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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE “ARRENDAMIENTO CON MANTENIMIENTO (RENTING) DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCIÓN DE LA AUTORIDAD PORTUARIA XX XXXXXX”
Í N D I C E
Pág.
1.- OBJETO 1
2.- PRESUPUESTO 1
3.- ALCANCE DEL SERVICIO DE RENTING 1
4.- PLAZO DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS 5
5.- SOFTWARE ADICIONAL 5
6.- DURACIÓN DEL ARRENDAMIENTO 6
7.- PREVISIÓN DE COPIAS 6
8.- CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS 6
9.- CONDICIONES DEL ARRENDAMIENTO 7
10.- CONTRATO 8
11.- RESOLUCIÓN DEL CONTRATO 10
12.- PRECIO Y FORMA DE PAGO 10
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE “ARRENDAMIENTO CON MANTENIMIENTO (RENTING) DE LOS EQUIPOS MULTIFUNCION DE LA AUTORIDAD PORTUARIA XX XXXXXX”.
1.- OBJETO
El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas es establecer las prescripciones que han de regular la realización de la prestación, así como regular las características técnicas y funcionales de los equipos de impresión multifunción en la modalidad de arrendamiento con mantenimiento (“renting”), con destino a los diferentes servicios requeridos por la Autoridad Portuaria xx Xxxxxx (A.P.B. en lo sucesivo).
2.- PRESUPUESTO
El presupuesto del presente contrato de servicios asciende a la cantidad anual de OCHENTA Y CINCO MIL EUROS (85.000 €/año), durante el plazo inicial de ejecución del contrato, de cuatro años. En el año de posible prórroga, el importe ascenderá a CUARENTA MIL EUROS (40.000€). El citado presupuesto anual tiene carácter de máximo y comprende, además del precio del contrato, todos los gastos, impuestos y tasas que puedan corresponder, con la única excepción del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
En este sentido, el cálculo del valor estimado del presente contrato, en aplicación de lo establecido en el Anexo II de la Orden FOM/4003/2008, de 22 de julio, se establece en el importe de TRESCIENTOS OCHENTA MIL EUROS (380.000 €), teniendo en cuenta a tal efecto no únicamente el importe total a abonar por las cuatro anualidades comprometidas, sino también la eventual prórroga del contrato anteriormente indicada (una anualidad más como máximo).
3.- ALCANCE DEL SERVICIO DE RENTING
Estudiadas las necesidades de la A.P.B., el alcance del servicio que se pretende en la presente licitación comprende el “renting” de los equipos que se indican a continuación, distribuidos por lotes:
3.1.- LOTE Nº 1: EQUIPOS MULTIFUNCIÓN
Cantidad................................................... CATORCE (14) UNIDADES.
Características generales
Velocidad copias o impresos en b/n........... 40 páginas/minuto Velocidad copias o impresos en color....... 40 páginas/minuto Calentamiento………................................. 60 segundos Tiempo para la primera copia en b/n........... 10 segundos Tiempo para la primera copia en color....... 12 segundos
Identificación……………………………… PIN, tarjeta, huella (al menos, una) Entrada…………………………………….. Al menos 2 bandejas
Capacidad mínima de papel: 2.500 hojas Bandeja by-pass
Alimentador automático …........................... Xx xxxxx cara, 100 hojas Salida..…………………………………….. 2 bandejas
Unidad finalizadora con grapadora y
plegadora
Formatos de papel..……………………….. De A5 a A3+
Gramaje……………………………………. hasta 250 g/m2 en bandeja standard
hasta 290 g/m2 en bandeja bypass Memoria................................................... 1 Gb
Disco interno................................................ 160 Gb
Funciones de copiadora
Zoom....................................................... De 25 a 400 % (intervalos de 1%)
Resolución................................................. 600 x 600 dpi.
Multicopia…………………………………. hasta 999
Doble cara ………………………………… 1 a 1; 1 a 2; 2 a 1 y 2:2
Funciones de impresora
Lenguaje................................................. PCL5, PCL6., PostScript 3
Resolución............................................... 1200 x 600 dpi.
Interfaz................................................... USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 base T
Protocolo de red..………………………. TCP/IP, IPX/SPX, Apple Talk Entornos..…............................................ Windows 2000/xp/Vista
Windows 2000 Server, 2003, 2008 Mac OS 8.6 o posterior
IBM system i (AS/400)
Función de impresión segura
Funciones de escáner
Resolución................................................. 600 x 600 dpi.
Formatos de salida .................................... JPEG,TIFF,PDF
Destino ……………………………………. e-mail, carpeta de red, memoria USB. Velocidad …………………………………. 40 páginas/minuto (A4, b/n)
Funciones de fax
Circuitos................................................. PSTN,PBX
Compatibilidad........................................ ITU G3 / SuperG3
Modem 33.600 bps
Memoria................................................... 24 Mb
En el edificio de Santurce, donde se van a instalar la práctica totalidad de los equipos, existe un cableado estructurado y sistema de telefonía IP, con su correspondiente centralita IP; es decir todo el cableado de cada planta es UTP categoría 6 con conectores RJ-45.
3.2.- LOTE Nº 2: EQUIPOS MULTIFUNCIÓN B/N ESPECIALIZADOS
Cantidad................................................... UNA (1) UNIDAD.
Este equipo es para dar servicio al Departamento de Planificación y Proyectos que requiere una gran producción de copias en blanco y negro, sin renunciar a las funciones de impresora y escáner.
Además de la robustez que se supone debe tener un equipo orientado a este servicio, se considera necesaria una velocidad de 70 pags./min (A4) exclusivamente en blanco y negro, una capacidad de entrada de 3.500 hojas, unidad finalizadora con grapadora y plegadora y funciones propias de clasificación de la salida.
3.3.- LOTE Nº 3: IMPRESORAS DEPARTAMENTALES
Cantidad................................................... DIEZ (10) UNIDADES.
Velocidad copias o impresos en b/n............ 30 páginas/minuto Velocidad copias o impresos en color........ 30 páginas/minuto Calentamiento………................................. 60 segundos máximo Tiempo para la primera copia en b/n........... 15 segundos Lenguaje................................................. PCL5, PCS6
Resolución................................................. 1200 x 600 dpi.
Interfaz................................................... USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 base T
Protocolo de red..………………………… TCP/IP, IPX/SPX, Apple Talk Entornos..…............................................ Windows 2000/xp/Vista
Windows 2000 Server, 2003, 2008 IBM system i (AS/400)
Entrada…………………………………… 1 bandeja de 500 hojas
Bandeja manual
Unidad xx xxxxx cara
Formato de papel (máximo) A4
Los distintos equipamientos descritos para cada equipo tienen el carácter de mínimos y son de obligado cumplimiento. Los licitadores deberán incluir en sus ofertas un compromiso explícito en este sentido.
Si por circunstancias muy concretas, el licitador considera adecuado ofertar algún modelo que pueda no cumplir alguno de los requerimientos descritos, deberá hacerlo constar expresamente, indicando los motivos que le hayan hecho tomar tal decisión. Esto puede tener su reflejo en la puntuación técnica.
Para una mejor valoración técnica de las ofertas, los miembros de la Comisión Técnica podrán visitar las instalaciones de los licitadores, previo aviso a éstos con antelación suficiente.
3.4.- NUEVAS NECESIDADES COMPLEMENTARIAS
La expresada relación de equipos conforma las actuales necesidades de la A.P.B. respecto al alcance del servicio de “renting” objeto de licitación, de tal modo que las futuras necesidades de la
A.P.B. que, en relación a la materia objeto de contratación, puedan surgir durante el periodo de contratación, derivadas principalmente de nuevas peticiones de los departamentos de la Entidad, podrán ser cubiertas por el adjudicatario, en su caso, al amparo de las condiciones generales del contrato que se describe en este Pliego de Prescripciones Técnicas, siempre y cuando no se superen los límites presupuestarios y la normativa de aplicación a la APB.
A tal efecto, cuando concurra alguna de las circunstancias anteriormente expuestas, la A.P.B. podrá solicitar del adjudicatario una propuesta individualizada de equipo de “renting”, indicando modelo de referencia y plazo de arrendamiento, comprometiéndose el adjudicatario a realizar su propuesta en base a la petición cursada, la cual, caso de ser aprobada, se materializará al amparo del contrato suscrito en virtud de la presente contratación.
4.- PLAZO DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS
Los equipos objeto de arrendamiento deberán ser entregados por el adjudicatario a la A.P.B. y puestos en funcionamiento en el plazo de un mes a partir de la fecha de notificación del acuerdo de adjudicación.
En el supuesto de que el licitador considere que algún equipo no pueda ser entregado en el citado plazo deberá expresamente indicar dicha circunstancia en su proposición, incluyendo asimismo una propuesta de equipo alternativo de características equivalentes, a los efectos de cubrir esta carencia temporal, de tal modo que el servicio no quede interrumpido.
5.- SOFTWARE ADICIONAL
Junto con los equipos el adjudicatario deberá poner a disposición de la A.P.B. un software que permita realizar, preferentemente a través de un navegador de Internet, las siguientes acciones:
• Control general del estado de los equipos.
• Autorizar o restringir a usuarios o departamentos el uso de determinados dispositivos o de algunas de sus funciones.
• Envío de mensajes en caso de anomalías de funcionamiento, necesidad de suministros o de mantenimiento preventivo, bien al administrador del sistema o al propio arrendatario.
• Consulta de las copias realizadas por usuario y/o departamento, tanto en color como en blanco y negro; tanto por impresión como por copiado.
• Exportación de los datos del número de copias realizadas a ficheros para su posterior tratamiento mediante programas de la A.P.B..
• Reenvío de los faxes recibidos a una cuenta de correo electrónico o a una bandeja de entrada desde donde puedan ser consultables.
• Envió de faxes salientes desde el puesto de usuario.
La instalación de este software se realizará por el personal especializado designado por el adjudicatario, siguiendo las instrucciones que a tal efecto determine la A.P.B.
La puesta a disposición e instalación del citado software no puede tener coste adicional para la A.P.B. y, si lo tuviera para el arrendador, éste deberá integrarlo dentro de su proposición económica final.
6.- DURACIÓN DEL ARRENDAMIENTO
El plazo de duración del arrendamiento aplicable para el cálculo de cuotas de todos los equipos incluidos en la Cláusula 3, “ALCANCE DEL SERVICIO DE RENTING”, del presente Pliego de Prescripciones Técnicas, será de CUARENTA Y OCHO (48) MESES, pudiendo ser prorrogado, por acuerdo unilateral de la APB, por otros DOCE (12) MESES más. En este supuesto, durante el año de prórroga, el arrendatario sólo podrá facturar por el consumo de copias realizado, con su mantenimiento implícito.
No serán admitidos plazos de arrendamiento distintos a los indicados.
7.- PREVISIÓN DE COPIAS
La previsión anual de copias para el conjunto de todos los equipos es la siguiente:
Copias en blanco y negro: 60.000 copias/mes (40.000 en Lote 1, 5.000 en Lote 2 y 15.000 en Lote 3).
Copias en color: 40.000 copias/mes (30.000 en Lote 1 y 10.000 en Lote 3).
Estas previsiones se indican únicamente a modo informativo para los licitadores, sin que en ningún caso signifique un compromiso por parte de la A.P.B.
8.- CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS
Los equipos serán entregados en las distintas dependencias de la A.P.B., según el Departamento de destino. La gran mayoría de dichas dependencias se hallan ubicadas en el municipio de Santurce. El plazo previsto para la entrega individualizada de cada equipo, que expresamente el licitador deberá hacer constar de modo desglosado en la proposición que presente, se ajustará en todo caso al plazo máximo de entrega que se indica en la Cláusula nº 4 del presente Pliego.
Para aquellos equipos en los que el plazo de entrega no fuese finalmente cumplido, el adjudicatario pondrá a disposición de la A.P.B. un equipo de pre-entrega de características equivalentes al contratado, abonándose por este equipo de pre-entrega el mismo precio que el establecido inicialmente en el contrato para el equipo arrendado.
En el acto de entrega se suscribirá un Acta de Entrega y se facilitará a la A.P.B. tanto la información de usuario, como la documentación, software, “drivers” y cualquier otra información necesaria para el correcto funcionamiento del equipo.
El adjudicatario será el exclusivo responsable ante la A.P.B. de que los equipos sean entregados en perfectas condiciones, obligándose a reclamar y gestionar ante el fabricante la subsanación de aquellos defectos que hayan sido detectados y denunciados por la A.P.B., tanto en la entrega como durante el período de garantía. Los costes de transporte, entrega e instalación de los equipos serán de cuenta del adjudicatario.
9.- CONDICIONES DEL ARRENDAMIENTO
9.1.- CONCEPTOS INCLUIDOS EN EL ARRENDAMIENTO
• El alquiler y uso de los equipos propiedad del arrendador, debiendo estar en todo momento en perfecto estado funcional, técnico y administrativo, de modo que se garantice una utilización fiable, segura y legal de los mismos.
• El mantenimiento integral de los equipos objeto del arrendamiento, incluyendo:
o Las revisiones periódicas que establezca el fabricante, tanto repuestos como mano de obra, con independencia de que se encuentre o no en período de garantía del fabricante.
o Las reparaciones de todas las averías que se produzcan siempre que ocurran bajo un uso normal de los equipos, incluyendo material y mano de obra.
o La asistencia técnica y el mantenimiento preventivo, que consistirá en el desplazamiento de un técnico, al menos una vez por semana, para efectuar las labores que sean pertinentes con el fin de mantener todos los equipos en perfectas condiciones de uso.
o El suministro de todos los consumibles necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos.
o Todas las piezas de repuesto, así como los consumibles deberán ser originales del fabricante.
• Todos los gastos, impuestos, tasas, cánones o gravámenes derivados del uso de los equipos, con la única excepción del I.V.A.
• Seguro.
No existirá opción de compra.
9.2.- OBLIGACIONES DE LA A.P.B.
La A.P.B., en relación con cada equipo, asume las siguientes obligaciones:
• Solicitar, cuando corresponda según las recomendaciones del fabricante del equipo, y con antelación suficiente, las revisiones del mismo.
• Comunicar cualquier avería incipiente.
• Facilitar y supervisar los trabajos de revisión o reparación que realice el adjudicatario.
• Comunicar al arrendador cualquier anomalía respecto al contador de copias realizadas, a los efectos de regularizar el pago del arrendamiento al finalizar el contrato. En caso de avería del contador, se calculará el número de copias realizadas igual a la media de los últimos treinta días.
• En el supuesto de que se produjesen averías manifiestamente imputables a un uso negligente del equipo, estas serán abonadas por la A.P.B., previo informe justificativo del adjudicatario y reconocimiento de la avería por personal de la A.P.B.
10.- CONTRATO
La formalización del contrato se realizará de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones Particulares.
En este sentido, se suscribirá con el adjudicatario un contrato marco en el que se regularán aquellos aspectos de tipo genérico que afecten al servicio objeto de contratación, tanto de los contratados con motivo de la presente licitación definidos en la Cláusula 3 del presente Xxxxxx, como a los que pudieran adicionarse posteriormente durante el desarrollo del contrato. En el citado contrato marco las partes se remitirán asimismo al condicionado particular de cada equipo que, con carácter general, tenga establecido el adjudicatario para la prestación del servicio, siempre y cuando dicho condicionado no se oponga a las prescripciones contenidas en los diferentes documentos que forman parte de la presente licitación, en cuyo caso prevalecerán siempre éstas, salvo que la A.P.B. haya aceptado previa y expresamente dicha cláusula especial contradictoria del condicionado particular del arrendatario.
El plazo de duración del contrato marco será el que transcurra entre la firma del mismo y la retirada del último equipo que al amparo del mismo preste servicio para la A.P.B.
En el caso de que durante el desarrollo del contrato se produjese la necesidad de nuevos equipos, la
A.P.B. podrá solicitar por escrito al adjudicatario oferta para los mismos, quedando sujeta la prestación del servicio, en caso de materializarse, al condicionado general establecido en la presente licitación, incluyendo expresamente los precios por copias.
La fecha de inicio de la prestación del servicio será la correspondiente a la fecha efectiva de entrega de los equipos. La fecha de entrada en servicio de los nuevos equipos, junto con el resto de condiciones particulares de “renting” de los mismos serán recogidas en el Acta de Entrega, firmada por el arrendador y el arrendatario con motivo de la entrega del equipo. La fecha de finalización se corresponderá con la retirada de los equipos de acuerdo con la duración establecida en el Acta de Entrega.
Transcurridos, como máximo, cuatro años (o cinco, si se ejercita la prorroga opcional de un año) desde la firma del contrato, la A.P.B. procederá a realizar una nueva licitación para renovar su parque de equipos multifunción, sin perjuicio de que aquellos equipos que se hayan incorporado al servicio con posterioridad a la firma del contrato continúen prestando servicio hasta la fecha de conclusión de su condicionado particular.
En todo caso, la firma del contrato con el adjudicatario no supondrá compromiso de exclusividad por parte de la A.P.B. en relación al servicio objeto de contratación, que podrá, si lo considera conveniente, recurrir a una nueva licitación y a un nuevo adjudicatario para dotarse de equipos suplementarios.
11.- RESOLUCIÓN DEL CONTRATO
Las causas de resolución del contrato, y sus efectos, se regulan en los Pliegos de Condiciones Particulares.
La resolución del contrato llevará aparejada la retirada de la totalidad de equipos que estuvieran prestando servicio para la A.P.B., es decir, tanto los incluidos en la presente licitación como los incorporados con posterioridad al amparo del contrato firmado con el adjudicatario.
Sin perjuicio de lo establecido en el Pliego de Condiciones Particulares, el contrato podrá ser objeto de re- solución por la A.P.B. en aquellos casos en que el adjudicatario incumpliera de manera reiterada los servi- cios contratados. Previamente a instar dicha resolución, la A.P.B. dará audiencia al adjudicatario para que éste explique la causa de los incumplimientos, otorgándole, si dichas explicaciones no fueran satisfacto- rias, un plazo de 30 días naturales para que proceda a subsanarlos. Si transcurrido dicho plazo siguieran persistiendo los incumplimientos, la A.P.B., tras decisión razonada, podrá resolver el contrato.
En todos los casos, el adjudicatario no tendrá más derechos que la percepción de las cantidades vencidas e impagadas a la fecha por la prestación del servicio.
12.- PRECIO Y FORMA DE PAGO
La facturación de los servicios contratados se efectuará por meses vencidos mediante una única factura en la que se incluirán, desglosados por cada equipo, los gastos imputables a la totalidad de los equipos arrendados. Estos serán únicamente la suma de las cuotas mensuales totales de arrendamiento de cada equipo y el resultado de multiplicar el número de copias realizadas en blanco y negro y color por los respectivos precios ofertados.
Opcionalmente, el desglose referido anteriormente puede enviarse en un documento aparte que haga referencia a la factura. El pago de la factura se hará efectivo a los treinta (30) días de su fecha de emisión.
Opcionalmente, el arrendatario podrá emitir dos facturas. En este caso una factura contemplaría los gastos financieros y otra el consumo.
La facturación de meses incompletos se calculará proporcionalmente a los días naturales de prestación del servicio.
El adjudicatario deberá presentar sus facturas en formato electrónico, de acuerdo con la legislación vigente, cuando la APB habilite el portal dedicado a este fin, previsiblemente en el segundo semestre de 2010. La APB notificará esta circunstancia al adjudicatario.
Bilbao, 21 de Enero de 2010.
EL JEFE DE LA DIVISIÓN DE INFORMÁTICA,