TABLA DE CONTENIDO

Manual de Contratación y Supervisión

TABLA DE CONTENIDO

TÍTULO I 7

ASPECTOS GENERALES 7

1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD 7

2. OBJETIVO DEL MANUAL 7

3. MARCO NORMATIVO. 7

4. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL 17

5. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 18

6. ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO 19

7. ACOMPAÑAMIENTO Y CONTROL POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 19 8. ETAPAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 20

9. DEPENDENCIAS Y RESPONSABLES INVOLUCRADOS 20

10. LÍDER DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 22

11. COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE QUIENES ADELANTAN ESTUDIOS PREVIOS 23

12. DELEGACIÓN EN MATERIA CONTRACTUAL 23

13. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 23

14. COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS 24

15. MANEJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN 24

16. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL 25

TÍTULO II 26

PLANEACION 26

1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 26

2. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN 26

3. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 27

TÍTULO III 30

ACTUACIONES PREVIAS 30

CAPÍTULO I 33

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 33

1. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA TODAS LAS CONTRATACIONES 33

1.1. Análisis del Sector y Estudio xx xxxxxxx 33

1.2. Documento de análisis del sector económico y de los posibles oferentes 33

1.3. Solicitud de aprobación de Disponibilidad Presupuestal 35

1.4. Certificado de disponibilidad presupuestal 35

1.5. Estudio previo de conveniencia y oportunidad 35

2. PAGO ANTICIPADO Y ANTICIPO 41

3. DOCUMENTOS ADICIONALES REQUERIDOS PARA ALGUNAS CONTRATACIONES 43

4. OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS 46

CAPÍTULO II 48

VIABILIDAD O DEVOLUCIÓN DEL PROCESO 48

TÍTULO IV 49

MODALIDADES DE SELECCIÓN 49

CAPÍTULO I 50

LICITACIÓN PÚBLICA 50

CAPÍTULO II 60

SELECCIÓN ABREVIADA 60

SECCIÓN I 60

ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN 60

SUBSECCIÓN I 61

SUBASTA INVERSA 61

SUBSECCIÓN II 67

ACUERDOS MARCO DE PRECIOS 67

SUBSECCIÓN III 70

BOLSAS DE PRODUCTOS 70

SECCIÓN II 74

ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO 74

SECCIÓN III 80

MENOR CUANTÍA 80

CAPÍTULO III 84

CONCURSO DE MÉRITOS 84

SECCIÓN I 85

CONCURSO DE MÉRITOS POR EL SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN 85

SECCIÓN II 90

CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO 90

CAPÍTULO IV 93

MÍNIMA CUANTÍA 93

CAPÍTULO V 99

ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES 99

CAPÍTULO VI 101

CONTRATACIÓN DIRECTA 101

CAPÍTULO VI 103

ENAJENACIÓN A TÍTULO GRATUITO – ENTIDADES PÚBLICAS 103

CAPÍTULO VII 104

CONVENIOS 104

1. CONVENIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS - INTERADMINISTRATIVOS 104

2. CONVENIOS CON ENTIDADES PRIVADAS – INTERINSTITUCIONALES O DE ASOCIACIÓN 105

3. VIABILIDAD DEL PROCESO 107

TÍTULO V 108

ETAPA CONTRACTUAL 108

TÍTULO VI 111

EJECUCIÓN DEL CONTRATO 111

1. INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 111

2. SOPORTES DE EJECUCIÓN Y PAGO DEL CONTRATO 112

3. MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS 113

4. ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 116

5. CESACIÓN DE EFECTOS DEL CONTRATO 117

7 TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES 117

TÍTULO VII 118

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS 118

1. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO 118

2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL DE CONTRATOS 119

3. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN 120

TÍTULO VIII 122

CLÁUSULAS EXCEPCIONALES Y SANCIONES DEL CONTRATO 122

CAPÍTULO I 122

INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL 122

CAPÍTULO II 124

CADUCIDAD, SANCIONES CONTRACTUALES Y DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO 124

CAPÍTULO III 125

DEBIDO PROCESO 125

1. REQUERIMIENTOS 125

2. INFORMACIÓN AL GRUPO DE CONTRATOS 125

3. AUDIENCIA 125

3. APLICACIÓN DE CADUCIDAD, SANCIONES Y DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO . 126 TÍTULO IX 128

DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES 128

1. CRITERIOS PARA LA DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR 128

2. GENERALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 130

TÍTULO X 150

COMITÉS ASESORES 150

CAPÍTULO I 151

JUNTA DE CONTRATACIÓN 151

CAPÍTULO II 153

COMITÉ DE CONTRATACIÓN 153

CAPÍTULO III 155

COMITÉ ASESOR (EVALUADOR) 155

CAPÍTULO IV 156

SESIONES NO PRESENCIALES 156

TÍTULO XI 158

OTRAS DISPOSICIONES 158

1. CONTRATACIÓN ADELANTADA POR LAS INTENDENCIAS REGIONALES 158

2. RESPONSABILIDAD 158

3. REMISIÓN DE INFORMACIÓN 158

4. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES 158

5. TRANSITORIEDAD Y APLICACIÓN DEL MANUAL 159

TÍTULO I ASPECTOS GENERALES

1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD

La Superintendencia de Sociedades como entidad estatal, definida en el Decreto 1023 de 2012, es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, así como las facultades que le señala la ley en relación con otros entes, personas jurídicas y personas naturales.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer y dar a conocer al interior de la Superintendencia el procedimiento, los responsables y partícipes de la Gestión Contractual con el fin de garantizar los fines, los derechos y los deberes consagrados en la Ley 80 de 1993, y la continua y eficiente prestación de la función pública

Así mismo, se busca determinar las funciones de los interventores y/o supervisores de los contratos y convenios que celebre la Superintendencia, para el cumplimiento de los fines de la contratación estatal. Obligaciones que se extienden al seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos, como ocurre con actividades de mantenimiento y garantías de los bienes.

3. MARCO NORMATIVO.

La contratación de la Superintendencia se rige por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 19 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018 y los demás decretos reglamentarios, normas concordantes, complementarias o que las modifiquen o sustituyan. (Ver normograma SGI).

Así mismo, este manual y las actividades de Gestión Contractual que se adelanten, se sujetan a las diferentes reglamentaciones, lineamientos, manuales y/o guías que sobre los procesos de contratación defina la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

Entre otras las siguientes referencias

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Constitución Política de Colombia	1991	Corresponde al Presidente de la República como Jefe de Estado, Jefe del Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa:	Artículo 83 Artículo 189 numerales 20 y 23. Inciso segundo del Artículo 355
Ley	80 de octubre 28 de 1993	Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración.
Ley	489 de diciembre 29 de 1998	Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en las numerales 15 y 16 del Art. 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.	Artículo 9 Artículo 95
Ley	734 de febrero 5 de 2002	Por la cual se expide el Código Disciplinario Único para los Servidores Públicos.
Ley	789 de diciembre 27 de 2002	Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo	Artículo 50
Ley	816 de julio 8 de 2003	Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública.
Ley	842 de octubre 9 de 2003	Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones	Artículo 12
Ley	996 de noviembre 24 de 2005	Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones	Artículo 33 Artículo 38 Parágrafo 1 Artículo 38 d
Ley	1121 de diciembre 29 de 2006	Por la cual se dictan normas para la prevencion, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.	Artículo 27

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Ley	1150 de julio 16 de 2007	Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 y se dictan otras disposiciones sobre la contratación con recursos públicos.
Ley	1437 de enero 18 de 2011	Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley	1474 de julio 12 de 2011	Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
Decreto Ley	019 de enero 10 de 2012	Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Ley	1562 de julio 11 de 2012	Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional	Artículo 2
Ley	1508 de enero 10 de 2012	Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.
Ley Estatutaria	1712 xx xxxxx 6 de 2014	Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones	Artículo 9 Artículo 10
Ley	1755 xx xxxxx 30 de 2015	Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley	1757 de julio 6 de 2015	Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.	Capítulo II
Ley	1882 de enero 15 de 2018	Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Directiva Presidencial	12 de octubre 1 de 2002	Lucha contra la corrupción en la contratación estatal
Decreto	2680 de 2009	Por el cual se definen los criterios para el Registro de Productores de Bienes Nacionales
Decreto	2842 de 2010	Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP y se deroga el Decreto 1145 de 2004
Decreto Ley	4170 de 2011	Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura	Artículo 2 Artículo 3
Decreto	1023 de 2012	Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Sociedades y se dictan otras disposiciones	Artículo 4 Numeral 11 Artículo 8 Artículo 19
Decreto	1082 de 2015	Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional
Decreto	092 de 2017	Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política
Decreto	392 de 2018	Por el cual se reglamentan los numerales 1, y 8 del artículo 13 de la Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en Procesos de Contratación en favor de personas con discapacidad
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	1	Publicación de la actividad contractual en el SECOP
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	2	Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones - Clasificador de Bienes y Servicios
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	3	Aplicación Ley de Garantías Electorales

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	5	Identificación y Cobertura del Riesgo (modificada por la Circular 8)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	6	Contratación de actividades de ciencia, tecnología e innovación
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	7	Incentivos a los bienes agropecuarios nacionales
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	8	Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo (modifica la Circular 5)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	9	Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	10	Expedición de manuales y guías
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	11	Capacidad Residual en los Procesos de Contratación (modificada por la Circular 14)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	12	Clasificador de Bienes y Servicios
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	13	Subsanabilidad de requisitos y documentos que no otorgan puntaje
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	14	Actualización Capacidad Residual (modifica la Circular 11)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	15	Documentos tipo contratos plan
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	16	Actualización manual de requisitos habilitantes (sustituye parcialmente la Circular 10)

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	17	Manejo de documentos en Procesos de Contratación
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	18	Aplicación Ley de Garantías Electorales para el 2015 (sustituida por la Circular 19)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	19	Aplicación Ley de Garantías Electorales para el 2015 (sustituye integralmente la Circular 18)
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	20	Publicidad en el SECOP para sistemas de contratación en línea de EICES, SEM y ESP
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	21	Uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación.
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	22	Acreditación de la formación académica
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	23	Calidad y oportunidad de la información del Sistema de Compra Pública disponible en el SECOP
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	24	Aplicación Ley de Garantías Electorales para el 2017 y 2018
Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública	25	Guía para la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad
Resolución Interna Superintendencia de Sociedades	500-000267 de 2016	Por medio de la cual se hace una delegación de funciones y asignan unas competencias
Manual Colombia Compra Eficiente	M-ICR-01	Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación	LGEMC-01	Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación
Manual Colombia Compra Eficiente	M-OSAMP-02	Manual para la Operación Secundaria de los Instrumentos de Agregación de Demanda
Manual Colombia Compra Eficiente	M-MSMC-02	Manual de la modalidad de selección de Mínima Cuantía
Manual Colombia Compra Eficiente	M-DVRHPC-04	Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación
Manual Colombia Compra Eficiente	M-MIPC-01	Manual para el manejo de los incentivos en los Procesos de Contratación
Manual Colombia Compra Eficiente	M-MACPC-11	Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación
Manual Colombia Compra Eficiente	agosto de 2016	Manuales de uso del SECOP II Modalidad de Concurso de Méritos con Precalificación
Manual Colombia Compra Eficiente	agosto de 2016	Manuales de uso del SECOP II Enajenación de bienes con sobre cerrado
Guía Colombia Compra Eficiente	G-ACPC-01	Guía de asuntos corporativos en los Procesos de Contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	G-GESAL-02	Guía para la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad
Guía Colombia Compra Eficiente	G-PPEPC-01	Guía para la participación de proveedores extranjeros en Procesos de Contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	G-MOAB-01	Guía para el manejo de ofertas artificialmente bajas en Procesos de Contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	G-CBS-02	Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Guía Colombia Compra Eficiente	G-VCRP-02	Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública
Guía Colombia Compra Eficiente	G-EES-02	Guía para la elaboración de Estudios de Sector
Guía Colombia Compra Eficiente	G-MACFMI-01	Guía para el manejo de anticipos mediante contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable
Guía Colombia Compra Eficiente	G-EPAA-01	Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones
Guía Colombia Compra Eficiente	G-GPCOP-01	Guía para Procesos de Contratación de obra pública
Guía Colombia Compra Eficiente	G-EFSICE-02	Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales
Guía Colombia Compra Eficiente	G-EEREC-01	Guía para las Entidades Estatales con régimen especial de contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	G-LPC-01	Guía para la liquidación de los Procesos de Contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	G-GPC-01	Guía de garantías en Procesos de Contratación
Guía Colombia Compra Eficiente	2015	Guía para solicitar el hipervínculo del SECOP con los sistemas de información de las Entidades Estatales destinatarias de la Circular Externa 20 del 27 xx xxxxxx de 2015 de Colombia Compra Eficiente
Guía Colombia Compra Eficiente	G-EAMP-01	Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios
Guía Colombia Compra Eficiente	G-CCP-01	Guía de Competencia en las Compras Públicas
Guía Colombia Compra Eficiente	G-FCFC-01	Guía para facilitar la circulación de facturas emitidas en desarrollo de un contrato estatal
Aplicación	2014	Aplicación para establecer la Capacidad Residual
Matriz de Riesgos	2014	Matriz de riesgos

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Guía práctica del SECOP II		Guía práctica para que las Entidades Estatales se registren en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para la gestión del Plan Anual de Adquisiciones
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para hacer solicitudes de información a Proveedores a través del SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Contratación de modalidad de Mínima Cuantía en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Contratación de Licitación Pública en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Concurso de Méritos Abierto en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Selección Abreviada con Subasta en el SECOP II Primera Parte
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Selección Abreviada con Subasta en el SECOP II Segunda Parte
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer un Proceso de Contratación de Contratación Directa en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para hacer un Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para hacer un Proceso de Contratación de Régimen Especial en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía rápida para registrar, modificar y cancelar Incumplimientos en el SECOP II

JERARQUÍA	NUMERO / FECHA	TITULO	ARTÍCULOS
Guía práctica del SECOP II		Guía para hacer una contratación directa sin ofertas en el SECOP II
Guía práctica del SECOP II		Guía para actuar ante una indisponibilidad del SECOP II

	SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES	Código: GCON-M-001
	SISTEMA DE GESTION INTEGRADO	Fecha: 30 xx xxxxx de 2018
	PROCESO: GESTION CONTRACTUAL	Versión: 009
	MANUAL: CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN	Número de página 17 de 147

4. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Con el propósito de consolidar una gestión pública contractual ágil y eficiente, en consonancia con el artículo 209 de la Constitución Política, todas las actuaciones que se surtan en la contratación estatal deben regirse por los principios de transparencia, economía y responsabilidad (art. 23 al 26 de la Ley 80 de 1993), y de selección objetiva (art. 5 de la Ley 1150 de 2007) así como por los postulados que se aplican en la función administrativa, esto es, el servicio a los intereses generales, la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad y la publicidad.

Adicionalmente, las relaciones mutuamente beneficiosas se constituyen como un principio de la contratación que debe ser tenido en cuenta tanto para los contratistas como para la Entidad, dirigido a que las partes cumplan con todos los requisitos contenidos en el Sistema de Gestión Integrado, antes, durante y después de terminada la relación contractual.

5. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

 En todos los procesos de selección se deberán seguir los lineamientos establecidos para cada modalidad y en los documentos precontractuales se deberán indicar los requisitos objetivos que deberán cumplir los futuros contratistas de la Entidad.

 La contratación de la Superintendencia obedecerá a un proceso ordenado, estructurado y coherente; y se deberá aplicar una metodología que le permita trazar unos objetivos y disponer de unos recursos para cumplirlos.

 La dependencia interesada que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier trámite contractual, verificar el Plan Anual de Adquisiciones - PAA a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos suficientes para satisfacer la necesidad.

 El Superintendente de Sociedades y sus delegados, en su condición de ordenadores del gasto, dispondrán lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de todas las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

 La estructuración formal, de los documentos que hacen parte de los procesos de selección se realizará en forma conjunta entre el Grupo Contratos y dependencia interesada que requiere la contratación.

 Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación serán lo establecidos en el Pliego de Condiciones, Invitaciones Públicas y demás Documentos del Proceso.

 Los supervisores realizarán reuniones periódicas con el contratista a fin de lograr una comunicación directa y permanente que pueda evidenciar los avances y las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución contractual.

 La Superintendencia, a través de los supervisores, propenderá solucionar en forma pronta y directa las diferencias y divergencias surgidas de la actividad contractual. Para ello preferirá la utilización de mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993.

 La Superintendencia dará cumplimiento a las reglas del modelo estándar de control interno - MECI relacionado con los controles establecidos en el proceso contratación. Para tal fin, se cuenta con: la Junta o Comité de contratación, manuales que definen requisitos mínimos, tiempos, responsables, al igual que las normas que rigen el proceso contractual.

 No se pactarán prorrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia, promoción a la competencia y selección objetiva.

 Para que el proceso de gestión contractual tenga una retroalimentación permanente, es importante que los funcionarios encargados de los procesos de contratación en las diferentes dependencias usuarias asistan a las capacitaciones programadas por el Grupo de Contratos, con el objetivo ya sea de reforzar los conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la elaboración de los estudios previos.

6. ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO

La elaboración, expedición y demás actividades de gestión documental que adelante la entidad es asumido por cada una de las dependencias involucradas en el proceso de contratación y de acuerdo con la responsabilidad asignada a cada uno de ellos en el presente manual y en las normas que lo complementen.

El Grupo de Contratos es el responsable del archivo de los documentos que reciba de los interesados en el proceso y de los que en el mismo grupo se generen y los mantendrá disponibles para consulta, sin perjuicio de la responsabilidad de los supervisores y áreas ejecutoras de los contratos de mantener actualizados los respectivos expedientes contractuales en el SECOP II.

La publicación de los documentos que se generen para cada proceso contractual en el SECOP o en la herramienta que el gobierno nacional disponga para tal fin, será responsabilidad del Grupo de Contratos y de los supervisores e interventores que se designen.

7. ACOMPAÑAMIENTO Y CONTROL POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

 El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o el funcionario designado por el mismo asiste a la audiencia de asignación de riesgos y de aclaración al pliego de condiciones

 El Jefe de la Oficina de Control Interno o un delegado de la Oficina de Control Interno, asiste a las audiencias de adjudicación o declaratoria de desierta, así como a las audiencias de la mejora de oferta o de subasta pública presencial o electrónica, de apertura del sobre económico del primer elegible del proceso de contratación de acuerdo con el cronograma de cada proceso.

 El Jefe de la Oficina de Control Interno, actúa como Miembro del Comité y de la Junta de Contratación, con voz, pero sin voto.

 La oficina de Control Interno efectuara a través de auditorías, las evaluaciones independientes sobre el desarrollo del proceso contractual; entre los cuales se encuentra la evaluación de la gestión de supervisores e interventores.

8. ETAPAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

9. DEPENDENCIAS Y RESPONSABLES INVOLUCRADOS

El proceso de gestión contractual es un proceso de apoyo donde participan diferentes áreas de la Entidad, así como los órganos asesores creados para el

proceso y que se señalan en el presente manual, siendo responsables de cumplir y hacer cumplir las disposiciones de éste. La participación de cada dependencia y cada funcionario está circunscrita a las competencias y funciones propias de cada una.

PARTICIPANTE	ACTIVIDADES PRINCIPALES
Una dependencia solicitante de la contratación, en cabeza	 	Ejercer el liderazgo del proceso de selección Definir las necesidades, requerimientos y especificaciones técnicas que deben regir el proceso de selección del contratista. Impulsar el proceso desde la etapa de planeación de la contratación y en la etapa pre-contractual Evaluación de criterios técnicos, financieros y económicos de selección, así como las condiciones de ejecución del contrato
del Jefe de la dependencia
(Jefe, Asesor, Coordinador,	
Director, Subdirector, Secretario General,	
Intendente Regional)
Dos o más grupos o		Suscribir el estudio previo y demás documentos por todos los solicitantes o una o algunas de las dependencias o grupos involucrados.
dependencias que hacen
parte de una misma solicitud
de contratación
Intendencia Regional	 	Definir las necesidades, requerimientos y especificaciones técnicas que deben regir el proceso de selección del contratista. Efectuar la coordinación previa y durante el proceso de selección con la Dependencia o con el funcionario que se designe para el efecto.
		Apoyar permanentemente a las áreas en el desarrollo de
		la actividad de gestión Contractual.
		Adelantar los procesos de contratación de la entidad.
Grupo de contratos		Asignar un funcionario responsable a cada proceso de contratación desde su inclusión en el Plan Anual de
		adquisiciones, cuando sea requerido por el área
		solicitante de la contratación, para llevar a cabo su
		ejecución oportuna
Ordenador del Gasto		Autorizar el gasto conforme las atribuciones asignadas en la ley y los actos de delegación.
		Recomendar y conceptuar en los proceso de contratación
Junta de Contratación		de su competencia. Conocer los informes de verificación y/o calificación
		definitivos de los procesos de selección.
		Recomendar y conceptuar en los proceso de contratación
Comité de Contratación		de su competencia. Conocer los informes de verificación y/o calificación
		definitivos de los procesos de selección.
Comité Asesor de Evaluación		Evaluar las propuestas presentadas en los procesos de contratación en los que sean parte.

PARTICIPANTE	ACTIVIDADES PRINCIPALES
	 Responder a las observaciones que se presenten a los proyectos de pliegos, pliegos definitivos, e informe de evaluación de las propuestas  Analizar las respuestas de ofrecimientos con precio muy bajo, con el propósito de establecer si es artificialmente bajo o no.

10. LÍDER DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El liderazgo del proceso de selección estará a cargo de la dependencia solicitante de la contratación, lo cual se define en el estudio previo.

Actividades principales del líder.

 Impulsar el proceso desde la etapa de planeación y en la etapa pre-contractual, conforme a las actividades que se describen en este manual para el área solicitante.

 Solicitar la colaboración de las demás áreas participantes en la contratación, de acuerdo con los temas técnicos, jurídicos, financieros y/o económicos, según las competencias funcionales.

 Coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias involucradas, para que cuente con la información necesaria durante las etapas de planeación y pre-contractual y pueda dar cuenta del estado del

proceso de selección.

No obstante la definición del líder se propenderá por el trabajo en equipo de los involucrados. Se preferirá siempre el desarrollo de reuniones de trabajo y comunicaciones electrónicas que la remisión de oficios para mantener la comunicación constante. Dichos documentos reposarán en la carpeta de contratación en los casos que sean pertinentes.

Cada dependencia y funcionario cumplirá sus funciones en el marco de la interdisciplinariedad pero consultará oportunamente las dudas e inquietudes que se tengan frente a la gestión a las demás instancias responsables.

NOTA 1: La actividad del líder del proceso es diferente de la supervisión e interventoría del contrato.

NOTA 2: Las atribuciones y generalidades, responsabilidades, funciones, impedimentos y recusaciones del supervisor e interventor se encuentran determinadas en el presente manual y cuya designación es efectuada por el ordenador del gasto en el respectivo contrato.

11. COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE QUIENES ADELANTAN ESTUDIOS PREVIOS

Los estudios previos, serán elaborados por el área solicitante de la contratación de la Superintendencia de Sociedades, con fundamento en las necesidades establecidas por el área requirente de la contratación directamente o a través de las coordinaciones creadas para apoyar el ejercicio de las funciones asignadas, con fundamento en las necesidades de cada área o grupo de trabajo

Para el caso de los procesos de selección por licitación, selección abreviada y concurso de méritos, los funcionarios de las áreas requirentes elaborarán los estudios previos y estarán conformados por los documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.

Los estudios de necesidad y conveniencia deberán contener como mínimo lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del decreto 1082 de 2015 y ser elaborados conforme a los formatos publicados en el proceso de gestión contractual.

Para efectos de la contratación de mínima cuantía, la entidad deberá elaborar los estudios previos, conforme al artículo 2.2.1.2.1.5.1. del decreto 1082 de 2015

12. DELEGACIÓN EN MATERIA CONTRACTUAL

La delegación en materia contractual y de ordenación de gasto en la Superintendencia está realizada en la Resolucion No. 500-000267 del 00 xx xxxxxxx xx 0000 x xx xxx xxxxx que con posterioridad las modifiquen y/o deroguen.

En todo caso las funciones delegadas a cualquier dependencia podrán ser ejercidas en cualquier tiempo por el Superintendente de Sociedades, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 8 del Decreto 1032 de 2012

13. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

La Superintendencia velará de manera permanente por la participación ciudadana en todos los procesos de contratación. Para ello en todos los procesos que impliquen convocatoria pública se incluirán dentro xxx xxxxxx de condiciones o invitación pública una invitación a todas las personas, veedurías ciudadanas y demás interesados en hacer control social, a que presenten las recomendaciones que consideren pertinentes, participen en las audiencias y a que consulten los documentos del proceso.

14. COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS

La Superintendencia recibirá toda comunicación de los oferentes y/o interesados referente a la gestión contractual a través de la plataforma del SECOP II,, correo electrónico o por escrito. Toda solicitud debe estar debidamente identificada con el número y nombre del proceso de selección, dirigida al Grupo de Contratos quien canalizará cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y la entidad, ya sean de carácter técnico, financiero o jurídico.

Las solicitudes presentadas por los oferentes serán respondidas mediante la publicación de los documentos de respuesta en la plataforma del SECOP cuando sea pertinente o mediante comunicación escrita remitida por correo certificado o correo electrónico, según la información disponible del interesado.

Cuando se trate documentos solicitados para la aclaración o subsanación requisitos habilitantes, el oferente deberá radicar y enviar su respuesta con los soportes respectivos en la oficina del Grupo de contratos o al correo electrónico establecido para el proceso de selección

La comunicación entre contratistas y la Superintendencia se desarrollará a través de los supervisores o interventores si a ello hubiere lugar, quienes tienen la responsabilidad del seguimiento al cumplimiento del contrato. Los supervisores atenderán las comunicaciones, solicitudes, y/o reclamaciones elevadas por los contratistas en un plazo razonable.

Los supervisores deberán mantener informado al Grupo de Contratos y al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato, del incumplimiento o de aquellos que puedan constituir actos de corrupción.

15. MANEJO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

La administración de los documentos del proceso desde su elaboración, expedición y publicación se realizará de conformidad con los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión Integral de la Superintendencia.

El expediente contractual correspondiente reposará en el archivo del Grupo de Contratos – Repositorio de Sharepoint. Para efectos del archivo y gestión documental en los trámites contractuales, se dará estricto cumplimiento a lo normado en la Ley 594 de 2000, o norma que la modifique o sustituya, así como de las directrices que Colombia Compra Eficiente establezca.

16. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL

Con el propósito de contribuir permanentemente al mejoramiento continuo de la gestión contractual de la Superintendencia, la entidad enfocará sus esfuerzos en fortalecer el plan institucional de capacitación en materia contractual, teniendo como ejes:

1. Responsabilidades de los involucrados en el proceso de Gestión Contractual.

2. Las etapas especificas en cada una de las modalidades de contratación estatal.

3. El Plan Anual de Adquisiciones.

4. La optimización de recursos públicos y lucha contra la corrupción.

5. Actualización en procedimientos y lineamientos de Colombia Compra Eficiente

6. La ética del servidor público y principios rectores de la administración pública.

17.

TÍTULO II PLANEACION

1. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

2. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN

El principio de planeación obliga a la Entidad a realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia de la contratación, así como su correspondencia con los objetivos de la Entidad, su incorporación en los respectivos planes, la definición de las características y especificaciones del bien o servicio a contratar, así como las demás condiciones técnicas y económicas de cada proceso.

Así mismo, este principio apunta a la programación del inicio del proceso de selección y de la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el manejo presupuestal, acorde con las vigencias respectivas.

AGENTES DE PLANEACIÓN: Son responsables de la planeación contractual de la Superintendencia:

Definir las necesidades estratégicas para ser incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones

Planear de acuerdo con las necesidades existentes los recursos requeridos en el Plan Anual de Adquisiciones

Consolidar y Administrar del Plan Anual de Adquisiciones

3. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Con base en las necesidades de las dependencias y las prioridades en la contratación determinadas por la Planeación Estratégica y el ordenador del Gasto, se estructura el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), en el que se indica la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, siguiendo los lineamientos y el formato previsto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información del PAA debe ser presentada por los responsables de su definición, en el formato previsto por Colombia Compra Eficiente, ante la Subdirección Administrativa, para la consolidación, publicación y el respectivo seguimiento. En el plan se debe señalar:

Por lo anterior, el área solicitante de la contratación se debe remitir al PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Código:

GCON-PR-002 del Sistema de Gestión Integrado – Proceso Gestión de la Infraestructura física en el link:

xxxx://xxxxxxxx/XXXXXXX_XXXXXXXXX/Xxxxxxxxxx%00Xxxxxxxxxxxx/XXXXXXXXX S/GCON-PR-002_ELABORACION_PLAN_ANUAL_DE_ADQUISICIONES_(V2).pdf

4. CRONOGRAMA Y RESPONSABLES

Durante los meses de noviembre y diciembre anterior a la respectiva vigencia y en el primer del mes de la misma, se realiza la programación de los presupuestos de funcionamiento y de inversión incorporando esta información en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA respectivo, dependiendo de los montos aprobados en los presupuestos de corto y largo plazo por el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la Ley de Presupuesto Nacional anual.

El PAA debe ser publicado en la página Web y en el SECOP antes del 31 de enero de cada vigencia, así como sus respectivas modificaciones y debe observar los requisitos exigidos por Colombia Compra Eficiente

Las actividades de elaboración del PAA están enunciadas en el siguiente cronograma. Los periodos específicos podrán variar durante cada vigencia de acuerdo con las necesidades del servicio y los lineamientos de planeación estratégica que disponga la Superintendencia.

Responsable	Actividad	Periodo
Dependencias (Responsables proyectos de inversión y de funcionamiento)	 Definir programación preliminar correspondiente del PAA para la vigencia siguiente.  Definir programación definitiva correspondiente del PAA para la vigencia siguiente.	Noviembre Diciembre - Enero
	 Solicitar modificaciones al PAA.	Primera semana de cada mes
Subdirección Administrativa	 Consolidar los requerimientos de contratación de las diferentes áreas.  Elaborar y modificar el PAA de acuerdo con las solicitudes de las áreas.  Presentar para aprobación el PAA inicial y las modificaciones  Publicar el PAA y sus modificaciones en el SECOP y solicitar su publicación en la página web	Noviembre Diciembre – Enero Permanente
Secretario General	 Presentar para aprobación del Superintendente el PAA inicial  Aprobar las modificaciones del PAA	Diciembre Permanente

Los responsables de los diferentes proyectos de inversión y del presupuesto de funcionamiento son los encargados de establecer los requerimientos para la programación correspondiente del PAA.

Sólo en aquellos casos en que por necesidad del servicio se requiera, se adelantan procesos de contratación en plazos diferentes a los inicialmente proyectados y que modifiquen sustancialmente el periodo previsto inicialmente, lo cual debe justificarse de forma debida en la modificación del plan de adquisiciones.

El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas.

 Las modificaciones al PAA deberán ser solicitadas por las áreas durante la primera semana de cada mes. No obstante lo anterior, en caso de ser necesario las áreas podrán hacer solicitudes fuera de este periodo justificando la modificación solicitada.

Se modificará cuando:

a) Se presenten ajustes en los cronogramas de adquisición, en los valores, en la modalidad de selección y en el origen de los recursos.

b) Sea necesario incluir nuevas obras, bienes o servicios.

c) Se requiera excluir obras, bienes o servicios

d) Se deba ajustar el presupuesto anual de adquisiciones

 La Secretaria General aprobará las modificaciones a más tardar la segunda semana de cada mes. En caso de ser necesario podrá autorizar modificaciones fuera de este periodo de acuerdo con las necesidades excepcionales de las áreas.

 El responsable de cada área deberá velar por que el proceso contractual se ejecute en los tiempos señalados en el Plan Anual de Adquisiciones.

TÍTULO III ACTUACIONES PREVIAS

1. RESPONSABLES EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL

Las actuaciones previas a cualquier proceso de contratación son realizadas por el área interesada en el mismo y comprenden los tiempos y documentos que se indican a continuación.

Con el fin de llevar a cabo un eficiente proceso de contratación se sugiere a las áreas tener en cuenta la siguiente guía, que incluye el tiempo estimado para que las áreas elaboren el estudio de sector, estudio xx xxxxxxx y estudio previo, y demás actuaciones previas, así como los tiempos estimados para el proceso de contratación a cargo del Grupo de Contratos.

	ELABORACIÓN ESTUDIOS DE SECTOR, XX XXXXXXX Y E. PREVIO	PROCESO DE CONTRATACIÓN
Proceso	Tiempo estimado dependencias	Tiempo estimado Grupo de Contratos (ver nota 1)

Licitación pública	Mínimo tres (15) días	(3)	meses	y	quince	Mínimo tres (3) meses
Selección abreviada	Mínimo dos (2) meses					Mínimo dos (2) meses
Concurso de méritos abierto	Mínimo dos (2) meses					Mínimo dos (2) meses
Concurso de méritos por el sistema de precalificación	Mínimo tres (3) meses					Mínimo tres (3) meses quince (15) días	y
TVE- Acuerdo precios	marco de	Mínimo tres (3) semanas				Mínimo tres (3) semanas (ver nota 2 al final de tabla)	la
Adquisición en superficies:	grandes	Mínimo tres (3) semanas				Mínimo tres (3) semanas
Mínima cuantía:	Mínimo un (1) mes y quince (15) días					Mínimo un (1) mes
Contratación directa (incluye convenios y prestación de servicios personales)	Mínimo tres (3) semanas					Mínimo tres (3) semanas

NOTA 1: Los términos mínimos estimados para el proceso de contratación deben ser

contados con antelación a la fecha prevista para iniciar la ejecución del contrato.

Para efectuar la radicación en el Grupo de Contratos, por parte de la dependencia solicitante se debe contar con la totalidad de los documentos y requisitos que se establecen en el presente manual. Dichos documentos deben estar elaborados y sustentados completa y correctamente, de tal forma que el respectivo proceso se pueda sujetar a dichos términos.

NOTA 2: Para el caso de los procesos de selección para los cuales apliquen los acuerdos comerciales, debe tenerse en cuenta que el tiempo indicado anteriormente para cada proceso puede aumentar, de acuerdo con los periodos mínimos previstos en el Manual o instructivo respectivo expedido por Colombia Compra Eficiente.

CAPÍTULO I

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

1. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA TODAS LAS CONTRATACIONES

1.1. Análisis del Sector y Estudio xx xxxxxxx

El área solicitante de la necesidad de contratación debe hacer el análisis del sector económico del proceso de contratación, atendiendo los lineamientos y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de los riesgos.

1.2. Documento de análisis del sector económico y de los posibles oferentes

Durante la etapa de planeación, el área o dependencia que requiere la contratación debe dejar constancia del análisis del sector económico de los posibles oferentes.

Este documento debe entregarse adjunto al estudio previo de conveniencia y oportunidad, como soporte del proceso de selección y debe formularse de acuerdo con la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector que expida Colombia Compra Eficiente.

El estudio del Sector sirve de herramienta para identificar los siguientes aspectos:

El alcance de este estudio dependerá de la complejidad del objeto del contrato, el valor del proceso de contratación, el tipo de contrato y los riesgos identificados para el proceso y deberá cubrir las siguientes áreas:

El estudio xx xxxxxxx está orientado a determinar las condiciones de la contratación, partiendo de las necesidades previamente definidas por el área solicitante, comparándolas con los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado, así como sus precios, con el fin de determinar el valor del presupuesto para la contratación.

Para el efecto, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

1. La dependencia interesada debe solicitar cotización a por lo menos tres (3) proveedores que ofrezcan el bien, obra o servicio requerido o realizar la consulta a través de otros medios de información, en bases de datos especializadas, análisis de consumos o precios históricos.

2. Las cotizaciones y/o consultas, deben encontrarse vigentes y en caso de no indicar su vigencia, no deben tener una fecha de expedición superior a sesenta (60) días anteriores a la radicación de los documentos en el Grupo de Contratos; si las cotizaciones tienen un término de vigencia, debe verificarse que no se encuentre vencido.

3. Las cotizaciones o consultas deben estar expresadas en pesos colombianos.

4. Si la naturaleza del objeto a contratar no permite obtener las tres (3) cotizaciones o consultas, o no se recibe respuesta a las solicitudes de cotización, en el numeral respectivo del estudio previo se deja constancia de este hecho con la justificación del caso, señalando los criterios que se tuvieron en cuenta para definir el presupuesto de la contratación.

5. Las cotizaciones o consultas deben corresponder a los bienes y/o servicios que requiere la Entidad, de acuerdo con las condiciones de tiempo, modo, lugar, cantidades, calidad, características, especificaciones técnicas, unidades de medida, entre otras.

Para lograr obtener cotizaciones que obedezcan a los mismos parámetros técnicos, con el propósito que sean comparables, se hace la solicitud de cotización basado en un modelo de documento que unifica la información sobre los bienes y/o servicios que requiere la Entidad y que es elaborado por la Dependencia interesada.

6. Al momento de efectuar las cotizaciones o consultas, se debe indicar a los proveedores que el presupuesto que se establezca debe contemplar los costos asociados a la legalización (pagos de garantías, impuestos y demás) y ejecución del contrato, que puedan incidir en el valor del contrato.

Se deja constancia de esta actividad en el estudio previo de conveniencia y necesidad que se elabore con base en el mismo, anexando los soportes de las solicitudes, así como de las cotizaciones allegadas o las consultas efectuadas.

Nota: Cuando el convenio a celebrar no implique compromiso presupuestal por parte de la Superintendencia, no se requiere el estudio xx xxxxxxx; por lo tanto, tampoco aplican los requisitos que se indican a continuación, referidos a recursos económicos.

1.3. Solicitud de aprobación de Disponibilidad Presupuestal

La solicitud de Disponibilidad Presupuestal se radicará a través de los formatos establecidos en el gestor documental – Post@l, tanto para los recursos de inversión como los de funcionamiento.

Cuando se trate de recursos de inversión el formato debe ser aprobado por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación, respecto de la existencia de recursos en el proyecto respectivo.

Esta solicitud debe anexarse al estudio previo de conveniencia y oportunidad.

Cuando la dependencia solicitante de la contratación es una Intendencia Regional, la solicitud es tramitada a través del funcionario designado para el efecto en la sede principal.

1.4. Certificado de disponibilidad presupuestal

El Coordinador del Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces emite el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El documento es entregado al Líder del Proceso de contratación para que lo incluya en la documentación de la solicitud de contratación que debe presentar para dar inicio al proceso de selección.

Cuando la dependencia solicitante de la contratación es una Intendencia Regional, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal es entregado al funcionario designado para el efecto en la sede principal.

1.5. Estudio previo de conveniencia y oportunidad.

Además de contener el fundamento y las especificaciones básicas de todo proceso de contratación, el estudio previo contiene la información técnica y económica que se incorpora en los pliegos de condiciones, en las invitaciones públicas y en los contratos.

La dependencia líder del proceso de contratación deberá designar a un funcionario o a un contratista de su dependencia para que éste asuma el liderazgo y responsabilidad de dichas actividades.

A su vez, el coordinador del Grupo de Contratos designará a un responsable de acompañar cuando sea requerido por el primero en la construcción de los estudios previos, siendo cada uno de ellos responsable de sus competencias, de tal manera que el documento final goce de la legalidad requerida y la adecuación a las exigencias técnicas del proyecto.

Este documento debe contener la siguiente información:

ASPECTO	CONTENIDO
Necesidad a contratar	Descripción clara y concisa de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
	Descripción del objeto a contratar, con las especificaciones, la identificación de la naturaleza jurídica del contrato a celebrar y su identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas
Objeto a contratar	En las especificaciones se debe exigir, en lo posible, productos, procesos, servicios y tecnologías que garanticen la conservación del ambiente y el equilibrio del ecosistema.
	Así mismo, se debe considerar los demás factores que incidan en el contrato y su sostenibilidad económica en el tiempo. En caso que el objeto se refiera a cantidades, éstas deben señalarse en el alcance al objeto.
Elementos del contrato	a. Obligaciones específicas a desarrollar por el contratista para el cumplimiento del objeto contractual y que detallan las actividades a ejecutar de manera concreta. No debe contemplarse todas las descripciones técnicas para la ejecución, las cuales se incorporan en el anexo técnico, cuando sea el caso. b. Obligaciones del Contratante: Especificar aquellas obligaciones a cargo de la Entidad que deban ser tenidas en cuenta para la contratación, adicionales a las mínimas establecidas en los diferentes formatos. c. Plazo: Determinar el término con el que el contratista cuenta para la ejecución de la totalidad del objeto y las obligaciones contractuales. Debe indicarse si obedece a días hábiles o calendario, a meses o años. d. Forma de pago: Se debe especificar la forma de pago, la cual debe ser acorde con la naturaleza del contrato, así como la manera como se ejecuten las obligaciones, teniendo en cuenta las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como los productos a entregar, si es del caso. En los contratos de tracto o ejecución sucesiva, el último pago debe estar sujeto a la liquidación del mismo, siempre que no se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión.

ASPECTO	CONTENIDO
	Cuando se contemple el desembolso de anticipos o pagos anticipados, debe indicarse en el estudio la justificación para realizar esta forma de pago. (ver más detalle en la sección anticipo o pago anticipado) e. Para los convenios a suscribirse con instituciones educativas, para el desarrollo de las actividades de servicio social obligatorio o de prácticas académicas en las instalaciones de la Superintendencia, se debe indicar de manera expresa que las actividades a desarrollar en la Entidad están relacionadas con la formación recibida por los estudiantes que prestarán el servicio social obligatorio o que realizarán la práctica académica.
Permisos, planos, diseños o licencias	 Permisos o licencias que se requieran para el desarrollo del objeto y las obligaciones, según las disposiciones que sean aplicables a la contratación.  Diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad, cuando sea necesario
Plan Anual de Adquisiciones	Verificación de la incorporación de la contratación en el PAA de la vigencia respectiva
Acuerdos Marco de Precio	Verificación de si la necesidad identificada se encuentra incluida en el catálogo para Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxx que publica Colombia Compra Eficiente
Modalidad de selección	Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Para el caso de la contratación directa, se debe incluir la justificación de la aplicación de la causal que corresponda.
Presupuesto oficial	El presupuesto oficial asignado al proceso, indicando la procedencia del mismo y el respaldo presupuestal. Para el caso de contrataciones con vigencias futuras, se debe señalar los trámites y gestiones adelantados para la consecución de estos recursos y adjuntar los soportes respectivos al estudio previo.
Valor estimado del contrato	Análisis que soporta el valor estimado del contrato, realizado con base en el estudio xx xxxxxxx, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y los posibles costos asociados al mismo, lo que incluye la discriminación del IVA, cuando haya lugar a ello. En el evento que la contratación sea a precios unitarios, se debe soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. Para el caso de los procesos mediante Concurso de méritos, no se debe indicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado el contrato.
Factores de selección	Factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, así: 1. Criterios de verificación de requisitos habilitantes técnicos, que contienen como mínimo: - Experiencia del proponente: los contratos celebrados por el proponente deben identificarse en el Registro Único de Proponentes (RUP), para cada uno de los bienes, obras y servicios identificados con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel y su valor expresados en SMMLV. No obstante, de requerirse la verificación de experiencia de manera concreta o

ASPECTO	CONTENIDO
	específica, atendiendo la naturaleza del objeto y del proceso de selección, se pueden solicitar documentos adicionales que soporten la experiencia registrada en el RUP. - Experiencia del recurso humano (si es del caso). - Inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes, cuando sea el caso. - Clasificación de Bienes y Servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios – UNSPSC. 2. Criterios de ponderación, de acuerdo con las siguientes reglas: - Para la adquisición de bienes o servicios por licitación pública o menor cuantía, (que no sean de características técnicas uniformes y de común utilización) se establecen criterios de ponderación, conforme con alguna de las siguientes alternativas: i. Ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas. ii. Ponderación de elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo beneficio para la Entidad. En los factores de evaluación se debe tener en cuenta, en lo posible, que los procesos de fabricación de los bienes o la prestación de los servicios garanticen la conservación del ambiente y el equilibrio del ecosistema. - Para la contratación a través de concurso de méritos, el precio no es factor de calificación; en el estudio se debe incorporar adicionalmente la siguiente información: i. La experiencia del interesado. ii. La experiencia del equipo de trabajo. iii. La formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo. iv. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos. NOTA: la Entidad revisara con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia: entre i) la necesidad identificada por la Entidad Estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, iii) precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo Proceso de Contratación.
Visita técnica	Señalar expresamente si se requiere visita, la cual debe ser de carácter facultativo por parte del oferente y las condiciones en que se lleva a cabo la misma, caso en el cual se hace constar por escrito.
Líder de	Indicación del cargo/nombre del funcionario líder del proceso de contratación y la

ASPECTO	CONTENIDO
proceso de contratación	Dependencia a la que se encuentra vinculado.
Supervisión	Indicación del cargo del funcionario que ejerce la supervisión del contrato. La designación inicial se hace mediante escrito en el contrato, con base en la información que se registra en el estudio previo. Se debe tener en cuenta que la supervisión es indelegable por parte del supervisor. En el evento que se requiera el cambio de quien ejerce la supervisión, se realizará mediante memorando de cambio de designación por parte del ordenador del gasto, ante lo cual no será necesaria la modificación de contrato.
Identificación de riesgos	La identificación, evaluación y asignación de los riesgos previsibles, con base en la Guía para la Administración de Riesgos GCON-G-001. Para el efecto, se debe diligenciar el Formato GCON-F-015. Si se requiere la asesoría para el diligenciamiento del formato, se consulta con el profesional a cargo de este aspecto en la Oficina Asesora de Planeación. Se debe tener en cuenta la determinación de las responsabilidades de los riesgos identificados, desde la planeación del proceso de contratación, hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien, y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo, que pueda alterar el equilibrio económico del contrato. No obstante, las herramientas sobre las cuales se identifique, evalúen y asignen los riesgos están sujetas a los instructivos o manuales que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente
Exigencia de garantías	Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso.
Acuerdos comerciales	Verificación de la aplicación de acuerdos comerciales suscritos por el Estado Colombiano, con base en el documento expedido por la entidad competente y que se encuentre vigente al momento de iniciar el proceso de selección. Para el efecto, se debe diligenciar el formato GCON-F017. Si se requiere la asesoría para el diligenciamiento del formato, se consulta con el profesional a cargo del proceso en el Grupo de Contratos

Así mismo, para los siguientes procesos específicos, el área o dependencia solicitante de la contratación debe definir los siguientes requisitos adicionales en el documento de estudio previo:

1. La ficha técnica del bien y/o servicio a adquirir que contendrá:

SELECCIÓN ABREVIADA DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

2. Si es el caso, en el caso de los precios de bienes o servicios son regulados, la variable sobre la cual se hace la verificación de las ofertas.

3. Definición del contenido de cada una de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

Cuando se solicite la realización de subasta inversa, se debe indicar el margen mínimo de mejora de ofertas, señalado en porcentaje.

 La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios.

 La identificación adicional requerida.

 La unidad de medida.

 La calidad mínima

 Los patrones de desempeño mínimos.

SELECCIÓN ABREVIADA DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

En dicha información debe omitirse la marca, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia que debe acreditarse en el estudio previo de conveniencia y oportunidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones subjetivas.

El estudio, comparación e identificación de las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, o al acuerdo marco de precios, o la promoción de un nuevo acuerdo marco de precios.

Análisis del proceso de selección del comisionista. Los costos asociados a la selección.

El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

El valor de las garantías.

El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa

1.

2.

3.

4.

5.

6.

SELECCIÓN ABREVIADA MEDIANTE BOLSAS DE PRODUCTOS

- La indicación del municipio o distrito donde su ubican.

- Su localización exacta con su nomenclatura.

- El tipo de inmueble.

- El porcentaje de propiedad.

- El número de folio de matrícula inmobiliaria.

- La cédula catastral.

- Uso del suelo.

El avalúo comercial del bien El precio mínimo de venta

Los datos identificadores del bien

La indicación de las condiciones mínimas de enajenación En caso de tratarse de bienes inmuebles:

1.

2.

3.

4.

5.

ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO

- Área del terreno y de la construcción en metros cuadrados

- Existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio.

- La existencia de contratos que afecten o limiten el uso y la identificación del estado de ocupación del inmueble.

6. En caso de tratarse de bienes muebles:

- El municipio o distrito donde su ubican.

- Su localización exacta.

- El tipo de bien.

- La existencia o no de gravámenes de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio.

- La existencia de contratos que afecten o limiten su uso.

-

Para efectos de contar con la información para la construcción xxx xxxxxx de condiciones, se debe señalar:

- La forma de pago del precio.

- Las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación.

- El término para otorgar la escritura pública si hay lugar a ello.

- El término para el registro, si hay lugar a ello.

- Las condiciones de la entrega material del bien.

La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO

2. PAGO ANTICIPADO Y ANTICIPO

El anticipo es una suma de dinero que la Superintendencia entrega al contratista, como mecanismo de financiación, una vez legalizado el contrato y, en calidad xx xxxxxxxx, para ser destinada únicamente al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual.

Sólo podrá pactarse esta figura cuando se requiera de la realización de actividades previas al inicio del contrato como adquisición de bienes como equipos y maquinaria o el desarrollo de otros compromisos como la contratación de personal o la gestión de autorizaciones o permisos especiales.

Durante la ejecución del contrato:

 En los contratos de obra, y en los contratos que se realicen por Licitación Pública, el contratista debe constituir un patrimonio autónomo a través de una fiducia mercantil irrevocable para el manejo de los recursos entregados a título de anticipo.

 El manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito.

 El contratista deberá entregar los informes de inversión y buen manejo de anticipo que le solicite el Supervisor del contrato, a más tardar dentro del mes siguiente a la inversión y soportarlo mediante las respectivas facturas.

El pago anticipado es un primer pago parcial previo a la ejecución del contrato, realizado por el contratante al contratista.

3. DOCUMENTOS ADICIONALES REQUERIDOS PARA ALGUNAS CONTRATACIONES

Los siguientes documentos deben adjuntarse completos para los casos de las causales de contratación directa. Los documentos que son requeridos para la suscripción de convenios interadministrativos o convenios interinstitucionales (con entes privados), se describen en el capítulo VII del Título III del presente manual.

Cuando la dependencia solicitante de la contratación es una Intendencia Regional, estos documentos se allegan a través del funcionario designado para el efecto.

CONTRATACIÓN DIRECTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN
1. Certificado de inexistencia o insuficiencia de personal de planta para la prestación del servicio requerido El área interesada en la contratación solicita mediante escrito al Grupo de Administración de Personal o el que haga sus veces, la expedición de la certificación donde conste que en la planta de personal no existe o es insuficiente el personal para la prestación del servicio requerido; en la solicitud se debe expresar la información sobre perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, el objeto del contrato, las obligaciones o actividades a desarrollarse por el contratista. El Grupo de Administración de Personal o el que haga sus veces proyecta la certificación, con su visto bueno y firma. Una vez firmada la certificación se entrega al solicitante de la contratación. Cuando la dependencia solicitante de la contratación es una Intendencia Regional, la certificación es entregada al funcionario designado para el efecto.
2. Cuando se trate de PERSONA NATURAL:  Carta de presentación de la propuesta fechada, firmada y radicada sistemáticamente o manualmente, que incluya el ofrecimiento, los datos esenciales del contratista.  Hoja de vida personal, firmada, fechada y radicada sistemáticamente o manualmente .  Formato único de hoja de vida de la Función Pública.  Fotocopia del documento de identificación.  Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.	3. Cuando se trate de PERSONA JURÍDICA:  Carta de presentación de la propuesta fechada, firmada y radicada sistemáticamente o manualmente, que incluya el ofrecimiento, los datos esenciales del contratista.  Propuesta técnica donde se establezca el ofrecimiento, especificando las condiciones de tiempo, modo y lugar, de acuerdo con el estudio de conveniencia, junto con su propuesta económica  Formato único de hoja de vida de la Función Pública para la persona jurídica, firmada, fechada y radicada sistemáticamente o manualmente.

CONTRATACIÓN DIRECTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN
 Certificado de no encontrarse inscrito en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.	           	Para los contratos de prestación de servicios, debe estar acompañado de los soportes de experiencia que se relaciona en dicho formato Fotocopia del documento de identificación del representante legal. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no superior a 30 días calendarios a la radicación de los documentos en el Grupo de Contratos. Autorización del órgano societario, en caso de existir limitación del representante legal para suscribir contratos. Registro único tributario RUT. Certificación bancaria. Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal y de la persona jurídica, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Certificado de no encontrarse inscrito en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República, tanto para el representante legal como de la persona jurídica. Consulta de antecedentes judiciales del representante legal Certificado de cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, expedido por el revisor fiscal si es del caso o por el representante legal, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el artículo 23 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 20 de la ley 1607 de 2012. Certificación(es) de experiencia en la ejecución de contratos con objeto similar, de acuerdo con el requisito de experiencia exigido en el estudio de conveniencia y oportunidad. Certificación del cumplimiento de los requisitos ambientales, cuando la naturaleza del contrato y/o la ley lo exija. Aquellos otros que la Entidad requiera,
 Consulta de antecedentes judiciales del proponente.
 Soporte de afiliación vigente como cotizante al Sistema de Seguridad Social Integral en salud y pensión.
 Soporte de afiliación o formato de información sobre la afiliación a la Aseguradora de Riesgos Laborales de la Entidad, para contratos superiores a un (1) mes.
 Fotocopia del Registro único tributario RUT.
 Certificación bancaria.
 Soporte de diligenciamiento de la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, del Departamento Administrativo de la Función Pública.
 Fotocopia de la libreta militar (para hombres menores de 50 años). – Debe tener definida la situación militar
 Certificación(es) de experiencia, de acuerdo con los requisitos exigidos en el estudio de conveniencia y oportunidad, para su acreditación, así como todos los soportes de la experiencia que se relaciona en el Formato único de hoja de vida de la Función Pública.
 Certificación(es) de formación académica, acordes con los requerimientos establecidos en el estudio de conveniencia y oportunidad.
 Memorando de verificación de los requisitos de idoneidad, respecto de los requisitos establecidos en el estudio previo de conveniencia y oportunidad. Este memorando debe ser suscrito por el funcionario que suscribe el estudio previo de conveniencia y oportunidad.
 Fotocopia de la Tarjeta o matrícula profesional, si es exigida por la ley, para la contratación de prestación de servicios profesionales.

CONTRATACIÓN DIRECTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN
 Aquellos otros que la Entidad requiera, los cuales se deben establecer en el estudio previo de conveniencia y oportunidad, incluyendo acuerdos de confidencialidad.	los cuales se deben establecer en el estudio previo de conveniencia y oportunidad.

OTRAS CAUSALES DE CONTRATACIONES DIRECTA

1. Persona Natural

 Carta de presentación de la propuesta fechada, firmada y radicada sistemáticamente o manualmente, que incluya el ofrecimiento, los datos esenciales del contratista.

 Hoja de vida DAFP, firmada, fechada y radicada sistemáticamente o manualmente

 Fotocopia del documento de identificación.

 Certificado de matrícula mercantil, si es del caso.

 Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

 Certificado de no encontrarse inscrito en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

 Consulta de antecedentes judiciales del proponente.

 Certificado de cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, este último si hay lugar a ello, expedido por el revisor fiscal si es del caso o por el proponente, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

 Fotocopia del Registro único tributario RUT.

 Certificación bancaria.

 Certificación(es) de experiencia en la ejecución de contratos con objeto similar, de acuerdo con el requisito de experiencia exigido en el estudio de conveniencia y oportunidad.

 Certificación del cumplimiento de los requisitos ambientales, cuando la naturaleza del contrato lo exija.

 Documento otorgado por la autoridad competente, donde conste que el proponente es proveedor exclusivo o cuenta con la titularidad exclusiva para la comercialización del bien o servicio a contratar, o es titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, cuando sea del caso. La fecha de expedición del documento no debe ser superior a 30 días calendario.

 Aquellos otros que la Entidad requiera, los cuales se deben establecer en el estudio previo de conveniencia y oportunidad.

Persona jurídica

Los mismos documentos solicitados cuando se trata de contratación de prestación de servicios de apoyo a la gestión (ver tabla anterior)

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES	COMPRA DE BIENES INMUEBLES
Adicional a los documentos previstos para la contratación directa, según el tipo de persona natural o jurídica (ver tabla anterior)
 Certificación de libertad y tradición de inmueble, con fecha de expedición no superior a 30 días calendario anteriores a la radicación en el Grupo de Contratos	 Certificación de libertad y tradición de inmueble, con fecha de expedición no superior a 30 días calendario anteriores a la radicación en el Grupo de Contratos.
 Fotocopia legible de la escritura pública del inmueble objeto del arrendamiento	 Fotocopia legible de la escritura pública del inmueble objeto de compraventa.
 Documento debidamente constituido, donde conste la facultad de disposición del Arrendador, en el caso que el titular del dominio del inmueble no sea el arrendador.	 Avalúo del bien a cargo de una institución especializada  Documento que permita evidenciar que el uso del suelo corresponde a la destinación del inmueble a comprar.
 Documento que permita evidenciar que el uso del suelo corresponde a la destinación del inmueble objeto del arriendo, cuando sea el caso.  Cualquier otro documento que, de acuerdo con las condiciones del inmueble	 Documento de análisis y comparación de las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición

4. OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS VIGENCIA FUTURA PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN

VIGENCIA FUTURA PARA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

CAPÍTULO II

VIABILIDAD O DEVOLUCIÓN DEL PROCESO

NOTA: Cuando la dependencia solicitante de la contratación es una Intendencia Regional, se informa adicionalmente sobre la solicitud y/o devolución al funcionario designado para el efecto.

Una vez cuenta con los documentos debidamente expedidos, el Grupo de Contratos solicita al Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces, los criterios del respectivo proceso de selección, para verificar la capacidad financiera de los proponentes, cuando haya lugar a ello. Para el efecto, el Coordinador del Grupo de Contratos remite la información del estudio previo de conveniencia y oportunidad, y el documento de Estudio del Sector emitidos por el solicitante de la contratación.

El Coordinador del Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces define los criterios financieros y remite al Grupo de Contratos la información mediante escrito, para su incorporación en el proyecto xx xxxxxx de condiciones o en la invitación pública

TÍTULO IV MODALIDADES DE SELECCIÓN

La escogencia del contratista se lleva a cabo mediante las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, atendiendo las reglas que a continuación de describen, de conformidad con el artículo 2 de la ley 1150 de 2007.

Los procedimientos de selección, sus condiciones y términos pueden ser objeto de modificaciones o reglamentaciones por parte del Gobierno Nacional.

POLITICAS DE OPERACIÓN

CAPÍTULO I LICITACIÓN PÚBLICA

La escogencia del contratista se debe efectuar por regla general a través de licitación pública, salvo que la selección se adelante mediante selección abreviada, concurso de méritos, o contratación directa, atendiendo lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

La licitación pública cumplirá las siguientes etapas de manera general:

ACTIVIDAD						RESPONSABLE		TÉRMINO
						Coordinador
VERIFICACION DE LA INCLUSION DE LA CONTRATACION EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISIONES						Grupo o Dependencia líder del proceso		Dentro del término establecido en el Plan Anual de Adquisiciones
						de contratación
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso. Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.						Profesional Asignado Grupo Contratos	del de	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
ELABORACIÓN	DEL	PROYECTO	XX	XXXXXX	DE	Profesional
CONDICIONES de acuerdo con los estudios previos elaborados por el área solicitante y una vez se cuente con la						Asignado Grupo	del de	N/A
información financiera.						Contratos
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O DEL						Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y
COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Previa citación por parte del secretario de la Junta, a través
de correo electrónico, estudia y analiza el borrador del
proyecto xx xxxxxx de condiciones elaborado por el Grupo de
Contratos conforme el estudio previo remitido.								n/a
De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones pertinentes para la construcción del proyecto xx xxxxxx de condiciones y/o recomienda la viabilidad de las condiciones de la contratación.						Junta o Comité de contratación
PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, del estudio previo, del aviso de convocatoria y del anexo técnico en el SECOP a través de la página						Profesional Asignado Grupo	del de	Mínimo de días hábiles.	diez	(10)
xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx						Contratos

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
PUBLICACIÓN DEL AVISO DE CONVOCATORIA EN LA PÁGINA WEB DE LA ENTIDAD: El profesional asignado del Grupo de Contratos solicita al funcionario encargado en la misma dependencia de la publicación del aviso de convocatoria en la página web de la Entidad. El aviso debe contener la información que disponga la norma vigente.	Profesional y funcionarios asignados del Grupo de Contratos.	Hasta tres (3) avisos dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la licitación con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Recepción de las observaciones a través de los medios indicados en el proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado.	Hasta antes de la fecha de apertura del proceso de selección.
REMISIÓN OBSERVACIONES AL COMITÉ ASESOR Se efectúa la remisión de las observaciones, de acuerdo con su contenido, para que se dé respuesta por la dependencia competente, según la conformación del Comité Asesor para el proceso de selección, así:  si son de contenido técnico y/o económico, se remiten al área solicitante de la contratación  si son de contenido financiero, se remiten al Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces  si son de contenido jurídico o sobre el desarrollo procedimental del proceso de selección, el Grupo de Contratos	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción en el Grupo de Contratos
RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS Las respuestas deben ser remitidas por la dependencia respectiva, al Grupo de Contratos, atendiendo los términos establecidos en el cronograma del proceso y/o en la comunicación de este Grupo. Si como resultado de las observaciones es necesario efectuar modificaciones para ser incorporadas en el pliego de condiciones definitivo, la dependencia respectiva comunica mediante escrito, de manera clara y precisa, la modificación, presentado el texto que debe integrarse al pliego, para lo cual presenta al Grupo de Contratos, el memorando que contenga el numeral o acápite completo que es objeto de modificación. Por lo tanto, no se debe remitir frases, párrafos o líneas separadas.	Comité Asesor	De acuerdo con el cronograma del proceso y la remisión del Grupo de Contratos

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
PUBLICACIÓN DE LA RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Grupo de Contratos consolida en un documento las observaciones con sus respectivas respuestas o identifica los documentos mediante los cuales se da respuesta a las observaciones, y lo presenta al Secretario General para su aprobación y firma. Publica los documentos que contienen las observaciones y sus respuestas en el SECOP, a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Nota: Este procedimiento también se aplica para dar respuesta a las observaciones que se efectúen al pliego de condiciones definitivo, documento que debe ser publicado con anterioridad al cierre del proceso de selección.	Coordinador del Grupo de Contratos y Profesional asignado	Con anterioridad a la apertura del proceso de selección
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Proyección de la resolución motivada para la firma del Ordenador del Gasto, mediante la cual se ordena la apertura de la licitación. Publicación en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, la resolución que da apertura a la licitación, así como el pliego de condiciones definitivo y del anexo técnico	Coordinador del Grupo de Contratos y Profesional asignado	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a su expedición
PLAZO DE LA LICITACIÓN O TÉRMINO PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS El plazo de la licitación o el término para la presentación de ofertas es determinado en el cronograma xxx xxxxxx de condiciones, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato a celebrar.	Oferentes	Desde la apertura al proceso licitatorio y culmina en la fecha y hora señalada para el cierre del proceso de selección.
VISITA TÉCNICA Si el proceso licitatorio amerita la visita a las instalaciones de la Entidad para el conocimiento de las condiciones técnicas que puedan incidir en la formulación de la propuesta, ésta es coordinada por el área Interesada. Debe establecerse las condiciones en que se realiza la misma. Se expiden constancias de asistencia a la visita a los posibles proponentes, copia de las cuales se debe remitir al Grupo de Contratos en la misma fecha La visita no puede ser de carácter obligatorio.	Coordinador Grupo o Dependencia líder del proceso de contratación	Dentro del término establecido en el pliego de condiciones
AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DE ACLARACIÓN AL PLIEGO DE CONDICIONES	Coordinador Grupo Contratos	Dentro de los 3 días hábiles siguientes al

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
Audiencia con el propósito de revisar la identificación, evaluación y asignación de los riesgos previsibles de que trata el artículo 4 xx xxx 1150 de 2007. Así mismo, si a solicitud de un interesado es necesario precisar el contenido y alcance de los documentos publicados, se realiza en esta misma audiencia. A la audiencia deben asistir los integrantes del Comité Asesor que se haya establecido en el pliego de condiciones. Así mismo debe asistir el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o el funcionario designado por el mismo.	y profesional asignado Comité Asesor	inicio del plazo para la presentación de propuestas En el pliego de condiciones se determina la fecha, hora y lugar para su realización.
Grupo de Contratos coordina la realización de la audiencia de asignación de riesgos, y si fuera el caso, de aclaración xxx xxxxxx. Recibe las observaciones presentadas por las personas interesadas en participar y levanta el acta correspondiente.
Comité Asesor da respuesta a las observaciones que puedan ser resueltas en la audiencia, de acuerdo con el contenido de las mismas.
Las observaciones no respondidas en dicha audiencia, debe ser respondidas mediante memorando por el integrante del Comité Asesor y remitir la respuesta al Grupo de Contratos dentro del día hábil siguiente y de acuerdo con los términos establecidos en el cronograma, teniendo en cuenta las observaciones de su competencia.
PUBLICACION ACTA AUDIENCIA DE REVISION DE	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización de la audiencia
ASIGNACIÓN DE RIESGOS, Y DE ACLARACIÓN XXX
XXXXXX
El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la
página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el acta de la audiencia
de revisión de identificación, evaluación y asignación de
riesgos, y si fuera el caso, de aclaración xxx xxxxxx
ADENDAS
El Comité Asesor proyecta las condiciones de las adendas y justifica su requerimiento, de acuerdo con su competencia, documento que se remite al Grupo de Contratos. El término para su publicación debe ser suficiente para que le permita a los proponentes ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. El Grupo de Contratos proyecta la adenda y la remite para la revisión y visto bueno.  En aquellos casos donde se comprometa el	Comité Asesor. Coordinador del Grupo de Contratos y profesional asignado.	Su expedición y publicación no puede ser dentro de los tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección, prevista en el cronograma respectivo. La publicación debe

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
presupuesto de la Entidad, es el Ordenador del Gasto quien la autoriza y firma.  En los casos donde se modifican condiciones que no comprometen el presupuesto de la Entidad, es el Secretario General quien la autoriza y firma. . Grupo de Contratos publica la adenda en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	Ordenador gasto	del	efectuarse dentro de las horas y días hábiles previstos en el reglamento.
	Secretario General
CIERRE DE LA LICITACIÓN El Grupo de Contratos verifica en la plataforma del SECOP II, el número de propuestas presentadas y debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente la plataforma. Mediante clic en “Publicar lista de oferentes , y procede de acuerdo con el cronograma del proceso a desencriptar los sobres económicos, de acuerdo con lo establecido por Colombia Compra Eficiente, en las guías y Manuales..			Según el cronograma previsto
Si el proceso no corresponde a un proceso que se deba publiar en el SECOP II, se procederá de la siguiente manera: En presencia de los proponentes asistentes se realiza el acto de cierre del proceso de selección, con la asistencia mínima de los siguientes funcionarios:  El Coordinador del Grupo o Jefe de la Dependencia interesada o su delegado  El jefe o un delegado de la Oficina de Control Interno  El Coordinador del Grupo de Contratos  El profesional asignado del Grupo de Contratos	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado		La hora para el cierre corresponde a la hora legal para Colombia, que se verifica en la página web del Instituto Nacional de Metrología.
ACTA DE CIERRE DE LA LICITACIÓN
Si el proceso no corresponde a un proceso publicado en la plataforma del SECOP II, el grupo de contratos elabora el acta cierre de la licitación, a la cual anexa el listado de oferentes asistentes a la misma, dejando constancia del número de propuestas presentadas y su radicación (fecha y hora), del número de folios de cada una de las propuestas, el número de la garantía de seriedad cada una de ellas, el nombre de la aseguradora respectiva, el valor de la propuesta y las observaciones a que haya lugar.	Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización de la diligencia de cierre
Publica el acta en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA VERIFICACIÓN DE

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
DOCUMENTOS HABILITANTES Y CALIFICACIÓN, si el proceso no corresponde a la plataforma del SECOP II El Grupo de Contratos remite mediante memorando las copias de las propuestas a los miembros del Comité Asesor en los aspectos financieros y en los aspectos técnicos y económicos, para la verificación y calificación que corresponda de acuerdo con su competencia.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización de la diligencia de cierre
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y CALIFICACIÓN
Comité Asesor realiza la evaluación de las propuestas conforme a los criterios establecidos en el pliego de condiciones, de acuerdo con la competencia de cada uno de sus integrantes y envía el informe de verificación y calificación al Grupo de Contratos, con todos sus soportes. Cuando se estime necesario solicitar aclaraciones o explicaciones, la entidad efectuará requerimiento mediante comunicación suscrita por el integrante respectivo del Comité Asesor evaluador (Tecnico- eonomico; financiero; o jurídicos	Coordinadores o Jefes integrantes del Comité Asesor	Dentro del término señalado en el memorando remisorio de las copias de las propuestas.
Excepcionalmente, en caso que se considere pertinente la prórroga del plazo de verificación y evaluación para garantizar el principio de selección objetiva, este será modificado mediante adenda expedida por el Secretario General. El nuevo plazo no podrá exceder el término establecido en la ley.	Coordinador Grupo de Contratos
Dicha adenda será solicitada por el Comité Asesor, elaborada por el grupo de contratos, y publicada en el SECOP una vez este firmada por el Secretario General.
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Los proponentes pueden subsanar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes De conformidad con lo dispuesto por el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificada por el artículo 5 de la ley 1882 de 2018 legales	Oferentes	Dentro del plazo que la Superintendencia le otorgue al oferente para enmendar el defecto observado durante la evaluación de las ofertas en el marco del artículo 5 de la ley 1882 de 2018. y de acuerdo con el cronograma del proceso de contratación
ANÁLISIS DOCUMENTOS PARA SUBSANAR	Coordinador	Dentro	del	término

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
El Grupo de Contratos recibe los documentos de aclaraciones o subsanaciones a los requisitos habilitantes y de acuerdo con su contenido, en la plataforma del SECOP, al correo electrónico oficial de la entidad, el Comité Asesor que corresponda, realizará su respectiva verificación.	Grupo de Contratos y Profesional asignado.	establecido en el cronograma del proceso
	Comité Asesor
Cada integrante del Comité Asesor verifica y analiza la documentación allegada de acuerdo con su competencia, y elabora el informe de verificación y calificación definitivo, que se remite al Grupo de Contratos.
INFORMES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
El Grupo de Contratos una vez recibidos los informes de evaluación definitiva, proyecta el acta de consolidación de las evaluaciones. El Grupo de Contratos publica los informes de evaluación de las propuestas, que incluye la información sobre la verificación de los requisitos habilitantes, así como de la calificación de las ofertas, en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado	En la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección. Por el término de cinco (5) días hábiles.
OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN
Si se presentan observaciones al informe de evaluación, se analizará el contenido de las mismas así:  si son de contenido técnico y/o económico, al área solicitante de la contratación  si son de contenido financiero, el Grupo de Contabilidad  si son de contenido jurídico, el Grupo de Contratos da respuesta	Comité Asesor	Dentro del término previsto en el cronograma del proceso
INFORMACIÓN A LA JUNTA O DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Previa citación por parte del secretario de la Junta o del Comité, a través de correo electrónico, analiza los informes de las evaluaciones y las observaciones a los mismos si hubo lugar, así como del acta de consolidación de las verificaciones y evaluaciones presentada por el Comité Asesor. De acuerdo con lo anterior, se verifica el orden de elegibilidad para la audiencia pública de adjudicación y efectúa las recomendaciones a que haya lugar	Junta de Contratación o Comité de Contratación, Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos	Sesión Junta o Comité

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN
La adjudicación se realizará en audiencia pública mediante resolución motivada, de acuerdo con el art. 9 de la ley 1150 de 2007.
Previo a la audiencia, el Grupo Contratos proyecta la resolución motivada de adjudicación para la firma del Ordenador del Gasto.
Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los informes de evaluación definitivos presentados por cada uno de los integrantes del Comité Asesor, el acta de consolidación de los informes de evaluación, el acta de la audiencia de adjudicación y la resolución por medio de la cual se adjudica el contrato. PRÓRROGA PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado	En la fecha, hora y lugar indicados en el cronograma de la licitación
Cuando las necesidades de la Administración lo exijan, cualquier miembro del Comité Asesor puede solicitar la prórroga del plazo de la Adjudicación, para lo cual presenta la solicitud ante el Grupo de Contratos, quien elabora el documento por medio de la cual se modifica la fecha y hora para la realización de la Audiencia, para la firma del Ordenador del Gasto.	Comité Asesor
Así mismo, si una vez iniciada la audiencia pública de adjudicación y de acuerdo con su desarrollo, es necesaria la suspensión, se comunica en la audiencia a los asistentes tal circunstancia y se deja constancia en el acta respectiva.
Una vez suscrito el acto administrativo de suspensión por el Ordenador del Gasto, se publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
DECLARATORIA DE DESIERTA
La Licitación se declara desierta únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva; ésta se declara por medio de resolución motivada, expedida por el Ordenador del Gasto
El Grupo de Contratos proyecta el acto administrativo motivado para la firma del Ordenador del Gasto, mediante la cual se declara desierta la licitación.
Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el acto administrativo mencionado anteriormente. Adelanta los trámites de notificación del acto administrativo de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia, en coordinación con el Grupo o dependencia competente. Si dentro del término indicado anteriormente se presentan recursos de reposición por parte de los proponentes, remite al Comité Asesor para que cada integrante dé respuesta de acuerdo con su competencia, dentro del plazo establecido por el Grupo de Contratos.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado	En la fecha prevista en el cronograma para la adjudicación. El recurso de ser tramitado conforme los términos previstos en el Código de lo Contencioso Administrativo
El Comité Asesor revisa y analiza las impugnaciones al acto administrativo de declaratoria de desierta, de acuerdo con su competencia, proyecta las respuestas a las mismas y las remite al Grupo de Contratos para la proyección del acto administrativo que resuelve el recurso.	Integrantes del Comité Asesor.
Una vez proyectado el acto administrativo se remite al Secretario General para su aprobación y visto bueno previo a la firma del ordenador del Gasto.

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

CAPÍTULO II SELECCIÓN ABREVIADA

La Superintendencia realiza la selección del contratista se realiza a través de este procedimiento cuando se trate de:

 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

 La enajenación de bienes del Estado

 La contratación de menor cuantía, la cual se determina en función del presupuesto anual de la Entidad, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes.

 La licitación pública haya sido declarada desierta, a través del procedimiento de menor cuantía.

 La contratación de prestación de servicios de salud

SECCIÓN I

ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

Son bienes de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

SUBSECCIÓN I SUBASTA INVERSA

De manera general el proceso de selección abreviada mediante subasta inversa se realizará conforme a las siguientes actividades:

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso. Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera. y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Profesional Asignado del Grupo de Contratos	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
ELABORACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	N/A
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Junta de Contratación o Comité de Contratación	En la sesión de la Junta o Comité
PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, ESTUDIO PREVIO, AVISO DE CONVOCATORIA Y LA(S) FICHA(S) TÉCNICA(S) El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el proyecto xx xxxxxx de condiciones y su anexo técnico, el aviso de convocatoria pública, los estudios previos y la(s) ficha(s) técnica(s).	Profesional asignado Grupo de Contratos	Mínimo de cinco (5) días hábiles
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado.	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PUBLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y DE RESPUESTA A LAS MISMAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Comité Asesor Coordinador Grupo contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS DE LIMITAR A MIPYMES
Los interesados podrán solicitar la limitación de la participación a MIPYMES, de conformidad con las reglas y cuantías establecidas en la normatividad vigente. El Grupo de Contratos recibe las manifestaciones de interés en limitar la participación a MIPYMES junto con los soportes correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente, dejando constancia en el acto de apertura de la limitación o no de la participación.	Interesados Coordinador Grupo contratos y profesional asignado.	Una vez publicado el proyecto xx xxxxxx de condiciones y hasta el día hábil anterior a la apertura del proceso de selección
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado.	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado.	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VISITA TÉCNICA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Dependencia líder del proceso de contratación	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
ADENDAS	Comité Asesor.
El Comité Asesor proyecta las condiciones de las adendas y justifica su requerimiento, de acuerdo con su competencia, documento que se remite al Grupo de Contratos. El término para su publicación debe ser suficiente para que le permita a los proponentes ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.  No puede expedirse ni publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección	Coordinador del Grupo de Contratos y profesional asignado.	De acuerdo con las fechas previstas en el cronograma
.  El Grupo de Contratos puede establecer fechas y/u horas para la entrega de información por parte de la dependencia competente y que se requiera para la elaboración de las adendas, para garantizar que las adendas sean tramitadas y publicadas oportunamente.		La publicación debe efectuarse dentro de las horas y días hábiles previstos en el reglamento.
El Grupo de Contratos proyecta la adenda y la remite para la revisión y visto bueno.
 En aquellos casos donde se comprometa el presupuesto de la Entidad, es el Ordenador del Gasto quien la

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
autoriza y firma.  En los casos donde se modifican condiciones que no comprometen el presupuesto de la Entidad, es el Secretario General quien la autoriza y firma. . Grupo de Contratos publica la adenda en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	Ordenador gasto	del
	Secretario General
CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA			Según el cronograma previsto
En presencia de los proponentes asistentes se realiza el acto de cierre del proceso de selección, con la asistencia mínima de los siguientes funcionarios: - El Coordinador del Grupo o Jefe de la Dependencia Interesada o su delegado - El jefe o un delegado de la Oficina de Control Interno - El Coordinador del Grupo de Contratos - El profesional asignado del Grupo de Contratos	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado		La hora para el cierre corresponde a la hora legal para Colombia, que se verifica en la página web del Instituto Nacional de Metrología.
ACTA DE CIERRE
El Grupo de Contratos verifica en la plataforma del SECOP II, el número de propuestas presentadas y debe publicar el acta de cierre que genera automáticamente la plataforma. Mediante clic en “Publicar lista de oferentes , y procede de acuerdo con el cronograma del proceso a desencriptar los sobres económicos, de acuerdo con lo establecido por Colombia Compra Eficiente, en las guías y Manuales..
Si el proceso no se raelizó en el SECOP PII, El Grupo de Contratos elabora el acta cierre de la selección abreviada mediante subasta inversa, a la cual anexa el listado de oferentes asistentes a la misma, dejando constancia del número de propuestas presentadas y su radicación (fecha y hora), del número de folios de cada una de las propuestas, el número de la garantía de seriedad cada una de ellas, el nombre de la aseguradora respectiva y las observaciones a que haya lugar.	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado		Dentro de los 3 días siguientes a la diligencia de cierre
Por otra parte deja constancia de la presentación del sobre cerrado y sellado que contiene la propuesta económica, el cual debe presentarse separado del sobre que contiene los requisitos habilitantes. Procede a depositar en una urna los sobres de las propuestas económicas, la cual se sella en presencia de los asistentes y sólo debe ser abierta en la audiencia pública de subasta.
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo Contratos Profesional	de y	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la realización de la diligencia de cierre

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
	asignado
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES Comité Asesor realiza la verificación de los documentos habilitantes conforme a los criterios establecidos en el pliego de condiciones de acuerdo con la competencia de cada uno de sus integrantes y envía el informe de verificación al Grupo de Contratos, con todos sus soportes. Cuando se estime necesario solicitar aclaraciones o explicaciones, la entidad efectuará requerimiento mediante comunicación suscrita por el coordinador de Contratos, previa solicitud del Comité Asesor. Excepcionalmente, en caso que se considere pertinente la prórroga del plazo de verificación para garantizar el principio de selección objetiva, este será modificado mediante adenda expedida por el Secretario General. El nuevo plazo no podrá exceder el término establecido en la ley. Dicha adenda será solicitada por el Comité Asesor, elaborada por el grupo de contratos, y publicada en el SECOP una vez este firmada por el Secretario General	Coordinadores o Jefes integrantes del Comité Asesor	Dentro del término señalado en el memorando remisorio de las copias de las propuestas.
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Los proponentes pueden subsanar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes de acuerdo con los lineamientos de Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación.	Oferentes	Dentro del plazo que la Superintendencia le otorgue al oferente para enmendar el defecto observado durante la evaluación de las ofertas – indicado en los pliegos de condiciones, sin exceder del día de la adjudicación.
ANÁLISIS DOCUMENTOS PARA SUBSANAR Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado. Comité Asesor	Dentro del término establecido dentro del memorando remisorio
INFORMES DE VERIFICACIÓN El Grupo de Contratos una vez recibidos los informes de verificación, proyecta el acta de consolidación de los criterios habilitantes. El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los informes de verificación del	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado	En la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección Por el término de tres (3) días hábiles

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
cumplimiento de los requisitos habilitantes.
OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN
Si se presentan observaciones al informe de verificación, se analizará el contenido de las mismas así:  si son de contenido técnico y/o económico, se remiten al área interesada o solicitante de la contratación  si son de contenido jurídico, el Grupo de Contratos da respuesta	Comité Asesor		Dentro del término previsto en el memorando remisorio
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Previa citación por parte del secretario de la Junta o del Comité, a través de correo electrónico, estudia y analiza los informes de las verificaciones de requisitos habilitantes y de las observaciones a los mismos si hubo lugar, así como del acta de consolidación de los informes presentada por el Comité Asesor, y efectúa las recomendaciones a que haya lugar  Se procurará que la citación se efectúe el día previo a la fecha en que este prevista la subasta pública. O el mismo día de la audiencia cuando la misma este prevista en horas de la tarde.  Lo anterior, teniendo en cuenta que el plazo previsto para subsanar documentos es hasta antes de la audiencia de la subasta pública.	Junta de Contratación o Comité de Contratación, Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos		Sesión Junta o Comité
SUBASTA INVERSA PRESENCIAL O ELECTRONICA
De acuerdo a la operatividad de la plataforma del SECOP II, la subasta podrá ser electrónica, para lo cual se debe consultar el procedimiento fijado en los manuales y guías para el efecto que expida Colombia Compra Eficiente. La subasta inversa presencial se lleva a cabo en las instalaciones de la Entidad, en el lugar, el día y hora señalada en el pliego de condiciones, siguiendo el procedimiento fijado en el mismo y en las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado Comité Asesor		En la fecha, hora y lugar indicados en el cronograma de la selección abreviada
En el caso que no haya dos o más proponentes para participar en la subasta, no hay lugar a la realización de la subasta inversa y se procede a la adjudicación, si hay lugar a ello.	Jefe o delegado de la Oficina de Control Interno
A dicha audiencia deben asistir los integrantes del Comité Asesor y el Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado
ADJUDICACIÓN La adjudicación del contrato se realiza al proponente que haya ofrecido el menor precio, una vez agotado el procedimiento	Coordinador Grupo Contratos Profesional	de y	En la fecha, hora y lugar indicados en el cronograma de la selección abreviada

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
establecido para el desarrollo de la subasta inversa. En el evento que se haya presentado un único proponente al proceso de selección, se adjudica al mismo siempre que el valor de su oferta sea igual o inferior al presupuesto de la contratación El Grupo de Contratos elabora el acta de la Audiencia de Subasta Inversa y proyecta el acto administrativo motivado de adjudicación, para la firma del Ordenador del Gasto. Publica en el SECOP, a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el acta de la subasta (si hubo lugar a ella), los informes de evaluación definitivos, el acta de consolidación de los informes de evaluación y la resolución de adjudicación del contrato.	asignado
DECLARATORIA DE DESIERTA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y Profesional	En la fecha prevista en el cronograma para la adjudicación

.

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.

SUBSECCIÓN II ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

La Superintendencia, como entidad de la rama ejecutiva del orden Nacional está obligada a la adquisición de bienes y servicios a través de Acuerdos Marco de precio, siempre que exista un Acuerdo vigente con el cual se pueda satisfacer la necesidad identificada.

 La Superintendencia se vincula al Acuerdo Marco de Precios mediante la colocación de una orden de compra (operación secundaria) para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el Acuerdo.

 La Orden de Compra es el contrato entre el Proveedor y la Entidad Compradora, y el Acuerdo Marco de Precios hace parte del mismo.

 Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato

Nota: Previo a la realización de la orden de compra, se debe presentar el tema a la Junta o Comité de Contratación, dependiendo la cuantía de la ordenación del gasto.

OBJETIVO: Contratar bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de la modalidad de selección abreviada o mínima cuantía, mediante el procedimiento de Acuerdo Marco de Precios, establecida en la Ley para suplir las necesidades de la Superintendencia de Sociedades

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
VERIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE UN ACUERDO MARCO DE PRECIOS Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN	Jefe o Coordinador Grupo o dependencia interesada	De acuerdo con el Plan Anual de Adquisiciones en el mes de que se proyecte la necesidad
ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Y DEMÁS DOCUMENTOS NECESARIOS QUE SIRVEN DE SOPORTE, ASÍ MISMO SOLICITA LA EXPEDICIÓN DEL CDP: Xxxx precisarse que en el estudio previo solo se incluirá la exigencia de garantías cuando el Acuerdo Marco de Precios al que la Superintendencia de Sociedades se va adherir, si así lo establece.	Jefe o Coordinador Grupo o dependencia interesada	Dar cumplimiento con el termino del Plan Anual de Adquisiciones

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
REALIZA LA OPERACIÓN SECUNDARIA LA CUAL INICIA CON EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA ADQUIRIR BIENES O SERVICIOS EN LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO. Debe realizar la solicitud de cotizaciones y con el resultado de las mismas, debe indicar cuál es el proveedor que ofrece condiciones más favorables, teniendo en cuenta que el criterio de escogencia que establezca Colombia Compra Eficiente, el cual puede ser el menor precio o el porcentaje de descuento entre otros. Así mismo debe dejar constancia de los fundamentos para considerar la condiciones de uno u otro proveedor como las más favorables para la Superintendencia de Sociedades v	- Jefe o Coordinador Grupo o dependencia interesada - Subdirección Administrativa o - Dirección de Informática y Desarrollo de acuerdo con el objeto)	De acuerdo con las condiciones que establezca el Acuerdo Marco de Precios.
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE. Formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso, y revisión de las observaciones aceptadas.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN, DE ACUERDO CON LA CUANTÍA Previa citación por parte del secretario de la Junta, a través de correo electrónico, estudia y analiza el estudio previo y los documentos que soportan las selección del proponente de acuerdo con el resultado de las cotizaciones y las justificaciones que se presentan en el estudio previo elaborado por el Solicitante de la Contratación De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones pertinentes para autorización de la realización de la Orden de Compra.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado Junta o Comité de contratación	N/A
ENVIA COMUNICACION A COLOMBIA COMPRA EFICIENTE Y GENERA LA ORDEN DE COMPRA Cuando el formulario de estudio previo esté debidamente diligenciado, se procede a la suscripción del acuerdo marco de precios, previa realización del procedimiento por parte de por parte de la Dirección de informática y Desarrollo o la Subdirección Administrativa genera la orden de compra en la tienda virtual de estado colombiano, en los términos establecidos en el correspondiente acuerdo	Ordenador del Gasto	De acuerdo con las condiciones que establezca el Acuerdo Marco de Precios.

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
ENVIO SOPORTES DE LA ORDEN DE COMPRA- Debe enviar la orden de compra., el Certificado de Existencia y Representación Legal, el RUT, consulta de antecedentes disciplinarios del Contratista y representante Legal, la certificación bancaría.	- Jefe Coordinador Grupo dependencia interesada	o o	Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al orden de compra
SOLICITUD REGISTRO PRESUPUESTAL
El Grupo de Contratos solicita al Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces, el registro de la orden de compra, adjuntando los soportes. Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces expide el registro presupuestal y envía al Grupo de Contratos o el que haga sus veces el certificado de registro respectivo.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado Coordinador del Grupo de Presupuesto		Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos.
COMUNUNICACION AL SUPERVISOR Se realiza la comunicación para notificar al supervisor del contrato la designación.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado		Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
La dependencia solicitante de la contratación y Supervisor da cumplimiento a las condiciones contratadas, de acuerdo con la orden de compra. Efectúa el seguimiento y se sujeta a las mismas disposiciones y obligaciones.	Jefe o Coordinador de la dependencia interesada y Profesional asignado.		De acuerdo con las condiciones que establezca el Acuerdo Marco de Precios.

SUBSECCIÓN III BOLSAS DE PRODUCTOS

El régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsas de productos, es el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas.

En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se rigen por tales disposiciones.

La adquisición de bienes y servicios por medio de este procedimiento sólo es aplicable de manera subsidiaria frente al Acuerdo Marco de Precios y a la Subasta Inversa.

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
ELABORACIÓN DE LA CARTA INTENCIÓN O SOLICITUD DE CONVOCATORIA (Documento de la Bolsa de Productos)			N/A
El Grupo o dependencia que solicita la contratación con base en el estudio previo de conveniencia y oportunidad, los documentos técnicos y demás requeridos en el capítulo primero del presente manual, elabora la carta de intención dirigida a la Bolsa Mercantil de Colombia y la remite al Grupo de Contratos, junto con todos los soportes, para su revisión. El Grupo de Contratos revisa los documentos y formula las observaciones a que haya lugar. Una vez se cuente con la versión final, se presenta junto con el estudio previo a la Junta o Comité de Contratación para la recomendación respectiva.	Grupo dependencia interesada Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	o de y
INFORMACIÓN A LA JUNTA O COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Previa citación por parte del secretario de la Junta o Comité, a través de correo electrónico, la Junta o el Comité estudia y analiza la solicitud de contratación soportada en el estudio previo y la carta de intención o solicitud de convocatoria.	Junta Contratación Comité Contratación	de o de	Sesión de la Junta o Comité de Contratación
De acuerdo con lo anterior, se determina la aprobación o efectúa las recomendaciones a que haya lugar para dar lugar a la apertura del proceso, mediante el acto administrativo respectivo, o la aclaración o alcance de los estudios previos.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y
RESOLUCIÓN DE APERTURA
El Grupo de Contratos proyecta la resolución motivada para la firma del Ordenador del Gasto, mediante la cual se ordena la apertura del proceso de selección, previo el visto	Coordinador Grupo Contratos profesional	de y	En la fecha prevista en el cronograma del proceso de selección

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
bueno del Secretario General.	asignado
PUBLICACIÓN DEL AVISO DE CONVOCATORIA Y DE LA RESOLUCIÓN DE APERTURA Se remite al procedimiento de selección abreviada	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	En la fecha prevista en el cronograma del proceso de selección
REMISIÓN DOCUMENTOS A LA BOLSA DE PRODUCTOS El Grupo o dependencia solicitante de la contratación, una vez se haya expedido la Resolución de Apertura, procede a remitir a la Bolsa Mercantil mediante oficio la documentación requerida por la Bolsa Mercantil: a. Original del oficio de solicitud de convocatoria o carta de intención. b. Estudio de Conveniencia y oportunidad. c. Resolución de Apertura del proceso de selección. d. Copia del certificado(s) de disponibilidad presupuestal(es) e. Copia del Formato F-GCON-015 de Análisis de Riesgos f. Copia de cotizaciones del estudio xx xxxxxxx g. Ficha técnica de Negociación x. Fichas técnicas de los productos a adquirir (una ficha por cada producto).	Jefe o Coordinador de la dependencia interesada y Profesional asignado.	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la expedición de la Resolución de Apertura.
SELECCIÓN DEL COMISIONISTA POR LA BOLSA DE PRODUCTOS Una vez la documentación sea remitida y recibida en la Bolsa de Productos, ésta adelanta las gestiones según su reglamento interno para convocar la selección del Comisionista. La Bolsa de Productos celebra el acto de selección del comisionista y genera un acta.	Bolsa de productos	Conforme el reglamento interno de la Bolsa de Productos
REMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL COMISIONISTA DE BOLSA SELECCIONADO El Grupo o dependencia solicitante de la contratación una vez se haya seleccionado al Comisionista de Bolsa, remite al Grupo de Contratos junto con el acta de constancia de la selección respectiva expedida por la Bolsa de Productos, los documentos requeridos al comisionista seleccionado en el estudio previo y la carta Intención o solicitud de convocatoria	Jefe o Coordinador de la dependencia interesada y Profesional asignado.	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos de selección del comisionista de bolsa
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL COMISIONISTA Y ELABORACIÓN DEL CONTRATO DE COMISIÓN El Grupo de Contratos revisa que la documentación del comisionista seleccionado se encuentre completa y que cumpla con la capacidad legal para suscribir el contrato.	Coordinador Grupo de Contratos y	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
Una vez agotada esta revisión procede a la elaboración del contrato de comisión	profesional asignado		documentos en el Grupo de Contratos
SUSCRIPCIÓN Y PUBLICACIÓN DEL CONTRATO
El Grupo de Contratos adelanta las actividades pertinentes conforme al procedimiento establecido en el Capítulo IV del presente Manual. Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el contrato de comisión y sus modificaciones posteriores.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Publicación dentro de los 3 días hábiles siguientes
AJUSTES EN LAS FICHAS DE NEGOCIACIÓN Y/O EN
LAS FICHAS TÉCNICAS DE PRODUCTOS	Dependencia
De acuerdo con la asesoría y requerimientos propios de la	solicitante de	la
negociación por Bolsa de Productos, se ajustan las fichas de	contratación	y	N/A
negociación y las fichas técnicas, previa convocatoria por la	Comisionista
Bolsa de Productos a las ruedas de negociación.	Seleccionado
CELEBRACIÓN DE LA(S) RUEDA(S) DE NEGOCIOS La Bolsa de Productos de acuerdo con su reglamento, convoca las ruedas de negociación por producto o productos, en las cuales selecciona al Comitente vendedor del o los productos. De dicha negociación, la Bolsa de Productos expide un soporte donde consta el nombre del comitente vendedor seleccionado, el producto y el valor de la operación o negociación. Grupo o dependencia solicitante de la contratación y Comisionista Seleccionado remite el soporte de la negociación celebrada en la Bolsa de Productos y lo remite al Grupo de Contratos, para la solicitud del registro presupuestal respectivo.	Bolsa Productos	de	Conforme el reglamento interno de la Bolsa de Productos
REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA NEGOCIACIÓN U OPERACIÓN EN BOLSA
El Grupo de Contratos solicita al Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces, el registro de la operación o negociación, adjuntando el soporte de la negociación expedido por la Bolsa de Productos.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
Grupo de Presupuesto o el que haga sus veces expide el registro presupuestal y envía al Grupo de Contratos o el que haga sus veces el certificado de registro respectivo.	Coordinador Grupo presupuesto
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO La dependencia solicitante de la contratación y Supervisor da cumplimiento a las condiciones contratadas,	Jefe o Coordinador de la		N/A

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
de conformidad con la(s) ficha(s) técnica(s) de negociación y ficha(s) técnica(s) de producto(s). Efectúa el seguimiento y se sujeta a las mismas disposiciones y obligaciones contenidas en el Título VIII del presente manual.	dependencia interesada Profesional asignado.	y
Cualquier tipo de asesoría, trámite o gestión respecto de los comisionistas vendedores, debe efectuarse a través del comisionista comprador. Por lo tanto, no hay relación directa entre la Entidad y los vendedores, ni sus comisionistas vendedores.

SECCIÓN II ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO

De conformidad con el literal e), numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, establece como causal de selección abreviada la enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995, así como la enajenación de bienes de las entidades en liquidación de que trata el Decreto 254 de 2000 y la ley 1105 de 2006.

Por lo anterior, se aplican los criterios establecidos en el Decreto 1082 de 2015, remitiendo en los casos de enajenación directa por oferta en sobre cerrado y de enajenación directa a través de subasta pública, al procedimiento contemplado en la Subsección 2 Mecanismos de Enajenación de la Sección 2 del mencionado Decreto.

Cualquiera sea la forma de enajenación, bien sea directa por oferta en sobre cerrado o mediante subasta pública, el procedimiento debe atender las reglas previstas en la Sección 20 del Decreto 1082 de 2015. La selección del intermediario idóneo para la enajenación se realizará por un proceso de contratación con las reglas de la selección abreviada de menor cuantía.

De manera general la enajenación de bienes se hará conforme el siguiente procedimiento:

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
DETEMINACIÓN DEL AVALÚO Y PRECIO MÍNIMO DE VENTA

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
El Grupo o dependencia solicitante de la enajenación adelanta las gestiones y trámites correspondientes con el fin de obtener el avalúo comercial del bien o bienes a enajenar, el cual puede ser adelantado por el Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx, o una persona especializada que se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Avaluadores que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio. Para el caso de bienes muebles se aplica lo dispuesto en la Subsección 4 de la Sección 2 del decreto 1082 de 2015. Para efectos de determinar el precio mínimo de venta de los bienes inmuebles se atiende lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.2.3.2. del Decreto 1082 de 2015 y para el caso de los bienes muebles a lo dispuesto en los artículos 2.2.1.2.2.4.1.y 2.2.1.2.2.4.2. del mismo Decreto.	Jefe o Coordinador dependencia solicitante y Profesional asignado	El avalúo debe tener una vigencia máxima de un año contado a partir de su expedición y encontrarse vigente al momento de determinar el precio mínimo de venta.
DETERMINACIÓN DEL MECANISMO DE ENAJENACIÓN La Entidad puede hacer uso de los mecanismos que se consagran en el Decreto 1082 de 2015, realizando la enajenación mediante Selección abreviada o directamente mediante intermediario idóneo, contratando para ello a promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar. El Grupo o dependencia solicitante de la enajenación analiza y determina el mecanismo que más se ajuste a las necesidades de la enajenación, y elabora los estudios y documentos previos e inicia el procedimiento de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Los siguientes son los mecanismos establecidos para la enajenación de bienes: A. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado Se sigue el procedimiento establecido en el artículo 2.2.1.2.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015. Los procedimientos para cada etapa se realizan según lo establecido en el presente manual, en lo pertinente. B. Enajenación directa a través de subasta pública Se sigue el procedimiento establecido para la selección abreviada por subasta inversa. Los procedimientos para cada etapa se realizan de acuerdo con lo establecido en el presente manual, en lo pertinente. C. Enajenación de bienes través de intermediario idóneo. Cuando se trate de esta modalidad, la venta se realiza siempre a	Jefe o Coordinador dependencia solicitante y Profesional asignado	N/A

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario. 1. Selección del Intermediario Idóneo La Entidad pública debe seleccionar al intermediario idóneo (promotores, bancas de inversión, martillo, comisionistas de bolsas de bienes y productos o cualquier otro intermediario idóneo) que se encargan de la enajenación de los bienes, siguiendo las reglas de la selección de menor cuantía, salvo en el caso que se trate de comisionistas de bolsa de bienes y productos, para los cuales se utiliza el procedimiento que corresponde según la ley La enajenación de bienes a la Central de Inversiones CISA S.A., debe hacerse de conformidad con las normas vigentes en la materia, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.2.1.3.del decreto 1082 de 2015, caso en el cual, se debe suscribir el respectivo contrato interadministrativo.
ELABORACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES
Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública. Además de lo señalado en el artículo 2.2.1.2.2.1.9. del Decreto 1082 de 2015 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, en el pliego de condiciones se indican las demás condiciones particulares que deben tener los posibles oferentes, con independencia del sistema de enajenación que se utilice.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	N/A
Adicionalmente se determinan los requisitos exigidos al intermediario idóneo con el fin de realizar la enajenación por su intermedio.
Igualmente, se señalan aspectos de la contratación tales como la forma de pago, el precio, las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pública y de realización del registro y las consecuencias de no hacerla en el tiempo señalado en el pliego, la obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que va a utilizar para la compra del bien, entre otras.
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Previa citación por parte del secretario de la Junta o Comité, a través de correo electrónico, la Junta o el Comité estudia y analiza la solicitud de contratación soportada en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y el avalúo comercial del bien.	Junta Contratación Comité Contratación,	de o de	Sesión junta o comité de contratación

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones que considera necesarias para la construcción del proyecto xx xxxxxx de condiciones o aclaración del estudio previo y/o recomienda la viabilidad de las condiciones de la contratación.	Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos
PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, DEL AVISO DE CONVOCATORIA Y DEL ESTUDIO PREVIO Se remite al procedimiento establecido para la selección abreviada por subasta inversa. El aviso de convocatoria se publica con la información adicional requerida en el artículo 2.2.1.2.2.1.8. del Decreto 1082 de 2015. El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el proyecto xx xxxxxx de condiciones, el aviso de convocatoria pública, los estudios previos, el listado de bienes sometidos a enajenación.	Profesional asignado Grupo de Contratos.	Dentro del término establecido en el cronograma del proceso
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Oferentes	Ver procedimiento licitación pública
PUBLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y DE RESPUESTA A LAS MISMAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Comité asesor, Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento licitación pública
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento licitación pública
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Oferentes	Ver procedimiento licitación pública
VISITA TÉCNICA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador dependencia interesada	Ver procedimiento licitación pública
PLAZO PARA PUBLICAR ADENDAS Se remite al procedimiento establecido para la selección abreviada por subasta inversa.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento selección abreviada
CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA		En la fecha

ACTIVIDAD							RESPONSABLE		TÉRMINO
En presencia de los proponentes asistentes se realiza el acto de cierre del proceso de selección, con la asistencia mínima de los siguientes funcionarios:  El Coordinador del Grupo o Jefe de la Dependencia Interesada o su delegado  El jefe o un delegado de la Oficina de Control Interno  El Coordinador del Grupo de Contratos  El profesional asignado del Grupo de Contratos							Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	prevista en el cronograma del proceso de selección. La hora para el cierre corresponde a la hora legal para Colombia, que se verifica en la página web del Instituto Nacional de Metrología.
ACTA DE CIERRE DEL PROCESO El Grupo de Contratos elabora el acta cierre del proceso de enajenación, a la cual anexa el listado de oferentes asistentes a la misma, dejando constancia del número de propuestas presentadas y su radicación (fecha y hora), del número de folios de cada una de las propuestas, el o los bienes para los cuales presenta propuesta, el número del recibo de consignación a favor de la Entidad por un valor no inferior al 20% del precio mínimo de venta y las observaciones a que haya lugar.							Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Se publica dentro de los 3 días hábiles siguientes a la diligencia de cierre
Por otra parte deja constancia de la presentación del sobre cerrado y sellado que contiene la propuesta económica, cuando hay lugar a ello, el cual debe presentarse separado del sobre que contiene los requisitos habilitantes.
Procede a depositar en una urna los sobres de las propuestas económicas, la cual se sella en presencia de los asistentes y sólo debe ser abierta en la audiencia pública.
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA LA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública							Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública							Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMES DE VERIFICACIÓN									En la fecha y por
El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la									el	término
página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los informes de verificación							Coordinador		establecido en el
del	cumplimiento	de	los	requisitos	habilitantes	(jurídicos,	Grupo	de	cronograma del
financieros y técnicos).							Contratos	y	proceso	de
							profesional		selección

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
Recibe las observaciones presentadas por los proponentes al informe de verificación y da traslado de las mismas a los integrantes del Comité Asesor de acuerdo con la competencia de cada uno	asignado
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Los proponentes pueden subsanar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes,	Proponentes		Dentro del plazo que la Superintendencia le otorgue al oferente para enmendar el defecto observado durante la evaluación de las ofertas – indicado en los pliegos de condiciones, sin exceder del día de la adjudicación.
ANÁLISIS DOCUMENTOS PRESENTADOS PARA XXXXXXXX
El Grupo de Contratos recibe los documentos de aclaraciones o subsanaciones a los requisitos habilitantes y de acuerdo con su contenido, lo remite al integrante del Comité Asesor que corresponda, para su respectiva verificación	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos
Cada integrante del Comité verifica y analiza la documentación allegada de acuerdo con su competencia, y elabora el informe de verificación definitivo, que se remite al Grupo de Contratos.
	Comité Asesor
El Grupo de Contratos una vez recibidos los informes de verificación definitivos, proyecta el acta de consolidación de los informes.
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O COMITÉ DE CONTRATACIÓN Previa citación por parte del secretario de la Junta o del Comité, a través de correo electrónico, estudia y analiza los informes de las verificaciones de requisitos habilitantes y de las observaciones a los mismos si hubo lugar, así como del acta de consolidación de los informes presentada por el Comité Asesor, y efectúa las recomendaciones a que haya lugar	Junta Contratación Comité Contratación	de o de	Sesión de la Junta o Comité de Contratación
AUDIENCIA PARA LA MEJORA DE OFERTA O DE SUBASTA PÚBLICA PRESENCIAL O ELECTRÓNICA. La audiencia de mejora de oferta o de subasta pública se lleva a	Integrantes	del

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
cabo en las instalaciones de la Entidad, en el lugar, el día y hora señalada en el pliego de condiciones, siguiendo el procedimiento fijado en el mismo y en las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. A dicha audiencia deben asistir los integrantes del Comité Asesor y pueden asistir los miembros de la Junta de Contratación o del Comité de Contratación, según corresponda.	Comité Asesor, jefe o delegado de la Oficina de Control Interno y Profesional asignado del Grupo de Contratos	En la fecha prevista en el cronograma del proceso de selección
ADJUDICACIÓN La adjudicación del contrato se realiza al proponente que haya ofrecido el mejor precio por una sola vez o al proponente que haya ofertado el mayor valor a pagar de acuerdo con las reglas xxx xxxxxx y según el mecanismo de enajenación, una vez agotado el procedimiento establecido para el desarrollo de la audiencia o de la subasta pública. El Grupo de Contratos elabora el acta de la Audiencia de subasta pública o de mejora de oferta y proyecta el acto administrativo motivado de adjudicación, para la firma del Ordenador del Gasto. Publica en el SECOP, a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el acta de la subasta, los informes de evaluación definitivos, el acta de consolidación de los informes de evaluación y la resolución de adjudicación del contrato.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	En la fecha prevista en el cronograma del proceso de selección
DECLARATORIA DE DESIERTA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	En la fecha prevista en el cronograma del proceso de selección para la adjudicación

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.

SECCIÓN III MENOR CUANTÍA

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS	Profesional
SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya	Asignado	del	Dentro de los 5 días
lugar, si es el caso.	Grupo	de	hábiles siguientes a
	Contratos		la recepción de los

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera. y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.			documentos en el Grupo de Contratos
ELABORACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O COMITÉ DE CONTRATACIÓN Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, DEL ESTUDIO PREVIO, DEL AVISO DE CONVOCATORIA Y DEL ANEXO TÉCNICO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Mínimo cinco (5) días hábiles.
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PUBLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y DE RESPUESTA A LAS MISMAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS DE LIMITAR A MIPYMES
Los interesados pueden solicitar la limitación de la participación a mipymes, de conformidad con las reglas establecidas en la normatividad vigente. La limitación de la convocatoria a mipymes aplica de acuerdo con la cuantía del proceso. El Grupo de Contratos recibe las manifestaciones de interés en limitar la participación a mipymes junto con los soportes correspondientes de acuerdo con la normatividad vigente, dejando constancia en el acto de apertura de la limitación o no de la participación. .	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Una vez publicado el proyecto xx xxxxxx de condiciones y hasta el día hábil anterior a la apertura del proceso de selección
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

ACTIVIDAD					RESPONSABLE		TÉRMINO
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS Los oferentes interesados en participar en el mismo manifiestan su interés, con el fin de conformar una lista de posibles oferentes. Si el proceso se limitó únicamente a la participación de mipymes, sólo pueden presentar manifestaciones quienes tengan tal calidad, de acuerdo con la información contenida en la resolución de apertura. El Grupo de Contratos elabora el acta donde conste el nombre de todos los que manifestaron interés en participar en el proceso y la publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.					Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Dentro de los tres (3) días hábiles a partir de la apertura del proceso de selección.
AUDIENCIA DE SORTEO DE OFERENTES Cuando el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), se puede realizar el sorteo en audiencia pública para escoger entre ellos un número no inferior a éste, que pueden presentar oferta en el proceso de selección. Grupo de Contratos publica en el SECOP, a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el acta de la audiencia del sorteo de consolidación de oferentes.					Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	En la fecha, el lugar y la hora que se establezca en el pliego de condiciones.
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.					Oferentes		Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VISITA TÉCNICA Se remite al procedimiento pública.	establecido	para	la	licitación	Jefe Coordinador Grupo dependencia interesada	o o	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PLAZO PARA PUBLICAR ADENDAS Se remite al procedimiento establecido para la selección abreviada mediante subasta inversa.					Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la selección abreviada mediante subasta inversa.
CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública					Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA LA VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES Y CALIFICACIÓN. Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública					Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS					Comité Asesor		Ver	procedimiento

ACTIVIDAD				RESPONSABLE		TÉRMINO
Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública						establecido para licitación pública	la
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Se remite al procedimiento establecido pública.	para	la	licitación	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública.
INFORMES DE VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS				Coordinador		Por el término de
PROPUESTAS				Grupo	de	tres (3) días hábiles.
Se remite al procedimiento establecido para la licitación				Contratos	y
pública.				profesional
				asignado
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O COMITÉ DE CONTRATACIÓN				Coordinador Grupo de Contratos		Ver procedimiento establecido para la licitación pública
Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.				Junta o Comité de Contratación
ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN Grupo Contratos proyecta la resolución motivada de adjudicación para la firma del Ordenador del Gasto.				Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	En la fecha, el lugar y la hora que se establezca en el pliego de condiciones.
Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los informes de evaluación definitivos presentados por cada integrante del Comité Asesor, el Acta de consolidación de los informes de evaluación y la resolución por medio de la cual se adjudicó el contrato.						Publicación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la expedición del acto
DECLARATORIA DE DESIERTA Se remite al procedimiento establecido pública.	para	la	licitación	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN O DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA POR MENOR CUANTÍA

CAPÍTULO III CONCURSO DE MÉRITOS

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se pueden utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

A su vez, la precalificación se realiza mediante conformación de lista de precalificados.

NOTA: En los procesos de selección adelantados a través de concurso de méritos no se califica el factor económico. La verificación económica se realiza en la audiencia pública de apertura de propuesta económica, verificación de la consistencia de la oferta técnica con la propuesta económica y adjudicación o

declaratoria de desierta, de conformidad con el procedimiento que se describe a continuación, tanto para el concurso de méritos abierto o para el concurso de méritos con precalificación.

SECCIÓN I

CONCURSO DE MÉRITOS POR EL SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.3.3. del Decreto 1082 de 2015, la precalificación consiste en la conformación de una lista de precalificados cuando se considere necesario dada la complejidad del objeto a contratar.

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso. Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera. y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Profesional Asignado del Grupo de Contratos	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA PRESENTACIÓN DE EXPRESIONES DE INTERÉS El Grupo de Contratos elabora el aviso para la firma del Ordenador del Gasto, el cual contiene la información establecida en el artículo 2.2.1.2.1.3.4 del Decreto 1082 de 2015.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	N/A
ELABORACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Previa citación por parte del secretario de la Junta o Comité, a través de correo electrónico, la Junta o el Comité estudia y analiza la solicitud de contratación soportada en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y el aviso de convocatoria para la presentación de expresión de interés. De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones que considera necesarias para la construcción del proyecto xx xxxxxx de condiciones o aclaración del estudio previo y/o recomienda.	Junta o Comité de Contratación	Sesión junta o comité de contratación
PUBLICACIÓN DEL AVISO DE CONVOCATORIA, DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, DEL ESTUDIO	Coordinador Grupo de	Ver procedimiento

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
PREVIO Y DEL ANEXO TÉCNICO Se remite al procedimiento previsto para la subasta inversa.	Contratos profesional asignado	y	establecido para subasta inversa	la
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Oferentes		Ver procedimiento licitación pública
PUBLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y DE RESPUESTA A LAS MISMAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Comité asesor, Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado		Ver procedimiento licitación pública
PRESENTACIÓN DE MANIFESTACIONES DE INTERÉS Y DE DOCUMENTOS HABILITANTES El Grupo de Contratos levanta el acta, dejando constancia del número de manifestaciones de interés y por parte de quiénes fueron presentadas, el número de folios, la fecha y hora de radicación, y las observaciones a que haya lugar y publica el acta en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha final prevista para la presentación de manifestaciones de interés
ENVÍO DE LAS MANIFESTACIONES DE INTERÉS Y DE DOCUMENTOS HABILITANTES PARA SU VERIFICACIÓN. Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública, para la verificación de requisitos habilitantes	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento licitación pública
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES – INFORME DE PRECALIFICACIÓN Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Comité asesor, Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado		Ver procedimiento licitación pública
PUBLICACIÓN DEL INFORME DE PRECALIFICACIÓN Previo a la conformación de la lista, los participantes pueden conocer, subsanar y/o aclarar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, de acuerdo con el informe de precalificación. El Grupo de Contratos recibe los documentos que sean presentados y los remite, según la competencia, a los integrantes del Comité Asesor.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Dentro del término de dos (2) días hábiles siguientes a la etapa de verificación de requisitos habilitantes y manifestaciones de interés,
CONSOLIDACIÓN DE INFORMES DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES El Comité Asesor verifica y analiza la información allegada dentro del plazo establecido para subsanar y/o aclarar por parte	Comité asesor		De acuerdo con el cronograma del proceso y la remisión del Grupo de

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
de los participantes, si es del caso, y elabora el nuevo informe de verificación acorde con la competencia de cada integrante del Comité.		Contratos
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Previa citación por parte del secretario de la Junta o del Comité, a través de correo electrónico, estudia y analiza los informes de las verificaciones de requisitos habilitantes y de las observaciones a los mismos si hubo lugar, así como del acta de consolidación de los informes presentados por el Comité Asesor, y efectúa las recomendaciones a que haya lugar.	Junta de Contratación o Comité de Contratación	Sesión Junta o Comité de Contratación
INFORMES DE PRECALIFICACIÓN El Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los informes de precalificación Recibe las observaciones presentadas por los proponentes al informe de verificación y da traslado de las mismas a los integrantes del Comité Asesor de acuerdo con la competencia de cada uno	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	En la fecha y por el término establecido en el cronograma del proceso de selección
OBSERVACIONES AL INFORME DE PRECALIFICACIÓN Los interesados pueden presentar comentarios al informe de precalificación conforme lo previsto en el art. 2.2.1.2.1.3.5 del Decreto 1082 de 2015.	Interesados	Dentro de los 2 días hábiles siguientes a su publicación
AUDIENCIA DE PRECALIFICACIÓN Grupo de Contratos con base en los informes del Comité Asesor, proyecta el acto administrativo de conformación de la lista de precalificación para la firma del Ordenador del Gasto. Para la conformación de la lista se debe tener en cuenta un número plural de precalificados que no puede exceder del número máximo que la Entidad haya determinado en el estudio previo. Para determinar dicho número procede a la realización del sorteo en la audiencia de precalificación. De no establecerse un número máximo, no hay lugar a efectuar el sorteo y se conforma la lista con los precalificados. El Grupo de Contratos da inicio y dirige la audiencia pública, con la asistencia de los integrantes del Comité Asesor y del Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, y levanta el acta de la audiencia. Si una vez llevado a cabo el procedimiento anterior, sólo se presenta un interesado, se puede llevar a cabo el proceso, siempre que el único proponente cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y la oferta satisfaga los requerimientos	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado	En la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
establecidos en el pliego de condiciones.	Comité Asesor
PUBLICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE PRECALIFICACIÓN Y DEL ACTA DE LA AUDIENCIA.
Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, el acto administrativo de conformación de la lista de precalificación. Si se presentan recursos de reposición por parte de los integrantes, remite al Comité Asesor para que cada integrante dé respuesta de acuerdo con su competencia.	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado		Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la celebración de la audiencia de precalificación.
	Comité Asesor
Comité Asesor revisa y analiza las impugnaciones al acto administrativo de conformación de la lista de precalificados, de acuerdo con su competencia, proyecta las respuestas a las mismas y las remite al Grupo de Contratos.
FIRMEZA DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE PRECALIFICADOS
Grupo de Contratos publica las respuestas a las impugnaciones y/o el acto administrativo de conformación de la lista, una vez vencido el término indicado en el numeral anterior, de acuerdo con el resultado del análisis de los recursos que se hayan interpuesto, si es del caso.	Coordinador Grupo contratos y profesional asignado		N/A
 Si no se interpusieron recursos, el acto administrativo de conformación de la lista corta de precalificados queda en firme una vez vencido el término dispuesto en las normas vigentes.	Comité Asesor
 Si se interpusieron recursos, el acto administrativo de conformación de la lista corta queda en firme una vez se proyecte la respuesta a los mismos por parte del Comité Asesor, se proyecte el acto administrativo que corresponda para la firma del Ordenador del Gasto, por parte del Grupo de Contratos y se realice la notificación que corresponda en coordinación con el Grupo de Gestión Documental o el que haga sus veces.
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
TÉRMINO PARA PRESENTAR OFERTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
VISITA TÉCNICA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Jefe Coordinador Grupo dependencia interesada	o o	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PLAZO PARA PUBLICAR ADENDAS Se remite al procedimiento establecido para la selección abreviada por subasta inversa.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado Comité Asesor	de y	Ver procedimiento establecido para la subasta inversa
CIERRE DEL CONCURSO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA LA VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VERIFICACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA Y CALIFICACIÓN Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS El Grupo de Contratos en la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección, publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Por el término de tres (3) días hábiles, los informes de verificación y calificación.
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Previa citación por parte del secretario de la Junta o Comité, a través de correo electrónico, la Junta o el Comité estudia y analiza los informes de las evaluaciones y de las observaciones a los mismos si hubo lugar, así como del acta de consolidación de las verificaciones y evaluaciones presentada por el Comité Asesor. De acuerdo con lo anterior, se determina el orden de elegibilidad para la apertura de la propuesta económica y efectúa las	Junta de Contratación o Comité de Contratación, Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos		Sesión Junta o Comité de Contratación

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
recomendaciones a que haya lugar
REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA, VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA DE LA PROPUESTA ECONÓMICA CON LA OFERTA TÉCNICA Y ADJUDICACIÓN El Comité Asesor lleva a cabo la revisión de la oferta económica, en conjunto con el oferente ubicado en el primer lugar de elegibilidad, la cual se establece de manera expresa en el pliego de condiciones respectivo.	Comité Asesor, en el ámbito de su competencia y Profesional asignado del Grupo de Contratos	En la fecha, hora y lugar indicados en el cronograma del proceso.
Si no hay acuerdo con dicho oferente, se revisa la oferta económica del oferente ubicado en segundo lugar de elegibilidad.
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
DECLARATORIA DE DESIERTA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.

SECCIÓN II CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso. Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera. y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx	Profesional Asignado del Grupo de Contratos	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
de condiciones.
ELABORACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Previa citación por parte del secretario de la Junta o Comité, a través de correo electrónico, la Junta o el Comité estudia y analiza la solicitud de contratación soportada en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y el aviso de convocatoria para la presentación de expresión de interés. De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones que considera necesarias para la construcción del proyecto xx xxxxxx de condiciones o aclaración del estudio previo y/o recomienda.	Junta o Comité de Contratación	Sesión junta o comité de contratación
PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES, DEL ESTUDIO PREVIO Y DEL ANEXO TÉCNICO Se remite al procedimiento previsto para la subasta inversa.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Mínimo cinco (5) días hábiles.
PLAZO PARA PRESENTAR OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Oferentes	Ver procedimiento licitación pública
PUBLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y DE RESPUESTA A LAS MISMAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Comité asesor, Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento licitación pública
RESOLUCIÓN DE APERTURA Y PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
TÉRMINO PARA PRESENTAR OFERTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
VISITA TÉCNICA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Jefe o Coordinador dependencia interesada	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
PLAZO PARA PUBLICAR ADENDAS Se remite al procedimiento establecido para la selección abreviada por subasta inversa.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la subasta inversa

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
	Comité Asesor
CIERRE DEL CONCURSO Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
ENVÍO DE PROPUESTAS PARA LA VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS El Grupo de Contratos en la fecha establecida en el cronograma del proceso de selección, publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Por el término de tres (3) días hábiles, los informes de verificación y calificación.
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
INFORMACIÓN A LA JUNTA DE CONTRATACIÓN O AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Se remite al procedimiento establecido para el concurso de méritos con precalificación.	Junta de Contratación o Comité de Contratación, Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos	Sesión Junta o Comité de Contratación
REVISIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA, VERIFICACIÓN DE LA CONSISTENCIA DE LA PROPUESTA ECONÓMICA CON LA OFERTA TÉCNICA Y ADJUDICACIÓN Se remite al procedimiento establecido para el concurso de méritos con precalificación.	Comité Asesor y Profesional asignado del Grupo de Contratos	En la fecha, hora y lugar indicados en el cronograma del proceso.
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública
DECLARATORIA DE DESIERTA Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.	Coordinador Grupo de Contratos y profesional asignado	Ver procedimiento establecido para la licitación pública

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

Se remite al procedimiento establecido para la licitación pública.

CAPÍTULO IV MÍNIMA CUANTÍA

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya lugar, si es el caso. Una vez se cuente con la versión final del Estudio previo y sus soportes, el Grupo de Contratos procederá a solicitar la información financiera. y a la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Profesional Asignado Grupo Contratos	del de	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en el Grupo de Contratos
ELABORACIÓN DE LA INVITACIÓN PÚBLICA
Grupo de Contratos con base en el estudio previo de conveniencia y oportunidad y los documentos técnicos remitidos por el área interesada, elabora el documento de invitación pública. En el caso que requiera la definición de requisitos financieros, remite el estudio previo al Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces, para lo correspondiente; quien remite al Grupo de Contratos los requisitos a ser incorporados en la Invitación Pública.	Coordinador Grupo Contratos profesional asignado	de y	N/A
El Comité Asesor se encuentra conformado mínimo por:
- El Coordinador o Jefe del área solicitante o interesada. - El Coordinador del Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces (cuando sea el caso). - El Coordinador del Grupo de Contratos
INFORMACIÓN AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN, CUANDO SEA REQUERIDO DE ACUERDO CON LA CUANTÍA
Si el valor del presupuesto oficial definido para el proceso de selección de mínima cuantía es igual o inferior a 10 SMMLV, este no requiere ser presentado ante el Comité de Contratación Previa citación por parte del secretario del Comité, a través de correo electrónico, analiza el estudio previo de conveniencia y oportunidad presentado por el solicitante de la contratación, que contiene las condiciones básicas del proceso de selección. De acuerdo con lo anterior, presenta las observaciones o recomendaciones que considera necesarias para la construcción de la invitación pública y/o recomienda la viabilidad de las condiciones de la contratación.	Comité Contratación Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado Grupo Contratos	de de y del de	Sesión Comité de Contratación
PUBLICACIÓN DE LA INVITACIÓN PÚBLICA	Profesional		Por el término

ACTIVIDAD		RESPONSABLE	TÉRMINO
Grupo de Contratos publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, la invitación pública y su anexo técnico, y los estudios previos.		asignado Grupo de Contratos.	indicado en el cronograma de la invitación, el cual no será inferior a un (1) día hábil
OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN PÚBLICA Grupo de Contratos recibe a través de los medios indicados en la respectiva invitación pública, las observaciones que sean presentadas al mismo.		Oferentes Responsables de la recepción de observaciones: Coordinador y profesional asignado	En el término indicado en el cronograma de la invitación
REMISIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS Y RESPUESTA A LAS MISMAS
Grupo de Contratos recibe las observaciones a la invitación pública y efectúa la remisión correspondiente de las observaciones de acuerdo con el contenido de las mismas para que se dé respuesta por la dependencia o Grupo competente, de acuerdo con la conformación del Comité Asesor para el proceso de selección, así:		Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado del Grupo de Contratos	Envío al Comité Asesor dentro de los 2 días hábiles siguientes a su recepción.
 si son de contenido técnico y/o económico, se remiten al área interesada o solicitante de la contratación  si son de contenido financiero, en caso de haberse solicitado requisitos financieros, se remiten al Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces  si son de contenido jurídico o sobre el desarrollo procedimental del proceso de selección, el Grupo de Contratos da respuesta. Las respuestas deben ser remitidas por la dependencia respectiva, al Grupo de Contratos.		Coordinador o Jefe del Grupo o dependencia, de acuerdo con el contenido de la observación.	Las respuestas deben ser remitidas de acuerdo con los términos establecidos en el cronograma del proceso y/o en la comunicación de este Grupo.
Si como resultado de las observaciones es necesario efectuar modificaciones para ser incorporadas en la invitación pública, la dependencia o grupo respectivo comunica mediante escrito, de manera clara y precisa, la modificación, presentado el texto que debe integrarse a la invitación, para lo cual presenta al Grupo de Contratos, el memorando que contenga el numeral o acápite completo que es objeto de modificación.
Por lo tanto, no se debe remitir frases, párrafos o líneas separadas.
CONSOLIDACIÓN RESPUESTA OBERVACIONES Grupo de Contratos consolida en un documento	las	Coordinador

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
observaciones con sus respectivas respuestas o identifica en el mismo los documentos mediante los cuales se da respuesta a las observaciones, y lo presenta al Secretario General para su aprobación y firma. Publica los documentos que contienen las observaciones y sus respuestas en el SECOP, a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx	Grupo de Contratos y Profesional asignado del Grupo de Contratos	En el término indicado en el cronograma de la invitación
ADENDAS
Comité Asesor proyecta las condiciones de las adendas y justifica su requerimiento, de acuerdo con su competencia, documento que se remite al Grupo de Contratos. El término para su publicación debe ser suficiente para que le permita a los proponentes ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.  No puede expedirse ni publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección	Coordinador o Jefe de la dependencia o Grupo competente según el tema, Coordinador del Grupo de Contratos y profesional asignado.	Dentro del plazo estimado en el cronograma de la invitación pública, sin perjuicio de las salvedades que puedan contemplarse en la ley y/o en sus reglamentos.
.
 El plazo máximo y las reglas para la expedición de adendas se establecen en la invitación pública.
El Grupo de Contratos proyecta la adenda y la remite para la revisión y firma por parte el Secretario General, y las publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx,	Secretario General
PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS El plazo el término para la presentación de ofertas es determinado en el cronograma de la invitación pública, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato a celebrar.	Oferentes	Inicia una vez se haya dado la apertura al proceso con la publicación en el SECOP y culmina en la fecha y hora señalada para el cierre del proceso de selección.
VISITA TÉCNICA En caso que el proceso amerite la visita a las instalaciones de la Entidad para el conocimiento de las condiciones técnicas que puedan incidir en la formulación de la propuesta, ésta es coordinada por el Grupo o Dependencia Interesada. Debe establecerse las condiciones en que se realiza la misma. Si se considera necesario, se expiden constancias de asistencia a la visita a los posibles proponentes, copia de las cuales se debe remitir al Grupo de Contratos en la misma fecha.	Coordinador Grupo o Dependencia líder del proceso de contratación	Dentro del término establecido en la invitación

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
La visita no puede ser de carácter obligatorio.
CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN
En presencia de los proponentes asistentes se realiza el acto de cierre del proceso de selección, con la asistencia mínima de los siguientes funcionarios: - El Coordinador del Grupo o Jefe de la Dependencia interesada o su delegado - El jefe o un delegado de la Oficina de Control Interno - El Coordinador del Grupo de Contratos - El profesional asignado del Grupo de Contratos - El Grupo de Contratos elabora el acta cierre de la invitación, a la cual anexa el listado de oferentes asistentes a la misma, dejando constancia del número de propuestas presentadas y su radicación (fecha y hora), del número de folios de cada una de las propuestas, del valor de las propuestas y las observaciones a que haya lugar.	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado	En la fecha y hora establecida en la invitación La hora para el cierre corresponde a la hora legal para Colombia, que se verifica en la página web del Instituto Nacional de Metrología.
Publica el acta en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
ENVÍO DE LA PROPUESTA DE MENOR VALOR PARA VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES El Grupo de Contratos remite mediante escrito la propuesta de menor valor al miembro del Comité Asesor respectivo para la verificación económica y técnica	Coordinador Grupo Contratos y Profesional asignado	Dentro del día hábil siguientes a la diligencia de cierre
VERIFICACIÓN DE LA PROPUESTA DE MENOR VALOR El Grupo solicitante de la contratación remite mediante escrito el informe de la verificación económica y técnica de la propuesta de menor valor al Grupo de Contratos.	Coordinador Grupo o dependencia solicitante de la contratación Coordinador Grupo de Contratos y Profesional asignado Coordinador del Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces.	Dentro del término señalado en el memorando remisorio de la copia de la propuesta.
En caso que la propuesta con el menor valor cumpla con los aspectos de la verificación económica y técnica, el Grupo de Contratos la verificación de los requisitos jurídicos y remite si es el caso al Coordinador del Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces, para la verificación de los aspectos financieros.
Grupo de Contabilidad o el que haga sus veces remite el informe de verificación al Grupo de Contratos
INFORMES DE VERIFICACIÓN DE LA PROPUESTA DE MENOR VALOR		Por el término de un

ACTIVIDAD							RESPONSABLE	TÉRMINO
								día hábil.
Grupo de Contratos	una	vez	recibidos	los	informes	de	Coordinador
verificación económica y técnica, así como financiera si es el							Grupo	de
caso, y efectuada la verificación jurídica, procede a publicar en el							Contratos	y
SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los							Profesional
informes de verificación con las solicitudes de subsanación, esto							asignado
último en caso de ser necesario
PLAZO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS
El proponente que presentó la oferta económica de menor valor puede subsanar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, dentro del término indicado en el cronograma de la invitación. En todo caso, se aplican las reglas de subsanabilidad contempladas en las normas vigentes.							Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y	Dentro del establecido invitación	término en la
Grupo de Contratos recibe los documentos de aclaraciones o subsanaciones a los requisitos habilitantes y de acuerdo con su contenido, los remite al integrante del Comité Asesor que corresponda, para su respectiva verificación
Cada integrante del Comité verifica y analiza la documentación allegada de acuerdo con su competencia, y elabora el informe de verificación definitivo, que se remite al Grupo de Contratos.							Comité Asesor
PUBLICACIÓN INFORME DE VERIFICACIÓN DEFINITIVA Grupo de Contratos una vez recibidos los informes de verificación definitiva, procede a publicarlos en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx							Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y	Publicación del informe por el término de un (1) día hábil.
INFORMACIÓN AL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
En caso que la cuantía del proceso sea de conocimiento del Comité de Contratación, previa citación por parte del secretario del Comité, a través de correo electrónico, el Comité estudia y analiza los informes de las verificaciones de las observaciones a los mismos si hubo lugar.							Comité Contratación Coordinador Jefe de Dependencia solicitante	de o la	Sesión Comité de Contratación
De acuerdo con lo anterior, efectúa las recomendaciones a que haya lugar para la adjudicación o no del proceso.							Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y
COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA Y RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Grupo de Contratos proyecta la minuta de la comunicación de la							Coordinador	En la establecida	fecha en el

ACTIVIDAD	RESPONSABLE		TÉRMINO
aceptación de la oferta para la firma del Ordenador del Gasto, la cual es el soporte para la expedición del registro presupuestal respectivo. Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, la comunicación de aceptación de la oferta y las respuestas a las observaciones presentadas a los informes de verificación, si es el caso.	Grupo Contratos Profesional asignado	de y	cronograma de invitación pública	la
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DE LA SEGUNDA OFERTA DE MENOR VALOR
En el caso que la oferta de menor valor no cumpla con los requisitos habilitantes en alguno de los aspectos, se procede entonces a la verificación de los requisitos habilitantes de la segunda oferta con menor valor, aplicando el cronograma establecido en la invitación pública y siguiendo el mismo procedimiento aquí establecido para la oferta de menor valor y así sucesivamente.	Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y	En la fecha establecida en el cronograma de la invitación pública
DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA
La invitación pública se declara desierta únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva; y que impidan la habilitación de alguna de las propuestas presentadas, las cuales se verifican exclusivamente en el orden sucesivo de menor a mayor valor. La invitación se declara desierta por comunicación motivada que se publica en el SECOP.	Coordinador Grupo Contratos Profesional asignado	de y
El Grupo de Contratos proyecta la comunicación motivada para la firma del Ordenador del Gasto, mediante la cual se produce la declaratoria de desierta de la invitación pública.
Publica en el SECOP a través de la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el acto administrativo mencionado anteriormente.
Adelanta los trámites de notificación del acto administrativo de acuerdo con las normas vigentes, en coordinación con el área competente.
Si dentro del término indicado anteriormente se presenta(n) recurso(s) de reposición por parte del (los) proponente(s), remite al Comité Asesor para que cada integrante dé respuesta de acuerdo con su competencia.
El Comité Asesor revisa y analiza las impugnaciones al acto administrativo de declaratoria de desierta, de acuerdo con su competencia, proyecta las respuestas a las mismas y las remite al	Comité Asesor

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
Grupo de Contratos para la proyección del acto administrativo que resuelve el recurso. Una vez proyectado el acto administrativo se remite al Secretario General para su aprobación.	Secretario General

PROCEDIMIENTO EN CASO QUE PERSISTA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

CAPÍTULO V

ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES

Este procedimiento se aplica para la adquisición de bienes en Grandes Superficies,

hasta por el monto de la mínima cuantía.

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	TÉRMINO
REVISIÓN DEL ESTUDIO PREVIO Y LOS DOCUMENTOS SOPORTE y formulación de las observaciones a que haya	Profesional Asignado del Grupo de Contratos	Dentro de los 5 días hábiles