIAN | 50% |
Integración con otras aplicaciones | 40% |
Capacitaciones | 10% |
Criterio Experiencia del proponente | 10 |
Certificación de clientes | 40% |
No. meses de experiencia | 60% |
Criterio OnBase | 5 |
Conocimiento del aplicativo OnBase | 30% |
Interacción de la solución propuesta con el aplicativo OnBase | 70% |
Oferta Económica | 20 |
Menor costo implementación plataforma recepción de factura electrónica y RADIAN | 70% |
Menor costo integración con aplicativos | 20% |
Menor cobro por licenciamientos | 10% |
Calificación Final del Proveedor | 100 |
El Banco adjudicará la convocatoria a la propuesta que obtenga el mayor puntaje sumando los criterios técnico, funcional, experiencia del proponente, OnBase y económico. La adjudicación del contrato será comunicada al proponente seleccionado.
El resultado de la evaluación de las propuestas se consignará en el Formato de selección de proveedores suscrito por la instancia evaluadora.
NOTA 1: Bancóldex realizará consultas de control previo del proponente, de las personas opartes relacionadas con el proponente y vinculadas a la propuesta, según aplique, con el finde analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y según con lo establecido en cada una de los Sistemas de Prevención xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo. En caso de encontrarse coincidencia en dichos reportes se rechazará la propuesta de forma inmediata.
Así mismo, en cumplimiento del artículo 60 de la Ley 610 de 1999, Xxxxxxxxx realizará consulta del proponente en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General yen caso de que éste se encuentre reportado se rechazará la propuesta de forma inmediata.
Adicionalmente, Bancóldex realizará la consulta en centrales de riesgo al proponente y en caso de reporte negativo se llevarán a cabo los análisis correspondientes que permitan validar la capacidad de este para la celebración de la orden de servicio en una eventual adjudicación de la presente convocatoria.
Nota 2: Durante el proceso de evaluación, Bancóldex podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones sobre la información contenida en las propuestas, por medio escrito y/o mediante sustentación virtual o presencial.
Hecha la evaluación de cada oferente, se levantará un acta con la evaluación final de las propuestas recibidas, en orden de mayor a menor puntaje. La convocatoria se adjudicará a la oferta que obtenga el mayor puntaje sumados los Criterios Técnicos, Funcional, Experiencia del Proponente, OnBase y Económica, lo que será consignado en un acta firmada por la instancia evaluadora.
La adjudicación del contrato será comunicada a los proponentes mediante publicación en la página web del Banco.
2.1 Criterio técnico: La evaluación del criterio técnico se llevará a cabo en los siguientes términos:
Cumplimiento de lo indicado en el numeral 1, sección g, se entregará una calificación de 30 puntos a quien cumpla la totalidad de los criterios técnicos, quién no los cumpla su calificación será Cero.
2.2 Criterio funcional: se entregará una calificación de 35 puntos a quien cumpla la totalidad de los subcriterios funcionales, los cuales se gradúan de la siguiente manera:
• Implementación plataforma de recepción de facturación 50%
• Integración con otras aplicaciones 40%
• Capacitaciones 10%
2.3 Criterio Experiencia del Proponente: se entregará una calificación de 10 puntos a quien cumpla la totalidad de los subcriterios funcionales, los cuales se gradúan de la siguiente manera:
• Certificación de clientes 40%
• No. meses de experiencia 60%
2.4 Criterio OnBase: se entregará una calificación de 5 puntos a quien cumpla la totalidad de los subcriterios funcionales, los cuales se gradúan de la siguiente manera:
• Conocimiento del aplicativo OnBase 30%
• Interacción de la solución propuesta con el aplicativo OnBase 70%
2.5 Oferta Económica: La oferta económica deberá formularse en pesos colombianos y en caso de que aplique, discriminar el IVA de los bienes y/o servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes en Colombia, si no lo hiciere y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, el Banco lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente.
Se entregará una calificación de 20 puntos a quien cumpla la totalidad de los subcriterios funcionales, los cuales se gradúan de la siguiente manera:
• Menor costo implementación plataforma recepción de factura electrónica 70%
• Menor costo integración con aplicativos 20%
• Menor cobro por licenciamientos 10%
2.6 Requerimientos de Seguridad: El Proponente debe dar respuesta puntual a cada ítem del Anexo No 9 –“Requerimientos de Seguridad” y Anexo 10 “Declaración de Seguridad Ciberseguridad y servicios en la nube”, indicando si su propuesta cumple con las condiciones tecnológicasexplicando y argumentando técnicamente cómo se dará el cumplimiento con lo solicitado y de ser el caso adjuntando los soportes correspondientes.En el caso que el proponente requiera soportar las respuestas aportando manuales técnicos, se requiere que el manual sea enviado junto con la propuesta técnica, se encuentre en idioma español y se indique las páginas del manual en donde se encuentra el soporte al requerimiento.
En caso de que la solución no cumpla con algún requerimiento de las especificaciones, el proponente deberá explicar técnicamente las razones por las cuales no cumple.
Así mismo en caso de que la propuesta presentada no exprese con claridad la forma en que se da cumplimiento a cada requerimiento o la explicación sea insatisfactoria para EL BANCO la calificación será de “No Cumple”.
2.7 Obligaciones especiales de seguridad de la información
2.7.1. Cumplir con las condiciones referentes a capacidad, disponibilidad, tiempos de recuperación, aplicación de los planes de continuidad, resolución de incidentes, horarios de atención y acuerdos de niveles de servicio ofrecido por EL CONTRATISTA.
2.7.2. Mantener vigentes las certificaciones ISO 27001, y de observancia a los estándares o buenas prácticas, tales como ISO 27017 y 27018. El proponente podrá demostrar que cuenta con certificaciones con estándares o mejores prácticas que reemplacen, sustituyan o modifiquen las anteriores. El contratista debe disponer de informes de controles de organización de servicios (SOC1, SOC2, SOC3).
2.7.3. Asegurar una disponibilidad mínima del 99.5 % en la prestación del servicio en la nube en la modalidad de SAAS
2.7.4. Informar las amenazas, vulnerabilidades y riesgos de las API o Servicios Web suministrados en la nube, asi como los controles para mitigar los riesgos.
2.7.5. Garantizar que las jurisdicciones en donde se procesará la información para cualquiera de los ambientes de producción, pruebas o desarrollo cuenten con normas equivalentes o superiores a las aplicables en Colombia, relacionadas con la protección de datos personales y penalización de actos que atenten contra la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos. Así mismo, se debe garantizar que esté en alguno de los países autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.7.6. Garantizar una independencia de la información del Banco y sus backups con respecto a la información de otros clientes que utilice el software y procesen en la nube, esta independencia se puede hacer a nivel lógico o físico. El acceso a la información y los respaldos debe estar habilitado exclusivamente para EL BANCO.
2.7.7. Entregar la administración de usuarios y de privilegios para el acceso a los servicios ofrecidos, así como a las plataformas, aplicaciones y bases de datos que operen en la nube, dependiendo del modelo de servicio contratado.
2.7.8. Informar todos los cambios o eventos que puedan ser efectuados en el servicio contratado al Banco.
2.7.9. Garantizar que la información de las operaciones en tránsito o reposo debe estar cifrada, la encripción debe estar basada en estándares y algoritmos reconocidos internacionalmente que brinden al menos la seguridad ofrecida por AES,RSA o 3DES. Así como contar con canales de comunicación con el proveedor de servicios en la nube cifrados de extremo a extremo y que en lo posible usen rutas diferentes.
2.7.10. Adelantar las medidas necesarias para garantizar que, en el evento de toma de posesión, la SFC, Fogafín, Fogacoop, o quienes éstas designen, puedan acceder a la información y a la administración de los sistemas de información que operan en la nube.
2.7.11. Cumplir con las condiciones de seguridad de la información y ciberseguridad de los servicios en la nube y las condiciones establecidas para proteger la privacidad y confidencialidad de los datos de los clientes.
2.7.12. Cumplir y certificar el borrado seguro de los datos existentes en los medios de almacenamiento cuando finalice el contrato, cuando lo solicite el Banco o cuando EL CONTRATISTA elimine y/o reemplace dichos medios.
2.7.13. Informar, en cuanto le sea posible, a EL BANCO sobre cualquier evento o situación que pudiera afectar significativamente la prestación del servicio y, por ende, el cumplimiento por parte de la vigilada de sus obligaciones frente a los consumidores financieros, a la SFC y a otras entidades.
2.7.14. Con la suscripción del presente contrato, EL CONTRATISTA declara que conoce y acepta las políticas de seguridad de la información y ciberseguridad de EL BANCO, aplicables al objeto de este contrato, las cuales se obliga a cumplir durante su ejecución y que se encuentran descritas en el Anexo N° 1 Políticas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad que hace parte integrante del presente instrumento. ELCONTRATISTA se obliga con EL BANCO a facilitar la aplicación de los mecanismos quedefina EL BANCO para verificar el cumplimiento de dichas políticas.
2.7.15. Diligenciar anualmente el Anexo “Declaración de Ciberseguridad y Servicios en la nube”, con el fin de validar el cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA de los requerimientos normativos en seguridad de la información, ciberseguridad, protección de datos, continuidad del negocio y soluciones en la nube.
Cumplir con la normatividad vigente en materia de seguridad de la información, ciberseguridad, protección de datos, continuidad del negocios y soluciones en la nube.
En caso de que el personal asignado realice actividades de mantenimiento propias del objeto del contrato a los equipos deberá garantizar la continuidad, disponibilidad e integridad de estos.
2.7.16. Disponer de un plan de contingencia y continuidad que permita mantener disponiblela prestación del servicio contratado para EL BANCO, en el evento que se presenten situaciones de interrupción. Dicho plan se mantendrá documentado y disponible en el momento que EL BANCO lo requiera para verificar su adecuado funcionamiento.
2.7.17. EL CONTRATISTA en la medida de lo posible, vinculará al Banco en la ejecución de sus pruebas / ejercicios que resulten necesarias para confirmar la efectividad de los procedimientos de contingencia para asegurar que funcionen en las condiciones requeridas.
2.7.18. EL BANCO podrá realizar, en cualquier momento, auditoria al cumplimiento de los requerimientos de continuidad de negocio para la prestación del servicio ofrecido.
2.7.19. Contar con procedimientos controlados para la entrega de información por parte de EL BANCO durante la vigencia del contrato y para la destrucción de la misma por partede EL CONTRATISTA una vez finalizado el contrato. Dicho procedimiento deberá ser informado a EL BANCO antes de que inicie la ejecución del presente contrato.
2.7.20. Prestar toda la colaboración que se requiera por el Banco y las autoridades competentes, en el evento de presentarse cualquier situación que constituya sospecha o evidencia de alteración o manipulación de equipos o información relacionada con el cumplimiento de su objeto. En especial EL CONTRATISTA secompromete a dar aviso inmediato al Banco acerca de tal situación, a facilitar de manera inmediata la custodia de los equipos y elementos que se consideren necesarios para ser puestos a disposición del Banco o de las autoridades competentes y a entregar de manera inmediata la información que le sea requerida por LasEntidades o por las autoridades competentes dentro del proceso de investigación.
2.7.21. El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. o aquella a la cual tenga acceso en cumplimientode los servicios a contratar, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato que se celebre, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.
2.7.22. El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por Bancóldex en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de Bancóldex y no podrá hacer uso de la información recolectada para Bancoldex en virtud de sus actividades con terceros u otros clientes.
2.7.23. Obtener, en caso de ser necesario, por parte de los titulares de los datos personales las autorizaciones respectivas en cumplimiento de las normas de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen. Dichas autorizaciones deberán señalar expresamente que los datos personales serán compartidos con EL BANCO y tratados de conformidad con lo indicado en la política de tratamiento de datos de XXXXXXX publicada en su página web. La autorización deberá permitir a EL BANCO crearbases de datos con la información de los titulares y manejar tal información en el desarrollo de las actividades que correspondan al objeto del presente contrato.
3. Experiencia Especifica del Proponente: Los Proponentes deberán acreditar y contar con mínimo un (1) año de experiencia en losservicios de diseño, desarrollo y/o implementación de soluciones tecnológicas relacionadas con temas de facturación electrónica y RADIAN.
Para acreditar la experiencia exigida, cada Proponente deberá aportar certificaciones, o contratos con sus respectivas actas de liquidación y/o terminación expedidas por sus clientes, correspondientes a empresas que operen en Colombia, en las cuales se hayan prestados servicios antes mencionados.
Las certificaciones o contratos con sus respectivas actas de liquidación y/o terminación deberán contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre o razón social del Contratante
• Nombre o razón social del Contratista
• Objeto del servicio o contrato
• Datos de contacto del Contratante
• Fecha inicio
• Fecha de terminación
No se entenderá como acreditación de experiencia una lista donde se relacione la experiencia,
sin que se aporten las respectivas certificaciones, contratos con sus respectivasactas de liquidación o terminación.
La asignación del puntaje para este criterio se hará con base en:
• El mayor número de clientes atendidos. Para este subcriterio quien acredite el mayor número de clientes atendidos obtendrá un puntaje de 4 puntos, para las demás propuestas se asignará el puntaje de manera proporcional. En la evaluación se tendrá en cuenta los clientes atendidos en el sector financiero con una asignación de puntaje xxx xxxxx a la de otros sectores, sin superar en todo caso el puntaje máximo otorgado a este subcriterio.
• El mayor número de meses de experiencia acreditados, superiores al mínimo de experiencia exigido. Otorgando un puntaje xxx xxxxx por cada mes de experiencia. Para este subcriterio quien acredite el mayor número de meses de experiencia obtendrá un puntaje de 6 puntos, para las demás propuestas se asignará el puntaje de manera proporcional. En la evaluación se tendrá en cuenta el número de meses de experiencia en el sector financiero con una asignación de puntaje xxx xxxxx a la de otros sectores, sin superar en todo caso el puntaje máximo otorgado a este subcriterio.
• Bancóldex podrá solicitar información al proponente, en caso de requeriraclaraciones o ampliar información respecto a la experiencia específica.
• Sólo serán válidas las certificaciones expedidas por diferentes entidades o empresas.En caso de no lograr obtener esta información durante el tiempo de apertura del proceso, la certificación podrá ser remplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de terminación y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos anteriormente, de lo contrario no será tenida en cuenta. El acta de liquidacióndebidamente suscrita por las partes servirá para acreditar la experiencia del proponente, siempre que en ella conste la información de nombre del contratante, objeto, vigencia y valor del contrato.
• El proponente deberá facilitar el contacto con las entidades o empresas certificadoras, con el fin de validar la experiencia presentada.
4. OnBase: Aquellos proponentes que certifiquen el conocimiento y la Interacción con la Solución propuesta, podrán tener una calificación de hasta 5 puntos básicos, que se gradúan de la siguiente manera:
• Conocimiento de la aplicación: 30 puntos
• Interacción de la Solución Propuesta con el aplicativo OnBase: 70 puntos
5. Oferta económica: En la Propuesta económica, el Proponente deberá discriminar en su oferta económica el precio de cada uno de los servicios más IVA y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes.
Si el Proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el servicio causa dicho impuesto, Bancóldex lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el Proponente.
Para los servicios de nube en la fase de operación se entenderán excluidos del IVA de conformidad con el numeral 21 del artículo 476 de Estatuto Tributario.
En ningún caso Bancóldex reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada.
Para efectos de Proponentes extranjeros, estos deberán igualmente presentar la propuesta en pesos colombianos.
Se debe tener en cuenta también la forma de pago establecida en el numeral 2.5- Oferta Económica
de los presentes términos de referencia.
Para la evaluación de la propuesta económica, deberá informarse:
• Costos asociados a la implementación/honorarios.
• Costos de operación (anual) incluyendo la forma en que se actualizará el valor de este servicio anualmente, informando el valor unitario de la suscripción.
Valor por tipo de la suscripción del servicio ofrecido. (i) Tipo de suscripciones ofrecidas (administrador, usuarios finales, otros) y (ii) Tipo de suscripciones de usuarios (nombrada, concurrente, usuarios ilimitados, otros).
El proponente que presente la oferta más económica obtendrá el mayor puntaje, es decir de 100 puntos y a los demás oferentes se les asignará un puntaje proporcional. Para asignarel puntaje de este criterio se sumará el valor ofertado por:
- Honorarios para la implementación
- Valor de la suscripción
- Valor de la operación del servicio para el primer año.
El proponente deberá discriminar de la siguiente forma, los ítems que conforman las fases de implementación:
OFERTA ECONÓMICA | VALOR |
Costo implementación plataforma recepción de factura electrónica y RADIAN | |
Costo integración con aplicativos | |
Costo Licenciamientos |
de operación:
OFERTA ECONÓMICA | VALOR |
Costo de Operación (Soporte y mantenimiento) |
Sin perjuicio de lo mencionado anteriormente, la información debe estar desagregada en mínimo los siguientes ítems por cada una de las fases del servicio, de acuerdo con lo indicado en el Anexo
No 7 “Requerimientos Técnicos Contratación Software”
La Propuesta económica deberá cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente para la prestación del servicio. En ningún caso Bancóldex reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada.
Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objetode la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.
Bancóldex revisará las operaciones aritméticas de la propuesta económica y en caso de error se le solicitará las respectivas aclaraciones al proponente de acuerdo con lo establecido en el numeral 3 de la presente convocatoria.
Si el proponente no da repuesta en el término que para el efecto le haya establecido Bancóldex, los errores en las operaciones aritméticas serán corregidos de la siguiente manera:
• Cuando se presente divergencias entre el valor expresado en números y en letras, prevalecerá la cantidad expresada en letras.
• Los valores corregidos se tendrán en cuenta en la evaluación de las propuestas, en la adjudicación y suscripción de la orden de servicio, por lo que los errores u omisiones en que se incurra en la propuesta económica serán de la exclusiva responsabilidad del proponente, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.
• Los proponentes responderán cuando formulen propuestas en las cuales se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación de la presente convocatoria.
6. Subsanabilidad: De considerarlo necesario, Bancóldex podrá solicitar aclaraciones o complementaciones a la propuesta hasta antes de la adjudicación de la presente Convocatoria, respecto de cualquiera de los requisitos y documentación relacionada con aspectos que no otorguen puntaje, ya sea porque no encuentran claridad en algún tema o para subsanar la ausencia de algún documento. En la solicitud concederá un plazo para las respuestas y si fuere necesario podrá aplazarse la adjudicación, previa información a todos los proponentes. En ningún caso la aclaración o complementación podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.
Igualmente podrá solicitar aclaraciones en aspectos de la propuesta económica, pero únicamente para la corrección de errores de trascripción, numéricos, matemáticos o formales. En ningún caso la aclaración podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta económica, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.
En caso de que el proponente no presente la aclaración o complementación en el plazo
establecido, Xxxxxxxxx podrá descartar la propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada.
7. Criterios de desempate: Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se aplicarán de forma sucesiva y excluyente, las reglas incorporadas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020. En lo que tiene que ver con el método aleatorio de que trata el numeral 12 del mencionado artículo, se informa a los proponentes que, en caso de su aplicación, la adjudicación se decidirá por sorteo que se efectuará entre los proponentes empatados, el cual se realizará en reunión virtual y a través del sistema de balotas.
8. Rechazo de propuestas: No se considerarán admisibles las propuestas en las que se presente al menos una de las siguientes situaciones:
• El proponente no cumpliere con los requisitos de participación definidos en los presentes Términos de Referencia.
• No se aporte toda la documentación requerida en los presentes Términos de Referencia y/o sus anexos o aquella documentación que requiera Bancóldex antes de finalizado el proceso de adjudicación de la presente convocatoria y que no se aporte por el proponente durante el plazo definido para ello.
• El proponente haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.
• Se incluya información no veraz.
• Cuando se incluyan disposiciones contrarias a la Ley colombiana.
• La propuesta se hubiere presentado de forma extemporánea.
• Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente en el mismo proceso de selección de manera directa o por interpuesta persona.
9. Declaratoria de desierta: La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:
• Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los Términos de Referencia.
• Por motivos o causas que impidan la selección objetiva.
• Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.
• Cuando no se presente ninguna propuesta.
• Cuando las propuestas presentadas sean inconvenientes a los intereses de Bancóldex.
10.Términos Jurídicos:
10.1. Régimen jurídico aplicable: En atención al régimen de contratación de Bancóldex, el presente proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.
10.2. Veracidad de la información: BANCÓLDEX, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, BANCÓLDEX, se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente.
10.3. Cláusula de reserva: BANCÓLDEX se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta.
11.Cronograma de invitación: El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente Cronograma:
EVENTO | FECHA Y HORA |
Apertura y publicación de los Términos de Referencia | 28/07/2022 |
Fecha límite de formulación de inquietudes por parte de los oferentes a Bancóldex (vía correo electrónico) | 02/08/2022 |
Respuesta de Bancóldex a las inquietudes enviados por los oferentes (vía correo electrónico) | 04/08/2022 |
Cierre de la invitación y límite de entrega de propuestas | 09/08/2022 |
12.Formulación y respuesta de inquietudes: Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los Proponentes, deberán ser presentadas en la fecha señalada en el cronograma al correo:
XXX0000@xxxxxxxxx.xxx. Xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx
BANCÓLDEX publicará en su página web las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en esta Convocatoria.
Cierre y entrega de las propuestas: Los Proponentes deberán presentar las Propuestas a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta indicada en el Cronograma de invitación, a los siguientes correos electrónicos:
XXX0000@xxxxxxxxx.xxx Xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx
A fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que Bancóldex lo considere conveniente. La ampliación del plazo (en caso de que se presente), se dará a conocer mediante adenda que se publicará en xxx.xxxxxxxxx.xxx antes de la fecha de cierre. Bancóldex hará constar mediante correo electrónico, la fecha y hora de la presentación de la propuesta.
13.Adendas: Bancóldex comunicará mediante adendas, las aclaraciones y modificaciones que encuentren conveniente hacer a estos Términos de Referencia. Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los oferentes para su Propuesta y formarán parte de estos Términos de Referencia. Las Adendas serán publicadas en la página web del Banco.
14.Contenido y estructura de la propuesta:
14.1. Presentación de la propuesta: El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español de acuerdo con el cronograma publicado en la web del Banco. La presentación de la Propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en la presente convocatoria.
1.4.2. Documentación de la propuesta: La Propuesta deberá contener la siguiente información:
• Anexo No 1 “Carta de presentación de la propuesta”, debidamente firmado por su
representante legal o por el apoderado constituido para el efecto.
• Certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, con una vigencia no superior a los sesenta (60) días o poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.
• Certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal del proponente según aplique, en la cual certifique que, a la fecha de presentación de su propuesta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados hacia atrás a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos; cuando sea emitido por el revisor fiscal deberá aportar el certificado de antecedentes disciplinarios del contador y/o revisor fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la presente Invitación, sin sanciones de ninguna clase.
• Copia del Registro Único Tributario (RUT) del proponente.
• Certificación bancaria de la cuenta a la cual se deba hacer la transferencia electrónica de fondos.
• Propuesta técnica de acuerdo con lo requerido en el numeral 1, literal g. Documentación
soporte que acredite los requisitos del criterio técnico y el Anexo 7 “Requerimientos técnicos contratación software”.
• Anexo Propuesta económica.
• Anexo 7 “Requerimientos técnicos contratación software”
• Anexo No 9 “Requerimientos de Seguridad”
• Anexo 10 “Declaración de Seguridad Ciberseguridad y servicios en la nube”
15.Términos para suscribir el contrato: Una vez se adjudique el Contrato, el Banco informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del contrato junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.
Requisitos de legalización: El contrato que se genere se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos:
I. Suscripción del documento por parte de los representantes legales de las partes.
II. En el evento en que aplique, aprobación por parte de la oficina de contratación del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato.
Obligaciones del Banco: En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Banco tendrá las siguientes obligaciones:
I. Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato.
II. Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.
III. Entregar al Contratista el material e información con la que cuente y sea susceptible de entregar para efectos del desarrollo del objeto del contrato.
Obligaciones del Contratista: En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:
i. Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido la presente invitación, en el Contrato que se suscriba, en sus documentos anexos y en la oferta presentada por el contratista.
ii. Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo.
iii. Subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades y se garanticen las mismas condiciones solicitadas por BANCÓLDEX S.A. para la ejecución del contrato.
Facturación: El Banco recibirá las facturas hasta el día 20 de cada mes, después de esta fecha se deberán remitir las facturas con fecha del mes siguiente.
Bancóldex hará la transferencia electrónica de fondos, sólo a la cuenta del titular como beneficiario del pago.
La política de pago de Bancóldex es: pago mensual VENCIDO y cuyo plazo máximo será de 30 días, contados a partir de la fecha de radicación de la factura en la oficina de correspondencia de Bancóldex en la ciudad de Bogotá.
Nota 1. Como requisito necesario para el pago de los servicios contratados, si el Contratista se encuentra obligado a expedir factura electrónica de venta, deberá presentar la factura electrónica junto con el documento de validación de la DIAN en formato XML, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 del 5 xx xxxxx de 2020, en concordancia con lo dispuesto en la Resolución No. 000042 del 5 xx xxxx de 2020. Para efectos de lo anterior, deberá enviar la factura al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx habilitado por el Banco.
La factura electrónica de venta y/o documento de cobro emitida (o) por una persona natural que presten servicios personales al banco, deben incorporar lo siguiente: "Bajo la gravedad del juramento manifiesto que no ha contratado o vinculado a dos (2) o más personas para prestar el servicio objeto de cobro, por un término inferior a noventa (90) días continuos o discontinuos.
Nota 2. Los proveedores personas naturales que presten servicios personales al Banco, al momento del pago deben presentar la factura electrónica de venta y/o documento de cobro y adjuntar los siguientes documentos: i) el soporte del pago al sistema de seguridad social integral en salud y pensión, correspondiente al mes o meses de ejecución del contrato, ii) Certificación de aportes de seguridad social en la que manifieste que, sobre los servicios prestados al banco se han realizado los pagos en debida forma en seguridad social y que las deducciones por seguridad social no han sido solicitadas a ningún otro contratante.
Tener en cuenta que de acuerdo con la normatividad, la cotización se debe realizar sobre una base mínima del 40% del valor del servicio contratado con el banco y aplica siempre y cuando los valores cobrados dentro del mismo mes sean iguales o superiores a un salario mínimo legal vigente.
Garantía del Contrato: Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex NIT 800.149.923-6 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.
Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más.