ARTICULO 1º. OBJETO Y FIN DE LA CONTRATACIÓN
REGLAMENTO | VERSIÓN: 9 | |
CÓDIGO: CO-RE-001 | ||
Contratación | FECHA: 08/Feb/2022 | |
ARTICULO 1º. OBJETO Y FIN DE LA CONTRATACIÓN
La Caja de Compensación Familiar del Tolima “COMFATOLIMA” Establece y adopta el presente reglamento de contratación con el objeto de implantar los procedimientos y principios que deben regir esta materia y conseguir el cumplimiento de los fines de la Corporación, la continua y eficiente prestación del servicio y la efectividad de los derechos e intereses de los afiliados.
ARTICULO 2º. NORMATIVIDAD APLICABLE A LOS ACTOS, CONTRATOS O CONVENIOS
Los Negocios Jurídicos que celebre COMFATOLIMA se regirán por las disposiciones del derecho privado y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables. En consecuencia la Corporación podrá suscribir todos aquellos derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, encaminados al cumplimiento de sus fines sociales.
Así mismo podrán incluirse modalidades, condiciones y en general las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la constitución y la ley.
Parágrafo: La Caja de Compensación, por tratarse de una entidad sin ánimo de lucro, podrá contratar directamente y sin proceso de selección previo con la Nación, los departamentos, los distritos, municipios, entidades privadas sin ánimo de lucro como ONG, fundaciones y corporaciones de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público o social. Estos contratos o convenios deberán constar por escrito.
ARTICULO 3º. DERECHOS Y DEBERES DE LA CORPORACIÓN
Para conseguir el cumplimiento del objeto social la Caja tendrá los siguientes derechos y deberes:
1. Preparar adecuadamente los proyectos de inversión conforme a las exigencias la ley o la Superintendencia del Subsidio Familiar.
2. Elaborar el contrato o convenio conforme a las condiciones y términos requeridos, la oferta o propuesta recibida y las estipulaciones que de mutuo acuerdo sean pactas durante su ejecución. En todo caso con sujeción al estudio de necesidades que sustentó u originó la contratación.
3. Solicitar al contratista las garantías necesarias que protejan a COMFATOLIMA de
los eventuales riesgos que puedan surgir de la ejecución de un Negocio Jurídico.
4. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.
5. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato o convenio, las condiciones técnicas, ambientales, económicas y financieras contenidas en las propuestas o cotizaciones aprobadas por la Corporación.
6. Velar porque en el menor tiempo posible se corrijan los desajustes económicos que puedan presentarse en ejecución del objeto contractual, implementando para ello los procedimientos necesarios para resolver de manera rápida las diferencias precaviendo situaciones litigiosas en un futuro.
7. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que haya lugar.
8. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización por daños que se causen con ocasión de la ejecución de los contratos o convenios.
9. Revisar periódicamente las obras ejecutadas, los servicios prestados y los bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de cantidad y calidad ofrecidas por los contratistas y de promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.
10. Mantener vigentes las garantías pactas con el contratista.
11. En los casos en que el proveedor de servicios por su labor procese datos personales de titulares a nombre de Comfatolima, este deberá dar cumplimiento a todas las disposiciones relacionadas con el tratamiento de datos personales y de manejo de información, en las políticas de seguridad de la información de Comfatolima (GIT-MA-002) y la política de tratamiento de datos personales de la caja.
ARTICULO 4º. DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS CONTRATISTAS
Para contribuir con la realización de los fines de la Corporación los contratistas: MEDIDAS ESTABLECIDAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION - CONTRATOS DE OBRA Y MANTENIMIENTO (Adquisición de bienes y servicios por cuantías intermedias y superiores)
Para iniciar la ejecución de un contrato se deben entregar los siguientes documentos por parte del contratista al interventor de la obra.
1. El contratista que presta el servicio deberá recibir la inducción por parte de los encargados del SIG, si este proveedor tiene personal a cargo, deberá ser multiplicador de la inducción recibida y evidenciara con relación de asistencia, la cual se debe presentar con la factura o cuenta de cobro respectiva al interventor de la obra. (En caso de incumplimiento de estos requerimientos se dará la orden de no pago, hasta que presente la documentación exigida)
2. Deberá entregar al interventor de la obra la constancia del pago de seguridad social integral del personal a cargo esta información deberá reposar en la carpeta del contrato. Verificar el estado activo.
3. El contratista deberá presentar al interventor de la obra la relación de los trabajadores a cargo antes de iniciar el contrato, si existen cambios de personal deberá informar al interventor.
4. El contratista deberá entregar al interventor de la obra la Matriz de identificación de riesgos y peligros/aspectos e impactos ambientales y medidas de control que se adoptaran durante la ejecución del contrato. Estas matrices deberán tener el visto bueno del área de SST y del Área ambiental de Comfatolima.
5. El contratista debe de entregar copia de las licencias ambientales de los materiales xx xxxxxxx utilizados al igual que el certificado de la disposición final de los residuos de construcción (escombreras), al interventor de la obra
6. El contratista deberá presentar al interventor el cronograma de capacitaciones de acuerdo a los riesgos existentes durante la ejecución del contrato este cronograma debe reposar en la carpeta del contrato que estará a cargo del interventor.
7. Para trabajos de alto riesgo (trabajos en altura, trabajos eléctricos, espacios confinados, entre otros), debe contar con la certificación específica y técnica para la labor contratada de sus trabajadores, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA debe disponer de esta información al momento de la verificación por parte del área de SST.
7.1 PARA TRABAJO EN ALTURAS, ESPACIOS CONFINADOS
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo decreto 1072 de 2015.
• Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
• Programa contra caídas según Resolución 1409 de 2012, Resolución 3368 de 2014.
• Personal certificado y entrenado en alturas.
• Coordinador de alturas.
• Equipos certificados para trabajo en alturas. (ANSI- NSA-EN362)
• Hojas de seguridad de los equipos a usar en el trabajo.
• Listas de chequeo para aplicar a los equipos.
• Auto reporte de condiciones de salud.
• Análisis Seguro de trabajo ( ATS)
• Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos por Riesgo específico.
• Afiliación del trabajador a seguridad Social (ARL, EPS, Fondo de cesantías Pensiones, Caja compensación Familiar).
7.2 PARA TRABAJO ELÉCTRICO.
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo decreto 1072 de 2015.
• Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
• Programa contra caídas según Resolución 1409 de 2012, Resolución 3368 de 2014. (Si el trabajo en mayor a 1.50cm)
• Personal certificado y entrenado en alturas. (Si el trabajo en mayor a 1.50cm)
• Equipo dieléctrico (botas, guantes de precisión, vaqueta, casco dieléctrico, etc)
• El personal debe estar entrenado y certificado para trabajo eléctrico así:
a) Ingenieros electricistas, electromecánicos, de distribución y redes eléctricas, de conformidad con las Leyes 51 de 1986, 842 de 2003.
b) Tecnólogos en electricidad o en electromecánica, de acuerdo con la Ley 842 de 2003 y en lo relacionado con su Consejo Profesional se regirá por la Ley 392 de 1997 de conformidad con lo establecido en la Sentencia C - 570 de 2004.
c) Técnicos electricistas conforme a las Leyes 19 de 1990 y 1264 de 2008, en el alcance que establezca su matrícula profesional para el ejercicio de la profesión a nivel medio.
Aplicación Reglamento Técnico de Instalaciones eléctricas
8. El contratista debe dotar a todos sus trabajadores de los elementos de
protección Personal requeridos para sus labores y deberá evidenciar la entrega de los elementos de protección personal con listas de asistencia y registros fotográficos.
Los elementos de dotación personal deben estar certificados y avalados por las normas ANSI, NIOSH y OSHA, NTC.
Elementos de protección personal dieléctricos: cuando se realicen trabajos eléctricos de baja y alta tensión. De acuerdo a la NTC 2050 y el RETIE
Equipo para protección contra caída (Resolución 1409/2012- Resolución 3368 de 2014) Deben estar certificados bajo las normas (ANSI- NSA-EN)
9. El contratista debe verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera adecuada y permanente los elementos de protección personal evidenciándolo en los informes para los pagos parciales. COMFATOLIMA, inspeccionara el uso y condición de los elementos de protección individual mediante el formato SIG-FO- 011 Lista de chequeo verificación de requisitos HSEQ contratistas en el punto de trabajo a través del encargado en SST y en líder ambiental.
10. Todo accidente debe ser reportado por el contratista que presta el servicio dentro de las primeras 48 horas a la ARL y al interventor quien a su vez informara el evento ocurrido al área de SST.
11. El contratista que presta el servicio, debe reportar al interventor de la obra la ocurrencia y la respectiva investigación de los accidente, durante la ejecución del contrato. El interventor debe informar lo ocurrido al área de SST.
12. El contratista una vez realice la investigación del accidente de trabajo, deberá tomar las acciones y allegar el informe del cumplimiento de las medidas de acción correspondientes al área de SST de Comfatolima. En caso de incumplimiento se dejara evidencia del incumplimiento por parte del área de SST.
13. En caso presentarse una situación de emergencia en el lugar de trabajo de Comfatolima, el contratista que presta el servicio debe dirigirse al punto de encuentro más cercano designado por COMFATOLIMA según lo comunicado en el proceso de inducción. Si tiene personal a cargo este debe dirigir a su equipo de trabajo hasta el punto de encuentro establecido por el plan de emergencias de COMFATOLIMA.
14. El contratista debe contar con un plan de emergencias y equipos para atención de emergencias, según aplique y un protocolo de actuación en caso de accidente laboral de trabajo o emergencia. Esto debe ser evidenciado por el área de SST.
15. El contratista debe cumplir con los permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra, cuando apliquen, estos registros deberán ser entregados al interventor de la obra con el visto bueno del responsable del área ambiental.
16. El pago de la cotización a riesgos laborales se debe realizar de acuerdo al riesgo de la actividad, el contratante debe pagar de manera anticipada.
17. El contratista deberá cumplir con lo establecido en el plan institucional de Gestión Ambiental (PIGA) de COMFATOLIMA. Dicho cumplimiento se verificara mediante la lista de chequeo SIG-FO-011, que aplicara el responsable del área ambiental en la inspección que realice al punto de trabajo donde se ejecute la obra.
18. El contratista deberá coordinar con el responsable del área ambiental el cumplimiento de los requisitos establecidos y exigidos para mitigar la afectación ambiental que genere el desarrollo de la actividad. Según aplique. Los registros del cumplimiento se deben entregar al interventor de la obra, y serán verificados por el responsable del área ambiental, mediante una revisión de la carpeta del contratista.
19. En las cuentas de cobro presentadas, el contratista deberá evidenciar los informes con la ejecución de las actividades realizadas en Seguridad y salud en el trabajo y Gestión Ambiental, dando cumplimiento a la Norma ISO 14001 Y Norma OHSAS 18001. Estos documentos deben reposar en la carpeta del contratista y será el interventor quien se responsabilizara del cumplimiento del mismo.
MEDIDAS ESTABLECIDAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - CONTRATISTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1. El contratista que presta los servicios, deben cumplir con la política de Calidad, Ambiente, Seguridad y salud en el trabajo que tenga establecidas COMFATOLIMA, la cual se dará a conocer al(os) contratistas, quienes deberán acatar estrictamente lo establecido por el sistema integrado de gestión, implementado por la Caja. Quedará evidencia de la socialización de la política en el formato gh-fo-006.
2. El contratista debe cumplir con los programas ambientales establecidos en el PIGA por COMFATOLIMA
3. Para la ejecución del contrato de prestación de servicios, deben evidenciar la afiliación al sistema integral de seguridad social.
4. Para las Empresas prestadoras de servicio en medicina laboral. (IPS) debe estar inscrita en el Registro especial de prestadores de servicio de salud (REPS). Contar con la licencias de los profesionales según las especialidades y servicios que ofrezca la IPS.
5. El contratista, deberá cumplir con las normas del Sistema General de Riesgos Laborales según lo establecido en el decreto 723 de 2013, capitulo 4, Articulo 16.
6. El contratista, deberá usar siempre dotación de trabajo según la labor a desarrollar, portar su Carne de Identificación y cuando requiera utilizar los elementos de protección personal de manera correcta.
7. Los incidentes presentados en la ejecución del contrato deben ser informados por el contratista, dentro de las primeras 48 horas al supervisor y este a la oficina de SST. El contratista evidenciar la investigación del incidente.
8. El contratista, deberá participar en todas las actividades organizadas por el Sistema Integrado de Gestión. Lo cual quedara evidenciado en el formato GH-FO- 006.
9. El contratista, deberán cumplir con lo establecido en el plan institucional de Gestión Ambiental – (PIGA), de la caja COMFATOLIMA, y será su responsabilidad garantizar el pleno cumplimiento de dichas actividades, y la asistencia a dichos eventos será verificada mediante el formato GH-FO-006.
Nota 1: Para los contratos de vigilancia el personal deberá contar con el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia xx xxxxx de fuego, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1539 del 26 de julio de 2012. (La empresa de vigilancia deberá a llegar copia al área jurídica).
Nota 2: Además, los contratistas en ejecución del objeto contractual dentro de los centros de trabajo de la Caja, Deberán cumplir con lo establecido en la POLITICA NO ALCOHOL, DROGAS, TABAQUISMO, no estará permitido el consumo de narcóticos, drogas psicoactivas y/o alcohol en ningún sitio de trabajo. Tampoco se permite llegar a laborar bajo los efectos de ellos. En cumplimiento con la resolución 1075 de 1992, Prevención y el control de la fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo.
Nota 3: Informar al área de seguridad y salud en el trabajo el ingreso de contratistas para realizar la inducción SIG y garantizar que inicia la labor con los EPP si los requiere.
URGENCIAS MANIFIESTAS
En situaciones generadas por eventos naturales, tecnológicos y humanos, según lo contemplado dentro de la Norma NFPA 1600 (Manejo de Desastres / Emergencias y Programas para la Continuidad de los Negocios), se manejara de una manera especial de acuerdo a lo estipulado:
1. Los fenómenos naturales y antrópicos de acuerdo a la Norma técnica Norma NFPA 1600 (Manejo de Desastres / Emergencias y Programas para la Continuidad de los Negocios) son:
(1) Eventos Naturales
a. Sequía
b. Fuego (xxxxxxxx, xxxxxx)
c. Avalancha
d. Nieve/Hielo/granizo
e. Maremoto
f. Ventiscas/tormentas tropicales
g. Huracán / tifón/ciclón
h. Biológico
i. Calor extremo / frío
j. Inundación / aguas llevadas por el viento
k. Terremotos / movimientos de tierra
l. Erupción volcánica
m. Tornado
n. Deslizamientos de tierra / de lodo
o. Polvo / tormentas de arena
p. Tormentas eléctricas
(2) Eventos tecnológicos
a. Escape de materiales peligrosos
b. Explosiones/incendio c. Accidentes de transporte
d. Colapso de edificios / estructuras
e. Caída de energía / de servicios
f. Polución extrema
g. Accidentes radiológicos
x. Xxxxx de represas / diques
i. Agotamiento de combustible / recursos
j. Huelgas
k. Interrupción de negocios
l. Colapso financiero
m. Comunicación
(3) Eventos humanos
a. Económicos
b. Huelga general
c. Terrorismo (ecológico, cibernético, nuclear, biológico y químico)
d. Sabotaje
e. Situación de rehenes
f. Hostigamiento civil
g. Ataque enemigo
2. Se iniciara la reparación del daño que garantice la continuidad de negocio sin perturbar los servicios prestados por la caja.
3. Durante el proceso de reparación se garantizara el cumplimiento de los estándares establecidos para la contratación.
MEDIDAS ESTABLECIDAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION – CONSECIONES CENTROS DE TRABAJO RESTAURANTES, PUNTOS DE VENTA
PREVIO A LA FIRMA DEL CONTRATO:
1- Demostrar el cumplimiento de la Resolución 2674 julio de 2013
2- Presentar el pago de la Seguridad Social, de los trabajadores a cargo.
3- Presentar el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual debe contar como mínimo con: matrices de peligros y riesgos, cronograma de actividades y evidencia de su ejecución
4- Presentar las Matrices de aspectos e impactos ambientales. DURANTE LA PRESTACION DEL SERVICIO:
1- Cumplir la Resolución 2674 julio de 2013
2- Asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión aplicables.
3- Presentar mensualmente el pago de la Seguridad Social de los trabajadores a cargo, si es el caso adicional el pago de la ARL para riesgos 4 y 5.
4- Realizar inducción y re-inducción de los trabajadores a cargo de los Requisitos del SIG y conservar evidencias de las mismas.
5- Asistir a las capacitaciones del SIG programadas por la Caja.
6- Contar con equipos para atención de emergencias (botiquín portátil, extintor, etc.), según aplique y un protocolo de actuación en caso de accidente de trabajo o emergencia.
7- Actualizar como mínimo una vez al año el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y matrices de Peligros y Aspectos e Impactos Ambientales.
8- Dar cumplimiento a los programas acogidos por la corporación en desarrollo del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
JUEGOS EXTREMOS Y ATRACCIONES PREVIO A LA FIRMA DEL CONTRATO:
1. Demostrar el cumplimiento de la Ley 1225 de 2008 – Resolución 3860 de 2015
2. Presentar el pago de la Seguridad Social, de los trabajadores a cargo.
3. Presentar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual debe contar como mínimo con: matrices de peligros y riesgos, cronograma de actividades y evidencia de su ejecución
4. Presentar las Matrices de aspectos e impactos ambientales.
5. Certificados de los equipos o atracciones emitidos por fabricante o instalador.
6. Certificado de competencias del personal de conformidad con la normatividad legal vigente.
7. Hoja técnica de cada atracción.
8. Manuales de Mantenimiento de las atracciones y registros.
DURANTE LA PRESTACION DEL SERVICIO:
1. Asegurar el cumplimiento de la Ley 1225 de 2008. Resolución 3860 de 2015
2. Asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión aplicables.
3. Presentar mensualmente el pago de la Seguridad Social de los trabajadores a cargo, si es el caso adicional el pago de la seguridad social integral. Verificar activo
4. Realizar inducción y re-inducción de los trabajadores a cargo de los Requisitos del SIG y conservar evidencias de las mismas.
5. Asistir a las capacitaciones del SIG programadas por COMFATOLIMA.
6. Contar con equipos para atención de emergencias (botiquín portátil, extintor, etc.), según aplique y un protocolo de actuación en caso de accidente de trabajo o emergencia.
7. Contar personal capacitado en primeros auxilios.
8. Contar con botiquín en sitio.
9. Actualizar como mínimo una vez al año el Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo y matrices de Peligros y Riesgos, Aspectos e Impactos Ambientales.
10. Presentar registros de los mantenimientos realizados a las atracciones y dispositivos de seguridad, según aplique.
1. Tendrán derecho a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que su valor intrínseco no se altere o modifique durante la vigencia del contrato o convenio.
2. Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados.
3. Garantizar la entrega de los bienes, obras y servicios contratados en el tiempo establecido.
4. Dar estricto cumplimiento a lo pactado en el contrato o convenio.
5. Dar cumplimiento a las posibles modificaciones efectuadas al contrato o convenio inicial, previa autorización del interventor, jefe del área implicada y/o Director Administrativo.
MEDIDAS ESTABLECIDAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION – CONTRATACION POR ÓRDENES DE COMPRA, FONDOS Y CAJA MENOR (COMPRAS)
1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión aplicables.
2. Entregar las fichas técnicas y las hojas de seguridad de los productos (elementos de aseo según aplique) a las áreas de Activos Fijos y Almacén, y Gestión Ambiental en medio magnético y a las áreas donde se vaya a utilizar en medio físico.
3. Para la compra de elementos de impresoras el proveedor debe entregar las fichas técnicas y las hojas de seguridad de los productos a las áreas de Activos Fijos y Almacén en medio físico y a la oficina de Gestión Ambiental en medio magnético.
4. Para la compra de equipos en general el proveedor deberá presentar al área de activos fijos las hojas de vida de los equipos.
5. Para la compra de lámparas fluorescentes, baterías o pilas el proveedor deberá presentar las hojas de seguridad del producto a las áreas de Activos Fijos y Almacén en medio físico y a la oficina de Gestión Ambiental en medio magnético.
MEDIDAS ESTABLECIDAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION – CONTRATACION POR ORDENES DE SERVICIO, FONDOS Y CAJA MENOR (MANTENIMIENTO)
1. Asegurar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión aplicables.
2. El proveedor que presta el servicio deberá recibir la inducción por parte de los encargados del SIG, si este proveedor tiene personal a cargo deberá ser multiplicador de la inducción recibida, para lo cual deberá evidenciar con registro de asistencia, la cual se debe presentar con la factura o cuenta de cobro respectiva al interventor de la obra. (En caso de incumplimiento de estos requerimientos se dará la orden de no pago, hasta que se presente la documentación exigida).
3. Si el proveedor cuenta con personal a cargo deberá presentar la relación de los mismos antes de iniciar el servicio contratado e informar si existen cambios de personal a la oficina de activos fijos o al responsable del fondo o caja menor.
4. El proveedor que presta el(os) servicios deberá entregar la constancia del pago de seguridad social integral de él y del personal a cargo a la persona que genera la orden.
5. Para trabajos de alto riesgo (trabajos en altura, trabajos eléctricos, espacios confinados, entre otros), se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo crítico respectivo, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA debe disponer de esta información al momento de la verificación por parte del área de SST.
6. Para las actividades enmarcadas de alto riesgos (4 y 5) según decreto 1607 del 31 de julio de 2010, la Caja de compensación es quien paga la cotización a la ARL del contratista a cargo de la obra según la clasificación del riesgo dando cumplimiento a lo establecido en el decreto 723 del 2013, Art. 13 pago de
cotización “el contratante debe pagar de manera anticipada, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V”.
7. Si el proveedor que presta el servicio tiene a cargo personal deberá hacer la entrega de los elementos de protección personal según aplique.
• Protectores Auditivos: Si hay exposición a ruido.
• Botas de Seguridad: Para personal operativo que laboren con herramientas, máquinas etc. ó donde se reglamente su uso.
• Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyección de partículas, salpicadura de algún químico o sustancia en los ojos etc.
• Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por caída de objetos, herramientas o cuando se exige el uso del mismo, donde se desarrolla el trabajo.
• Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular herramientas, máquinas y material metálico.
• Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de soldadura. Elementos de protección personal dieléctricos: cuando se realicen trabajos eléctricos de baja y alta tensión. De acuerdo a la NTC 2050 y el RETIE
Equipo para protección contra caída (Resolución 1409/2012) si se realizan trabajos a más de 1.50 mts de altura.
8. Si el proveedor que presta el servicio tiene a cargo personal debe verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera adecuada y permanente los elementos de protección personal ya que COMFATOLIMA, inspeccionara el uso y condición de los elementos de protección individual mediante el formato (SIG-FO- 024) en el punto de trabajo a través del profesional en SST.
9. Todo incidente debe ser reportado por el proveedor que presta el servicio dentro de las primeras 48 horas a la ARL y al interventor quien a su vez reportara el evento ocurrido al área de SST.
10. El proveedor que presta el servicio debe reportar al interventor de la obra la ocurrencia y la respectiva investigación del incidente durante la ejecución de la orden de servicio. El interventor debe informar lo ocurrido al área de SST.
11. En caso de una emergencia interna en el lugar de trabajo de Comfatolima, el proveedor que presta el servicio debe dirigirse al punto de encuentro más cercano designado por la Caja Compensación según lo comunicado en el proceso de inducción. Si tiene personal a cargo este debe dirigir a su equipo de trabajo hasta el punto de encuentro establecido.
12. El proveedor deberá cumplir con lo establecido en el plan institucional de Gestión Ambiental – (PIGA) de la caja COMFATOLIMA. Dicho cumplimiento se verificara mediante la lista de chequeo, que aplicara el responsable del área ambiental en la inspección que realice al punto de trabajo.
13. El proveedor deberá coordinar con el responsable del área ambiental el cumplimiento de los requisitos establecidos y exigidos para mitigar la afectación ambiental que genere el desarrollo de la actividad. Según aplique. Los registros del cumplimiento se deben entregar al interventor de la obra, y serán verificados por el responsable del área ambiental, mediante una revisión de la carpeta del contratista.
ARTICULO 5º. PRINCIPIOS DE LAS ACTUACIONES DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS EN COMFATOLIMA
En la Caja de Compensación Familiar del Tolima “COMFATOLIMA” las actuaciones de las partes que intervengan en los contratos o convenios, se harán con arreglo a los siguientes principios y valores, teniendo en cuenta el pacto de transparencia suscrito:
Compromiso: Obligación, la palabra dada, la fe empeñada frente a la Caja y los demás.
Eficiencia: Capacidad de obtener los máximos resultados con la menor cantidad de recursos procurando la estabilidad financiera de la Caja, protegiendo los subsidios familiares que están a su cargo y propendiendo por el cumplimiento de sus objetivos sociales.
Honestidad: Conducta recta, de acuerdo con la moral y las buenas costumbres, que lleva a observar normas y compromisos con un cumplimiento exigente por parte de todo el equipo humano.
Honradez: Integridad en el obrar.
Respeto: Actitud de comprensión del ser de los demás, que permite entender su actuación y conducirse con cordura y tolerancia frente a ellos.
Responsabilidad Social: Asegurar el cumplimiento de sus deberes como ciudadano corporativo.
Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones con consideración de los actos frente a terceros.
Transparencia en la contratación: Este principio busca garantizar la moralidad de la contratación y la imparcialidad en la escogencia del contratista en el que confluyen los principios de igualdad, de publicidad y de libre competencia que sirvan de base para la selección del contratista.
Lealtad: La lealtad procura por un lado, asegurar que las personas dispongan de todos los medios posibles acerca de las condiciones en que los servicios de COMFATOLIMA son ofrecidos. Por otro lado, busca que todos los sectores o grupos de interés tengan las reglas claras en las diferentes operaciones de la CAJA.
Justicia: Es la capacidad de dar a cada cual, en función del valor, sus aptitudes y su papel en la sociedad.
Igualdad: Es la búsqueda por la que los grupos de interés de la Caja reciban los servicios bajo las mismas condiciones.
Economía: En virtud de este principio, se debe buscar que la actuación contractual se realice con xxxxxxxxx y eficacia. Lo anterior se manifiesta en la agilidad de los trámites para impedir dilaciones y retardos en la ejecución del contrato, en la selección de procedimientos estrictamente necesarios para escoger al contratista, en la adecuada interpretación de las normas de manera que no den lugar a trámites adicionales a los estrictamente previstos y en la adopción de mecanismos que garanticen la pronta solución de controversias.
Moralidad: comportamiento que la sociedad en un momento dado espera de quienes manejan los recursos de la comunidad y que no puede ser otro que el de absoluta pulcritud y honestidad.
Selección Objetiva: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de
motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación.
Planeación: La contratación de la corporación deberá corresponder a las necesidades de la misma, de acuerdo con los medios con que esta cuente para satisfacerlas, en procura de dar un uso adecuado a sus recursos.
ARTICULO 6º. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN
La escogencia del contratista se efectuará a través de procedimientos de selección que garanticen la aplicabilidad de los principios y valores, la libre competencia y concurrencia de los eventuales contratistas.
En la solicitud de cotizaciones y ofertas, así como los pliegos de condiciones y términos de referencia, se indicaran de manera clara y expresa los requisitos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección.
Se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la participación y aseguren una escogencia objetiva.
Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato o convenio.
Los avisos de cualquier clase, a través de los cuales se informe o anuncie la intención de celebrar contratos o convenios por parte de la Caja, no podrán incluir ninguna referencia al nombre o cargo de algún empleado de la misma.
Una vez seleccionada la propuesta recomendada por el Comité de Compras, el Director Administrativo está facultado para lograr un mejoramiento de la misma en términos de condiciones y cuantía a favor de la Corporación, sin que esto desmejore la calidad del bien o servicio ofertado.
Con antelación al proceso de selección del contratista o a la firma del contrato o convenio, se analizará detenidamente, la conveniencia de la contratación y se definirán los estudios, diseños, proyectos y términos de referencia que permitan determinar claramente el objeto a contratar.
Los trámites de selección y suscripción de contratos o convenios se iniciarán una vez se cuente con las respectivas partidas, disponibilidades o autorizaciones presupuestales.
Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán dilaciones y retardos en la ejecución y liquidación del contrato o convenio.
En las etapas de selección, en los pliegos de condiciones y en los términos de referencia, para la escogencia de los contratistas se establecerán solamente aquellas condiciones estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva de las propuestas más favorables. Con éste propósito, se señalarán términos obligatorios y perentorios para las diferentes etapas de selección y se dará impulso oficioso a las actuaciones.
El contratista presentará garantía única o parcial a favor de particulares cuando contractualmente sean requeridas o aplique conforme al presente reglamento o
normas de superior jerarquía o de orden público, la cual avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato o convenio, las cuales se mantendrán vigentes hasta la liquidación del mismo y se ajustaran a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Igualmente los proponentes presentarán garantías de seriedad de los ofrecimientos hechos.
La Garantía única consistirá en el amparo de los diferentes riesgos, de acuerdo con la clase de acto, convenio o contrato a celebrarse y será expedida por una compañía de seguros o entidad bancaria, legalmente establecida en Colombia.
La Caja no exigirá sellos, autenticaciones, reconocimiento de firmas, traducciones oficiales, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exija la ley.
Los empleados de COMFATOLIMA están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato o convenio, ya que en caso contrario el trabajador responderá disciplinariamente por el detrimento patrimonial que genere a la entidad, Artículo 200 del Código de Comercio modificado por el Artículo 24 de la Ley 222 de 1995.
La Caja y sus empleados, responderán cuando lleven a cabo una contratación sin haber evaluado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueran necesarios, o cuando los términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter meramente subjetivo por parte de aquellos.
Los contratistas responderán, cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación, artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato o convenio; igualmente responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.
ARTICULO 7º. DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA
La selección de los contratistas será objetiva cuando la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general cualquier motivación subjetiva.
Es obligación de la Caja efectuar las comparaciones de los diferentes ofrecimientos recibidos, mediante el cotejo de los factores de conveniencia, que le permitan seleccionar al mejor contratista.
CAPITULO II
REQUISITOS GENERALES DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS ARTÍCULO 8º. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
Podrán contratar las personas consideradas como tales por las disposiciones legales vigentes, también podrán celebrar contratos o convenios las entidades
estatales, los consorcios y uniones temporales.
Así mismo podrá contratar con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, entendiéndose por tal la experiencia con resultados satisfactorios que acrediten la capacidad técnica y administrativa de las entidades mismas para realizar el objeto del contrato o convenio.
Parágrafo: En el evento de empate de propuestas, se tendrá como criterio de desempate las propuestas presentadas por los empleadores afiliados a la Caja. En los demás casos se tendrá en cuenta el que se especifique en las condiciones y términos de la convocatoria y/o invitación.
ARTICULO 9º. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
No podrán celebrar los contratos o convenios aquí regulados, en nombre propio o por interpuesta persona, quien se encuentre en las circunstancias de inhabilidades o incompatibilidades previstas en las normas que regulan la materia, en especial las consagradas en la Constitución Nacional, el Decreto 2463/81, los Estatutos y demás normas que las reformen o adicionen.
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN ARTICULO 10º. FORMAS DE CONTRATACIÓN
1. CONTRATACIÓN DIRECTA: Habrá contratación directa cuando la cuantía del contrato o convenio, sea inferior o igual a quinientos cincuenta (550) salarios mínimos legales mensuales.
2. CONVOCATORIA: Habrá convocatoria para la celebración de contratos o convenios, cuando la cuantía estimada sea superior a los quinientos cincuenta
(550) SMLM.
3. SUBASTA INVERSA La subasta inversa es un mecanismo por el cual COMFATOLIMA realiza la adquisición de bienes en el cual el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio en igualdad de circunstancias comerciales y de servicio.
La subasta inversa podrá realizarse de manera presencial o electrónica, en los términos y condiciones de los pliegos de la convocatoria y la forma como allí se disponga.
4. SELECCIÓN ESPECIAL: Se contratará sin mediar proceso de selección previa, cuando el contratante sea la Nación, los Departamentos, los Distritos, los Municipios, las entidades privadas sin ánimo de lucro tales como ONG, fundaciones y corporaciones de reconocida idoneidad y cuyo objeto permita impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo. Estos contratos o convenios deberán constar por escrito.
ARTÍCULO 11. CONTRATACIÓN DIRECTA
1. Cuando la contratación directa sea igual o inferior a veinte (20) SMLMV, no requiere solicitud escrita de las cotizaciones, las cuales pueden ser solicitadas
telefónica o electrónicamente y bastará con el recibo de una sola.
2. Cuando la contratación directa sea superior a veinte (20) SMLMV e inferior a cincuenta y cinco (55) SMLMV, se deben solicitar mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales se pueden solicitar en forma telefónica o electrónica. Los pagos se realizarán con la presentación de la factura, una vez sea visada y aprobada por el Director Administrativo, conservando los precios xxx xxxxxxx.
3. Para contratar directamente en cuantía superior a cincuenta y cinco (55) SMLMV e inferior o igual a quinientos cincuenta (550) SMLMV, se deberá hacer solicitud escrita de cotizaciones, las cuales se solicitaran de forma escrita o mediante publicación en la página web que estará a cargo del área de sistemas, teniendo que recibirse como mínimo tres (3) propuestas por escrito, en sobre cerrado, cumpliendo con el siguiente procedimiento: las cotizaciones deben llegar en sobre cerrado a la recepción de COMFATOLIMA dentro del plazo y la hora máxima establecida en la solicitud escrita de la cotización. Una vez cumplido el límite para la entrega de las mismas, en el día y la hora programada, el Coordinador de Activos Fijos y Almacén en presencia de un representante de auditoría, solicitara a la recepcionista de la Caja, el formato acta registro de propuestas CO-FO-005 allegadas por los Proveedores y procederán a la apertura de la urna y posteriormente de los sobres; dejando constancia en dicho formato de la firma de los Asistentes con detalles como los valores de las propuestas, nombre de los cotizantes y número de folios de cada propuesta.
No obstante lo anterior, si efectuada la solicitud escrita de cotizaciones se presentare solo una propuesta, se podrá contratar con éste proponente siempre y cuando cumpla los requisitos y sea conveniente para la Corporación.
Parágrafo: Cuando se trate de bienes o servicios únicos ofertados en el mercado o de difícil consecución en el mismo (características, calidad y precio) y represente para COMFATOLIMA una oportunidad de negocio que conlleve a un ahorro sustancial para la celebración de un contrato o convenio, podrá efectuarse la contratación de la adquisición de los mismos prescindiéndose del procedimiento establecido para contratación directa, por cuanto el único factor determinante para la selección objetiva del contratista es el mejor precio y la calidad del bien ofrecido.
La solicitud de cotizaciones debe hacerse siempre por escrito o e-mail. ARTÍCULO 12. CONVOCATORIA
Para los contratos o convenios cuya cuantía supere los quinientos cincuenta (550) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el procedimiento será el siguiente:
1. Con anterioridad no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha prevista para la venta de los pliegos de condiciones o términos de referencia, se publicará por lo menos un aviso en un periódico de amplia circulación nacional o en la página web de la entidad, con lo que se entiende iniciado el procedimiento de la invitación, una vez lo haya ordenado la Dirección Administrativa.
2. En los términos de referencia que se adopten se establecerán los siguientes requisitos generales:
a. Condiciones que regulan el trámite de la invitación.
b. Descripción del objeto y alcance del contrato o convenio.
c. Condiciones para la elaboración y presentación de las propuestas.
d. Criterio para la evaluación de las propuestas.
e. Plazo para la adjudicación del contrato o convenio.
f. Xxxxxxxx para revocar o declarar desierta una invitación.
g. Especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir.
h. Los pliegos de condiciones o términos de referencia deben contener la minuta del contrato o convenio que se pretende celebrar, así como la información y requisitos que se consideren convenientes y necesarios.
3. Las propuestas se recibirán en sobres cerrados. El día y la hora señalado para el cierre de la convocatoria, se abrirán las propuestas y se levantará un acta con una relación sucinta y el valor de las mismas, que será firmada por los asistentes, en presencia de un representante de auditoría y el coordinador (a) de activos fijos y almacén dejándose constancia en acta escrita y firmada por los asistentes.
4. El respectivo Comité Evaluador integrado por las personas que delegue para tal efecto el Director Administrativo, realizarán la evaluación de las ofertas presentadas, teniendo en cuenta los aspectos jurídicos, técnicos, operativos y financieros, con el fin de recomendar la oferta más favorable al Director Administrativo.
Parágrafo: Para los casos señalados en el parágrafo del artículo 11 cuando opere las mismas condiciones y circunstancias dicho procedimiento también podrá adelantarse en los procesos indicados en este artículo.
ARTICULO 13º REGISTRO DE PROPONENTES
Cuando la contratación sea o exceda los quinientos cincuenta (550) SMLMV y se refiera a contratos de obra, consultoría y compraventa de bienes muebles, los oferentes deberán acreditar su inscripción, calificación y clasificación en el registro de proponentes de la Cámara de Comercio correspondiente.
Parágrafo: COMFATOLIMA abrirá un registro de proponentes para todo tipo de prestación de servicios o suministros. El coordinador de Activos Fijos y Almacén deberá actualizar dicho registro, con los proponentes que soliciten inscribirse bien sea en las oficinas de la corporación o vía correo electrónico.
ARTÍCULO 14. MODALIDAD DE OFERENTE ÚNICO. No obstante lo dispuesto en los artículos anteriores, se podrá contratar sin pluralidad de oferentes en los siguientes eventos:
1. Cuando se trate de un proveedor exclusivo o especializado, previo concepto motivado del Jefe o encargado de la dependencia a la que le competa el tema a contratar.
2. Cuando el número de inscritos en el registro de proponentes sea menor a dos (2), caso en el cual se contratará con el que aparezca inscrito.
3. Para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.
4. Para la ampliación, actualización, modificación, mantenimiento de software ya instalado en COMFATOLIMA, respecto del autor que tenga registrado con exclusividad el derecho de propiedad.
5. Adquisición de servidumbre o permuta de inmuebles, previo trámite correspondiente ante el Consejo Directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar cuando por norma corresponda.
6. Venta, permuta o dación en pago de bienes muebles, teniendo en cuenta la reglamentación existente para tal efecto.
7. Comodato.
8. Arrendamiento de bienes inmuebles, previo trámite ante el Consejo Directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar.
9. Operaciones de crédito público, privado o asimilado.
10. Prestación de servicios de salud.
11. Contratos o convenios de asociación o riesgo compartido u otros de colaboración.
12. Cuando se declare fallido un proceso de convocatoria, a través del Comité Evaluador.
13. Para la celebración de contratos con entidades públicas, convenios de cooperación con entidades públicas, privadas u organismos internacionales.
14. Para la contratación de Servicios Profesionales.
Parágrafo: No obstante lo anterior, la Administración deberá consultar y obtener las aprobaciones que por norma interna o externa deba tramitarse previamente.
ARTICULO 15. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO
Salvo en los casos de excepción señalados en el presente documento, la adjudicación del contrato o convenio se hará mediante comunicación escrita al proponente favorecido y será de carácter irrevocable; a los demás proponentes se les enviará oficio de no Adjudicación.
CAPITULO IV
DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS EN PARTICULAR ARTICULO 16. CONTRATOS TIPICOS
Los contratos típicos son aquellos que están expresamente regulados en la ley, que tienen una disciplina particular o propia en la ley; como por ejemplo el contrato de compraventa o de leasing, que están especialmente regulados en los arts. 1323 a 1433 del Código Civil, el primero, y en la ley 24.441, el segundo. Todos estos contratos pueden ser suscritos por el representante legal cuyo objeto permita el desarrollo del objeto de COMFATOLIMA y en especial mejoren las condiciones de los afiliados y los ingresos de la Caja.
ARTICULO 17. CONTRATOS ATÍPICOS
Son aquellos que no han sido acogidos por la ley como un tipo, gozan de eficacia por el reconocimiento a la libertad del individuo, que en el campo de los negocios jurídicos se traduce en el principio de la autonomía de la voluntad privada, al cual se refiere el artículo 1602 del código civil, aplicable a los contratos mercantiles por expresa disposición del artículo 822 del código de comercio. Estos contratos pueden ser suscritos por el representante legal de COMFATOLIMA, no obstante la manifestación de voluntad de la Caja debe sujetarse a los límites que le señalen las normas y legislación Colombiana en especial lo relativo a uso y destino de los recursos del Subsidio Familiar los cuales no podrán ser comprometidos sino conforme a su destinación específica.
ARTICULO 18. CONTRATOS O CONVENIOS DE NECESIDAD INMINENTE
Son aquellos contratos o convenios que se dan con ocasión de la prestación de los servicios de COMFATOLIMA, y que por la necesidad inminente ameritan una atención especial para la pronta y eficaz prestación de los diferentes servicios a los
afiliados y no afiliados. Dichos compromisos deben contar previamente con el visto bueno del Director Administrativo, quien tendrá en cuenta que exista un informe del encargado del área que requiere la contratación de emergencia, documento que de manera clara y motivada señale los hechos configurativos de la necesidad y su condición de inminente.
Parágrafo. La celebración de estos contratos o convenios se efectuará con mínimo dos (2) cotizaciones escritas y hasta por un monto de cincuenta (50) SMLMV.
ARTÍCULO 19. CONTRATOS O CONVENIOS ORIGINADOS EN FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO.
Cuando se presenten situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad, fuerza mayor, caso fortuito o amenaza como un desastre que demande acciones inmediatas y, en general cuando la situación no permita atender el asunto a través de los procedimientos ordinarios establecidos para la contratación directa o convocatoria. El Director de la Caja junto con el jefe de área que corresponda, debe motivar la contratación y sustentar con informe donde se exponga claramente la causa, impacto y manejo del evento imprevisto o situación irresistible. En todo caso la acción a tomar debe remediar o evitar un daño.
ARTÍCULO 20. SUMISIÓN A ESTATUTOS PÚBLICOS. Sin consideración a los trámites y procedimientos establecidos en el presente reglamento, el Director de la Caja y sus trabajadores deberán acatar los estatutos, normas, directrices, circulares e instrucciones públicas señaladas a la Caja de Compensación y que deban aplicarse a un contrato.
ARTÍCULO 21. CONTRATOS DE OBRA
Son los que se celebran para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y su forma de pago.
En los contratos o convenios de obra que hayan sido celebrados como resultado de una convocatoria, la interventoría podrá ser contratada con una persona natural o jurídica, independientemente de la Caja y del contratista.
En los contratos o convenios adicionales no podrán exceder del cincuenta (50) por ciento del valor inicial del contrato o convenio previamente justificado por el contratista y autorizado por el interventor, el subdirector del área y el Director Administrativo.
Parágrafo: En este tipo de contratos se podrá contratar por la modalidad especial, con entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro, de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés social para el desarrollo del objeto de COMFATOLIMA.
ARTICULO 22. CONTRATO O CONVENIO DE CONSULTORÍA
Son contratos o convenios de consultoría los que se refieren a estudios requeridos, previamente para la ejecución de un proyecto de inversión o estudio de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, supervisión y control. Son también
la ejecución de estudios, diseños, planos, anteproyectos, localización, coordinación o dirección técnica y programación de obras.
ARTICULO 23. CONTRATO O CONVENIO DE SUMINISTROS
Es un contrato por el cual una de las partes se obliga a entregar a la otra un bien de uso y consumo para el funcionamiento de COMFATOLIMA a medida que las necesidades lo requieran, por un precio invariable, no obstante sus oscilaciones en el mercado. No obstante, los bienes materiales a suministrar deben estar plenamente identificados en el contrato.
ARTICULO 24. CONTRATO CONCESIÓN
Son contratos de concesión los que celebre la Entidad con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien destinado a un servicio, a cambio de un beneficio económico o social.
ARTICULO 25. CONTRATOS BANCARIOS
Es aquel acuerdo de voluntades que pretende crear una relación jurídica entre la entidad de crédito (Bancos) y COMFATOLIMA. Conforme a las normas y regulación en general, COMFATOLIMA podrá con arreglo a las mismas, suscribir:
a) Contratos que anteceden a la realización de operaciones pasivas tales como; depósitos bancarios, depósitos en cuenta corriente, deposito a términos, depósitos de ahorro, emisión de obligaciones y otros títulos.
b) Contratos que anteceden a la realización de operaciones activas verbigracia, mutuo, apertura de créditos, leasing o arrendamiento financiero, factoring, etc.
c) Contratos que anteceden la realización de las principales operaciones neutras, esto es, deposito, mandato, compraventa, cajillas de seguridad, fideicomiso, etc.
ARTICULO 26. CONTRATO O CONVENIO DE SEGUROS
Es aquel por medio del cual una persona jurídica denominada aseguradora asume los riesgos a que está expuesta la Corporación, comprometiéndose a pagar determinado valor sobre los bienes o situaciones objeto del seguro, en el evento de presentarse el siniestro, a cambio del pago de cierta suma de dinero llamada prima.
ARTICULO 27. CONTRATOS O CONVENIOS POR ADMINISTRACIÓN DELEGADA
Es el convenio mediante el cual se encarga a un constructor la ejecución de una obra, por cuenta y riesgo del propietario de la misma con cargo a los recursos y bajo las indicaciones y especificaciones que éste le imparta, bajo la vigilancia técnica y administrativa por parte del constructor, quien se obliga a subcontratar con terceros la adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la obra.
ARTICULO 28. COMPRAS INTERNACIONALES
Tienen por objeto la adquisición o compra en el exterior de bienes muebles que
requiera la Corporación. Este contrato deberá regular e incorporar a sus cláusulas las normas de la legislación Colombiana.
ARTÍCULO 29. ALIANZAS ESTRATÉGICAS
Son contratos de alianza estratégica aquellos cuyo objeto busca la asociación de COMFATOLIMA con una o varias personas jurídicas o naturales para llevar a cabo un proyecto específico mediante la coordinación de capacidades, medios y recursos necesarios. La alianza implica una unión voluntaria y organizada donde se deja en común recursos, experiencia, conocimiento técnico - administrativo y know how para lograr ventajas especiales que le permitan estar en mejor situación competitiva.
Tipos de Alianzas.
Complementaria: Unión de capacidades y contribuciones de naturaleza diferente, donde una de las partes desarrolla un producto cuya comercialización se efectúa mediante la red de la otra. El producto en cuestión es cedido de un aliado a otro. Integración Conjunta: Unión para realizar economías de escala sobre un componente o una fase aislados del proceso de producción. Estos elementos comunes se incorporan a productos que siguen siendo específicos de cada empresa y que compiten en el mercado.
Adición: asociación con empresas para desarrollar, producir y comercializar un producto en común.
Cooperación: Unión con una o más aliados que efectúan aportes de capital en forma de recursos financieros, humanos, tecnológicos u otro tipo de activos para formar una nueva empresa.
Parágrafo: Las anteriores definiciones son enunciativas y no taxativas, por lo tanto COMFATOLIMA podrá desarrollar su objeto social con el apoyo de entidades públicas o privadas de conformidad con el artículo 16 de la ley 789 de 2002 y suscribir las alianzas estratégicas que para estos efectos se requieran.
ARTICULO 30. ELABORACIÓN DEL CONTRATO
Para la elaboración del contrato el área solicitante deberá entregar a la Secretaria General los siguientes documentos, sin perjuicio de los que adicionalmente puedan ser solicitados dependiendo del tipo contractual:
1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista, o del representante legal cuando se trate de persona jurídica.
2. Documentos de existencia y representación legal si es persona jurídica, expedido por la entidad competente con una anterioridad máxima de 30 días.
3. Fotocopia del registro único tributario del contratista sea persona natural o jurídica.
4. Cotización o propuesta presentada por el contratista.
5. Ficha de requisición con el visto bueno del coordinador de presupuesto.
CAPITULO V DISPOSICIONES AFINES
ARTICULO 31. COMITÉ DE COMPRAS
La Corporación contará con un Comité de Compras el cual será designado por el Director Administrativo, teniendo en cuenta los conocimientos técnicos que se requieran para calificar el bien o servicio que se va adquirir. El Jefe de la Oficina Jurídica siempre estará presente así no haga parte del Comité de Compras con el fin de asesorar en la parte legal.
Este Comité actuará siempre que las ofertas o propuestas sobrepasen los cincuenta y cinco (55) SMLMV, salvo en aquellos casos excepcionales que se encuentran establecidos en el presente reglamento.
PARÁGRAFO 1. Las funciones establecidas en el Reglamento de Contratación, serán asignadas por el Director Administrativo, según la especialidad de cada dependencia de la Corporación.
PARÁGRAFO 2. Según la necesidad de los bienes o servicios a adquirir, el Director Administrativo podrá apartarse de la recomendación del Comité, dejando constancia expresa de las razones por las cuales no acepta la recomendación.
ARTICULO 32. OBLIGATORIEDAD
Las normas contenidas en el presente reglamento, así como las minutas y los pliegos de condiciones o términos de referencia, para los contratos o convenios a que se refiere el mismo y que se adopten en la Caja, son de obligatorio cumplimiento y utilización para los trabajadores y dependencias de la Corporación.
ARTÍCULO 33. DEL ANTICIPO
Tanto el anticipo como el pago anticipado, serán hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato o convenio.
El anticipo deberá ser consignado en una cuenta de ahorros a nombre del contratista para que lo invierta en el objeto contractual, pero para los retiros deberá contar con el aval o firma del interventor, quien verificará el manejo.
El pago anticipado será entregado al contratista para que lo invierta en el objeto contractual y rinda el informe de la inversión del mismo al interventor, situación que debe quedar claramente definida en la liquidación del contrato o convenio.
ARTICULO 34. LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS
El contrato o convenio quedará legalizado con la suscripción de las partes, cuando se cause y el pago de otros derechos a los que haya lugar. Una vez suscrito el contrato o convenio, sólo podrá iniciarse la ejecución del mismo cuando estén aprobadas las garantías, pólizas que deben ser firmadas por el Director Administrativo al respaldo de las mismas estableciendo la fecha como muestra de aprobación. En consecuencia, con cargo a los contratos o convenios a que se refiere el presente reglamento, no podrá pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero, ni el contratista podrá iniciar la ejecución del contrato o convenio, mientras no se haya dado cumplimiento a los requisitos y formalidades que aquí se establecen.
PARÁGRAFO PRIMERO: La póliza de garantía de calidad expedida por una compañía de seguros, se puede obviar cuando exista la seriedad reconocida por el
fabricante y el concepto técnico del interventor, la cual será reemplazada por la garantía del fabricante.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En casos de suma urgencia, con el ánimo de no paralizar las labores diarias, las pólizas pueden ser recibidas y aprobadas con posterioridad al recibo del bien o servicio contratado, contrato o convenio que no será cancelado hasta tanto no se legalicen las pólizas correspondientes.
ARTÍCULO 35. GARANTÍAS. El contratista en los casos expresamente señalados constituirá las garantías a que haya lugar, las cuales se mantendrán vigentes durante su ejecución y liquidación. La garantía se ajustará a los límites, existencias y extensión de los riesgos amparados. Igualmente los proponentes presentarán garantía de seriedad de la oferta en los casos en que COMFATOLIMA lo considere necesario.
Las siguientes garantías se constituirán por compañías de seguros o entidades bancarias legalmente autorizadas, con funcionamiento en Colombia, a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firma del contrato:
1. Anticipo: Para garantizar el buen manejo y correcta inversión del anticipo, se exigirá su expedición por una cuantía equivalente al cien por ciento (100%) del valor del anticipo, por un plazo igual al mismo y seis (6) meses más.
2. Cumplimiento: Para precaver los perjuicios derivados del incumplimiento del contrato o convenio, se exigirá su expedición por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del mismo y con una vigencia igual al término de ejecución contractual y seis (6) meses más.
3. Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Para cubrir el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, a que esté obligado el afianzado y relacionadas con el personal utilizado para la ejecución del contrato o convenio, se exigirá su expedición por un valor equivalente al quince por ciento (15%) del contrato o convenio y por una vigencia igual al término del contrato o convenio y tres (3) años más.
4. Responsabilidad Civil Extracontractual: Para indemnizar los perjuicios patrimoniales que se causen por el contratista a la salud o bienes de terceros, se exigirá su expedición por un valor equivalente al veinte (20%) del valor del contrato o convenio y una vigencia igual al término del mismo y seis (6) meses más.
5. Estabilidad y calidad de la obra: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato o convenio y con una vigencia de cinco (5) años contados a partir del recibo de las obras civiles objeto del contrato o convenio, a entera satisfacción por parte de COMFATOLIMA.
6. Calidad de bienes y servicios: Para cubrir contingencias que se presenten con los bienes y servicios contratados al no cumplir con los estándares de calidad solicitados, se exigirá su expedición por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y una vigencia igual al término del mismo y seis (6) meses más.
7. Calidad y buen funcionamiento de equipos: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y una vigencia igual al término del mismo y seis (6) meses más.
De requerirse correcciones a las pólizas, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles para tal efecto.
Parágrafo: En todo caso para efectos de responsabilidad contractual se deberá aplicar lo establecido en el libro 4º del Código Civil Colombiano (De las obligaciones en general y de los contratos), lo pertinente del Código de Comercio y según cada tipo de contrato lo señalado en el respectivo estatuto o régimen legal.”
ARTICULO 36. INTERVENTORIA Y/O SUPERVISIÓN
El control y vigilancia del desarrollo y cumplimiento de los contratos o convenios estará a cargo de un interventor y/o supervisor designado para tal efecto, quien será el responsable de hacer cumplir el objeto, sus condiciones técnicas y económicas, así como de comunicar oportunamente a la Dirección Administrativa la ocurrencia de situaciones irregulares que pongan en peligro el normal desarrollo y ejecución del mismo.
Todas las actuaciones del interventor deberán constar por escrito y éste responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la Caja.
El desarrollo de la ejecución del contrato o convenio deberá constar en las respectivas actas, conforme a la ocurrencia de situaciones como las siguientes: iniciación, recibo parcial, suspensión temporal, cambio de especificaciones, revisión de precios, mayores o menores cantidades de obra o de suministros o de servicios, entrega y recibo final y liquidación.
En todo caso, el interventor y/o supervisor de los contratos o convenios deberá ser una persona idónea y competente, que conozca ampliamente el tema objeto del contrato o convenio, el cual puede ser o no trabajador(s) de la Corporación y cumplir además con las siguientes responsabilidades:
a) Informar oportunamente y antes del vencimiento del contrato al Departamento Jurídico para la elaboración de Otro Si.
b) Colaborar con el Contratista para la correcta ejecución del Contrato.
c) Exigir el cumplimiento del Contrato.
d) Xxxxxxx y resolver toda consulta sobre posibles omisiones o errores en las especificaciones establecidas por COMFATOLIMA.
e) Estudiar o recomendar los cambios sustanciales que sean necesarios o convenientes en las especificaciones y presentarlos a consideración de COMFATOLIMA.
f) Practicar inspección periódica a la obra (producto o servicio) contratada realizando Informe mensual de cumplimiento del Contrato y dándolo a conocer a la Dirección Administrativa.
g) Mantener copia de los informes en la Oficina Jurídica (carpeta contrato) e Interventoria.
h) Aceptar o rechazar los materiales o bienes previo examen o análisis del caso, conforme a las especificaciones técnicas.
i) Ordenar que se rehagan las obras y/o el reemplazo de los bienes que se
consideran defectuosos.
j) Verificar junto con el contratista el cómputo mensual de la obra (producto o servicio) ejecutada y/o de los bienes suministrados, para los efectos del acta de pago.
k) Vigilar el buen uso y conservación de los equipos de propiedad de la Entidad y que eventualmente están al servicio del Contratista.
l) Vigilar que el Contratista cumpla con las obligaciones laborales, para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad del Contratista con el fin de verificar dichos pagos.
m) Todas las demás atribuciones de la Entidad que en el Contrato y en las especificaciones se contemplan y correspondan directamente a la interventoría. Todas las recomendaciones, modificaciones y actas que se causen entre interventoría y el Contratista deberán ser por escrito.
ARTÍCULO 37. MODIFICACIONES Y ADICIONES A LOS CONTRATOS O CONVENIOS
Los contratos o convenios podrán modificarse o adicionarse previo los siguientes requisitos:
1. Solicitud de modificación o adición de cualquiera de las partes debidamente justificada.
2. Concepto del interventor o supervisor según el caso.
3. Autorización del Director Administrativo.
4. En tratándose de adición, ésta no puede exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato o convenio u orden, salvo en los contratos o convenios de arrendamiento.
5. Certificado de disponibilidad presupuestal cuando se trate de adiciones.
6. Pagos de impuestos y demás pertinentes.
7. Ampliación de la vigencia y/o valores asegurados en los casos en que se requiera.
PARÁGRAFO: La ejecución de los contratos se suspenderá si se llegan a presentar situaciones de fuerza mayor o caso fortuito para cualquiera de las partes, entendiendo este como toda calamidad o evento ya sea por parte de la naturaleza o por hechos ocasionados por el hombre, tales como actos de terrorismo y demás.
Igualmente se suspenderá si se llega a presentar una incapacidad temporal del contratista si éste es persona natural o por imprevistos presentados al momento de la ejecución del contrato.
Todo lo anterior tendrá que estar debidamente sustentado por el interventor o supervisor del contrato o convenio.
ARTÍCULO 38. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS O CONVENIOS.
Los contratos o convenios de tracto sucesivo y los demás que lo requieran, se liquidarán de común acuerdo por las partes dentro del plazo fijado en cada contrato o convenio, que no será mayor a cuatro (4) meses y hasta dos (2) meses más, si es de manera unilateral por parte de COMFATOLIMA.
Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato o convenio, COMFATOLIMA lo hará y tomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos que resulten de la liquidación, según sea el caso.
En el acta de liquidación se consignarán, entre otros, los ajustes y mayores cantidades de obra a que haya lugar, los ítems no previstos, los acuerdos y conciliaciones y transacciones a que lleguen las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
ARTÍCULO 39. RÉGIMEN TRIBUTARIO.
El oferente deberá informar si es o no declarante del impuesto sobre la renta y complementarios, indicar el régimen del impuesto sobre las ventas e industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), si vende bienes o presta servicios excluidos del impuesto al valor agregado –IVA; así mismo deberá informar si es gran contribuyente o agente autorretenedor del impuesto sobre la renta, de Industria y Comercio y las disposiciones que lo autorizan.
El oferente deberá anexar con la oferta los siguientes documentos: Copia del RUT.
Parágrafo. El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente a los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, COMFATOLIMA lo considerara incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.
En las contrataciones de obra civil, el oferente al momento de la presentación deberá desglosar los rubros y porcentajes correspondientes a administración, imprevistos y utilidad del IVA. Estos valores se desglosaran de la misma manera en la cláusula del precio del contrato o convenio de obra.
En la cláusula del precio del contrato o convenio se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si este se causa.
ARTÍCULO 40. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del contratista, se causara a su cargo una cláusula penal pecuniaria, cuyo monto será hasta por el cincuenta por ciento (50%) del precio del correspondiente pedido o del contrato o convenio, según el caso. El pago de la pena no extingue para el contratista la obligación de cumplir con el objeto contratado. COMFATOLIMA podrá compensar el valor de la cláusula penal pecuniaria hasta la concurrencia de los valores que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible la compensación parcial o total, el CONTRATISTA se obliga a consignar el valor o saldo no compensado de la cláusula penal compensatoria que COMFATOLIMA le indique dentro del plazo que se le señale en el requerimiento que con tal fin se le envíe. El CONTRATISTA renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de constitución en xxxx. COMFATOLIMA, se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto aquí pactado, siempre que éstos se acrediten.
ARTICULO 41. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
1. Desde la etapa precontractual, se deberá vincular al oficial de protección de datos de COMFATOLIMA, con el fin de que este realice todas las gestiones pertinentes para asegurar el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales y el Programa Integral de Gestión de Datos de la Caja.
2. Cuando las partes requieran realizar transferencia e intercambio reciproco de información para el desarrollo del objeto del contrato se suscribirá el acuerdo de corresponsabilidad en el tratamiento de datos personales (JU-FO-005) el cual deberá ser verificado por el oficial de protección de datos personales y el área jurídica de COMFATOLIMA
3. Así mismo, durante la relación contractual, los terceros contratistas que tengan la calidad de encargados del tratamiento estarán en la obligación de cumplir con la política de tratamiento de datos personales de COMFATOLIMA.
4. En toda relación de encargo del tratamiento se deberá suscribir el respectivo contrato o acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales (JU-FO-004) el cual deberá ser verificado por el oficial de protección de datos personales y el área jurídica de COMFATOLIMA.
5. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones relacionadas con el manejo de información, tratamiento de datos personales, o de cualquier xxxxx x xxxxx relacionada con este, podrá considerarse como una falta al contrato suscrito con COMFATOLIMA y será estimado como una causal para terminar unilateralmente la relación contractual por parte de la caja.
ARTICULO 42. APLICACIÓN ANALÓGICA
En lo no previsto en el presente reglamento, se aplicarán las normas pertinentes del código de comercio, código civil, estatuto tributario y demás disposiciones concordantes y complementarias.
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha y deroga todas aquellas que le sean contrarias.
PARAGRAFO UNICO: El monto para contratación sin autorización del consejo directivo, se actualizara según lo aprobado en la asamblea general de afiliados, sin necesidad de presentar esta actualización al consejo directivo.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Modificado Acta 524 - Consejo Directivo, Ibagué a los 21 días del mes de Enero de 2022
Contratos |
Términos de referencia. |
Cotizaciones-Facturas |
DOCUMENTOS REFERENCIADOS
Plan de Compras Anual de la Caja |
Manual interno de políticas y procedimientos internos de protección de Datos Personales de COMFATOLIMA (JU-MA-001) |
LISTA DE VERSIONES
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |
Nombre: | Xxxxx Xxxxxxxx | Nombre: Xxxxx Xxxxxxxx Cargo: Jefe Oficina Jurídica Fecha: 08/Feb/2022 | Nombre: Consejo Directivo Cargo: Consejo Directivo Fecha: 08/Feb/2022 |
Cargo: | Jefe Oficina Jurídica | ||
Fecha: | 08/Feb/2022 | ||