ADM-PD-31 V1

Procedimiento: Administración y Coordinación de Vehículos

ADM-PD-31 V1

Dependencia

Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Proceso

Gestión Administrativa

Objetivo

Administrar el parque automotor del IDIGER, de acuerdo con las necesidades identificadas en cumplimiento de su misionalidad, bajo el uso racional del servicio y austeridad del gasto en el mismo.

Alcance

Inicia con identificación de la necesidad del servicio de transporte, continúa con la solicitud que efectúa el usuario de la entidad, la programación de móviles y

recorridos y finaliza con la asignación del recurso y la ejecución del recorrido programado.

03/03/2015

1. Políticas de Operación

 La administración del parque automotor de la entidad y de los vehículos contratados es responsabilidad exclusiva del Área Administrativa. Cuando los subdirectores no estén haciendo uso del transporte asignado, el Área Administrativa hará uso de éste recurso, por tanto ninguna dependencia podrá utilizar estos vehículos.

 Para la solicitud de transporte, cada grupo de trabajo deberá diligenciar de manera consolidada el formato ADM-FT-127 “Solicitud de Móviles”, el cual será remitido por la Asistente Administrativa de cada Área a más tardar el día jueves de cada semana a las 3:00 pm, al correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx previa aprobación mediante correo electrónico del Coordinador de Área.

 Los requerimientos de vehículos de transporte que no hayan sido requeridos en el tiempo establecido NO serán contemplados en la programación.

 La programación de los móviles se debe realizar xx xxxxxx a viernes, sólo se recibirá un formato por cada Subdirección, el cual debe ser consolidado y remitido por la Auxiliar Administrativa correspondiente.

 El Área Administrativa socializará la programación de los móviles a través del correo xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx y la Intranet de la entidad, el día viernes de cada semana antes de las 5:00 pm.

 El Área Administrativa será la encargada de realizar el seguimiento al uso adecuado de éste recurso, de acuerdo con la programación definida.

 Los vehículos serán utilizados sólo para atender los requerimientos que tengan que ver con las actividades de la Entidad y en ningún caso para servicio de carácter personal.

 El Profesional Administrativo realizará cierre diario de planilla, validando que la información registrada este completa y acorde a la programación. Para los recorridos de fin de semana y festivos, el cierre se llevará a cabo el siguiente día hábil.

 Es responsabilidad del Profesional Administrativo diligenciar diariamente la bitácora de control y hacer seguimiento al servicio de transporte.

 La programación de transporte será verificada todos los días en la mañana y en la tarde con las planillas de recorrido de cada conductor, con el fin de evidenciar que estos se hayan realizado.

 En el evento de no utilizar el servicio en el horario asignado o no cumplir con la programación, la Área Administrativa hará uso del vehículo para atender otros requerimientos de la Entidad.

 El tiempo máximo de espera para iniciar los recorridos será de 15 minutos, si en este lapso de tiempo no es iniciado el recorrido, el vehículo se reasignará para atender otro servicio de acuerdo a las necesidades, y será informado por correo electrónico con copia al Subdirector correspondiente.

 Toda cancelación del recorrido, debe informarse al correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx con un día de antelación; cuando se trate xx xxxxxxx, xxxxxxxx y festivos, se debe informar el día hábil inmediatamente anterior.

 Todos los recorridos que se realicen, deben quedar registrados en el Formato ADM-FT-133 Planilla de Recorridos Conductores y ser firmados por las personas que utilizaron el servicio. Se debe relacionar cada uno de los destinos visitados en cada una de las diferentes localidades, no se acepta la observación “varios puntos y/o varias localidades”.

 Todos los recorridos, a excepción de los destinados al Director General y Subdirectores, inician y terminan en las instalaciones de la entidad en los horarios programados.

 Los conductores deben respetar las señales de tránsito y dar cumplimiento a las normas vigentes sobre la materia y velar por el buen uso y custodia de los vehículos que le sean asignados.

 En caso de presentarse una situación de fuerza mayor durante el recorrido, se debe informar al Área Administrativa de manera inmediata a través del radio de comunicaciones. Para las móviles contratadas este reporte se realizará vía telefónica.

 Toda queja o reclamo del servicio de transporte, debe ser tramitada a través del correo xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.

 Para racionalizar el recurso de móviles, se programará un tipo de vehículo de mayor capacidad para los desplazamientos de varios servidores públicos, que se dirijan hacia las mismas localidades, optimizando el número de pasajeros por móvil, de la siguiente forma:

Tipo de Vehículo	Número de Pasajeros
Vehículo Entidad	1 a 4
Camioneta 4X4	1 a 4
Van 8 Pasajeros	5 a 8
Microbús 12 Pasajeros	9 a 12
Microbús 19 Pasajeros	13 a 19

 Cuando se solicite un traslado hacia un solo punto, el conductor dejará al funcionario o al contratista y retornará a la base de la Entidad. En consecuencia no se permite que el conductor espere al servidor público en el punto por más de tres

(3) horas.

 Con el ánimo de optimizar el servicio, se dará prioridad a las solicitudes de vehículos para desplazamientos a zonas de Bogotá con difícil acceso o problemas de seguridad; en este sentido si el traslado es para una zona donde se cuente con buena oferta de servicio público, el servidor debe desplazarse por su cuenta.

 Sólo se permite el transporte de personas que se encuentren vinculadas con la entidad, salvo en aquellas oportunidades en que por el desarrollo de actividades interinstitucionales en las que participe la misma, se requiera transportar Servidores del Distrito.

 Todos los vehículos de propiedad de la entidad, así como los contratados únicamente serán utilizados para el cumplimiento de la misionalidad institucional.

VEHÍCULOS PROPIEDAD DE LA ENTIDAD

 Para que los vehículos salgan del Distrito Capital, deberá contar con una autorización previa, suscrita por el Director General de la Entidad.

 Los conductores deben tener a disposición el vehículo en el lugar y hora que le sean indicados.

 Los conductores sólo podrán realizar recorridos que estén contemplados en la programación semanal, excepto los requerimientos extraordinarios que autorice la Área Administrativas.

 Con el fin de tener conocimiento sobre la ubicación de los vehículos, cada conductor deberá reportar a la base el inicio y terminación de todos los recorridos.

 Una vez finalizado el turno, los conductores deberán entregar las llaves al representante de la empresa de vigilancia para su custodia, previo registro en la minuta de vigilancia y el vehículo quedará en el parqueadero de la Entidad.

 Los conductores que entren en descanso el fin de semana, entregarán el vehículo una vez finalice los recorridos asignados por el Profesional Administrativo y lo retirará el lunes en la mañana, en caso de requerirse un vehículo para atención de emergencias el conductor suspenderá el descanso y podrá retirar el vehículo de la entidad previa autorización.

XXXXXXXXX EN ALQUILER

De conformidad con lo señalado en el contrato suscrito para este servicio, se cumplirán las generalidades y adicional a estos, los descritos a continuación:

 El horario para los recorridos de los vehículos alquilados será de 12 horas diarias de xxxxxxx x xxxxxxx y se iniciará y terminará según la programación de cada semana.

 Los vehículos alquilados no podrán salir del Distrito Capital.

 Con el fin de conocer la ubicación de los conductores y su disponibilidad de servicio, deberán reportarse a la Área Administrativa al finalizar cada recorrido a través de comunicación vía celular.

 La cantidad de móviles contratadas a programar diariamente se realizará en proporción a los recursos asignados. Desde la Área Administrativa se asignará de manera racional el servicio, de forma tal que se garantice cobertura durante la vigencia del contrato.

VEHÍCULOS PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

 En caso de emergencia y dependiendo de la solicitud realizada por el Comandante de Incidente, la programación no tendrá validez y los vehículos quedarán a disposición de la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias, no obstante el área de Transportes seguirá coordinando la misma.

 Todos los móviles incluyendo los asignados a las Subdirecciones estarán disponibles para la atención de emergencias en el Distrito Capital en caso de ser requerido, a excepción del vehículo asignado a la Dirección General del IDIGER.

 En caso de atención de emergencias, la Coordinación Administrativa definirá el conductor y los tiempos que éste permanezca en la emergencia, teniendo en cuenta el bienestar y la seguridad para el desempeño de las funciones del personal de conducción.

 El IDIGER contará con dos Vehículos Comando, semanalmente se seguirá el siguiente esquema: una móvil estará en turno principal por una semana y la segunda en turno de apoyo la cual podrá realizar actividades sujetas a programación de preferencia cerca a la base. En caso de presentarse reportes múltiples de emergencias, la móvil en turno de apoyo suspenderá la programación y coordinará con el Comandante de Incidente de turno un punto de encuentro para iniciar desplazamiento hacia la emergencia correspondiente.

 Las móviles asignadas a primera respuesta contarán con equipos tecnológicos y de dotación para la atención de emergencias, de acuerdo a requerimientos de la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias.

 Los conductores garantizarán que el vehículo y todos los equipos se encuentren inventariados estén en óptimas condiciones y cuenten con los elementos necesarios para la atención de emergencias y garanticen el cumplimiento del procedimiento manejo y control de bienes a través del formato acta de entrega de bienes ADM-FT-14.

 En caso de emergencias que demanden mayor cantidad de recursos se podrá contar con el servicio de móviles contratadas para dar respuesta a la situación presentada.

 Los vehículos de comando deberán ser remplazados por otro móvil de la entidad en forma inmediata, cuando por cualquier motivo salgan de operación (Mantenimiento, accidente, entre otros).

2. Glosario

Comandante de Incidente: Es el responsable del incidente y de todas las actividades que de éste se deriven, incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y la aprobación, solicitud y descargo de los recursos.1

Desastre: el daño grave o la alteración grave de las condiciones normales de vida en un área geográfica determinada, causado por fenómenos naturales y por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental, que requiera por ello de la especial atención de los organismos del estado y de otras entidades de carácter humanitario o de servicio social. 2

Emergencia: es una situación fuera de control que se presenta por el impacto de un desastre. 3

Móvil: Vehículo destinado a cumplir las funciones de transporte de funcionarios y elementos que requiere la entidad para el desarrollo de su misionalidad. 4

Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación a la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

Reclamo: Es la manifestación ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la inatención oportuna de una solicitud.

Recorrido: Trayecto que recorre una móvil para transportar funcionarios y elementos que requiere la entidad para el desarrollo de su misionalidad. 5

1 Plan de Emergencias de Bogotá, adoptado por la Resolución 04 de 2009

2 xxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxx

3 xxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxxx_%00xxxxxxxx%00

4 Área Administrativa - IDIGER

5 Área Administrativa - IDIGER

3. Descripción de Actividades

N°	Actividad	Responsable	Control
PLANEACIÓN
1	Identificar la necesidad de transporte	Servidores Públicos
2	Realizar la solicitud del servicio de transporte: Informa mediante correo electrónico a la Auxiliar Administrativa de cada área el lugar, la fecha y la hora en la cual se requiere el vehículo.	Servidores Públicos	Formato ADM-FT-127 Solicitud de Móviles
3	Identificar de acuerdo a las necesidades del grupo, los desplazamientos cercanos de manera que se optimice el recurso vehicular.	Coordinador de Cada Área
4	Consolidar las solicitudes de móviles: Diligencia el formato ADM-FT-127 Solicitud de Móviles, con todos los requerimientos del área y envía para Vo. Bo. Al Coordinador del Área.	Auxiliar Administrativa de Cada Área	Formato ADM-FT-127 Solicitud de Móviles
5	Revisar y aprobar la solicitud de móviles: Revisa la solicitud, en caso de estar de acuerdo le informa al Auxiliar Administrativo para su envío al Profesional Administrativo. NOTA: En caso de requerirse ajustes, le informará al Auxiliar para que realice los cambios correspondientes.	Coordinador de Área
6	Enviar solicitud al Área Administrativa: Envía todos los jueves de cada semana antes de las 3:00 p.m., el Formato ADM-FT-127 Solicitud de móviles completamente diligenciado, al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.	Auxiliar Administrativa De Cada Área	Formato ADM-FT-127 Solicitud de móviles aprobado
7	Recibir, consolidar y analizar la información de las solicitudes de móviles: Recibe, consolida y analiza las solicitudes de cada una de las áreas de la entidad, teniendo en cuenta:  Los parámetros y directrices dados por la Dirección General en cuanto a la austeridad y buen uso de los recursos,  La hora de inicio del recorrido,  Concordancia en el lugar de destino,  Número de personas,  Objeto del recorrido y  Disponibilidad de vehículos.	Profesional Administrativo	Formato ADM-FT-127 Solicitud de móviles aprobado
8	Programar y socializar la programación de móviles: Elabora la programación semanal de móviles y la envía a través del correo xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx y cuando sea necesario al correo de la empresa de transporte con la que se tenga suscrito el contrato, para socializarla.	Profesional Administrativo	Correo electrónico Programación de Móviles

N°	Actividad	Responsable	Control
9	Entregar la programación de móviles a los conductores: Entrega la programación semanal de los recorridos a realizar todos los viernes de cada semana a los conductores, para su respectivo conocimiento y programación de rutas y horarios.	Profesional Administrativo	Programación de Móviles Formato Recibo de Programación
10	Solicitar la cancelación del recorrido: Solicita mediante correo electrónico dirigido a xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx la cancelación del recorrido.	Auxiliar Administrativa De Cada Área
11	Informar la cancelación o reasignación del recorrido: Informa al conductor o a la empresa de transporte la cancelación o reasignación del recorrido.	Profesional Administrativo	Formato Recibo de Programación
12	Reportar la hora de inicio del recorrido: Reporta a través del radio de comunicación y para el caso de vehículos contratados vía celular al Profesional Administrativos o en su defecto a la base IDIGER la hora de inicio del recorrido así como el lugar al que se va a desplazar.	Conductor
13	Registrar los recorridos: Registra la hora, fecha y lugar de desplazamiento de cada una de las móviles que prestan servicio	Profesional Administrativo	Bitácora de Transporte
14	Realizar el recorrido: Realiza el recorrido teniendo en cuenta la hora, los lugares de inicio y destino y los servidores a transportar.	Conductor
15	Reportar novedades: Reporta al Profesional Administrativo las novedades que se presenten durante el recorrido.	Conductor
16	Recibir, registrar novedades y realizar las acciones correspondientes: Recibe y registra las novedades informadas por cada uno de los conductores. ¿La novedad es una situación de emergencia? SI: Continuar con la actividad 20. NO: ¿Puede el Profesional Administrativo tomar las acciones de manera inmediata? SI: Analizar la situación y asesorar al Conductor de las acciones a seguir. NO: Se remite la novedad a la Coordinación Administrativa para que se tomen las medidas pertinentes.	Profesional Administrativo	Bitácora de Transporte
17	Diligenciar el Formato Planilla de recorridos: Diligencia el Formato Planilla de recorridos con todos los recorridos realizados durante el día y solicita la firma del servidor responsable de cada recorrido.	Conductor	Planilla de Recorridos
18	Reportar la hora de finalización del recorrido: Reporta a través del radio de comunicación a la base IDIGER la hora de finalización del recorrido, Para el caso de vehículos contratados se realizará el reporte al Profesional Administrativo vía celular.	Conductor

N°	Actividad	Responsable	Control
19	Recibir el Formato ADM-FT-133 Planilla de recorridos: Recibe de parte de los conductores la planilla de recorridos.	Profesional Administrativo	Carpeta Digital de Planilla de Recorridos por Conductor
	Fin
ATENCIÓN DE LA EMERGENCIA
20	Comunicar la situación de emergencias al Profesional Administrativo	Comandante de Incidente
21	Programar los móviles de acuerdo a la solicitud del Comandante de Incidente (COE): Identifica la ubicación de las móviles y las remite al lugar solicitado por el COE y continúa a partir de la actividad 11.	Profesional Administrativo
	Fin

4. Formatos y Registros

 ADM-FT-127 Solicitud de móviles

 ADM-FT-133 Planilla de recorridos

 Recibo de programación

 Bitácora de transporte

Inicio

¿Aprueba la solicitud de móviles?

NO

Solicitar ajustes

1

6. Enviar solicitud al Área Administrativa

4. Consolidar las solicitudes de móviles

2. Realizar la solicitud del servicio

de transporte

3. Identificar de acuerdo a las necesidades del grupo, los

desplazamientos cercanos de manera que se optimice el recurso vehicular.

Profesional Administrativo

Auxiliar Administrativa de Cada Área

Coordinador de Cada Área

Servidores Públicos

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración y Coordinación de Vehículos”

8. Programar y socializar la programación de

móviles

7. Recibir, consolidar y analizar la información de las solicitudes de móviles

Realizar ajustes

5. Revisar y aprobar la solicitud de móviles

1. Identificar la necesidad de transporte

SI

Planeación

5. Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración y Coordinación de Vehículos”

Profesional Administrativo Auxiliar Administrativa de Cada Área

Conductor

1

9. Entregar la programación de móviles a los

conductores

10. Solicitar la cancelación del recorrido

B

11. Informar la cancelación o reasignación del recorrido

12. Reportar la hora de inicio del recorrido

14. Realizar el recorrido

13. Registrar los recorridos

16. Recibir, registrar novedades y realizar las acciones correspondientes

15. Reportar novedades

¿La novedad es una sittuación de emergencias?

SI A

NO

¿Puede el Profesional Administrativo tomar las acciones de manera inmediata?

Analizar la situación y

SI asesorar al Conductor de las acciones a seguir

NO

17. Diligenciar el Formato Planilla de recorridos

Remitir la novedad a la Coordinación Administrativa para que se tomen las medidas pertinentes.

18. Reportar la hora de finalización del recorrido

Ejecución y Control

2

A

B

20. Comunicar la situación de emergencias al Profesional

Administrativo

Fin

2

Profesional Administrativo

Comandante de Incidente

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración y Coordinación de Vehículos”

21. Programar los móviles de acuerdo a la solicitud del Comandante de

Incidente (COE):

19. Recibir el Formato Planilla de recorridos

Ejecución y Control

Atención de la Emergencia

6. Control de Cambios.

Versión	Fecha	Descripción de la Modificación	Aprobado por
1	03/03/2015	Emisión del Documento – Resolución 101 xx Xxxx 19 de 2015	Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxx SC&AD

7. Aprobación.

Elaborado por	Validado por	Aprobado por
Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Profesional Administrativo Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Profesional Administrativo Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Técnico Administrativo Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Profesional Especializado de Planeación Estratégica	Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Coordinadora Atención al Ciudadano y Gestión Documental Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Profesional Planeación Estratégica	Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxx SC&AD Xxxxx Xxxxxx Xxxx Asesor de Planeación Estratégica

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.