Contract
Concurso Corredores de Seguros para la intermediación de los contratos de planes de salud y administración de riesgos laborales
– Proceso 856
1. “Se solicita a la entidad se suministre información del número de usuarios del plan de salud a contratar.”
Respuesta: Como se mencionó en los TDR el número de usuarios es: 984
2. “Se solicita a la entidad dar a conocer los datos de(os) intermediario(s) del proceso que está por culminar.”
Respuesta: El intermediario actual es Aon Corredores de Seguros.
3. “Numeral 5.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN (…) El Proponente deberá acreditar diez (10) años de experiencia comprobada como corredor de seguros en cada uno de los xxxxx relacionados en el objeto de los presentes Términos de Referencia (…)
6.6.1. Experiencia acreditada con clientes:
(…) El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo diez (10) años de experiencia comprobada en la ejecución de contratos con objetos iguales al de la presente convocatoria, esto es, en administración de riesgos laborales, contratos de medicina prepagada y pólizas de salud (…)
Se solicita a la entidad trasladar este requisito a criterio de evaluación de las propuestas, de esta manera se permita mayor numero de propuestas en beneficio de Bancoldex.”
Respuesta: Se considera que el término de experiencia es fundamental para el desarrollo del contrato.
4. “Numeral 6.6.1. Experiencia acreditada con clientes:
(…) Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar por lo menos tres
(3) certificaciones emitidas por contratantes actuales las cuales deben contar como mínimo con la siguiente información relacionada de cada contrato ejecutado:
• Nombre del contratante.
• Objeto y descripción del contrato donde se evidencie claramente que incluya actividades relacionadas con administración de planes de salud, de riesgos laborales y de contratos de medicina prepagada.
• Fecha desde la cual se presta el servicio.
• Valor de las pólizas administradas para el caso de pólizas de salud y medicina prepagada y aporte promedio mensual para riesgos laborales.
• Datos de contacto de la persona a cargo de la entidad contratante.
• Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados.
• Fecha de elaboración de la certificación.
Se solicita a la entidad trasladar este requisito a criterio de evaluación de las propuestas.”
Respuesta: Este es uno de los criterios de evaluación de acuerdo con los Términos de Referencia.
5. Numeral 6.6.4. Acreditación monto de ingresos por comisiones: El corredor deberá acreditar mediante certificado el monto de ingresos por concepto de comisiones por el servicio de intermediación de contratos de planes de salud y riesgos laborales (discriminado por cada uno), correspondiente a los últimos dos años (ejercicios 2020 y 2021).
Se solicita a la entidad trasladar este requisito a criterio de evaluación de las propuestas.
Respuesta: Este es uno de los criterios de evaluación de acuerdo con los Términos de Referencia.
6. Numeral 6.7. Criterio de servicio (…) 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida:
(…) 1. Vicepresidente Comercial: PERFIL : Profesional en áreas administrativas o humanas, con estudios en posgrado deseable especialización en seguros, que cuente con más de 10 años de experiencia en seguros, 5 años de experiencia en posiciones de primer nivel.
Se solicita a la entidad eliminar el requisito de estudios de posgrado y permitir habilitación con el cumplimiento de formación profesional.
Respuesta: No es posible eliminar este requisito, hace parte de uno de los criterios de evaluación.
7. Numeral 6.7. Criterio de servicio (…) 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida:
(…) 5. Asesor de Medicina Laboral: Profesional médico, con especialización en medicina
laboral, con experiencia mínima de tres (3) años en cargos similares (…)
Se solicita a la entidad eliminar este cargo, teniendo en cuenta que este cargo corresponde directamente a la Compañía de Seguros de vida y/o ARL.
Respuesta: No es posible eliminar este requisito, hace parte de uno de los criterios de evaluación.
8. Numeral 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida (…) Adicionalmente, el Proponente deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia y participación en proyectos similares) del Equipo de Trabajo propuesto para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria (…)
Se solicita a la entidad eliminar el requisito de hojas de vida y en su remplazo instituir un formato unificado que indique la información básica requerida por Bancoldex.
Respuesta: Este criterio será calificado de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia.
9. PROPUESTA ECONÓMICA: Con el fin de garantizar igualdad en los criterios de presentación de la propuesta económica, se solicita a la entidad instituir un formato unificado que indique la información básica requerida por Bancoldex.
Respuesta: En los Términos de Referencia se establece que la propuesta económica se evaluará de la siguiente forma:
“El porcentaje de reinversión calculado sobre la comisión que devengue en cada programa, que se destinará por el corredor de
seguros al desarrollo de actividades relacionadas con los contratos
a intermediar.”
Por lo anterior, agradecemos que la propuesta se presente de acuerdo con lo solicitado en los Términos de Referencia.
10. ANEXO_NO_8_MATRIZ_DE_CAPACIDAD_FINANCIERA_856: Se solicita a la entidad aclarar los años a los cuales corresponde el siguiente encabezado y se aclare si este documento requiere firma, en caso afirmativo se indique.
Información EEFF (últimos 2 cierres) – cifras en COP millones | |||
# | Cuentas | Año 1 | Año 2 |
Respuesta: En los Términos de Referencia se establece que para la evaluación de este criterio, se tendrán en cuenta los dos últimos años auditados.
11. Numeral 6.7.4. Valores agregados: Se solicita a la entidad se aclaren cuales servicios de valor agregado no serían tenidos en cuenta en el proceso.
Respuesta: De acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia los proponentes podrán ofrecer los valores que no se encuentren en los servicios descritos en los Servicios Ofrecidos, es decir, numeral 6.7.3
12. Se solicita a la entidad se aclare si se permitirá la presentación parcial de propuestas; es decir, Planes de salud y/o ARL o si por lo contrario solo se aceptaran propuestas totales.
Respuesta: Los Corredores deben presentar sus propuestas para Planes de Salud y ARL, el Banco se reserva el derecho de elegir si selecciona la propuesta total o parcial de los proponentes.
13. Numeral 6.8.1.(…) Propuesta económica En este criterio se evaluará el porcentaje de reinversión calculado sobre la comisión que devengue en cada programa, que se destinará por el corredor de seguros al desarrollo de actividades relacionadas con los contratos a intermediar.(…)
Con el fin de atender este numeral se solicita a la entidad aclarar si se tiene tabla de comisiones para los xxxxx a contratar mediante el actual proceso.
Respuesta: No se tiene una tabla de comisiones para los xxxxx a contratar, por lo que, los proponentes podrán presentar sus propuestas de porcentaje de acuerdo a su experiencia y conocimiento xxx xxxxxxx.
14. “En cuanto a los criterios de Evaluación del factor técnico, solicitamos establecer rangos máximos para la calificación de los siguientes aspectos
1. Experiencia acreditada con Clientes
2. Acreditación de Número de Usuarios
3. Acreditación monto de ingresos por comisiones
En estos criterios se establece que Obtendrá mayor puntaje el corredor que acredite el mayor número de clientes, el mayor número de usuarios y el mayor monto de ingresos por comisiones, lo cual favorece a los grandes corredores de seguros de nuestro país.
Respuesta: Estos criterios lo que buscan es identificar que el proveedor del servicio tenga experiencia en contratos similares al tamaño del contrato actual de Bancóldex.
15. Pólizas de Salud – Medicina Prepagada: Indicarnos las pólizas actualmente contratadas, precisando el número de asegurados, compañías y número de asegurados, así como la siniestralidad de los últimos 3 años detallando los amparos afectados, valores reclamados e indemnizados.
- ARL: Suministrarnos el nombre de la ARL Actual, planta de personal de la Entidad
- Ciudades en la cuales se encuentra el personal que será objeto de aseguramiento, promedio de edades y composición de grupos etarios.
Respuesta: La ARL actual es SURA, actualmente la planta del Banco asciende a: 440 funcionarios.
Los funcionarios del Banco se encuentran ubicados en Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali, Eje Cafetero, Montería, Xxxxx, Xxxxx, Pereira, Santander, Santa Xxxxx, San Xxxxxx, Xxxxx y Xxxxxxxxxxxxx. Es importante mencionar que actualmente el plan de salud no hace diferencia por grupo etario ni por edades.
16. 2. Numeral 6.4. Capacidad Financiera
De manera atenta, agradecemos aclarar que los Estados Financieros deben corresponder a los periodos fiscales de los años 2020 y 2021, teniendo en cuenta que la información financiera del año 2021 aún no ha sido aprobada por las respectivas juntas directivas y que en el marco legal, el termino para hacerlo es hasta el mes xx xxxxx de 2022.
Respuesta: En los Términos de Referencia se establece que para la evaluación de este criterio, se tendrán en cuenta los dos últimos años auditados. Por lo que, si no se ha hecho la Asamblea se pueden presentar del año 2019 y 2020.
17. 3. Numeral 5.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN – EXPERIENCIA Solicitamos reconsiderar el contenido del literal d. permitiendo que la acreditación de experiencia en los xxxxx del proceso sea de cinco (5) años.
Respuesta: Se considera que el término de experiencia es fundamental para el desarrollo del contrato.
18. Numeral 6.6.1. Experiencia acreditada con clientes:
Al igual que lo solicitado en el numeral anterior de nuestra comunicación, agradecemos reconsiderar el requisito establecido y evaluar con el máximo puntaje aquellas ofertas que acrediten cinco (5) o mas años de experiencia en los xxxxx objeto del proceso.
En igual sentido, solicitamos limitar lo indicado en el inciso final de este numeral “Obtendrá el mayor puntaje el corredor que acredite el mayor número de clientes, los demás proveedores serán calificados por regla de tres inversa, quienes tengan menos de tres certificaciones serán evaluados con un puntaje xx xxxx”, por cuanto al evaluar el mayor número de clientes, el máximo puntaje lo obtendría la firma Xxxxxx Xxxxx o Aon Risk Services Colombia por ser los corredores de seguros más grandes del sector. Así mismo, consideramos que no necesariamente el contar con el mayor número de clientes signifique por esta vía un mejor servicio, pudiendo ser lo contario, por lo que solicitamos establecer un rango equitativo del sector de la intermediación para poder acceder al máximo puntaje para todos los posibles interesados.
Respuesta: Estos criterios lo que buscan es identificar que el proveedor del servicio tenga experiencia en contratos similares al tamaño del contrato actual de Bancóldex, en ningún caso busca beneficiar a unos corredores en específico.
Por otra parte, este es uno de los requisitos solicitados no es el único criterio que Bancóldex tendrá en cuenta para la calificación de las propuestas.
19. 5. Numeral 6.6.2. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero
Agradecemos eliminar este requisito, validando solamente la experiencia en clientes con independencia del sector del cual provengan, precisando que para los xxxxx objeto del proceso, no existe diferenciación significativa entre los sectores a los cuales los clientes de los posibles interesados provengan.
Respuesta: No es posible eliminar este requisito, porque consideramos que es importante que el proveedor tenga experiencia acreditada en cuentas del sector financiero, teniendo en cuenta los tipos de riesgos del sector, las enfermedades usuales de los funcionarios del sector, entre otras.
No obstante lo anterior, es importante tener en cuenta que este es uno solo de los criterios que el Banco tendrá en cuenta para la calificación de las propuestas.
20. 6. Numeral 6.6.3. Acreditación de número de usuarios
Al igual que lo solicitado en el numeral 3 de nuestra comunicación, agradecemos reconsiderar el requisito establecido de evaluar el mayor número de usuarios en los últimos dos años (ejercicios 2020 y 2021) por cuanto al evaluar el mayor número, el máximo puntaje lo obtendría la firma Xxxxxx Xxxxx o Aon Risk Services Colombia por ser los corredores de seguros más grandes del sector.
Respuesta: Estos criterios lo que buscan es identificar que el proveedor del servicio tenga experiencia en contratos similares al tamaño del contrato actual de Bancóldex, en ningún caso busca beneficiar a unos corredores en específico.
Por otra parte, este es uno de los requisitos solicitados no es el único criterio que Bancóldex tendrá en cuenta para la calificación de las propuestas.
21. 7. Numeral 6.6.4. Acreditación monto de ingresos por comisiones
Insistimos al igual que numerales anteriores, en reconsiderar el requisito establecido de evaluar el mayor ingreso por comisiones el máximo puntaje lo obtendría la firma Delima Xxxxx o Aon Risk Services Colombia por ser los corredores de seguros más grandes del sector.
Respuesta: Estos criterios lo que buscan es identificar que el proveedor del servicio tenga contratos similares al tamaño del contrato actual de Bancóldex, en ningún caso busca beneficiar a unos corredores en específico.
Por otra parte, este es uno de los requisitos solicitados no es el único criterio que Bancóldex tendrá en cuenta para la calificación de las propuestas.
22. Numeral 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida:
23. Respecto de todos los perfiles requeridos para la atención de la cuenta (Vicepresidente Comercial; Gerente de Cuenta; Personal in House; Líder Riesgos Laborales), se amplíen los niveles de formación indicados, a áreas del conocimiento como: Derecho; Ingenierías y Salud entre otras, precisando que estos perfiles además de los indicados, guardan plena relación e idoneidad respecto de las pólizas objeto de contratación.
Respuesta: En el numeral 6.7.1. se establecen los perfiles esperados en donde se indica que deben ser profesionales en áreas administrativas y humanas, en donde perfectamente caben las carreras anunciadas en su pregunta.
24. 9. Numeral 6.7.3. Servicios ofrecidos
Para efectos de estructuración de nuestra oferta, solicitamos ampliar el criterio establecido en el inciso final del presente numeral respecto de la forma de evaluación: “Tendrá una mayor calificación el corredor que acredite el proceso más completo ateniendo las necesidades del Banco. Los demás serán calificados por regla de tres inversa.”, por cuanto el texto indicado es subjetivo y no permite tener certeza y claridad sobre los parámetros que tendrá Bancóldex para determinar que debemos entender como “proceso más completo” en todos y cada uno de los servicios requeridos.
Respuesta: Los servicios que se van a evaluar son los indicados en el numeral 6.7.3., la calificación dependerá de la descripción que realice cada uno de los proveedores en cada una de las preguntas mencionadas en el cuadro.
No se incluye un tipo de servicio particular para no beneficiar a una empresa específica, por el contrario, lo que busca este criterio es conocer cómo es el proceso en cada una de las empresas y que con esta información el Banco pueda tomar la decisión.
25. 1. Numeral 2. OBJETO DE LA INVITACIÓN
Teniendo en cuenta que Bancóldex en el objeto de la invitación indica que “…requiere contratar uno o varios corredores de seguros legalmente establecido(s) en Colombia y autorizado(s) por la Superintendencia Financiera de Colombia…”, por favor precisar, cómo sería la asignación de los seguros objeto de la invitación, cuando se dé la condición establecida de varios corredores de seguros.
Respuesta: El Banco se reserva el derecho de asignar a un Corredor de Seguros el Plan de Salud y la ARL o a dos Corredores distintos los contratos antes mencionados.
26. 2. Numeral 3 ALCANCE DEL OBJETO El numeral en comento establece:
“… Los Proponentes deben detallar para cada uno de los servicios la información que allí
se solicita sobre la forma en que se va a ejecutar el respectivo servicio”.
A su vez, el numeral 6.7.3. servicios ofrecidos establece:
“El Proponente deberá describir en forma pormenorizada los servicios que ofrecerá a Bancóldex, de acuerdo con el numeral 3 “Alcance del objeto” que son los servicios mínimos que suministrará como consecuencia de la ejecución del contrato objeto de la presente invitación. No obstante, lo anterior, para efectos de la evaluación del criterio “servicios ofrecidos” deberá detallar en el siguiente cuadro cómo prestará cada uno de los servicios…”
Destacado fuera de texto
Sobre el particular, agradecemos precisar si para la presentación de la propuesta es necesario realizar una descripción más detallada de cada una de las actividades mencionadas en los numerales indicados, o si por el contrario solo es suficiente con diligenciar el cuadro mencionado en el numeral 6.7.3. con las tres preguntas allí establecidas para cada actividad.
Respuesta: La información detallada de los servicios deberá realizarse en el cuadro mencionado en el numeral 6.7.3.
Si el proponente va a ofrecer servicios adicionales a los establecidos en ese numeral podrá incluirlos dentro de la parte de valores agregados.
27. 3. Numeral 3 ALCANCE DEL OBJETO - Gestión de Riesgos Laborales El inciso en comento requiere:
“…entre otras actividades que sean solicitadas por el Departamento xx Xxxxxxx Humano de Bancóldex”.
Sobre el particular, agradecemos precisar que tales actividades por realizar según la expresión “entre otras actividades”, serán llevadas a cabo por el proponente siempre que se relacionen con la intermediación.
“d. Asesorar a Bancóldex, desde el punto de vista técnico, jurídico y económico, así como en los trámites ante las Compañías de Seguros, Empresas Prestadoras de Servicios de Medicina Prepagada, EPS, la Superintendencia Financiera de Colombia, IPS, ARL, Ministerio de Salud, Fondos de Pensiones, Secretaría de Movilidad, Superintendencia de Puertos y Transporte, Juntas Regionales y Nacionales de calificación de invalidez y la Superintendencia Nacional de Salud, si fuese el caso”.
Al igual que la anterior observar, por favor precisar que dicha asesoría será llevada a cabo siempre y cuando tenga relación con el objeto de la intermediación.
Respuesta: Se podrán solicitar actividades, como por ejemplo, seguimiento de casos COVID- 19, diligenciamiento estadístico de ausentismos y de seguimiento de casos de salud, coordinación logística y seguimiento a los programas de gestión del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, coordinación, seguimiento y agendamiento de los exámenes médico ocupacionales, coordinación de las asesorías requeridas por el Banco con alcance en riesgos laborales.
El listado antes mencionado es enunciativo, no taxativo.
28. 4. Numeral 4.2. VIGENCIA DEL CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN El citado numeral establece:
“… No obstante, lo anterior, Bancóldex se reserva el derecho de hacer uso de las cláusulas de terminación de acuerdo con el Código de Comercio, pudiendo dar por terminado total o parcialmente su vínculo con el corredor en cualquier momento y en los términos de la Ley”
Agradecemos aclarar que, en caso de que el contrato termine, el corredor tendrá derecho a devengar las comisiones que surjan producto de su intermediación.
Respuesta: La Comisión la reconoce la empresa de medicina prepagada y la ARL, por lo que una vez se haya seleccionado el Corredor de Seguros podrá hablar con las empresas sobre este punto en particular.
29. “5. Numeral 4.9. CÓDIGO DE ÉTICA
En relación con el Anexo No. 7 – Código de Ética, por favor precisar que el mismo es informativo y no se requiere firma por parte del representante legal del proponente. Así mismo, agradecemos precisar que el Anexo 4 también es informativo.”
Respuesta: En la carta de presentación de la propuesta, se debe incluir una manifestación en la que el proveedor mencione que conoce y acepta el contenido del Código de Ética y de la Política de Datos Personales.
30. 6. Numeral 5.4.4. CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA El numeral en comento indica
“Los Proponentes deberán presentar las Propuestas a más tardar en la Fecha de Cierre y entrega de la Propuesta, esto es, el día 25 de febrero de 2022 antes de 4:00:00 pm estas deben estar dirigidas a Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx X. y Xxxxx Xxxx enviándolas a los correos electrónicos: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx y xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xxx
A su vez, se indica
“… No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico”.
Destacado fuera de texto
Sobre el particular, por favor eliminar la última línea observada, teniendo en cuenta que las ofertas deben presentarse a través de correo electrónico, de conformidad con lo establecido en los términos de la invitación en varios de sus apartes.
Respuesta: Se publicó la adenda N°1 en donde se informa que la forma de presentar las propuestas será por medio de correo electrónico.
31. 7. Numeral 6.1. FACTORES DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR EL CORREDOR DE SEGUROS QUE PRESTE LA INTERMEDIACIÓN DE CONTRATO DE PLANES DE SALUD – FACTOR ECONÓMICO
Frente al factor económico exigido como porcentaje de la reinversión en los contratos de planes de salud, agradecemos precisar que espera Bancóldex en este criterio, lo anterior, en consideración a que el porcentaje de reinversión solo es aplicable a Riesgos Laborales.
Respuesta: Esperamos conocer el porcentaje de reinversión que el Corredor de Xxxxxxx estima que podría darle a Bancóldex por el contrato de planes de salud de acuerdo con su experiencia.
32. 8. Numeral 6.7.3. SERVICIOS OFRECIDOS
a. Medicina Prepagada - Literales c, d, e, g, h i. Agradecemos precisar el alcance de los citados servicios, teniendo en cuenta que incluye actividades propias a Riesgos Laborales.
b. Gestión de Riesgos Laborales - Literales e, h, i, j. Por favor precisar el alcance de los citados servicios, teniendo en cuenta que incluye actividades propias a Medicina prepagada.
Respuesta: En relación con la preguntas de los literales c), d), e), g), h), e i) no solo hace referencia a actividades propias a las actividades de riesgos laborales, como por ejemplo: “Asesorar a Bancóldex, desde el punto de vista técnico, jurídico, y económico así como en los trámites ante las compañías de seguros, empresas prestadoras de medicina prepagada”, “acompañar a Bancóldex en la evaluación de propuestas presentadas para la selección de las compañías de salud y empresas prestadoras de medicina prepagada”, evaluación, análisis y revisión de pólizas, contratos y anexos demás documentos expedidos por empresas que emitan las coberturas de contratos de medicina prepagada.
Ahora bien, en relación con los literales enunciados a la gestión de riesgos laborales dichos numerales hacen mención de las actividades propias de ese ramo, como por ejemplo, “acompañar a Bancóldex en la evaluación de las propuestas presentadas por las compañías de Riesgos laborales”, “cursos de entrenamiento y capacitación para el personal de Bancóldex sobre temas que tengan relación con riesgos laborales, entre otras.
Por lo anterior, se solicita que se incluyan las actividades relacionadas en medicina prepagada en el cuadro de medicina prepagada y con riesgos laborales en el cuadro de riesgos laborales.
33. “9. Numeral 6.4. CAPACIDAD FINANCIERA
Respecto de la información financiera por acreditar de los dos últimos años certificados o dictaminados con corte al 31 de diciembre del respectivo año, agradecemos precisar que los mismos corresponden a los años 2019 y 2020, lo anterior, teniendo en cuenta que la información financiera correspondiente al año 2021, se encuentra en proceso de aprobación, de conformidad con lo establecido en el artículo 422 del Código de Comercio, a saber:
“ARTÍCULO 422. <REUNIONES ORDINARIAS DE LA ASAMBLEA
GENERAL - REGLAS>. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes xx xxxxx, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión”
Destacado fuera de texto
Con base en lo anterior, realizamos nuestra formal solicitud, destacando que dicha acreditación de información para el año 2019 y año 2020, es aplicable para los EEFF y la acreditación de monto de ingresos por comisiones (numeral 6.6.4. de los términos de la invitación).”
Respuesta: En los Términos de Referencia se establece que para la evaluación de este criterio, se tendrán en cuenta los dos últimos años auditados. Por lo anterior, se deberá compartir los Estados Financieros de los dos últimos años auditados.
34. 10. Numeral 6.5. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA El numeral en comento establece:
“La evaluación de la capacidad administrativa se llevará a cabo por parte del Departamento xx Xxxxxxx Humano a través de una visita en modalidad virtual o presencial que tiene como propósito general validar, entre otros aspectos del proponente, su trayectoria empresarial, portafolio de productos, cartera de clientes, cobertura xx xxxxxxx, enfoque estratégico de negocio, infraestructura física”
Al respecto, agradecemos indicar la fecha en la cual tendrá lugar dicha validación, así como los interlocutores necesarios.
De otra parte, por favor precisar que el máximo puntaje de 100 puntos para cada servicio se obtiene de la sumatoria del puntaje asignado al Factor Técnico y Factor Económico.
Respuesta: El Departamento xx Xxxxxxx Humano se contactará con la persona de contacto designada en cada una de las propuestas para coordinar la entrevista. El Corredor podrá designar a la persona que considere pertinente para atender la entrevista.
En relación con la última pregunta, de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia numeral 6.1 el puntaje máximo es de 100 puntos.
35. 11. Numeral 6.6.1. EXPERIENCIA ACREDITADA CON CLIENTES El citado numeral requiere:
a. “Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar por lo menos tres (3) certificaciones emitidas por contratantes actuales las cuales deben contar como mínimo con la siguiente información relacionada de cada contrato ejecutado”
Al respecto, por favor precisar que son admitidos contratos de clientes cuyo vigencia se encuentre en ejecución, aunado al requerimiento de clientes actuales, destacando que para la mayoría de los clientes del sector privado no le es aplicable contrato de intermediación y por el contrario le son aplicables las vigencias técnicas ejecutadas de los seguros contratados bajo su intermediación. En consecuencia, agradecemos aclarar que son válidos los contratos ejecutados, en ejecución (con vigencias técnicas de pólizas ejecutadas) y para aquellos casos donde no exista contrato, es válida la acreditación de las pólizas o programas ejecutados.
b. Valor de las pólizas administradas para el caso de pólizas de salud y medicina prepagada y aporte promedio mensual para riesgos laborales.
Frente al requisito de acreditar valor de aportes promedio mensual para riesgos labores, agradecemos precisar que es viable acreditar valor anual (de conformidad con lo permitido en el literal t del numeral 7.4.), el cual a través de una operación matemática se obtiene dicho valor promedio mensual.
Así mismo, por favor aclarar que la acreditación de experiencia puede ser en “pólizas de Salud o Medicina Prepagada” y Riesgos Laborales.
c. Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados
Por favor precisar que corresponde a la calificación del servicio recibido. Destacado fuera de texto
Respuesta: En relación con la primera parte de la pregunta, se permite presentar contratos ejecutados y en ejecución, con la segunda parte de la pregunta se podrán presentar el aporte promedio mensual o el aporte anual.
El valor de la medicina prepagada así como del valor mensual de la ARL será informado al proveedor seleccionado.
Por último, en relación con la última parte de la pregunta acerca de la calificación del servicio, es la percepción que tiene el cliente después de la prestación del servicio prestado por el Corredor de Seguros.
36. 12. Numeral 6.7.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL OFRECIDA El citado numeral requiere:
“Item 3. Persona InHouse Ejecutiva de Cuenta. EXPERIENCIA Profesional áreas administrativas o humanas con experiencia en el sector asegurador, pólizas de salud y/o contratos de medicina prepagada, seguridad y salud y en el trabajo, mínimo 5 años de experiencia como InHouse de beneficios.
Teniendo en cuenta que el funcionario inHouse requerido debe acreditar mínimo 5 años de experiencia como InHouse de beneficios, agradecemos precisar que la expresión “beneficios” aplica a la experiencia adquirida en manejo de pólizas de salud o Medicina prepagada. En caso tal que nuestra interpretación no corresponda y se incluya experiencia en Riesgos Laborales, agradecemos disminuir la experiencia en Riesgos Labores a un mínimo de 3 años, teniendo en cuenta que la mayor proporción del manejo del programa de seguros se encuentra concentrado en la póliza de Salud o Medicina Prepagada.
Respuesta: El término de “beneficios” hace referencia a aquellos valores agregados que le ofrece el empleador a sus empleados distintos a la remuneración mensual como, por ejemplo, el contrato de medicina prepagada.
Por lo anterior, si la persona tiene 5 años en contratos de medicina prepagada podría presentarse. No se puede disminuir el término exigido de experiencia para el cargo de inhouse.
37. 13. Numeral 7.1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El presente numeral exige:
“Para el efecto se deberá enviar mediante un solo correo electrónico así: a) Propuesta técnica y económica en PDF con sus respectivos anexos en EXCEL o en PDF
Teniendo en cuenta que resulta de imposible cumplimiento remitir la totalidad de la propuesta a través de tan solo un (1) correo electrónico (con la limitante de 25 MB), comedidamente solicitamos ampliar lo permitido a tantos correos como sean necesarios. La anterior solicitud encuentra justificación en el sentido que existen criterios como la acreditación de la experiencia donde se califica la mayor cantidad de clientes aportados y para ello se necesita de gran capacidad por el peso de cada certificación.
De otra parte, por favor precisar qué tipo de información se debe aportar en los anexos requeridos en formato Excel.
Respuesta: Se podrán enviar el número de correos que se consideren necesarios. Sin embargo, todos los correos deberán presentarse antes del cierre del concurso, los correos enviados posterior a la fecha y hora de cierre se considerarán como no presentados.
38. 14. Numeral 7.6. AUTORIZACIONES SOBRE USO DE INFORMACIÓN, HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tercer inciso del presente numeral establece:
“El ENCARGADO realizará todas las acciones necesarias para que sus empleados, contratistas y personal en general, den cumplimento a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Bancóldex, guardando además la confidencialidad de la información recaudada y que conozca en cumplimiento de sus actividades. El ENCARGADO no podrán ceder o compartir total o parcialmente a terceros los datos personales que le sean compartidos por BANCÓLDEX”
Por favor tener en consideración para la inclusión en el presente inciso. No obstante a lo anterior, Las Partes manifiestan entender y aceptar que para el desarrollo de la relación comercial es necesario e indispensable revelar cierta información confidencial a terceros, tales como: compañías de seguros, compañías de medicina prepagada, corredores de reaseguros, compañías de reaseguros, entre otros; ello en virtud de la cotización de seguros o reaseguros para los riesgos del Cliente, la solicitud y expedición de las pólizas respectivas, así como a los empleados y contratistas que deban conocer dicha información para ejecutar la relación comercial, quienes serán, para los efectos de este Contrato, los Destinatarios de la Información Confidencial.
Respuesta: La propuesta deberá presentarse sin ningún tipo de condición o limitación contractual. El Banco podrá evaluar la inclusión de cláusulas contractuales que obedezcan a su régimen legal o a la normativa aplicable, sin que ello implique compromiso alguno de su parte.
39. 15. Anexo N° 5, CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES El numeral 3 indica:
“3. Tomar las medidas de custodias adecuadas y necesarias para garantizar que se conservará el carácter de confidencial de la información y evitar que ésta sea visualizada, modificada o sustraída por personal no autorizado. La información de la que el PROPONENTE tenga conocimiento en virtud del contrato que se celebre como resultado de la adjudicación de la presente Convocatoria, no podrá ser compartida con terceros, salvo que medie autorización expresa por parte del titular de los datos personales”
Comedidamente solicitamos incluir lo siguiente: No obstante a lo anterior, Las Partes manifiestan entender y aceptar que para el desarrollo de la relación comercial es necesario e indispensable revelar cierta información confidencial a terceros, tales como: compañías de seguros, compañías de medicina prepagada, corredores de reaseguros, compañías de reaseguros, entre otros; ello en virtud de la cotización de seguros o reaseguros para los riesgos del Cliente, la solicitud y expedición de las pólizas respectivas, así como a los empleados y contratistas que deban conocer dicha información para ejecutar la relación comercial, quienes serán, para los efectos de este Contrato, los Destinatarios de la Información Confidencial.
Respuesta: La propuesta deberá presentarse sin ningún tipo de condición o limitación contractual. El Banco podrá evaluar la inclusión de cláusulas contractuales que obedezcan a su régimen legal o a la normativa aplicable, sin que ello implique compromiso alguno de su parte.
40. 16. SOLICITUD DE INCLUSIONES EN LA MINUTA DEL CONTRATO
Cláusulas Contractuales: Comedidamente solicitamos validar la inclusión de las siguientes clausulas dentro de la minuta del contrato de intermediación, en caso de resultar adjudicatarios del presente proceso.
Entrega de Información:
El Cliente se obliga a entregar a Aon Risk Services la información y/o documentación requerida para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de Aon Risk Services de manera completa, suficiente, confiable y oportuna para que Aon Risk Services pueda ejecutar correctamente su labor xx xxxxxxxx de seguros, así mismo se obliga a diligenciar y entregar a Aon Risk Services el Formulario de Conocimiento de Cliente requerido por el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo para la emisión de sus seguros.
Los servicios de Aon Risk Services se basan en información proporcionada por el Cliente. Por lo tanto, las necesidades y requerimientos del Cliente se deberán informar de manera expresa y con la mayor brevedad posible, con el fin de que Aon Risk Services preste los servicios de la manera propuesta. El Cliente es responsable de la exactitud e integridad de cualquier información que proporcione a Aon Risk Services, sus empresas subordinadas y será responsable de las consecuencias jurídicas que acarrea el no suministro de información cierta y exacta. Toda información que sufra algún cambio sustancial o que afecte el alcance o la prestación de los servicios objeto del presente Acuerdo deberá ser informada a Aon Risk Services.
Confidencialidad:
Toda información que las Partes compartan con ocasión de la prestación de servicios de corretaje de seguros por parte de Aon Risk Services deberá ser mantenida de una manera confidencial y de ninguna manera podrá ser revelada, divulgada, exhibida, mostrada, comunicada, utilizada y/o empleada para la realización de negocios ajenos a lo acordado entre las Partes. Cada una de las Partes se obliga a mantener la información de manera confidencial y privada y a proteger dicha información para evitar su divulgación no autorizada, ejerciendo sobre la misma el mismo grado de diligencia que utiliza para proteger información confidencial de su propiedad y el que impone las leyes y normas profesionales aplicables. En todo caso, las Partes manifiestan entender y aceptar que para el desarrollo de la relación comercial es necesario e indispensable revelar cierta información confidencial a terceros, tales como: compañías de seguros, compañías de medicina, corredores de reaseguros, compañías de reaseguros, entre otros; ello en virtud de la cotización de seguros del Cliente, la solicitud y expedición de las pólizas.
Respectivas, así como a los empleados y contratistas que deban conocer dicha información para ejecutar la relación comercial, quienes serán, para los efectos de este Acuerdo, los Destinatarios de la Información Confidencial. Las obligaciones de confidencialidad consagradas en la presente cláusula tienen una vigencia igual al Acuerdo más 5 años.
Uso de la información:
El Cliente conoce y acepta que Aon Risk Services administra información sobre sus clientes y sus colocaciones de seguros, incluyendo, pero sin restringirse a: nombres, tipos de
póliza, las fechas de vencimiento de las pólizas, al igual que información sobre las compañías aseguradoras que brindan amparo o cubrimiento a sus clientes. El Cliente conoce y acepta que la información suministrada para el desarrollo del Acuerdo sea transferida a otras filiales de Aon Risk Services para fines tales como el suministro de consultoría y otros servicios para los cuales Aon Risk Services o sus filiales pueden recibir compensación. Debido a la naturaleza global de los servicios prestados por Aon Risk Services, la información que el Cliente puede suministrar puede ser susceptible de ser transmitida, usada, almacenada y en cualquier otra forma procesada por fuera del país dentro del cual el Cliente suministró dicha información.
Protección de Datos:
(a) Las Partes declaran que a la luz del régimen de protección de datos personales colombiano el Cliente tendrá el carácter de responsable y Aon Risk Services de encargado,
(b) las Partes declaran tener las autorizaciones correspondientes para transferir la información y los datos personales necesarios para desarrollar sus obligaciones, (c) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para que traten los datos personales fuera del territorio nacional cumpliendo con los parámetros de seguridad dispuesto por la normatividad vigente, (d) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para transferir la información necesaria para desarrollar sus obligaciones a sus compañías filiales o subsidiarias para el cumplimiento del Acuerdo correspondiente, (e) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para que cree bases de datos y usarla para propósitos comerciales, (f) las Partes se obligan a permitir el acceso y/o a suministrar la evidencia de las autorizaciones, cuando así lo solicite la otra parte para el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales, (g) las Partes se obligan a salir en defensa de la otra parte en el evento de reclamaciones de los titulares de los datos recopilados, de terceros o de investigaciones administrativas por parte de alguna, de acuerdo a los principios de veracidad o calidad, (h) las Partes se obligan a actualizar la información recopilada y necesaria para desarrollar sus obligaciones toda vez que un titular así lo requiera. El Cliente conoce y acepta que Aon Risk Services tratará estos datos personales de acuerdo con su Política para el tratamiento de datos personales la cual puede ser consultada en la página web xxx.xxx.xxx/xxxxxxxx.
Responsabilidad:
Aon Risk Services no se hace responsable por ningún error u omisión de agentes de colocación, co-corredores, co-agentes, co-intermediarios, sub-agentes, agentes, corresponsales u otra persona que participe en los servicios de asesoría y corretaje de seguros y/o productos de salud que no sea una compañía relacionada con Aon Risk Services.
Respuesta: La propuesta deberá presentarse sin ningún tipo de condición o limitación contractual. El Banco podrá evaluar la inclusión de cláusulas contractuales que obedezcan a su régimen legal o a la normativa aplicable, sin que ello implique compromiso alguno de su parte.
41. 1. Observación al numeral 3.
Solicitamos respetuosamente aclarar para la póliza de salud- Medicina Prepagada:
1.1 Como requiere gestión de cobro para exfuncionarios y pensionados?
1.2 Los exfuncionarios y pensionados son del bancoldex?
Respuesta: 1.1 La gestión de cobro se debe realizar a través de llamadas y correos electrónicos, haciendo seguimiento que los pagos se realicen en las fechas establecidas para los mismos.
1.2 Los exfuncionarios y pensionados, son personas que en el pasado trabajaron en Bancóldex.
42. 2. Observación Reunión de aclaración con los proponentes
Teniendo en cuenta la crisis que atraviesa el mundo a causa del SARS2 – Covid19 y de la nueva cepa variante Omicron, que puede generar nuevos picos y rebrotes, solicitamos amablemente que la reunión sea virtual, mediante alguna de las plataformas como Zoom, Teams
En el mismo sentido, de acuerdo a los establecido en al artículo 6º de la Ley 962 de 2005 el cual dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones.
Lo anterior, con el fin de evitar el contacto y exposición tanto de los funcionarios de los proponentes como los de la Entidad.
Respuesta: Teniendo en cuenta que la fecha, hora y lugar se estableció en la publicación de los términos de referencia, la reunión se realizó ese día contando con la participación de diferentes Corredores de Seguros y cumpliendo todos los protocolos de bioseguridad.
43. 2. 4. Observación al numeral 6.7.2 presentación de la propuesta
Solicitamos amablemente a la entidad permitir que se pueda realizar mediante reunión virtual vía Zoom, Teams
Respuesta: Se tiene establecido que la reunión se realice de manera presencial, en donde se cumplirán todos los protocolos de bioseguridad.
44. Respuesta: Se tiene establecido que la reunión se realice de manera presencial, en donde se cumplirán todos los protocolos de bioseguridad.
45. 3. 5. Observaciones al numeral 6.9. CRITERIOS DE DESEMPATE
En aras de garantizar mecanismos de inclusión social de trabajadores a través de empresas que participen en procesos de selección, invitaciones, convocatorias y demás procesos de contratación, solicitamos a la entidad incluir como principales criterios de desempate, los establecidos en la ley 2069 de 2020, que si bien fueron fundados con principal destino a la contratación pública, su adopción en el sector privado resulta ejemplar como modelo de inclusión social mediante estos nuevos criterios de desempate.
Respuesta: El primer criterio de desempate es el porcentaje de reinversión, el segundo criterio es el mencionado por Usted el que hace referencia al artículo 35 e la Ley 2069 de 2020.
46. Numeral 5.4. Cronograma de la Invitación. Teniendo en cuenta la importancia que tiene conocer las respuestas a nuestras observaciones para la estructuración de la oferta, solicitamos por favor considerar una prórroga de la fecha de entrega de ofertas, ya que
según el cronograma actual solamente contamos con menos de 3 días para la estructuración de la misma luego de recibidas las respuestas.
Respuesta: En la adenda número 2 se establecen las nuevas fechas:
• Cierre de las propuestas: 0 xx xxxxx xx 0000
• Xxxxxxxxxxxx xx xxx xxxxxxxxxx: 10 xx xxxxx de 2022, en el horario de 8 a 12
47. Numeral 5.4.4. Cierre y entrega de la Propuesta. Agradecemos aclarar la forma de presentación de la oferta, toda vez que en la parte inicial de este numeral se indica que se debe presentar por correo electrónico, sin embargo, en el párrafo final se menciona que “No se consideraran propuestas remitidas a través de correo electrónico”.
De igual forma, solicitamos amablemente a Bancóldex permitir que la propuesta se presente únicamente mediante correo electrónico, toda vez que nuestra compañía al igual que la mayoría del sector trabaja desde casa, dificultando un poco el tema de impresión y entrega física.
Respuesta: Está publicada la adenda #1 en donde se informa que la forma de presentar las propuestas será por medio de correo electrónico.
48. Numeral 6.6.1. Experiencia acreditada con clientes. Teniendo en cuenta que en el segundo párrafo del presente numeral se habla de contratos ejecutados, solicitamos por favor permitir la presentación de certificaciones de clientes actuales y clientes con los cuales se haya finalizado la relación contractual. Agradecemos por favor considerar que la experiencia no se pierde con los años, por el contrario, aumenta.
Respuesta: Se permite presentar certificaciones de clientes actuales y de clientes con las que ya se haya terminado la relación contractual.
49. Numeral 6.6.2. Experiencia acreditada con clientes del sector financiero. Solicitamos aclarar el puntaje adicional a otorgar en este criterio, toda vez que no es claro, ya que, si un proponente presenta las 3 certificaciones exigidas de clientes del sector financiero obtendrá por cada certificación 0.2, dando un puntaje total de 0.6 y no de 1 como indica la tabla.
Respuesta: Este criterio lo que indica es que para obtener el puntaje máximo se deberán presentar cinco (5) certificaciones de clientes del sector financiero, porque se otorga un puntaje de 0.2 por cada certificación, superior a este número de certificaciones no se va a dar un puntaje adicional.
50. Numeral 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida. Punto 2. Gerente de cuenta. En aras de lograr una pluralidad de oferentes, solicitamos ampliar la formación del gerente de cuenta, permitiendo profesionales en áreas de la salud, las cuales se relacionan directamente con el contrato a ejecutar y garantizará de igual forma una eficiente y oportuna prestación de los servicios.
Respuesta: Es válido la especialización en salud ocupacional y seguridad y salud en el trabajo, siempre y cuando el profesional sea médico.
51. Numeral 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida. Punto 3. Persona Inhouse. Solicitamos permitir que para el perfil in-house se presente una carta de compromiso firmada por el representante legal, en la cual manifieste que en caso de adjudicación contrataremos y pondremos a disposición de Bancóldex ese funcionario con el perfil y experiencia requerido.
Lo anterior, toda vez que los corredores no contamos con personal a disposición para ocupar el cargo de inhouse dentro de los clientes adjudicados. Los profesionales actuales ya se encuentran prestando servicios en otros clientes.
De aceptar nuestra observación, agradecemos confirmar que no aplica la presentación de la hoja de vida de este funcionario ni la presentación de la carta de intención.
Respuesta: No es posible modificar este requisito, hace parte de uno de los criterios de evaluación.
52. Numeral 6.7.1. Estructura organizacional ofrecida. Punto 5. Asesor de Medicina Laboral. En aras de lograr una pluralidad de oferentes, solicitamos ampliar la especialización requerida para este profesional, permitiendo especializaciones en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales se relacionan directamente con las actividades a desarrollar durante la ejecución del contrato y garantizan de igual forma una eficiente y oportuna prestación de los servicios.
Respuesta: En el numeral 6.7.1. se establecen los perfiles esperados en donde se indica que el asesor de medicina laboral, debe ser profesional médico con especialización en medicina laboral, pero se permite también especializaciones en esas ramas como Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo, esta información se encuentra publicada en la Adenda 2.
53. Numeral 7.4. DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. Solicitamos confirmar si los anexo 4. Política de tratamiento de datos personales, y anexo 7. Código de ética, deben ser firmados por el representante legal del proponente y presentados en la oferta o solo son anexos informativos.
Respuesta: En la carta de presentación de la propuesta, se debe incluir una manifestación en la que el proveedor mencione que conoce y acepta el contenido del Código de Ética y de la Política de Datos Personales.
54. Numeral 7.4. DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. En el literal t. se solicita lo siguiente: "Lista de los principales clientes a los que se les administre seguros de riesgos laborales y pólizas de salud y/o contratos de medicina prepagada actualmente, del sector privado y público, indicando razón social, NIT y valores de las primas anuales". Por temas de confidencialidad con nuestros clientes, solicitamos permitir la presentación de la lista requerida sin indicar la razón social del cliente. Sugerimos respetuosamente listar cliente 1, 2, 3, etc y colocar el sector al que pertenece.
Respuesta: Es importante que los proveedores presenten la información como se solicita en los términos de referencia. Por lo anterior, no será válido listar los clientes como 1, 2, 3.
55. Por favor informar el valor promedio de los aportes mensuales a la ARL. Respuesta: Esta información será entregada por la ARL al proveedor seleccionado.
56. Agradecemos por favor confirmar el número de trabajadores directos e independientes (contratistas) y la distribución a nivel nacional.
Respuesta: El número de trabajadores directos a nivel nacional es de 440
BOGOTÁ | 406 | |
REGIONAL ATLANTICO | 7 | |
OFICINA REGIONAL OCCIDENTE | 12 | |
OFIC REG SANTANDERES | 5 | |
OFIC REG ANTIOQUIA | 5 | |
OFICINA XXXX XXXXXX XXXXXXX | 0 | |
XXXXXXX XXXX XXXXXX XXX | 0 |
00. Indicar por favor el % de Siniestralidad y de retorno en prevención por la ARL.
Respuesta: El porcentaje de siniestralidad es de 0.97% en accidentes de trabajo, en enfermedades laborales es 0% del año 2021.
58. ¿Qué actividades de promoción y prevención se están trabajando actualmente con la ARL?
Respuesta: Se trabajan los siguientes programas del sistema de seguridad y salud en el trabajo:
- Emergencias
- Biomecánico
- Psicosocial
- Medicina Laboral
- Higiene y Seguridad Industrial
- Seguridad Vial
59. Agradecemos confirmar, si cuentan con sistemas de gestión corporativos y /o certificaciones están trabajando actualmente: ISO, RUC, OHSAS otras.
Respuesta: El Banco cuenta con la certificación ISO 9001 – Sistema de Gestión de Calidad, en referencia a Seguridad y Salud en el Trabajo, el Banco cumple con los estándares definidos en la Resolución 0312 de 2019 en términos jurídicos. Actualmente no contamos con las certificaciones RUC y OHSAS.
60. Agradecemos indicar, ¿en qué año se realizó la última encuesta de riesgo psicosocial?.
Respuesta: 2020
61. ¿Cuál es el aspecto que está menos adelantado en el SG SST?
Respuesta: Rendición de cuentas de las responsabilidades asignadas en seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la organización.
62. ¿Hay un objetivo de área HSE de interés ajeno al SST
Respuesta: No, todos están enmarcados en la normatividad de Seguridad Salud en el Trabajo.
63. ¿Se cuentan con indicadores de recobro?, en caso positivo, cual es el % de éxito de recuperación de cartera al SSS
Respuesta: No tenemos indicadores, pero se realiza la gestión con las entidades de seguridad social.
64. Por favor informar el valor de la cartera pendiente por recobrar al sistema de seguridad social (SSS).
Respuesta: Esta información se entregará al proponente que sea seleccionado.
65. Indicar por favor cuales son los retos en Seguridad y Salud en el trabajo.
Respuesta:
• Definir e implementar el mecanismo para la rendición de cuentas de las responsabilidades asignadas en seguridad y salud en el trabajo a todos los niveles de la organización.
• Consolidar el proceso de requerimientos aplicables en SST para contratistas y subcontratistas.
• Ejecutar el programa de gestión de riesgo químico.
• Definir actividades enfocadas a la salud mental postpandemia por COVID19.
• Mantener el Sistema de seguridad y salud en el trabajo con un porcentaje superior al 85% acorde a la clasificación Aceptable de los estándares mínimos definidos en la 0312 de 2019.
66. Agradecemos por favor confirmar el alcance cuando hace referencia a la “Atención de siniestros en caso de la ARL”.
Respuesta: Se refiere a casos por accidente o enfermedad declarados como laborales.
67. Agradecemos amablemente indicarnos el alcance de cobertura en el acompañamiento que implica desplazamientos por parte de los profesionales que impliquen gastos de viaje e indicarnos por favor a que ciudades.
Respuesta: Para los acompañamientos a otras ciudades se realizarías videoconferencias utilizando la plataforma teams, por lo que, no serán necesarios desplazamientos.
68. Teniendo en cuenta que las coberturas en materia de ARL hace referencia a todas las prestaciones asistenciales y económicas asociadas a AT y EL, agradecemos amablemente indicarnos lo que implica #elaborar y actualizar permanentemente los manuales y resúmenes de seguros que se ofrezcan para que Bancóldex cuente con una información actualizada de las coberturas de los seguros de riesgos laborales”.
Respuesta: Cuando se presente una nueva regulación que ajuste las disposiciones de seguridad y salud en el trabajo, el Corredor de Xxxxxxx deberá informar dicho cambio y sugerir los ajustes a los documentos del Banco.
Así mismo, en caso de aumentar la planta deberá acompañar al Banco en la negociación de las horas de reinversión con la ARL.
69. Agradecemos nos puedan indicar que perfil profesional tiene el recurso que actualmente atiende y resuelve las dudas a los usuarios.
Respuesta: Administrador de empresas, experiencia de 13 años en el sector asegurador, actualmente asignada de manera exclusiva a Bancóldex.
70. Solicitamos comedidamente nos indiquen de los 984 usuarios el detalle por cada tipo de asegurado.
Respuesta:
MATRIZ | ASEGURADO PRINCIPAL | BENEFICIARIOS | EDAD PROMEDIO |
Exfuncionarios pago anual | 13 | 23 | 58 |
Funcionarios Programa de Inversión Banca de las Oportunidades | 16 | 12 | 37 |
Exfuncionarios pago mensual | 45 | 81 | 54 |
Funcionarios | 314 | 480 | 38 |
71. Por favor indicarnos el número de capacitaciones que se requieren para el personal de Bancóldex y cuáles son los espacios que se tienen definidos para la realización de las mismas.
Respuesta: Estas se presentarán de acuerdo con las necesidades del Banco, las cuales se informarán con anticipación y coordinación xxx Xxxxxxxx de Seguros.
72. Agradecemos indicarnos el número de agendamiento que se debe de realizar de manera mensual para los exámenes médicos ocupacionales.
Respuesta: Los exámenes periódicos se realizan cada dos (2) años para el personal administrativo, tenemos programado hacer esta actividad en el mes de noviembre del 2022 para personas con antigüedad superior a un año.
El personal operativo tiene programado exámenes anuales, esta población asciende a un número de 15 personas.
73. Con el fin de realizar un cálculo para poder definir nuestra propuesta de servicios, agradecemos informar el valor anual xx xxxxxx por cada plan de salud (hospitalización y cirugía, pólizas de salud y contratos de medicina prepagada, indicando la aseguradora.
Respuesta: Actualmente tenemos el Contrato de Medicina Prepagada con Medplus, el xxxx anual de las primas será compartido al proveedor seleccionado.
74. Por favor indicar cual es la política de otorgamiento y elegibilidad de los beneficios para los funcionarios, exfuncionarios, pensionados y grupo familiar en cada uno de los planes de salud.
Respuesta: Bancóldex otorga el beneficio de un contrato de medicina prepagada a sus funcionarios, en donde el Banco asume el 100% y un porcentaje del grupo familiar del funcionario que va desde un 40% a un 90% de acuerdo con los niveles organizacionales.
Las personas que se retiran que hayan tenido un mutuo acuerdo o que hayan cumplido los requisitos del programa de retiro vital, es decir, que hayan trabajado en el Banco 10 años antes de cumplir los requisitos de la pensión.
75. Indicar si actualmente cuenta con una herramienta para el manejo de beneficios. Indicar su alcance.
Respuesta: No
76. Agradecemos indicarnos para el área de recursos humanos de Bancóldex, cuáles son los retos o prioridades para el 2022 en la gestión del capital humano.
Respuesta: Esta información se le entregará al proveedor seleccionado, en la reunión de inicio.
77. Comedidamente solicitamos nos puedan indicar si actualmente se tiene implementado algún programa de bienestar para los empleados y que involucren a las familias.
Respuesta: El Banco cuenta con un programa de bienestar, el cual va dirigido al Banco y a su grupo familiar primario.
78. Agradecemos nos puedan indicar que canales de comunicación son utilizados con los empleados para la divulgación de los beneficios y material de bienestar
Respuesta: El Banco cuenta con diferentes canales de comunicación interna, VitalNet (Intranet), El Mensajero (boletín digital), Yammer (Red Social), Cafés con mi equipo, y los Fondos de Pantalla
79. Agradecemos confirmar el número promedio de movimientos/novedades (inclusiones, exclusiones y modificaciones) mensuales.
Respuesta: En promedio los movimientos son los siguientes:
Ingresos | 8 |
Modificaciones | 4 |
Exclusiones | 5 |
Novedades (Autorizaciones, certificados, certificados de cobertura en el exterior, PQR, reintegros y solicitudes plan odontológico) | 120 |
80. Teniendo en cuenta la situación actual de pandemia, cuál es el % de personas que trabajan de manera remota y cuál es el % de personas que trabajan de manera presencial.
Respuesta: A partir del 1° xx xxxxx de 2022 toda la planta del Banco trabajará de manera presencial.
81. Agradecemos indicarnos si cuenta con un modelo o herramienta de seguimiento en cuanto al esquema de vacunación de sus empleados y grupos familiares.
Respuesta: Realizamos una encuesta de dosis aplicadas mediante la herramienta forms dirigida a personal de planta, contratistas y temporales, referente a familias, no contamos con información.
82. Xxxxxxxxxxx confirmar si están interesados en una propuesta de beneficios voluntarios.
Respuesta: Agradecemos que las propuestas estén en el marco del alcance de los términos de referencia.
83. Agradecemos confirmar cómo se gestiona el proceso de cobro para exfuncionarios y pensionados.
Respuesta: Se realiza a través de teléfono o correo electrónico, antes del vencimiento de los plazos para que las personas paguen a tiempo.
Respecto al ramo de SALUD agradecemos suministrar la siguiente información:
84. Política de los Beneficios Funcionarios- Extensión del beneficio al grupo familiar: Indicando parentescos que cubre según sea el caso; asegurado Casado y soltero.
Respuesta: Bancóldex ofrece el beneficio de un contrato de medicina prepagada, asumiendo el 100% del valor del funcionario y un patrocinio para su grupo familiar primario, que oscila entre el 90% y el 40%
Grupo familiar primario:
Funcionario soltero y sin hijos: los padres
Funcionario soltero y con hijos: los hijos
Funcionario casado y con hijos: el cónyuge y los hijos
Funcionario casado y sin hijos: el cónyuge
85. Valor de las primas pagadas por el contrato de salud.
Respuesta: Esta información será entrega al proveedor seleccionado.
86. Número de empleados total y dispersión geográfica de los mismos Respuesta:
BOGOTÁ | 406 | |
REGIONAL ATLANTICO | 7 | |
OFICINA REGIONAL OCCIDENTE | 12 | |
OFIC REG SANTANDERES | 5 | |
OFIC REG ANTIOQUIA | 5 | |
OFICINA XXXX XXXXXX XXXXXXX | 0 | |
XXXXXXX XXXX XXXXXX XXX | 0 |
00. Numero de titulares y beneficiarios y número de asegurados por rango de edad
Respuesta: Actualmente el Banco no tiene diferencia por grupo etario en las tarifas del contrato de medicina prepagada
88. Siniestralidad de la póliza de salud de las últimas tres vigencias Respuesta:
• 2019: 103.9%
• 2020-2021: 95.8%
89. Cobertura de Medicamentos - Por favor indicar si el plan actual de salud tiene cobertura de medicamentos, en caso afirmativo aclarar si la entrega se realiza por medio de un proveedor o se solicita reembolso al prestatario de salud. Por favor indicar el monto anual de medicamentos
Respuesta: El plan actual incluye medicamentos, incluye medicamentos para la terapia fotodinámica, para la hospitalización domiciliaria, medicamentos antirretrovirales de forma intrahospitalaria para casos de SIDA hospitalario, para tratamientos hospitalarios de cáncer, quimioterapia, radioterapia, cobalto y braquiterapia, medicamentos comerciales ambulatorios para las siguientes patologías con tope 9 SMMLV por vigencia: (Poliomielitis, tétanos, escarlatina, diabetes, epilepsia, hepatitis, híper e hipotiroidismo, lupus, tuberculosis, cirrosis hepática, difteria, fiebre reumática, glaucoma, litiasis, tosferina y úlcera péptica. Para usuarios complementarios se entregarán medicamentos que sean ordenados en presentación genérica y se encuentren dentro de los acuerdos vigentes del POS-C.), medicamentos coadyuvantes para efectos secundarios de cáncer es por reembolso y con un tope de $3.281.700, contamos con una cobertura de medicamentos post hospitalarios con un tope de $1.5 SMMLV por reembolso por vigencia, medicamentos ambulatorios.
En relación con los medicamentos los usuarios podrán reclamarlos en las farmacias propias. Adicionalmente, se establece que para algunos casos se permiten los reembolsos.
90. Respecto al ramo de ARL agradecemos suministrar la siguiente información:
2.1. Valor del aporte mensual realizado por Bancóldex a la ARL
Respuesta: Esta información se entregará al proveedor seleccionado.
91. ARL a la cual se encuentran afiliados Respuesta: SURA
92. Porcentaje de comisión definido desde la ARL para el intermediario. Respuesta: Esta información se entregará al proveedor seleccionado.
93. Estado actual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Respuesta: 99 puntos.
94. Principales factores de riesgo a los cuales están expuestos los trabajadores. Respuesta: Biomecánico, Psicosocial, Locativo, y biológico.
95. Principales programas adelantados actualmente para la prevención de riesgos laborales.
Respuesta: Psicosocial, Emergencias, Seguridad Vial, Locativo, Osteomuscular, Visual, Biológico.
96. Cuál es el alcance específico esperado en cuanto a la asesoría desde el punto de vista económico en los trámites ante las, EPS, la Superintendencia Financiera de Colombia, IPS, ARL, Ministerio de Salud, Fondos de Pensiones, Secretaría de Movilidad, Superintendencia de Puertos y Transporte, Juntas Regionales y Nacionales de calificación de invalidez y la Superintendencia Nacional de Salud.
Respuesta: Las asesorías se refieren a posibles procesos que pueda tener el Banco en términos de procesos de calificación de origen, pérdida de capacidad laboral, mesas de trabajo por condiciones de salud: incapacidades superiores a 180 días, conceptos técnicos en función a la normatividad con alcance en riesgos laborales y su impacto en el Banco, revisión de conceptos médicos por exámenes médicos ocupacionales, casos de fuero laboral, presunto acoso laboral, distribución de horas de reinversión de ARL y presupuesto xx xxxxxxxx de seguros, entre otros temas en función xx xxxxxx laborales.
97. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS
3.1. Con el fin de verificar las posibles inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés, requerimos a la entidad, nos informe el nombre de los miembros de Junta Directiva, Representante Legal y Comité Evaluador.
Respuesta:
• Junta Directiva:
Principales | Suplentes |
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx |
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx |
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxx Xxxxx Xxxxx |
Xxxxxxx Xxxxx Valencia | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx |
Xxxxxxx Senior Xxxxxx | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx |
• Representante Legal: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx y Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx.
• Comité Evaluador: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
98. CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA
4.1. Se solicita aclarar si la entrega de la propuesta es por correo electrónico o de forma física, teniendo en cuanta que en punto 5.4.4 se indica que se deben enviar por correo electrónico, pero al final del párrafo se indica lo siguiente: "No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico"
Respuesta: Se publicó la adenda N°1 en donde se informa que la forma de presentar las propuestas será por medio de correo electrónico.
99. Para el recurso Inhouse, agradecemos confirmar si es viable presentar carta de compromiso de contratación con el perfil establecido en las condiciones de los términos de este cargo en caso de no encontrarse contratado actualmente.
Respuesta: No es posible, es una de los requisitos de los Términos de Referencia.
100. 6. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN
6.1. A fin de evitar interpretaciones erradas, entendemos que para acreditar la idoneidad profesional y la infraestructura humana y operativa, se debe aportar el XXX de Ministerio de Trabajo, agradecemos confirmar si nuestra apreciación es correcta o si debemos aportar algún otro documento adicional para dar cumplimiento al mismo.
Respuesta: Si xx xxxxxxxxxxx.
000. 7. EXPERIENCIA ACREDITADA CON CLIENTE
7.1. El numeral señala que “Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar por lo menos tres (3) certificaciones emitidas por contratantes actuales las cuales deben contar como mínimo con la siguiente información relacionada de cada contrato ejecutado” (subrayado fuera de texto). Sobre el particular, favor aclarar si la experiencia debe corresponder a clientes actuales o a contratos ya ejecutados.
Respuesta: Se permite presentar certificaciones de clientes actuales y de clientes con las que ya se haya terminado la relación contractual.
7.2. Así mismo es importante confirmar el período de tiempo que se considerará para acreditar la experiencia, sugerimos sea la adquirida en los últimos cinco (5) años.
Respuesta: El tiempo de experiencia es el mencionado en los términos de referencia.
102. En cuanto a los requisitos que deben contener las certificaciones de Riesgos Laborales, entendemos que se acepta la acreditación de los aportes anuales. Agradecemos confirmar.
Respuesta: De acuerdo con los establecido en los Términos de Referencia punto 5.3, literal
b):
“Para efectos de la intermediación de seguros en el ramo de riesgos laborales, los proponentes deberán estar inscritos en el Registro Único de Intermediarios (XXX) del Ministerio de Trabajo y, por lo tanto, acreditar su idoneidad profesional y la infraestructura humana y operativa, en los términos del Decreto 1072 de 2015 y demás normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen.”
Por lo anterior, agradecemos entregar la información de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia.
103. Por otra parte, solicitamos revaluar la asignación del mayor puntaje al corredor que acredite el mayor número de clientes, con el fin de que el requisito no sea ilimitado, se sugiere establecer una escala con un número definido de clientes, en aras de brindar mayor equidad para el acceso al puntaje, por ejemplo así:
No. Clientes acreditados | Puntaje |
Entre 1 y 3 | 2 |
Más de 3 | 5 |
Respuesta: No es posible. Sin embargo, este es solo uno de los criterios que tendrá en cuenta el Banco para la calificación de las propuestas.
104. Acreditación de Número de Usuarios. Amablemente agradecemos aclarar la forma en que se debe acreditar este criterio, por ejemplo, con las certificaciones requeridas en el numeral 6.6.1. o a través de certificación suscrita por el Representante legal del Proponente.
Respuesta: En este punto, se deberá cumplir lo establecido en los términos de referencia.
105. 7.6. Adicionalmente se solicita revaluar la asignación del mayor puntaje al corredor que acredite el mayor número de usuarios, con el fin de que el requisito no sea ilimitado, se sugiere establecer una escala con un número definido de usuarios similar a los del Banco, en aras de brindar mayor equidad para el acceso al puntaje, por ejemplo así:
Respuesta: Estos criterios lo que buscan es identificar que el proveedor del servicio tenga experiencia en contratos similares al tamaño del contrato actual de Bancóldex, no es posible hacer el ajuste solicitado.
Por otra parte, este es uno de los requisitos solicitados no es el único criterio que Bancóldex tendrá en cuenta para la calificación de las propuestas.