AGOSTO DE 2019
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS
INVITACIÓN ABIERTA A OFERTAR No. IAO 05- 2019
“TOMA DE LECTURA DE MEDIDORES EN EL ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRIPLE A S.A. E.S.P.”
AGOSTO DE 2019
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Las presentes estipulaciones constituyen las especificaciones técnicas y operativas que regirán el alcance de los servicios que constituyen el objeto del contrato de LECTURA DE MEDIDORES DE FACTURACIÓN de los consumos correspondientes a los suscriptores y/o usuarios de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
1. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS:
1.1 INCIDENCIA DE LECTURA: Dícese de toda observación de lectura que señala la no toma de lectura. El lector debe relacionar en el dispositivo móvil o volante manual una observación que describa la causa de la no toma de lectura, tales como: candado, caja de registro obstaculizada, cerrado, empañado, enterrado, no dejan, no permiten, no se encuentra, no existe, ensayo, no visto, otras causas.
1.2 LECTURA: Registro del consumo, en metros cúbicos, que marca el medidor.
1.3 MEDIDOR/CONTADOR: Dispositivo mecánico o magnético que mide el consumo de agua suministrado a las instalaciones internas de un predio.
1.4 OBSERVACIÓN DE LECTURA: Describe las novedades en el proceso de toma de lectura; estas pueden estar asociadas al medidor, a los consumos y/o condición del predio.
1.5 PERÍODO O CICLO DE FACTURACIÓN: comprende el lapso de tiempo donde se presta un servicio. Para las condiciones técnicas de lectura es el tiempo comprendido entre la última fecha de lectura y la actual.
1.6 SSL: Secure Sockets Layer -protocolo de capa de conexión segura, es un protocolo criptográfico que proporciona comunicaciones seguras por una red, comúnmente internet.
1.7 VPN (VIRTUAL PRIVATE NETWORK): Es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una red pública con acceso seguro a una organización para disponer de ciertas aplicaciones.
1.8 ZONAS: Conjunto de pólizas con características comunes organizadas por ubicación geográfica, actividad y/o gestión comercial con la finalidad de optimizar el proceso de toma de lecturas.
1.9 CALENDARIO DE LECTURA: Documento donde se encuentran registrados los días en que debe ser preparada y ejecutada la actividad de la toma de lectura para cada una de las zonas.
1.10 PLAN DE LECTURA: Documento conformado por un conjunto de criterios que incluye el número de usuarios medidos y número de lectores sugeridos, facilitando la distribución de la zonas a ejecutar de acuerdo a lo estipulado en el calendario de lectura.
2. DEFINICIÓN DE LOS SERVICIOS:
2.1 TOMA DE LECTURA EN MEDIDORES
Comprende todas las tareas administrativas y de campo necesarias para el correcto registro de las lecturas de los medidores de agua de los suscriptores y/o usuarios de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., con el fin de asegurar una adecuada facturación mensual o en la periodicidad que TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P lo indique de los consumos de dichos suscriptores y/o usuarios.
La toma de lectura en terreno consiste en capturar el registro numérico de lectura de los medidores de agua y/o alcantarillado de los suscriptores y/o usuarios de TRIPLE A DE
B/Q S.A. E.S.P. asociado a una observación que identifique la condición en que se encuentre el medidor y/o inmueble y cualquier novedad presentada en la recolección de lecturas. La toma de lectura debe garantizar la coincidencia con el número del serial del medidor y/o la dirección del inmueble.
3. ALCANCE Y DESCRIPCIÓN:
3.1. ALCANCE
Para el adecuado cumplimiento del objeto contractual, EL CONTRATISTA se compromete a realizar todas las actividades necesarias con la finalidad de obtener y asegurar a favor de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. la información adecuada referente a los consumos de agua de todos y cada uno de los suscriptores y/o usuarios de TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P. en el proceso de lectura, a efectos de garantizar una correcta facturación mensual, evitando la generación de relecturas para verificación.
EL CONTRATISTA deberá realizar las lecturas de cada zona de acuerdo con las fechas señaladas en el calendario de lectura entregado por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.. En el evento que el Calendario de Lectura genere días laborales con horas extra, estas deberán ser asumidas por EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA dispondrá de una estructura administrativa fija en el lugar donde se desarrollen los servicios garantizando independencia en los recursos y una óptima calidad. El Centro de Operaciones de EL CONTRATISTA deberá estar ubicado en un lugar que garantice vías de fácil acceso, disponibilidad de servicios de energía con continuidad, redes de comunicación (Internet), y seguridad controlada para los empleados. EL CONTRATISTA deberá garantizar la ejecución, supervisión y control de las actividades y contará con un personal especializado para los temas de calidad, seguridad industrial, ambiental y recursos humanos.
EL CONTRATISTA deberá gestionar oportunamente con el interventor TRIPLE A DE B/Q
S.A E.S.P. que los lectores cuenten de manera permanente con los elementos necesarios para el buen desempeño de sus funciones, tales como: Dispositivo para toma de lectura con su correspondiente impresora, y/o listados de toma de lectura que solo serán usados en los casos críticos (sectores alto índice de inseguridad) y previamente acordados con la interventoría. También deberán contar con morral, impermeable, guantes, destornilladores, palustre plástico, limpión, linterna, espejo de inspección, gafas, lupa para la correcta toma de las lecturas.
En el evento que TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P. realice mejoras tecnológicas y/o cambios en su procedimiento, se establecerán acuerdos con EL CONTRATISTA y se evaluaran los impactos en la operativa y en el costo; de ser necesario se oficializará por medio de un acta firmada entre las partes.
3.2. DESCRIPCIÓN
Previo a iniciar un nuevo ciclo de lectura, la Interventoría de TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P entregará al CONTRATISTA el plan de lecturas previsto para cada ciclo de facturación, con esta información el CONTRATISTA deberá generar la distribución y logística necesaria de tal forma que se garantice el cumplimiento del calendario de lectura.
De acuerdo con lo establecido en el proceso vigente de toma de lectura, EL CONTRATISTA deberá realizar la lectura de cada zona o ciclo de facturación en un mismo día, cumpliendo con el calendario de lectura entregado por TRIPLE A DE B/Q
S.A. E.S.P.
Diariamente, EL CONTRATISTA tendrá acceso al módulo de lecturas del Sistema Comercial por medio del cual deberá distribuir los lotes de lectura y una vez que TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P. a través de la Dirección de Facturación, haya aperturado cada ciclo de facturación, EL CONTRATISTA tendrá en cuenta el número de lectura por zona o ciclo de facturación, en la generación de lotes de lectura y asignación de lecturas a cada lector.
En la actividad de toma de lectura, el lector deberá ubicar el predio, dirección del Inmueble, nombre del cliente e identificar el número del medidor, ingresar la lectura y la observación al dispositivo móvil, y dejar al usuario soporte o constancia impresa de la toma de lectura (volante de lectura). En los casos que se presente desviación de consumo, el volante de lectura indicará la fecha y jornada en la cual se realizará la visita de inspección.
EL CONTRATISTA deberá garantizar que la copia de los volantes de lectura se encuentre digitalizados en la ruta señalada por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. el día hábil siguiente de la toma de lectura, así como los archivos con información de las novedades encontradas en las pólizas leídas. Procedimiento que podrá ser ajustado según las mejoras de la plataforma tecnológica.
TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. suministrará a EL CONTRATISTA, para la toma de lectura, la plataforma tecnológica: software, dispositivos móviles, plan de datos e impresoras. Los rollos de papel térmico y papel troquelado para la constancia de la toma de lectura estarán a cargo de EL CONTRATISTA.
La plataforma móvil será suministrada por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., la administración de esta estará a cargo del o los funcionarios que asigne EL CONTRATISTA, para lo cual recibirá los perfiles de acceso y la capacitación requerida. En el evento de perdida y/ o robo de los dispositivos móviles EL CONTRATISTA presentará la denuncia y asumirá los costos de reposición equivalente a un deducible del valor mensual del servicio.
El mantenimiento de los equipos será asumido por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P, en el caso de daños EL CONTRATISTA asumirá estos costos.
Para los casos en que el Área de Sistemas de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., determine que las reparaciones y/o mantenimientos realizados a los dispositivos móviles, tienen como origen el maltrato o mal uso del dispositivo móvil, EL CONTRATISTA, deberá asumir los costos relacionados con estas reparaciones, teniendo en cuenta la siguiente Tabla:
NOTA: los valores de esta tabla estarán sujetos al cambio de los precios que defina el mercado.
Tabla de Costos – Elementos NO devueltos: Para los casos en que se realicen cambios de elementos de los dispositivos móviles, los dañados o averiados, deberán ser devueltos al Área de Sistemas de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. En el caso que esto no ocurra EL CONTRATISTA, deberá cancelar los siguientes valores:
NOTA: los valores de esta tabla estarán sujetos al cambio de los precios que defina el mercado.
Plan de contingencia toma de lectura manual: En los eventos de fuerza mayor que impidan la toma de lectura con dispositivos móviles y su correspondiente impresora, se coordinará conjuntamente entre EL CONTRATISTA e INTERVENTOR DE TRIPLE A S.A la impresión de los lotes de lectura para su diligenciamiento en forma manual. Este tipo de incidentes deberán ser presentados en el informe mensual con su justificación y plan de mejora. La impresión de las hojas de lotes de lectura estará a cargo de EL CONTRATISTA.
Transmisión o Ingreso de la Lectura en el Sistema Comercial: La hora límite en la que las lecturas deben estar ingresadas en el Sistema Comercial, es hasta las 4:00 pm del mismo día de la toma de lectura.
El ingreso de las lecturas de aquellas zonas que se inspeccionen al día siguiente de la toma de lectura, serán coordinadas conjuntamente entre EL CONTRATISTA y TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
EL CONTRATISTA entregará a TRIPLE A DE B/Q S.A.E.S.P., registros físicos y en medios magnéticos de las lecturas tomadas y las incidencias de lectura. La información deberá ser entregada máximo 24 horas después de la toma de lectura de acuerdo con el calendario de lectura. Para los siguientes casos deberá entregar registro fotográfico: fraudes, PQR, medidores empañados, actividades de supervisión, incidencias de lectura y casos especiales solicitados por el interventor.
EL CONTRATISTA, deberá reportar las incidencias de lectura y anomalías del medidor por medio del sistema comercial, según las instrucciones recibidas por la INTERVENTORIA.
EL CONTRATISTA dispondrá de los elementos necesarios para la toma de lectura de todos los medidores de los usuarios de TRIPLE A S.A. E.S.P., lo cual incluye aquellos que se encuentre ubicados en altura, que tenga tapa pesada, obstrucciones, registro inundado, etc.,
Nota: El CONTRATISTA para garantizar la lectura de medidores ubicados en altura deberá contar con personal certificado según resolución Ministerio de trabajo No. 1409 de 2012
Con el fin de garantizar la trazabilidad del proceso, EL CONTRATISTA se compromete a tomar las acciones necesarias para que la información referente a la ejecución de las actividades objeto de este contrato corresponda exactamente con la registrada en el Sistema comercial. de igual forma debe garantizar que el personal que tiene acceso al sistema de información ingrese solo con el usuario asignado por la interventoría.
4. ASPECTOS TECNOLOGICOS
4.1. CONDICIONES PREVIAS PARA ESTABLECER LA CONECTIVIDAD A LA RED DE TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P.
TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P. y EL CONTRATISTA de común acuerdo establecerán el alcance del soporte y los requerimientos relacionados con los niveles de acceso a las aplicaciones e infraestructura. Para ello se tendrá en cuenta:
− Número de usuarios a interactuar con las aplicaciones.
− Datos básicos (nombre, cedula, cargo, área, empresa, perfil y vigencia del perfil) del personal que interactuará con las aplicaciones, para la creación de usuarios y claves de acceso.
− Cantidad de recursos informáticos y niveles de acceso a las aplicaciones.
− Persona contacto de EL CONTRATISTA encargado de interactuar con el área de sistemas de TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P.
4.2. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS, OBLIGATORIOS PARA EL CONTRATISTA:
Para establecer las conexiones necesarias, EL CONTRATISTA deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos dentro de su infraestructura, para ofrecer seguridad y conectividad con los servicios y aplicaciones:
− Los recursos informáticos que sean propiedad de EL CONTRATISTA y deban ser ubicados y administrados por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., EL CONTRATISTA deberá garantizar la legalidad de los recursos para su funcionamiento.
− Solución de Antivirus—EL CONTRATISTA deberá tener instalada, configurada, actualizada en sus máquinas y servidores, programas de antivirus para evitar la propagación de software malintencionado. Así mismo, deberán estar sus componentes o firmas actualizadas. TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., podrá validar
en cualquier momento y sin previo aviso que se apliquen los controles anteriormente mencionados.
− Infraestructura de Red Interna—EL CONTRATISTA deberá tener implementado su infraestructura normalizada, de acuerdo con la cantidad de estaciones (computadores, impresoras de red, servidores, estaciones livianas), independientemente si sus medios físicos son inalámbricos o cableados. TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., se reserva el derecho de monitorear los sistemas de terceros sin previo aviso para evaluar la seguridad de estos. TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. se reserva el derecho de cancelar y terminar la conexión a sistemas de terceros que no cumplan con los requerimientos internos establecidos por la empresa.
− Solución de Firewall—EL CONTRATISTA deberá tener una solución de firewall que le permita fortalecer la protección de sus recursos informáticos. Esta puede estar dada mediante un servidor firewall, dispositivo o hardware, mediante software o local en cada uno de los hosts internos.
4.3. CONEXIONES DE RED PARA EL CONTRATISTA.
Conexiones Externas de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.: Para este tipo de conexión, TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., ha establecido que la conexión primaria a la red de la compañía se realiza a través de VPN. (Virtual Private Network) en este caso EL CONTRATISTA deberá disponer de un canal de internet con suficiente ancho xx xxxxx de acuerdo el número de equipos que se conectarán a la red de TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P. (se recomienda un canal dedicado con re-uso 1:1). TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P. proporcionará clientes VPN SSL.
EL CONTRATISTA dispondrá de un enlace de datos contingente si es requerido, el cual debe ser contratado, configurado y gestionado por EL CONTRATISTA. Este será conectado única y exclusivamente en caso de no funcionar el enlace VPN. Los tipos de conexiones válidos son: XDSL, Fibra Óptica, Frame Relay.
4.4. RESPONSABILIDADES DE LOS EQUIPOS DE EL CONTRATISTA
En caso xx xxxxx o caída del enlace de comunicación (VPN o enlace) EL CONTRATISTA deberá contactar a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. a través de la Dirección de Sistemas—mesa de ayuda, quienes validaran si existen fallas a nivel interno.
En caso de mantenimiento que requiera la desconexión física y la detención de los recursos y aplicaciones, de los equipos terminales localizados en las oficinas de cómputo y redes de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., la Dirección de Sistemas tendrá la obligación de comunicar a EL CONTRATISTA la salida temporal del servicio con las justificaciones previas y el tiempo para restablecer el servicio.
4.5. SOPORTE PROPORCIONADO POR TRIPLE-A S.A. E.S.P.
TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., a través de la Interventoría asignada canalizará los requerimientos de soporte técnico de EL CONTRATISTA a la Dirección de Sistemas de Triple A. Este soporte está limitado sólo a los servicios que se definieron en el pliego
técnico. TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. brindará soporte para la verificación del estado de los servicios y recursos informáticos que EL CONTRATISTA accede. Si se requiere un apoyo detallado de las aplicaciones, el requerimiento se escalará al encargado del recurso tecnológico.
4.6. MEJORAS A PLATAFORMAS TECNOLOGICAS
EL CONTRATISTA deberá apoyar las pruebas necesarias que se requieran para las mejoras o renovación de las plataformas tecnológicas, administradas por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. en la cual esté involucrado el proceso de toma de lectura de medidores.
5. DISPOSICIONES COMUNES A LAS ACTIVIDADES DE LECTURA:
EL CONTRATISTA se sujetará a las siguientes condiciones especiales, en desarrollo de las actividades contratadas:
a) La actividad de lectura deberá cumplir con el calendario de lectura entregado por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
b) Reportar por escrito las direcciones de inmuebles que no estén incluidos en el recorrido de lectura que corresponda a su itinerario y que deban ser leídos.
c) Reportar por escrito las direcciones de inmuebles que se encuentren con anomalía al momento de realizar las actividades de lecturas.
d) Cumplir con los horarios de ingreso de la lectura en el Sistema Comercial de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. para cada una de las unidades de negocio.
e) Cumplir con los indicadores de calidad contenidos y exigidos en los puntos 7.1. INDICADORES DE SEGUIMIENTO y 7.2. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
f) Informar a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. sobre el cambio del personal utilizado para la ejecución del objeto contractual.
g) Entregar oportunamente y en su totalidad los lotes de lectura.
h) Informar a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. sobre fraudes o irregularidades cometidas por los suscriptores y/o usuarios de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
i) Para las excepciones de toma de lectura manual los documentos soporte deberán ser entregados a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P máximo cinco (5) días posterior a la lectura.
j) Justificar por escrito las incidencias de lectura presentadas durante el proceso al interventor del contrato máximo, un día hábil después de ocurrida.
k) Cumplir los manuales y/o instructivos que TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P ponga a su disposición para la ejecución del objeto contractual.
l) El CONTRATISTA deberá disponer de un espacio adecuado para la entrega de trabajo y reuniones de seguimiento.
m) La capacidad operativa de los lectores estará sujeta a los rendimientos diarios, de tal forma que se garantice el cumplimiento y calidad de la labor asignada. En las reuniones de seguimiento se evaluará conjuntamente CONTRATISTA e INTERVENTORIA la incidencia que tiene la capacidad operativa en el cumplimiento de los objetivos, en el caso que así lo estime necesario la interventoría podrá solicitar incremento de la planta de lectores.
La entrega y recibo de información y material necesario para la ejecución de los servicios contratados se concentrará en la Dirección de Facturación y Base de Datos ubicada en la xxxxx 00X con carrera 36 Esquina Barranquilla.
El número de trabajadores a nivel de Lectores será el que requiera EL CONTRATISTA para cumplir con las labores asignadas y con los topes máximos de carga operativa, de acuerdo con la zona de facturación, los cuales se detallan a continuación:
Estas tablas serán actualizadas periódicamente en conjunto con EL CONTRATISTA y el visto bueno de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
En el ingreso de una nueva zona de facturación, el número máximo de lectura por lote de referencia será el promedio de lecturas por lote de todo el acueducto. Una vez se haya realizado la primera toma de lectura se evaluará en conjunto con EL CONTRATISTA la asignación optima del lote.
6. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PERSONAL ASIGNADO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
Para cumplir con la operatividad exigida por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P, el contratista deberá contar con:
− Un Coordinador: Profesional en ingeniería o administración, con experiencia mínima de 3 años en proyectos de lectura e inspección, con conocimiento en administración de personal, estadística básica y control de procesos. Será el único interlocutor válido ante el interventor del contrato asignado por TRIPLE A DE B/Q
S.A .E.S.P. Deberá poseer los conocimientos adecuados y plenas facultades de decisión en todos los aspectos, tanto técnicos y económicos, con el fin de propender al optimo desempeño de sus funciones y facilitar la interrelación con los representantes que TRIPLE A DE B/Q S.A .E.S.P designe en cada caso, con conocimiento de medidores e instalaciones hidráulicas. Se encargará de gestionar los sistemas de gestión, nomina, análisis de errores etc.
En todo momento cuidará que su personal conozca y aplique todas las normas de precaución y seguridad que exijan las disposiciones legales, que ordene TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. o aconseje la prudencia, para evitar que se produzcan accidentes, se causen daños y perjuicios a terceros o se incurra en infracciones penales y administrativas. Deberá ser fácilmente localizable en el horario posterior a la jornada normal de trabajo, a fin de solucionar cualquier situación imprevista que pueda acontecer. Deberá tener permanente supervisión sobre su personal durante todas las horas de trabajo y estar disponible todos los días del año.
El salario de este cargo debe ser 2,5 salarios mínimos legales vigentes. Este valor no incluye bonificaciones.
− Técnico Analista de Lectura: Esta persona será la encargada de manejar la Aplicación Local de Lectura y la plataforma móvil ubicada en las instalaciones de EL CONTRATISTA y realizar el control de calidad y seguimiento a las lecturas y el reporte de anomalías al sistema que designe TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
El salario de este cargo debe ser 1,5 salarios mínimos legales vigente. Este valor no incluye bonificaciones.
− Técnico Auxiliar de Lectura: Esta persona será la encargada de apoyar las actividades del analista de lectura y control y seguimiento del SG-SST con dedicación permanente a todo el proyecto.
El salario de este cargo debe ser 1,2 salarios mínimos legales vigente. Este valor no incluye bonificaciones.
− Supervisores (1 por cada 10 Lectores): Técnico o Tecnólogo, con conocimiento en ubicación predial, administración de personal y estadística básica, con conocimiento
de medidores y equipos de medida e instalaciones hidráulicas. Cada supervisor de sector debe tener un medio de comunicación móvil permanente y un vehículo o motocicleta de modelos de antigüedad no mayor a 5 años.
En el transcurso del día el supervisor del sector debe efectuar el control de calidad sobre cada lector asignado, propendiendo que el personal a cargo realice la toma de lectura correctamente, entreguen los volantes de lectura y evite errores de lectura.
El salario de este cargo debe ser 2 salarios mínimos legales vigente. Este valor no incluye bonificaciones, como tampoco gastos de vehículo, transporte, comunicación o gastos que sean necesarios para la operación, los cuales deberán ser sufragados por EL CONTRATISTA.
− Lector: Debe ser técnico x xxxxxxxxx, con conocimiento de: ubicación predial, nomenclatura, medidores, e instalaciones hidráulicas, buena presentación personal, buena ortografía, redacción y facilidad de expresión.
Lector debe contar con certificación SENA de acuerdo con la resolución 1570 de 2004, en caso de no tenerla EL CONTRATISTA debe demostrar que se encuentra en gestión de obtenerla.
El salario de este cargo debe ser 1,25 salarios mínimos legales vigente. Este valor no incluye bonificaciones, como tampoco gastos de vehículo, transporte, comunicación o gastos que sean necesarios para la operación, los cuales deberán ser sufragados por EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA se compromete a capacitar adecuadamente a todo su personal, con el fin de que tenga un pleno conocimiento de los procedimientos de atención de clientes y de las Normas de Operación de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., en lo que compete a los servicios contratados. EL CONTRATISTA debe mantener un plan de formación para todo el año, que incluya inducción, y registros de la capacitación dada, así como actas firmadas por el personal en constancia de la asistencia a dichas capacitaciones.
EL CONTRATISTA se compromete a conceder las vacaciones anuales a todo su personal de acuerdo con la legislación laboral vigente.
EL CONTRATISTA se compromete a contar con supernumerarios capacitados para atender los eventos de licencias, incapacidades, vacaciones y contingencias que la operación pueda llegar a tener.
EL CONTRATISTA prestará especial atención a los exámenes de la vista que se realicen periódicamente sus empleados, manteniendo registro de estas y aplicando las medidas correctivas a que haya lugar.
EL CONTRATISTA se compromete a entregar los 5 primeros días de cada mes el reporte del personal que se encuentra contratado y retirado.
El CONTRATISTA garantizará la disponibilidad y exclusividad del personal directivo a cargo de las actividades de lectura.
EL CONTRATISTA se compromete a mantener el personal a su cargo, debidamente uniformado e identificado con carné en el que aparezca nombre y foto del funcionario, e identificación de los vehículos de trabajo que los acredite como contratista de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
7. INDICADORES DEL PROCESO:
El contratista deberá presentar un plan de auditoria que será avalado por la interventoría de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. Lo anterior es con independencia de las auditorias que TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P defina y ejecute.
Para garantizar el cumplimiento del objeto del contrato. EL CONTRATISTA se compromete a medir y controlar el desempeño de sus procesos bajo los siguientes indicadores:
7.1. INDICADORES DE SEGUIMIENTO
NOMBRE INDICADOR | CALCULO | I SEMESTR | II SEMESTR | III SEMESTRE EN ADELANTE | PENALIDAD | PRECIO PAGADO POR INCIDENCIA | OBSERVACIONES |
Eficacia de la lectura | Total medidores leídos / Total lecturas entregadas | 96,61% | 97,61% | 98,61% | Este indicador no es penalizado, debido a que todas las incidencias no son atribuibles al contratista.Las incidencias de lectura atribuibles al contratista seran analizadas en el indicador "Calidad de las incidencias de la lectura reportadas" | ||
Calidad de las incidencias de lectura reportadas | Incidencias de lectura procedentes / Total de la muestra de incidencias | 96,50% | 97,50% | 98,50% | Si la muestra cumple el nivel de aceptabilidad, la liquidación por incidencia de lectura sera por un menor valor unitario de la lectura ( 65% o 40%) que se cancelará por el lote de lecturas con incidencia será el 65% del valor unitario de la lectura. Si la muestra no pasa los criterios de aceptabilidad, el valor que se cancelará por el lote de lecturas con incidencia será el 40% del valor unitario de la lectura. | Este indicador no es penalizado, debido a que todas las incidencias no son atribuibles al contratista. En los casos en que el resultado de la muestra se evidencie error o dolo por parte del funcionario dicha muestra se catalogará como rechazada. |
7.2. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO
NOMBRE INDICADOR | CALCULO | I SEMESTR | II SEMESTR | III SEMESTRE EN ADELANTE | PENALIDAD | PRECIO PAGADO POR INCIDENCIA | OBSERVACIONES |
Lecturas en terminales portatiles. | # Lecturas en Terminal Portátil / Total de lecturas entregadas | 99,70% | 100,00% | 100,00% | Se descontará el 2% del valor facturado por toma de lectura, en el periodo afectado por la incidencia. No se aplicará penalidad en los casos que se justifique de forma oportuna. | N/A | En caso de presentarse de lotes manuales, debe ser notificado por El Contratista con anticipación. |
Oportunidad de Lectura | Lecturas ingresadas hasta la hora establecida/ Total de lecturas entregadas | 97,20% | 98,20% | 99,20% | Se descontará el 2% del valor facturado por toma de lectura, en el periodo afectado por la incidencia. No se aplicará penalidad en los casos que se justifique de forma oportuna. | N/A | Se realizará exepciones, cuando existan falla en la plataforma tecnolíogica. |
Errores Lectura | Errores de lectura por critica + Errores de lectura reclamos / # Total de lecturas | 0,15% | 0,10% | 0,05% | Se descontará el 2% del valor facturado por toma de lectura, en el periodo afectado por la incidencia. No se aplicará penalidad en los casos que se justifique de forma oportuna. | Los errores de lectura no se pagaran en el acta de liquidación, durante el ejercicio de cada calendario de facturación. | |
Control cantidad de lecturas asignadas por lote | Cantidad zonas cumplen/ Cantidad total de zonas | 96,00% | 97,00% | 98,00% | N/A | Cada vez que se acumule un incremento de 3.500 polizas nuevas, se debe adicionar 1 funcionario a la operación. El contratista debe justificar oportunamente el incumplimiento de este indicador. |
TRIPLE A S.A. E.S.P informa semanalmente a EL CONTRATISTA sobre las incidencias del proceso de lectura. Para que sea impuesta una penalidad por incumplimiento en los indicadores, EL CONTRATISTA contará con un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles para analizar y aceptar o rechazar las penalidades, antes de la liquidación. En el caso que EL CONTRATISTA no formalice su respuesta pasados los ochos (8) días hábiles, se entenderá como aceptada. El indicador establecido para cada mes es de obligatorio cumplimiento y será la base para determinar la liquidación del valor total pagado.
EL CONTRATISTA y TRIPLE A S.A. E.S.P., semestralmente analizarán el comportamiento de los indicadores y establecerán nuevas metas de cumplimiento, en caso de ser necesario.
PARÁGRAFO 1. Durante el primer trimestre de ejecución del contrato no se aplicarán penalidades, tiempo en el cual EL CONTRATISTA ajustará los procedimientos y capacidad operativa.
8. FALTAS LEVES, GRAVES Y MUY GRAVES.
Si EL CONTRATISTA fuere responsable por una deficiencia o incumplimiento de sus obligaciones en la ejecución del servicio, TRIPLE A DE B/Q S.A E.S.P. podrá— sin necesidad de constituir en xxxx a EL CONTRATISTA, a la cual éste renuncia— deducir
del saldo a su favor, las penas o multas por incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales o por xxxx en su ejecución, por cada evento de incumplimiento, de acuerdo a las siguientes faltas, que podrán ser leves y graves, tal como se describe:
8.1. FALTAS LEVES
8.1.1. Utilizar personal no autorizado por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. para ejecutar las actividades contratadas.
8.1.2. Ejecución (ordenes de trabajo) de trabajos por parte de EL CONTRATISTA, sin autorización previa de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. para su realización.
8.1.3. Incumplimiento así sea solo una, en la entrega al suscriptor y/o usuario de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. de la constancia impresa de la lectura del consumo de agua registrada por el medidor, en el momento de la realización de estas.
8.1.4. Asignar un lector para una misma póliza en un período inferior a diez (10) meses.
8.1.5. Realizar la lectura de un inmueble sin previa asignación de un lote de lectura determinado.
8.1.6. Entregar al suscriptor documento (soporte de lectura, notificación alto consumo) diferente al reportado a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
8.1.7. Forzar la toma de lectura, bien sea golpeando el talco del medidor o aplicando productos químicos que lo dañen.
8.1.8. Incumplimiento o retrasos en los procesos, causados por la falta de implementación de un plan de contingencia que impida el normal desarrollo de las actividades de EL CONTRATISTA.
8.1.9. No cumplir con lo establecido en el contrato, sus anexos y los Instructivos de los procesos objeto del contrato.
8.1.10. No realizar las modificaciones y/o mejoras de los procesos sugeridas por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. en el tiempo establecido.
8.1.11. No uso del uniforme adecuado y/o implementos de higiene y seguridad por parte del personal de EL CONTRATISTA.
8.2. FALTAS GRAVES.
8.2.1. Incumplimiento en el suministro del equipo, rollos térmicos, papel troquelado y materiales o personal necesario para cumplir con las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA.
8.2.2. Toma de lecturas o labor por parte de EL CONTRATISTA, sin autorización de la interventoría.
8.2.3. Negarse a llevar a cabo las instrucciones y recomendaciones de la Interventoría.
8.2.4. Disponer, para la ejecución del contrato, de personal que durante sus actividades no utilice los implementos y equipos de Seguridad necesarios.
8.2.5. Negarse a responder por daños y/o faltantes de materiales y equipos entregados por parte de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P.
8.3. FALTAS MUY GRAVES.
8.3.1. Cuando algún trabajador, subcontratista, o dependiente de EL CONTRATISTA incurra en falta de honradez, entendida ésta como la violación de la ley imputable al contrato, el incumplimiento a los reglamentos internos de la empresa, el favorecimiento a terceros en perjuicio del cliente y/o de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., la sustracción de material y o información de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., no informar sobre fraudes o irregularidades cometidas por los clientes, particulares, empleados de EL CONTRATISTA o de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., dar información errada o incompleta que perjudique al cliente y/o a TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., recibir dinero de los clientes o terceros para omitir información o realizar trabajos no permitidos, falsedad en documentos. En este caso se aplicará una penalidad de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.2. La realización o participación comprobada por parte de trabajadores, subcontratista, o dependiente de EL CONTRATISTA en cualquier acción tipificada como fraude por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. En este caso se aplicará una penalidad de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.3. Disponer, para la ejecución del contrato, de personal que durante sus actividades no esté amparado por la Seguridad Social, ARL y FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS.
8.3.4. Utilizar la información recopilada y obtenida en el desarrollo del presente contrato para fines distintos a los indicados por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. En este caso se aplicará una penalidad de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.5. Suspender la ejecución del trabajo ejecutado sin causa justificada o sin previa autorización de la Interventoría de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. En este caso se aplicará una penalidad acorde con el impacto que genere en el proceso; en todo caso, será mínima de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.6. Realizar actos de manipulación o alteración de la información recopilada en ejecución de los servicios prestados, en perjuicio de los intereses de TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P. o para facilitar el incumplimiento de sus obligaciones. En este caso se aplicará una penalidad de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.7. Inejecución de cualquiera de las actividades descritas en el objeto del contrato. En este caso la pena se aplicará por cada evento de incumplimiento. En este caso se aplicará una penalidad de cinco (5) S.M.M.L.V.
8.3.8. Cuando se compruebe que EL CONTRATISTA no realizó el máximo esfuerzo o hubo dolo por parte de uno de sus funcionarios al momento de realizar la labor, y que tal hecho ocasione una pérdida económica significativa para TRIPLE A DE B/Q S.A.
E.S.P. en la facturación de los usuarios a quienes les presta sus servicios, TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. deberá documentar los hechos en los que incurrió EL CONTRATISTA y en aras de mantener el equilibrio económico del contrato, se acordará entre las partes el monto y el método para aplicar el descuento.
9. ATENCION QUEJAS Y RECLAMOS.
La atención de quejas contra funcionarios de Lectura hace referencia a inconformidades presentada por parte de los usuarios de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. hacia cualquier
empleado de EL CONTRATISTA, que durante el proceso de lectura causaron algún daño estructural o tuvieron una actitud inadecuada hacia el usuario.
El interventor de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. enviará por correo electrónico a EL CONTRATISTA información para la investigación de la queja que haya lugar (póliza, acueducto, nombre de quien interpone la queja, teléfono, dirección del inmueble objeto de reclamo, numero de medidor, descripción de la queja interpuesta). EL CONTRATISTA cuenta con dos días hábiles para realizar la investigación a lugar, esta debe contar con el testimonio del usuario, relato de los hechos del empleado acusado, fotografías y/o evidencias de la investigación y resolución de la queja (Procedente: a favor del usuario; No procedente, a favor del empleado) por parte de EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA realizará reparación del daño que haya dado a lugar cuando el cierre haya sido procedente, en el evento que no sea de su menester la reparación, TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. remitirá al área encargada y EL CONTRATISTA se hará cargo de los gastos que se incurra en la reparación, los valores causados y atendidos por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. serán cargados en la póliza de acueducto de EL CONTRATISTA.
10. PAGO DE LAS INCIDENCIAS DE LECTURA:
10.1. LIQUIDACIÓN DE LECTURAS CON INCIDENCIA, APLICANDO LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 2859
Incidencia de lectura: se refiere a las pólizas para las cuales EL CONTRATISTA no reporta lectura. El lector debe relacionar en el dispositivo móvil o volante manual una observación que describa la causa de la no toma de lectura.
Para el pago y muestreo de resultados de incidencias, se tendrá en cuenta las siguientes consideraciones: el tamaño del lote se definirá como el promedio de las incidencias de lectura presentada en los últimos 6 meses, Nivel General de Inspección II y Nivel Aceptable de Calidad (NAC) 4,0.
Si la muestra de las incidencias cumple el nivel de aceptabilidad, se cancelará el 65% del valor unitario de lectura por cada incidencia.
Si la muestra de las incidencias no cumple el nivel de aceptabilidad, se cancelará el 40% del valor unitario de lectura por cada incidencia.
El pago de estas incidencias está sujeto a los resultados de la interventoría, de acuerdo con lo siguiente: Mensualmente se calcula el promedio de las incidencias de lectura presentada en los últimos 6 meses, a partir de este valor se determina el tamaño de la muestra de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859 – tabla 1. Letra código de tamaño de muestra y tabla 2A Tabla 2.A- Planes de muestreo simple para inspección normal.
Para seleccionar la muestra se tiene en cuenta lo establecido en la norma ISO 2859-1 para la toma de muestras, según el siguiente procedimiento:
Tomando como punto de referencia los valores determinados en la Tabla 1. Letra del tamaño de la muestra (Véase numeral 10.1 y 10.2 de la norma ISO 2859-1); seleccionamos el rango que va de acuerdo con el número de pólizas modificadas en el respectivo mes (tamaño del lote). Se escoge como ejemplo 9000 registros generados en un mes, el cual se encuentra entre los rangos de 3201 a 10000 del tamaño lote y en el nivel general de inspección II que corresponde a la letra L, de la tabla 1.
Ejemplo 1:
Para el periodo de noviembre se identificaron 3.300 incidencias, para generar la muestra se toma el promedio de incidencias de los últimos seis meses, el cual equivale a 3.201; en la tabla 1 se identifica la letra del código de tamaño de la muestra correspondiente: como se observa para el nivel II de inspección normal la letra correspondiente es la L.
En la tabla 2 se identifica el tamaño de la muestra que corresponde a la letra L, para el ejemplo equivale a 200, tomando como nivel aceptable de calidad el 4.0:
Si el total de la muestra con anomalía es menor o igual a 14, se determina que la muestra cumple el nivel de aceptabilidad descrito en la tabla 2A, por lo cual, el valor que se cancelará por el lote de incidencias será el 65% del valor unitario de la lectura.
Si el total de la muestra con anomalía es mayor o igual a 15, se determina que la muestra No cumple el nivel de aceptabilidad descrito en la tabla 2A, por lo cual, el valor que se cancelará por el lote de incidencias será el 40% del valor unitario de la lectura.
Ejemplo: Teniendo en cuenta que el valor unitario de la lectura es $2.368, entonces la liquidación de las incidencias será de acuerdo con la siguiente tabla:
Aceptación de la muestra | ||
Lote de incidencia | 65% del Precio | Total a pagar |
3300 | $ 1.539 | $ 5.078.700 |
Rechazo de la muestra | ||
Lote de incidencias | 40% del Precio | Total a pagar |
3300 | $ 947 | $ 3.125.100 |
11. PROGRAMA APROBADO DE LOS SERVICIOS:
EL CONTRATISTA se compromete a suministrar el personal necesario para el cumplimiento del calendario de lectura diseñado por TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. (Ver ejemplo de calendario al final de este punto, este solo es un ejemplo y está sujeto a cambios de acuerdo con las instrucciones del interventor). En el evento de incumplimiento frente a esta obligación, TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. podrá exigir a EL CONTRATISTA que tome las medidas necesarias para subsanar el incumplimiento, sin que por ello se cause costo adicional alguno a cargo de TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P. Si EL CONTRATISTA no toma tales medidas, se entenderá que ha incurrido en incumplimiento grave de las obligaciones contractuales, por lo que TRIPLE A DE B/Q S.A. E.S.P., además de imponerle las penalidades que sean del caso, podrá dar por terminado parcial o totalmente la ejecución de los SERVICIOS de conformidad con lo dispuesto en el punto 8.3. FALTAS MUY GRAVES. El hecho que TRIPLE A DE B/Q
S.A. E.S.P. dé o se abstenga de dar avisos de esta naturaleza no exime al EL CONTRATISTA de su obligación de ejecutar los SERVICIOS con la calidad y dentro del plazo estipulado, y de acuerdo con el calendario de lectura.
12. REQUISITOS SOBRE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:
EL CONTRATISTA deberá afiliar a su personal al Sistema de Seguridad Social Integral y pagar los aportes correspondientes mes a mes y las tasas parafiscales que le correspondan según la ley.
Se debe proporcionar a todo el personal a su cargo, equipos de protección, ropa de trabajo adecuada para resguardarlo de daños por efectos mecánicos, contaminantes, ambientales y climáticos relacionados con los servicios. Además, deberá controlar el uso correcto, calidad y efectuar la reposición y guarda oportuna de estos elementos.
Al inicio de cada año se deberá presentar el Panorama de Riesgos y Programa de Salud Ocupacional, el Reglamento de Higiene y Seguridad y las fotocopias de la afiliación a la EPS, ARL y AFP de cada uno de sus trabajadores. Además, mensualmente se deberá presentar fotocopia legible con el sello de cancelado por la entidad bancaria certificada de la afiliación a la EPS, ARL y AFP durante los diez (10) primeros días hábiles de cada mes. Estar alineados con las exigencias de TRIPLE A S.A E.S.P., (MC-ST-DC-10)
13. REQUISITOS MEDIO AMBIENTALES:
EL CONTRATISTA deberá:
• Suministrar la Matriz de valoración de aspectos e impactos ambientales del contrato, de acuerdo a las actividades que contemple. Debe identificarse en ella los requisitos legales asociados a dicho aspecto.
• Estructurar y suministrar el Plan de manejo ambiental, que puede incluir de acuerdo al resultado de la valoración de aspectos ambientales los siguientes programas:
o Programa para la prevención de la contaminación atmosférica (ruido, material particulado, gases, etc).
o Plan de concientización ambiental.
Este listado no exime a EL CONTRATISTA de estructurar otros programas, que, de acuerdo con la valoración de aspectos, se consideren significativos.
Esta matriz y demás documentación se podrán realizar bajo metodología de la organización contratada y es necesario que dentro de cada uno de los programas que integran el Plan de Manejo Ambiental, se identifique la frecuencia y forma como se realizará el seguimiento al cumplimiento de cada uno de ellos.
Mensualmente, el CONTRATISTA, deberá generar un informe donde registre el cumplimiento de las actividades contempladas en cada uno de los programas que contenga el Plan De Manejo Ambiental, esto incluye todos los registros que se requieran para avalar el cumplimiento. (Actas de disposición de residuos, licencias ambientales de terceros que manejen los residuos, licencia de canteras, certificado de disposición de aguas residuales domésticas, registro de capacitaciones, entre otros)
Todo costo que sobrevenga por la implementación del plan de manejo ambiental del proyecto será responsabilidad directa del contratista, esto también incluye la omisión que se dé para los mismos.