INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS

REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No.
NUMERAL
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la elaboración o revisión de contratos y convenios institucionales.

2. DEFINICIONES

2.1 Contrato: Es el acuerdo verbal o escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

2.2 Convenio: Es un acuerdo entre la institución, y una o más personas o entidades sobre un asunto específico, de carácter institucional.

2.3 Revisión: Se entiende como el análisis o examen atento y cuidadoso que se le realiza a un documento.

3. ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS INSTITUCIONALES

3.1 Solicitud de elaboración o revisión de contratos y convenios institucionales:

Los Directores y/o Jefes de dependencias y órganos colegiados que tengan la necesidad de solicitar la elaboración o revisión de contratos y convenios institucionales, deben realizarlo a través del formato “Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios” debidamente diligenciado de manera clara y en físico con dos

(2) copias, incluyendo los respectivos documentos anexos, teniendo en cuenta que la gestión del formato se debe realizar por medio de la oficina de Archivo Central, según lo establecido en el “Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa”.

Nota: Para la elaboración de contratos o convenios, se debe anexar a la solicitud, la siguiente documentación del contratista: cámara de comercio original y vigente para el año en curso, fotocopia del Rut y Fotocopia del documento de identidad de la persona natural o representante legal, si es persona jurídica.

Para la revisión de convenios, se debe adjuntar a la solicitud el original y una copia del ejemplar.

3.2 Recepción y de la solicitud y verificación de la información: La solicitud es entregada por el mensajero interno, en la oficina de jurídica. El auxiliar jurídico procede a revisar la información contenida en la solicitud y a verificar la disponibilidad de los anexos necesarios y sus datos, revisándolos minuciosa y cuidadosamente, a través de la observación directa; si la solicitud cumple con los requisitos para darle trámite, se recibe y se le asigna un consecutivo de manejo interno para su control; en caso contrario se devuelve al solicitante con una nota indicando las causas del rechazo.

3.2.1 Elaboración de Contratos y Convenios: El Asesor Jurídico atiende la elaboración de contratos y convenios de acuerdo al turno asignado con el consecutivo. Primero constata los anexos, y evalúa la pertinencia de la elaboración del contrato o convenio. Una vez hecho este análisis, el Asesor Jurídico elabora el contrato o convenio con base en la fundamentación legal aplicable; posteriormente, le asigna un sello en que se especifica la fecha y la hora de elaboración; por ultimo, firma el documento en señal de su aprobación.

3.2.2. Revisión de Contratos y Convenios: El Asesor Jurídico atiende las solicitudes de revisión de contratos y convenios de acuerdo al turno asignado con el consecutivo, constatado los anexos y revisando minuciosamente las clausulas contenidas en él, para determinar que no existan obligaciones o compromisos que posteriormente no se puedan cumplir o términos que pudieran afectar a la institución.

3.3 Remisión del contrato y/o convenio para firma de Representante Legal: Luego de la asignación del sello y firma del Asesor Jurídico, el Auxiliar Jurídico elabora una comunicación dirigida al Representante Legal de la institución, en la que solicita la firma del contrato o convenio, e indicado la dependencia a la cual de debe enviar el documento firmado. Lo anterior se realiza de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para el trámite de correspondencia interna y externa”.

Nota: El plazo para la entrega de la revisión de contratos y convenios será de cinco (5) días hábiles después de la recepción de la solicitud en la oficina de Asesoría Jurídica.

3.4 Archivar la solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios: Posterior al envío de los documentos a la oficina del Representante Legal, y una vez se reciba la copia firmada donde conste el recibido del documento, el Auxiliar Jurídico se encarga de recoger la firma de recibido a satisfacción del servicio, al empleado que realizó la solicitud. Por último archiva la “Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios”, en una carpeta por fechas, para su posterior consulta.

	Elaborado por	Aprobado por
Nombre	Xxxxx Xxxxxx	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Cargo	Asesor Jurídico	Rectora
Firma	Original Firmado	Original Firmado