Contract
1. GENERALIDADES
1.1. CONVOCATORIA:
EL COLEGIO CHAMPAGNAT de la ciudad de Bogotá, a través de esta invitación privada, pone a disposición de los interesados los presentes términos de referencia para que, en las condiciones aquí señaladas, presenten propuesta tendiente a optar por el beneplácito o complacencia, como elemento determinante y previo a la celebración de los contratos de prestación del servicio de transporte escolar especial a los estudiantes debidamente matriculados en la Institución, para el año académico 2019.
1.2. OBJETO DE LA INVITACIÓN:
EL COLEGIO CHAMPAGNAT de la ciudad de Bogotá, está interesado en otorgar el beneplácito o complacencia, en igualdad de oportunidades, a las empresas debidamente habilitadas por el Ministerio de Transporte, que ofrezcan las mejores condiciones técnicas y económicas, para que con base en éste las empresas puedan celebrar con cada uno de los padres de familia que así lo deseen, (entendidos como un grupo significativo de interesados), contratos de prestación del servicio de transporte escolar especial a los estudiantes debidamente matriculados en la Institución, para el año académico 2019, en el perímetro urbano de la ciudad de Bogotá, garantizando la prestación oportuna, cumplimiento, calidad, comodidad y seguridad en los recorridos de los estudiantes del colegio, desde el lugar de residencia de cada uno de ellos hasta nuestra Institución y viceversa.
1.3. ALCANCE DEL OBJETO:
Adjudicar el beneplácito o complacencia a las empresas debidamente habilitadas por el Ministerio de Transporte, para que estas ofrezcan y presten el servicio de transporte escolar especial, esto es el traslado de los estudiantes de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de la ciudad de Bogotá, desde el lugar de residencia de cada uno de ellos hasta la Institución, ubicado en la Xxx. 00 Xx. 00x - 00 (xxxxxx Xxxxxxxxxxx) y viceversa.
1.4. PARTICIPANTES:
Se tendrán como hábiles para participar en la presente convocatoria las personas jurídicas cuyo objeto social sea el del transporte, mediante la modalidad de empresa, habilitadas por el Ministerio de Transporte, para prestar el servicio de transporte especial escolar, de conformidad con
las normas vigentes, por las cuales se reglamenta el Servicio de Transporte Terrestre Escolar Especial en el Distrito capital.
1.5. DEL TIEMPO DE DURACION DE LOS CONTRATOS A CELEBRARSE ENTRE LAS EMPRESAS Y LOS PADRES DE FAMILIA:
En el transcurso del año escolar de 2019, la prestación del servicio de transporte se dividirá en dos periodos; el primer periodo comprende desde mediados del mes de enero hasta mediados del mes xx xxxxx, y el segundo periodo correrá de la primera semana de julio hasta la tercera semana del mes de noviembre.
Durante los dos periodos precitados, el horario de traslado se realizara en la jornada de la mañana, teniendo en cuenta que los estudiantes deben estar en la Institución entre las 6:10 a.m. a las 6:20 a.m. y finalizan clases entre las 1:35 p.m. a las 1:50.
2. BASES PARA LA PROPUESTA
2.1. RECURSO HUMANO.
2.1.1 Durante los recorridos, propios a la prestación del servicio de transporte escolar, cada vehículo deberá contar con dos personas mayores de edad, quienes serán los responsables en todo momento por lo que ocurra dentro de los mismos. Una de estas dos personas actuará como conductor del vehículo y la otra, como monitora (deberá ser mujer). Tanto el conductor como la monitora, deberán acreditar capacitación e idoneidad para la prestación del servicio de transporte escolar y desde el primer día de clases debe presentarse totalmente uniformadas y debe portar el carnet que lo identifica como colaborador de la empresa.
2.1.2 La empresa transportadora dispondrá, bajo su propia responsabilidad, dependencia y costo, de un coordinador de rutas permanente en el Colegio; el coordinador de rutas, garantizará la operación normal del servicio de transporte escolar, solucionando de inmediato las novedades diarias de cada ruta e informando de manera inmediata a la coordinación de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, incluyendo el control de llegada y despacho de los vehículos con la totalidad de los estudiantes transportados. Dicho informe se debe diligenciar en las planillas y oficina estipuladas por la coordinación del EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, tanto en las mañanas como en la tarde.
2.1.3 La empresa transportadora deberá presentar una carpeta con la documentación actualizada de cada uno de los vehículos automotores y hoja de vida acompañado de la fotocopia de la cédula de ciudadanía, ARL, EPS y pasado judicial de las personas responsables de cada ruta a más tardar la segunda semana del mes de enero de 2019.
2.2 . REQUISITOS LEGALES
2.2.1 La empresa transportadora deberá garantizar el servicio de transporte escolar, de acuerdo con la reglamentación vigente expedida por el Ministerio de Transporte, la Secretaría de Movilidad del Distrito Capital, la Superintendencia de Puertos y Trasportes y demás organismos reguladores de la materia, además de las exigencias establecidas por la Institución. De todas formas, la prestación del servicio deberá adecuarse y sujetarse a las disposiciones legales que puedan expedirse durante la vigencia del contrato.
2.2.2 El servicio de transporte escolar tendrá que cubrir la totalidad del perímetro urbano de la ciudad de Bogotá, buscando agilidad en los recorridos para cada ruta.
2.2.3 La empresa transportadora deberá atender oportunamente y con la mayor disposición las petición, quejas y reclamos (P.Q.R.), elevados por los padres de familia y la Institución misma en nombre de estos.
2.2.4 La empresa transportadora deberá suscribir con cada padre de familia, usuario del servicio, un contrato privado de prestación del servicio de transporte escolar, en el que se detallarán las obligaciones de las partes. Para tal efecto, todas las partes se acogerá a la normatividad del Ministerio de Transporte, la Secretaria de Movilidad y demás entidades reguladoras de dicho servicio; en virtud de este contrato EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, desarrollará durante el año académico de 2019, las labores de verificación y control del mismo contrato, a título gratuito.
2.2.5 La empresa transportadora deberá suscribir las pólizas de seguros que exigen las entidades reguladoras del servicio de transporte escolar en el perímetro urbano de Bogotá, incluyendo las coberturas que se puedan presentar por eventuales siniestros.
2.2.6 A fin de desarrollar las labores a que se obliga la empresa de transporte, garantizar el cumplimiento de las obligaciones asumidas, garantizar la inmediación entre los contratantes y a fin de dar cumplimiento a lo pactado en el numeral 2.1.2., del presente EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, dispondrá en su sede principal, de una oficina para el uso de la coordinadora dispuesta por la empresa y que en forma permanente permanecerá en esta; Esta oficina será entregada por EL COLEGIO CHAMPAGNAT DE Bogotá y será recibida por parte de la empresa prestadora del servicio de transporte a título de arrendamiento, en los términos que se señalen en dicho contrato.
2.2.7 Las empresas transportadoras deberán cumplir con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 975 de 2014 (Ministerio de Comercio, industria y Turismo)
2.3 REQUISITOS TÉCNICOS
2.3.1 El servicio de transporte deberá prestarse observando los máximos estándares de calidad, seguridad, comodidad y buen trato, garantizando el excelente servicio y estricto cumplimiento del horario bajo la modalidad, características y normatividad legales vigentes del transporte escolar.
2.3.2 Los vehículos automotores por medio de los cuales se prestara el servicio de transporte escolar, deberán ser camionetas tipo VAN, de hasta 19 pasajeros, con una antigüedad máxima de 10 años. Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito la empresa transportadora se viera obligada a utilizar vehículos de modelos anteriores a los aquí solicitados, esto se hará previa verificación de parte de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá.
2.3.3 La empresa transportadora se obliga a no exceder la capacidad máxima de pasajeros permitida, el cumplimiento de las condiciones de aseo y el mantenimiento preventivo de cada vehículo garantizando el óptimo estado de los vehículos.
2.3.4 La empresa transportadora deberá garantizar el cubrimiento de entre veinte (20) y treinta y cinco (35) rutas escolares, en camionetas tipo VAN, con capacidad de hasta 19 pasajeros según la tarjeta de operación. En todo caso, el número de rutas a cubrir dependerá del número de estudiantes que requieran o contraten el servicio de transporte escolar.
2.3.5 EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, conforme la autorización extendida por los padres de familia, podrá aceptar o rechazar un vehículo así como a las personas responsables de un vehículo. La empresa transportadora deberá reemplazar el vehículo o personas responsables (En este caso, se deberá asignar uno que se ajuste a las exigencias de la Institución), según corresponda, en caso de no ser aceptadas por el Colegio, siempre y cuando la situación amerite el cambio.
2.3.6 El servicio de transporte escolar deberá ser prestado desde el lugar de residencia de cada estudiante hasta la sede principal de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá – Xxxxxxx 00 xxxxxx 00X - 00 x xxxxxxxxx, xxxxx la necesidad de los padres de familia, ya sea xxxx xxxxxx a puerta completa, ruta compartida puerta a puerta, o media xxxx xxxxxx a puerta
2.3.7 La prestación del servicio de transporte escolar se realizará de acuerdo con el calendario escolar que establezcan las directivas de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá. Para el año de 2019 la hora de llegada de las rutas en la mañana debe oscilar entre las 6:15 a las 6:20 a.m. por ningún motivo deben llegar al colegio antes de las 6:05 a.m. y en la tarde, debe estar en la Institución a la 1:30
p.m. para salir a la 2:00 p.m.
2.4 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS
2.4.1 Los estudiantes que utilizan el servicio de transporte escolar se encuentran en un rango de edad de entre tres (3) y dieciocho (18) años, y puede alcanzar una población de 700 a 800 estudiantes, aproximadamente. En todo caso, EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá no podrá garantizar un número mínimo de estudiantes a transportar.
2.4.2 Las condiciones para recibo y entrega de los estudiantes transportados se estipularán en el contrato que se suscribirá el padre de familia con la empresa transportadora.
2.4.3 La empresa transportadora deberá realizar los ajustes necesarios, para garantizar el transporte de la totalidad de estudiantes que durante el año escolar requieran el servicio de transporte escolar, independientemente del sector de la ciudad donde residan.
2.4.4 La empresa transportadora deberá garantizar la permanente comunicación entre usuarios - estudiantes, padres de familia, conductores, EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá y el coordinador de rutas.
2.4.5 La empresa transportadora deberá adoptar un plan de recepción, y respuesta, con soportes escritos de las peticiones, quejas y reclamos que los usuarios del servicio de transporte escolar realicen, y hacer llegar una copia a la coordinación de servicios del colegio.
2.4.6 La empresa transportadora no podrá ceder, a ningún título ya sea gratuito u oneroso el beneplácito o complacencia recibida de parte de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá.
2.4.7 La celebración de contratos de transporte entre EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, y la o las empresas se regulara en forma independiente y para cada caso o situación conforme la necesidad, es de anotar que EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, no adquiere ninguna obligación de contratar con esta o estás el transporte en ocasiones puntuales para docentes, salidas pedagógicas, siendo dable que se contrae con otra u otras.
2.5 REQUISITOS ECONÓMICOS
2.5.1 La empresa transportadora, percibirá de los padres de familia el valor del contrato suscrito, mediante el pago xx xxxx (10) cuotas fijas mensuales, iniciando en el mes de febrero y terminando en el mes de noviembre. Para ello deberá proveer y prever el sistema de cobro y recaudo que estime conveniente. El contratista podrá acordar con los padres de familia otras modalidades de pago.
2.5.2 El valor anual por la prestación del servicio de transporte escolar por estudiante, vista las condiciones xxx xxxxxxx no superara, según la modalidad xx xxxx, los valores que se detallan a continuación:
MODALIDAD | VALOR ANUAL | VALOR MENSUAL |
Completa | 1.985.000 | 198.500 |
Media ruta | 1.360.000 | 136.000 |
Compartida | 2.185.000 | 218.500 |
2.5.3 El contrato de arrendamiento de que se trató en el numeral 2.2.6., se suscribirá por el término xx xxxx meses, que correrán en forma continua desde principios del mes de febrero y hasta finales del mes de noviembre del año académico que nos ocupa.
3. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Con el fin de facilitar la correcta integración de la propuesta, así como el estudio y evaluación por parte de EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, el oferente deberá integrar los documentos de la propuesta en el mismo orden que se relaciona a continuación.
3.1 CONTENIDO DE LA PROPUESTA
3.1.1 DOCUMENTOS DE CONTENIDO LEGAL
3.1.1.1 Resolución del Ministerio de Transporte expedida para la empresa donde se autoriza a prestar el servicio de transporte escolar.
3.1.1.2 Carta de presentación de la empresa oferente.
3.1.1.3 Certificado de Existencia y Representación Legal o en su defecto de Constitución y Gerencia de la Empresa, expedido por la Cámara de Comercio de la localidad cuya fecha de expedición no podrá ser mayor a 30 días calendario.
3.1.1.4 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante Legal.
3.1.1.5 Certificación expedida por las empresas aseguradoras, donde se relacione las características de las pólizas que actualmente tiene la empresa, se detalle el valor de la cobertura, concepto y vigencia.
3.1.1.6 Modelo del contrato de prestación del servicio de transporte escolar especial que se firmará con padres de familia, según lo estipulado en los numerales 2.2.4, de la presente convocatoria.
3.1.2 DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO Y ECONÓMICO
3.1.2.1 Estados Financieros Certificados, comparativos año 2016, 2017 y un corte a Junio de 2018. Firmados por el representante legal de la empresa, contador y revisor fiscal.
3.1.2.2 Notas a los Estados Financieros.
3.1.2.3 Fotocopia de tarjeta profesional del contador público, Certificación de la Junta Central de Contadores vigente y registrar un número de teléfono de contacto.
3.1.2.4 Fotocopia del Rut.
3.1.2.5 Propuesta económica para el costo del servicio para los padres de familia - contratantes.
3.1.3 DOCUMENTOS DE CONTENIDO OPERATIVO
3.1.3.1 La descripción y cantidad de los vehículos afiliados a la empresa, discriminados en camionetas y/o microbuses tipo VAN (con capacidad de hasta 19 pasajeros), modelos 2008 en adelante.
3.1.3.2 Descripción de los sistemas de comunicación que utiliza la empresa para contacto permanente con los vehículos y el colegio.
3.1.3.3 Plan Estratégico de Seguridad Vial, y copia del registro del mismo, ante la Superintendencia de Puertos y Transporte. (Resolución 1565 de 2014).
3.1.4 REFERENCIAS, CERTIFICACIONES Y PAZ Y SALVO
3.1.4.1 Paz y salvo por todo concepto, expedido por la administración, el departamento contable y coordinación de servicios de la Institución (si se verificare algún tipo de relación contractual previa).
3.1.4.2 Certificaciones de empresas e Instituciones con las cuales tienen contratos vigentes, con fecha de expedición no mayor a 30 días.
3.2 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
3.2.1 Todos los documentos que integran la oferta, deben estar debidamente foliados, sellados y contenidos en un sobre de manila sellado.
3.2.2 Los sobres deberán estar dirigidos y rotulados de la siguiente manera:
Señores.
COLEGIO CHAMPAGNAT DE BOGOTÁ
Xx. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Rector
Xxx. 00 Xx. 00x -00
Xxxxxx
Xxxxxx: propuesta tendiente a optar por el beneplácito o complacencia, como elemento determinante y previo a la celebración de los contratos de prestación del servicio de transporte escolar especial a los estudiantes debidamente matriculados en la Institución, para el año académico 2019.
Original (copia 1 o copia 2)
NOTA: No se admitirán propuestas enviadas por correo.
3.3 CAUSALES DE RECHAZO O DEVOLUCIÓN DE LA OFERTA:
3.3.1 Cuando el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de Inhabilidad o Incompatibilidad previstas por la Constitución o en la Ley.
3.3.2 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes.
3.3.3 Cuando se deje de presentar alguno de los documentos exigidos en los presentes términos o cuando no se presenten los documentos solicitados por EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá.
3.3.4 Cuando EL COLEGIO CHAMPAGNAT de Bogotá, compruebe que la información o documentos anexos a la propuesta no se ajustan a la verdad.
3.3.5 Cuando el Proponente haya tratado de influir o informarse indebidamente en el análisis de las propuestas, o cuando ejerza presión indebida en el proceso de selección, u ofrezca dádivas, recompensas o cualquier otra clase de halago, o haga uso del
tráfico de influencias para obtener su adjudicación o ejerza cualquier clase de presión o realice cualquier insinuación indebida a cualquier funcionario del Colegio con el fin de acceder a la adjudicación del contrato.
3.4 FECHA LÍMITE Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA:
La propuesta se recibirá en original y una copia, hasta el día 19 de octubre de 2018, a las cuatro de la tarde, en la recepción del Colegio Champagnat de Bogotá, Xxx. 00 Xx. 00x 00, xxxxxx Xxxxxxxxxxx. Teléfono: 0 000000- 0 403340.