MANUAL DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
CENTRO EMPRESARIAL EN SALUD - CESALUD S.A
ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA No 008 DE 2020 de 2020)
“Por el cual se adopta el manual de contratación del Centro Empresarial en Salud
– Cesalud S.A”
La Junta Directiva del Centro Empresarial En Salud – Cesalud S.A, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y demás normas concordantes y complementarias,
CONSIDERANDO.
Que al interior del Centro Empresarial en Salud – Cesalud S.A en adelante CESALUD S.A, surge la necesidad de suscribir contratos de diversas índoles tanto en la esfera privada como pública, razón por la cual al no tener un manual de contratación establecido se presentarían múltiples interpretaciones para la gestión, desarrollo, celebración y ejecución de procesos contractuales, sin que haya un criterio uniforme. Por lo anterior, se ha decidido expedir el presente manual de contratación el cual contendrá las directrices a seguir en materia de contratación, por lo cual:
ACUERDA
Adoptar el manual de contratación del Centro Empresarial En Salud - Cesalud S.A., el cual regirá a partir de la fecha de su promulgación y que estará sujeto al siguiente cuerpo normativo:
ARTÍCULO 1. OBJETO.
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES.
El presente Manual contiene las normas generales y principios que regulan la contratación y las estrategias de capacitación y formación teórica práctica en el sector salud y para los demás fines de la empresa contenidos en su objeto social.
ARTÍCULO 2. DEFINICIONES.
Las definiciones contenidas en el Anexo No 1, que hace parte integral del presente Manual, tendrán el significado en él señalado. El alcance, sentido, interpretación y
efectos de las siglas, palabras o términos será el que se defina en el anexo, salvo que expresamente se establezca interpretación o efectos diferentes frente a un tema específico.
ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Se regirá por este Manual toda la actividad contractual de bienes y servicios, que comprende entre otros, contratos, oferta mercantil y convenios que suscriba CESALUD S.A en calidad de contratante y en desarrollo de su objeto social.
El presente Manual no aplicará en los siguientes casos, sin embargo, éstos se regularán por las normas de derecho privado y por las normas legales especiales aplicables, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la ley, y los principios señalados en el numeral 5 de este Manual.
a. Los contratos que deban someterse a normas legales especiales, tales como, contratos de trabajo, contratos de empréstito, operaciones de crédito público, contratos de condiciones uniformes con empresas de servicios públicos domiciliarios, entre otros.
b. Contratos de conexión de los que trata la Ley 142 de 1994 y los lineamientos dictados por la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG; Comisión de Regulación de las Comunicaciones – CRC y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA o las normas que las complementen, modifiquen o adicionen.
c. Contratos de transacción a los que se refieren los artículos 2469 y 2483 del Código Civil. Caso en el cual deberá contar con la aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de CESALUD S.A.
d. Para contratar la adquisición de bienes ofrecidos en Almacenes de Grandes Superficies.
e. Los servicios bajo modalidad de suscripción, afiliación o inscripción.
f. Contratos de arrendamiento, permuta o compra, cuando se trate de bienes inmuebles de propiedad de CESALUD S.A.
g. Cuando se trate de realización de eventos corporativos que requieran servicios de salones, alojamiento, alimentos y logística para el desarrollo de los mismos.
ARTÍCULO 4. RÉGIMEN APLICABLE.
De conformidad a la constitución privada de CESALUD S.A, el régimen legal contractual aplicable a los actos y contratos de la empresa serán los preceptos del derecho privado. Los contratos se regirán por lo previsto en el presente manual de contratación o en las normas especiales que, según el caso, los regulen expresamente, y en los aspectos no contemplados se seguirán las disposiciones del Código Civil y Código de Comercio y en su defecto las normas que le fueren aplicables, así como en las demás normas que las modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten en esta materia.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS.
La contratación de CESALUD S.A estará orientada por los principios de buena fe, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, transparencia, planeación y gestión fiscal.
ARTÍCULO 6. COMPETENCIA.
La competencia para contratar radica en la Representante legal/Gerente, quien está sujeta a las atribuciones que establezcan los Estatutos Sociales para actuar y comprometer a la empresa, donde de conformidad al artículo vigésimo octavo (28) de los Estatutos Sociales, podrá celebrar actos o contratos cuya cuantía no supere los veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
La Representante legal/Gerente podrá delegar la competencia para contratar en los colaboradores de CESALUD S.A, siendo el primero a ser tenido en cuenta el Comité de Compras y Contratación de la empresa, de acuerdo con lo establecido en los Estatutos Sociales y al acuerdo de Junta Directiva que lo crea y podrá reasumir su competencia en cualquier tiempo.
PARÁGRAFO: En los contratos o negocios jurídicos donde el bien o servicio objeto del mismo, supere una cuantía de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá contar previamente con la aprobación de la Junta Directiva. Lo anterior, de conformidad al artículo vigésimo quinto (25) de los Estatutos Sociales.
ARTÍCULO 7. INCOMPATIBILIDADES, INHABILIDADES E IMPEDIMENTOS.
En todo contrato que celebre CESALUD S.A. se aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la ley, o conflicto de intereses de acuerdo con lo establecido en el Código de Ética y Buen Gobierno del centro empresarial en salud.
ARTÍCULO 8. INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
XXXXXXX X.X contará con un registro con la información actualizada sobre sus
proveedores y contratistas, que será administrado directamente por la empresa o por un tercero, y con el cual se podrá analizar el desempeño de los contratistas, calidad del servicio, indicadores de cumplimiento, información relacionada con su proceso precontractual, contractual y poscontractual, entre otros.
ARTÍCULO 9. REQUISITOS MÍNIMOS PARA CONTRATAR.
CESALUD S.A deberá verificar la idoneidad del contratista, razón por la cual se hará exigible unos requisitos mínimos. Por lo anterior, toda persona natural, persona natural del régimen común o persona jurídica, deberá aportar y acreditar según el objeto que se pretenda contratar, como mínimo la siguiente documentación:
-Si el futuro contratista es una persona natural:
• Hoja de vida debidamente soportada.
• Propuesta económica del contratista.
• Certificado de disponibilidad presupuestal.
• Fotocopia cédula de ciudadanía.
• Fotocopia tarjeta profesional si se requiere.
• Certificado antecedentes fiscales (Contraloría).
• Certificado antecedentes disciplinarios (Procuraduría).
• Certificado disciplinario de agremiaciones, colegios y/o consejos (para médicos- ingenieros- contadores- abogados) si se requiere.
• Certificado antecedentes judiciales (Policía).
• Certificado antecedentes medidas correctivas (Policía).
• Certificado cuenta bancaria vigente.
• Fotocopia RUT vigente.
• Certificado de afiliación y aportes al sistema integrado de seguridad social.
• Designación de supervisor del contrato.
• Solicitud de pólizas si se requiere.
• Autorización de tratamiento de datos personales.
-Si el futuro contratista es una persona natural del régimen común o persona jurídica:
• Hoja de vida debidamente soportada persona jurídica o persona natural como representante legal.
• Propuesta económica del contratista.
• Certificado de disponibilidad presupuestal.
• Certificado de matrícula mercantil de persona natural.
• Certificado de existencia y representación legal emitido por la cámara de comercio no mayor a 30 días de expedición.
• Fotocopia cédula de ciudadanía del representante legal.
• Fotocopia tarjeta profesional si se requiere.
• Certificado antecedentes fiscales (Contraloría) de la persona jurídica y del representante legal.
• Certificado antecedentes disciplinarios (Procuraduría) de la persona jurídica y del representante legal.
• Certificado disciplinario de agremiaciones, colegios y/o consejos (para médicos- ingenieros- contadores- abogados) del representante legal, si se requiere.
• Certificado antecedentes judiciales (Policía) del representante legal.
• Certificado antecedentes medidas correctivas (Policía) del representante legal.
• Certificado cuenta bancaria vigente de la persona jurídica o del representante legal.
• Fotocopia RUT vigente.
• Certificado de afiliación y aportes al sistema integrado de seguridad social del representante legal.
• Designación de supervisor del contrato.
• Solicitud de pólizas si se requiere.
• Autorización de tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 10. DEFINICIÓN Y CLASE DE CONTRATOS.
Son contratos todos los actos jurídicos generadores de obligaciones y derechos que celebre CESALUD S.A a que se refiere el presente Manual, previstos en el Derecho Privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad así como los que, a título enunciativo se definen a continuación:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Son contratos de prestación de servicios los que celebre CESALUD S.A, para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán ser suscritos cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
• CONTRATO DE CONSULTORÍA. Son contratos de consultoría los que celebre CESALUD S.A referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
• CONTRATOS DE SUMINISTRO, COMPRAVENTA Y PERMUTA DE BIENES MUEBLES. El contrato de suministro tiene por objeto la adquisición de bienes muebles en
forma sucesiva y por precios unitarios. En todo contrato de suministro se debe precisar en forma clara su valor. En la adquisición a cualquier título deberá incorporarse la obligación del CONTRATISTA de proveer el mantenimiento y asistencia técnica de los bienes con suministro de repuestos cuando sea el caso, durante el término de la garantía sin costo adicional. Así mismo, la obligación de suministro de repuestos de acuerdo con la naturaleza y uso normal de aquellos.
• CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y PERMUTA DE BIENES INMUEBLES. El Contrato de Compraventa y Permuta de bienes inmuebles tiene por objeto la adquisición de éstos por parte de CESALUD S.A, para su funcionamiento, o su venta.
• CONTRATO DE OBRA. Son contratos de obra los que se celebren para la construcción, mantenimiento, instalación y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de la ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de una convocatoria, la Interventoría deberá ser contratada por una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en las normas legales vigentes.
• CONTRATO DE EMPRÉSTITO. Los contratos de empréstito celebrados por CESALUD S.A, se sujetarán a lo dispuesto en las disposiciones civiles y mercantiles, sus requisitos y formalidades se señalarán de acuerdo a las disposiciones legales vigentes y deberán contar con la aprobación previa por escrito de la Junta Directiva.
• CONTRATO DE COMODATO O PRÉSTAMO DE USO. El comodato o préstamo de uso celebrado por CESALUD S.A, es un contrato en el que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o bien raíz para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso en el mismo estado en que la recibió. Para su perfeccionamiento se requiere la entrega y posesión de la cosa. Este contrato es unilateral ya que solo se obliga el comodatario a devolver la cosa.
• VENTA DE BIENES EN SUBASTA PÚBLICA Y DONACIÓN. CESALUD S.A, podrá enajenar o donar los bienes muebles o inmuebles de su propiedad, previo cumplimiento de las siguientes reglas:
1. Se podrán enajenar o donar los bienes que no se requieran para la prestación de servicios por parte de la empresa. Para la venta de bienes
muebles, el avalúo lo efectuará personal de CESALUD S.A, o a través de peritos que se contraten para tal fin.
2. Podrán darse de baja los bienes muebles que por su desgaste o por su obsolescencia cumplan su vida útil para el servicio al cual se hayan destinado o no sean susceptibles de adaptación o reparación, al igual que aquellos que no se requieran para la prestación del servicio.
• DEMÁS CONTRATOS. En desarrollo de lo dispuesto en el presente manual, CESALUD S.A, podrá celebrar toda clase de contratos previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad.
ARTÍCULO 11. MINUTAS GUÍAS Y ESTANDARIZACIÓN DE MODELOS.
Con el fin de facilitar la elaboración de los contratos, CESALUD S.A, podrá diseñar minutas guías en donde se estipulen las cláusulas propias o usuales conforme a su esencia y naturaleza, las accidentales y además las relativas a caducidad, modificación, interpretación y terminación unilateral, sujeción a la cuantía y pagos a las apropiaciones presupuestales; garantías, multas y cláusula penal si es del caso. Siempre deberá precisarse el objeto, la cuantía y el plazo para la ejecución completa del contrato y las demás condiciones de modo, tiempo y lugar.
PARÁGRAFO. Las minutas podrán contener otras cláusulas que de acuerdo con el presente manual y con las normas legales aplicables, se deban incluir según el tipo de contrato.
CAPÍTULO II.
PROCESO CONTRACTUAL Y MODALIDAD DE SELECCIÓN.
ARTÍCULO 12. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL. Las etapas del proceso contractual incluyen un ámbito precontractual conformado por la planeación y selección; ámbito contractual conformado por la ejecución y un ámbitos poscontractual conformado por la terminación, según corresponda, de conformidad con este manual.
1. Etapa precontractual: Planeación y Selección.
2. Etapa contractual: Ejecución.
3. Etapa poscontractual: Terminación.
ETAPA PRECONTRACTUAL. PLANEACIÓN:
ARTÍCULO 13. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.
La contratación de CESALUD S.A deberá obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente utilización de los recursos, ésta debe ser el resultado de un análisis que determine su necesidad y conveniencia, con el fin de definir la estrategia que mejor se ajuste a los intereses de la empresa.
ARTÍCULO 14. SESIONES DE INTELIGENCIA XX XXXXXXX.
XXXXXXX X.X podrá adelantar reuniones para el análisis xx xxxxxxx, así como para discutir temas técnicos, comerciales, nuevas tecnologías, potencial alcance, entre otros, durante la fase de planeación de los contratos. Dichas reuniones podrán consistir en ruedas de negocios, reunión junta directiva o asamblea y reuniones de exploración xx xxxxxxx.
ARTÍCULO 15. GARANTÍAS.
La definición de las pólizas, amparos, coberturas, valores asegurables, montos a garantizar, vigencias o condiciones de las garantías, atenderá al análisis de riesgos del área encargada de seguros o jurídica de CESALUD S.A o quien tenga a cargo esa responsabilidad; y a las condiciones comerciales xxx xxxxxxx asegurador.
ETAPA PRECONTRACTUAL. SELECCIÓN:
ARTÍCULO 16. MODALIDADES DE SELECCIÓN.
a. Solicitud de oferta directa.
b. Proceso competitivo cerrado.
c. Proceso competitivo abierto.
d. Contratación de emergencia.
PARÁGRAFO 1: El proceso podrá iniciarse por el solicitante, una vez verifique la existencia de recursos presupuestales y disponga del cumplimiento de los requisitos y documentos requeridos para la contratación del bien o servicio.
PARÁGRAFO 2: La presentación de una única oferta dentro de un proceso de selección del contratista, no será causal para no continuar con el mismo.
PARÁGRAFO 3: Dentro de la etapa de selección CESALUD S.A. podrá adelantar reuniones con los interesados con el fin de aclarar y concretar temas técnicos, legales y/o comerciales, que permitan el entendimiento del proceso o solicitud de contratación.
ARTÍCULO 17. SOLICITUD DE OFERTA DIRECTA.
Modalidad mediante la cual la empresa contratará de manera directa al contratista, esto es con una sola oferta, en los siguientes eventos:
a. Cuando la contratación y adquisición de bienes o servicios cuya cuantía sea igual o inferior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) incluido IVA.
b. Cuando la adquisición de bienes o servicios que solamente un proveedor pueda suministrar por tratarse de ser fabricante, distribuidor, representante exclusivo o porque ostente los derechos de propiedad intelectual.
c. Cuando los contratos para la ejecución de actividades puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, en consideración a sus calidades técnicas, de experiencia y amplio reconocimiento en el mercado, debidamente justificada.
d. Cuando los contratos versen sobre la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la empresa.
e. Cuando se trate de necesidades o actividades consideradas como estratégicas para la empresa.
f. Cuando existan razones de seguridad o confidencialidad, las cuales deberán estar justificadas por escrito por parte del solicitante.
g. Cuando el contrato se celebre con organizaciones comunitarias.
h. Cuando los contratos versen sobre la celebración de convenios de colaboración, asociación, participación u otro tipo de igual naturaleza.
i. Cuando no se presenten ofertas o cuando las allegadas no hayan obtenido las calificaciones exigidas en el proceso de contratación.
j. Cuando los contratos versen sobre la adquisición de un bien para prueba o ensayo, con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías, o en busca de mejores alternativas, de conformidad con las recomendaciones de las áreas técnicas.
k. Cuando los contratos versen sobre la ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica con el proveedor inicial.
l. Cuando como resultado de la precalificación quede un solo oferente.
m. Cuando por las características del bien o servicio a contratar proceda la aplicación de acuerdos de precios, listados de precios o tarifas aprobados por la Junta Directiva o el Comité de Compras o el área de la empresa encargada.
n. Cuando los contratos versen sobre publicidad, plan de medios, o en general para la ejecución de actividades de difusión y/o divulgación.
o. Cuando se trate de convenios con entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro o de contratos interadministrativos.
p. Cuando los contratos versen sobre arrendamiento, permuta, compraventa, de bienes inmuebles que no sean propiedad de la empresa.
ARTÍCULO 18. PROCESO COMPETITIVO CERRADO.
Modalidad de selección en la cual XXXXXXX X.X formulará una invitación a mínimo dos (2) oferentes; y mediante la aplicación de criterios de evaluación previamente determinados, seleccionará entre ellos el ofrecimiento más favorable para la empresa.
Para esta modalidad la empresa podrá adelantar previamente un análisis xx xxxxxxx. Esta modalidad será aplicable cuando la cuantía estimada del contrato a celebrar sea superior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) incluido IVA e inferior a ciento cincuenta (150) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) incluido IVA.
PARÁGRAFO: Independientemente de la cuantía, también aplicará esta modalidad en los siguientes eventos:
a. Cuando se trate de procesos relacionados con convocatorias abiertas por el Gobierno Nacional; convocatorias o invitaciones para la construcción y adquisición de activos relacionadas con el objeto social de la empresa; contratación asociada a la adquisición o enajenación de participaciones accionarias de empresas o de activos; prestación de servicios asociados a los negocios operativos; convocatorias internacionales; procesos de contratación asociados a la estructuración de la emisión de acciones; valoración de empresas; operaciones de crédito público, sus asimiladas y/o conexas.
b. Cuando existan razones técnicas y/o tecnológicas, las cuales deberán estar justificadas por escrito por parte del Solicitante.
ARTÍCULO 19. PROCESO COMPETITIVO ABIERTO.
Modalidad de selección en la cual XXXXXXX S.A publicará invitación para que participen todos los interesados en el proceso competitivo abierto; y mediante la aplicación de criterios de evaluación previamente determinados, seleccionará entre ellos el ofrecimiento más favorable para la empresa.
Esta modalidad será aplicable a aquellos casos en que la cuantía estimada del contrato a celebrar sea igual o superior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) incluido IVA.
PARÁGRAFO: La convocatoria y sus adendas se publicarán en la página web de XXXXXXX X.X.
ARTÍCULO 20. CONTRATACIÓN DE EMERGENCIA.
Modalidad de selección que será aplicable en los casos donde la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de emergencia (anteriores estados de excepción); cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que demanden actuaciones inmediatas de CESALUD S.A y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección establecidos en un escenario normal de contratación.
PARÁGRAFO: Cuando se utilice la modalidad de contratación en mención, la Gerente deberá fundamentar por escrito su decisión e informarla a la Junta Directiva, a más tardar en la reunión siguiente a la fecha de ocurrencia del hecho.
ARTÍCULO 21. CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
En la evaluación de las ofertas podrá tenerse en cuenta, entre otros, factores tales como, precio, plazo, cumplimiento en contratos anteriores, calidad del bien o servicio, capacidades técnicas, experiencia, organización y talento humano de los oferentes, según aplique.
La evaluación de las ofertas estará a cargo de colaboradores de XXXXXXX X.X o de un tercero que cuente con el conocimiento y la experticia en el tema, y será designado por la Gerente, según corresponda.
ARTÍCULO 22. NEGOCIACIÓN Y SELECCIÓN DEL OFERENTE.
Surtida la evaluación, se promoverá la negociación de condiciones más favorables
de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole, lo anterior, conforme a lo aprobado por la Gerencia, de acuerdo con los intereses de la empresa.
Cuando el oferente seleccionado no suscriba el contrato o cuando no cumpla con los requisitos de ejecución para dar inicio al respectivo contrato; la Gerente, podrá recomendar que se contrate al segundo mejor oferente y en su defecto, al que lo suceda en el orden de calificación.
ETAPA CONTRACTUAL. EJECUCIÓN:
ARTÍCULO 23. APROBACIÓN DE GARANTÍAS.
La aprobación de las garantías será competencia del supervisor del contrato, previa revisión del área encargada de seguros o jurídica de la empresa o quien tenga a cargo esa responsabilidad.
La aprobación deberá constar por escrito o en el cuerpo de la póliza o garantía. Dicha aprobación será requisito necesario para iniciar la ejecución del contrato que requiere dicha constitución de garantía.
ARTÍCULO 24. REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.
Serán requisitos para la suscripción del contrato:
a. Cumplir con el procedimiento establecido para la modalidad de selección que lo precede.
b. Verificar la capacidad jurídica de la persona que va a firmar el contrato.
c. Aportar la totalidad de los documentos requeridos según corresponda.
ARTÍCULO 25. SUPERVISOR DEL CONTRATO.
Los contratos que celebre CESALUD S.A tendrán un supervisor, el cual será el responsable de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas.
ARTÍCULO 26. MODIFICACIONES DE LOS CONTRATOS.
Los contratos que celebre CESALUD S.A podrán modificarse durante el plazo de ejecución, cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen tales como la fuerza mayor, el caso fortuito o por mutuo acuerdo. En los casos de modificación de valor, no habrá limitación alguna, para lo cual el solicitante deberá acreditar que se
mantiene la relación costo beneficio del contrato original y las condiciones xxx xxxxxxx. En el caso de modificaciones al objeto, éstas no podrán afectar la naturaleza del contrato inicialmente suscrito.
La evaluación de la oportunidad, conveniencia y requisitos previstos en el inciso anterior para la modificación de los contratos, estará a cargo de la Gerente. En aquellos casos en que, como consecuencia de la modificación en el valor, la persona que originalmente aprobó el contrato perdiera competencia, tal modificación será evaluada y aprobada por la Junta Directiva de CESALUD S.A.
ARTÍCULO 27. INDEMNIZACIONES.
En todos los contratos que celebre CESALUD S.A se pactará cláusula penal pecuniaria o estimación anticipada de perjuicios por un porcentaje mínimo xxx xxxx 10% del valor total del contrato, salvo excepción expresa del asesor jurídico, según el caso.
ETAPA POSCONTRACTUAL. TERMINACIÓN:
ARTÍCULO 28. LIQUIDACIÓN.
En el contrato y de acuerdo con su naturaleza se determinará si se requiere de liquidación, la cual deberá realizarse dentro de su vigencia. Para aquellos contratos que no requieran ser liquidados se deberá elaborar un acta de terminación, en la que se incluya la información general del contrato junto a la declaración xx xxx y salvo de las obligaciones derivadas del contrato de forma posterior.
CAPÍTULO III: REGLAS ESPECIALES
ARTÍCULO 29. CONTRATOS INTERINSTITUCIONALES Y/O INTERADMINISTRATIVOS.
Las empresas o instituciones que deseen contratar con CESALUD S.A., y que brinden beneficios mutuos y conexos con la empresa, podrán celebrar contratos entre sí, de manera directa, sin las formalidades establecidas en el presente Manual. Lo mismo aplicará para los contratos a suscribir con fundaciones o entidades sin ánimo de lucro. En todo caso, los contratos deberán sujetarse a las condiciones xx xxxxxxx.
PARÁGRAFO: Las Gerentes, de las respectivas empresas o instituciones revisarán el cumplimiento de los requisitos legales, la no existencia de incompatibilidades, inhabilidades e impedimentos y en general cualquier conflicto de interés que pueda presentarse de conformidad con la normatividad vigente.
ARTÍCULO 30. PROCESOS CONTRACTUALES CONJUNTOS.
Las empresas señaladas en el punto anterior, podrán iniciar y llevar a cabo procesos conjuntos de contratación. El inicio del proceso se dará previo visto bueno de las instancias competentes en la empresa y el resultado de dicho proceso, será sometido a consideración de las Gerentes correspondientes, según la cuantía del mismo.
PARÁGRAFO 1: El trámite de la modalidad de selección que corresponda en cada empresa, estará determinado por la cuantía y requisitos previstos para el contrato en cada una de ellas.
PARÁGRAFO 2: La Gerente, revisará el cumplimiento de los requisitos legales, la no existencia de incompatibilidades, inhabilidades e impedimentos y en general cualquier conflicto de interés que pueda presentarse de conformidad con la normatividad vigente.
PARÁGRAFO 3: Cada empresa suscribirá independientemente los contratos que resulten del proceso de contratación conjunto, salvo que las partes estipulen un acuerdo diferente.
CAPÍTULO IV: DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 31. CRITERIOS DE INTERPRETACIÓN DEL MANUAL.
Las disposiciones de este manual deberán ser interpretadas de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del Código de Comercio y del Código Civil. Los eventos que no se encuentren previstos expresamente en el manual se atenderán aplicando la regla que haya resuelto otro similar a partir de la vigencia de este manual.
ARTÍCULO 32. TRANSICIÓN.
Los procesos de selección y contratos en curso a la fecha en que entre a regir el presente manual, continuarán sujetos a las normas vigentes al momento de su iniciación, salvo que sea más conveniente adecuarlos y continuar conforme a las reglas de este manual, lo cual deberá ser evaluado por la Gerente, según corresponda.
ARTÍCULO 33. APLICACIÓN.
El presente manual tendrá aplicación en todas las sedes del Centro Empresarial En Salud - Cesalud S.A., tales como sede Neiva, Pitalito y Garzón y las que se llegaren a
dar apertura y/o habilitar respectivamente.
ARTÍCULO 34. DEROGATORIA.
El presente manual deroga y reemplaza en su totalidad todos los anteriores que llegaren a existir en CESALUD S.A.
ARTÍCULO 35. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
El presente manual será revisado como mínimo cada 2 años por parte de la Gerencia de CESALUD S.A, con el fin de identificar la posibilidad de realizar mejoras o actualizaciones a su contenido.
ARTÍCULO 36. VIGENCIA.
El presente manual y sus anexos rigen a partir de la fecha de su expedición, CUMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
En mérito de lo expuesto, se firma a los 12 días del mes de diciembre del año dos mil veinte (2020).
XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX. XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX.
Presidenta de la Junta Directiva. Secretaria de la Junta Directiva.
Vo. Bo.
SINERGY GESTIONES INTEGRALES S.A.S
Asesor Jurídico Externo.
ANEXO No. 1 DEFINICIONES.
• Análisis xx Xxxxxxx: Acciones para revisar la estructura, características o tendencias xxx xxxxxxx de bienes y/o servicios, como insumo de la planeación contractual, para identificar los segmentos que representan la mejor oportunidad y comprender las condiciones relacionadas con la provisión de bienes y/o servicios.
• Autorizado para Contratar: Es aquel colaborador delegado por el Gerente de la Empresa para suscribir contratos hasta la cuantía aprobada.
• Evaluadores: Colaboradores o terceros designados por la Gerente, para realizar la evaluación jurídica, financiera, técnica y económica de las ofertas presentadas en la modalidad de selección asignada, según aplique.
• Emergencia: Se entiende por emergencia, aquella situación que producto de atentados terroristas, fuerza mayor o caso fortuito, pueda afectar cualquier actividad del objeto social de la Empresa y su normal funcionamiento.
• Instrumentos Comerciales: Son mecanismos o herramientas para lograr procesos más ágiles de contratación a partir de acuerdos previos con contratistas y proveedores, tales como:
• Acuerdos de Precios: Acuerdo que previa realización de una modalidad de selección, la Empresa celebra con el proveedor de bienes y/o servicios sobre los precios de estos, en unas condiciones de transferencia o ejecución determinada. El acuerdo de precios no constituye un contrato, no genera obligaciones entre las partes y se desarrollará a través de solicitudes de compra o servicio las cuales realizará la Empresa de acuerdo con sus necesidades.
• Contratos Marco: Contrato de cuantía indeterminada suscrito entre la Empresa como eventual contratante y uno o varios contratistas idóneos, cuya eventual ejecución se realizará a través de requerimientos de compra de bienes y/ o servicios. Para la suscripción del contrato marco no se requiere disponibilidad presupuestal; esta se requerirá en el momento en el que se remitan cada uno de los requerimientos de compra y/o de servicio.
• Tarifas: Valor base de referencia calculado por la Empresa para la contratación de bienes y servicios.
• Lista de Precios: Documento elaborado y aprobado por la Empresa, en el que se consigna el valor de cada uno de los ítems relacionados con una
actividad, y que aplica durante un periodo determinado. La lista de precios se elaborará para actividades repetitivas y/o de ejecución sucesiva, que no sea conveniente concentrar en un solo contrato y que puedan ser realizadas por varias personas en similares condiciones de calidad y oportunidad. Su elaboración debe estar precedida de inteligencias xx xxxxxxx.
• Oferente: Personas naturales, jurídicas o cualquier tipo de asociación que presenta oferta en una modalidad de selección adelantada por la Empresa.
• Precalificación: Trámite que podrá realizar la empresa para preseleccionar, determinar y clasificar a los potenciales proveedores de bienes y servicios requeridos por la Empresa, para ello analizará entre otros, la información legal, verificación de listas restrictivas, financiera, técnica, salud ocupacional, seguridad industrial y calidad, según aplique, con base en los criterios definidos por la Empresa.
• Proveedor: Personas naturales, jurídicas o cualquier tipo de asociación, que pueda satisfacer las necesidades de contratación de la Empresa.
• Solicitante: Es el colaborador de nivel directivo en los cargos de Vicepresidente, Director, Gerente o su equivalente, responsable de evidenciar la necesidad y realizar la planeación de la misma. El Solicitante presentará requerimiento escrito al área encargada, para la contratación de un bien o servicio, para lo cual deberá gestionar y aportar toda la información requerida para iniciar la contratación.